2. Автоматизация системы учета клиентов организации средствами 1С: Предприятие 7.7

Список использованной литературы

Введение

1.1 Общая характеристика организации

Компания "Сигма Стоун" основана частным лицом Танасийчук Виктором Алексеевичем в 2007 г. и расположена по адресу: г. Нижний Новгород, ул. Варварская, д.40, офис 304. Компания «Сигма Стоун» реализует гранитную и мраморную плитку, а так же изготавливает изделия из натурального камня: столешницы, подоконники, барные стойки, сиденья для саун (хамам) и др.

За все время существования компании состав ее участников оставался практически неизменным. В настоящее время компания «Сигма Стоун» продолжает успешно развиваться.

Брендовое название компании - "Сигма Стоун".

Организационно правовая форма - ИП Танасийчук В.А.

Индивидуальный предприниматель Танасийчук Виктор Алексеевич - это физическое лицо, зарегистрированное в установленном порядке и осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Предпринимательская деятельность - это самостоятельная, осуществляемая на свой страх и риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

К предпринимательской деятельности Танасийчук В.А. соответственно применяются правила Гражданского Кодекса, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения.

ИП Танасийчук В.А. имеет самостоятельный баланс, счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием и другие реквизиты.

ИП Танасийчук В.А. правоспособное и дееспособное лицо, которое имеет все права, необходимые ему для решения своих заданий и может быть ограничен в своих правах только в случаях, предусмотренных законодательством России.

ИП Танасийчук В.А. отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом, т.е. имуществом физического лица. При этом ответственность индивидуального предпринимателя возникает не только как у физического лица, но и как у должностного лица организации в связи с тем, что к индивидуальным предпринимателям применяются нормы гражданского права, предусмотренные и для юридических лиц.

Основные виды деятельности организации

1) Продажа мраморной и гранитной плитки. Одним из основных видов деятельности компании является поставка натурального камня для внешней и внутренней отделки зданий.

2) Продажа плитки из оникса и агломерата.

3) Продажа средств по уходу за натуральным камнем. Несмотря на то, что камень является одним из самых долговечных природных материалов, изделия и полированная плитка из него требуют бережного обращения, регулярной чистки и специального ухода.

4) Поставка и монтаж постаментов памятников. Еще одним направлением деятельности компании является поставка и монтаж постаментов памятников, садово-парковой скульптуры, беседок, фонтанов и других архитектурных элементов различных стилей и направлений из натурального камня, а также мощение площадей общественного пользования и дорожек.

5) Изготовление и установка изделий из натурального камня по индивидуальным размерам заказчика. Не менее важным направлением деятельности компании является обработка и монтаж натурального камня. Обработка натурального камня включает в себя изготовление на собственном производстве столешниц, ступеней, порталов, выполненных по индивидуальным размерам и с учетом всех пожеланий и требований заказчика.

6) Выполнение укладочных работ. Компания "Сигма Стоун" осуществляет работы по облицовке полов, лестниц, стен, колонн и порталов.

7) Создание и расчет коммерческих предложений для строительных организаций, юридических и физических лиц.

8) Сотрудничество с дизайнерами.

9) Гарантийный ремонт изделий из натурального камня. Компания производит гарантийный ремонт в течении гарантийного срока (24 месяцев) в случае обнаружения дефектов, произошедших по вине Исполнителя. Гарантия не распространяется на механические повреждения, изменение структуры и цвета камня, связанные с химическим воздействием на него, в том числе фруктовых кислот или щелочей, появившихся в процессе эксплуатации.

1.2 Организационная структура управления организацией

Во главе компании стоит руководитель, который решает в основном управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Главный бухгалтер ведет бухгалтерский учет, делает баланс, различные встречные сверки, считает все налоги и решает вопросы, возникающие в отделах, находящихся в его подчинении.

Бухгалтер осуществляет отправку и получение платежей из банка через специальную банковскую программу. Это оплата по счетам поставщикам, уплата налогов, каждодневные получения денежных средств на расчетный счет компании от клиентов и др. платежи. Также бухгалтер занимается распределением наличных средств компании (выдача заработной платы, выделение средств на хозяйственные нужды, выдача командировочных и т.д.)

Руководитель отдела продаж контролирует работу менеджеров и решает вопросы управленческого характера.

В отдел продаж входят менеджеры, которые занимаются как поиском поставщиков с более выгодными условиями поставки, так и поиском клиентов. Этот отдел решает вопросы закупки исходных материалов по всему ассортименту. Закупка производится на основании заявок покупателей, оформленными менеджерами. Также каждый менеджер имеет совою базу клиентов, с которыми он работает. Он заключает договора, обговаривает сроки, условия поставки и оплаты товара; осуществляет прием заказов от покупателей.

