2

• Введение 2
• 1. Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации 4
• 2. Формы автоматизации регистрации документов 8
• 3. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота 13
• 4. Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе. 18
• Заключение 22
• Список использованной литературы 23

Введение

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет до-кументооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистра-ции документов с помощью ПЭВМ. Тем более, что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

1. Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации

В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подхо-дов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря актив-ному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий со-здания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и исполь-зования информации.

Одна из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу-ществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступа-ющая в организацию. Регистрируют документы, поступа-ющие из вышестоящих федеральных и местных государ-ственных органов и направляемые им в их адрес. Регист-рируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложе-ния, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспон-денция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистри-руется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, состав-ляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, со-ставляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в служ-бе ДОУ или у секретаря-референта;

- децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подраз-делениях секретарями подразделений;

- смешанная, сочетающая в себе элементы цент-рализованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной сре-ди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельнос-ти и личному составу, протоколы, акты, докладные за-писки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию регистрируют в соответ-ствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов яв-ляется однократность. Каждый документ должен регис-трироваться в организации только один раз.

В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации доку-ментов - журнальная и карточная.

Журнальная форма может быть использована эффек-тивно в организациях с небольшим объемом документо-оборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних докумен-тов; документов конфиденциального характера.

Документы внутреннего характера, в свою очередь, мо-гут учитываться в журналах учета приказов по организа-ции, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной фор-ме усложнен, поскольку инициативный документ, напри-мер, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной рабо-ты в архиве.

Использование автоматического дублирования тради-ционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные жур-налы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистра-ции.

Карточная регистрация всех категорий документов осу-ществляется на единой по форме регистрационной карточ-ке.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролировать-ся.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудо-емкость процесса регистрации по сравнению с журналь-ной формой.

Условием успешной деятельности службы ДОУ (сек-ретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки, в которой регистрационные карточки рас-положены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе нахо-дится конкретная информация по нужному вопросу.

Карточки группируют в картотеке по признакам, кото-рые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Контроль за исполнением документов и принятых ре-шений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов вклю-чает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых докумен-тов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюде-нии за их фактическим исполнением, в принятии мер, спо-собствующих своевременному исполнению.

Под текущим контролем понимают ежедневную под-готовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неис-полнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о не-обходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывает-ся руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

Документы с длительным сроком исполнения (напри-мер, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную кар-точку.

Документ считается исполненным, если решены по-ставленные в нем вопросы, выполнены поручения, кор-респонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удос-товеренная подписью ответственного исполнителя, и кар-точка поступила секретарю-референту или в подразделе-ние службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регист-рационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по но-менклатуре, в которое подшит исполненный документ.

Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом.

2. Формы автоматизации регистрации документов

В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

- программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

- поддержка распределенной обработки информации;

- возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

- открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

- широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

- возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

- возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

- возможности контроля за прохождением документов;

- наличие системы оповещения должностных лиц;

- возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

- наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;

- наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

- ориентированность на отечественную концепцию документооборота.

С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроиз-водства, и регистрационную карточку, содержащую все ре-квизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставать-ся в бумажной форме.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистра-ции документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ пост-роено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих мес-тах) регистрацию документов непосредственно в структур-ных подразделениях с объединением сведений в докумен-тах в единой базе данных организации:

- организовать на основе базы данных информацион-но-справочную работу;

- организовать эффективный контроль за исполнени-ем документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних докумен-тов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обоб-щенный поиск сведений по всем документам органи-зации.

После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и ее текст также заносятся в электронную карточку. Ос-тальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

С внедрением автоматизированных систем регистра-ции документов значительно расширились возможности информационно - справочного обеспечения. Автоматизи-рованная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную кар-точку документа.

Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информацион-но-поисковой системы организации по всем документам.

Поиск сведений по конкретному документу может вы-полняться по неисполненным и исполненным докумен-там, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по кон-кретному документу на экран выводится, а затем распеча-тывается соответствующая регистрационная форма. Резуль-таты поиска информации по группе документов выводят-ся на экран в табличной форме, а также при необходимо-сти распечатываются.

Сведения по неисполненному документу или по ис-полненному соответственно показывают, у какого испол-нителя находится документ или в какое дело данный до-кумент подшит.

В настоящее время во многих организациях внедряет-ся или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит авто-матически при заполнении соответствующего поля.

Текущий контроль осуществляется путем вызова на эк-ран и распечатки списка документов, срок исполнения ко-торых истекает сегодня. Спе-циальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран спис-ки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

Аналитические справки по установленной форме мо-гут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компью-тер руководителя. Аналитичес-кие справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельных со-трудников и организации в целом.

При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах принципиально не способны решить проблему автоматизации документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве.

Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с использованием сети наиболее продвинутые из систем автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - АС ДОУ) позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами.
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль.

В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

3. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота

Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов.

В первую очередь это возможность создания документа Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система можт регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, ак и импортированные извне.

Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция как правило характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних - постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

Позволяет формировать рабочие папки пользователя Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.

Система осуществляет контроль исполнения докуентов. Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты.

Обработка и хранение собственно документов К регистрационной карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).

Заключение