Начальник производства занимается оформлением технической документации, а также контролирует качество и сроки выполнения заказов.

Мастера занимаются непосредственным выполнением заказов и выездом на установочные и укладочные работы. Заказы выполняются на основании технических заданий, оформленных менеджерами компании.

Рисунок 1- Структура организации

Функции аппарата управления организации

Руководитель:

· осуществляет прием на работу и увольнение работников;

· заключает и расторгает трудовые договора с работниками компании;

· распоряжается материальными средствами и финансовыми ресурсами;

· несет всю полноту ответственности за выполнение заказов;

· издает приказы и дает указания, обязательные для работников компании;

· без доверенности действует от имени компании, распоряжается его имуществом и заключает договоры с клиентами, выдает доверенности;

· решает другие вопросы, отнесенные к его компетенции.

Регламентация деятельности структурных подразделений

Для работников компании устанавливается пятидневная рабочая неделя с ненормированным рабочим днем.

Время начала, окончания работы и перерыва для отдыха и питания устанавливается следующее:

Начало работы - 9 часов 00 мин.

Перерыв для отдыха и питания - с 12 час. 00 мин. До 13 час. 00 мин.

Окончание работы - 17 часов 00 мин.

В праздничные дни рабочий день сокращается на один час.

Работникам предоставляются два выходных дня в неделю: суббота и воскресенье. Для выполнения неотложных или заранее непредвиденных работ допускается привлечение отдельных работников к работе в выходные дни. За работу в выходные дни предоставляется компенсация, определяемая по соглашению между работником и администрацией: денежная компенсация или предоставление другого дня отдыха.

Очередность предоставления ежегодных отпусков устанавливается с учетом необходимости обеспечения нормального хода работы компании. Запрещается не предоставление отпуска в течении 2 лет подряд. Замена основного отпуска, т.е. 28 календарных дней, денежной компенсацией запрещается.

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы.

1.3 Информационная система управления

1C Предприятие 7.7 - это набор прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Система программ позволяет решать различные задачи учета и управления на предприятиях независимо от их профиля. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует текущим потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

Исходной информацией в 1С:Бухгалтерии является операция, которая отражает реальную хозяйственную операцию, произошедшую на предприятии. Каждая операция может содержать бухгалтерские проводки для отражения совершенной хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Проводки "принадлежат" операции и всегда существуют вместе с операцией.

Операции могут формироваться автоматически на основе вводимых документов. Вместе с операцией документ может порождать бухгалтерские проводки. Такой способ позволяет быстро вводить большое количество проводок, например, при начислении амортизации основных средств.

Операции могут вводиться вручную. Для удобного ввода операций "1С:Бухгалтерия" использует типовые операции - сценарии формирования бухгалтерских проводок для оформления типовых актов хозяйственной деятельности.

Программа позволяет автоматически выполнять регламентные операции, такие как переоценка валюты, формирование финансовых результатов и т.д.

1C Предприятие 7.7 включает набор стандартных отчетов, позволяющих бухгалтеру получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации.

Программа содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:

1. Возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации.

2. Специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок.

3. Установка запрета на редактирование печатных форм документов.

Программа 1С:Предприятие может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы:

· редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;

· изменять экранные и печатные формы документов;

· создавать журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам для эффективной работы с ними;

· редактировать существующие и создавать новые справочники произвольной структуры;

· редактировать свойства справочников: изменять состав реквизитов, количество уровней, тип кода, диапазон проверки уникальности кода и другое;

· создавать регистры для учета средств в любых необходимых резервах;

· создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации;

· описывать проведение элементов системы на встроенном языке.

1С:Предприятие 7.7 содержит разнообразные средства для связи с другими программами. Возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой. Кроме этого, встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF. Также 1С:Предприятие 7.7 поддерживает современные средства интеграции приложений: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

управлять работой других программ, используя встроенный язык 1С:Предприятие 7.7, например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel,

получать доступ к данным 1С:Предприятие 7.7 из других программ,

вставлять в документы и отчеты 1С:Предприятие 7.7 объекты, созданные другими программами - например, помещать в первичные документы логотип фирмы,

размещать в документах и отчетах рисунки и графики.

1.4 Обоснование темы дипломной работы

Ранее оформление заказов клиентов ИП Тана осуществлялось на основе MS Office Excel. Причинами использования MS Excel для автоматизации учета клиентов являются доступность и простота освоения программы. Вместе с тем, у MS Excel есть и серьезные недостатки:

· значительная трудоемкость ввода информации;

· практически не разграничиваются уровни доступа к данным, то есть все данные доступны всем пользователям, тогда как на практике некоторые данные должны быть доступны только бухгалтеру.

Поэтому в настоящее время возникает необходимость в автоматизации учета клиентов организации ИП ТА с помощью «1С: Предприятие 7.7» путем создания новой конфигурации. «1С: Предприятие» является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия. [3]

Программный пакет созданный «1С: Предприятие» предназначен для обработки больших объемов числовой информации, которые могут быть сведены в табличную форму.

Такой подход к созданию документов имеет следующие преимущества:

· исключается необходимость в многократном вводе данных. Это означает, что введенные в справочник данные в дальнейшем нет необходимости вводить в систему повторно;

· исключаются ошибки, возникающие в результате неверных расчетов и занесения в таблицу неверных результатов;

· исключаются противоречия в данных, возникающие в результате ввода ошибочно рассчитанных взаимозависимых величин;

· существенно сокращаются время и трудоемкость создания и редактирования документов. [4]

2. Автоматизация системы учета клиентов организации средствами 1С: Предприятие 7.7

2.1 Постановка задачи

Для автоматизации деятельности отдела продаж должна быть организована система учета клиентов организации, которая позволяет определить наиболее "доходных" клиентов. В базе данных системы должна храниться полная информация по предварительным расчетам, всем договорам с клиентами, где указывается тип оплаты, сумма сделки, дата начала и окончания действия договора и др.

Система должна выполнять обеспечивать:

1. Обработку входной информации.

2. уменьшение трудоемкости обработки информации;

3. математические расчеты;

4. обеспечение пользовательского интерфейса;

5. авторизованный вход в систему с разграничением прав доступа различных категорий пользователей.

2.2 Информационное обеспечение задачи

2.2.1 Информационная модель и ее описание

Одним из важнейших этапов создания программы является проектирование базы данных. Понятие базы данных (БД) подразумевает взаимосвязанные данные о предметной области и описание их модели, хранимые в ЭВМ. Хорошо спроектированная БД -- это совокупность взаимосвязанных, хранящихся с минимальной избыточностью данных, использующихся оптимальным образом для нескольких приложений и нескольких пользователей. В данной работе используется реляционный принцип построения базы данных с использованием языка манипулирования данными «1С: Предприятие 7.7».

Все составляющие системы программ «1С: Предприятие» можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности.

Конфигурации, использующие возможности одной функциональной компоненты, предназначены для автоматизации отдельных сфер деятельности предприятий, например, бухгалтерского учета, торгового учета или расчета заработной платы. Конфигурации, использующие возможности нескольких компонент, обеспечивают комплексную автоматизацию различных направлений учета в единой информационной базе.

Особенностью системы программ «1С: Предприятие» является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы "1С". Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации. Кроме типовых конфигураций, поставляемых в комплекте с программой, существуют дополнительные конфигурации, поставляемые фирмой "1С" отдельно, а также конфигурации, разработанные другими фирмами, и конфигурации, разрабатываемые непосредственно для конкретных организаций.

У ИП Танасийчук В.А. используется сетевая версия 1С: Бухгалтерия 7.7, позволяющая работать с одной информационной базой одновременно нескольким пользователям. Наличие в организации технологической платформы 1С:Предприятие 7.7 позволяет создавать специализированные конфигурации для автоматизации решения новых задач.

Язык 1С предназначен для специалистов, выполняющих конфигурирование системы для решения конкретной задачи автоматизированного учёта. «1С: Предприятие» является гибкой настраиваемой системой, с помощью которой можно решать широкий круг задач в сфере автоматизации деятельности предприятия. Алгоритмы конфигурации описываются при помощи компоненты Конфигуратор в программных модулях, содержащих тексты на встроенном языке системы «1С: Предприятие». [5]

Язык представляет собой предметно ориентированный язык программирования, специально разработанный с учётом возможности его применения не только профессиональными программистами. В частности, все операторы языка имеют как русское, так и англоязычное написание, которое можно использовать одновременно в одном исходном тексте. При своей относительной простоте язык обладает некоторыми объектно-ориентированными возможностями, например, правила доступа к атрибутам и методам специализированных типов данных (документам, справочникам и т. п.) подобны свойствам и методам объектов, используемых в других объектно-ориентированных языках.

2.2.2 Структура базы данных

Структура объектов базы данных представлена в таблицах 1,2,3;4;5:

Таблица 1 - Клиенты: