Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВА РОБОТА

Інформаційно-аналітичні підрозділи органів державного управління (характеристика діяльності підрозділів конкретної управлінської структури)



Вступ

інформаційний управління адміністрація

Актуальність теми. Здійснення інформаційної політики на регіональному рівні має важливе значення для життєздатності держави, яка тоді є вищою, коли краще опрацьовані базові напрями політики і шляхи їх реалізації у цій сфері.

Виважений, науково-обґрунтований підхід до формування і реалізації сучасної інформаційної політики стає сьогодні найважливішим завданням у комплексі цілей державного управління. Що більше, для сучасної України власне оптимальна інформаційна політика є найголовнішим засобом розвитку громадянського суспільства, найважливішою умовою конструктивного діалогу влади і народу.

Останнім часом питання, які так чи інакше стосувались інформаційної політики органів влади і управління, їх інформаційної взаємодії з населенням і структурами громадянського суспільства, стали обов'язковим предметом аналізу на семінарах, науково-практичних конференціях, симпозіумах і тощо. Позитивним підсумком опублікованих доповідей, статей і монографій стала постановка найрізноманітніших проблем і питань як теоретико - методологічного, так і прикладного характеру.

Водночас, за визнанням багатьох учених-дослідників і осіб, задіяних у сфері практичної управлінської діяльності, на сьогодні ще немає чіткого бачення того, що розуміється під державною інформаційною політикою взагалі і регіональною інформаційною політикою зокрема, особливостями, специфікою її здійснення та перспективами розвитку. І хоча на національному рівні процес формування і офіційного закріплення основних напрямів державної інформаційної політики відбувається достатньо активно, однак дійові та ефективні методи здійснення такої політики на місцях ще не вироблені. Організація роботи апарату Департаменту здійснюється відповідно до цього регламенту та положення, що затверджуються розпорядженням голови облдержадміністрації.

Метою дослідження є виявлення специфіки інформаційної політики як об'єкта державно-управлінського аналізу, а також визначити особливості, основні пріоритети і принципи реалізації інформаційної політики органів державної обласної адміністрації.

Організація роботи з документами в облдержадміністрації здійснюється в порядку, передбаченому інструкцією з діловодства, що розробляється відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153.

Відповідальність за своєчасне доведення документів до виконавців несе відповідальна особа відділу кадрової роботи, діловодства та правового забезпечення. Відповідальність за зміст документа та дотримання встановлених вимог щодо його оформлення несуть посадові особи, які безпосередньо здійснювали його підготовку. Відповіді на вхідні і вихідні документи реєструються у встановленому порядку. Департамент має гербову печатку встановленого зразка, виготовлення якої замовляється у визначеному порядку. Відповідальним за зберігання та законність використання гербової печатки є директор облдержадміністрації, а за його дорученням - заступники директора.

Місцева державна адміністрація - це єдиноначальний місцевий орган виконавчої влади загальної компетенції, наділені правом представляти інтереси держави і приймати від її імені владні рішення на території адміністративно-територіальних одиниць. Повноваження місцевих держадміністрацій у цілому реалізуються одноосібно їхніми керівниками - головами місцевих державних адміністрацій. До системи місцевих органів державної виконавчої влади входять обласні, районні, у місті Києві міські державні адміністрації.

Функції виконавчої влади державного управління в областях і районах, містах Києві та Севастополі згідно зі ст. 118 Конституції України виконують місцеві державні адміністрації. Вони підзвітні та підпорядковані органам виконавчої влади вищого рівня та районним і обласним радам відповідно до повноважень останніх у межах чинного законодавства.

Голови облдержадміністрацій інформують главу держави та уряд і щорічно звітують перед ними про виконання обласних державних адміністрацій покладених на неї повноважень, а також суспільно-політичне, соціально-економічне, екологічне та інше становище на відповідній території. Голови районних державних адміністрацій регулярно інформують про свою діяльність голів обласних державних адміністрацій, щорічно та на вимогу звітують перед ними.

1. Теоретичні основи інформаційно-аналітичної діяльності

1.1 Інформаційна складова інформаційно-аналітичної діяльності

Інформаційно-аналітична діяльність (ІАД) має багато тлумачень, якщо її розглядати в різних аспектах. Інформаційний підхід до ІАД дозволяє відносити її до напряму інформаційної діяльності, зокрема, трактувати її в якості комплексної інформаційної діяльності, що застосовує засоби та методи науково-інформаційної діяльності та інформатики. Дослідження змісту ІАД з точки зору аналітичної роботи надає інший акцент інформаційно-аналітичної діяльності, яку трактують як творчу аналітичну діяльність, призначену для оцінювання інформації і підготовки прийняття рішень; як сукупність процесів семантичної обробки даних, в результаті чого розрізнені дані перетворюються на закінчену інформаційну продукцію - аналітичний документ. Однак зазначимо, що чітке розділення між двома цими складовими (видами) інформаційно-аналітичної діяльності є умовним і можливим виключно на рівні абстрагування, в теоретичній площині.

Інформаційний підхід до інформаційно-аналітичної діяльності дозволяє відносити її до напряму інформаційної діяльності, зокрема, трактувати її в якості комплексної інформаційної діяльності, що застосовує засоби та методи науково-інформаційної діяльності та інформатики.

Теоретичною базою інформаційної складової ІАД є головні положення науково-інформаційної діяльності (НІД) та наукової інформатики.

Інформаційна діяльність взагалі є невід'ємною частиною всіх сфер суспільного життя. Вона має певні цілі та завдання, для реалізації яких існують конкретні засоби, що сприяють отриманню необхідних результатів. У нашій державі існують спеціальні інформаційні установи, що складають систему інформаційного забезпечення користувачів документальною інформацією універсального, галузевого, проблемно-тематичного змісту. Створюються також умови для здобуття професійної освіти в цій галузі - підготовка фахівців для роботи в підрозділах інформації. Водночас, інформаційні структури формуються як органічні складові багатьох установ, організацій, фірм. Інформаційна діяльність охоплює всі галузі науки, освіти, виробництва, а також економіку, політику, культуру, техніку, природознавство тощо. Отже, вона є не тільки окремою функцією суспільства, а й складовим елементом людського життя.

Науково-інформаційну діяльність вважають ключовим напрямом інформаційної діяльності. Вона має свій предмет і методи дослідження, що відбито у Законі України «Про науково-технічну інформацію» (1993). НІД визначається у цьому Законі як «сукупність дій, спрямованих на задоволення потреб громадян, юридичних осіб і держави у науково-технічній інформації, що полягає в її збиранні, аналітико-синтетичній обробці, фіксації, зберіганні, пошуку і поширенні». Об'єктом НІД є наукова інформація, яка відображає відомості про «досягнення науки, техніки, виробництва, одержані в ході науково-дослідної, дослідно-конструкторської, проектно-технологічної, виробничої та громадської діяльності» [5]. Тому зазвичай цей вид діяльності пов'язують, насамперед, із галузями природничих, технічних, сільськогосподарських наук. Узагальнюючи існуючі визначення НІД, зупинимося на наступному.

Науково-інформаційна діяльність (НІД) - це соціально-організований різновид наукової праці, яка виконується в цілях підвищення ефективності досліджень і розробок і полягає в здійсненні таких головних процесів, як: збір, аналітико-синтетична переробка, зберігання і пошук закріплених в документах наукової інформації, а також в наданні (або розповсюдженні) цієї інформації ученим-дослідникам і фахівцям у відповідний час і в зручній для них формі (в межах інформаційного забезпечення та інформаційного обслуговування).

Науково-інформаційна діяльність зародилася в кінці XIX в. у межах бібліотекознавства під впливом потреб самої науки. Стрімке зростання досягнень в науці і техніці супроводжувалося швидким зростанням кількості що виходить в світі науково-технічної літератури і розширенням круга її потенційних читачів. Протягом багатьох століть потреби освічених людей в інформації задовольнялися бібліотеками. До винаходу книгодрукування рухомими літерами в XV в. широкі верстви населення були безграмотними і тому бібліотек не потребували. До кінця XIX в. розповсюдження письменності населення в розвинених країнах зросло до такого ступеня, що масові читачів в них стало значно більше, чим учених і фахівців. Тому бібліотеки в цей час розділилися на спеціальні (наукові і науково-технічні) і масові. Для масових бібліотек головним є культурно-просвітницьке завдання. Завдання наукових і науково-технічних бібліотек полягає в інформаційному обслуговуванні учених і фахівців. В даний час багато спеціальних бібліотек одночасно з бібліотечними виконують й інформаційні функції, фактично виконуючи роботу служб науково-технічній інформації (НТІ).

Науково-інформаційна діяльність остаточно виділилася як наукова підсистема в середині XX в. У більшості розвинених країн світу існують національні або державні системи науково-технічної інформації, а їх уряди створюють спеціальні органи для управління цими системами. За деякими оцінками, в світі на організацію цієї діяльності щорічно витрачається понад 10 млрд. доларів. У радянський період існувала Державна система науково-технічної інформації, пізніше на її основі стали формуватися аналогічні системи пострадянських держав, у тому числі і України.

До сьогоднішнього часу існує дві крайнощі в розумінні місця НІД в структурі наукової праці. Одна з них зводить цю діяльність до сукупності чисто технічних операцій, які полегшують фахівцям доступ до необхідної інформації або ж сучасного різновиду бібліотечний-бібліографічного обслуговування. Цієї позиції часто дотримуються учені-теоретики й бібліотекарі. Інша точка зору, що висловлюється деякими вченими-інформатиками, інженерами і менеджерами, полягає в тому, що, оскільки немає чіткої межі між інформаційним і дослідницьким аналізом і синтезом, то немає і межі, що розділяє інформаційну і дослідницьку діяльність. Така позиція відображає потребу фахівців, що росте, в аналітичних і прогнозних оглядах і не робить відмінностей між інформуванням і отриманням нового знання.

На думку р. С. Гіляревського, відомого вченого й фахівця в галузі наукової інформатики та науково-інформаційної діяльності, обидві ці точки зору є крайніми і невірними, оскільки ведуть до заперечення самостійного існування інформаційної діяльності. В даний час стає зрозуміло, що проблема інформаційної кризи не може бути вирішена як в рамках чистого дослідження, так і одними бібліотечний-бібліографічними методами і засобами. Для істотного підвищення ефективності будь-якої творчої роботи потрібна розробка принципово нових інформаційних методів і засобів, що є практичним завданням наукової інформатики - базової теоретичної дисципліни для НІД

Основною метою НІД є забезпечення всіх потенційних інформаційних потреб лаконічною та кваліфікованою інформацією про нові знання, досвід і прогнози в різних сферах людської діяльності.

Конкретними цілями НІД є: збір наукових джерел інформації (документів), їх систематизація, аналіз і синтез, переробка, зберігання, пошук, відтворення, розмноження і розповсюдження наукової інформації.

З'ясуємо місце науки в контексті розгляду НІД. Слово «наука» буквально означає знання. Зазвичай під наукою розуміють суму отриманих до даного моменту знань, які створюють в сукупності певну систему. Ширше розуміння терміну «наука» полягає в тому, що вона є і результатом пізнання, і самою діяльністю по виробництву знань.

Як соціальний інститут наука включає наступні види діяльності:

- науково-дослідну (експериментальну і теоретичну). її мета полягає в прирості нового знання;

- науково-організаційну, направлену на здійснення керівництва і управління наукою;

- науково-інформаційну, покликану забезпечити інформаційне обслуговування інших видів діяльності;

- науково-допоміжну, таку, що виконує решту всіх функцій обслуговування, крім власне інформаційного забезпечення;

- науково-педагогічну, що забезпечує рух знань з науки в інші сфери людської діяльності.

Всі компоненти і види наукової діяльності взаємозв'язані і обумовлюють один одного.

Тенденція функціонального розділення праці в науці спостерігалося ще в середині XX ст. Єдності теорії і практики як двох сторін наукової діяльності відповідає розділення кожної науки на теоретичну і прикладну. Через систему суспільного розподілу праці наукова діяльність пов'язана зі всіма сферами соціальної діяльності. Диференціація наук за об'єктом і предметом дослідження, а також за функціональним принципом призвела до збільшення зв'язків між науками. У вчених виникла об'єктивна необхідність в обміні науковими знаннями, в розповсюдженні результатів наукової праці. Тому функція інформування відокремилася, науково-інформаційна діяльність (НІД) стала специфічним різновидом наукової праці, будучи його органічною складовою.

Якщо розглядати науку як інформаційний процес, то в ній можна виявити замкнутий цикл, що складається з отримання, передачі, накопичення і логічної обробки наукової інформації з метою отримання нової інформації. Цей процес реалізується завдяки циркуляції потоків наукової інформації в системі науки, що самоорганізовується. Іншими словами, існує деяка сукупність методів і засобів передачі науковій інформації, яка називається системою наукової комунікації.

У системі наукової комунікації виділяють неформальні і формальні процеси. Неформальні процеси, як правило, здійснюються самими дослідниками. До них відносяться: безпосередній діалог між ученими і фахівцями про дослідження та наукові розробки; усні доповіді перед колегами; обмін препринтами та відтисненнями наукових публікацій тощо. До формальних процесів відносяться: редакційно-видавничі і поліграфічні процеси, необхідні для публікації рукопису, включаючи її рецензування; процеси розповсюдження наукових публікацій, включаючи пов'язані з такими процесами аспекти книготоргівлі; бібліотечний-бібліографічна справа й архівна діяльність науково-інформаційна діяльність.

Таким чином організаційно оформилися певні структури наукових комунікацій, завдяки яким значно зменшилася роль в них вчених-дослідників, а самі ці структури створили окремі галузі знань та суспільного життя.

1.2 Інформаційно-аналітична діяльність у сфері управління

Здавна інформаційно-аналітична діяльність виявлялася важливим компонентом управління, функцією і інструментом влади. В організаційно-діяльнісному плані аналітика протягом багатьох віків латентно розвивалася у владних структурах, лише у наш час у результаті процесів інституалізації сформувалися аналітичні служби, відділи, посади, до кола завдань яких входили збирання, аналіз інформації і вироблення варіантів управлінських рішень (сценаріїв). Уже сьогодні можна констатувати зростання ролі в суспільстві й державі державно-управлінської аналітики.

Дослідники Л.В. Князєва і Є.П. Тавокін стверджують, що інформаційно-аналітичні структури повинні забезпечувати можливість: а) одержання регулярної аналітичної й оглядової інформації з найважливіших аспектів зовнішнього управлінського середовища; б) підготовки аналітичних і прогнозних матеріалів з актуальних проблем стану й розвитку управлінського об'єкта; в) розробки ситуаційних моделей вирішення перспективних проблем; г) оперативного одержання оптимального обсягу інформації в непередбачених і надзвичайних ситуаціях [35, С. 7-8].

Серед невирішених частин загальної проблеми залишається ще багато питань, головне з яких полягає в тому, що не розроблена концепція державно-управлінської аналітики, не обґрунтована її структура, функції, напрями розвитку. Проблема загострюється через значну невпорядкованість в аналітичній термінології. Неоднозначно трактуються такі терміни, як «аналіз», «аналітика», «аналітична діяльність», «види аналізу», «аналіз політики», «політичний аналіз» та ін. Це стримує впровадження аналітики в практику державного управління, а отже, знижує його ефективність, призводить до прийняття необґрунтованих рішень, за які державі доводиться розраховуватися значними матеріальними й моральними втратами.

За останні роки в органах державного управління спостерігається значне зростання обсягу використовуваної інформації і потоку управлінських документів, розширення всього діловодства. При цьому кількість підготовлених документів і зібраної інформації інколи значно більша за необхідну для процесів управління. Водночас відчувається брак інформації, яка має забезпечувати аналіз нових тенденцій та розв'язування суперечностей, які виникають у державно-управлінських відносинах.

У сучасному світі інформація є стратегічним національним ресурсом, який відіграє дедалі більшу роль у системі державного управління. У суспільстві спостерігається перерозподіл реальної влади - від традиційних структур до центрів управління інформаційними потоками. За науковими висновками, рівень інформаційного забезпечення державних органів влади значною мірою впливає на розвиток економіки та політичне становище в країні.

Проведення серйозних соціальних і економічних перетворень неможливе без різкого підвищення якості управління, неодмінною умовою чого є, насамперед, створення інформаційної системи. При цьому важлива саме розробка стратегії розвитку інформаційного простору, насамперед окремого регіону, яка буде орієнтована на майбутні потреби суспільства. У цьому випадку потрібен аналіз сучасних тенденцій у розвитку держави та суспільства, узагальнення світової практики, що дасть можливість визначити «обличчя» управлінських структур XXI століття.

Актуальною є розробка такої стратегії модернізації інформаційних служб держапарату, яка серйозно змінить ефективність прийняття управлінських рішень. Створення таких служб (відділів) - це не тільки технічна проблема формування відповідних комп'ютерних мереж і баз даних, це і підготовка фахівців, здатних грамотно та ефективно експлуатувати відповідні ресурси.

Розвиток державних управлінських структур у регіонах як інформаційно-аналітичної системи, насамперед, пов'язують із впровадженням адресних технологічних засобів управління, які мають форму інформаційних, комп'ютерних і комунікаційних технологій. Структура подібних систем ефективно реалізується в класі систем підтримки прийняття рішень. У якості їх підсистем використовуються експертні системи, проблемно-орієнтовані системи, реалізовані в інтегральних середовищах MS Excel, MS Access, ORACLE, JAVA, Delphi та ін. [65, c. 160].

Державні органи повинні постійно збирати різноманітну інформацію про життєдіяльність регіону, щоб оцінювати потреби та задовольняти їх і в даний момент, і в майбутньому. При цьому варто охоплювати як фактичні проблеми і потреби, так і потенційні. Збір інформації - складний процес, що спирається як на традиційні, так і на нетрадиційні методи. Інформаційно-аналітична служба місцевої держадміністрації повинна постачати інформацію усьому персоналу та всім підрозділам, що беруть участь у підготовці й прийнятті відповідних рішень. На основі зібраної і проаналізованої інформації адміністративні органи повинні вносити відповідні корективи в програми своєї діяльності.

Аналіз стану розробок, впровадження та експлуатації інформаційних систем для органів державного управління в Україні свідчить, що протягом останніх років виконано значну роботу із застосування інформаційних технологій. Практично в усіх органах державної влади забезпечується інформаційна підтримка поточної роботи з використанням персональних комп'ютерів із набором типових програмних продуктів. Більшість органів виконавчої влади застосовують локальні обчислювальні мережі.

Єдиний підхід до подолання становища, що склалося, полягає у створенні державної інформаційно-аналітичної системи (ГАС). Рішення щодо її формування було прийнято в найвищих державних органах й оформлено відповідними документами. Це, зокрема, Закон України «Про Національну програму інформатизації» [4], Указ Президента України «Про вдосконалення інформаційно-аналітичного забезпечення Президента України та органів державної влади» [8], Постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження завдань Національної програми інформатизації» та інші акти.

Володіння достовірною і актуальною інформацією поряд з умінням ефективно використовувати адекватні методи її збирання, аналізу і надання є основою успішної діяльності державних органів будь-якого рівня.

Диференціація попиту на всі види інформації - наукову, технічну, економічну, урядову, задоволення зростаючих інформаційних потреб є актуальним завданням у сфері управління. Інтуїтивні дії у цій сфері, відсутність інформаційної політики органу управління можуть призвести до неадекватних рішень і відчутних соціально-економічних потрясінь.

Суб'єкт державного управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об'єкту управління, оформлюючи інформацію у вигляді організаційно-розпорядчих документів (положень, інструкцій, правил, наказів, постанов, рішень та ін.). Часто для одержання ефективного результату в процесі управління необхідна як усна, так і письмова взаємодія між суб'єктом і об'єктом, однак для більшості процесів управління важлива наявність інформації, закріпленої на матеріальному носії.

Таким чином, результат управління залежить від того, наскільки продумано, систематично і професійно відбувається інформаційна взаємодія між суб'єктом і об'єктом управління.

Аналіз видів управлінської діяльності дозволяє визначити завдання, вирішувані в органі державного управління, і виконавців цих завдань.

За ступенем інтелектуальності і складності завдання можна класифікувати [43, С. 36-37]:

Перший клас - найбільш прості завдання, які складаються з повністю формалізованих процедур і виконання яких, крім витрат часу, не становить ніякої складності для виконавців. Ці завдання стандартизуються і програмуються. До них відносяться контроль і облік, оформлення документів, їх тиражування, розсилку та ін. Такі завдання вирішуються практично всіма автоматизованими інформаційними системами.

Завдання цього класу, якщо вони використовуються для прийняття рішень, називаються завданнями прийняття рішень в умовах повної визначеності. При цьому випадкові і невизначені чинники відсутні.

Другий клас - більш складні завдання: прийняття рішень в умовах ризику, тобто в тому випадку, коли наявні випадкові чинники, для яких відомі закони їх впливу. Постановка і вирішення таких завдань можливі на основі методів теорії ймовірностей, аналітичного та імітаційного моделювання.

Третій клас завдань становлять слабко структуровані завдання, які містять невідомі або невимірювані компоненти (кількісно не оцінювані). Для цих завдань характерна відсутність методів розв'язання на основі безпосереднього опрацювання даних. Постановка завдань базується на прийнятті рішень в умовах неповної інформації. У ряді випадків на основі теорії нечітких множин і застосувань цієї теорії вдається побудувати формальні схеми рішення.

Четвертий клас завдань становлять завдання прийняття рішень в умовах протидії або конфлікту. У завданнях цього класу можуть бути наявні випадкові чинники, для яких невідомі закони їх впливу. Постановка і вирішення таких завдань можливі (але не завжди) методами теорії ймовірностей, нечітких множин і теорії ігор.

П'ятий клас - найбільш складні завдання прийняття рішень, які характеризуються відсутністю можливості формалізації через високий ступінь невизначеності. До таких завдань відноситься більшість проблем прогнозування, перспективного планування.

Основний клас завдань, притаманний органу державного управління - документаційне забезпечення управління. Незалежно від класу завдань, рішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових робіт, які включають [43, С. 39]:

- опрацювання вхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні, так і звичайні), написання звітів, циркулярів та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми;

- збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад звітності за певні періоди часу за різними підрозділами або організаціями, яка задовольняє різні критерії відбору;

- збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації.

Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації. Через органи управління проходить велика за обсягом, різноманітністю і динамікою інформація. Одна її частина має безпосередньо управлінський характер, інша виражає взаємозв'язки державного апарату із суспільством, з його численними проявами і потребами, інтересами громадян. Інформацію, яка циркулює в органах державної влади, можна визначити як соціально-управлінську інформацію. Будь-який вид виробничо-економічної діяльності грунтується на відповідному інформаційному забезпеченні, в тому числі економічною, кон'юнктурною, науково-технічною, оглядово-аналітичною, фактографічною та іншою інформацією.

Визначення поняття «інформаційне забезпечення», наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об'єкт, засоби здійснення, процесуально-діяльнісну та інформаційно-ресурсну складові:

Інформаційне забезпечення - сукупність процесів з підготовки й надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами їх розв'язування [16, С. 21].

Інформаційне забезпечення - комплекс методів і засобів документаційного, фактографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інформаційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач [74, С. 15].

Інформаційне забезпечення управління - це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі і з використанням комп'ютерних інформаційних систем) з метою аналізу одержаних результатів для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління [26].

Мета інформаційного забезпечення органів державної влади полягає в тому, щоб на базі зібраних початкових даних отримати оброблену, узагальнену інформацію, яка має стати основою для прийняття управлінських рішень. Досягнення цієї мети здійснюється шляхом збирання первинної інформації, її зберігання, розподілу між структурними підрозділами відповідних державних органів та їхніми працівниками, підготовки до переробки, власне переробки, надання її органу управління в переробленому вигляді, аналізу, забезпечення прямих і зворотних зв'язків у її циркуляції, організації документообігу тощо [24, С. 75].

Найпоширенішими джерелами отримання державно-управлінської інформації є: офіційні видання органів державної влади; статистичні дані; засоби масової інформації; бібліотечні фонди; різноманітні інформаційно-довідкові електронні системи, зокрема нормативно-правові; спеціальні соціологічні опитування (на замовлення), професійні консультації та експертизи. Для обгрунтованого формулювання певних висновків необхідно також забезпечити систематичне довгострокове відслідковування інформації з альтернативних джерел [24, С. 30-31].

У загальному обсязі інформації, яка циркулює у складних суспільних системах, відрізняють інформацію безпосереднього управління й інформацію розвитку системи. Під інформацією безпосереднього управління розуміють відомості, які циркулюють по каналах конкретної системи і використовуються для вирішення завдань, які стоять перед цією системою. Під інформацією розвитку системи розуміють відомості, що містять результати науково-технічних досягнень, які можуть бути використані для докорінної перебудови системи. Умовність цього поділу підтверджується конвергенцією на практиці зазначених видів діяльності, що викликано спільною структурою діяльності - об'єктом (документно-інформаційним ресурсом), технологією та іншими структурними компонентами. Виходячи з цього умовного поділу, діяльність спеціалістів у галузі документно-інформаційних ресурсів можна поділити на діяльність у галузі документаційного забезпечення системи управління або документування управлінської діяльності і діяльність у галузі інформаційно-аналітичного забезпечення, які разом є складовими інформаційного забезпечення діяльності установи.

Очевидно, що організація інформаційної діяльності в державних органах влади та інформаційного забезпечення управління є самостійним видом діяльності, а інформаційні підрозділи підприємств, будучи функціонально включеними до відповідних організаційних структур, виконують специфічні функції управління інформаційною діяльністю, системного аналізу інформаційних потоків і застосування методів інформаційної логістики до руху цих потоків як усередині організації, так і стосовно зовнішнього середовища.

Управлінську інформацію можна умовно поділити на три категорії [43, С. 41]:

- інформація стратегічного планування дозволяє вищому керівництву приймати рішення із встановлення довготермінових цілей, накопичення ресурсів для досягнення цих цілей і формулювати політику їх досягнення (може містити перспективні оцінки середовища, економічні прогнози і демографічні тенденції);

- контрольна управлінська інформація використовується менеджерами середнього рівня для координації різних підконтрольних їм дій, приведення ресурсів у відповідність із завданнями і розробки оперативних планів;

- оперативна інформація допомагає виконувати звичайні повсякденні операції, розрахунок заробітної платні і фінансові розрахунки та ін.

Недосконалість і невизначеність політичного і економічного устрою перехідного періоду розвитку країни позначається в першу чергу на соціально-економічній і суспільно-політичній сферах діяльності регіонів. Процеси підготовки і ухвалення ефективних рішень в основних сферах діяльності органів державної влади і управління стають життєво важливими. При цьому якість управлінських рішень в рамках системи регіонального управління істотно залежить від глибини розуміння ситуації і можливих альтернативних підходів до рішення численних проблем, серед яких виділяють таки основні, як [10]:

- внутрішньополітичну обстановку в Україні і на території регіону;

- економічний розвиток регіону (формування бюджету, стратегія розвитку, розвиток зовнішньоекономічних зв'язків і залучення інвестицій, науково-технічний прогрес, екологія і т.д.);

- соціальні проблеми і добробут населення регіону (динаміка рівня життя різних верств населення, трудова зайнятість і заробітна платня, пенсійне забезпечення, медичне обслуговування і т.д.);

- розвиток науки і культури (у тому числі розвиток освіти, різних сфер культурного життя суспільства, друку, телебачення, мистецтва і т.д.);

- стан громадської думки по різних аспектах суспільно-політичного життя регіону;

- поточна взаємодія законодавчої, виконавчої і судової влади; робота із структурами влади і управління, адміністраціями всіх рівнів, регіонами, господарюючими суб'єктами; робота з політичними партіями, рухами і суспільними організаціями.

Все це приводить до зростання розуміння регіональними органами влади і управління значущості інформаційної і аналітичної діяльності. Практично у всіх регіональних органах влади створюються відповідні аналітичні підрозділи, удосконалюється їх організаційне і методичне забезпечення, поліпшується матеріально-технічна база. Досвід роботи інформаційно-аналітичних структур на всіх рівнях позначив цілий комплекс проблем, без рішення яких подальший розвиток буде ускладненим.

Для підвищення ефективності роботи аналітичних і інформаційно-технологічних служб необхідні злагоджені рішення як на міжрегіональному, так і на державному рівні. Залишається актуальною необхідність координації подальшого розвитку і використання регіональних і державних інформаційно-комунікаційних систем, що становлять сьогодні елементи єдиного інформаційно-аналітичного простору органів державного управління. Всі ці проблеми можна вирішити тільки спільними зусиллями державних і регіональних органів влади [10].

У системі управління існує значна кількість проблем, що характеризуються інформаційною відкритістю і невизначеністю міжпроблемної галузі, унікальністю кожної ситуації, високими вимогами до оперативності прийняття рішень за умови фрагментованості та суперечливості інформації і потребують інформаційно-аналітичного забезпечення.

Зростає інтерес управлінських структур до методів і засобів аналітичної роботи, посилюється роль різних видів експертизи (правової, фінансової, макроекономічної, міжнародної, науково-технічної та ін.).

Надання особі, що приймає рішення, аналітичного продукту, який є не просто впорядкованим набором окремих фрагментів проблемної галузі, а цілісною картиною, що відображає об'єкт управління у зручному для сприйняття ракурсі, містить пропозиції варіантів альтернативної поведінки і можливих наслідків, дає можливість сприймати об'єкт у його динаміці.

Інформаційно-аналітичні служби органів влади і управління покликані моделювати соціологічні аспекти, здійснювати прогнозування політичних конфліктів, результатів голосування, здійснювати аналітичний моніторинг не тільки явних поточних проблем, а й виявляти проблемні ситуації, проводити ситуаційний аналіз та вирішувати інші завдання соціального, політичного, фінансового, екологічного моніторингу [19, С. 51].

У загальному плані інформаційно-аналітична діяльність визначається як сукупність процесів збору, аналізу, синтезу, перетворення, зберігання, пошуку і розповсюдження інформації, систематично здійснюваних різними організаціями. Своєрідним продуктом діяльності ІАД є консолідована інформація [31].

2. Функції та повноваження київської обласної державної адміністрації

2.1 Повноваження обласних державних адміністрацій

Державні адміністрації в межах відповідної адміністративно - територіальної одиниці забезпечують:

- виконання Конституції, законів, актів Президента, Кабінету Міністрів, інших органів виконавчої влади вищого рівня;

- законність і правопорядок, додержання прав і свобод громадян;

- виконання державних і регіональних програм соціально-економічного та культурного розвитку, програм охорони довкілля, а в місцях компактного проживання корінних народів і національних меншин - також їх національно-культурного розвитку;

- підготовку та виконання відповідних бюджетів;

- звіт про виконання відповідних бюджетів і програм;

- взаємодію з органами місцевого самоврядування;

- реалізацію інших наданих державою, а також делегованих відповідними радами повноважень.

Голови обласних державних адміністрацій відповідальні перед Президентом України і Кабінетом Міністрів України, підзвітні та підконтрольні органам виконавчої влади вищого рівня. Місцеві держадміністрації підзвітні та підконтрольні органам виконавчої влади вищого рівня.

Голови облдержадміністрацій інформують главу держави та уряд і щорічно звітують перед ними про виконання обласних державних адміністрацій покладених на неї повноважень, а також суспільно-політичне, соціально-економічне, екологічне та інше становище на відповідній території.

Голови районних державних адміністрацій регулярно інформують про свою діяльність голів обласних державних адміністрацій, щорічно та на вимогу звітують перед ними.

Завдання державного управління не можуть бути вирішені зусиллями одних тільки центральних органів. Апарат управління має поширювати свою діяльність на всі окремі місцевості, що складають територію держави, пристосовуючи процес реалізації загальних приписів до місцевих умов.

На місцевому (регіональному) рівні повинні вирішуватися такі проблеми: забезпечення потреб населення продовольчими та непродовольчими товарами широкого вжитку, платними послугами, об'єктами соціальної інфраструктури та житлом; боротьба з безробіттям та забезпечення раціональної зайнятості; охорона довкілля, збереження і відновлення природних ресурсів; підтримка стабільного рівня цін на товари першої потреби; забезпечення нормальної екологічної обстановки, правопорядку, зайнятості. Для цього використовують увесь набір економічних й організаційних методів управління.

Органи місцевої (регіональної) влади й управління поділяються на органи місцевого самоврядування (обласні, міські, районні, селищні ради) та органи виконавчої влади на місцях (державні адміністрації відповідного рівня). Вони наділені усією повнотою державної влади на своїй території; здійснюють розпорядження і користування природними ресурсами; керують місцевими бюджетами; є самостійними учасниками ЗЕЗ; створюють умови для виконання державних і регіональних програм; забезпечують дотримання мінімальних соціальних стандартів; гарантують фінансову самостійність місцевого самоврядування.

Структура місцевого управління в Україні має свою специфіку. Вона визначається адміністративно-територіальним устроєм країни та охоплює мережу органів виконавчої влади АР Крим, областей, районів, міст, районів у містах, селищ і сіл. Ця система має дворівневу структуру:

- державне регіональне управління, яке охоплює області та регіони (АР Крим);

- місцеве самоврядування, яке є в селах, селищах та містах. Функції виконавчої влади державного управління в областях і районах, містах Києві та Севастополі згідно зі ст. 118 Конституції України виконують місцеві державні адміністрації. Вони підзвітні та підпорядковані органам виконавчої влади вищого рівня та районним і обласним радам відповідно до повноважень останніх у межах чинного законодавства.

Правовою базою діяльності місцевих адміністрацій є Закон України «Про місцеві державні адміністрації», який визначає, що «державні адміністрації виконують повноваження державної влади та делеговані функції відповідних (обласних або районних) рад через створені управління, відділи та інші структурні підрозділи».

Специфіка діяльності місцевих держадміністрацій обумовлена їх фінансово-економічним підґрунтям, яке становлять; доходи місцевого бюджету, природні ресурси, земля, комунальна власність (об'єкти ЖКГ, міського транспорту, шляхового господарства, соціально-культурної та побутової сфери тощо).

У складі держадміністрацій є (формується) низка функціональних та галузевих відділів, управлінь та інших структурних підрозділів, які регулюють розвиток окремих галузей та сфер діяльності на території регіону.

Частина відділів та управлінь перебуває у подвійному підпорядкуванні - органу центральної виконавчої влади та органам місцевого самоврядування.

Структуру системи місцевого самоврядування, засади її організації та діяльності, зміст функцій, а також правовий статус і відповідальність посадових осіб місцевого самоврядування визначено (регламентовано) Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».

В обласних та місцевих радах, які, власне, і є представницькими органами в регіонах й на місцях, визначаються і узгоджуються напрями розвитку відповідних територіальних господарських систем (комплексів) та регіональної державної економічної політики згідно (та в межах компетенції) з регіональними й місцевими програмами і планами соціально-економічного розвитку (які розробляють місцеві органи виконавчої влади) в контексті загальнодержавних індикативних планів, прогнозів і державних програм соціально-економічного розвитку.

Виконавчі органи місцевих рад (міських, сільських, селищних) займаються, зокрема, збором деяких податків, видачею будівельних підрядів, фінансуванням місцевої інфраструктури, підтримкою конкретних проектів, питаннями соціального захисту.

Радикальне реформування системи місцевого самоврядування в Україні передбачає оголошена адміністративно-територіальна реформа (АТР), яка передбачає наповнення місцевого самоврядування в Україні реальними повноваженнями та можливостями для реалізації покладених на нього функцій, і головне - забезпечення населення необхідними послугами.

У контексті політичної та адміністративно-територіальної реформ передбачається перегляд повноважень в управлінні державою, зокрема економікою з боку різних суб'єктів владної структури держави, що передбачає розширення повноважень і можливостей щодо управління соціально-економічного розвитку місцевим органам влади й управління.

Власне адміністративна реформа - це є вид політико-правової реформи у сфері виконавчої влади, яка спрямована на вдосконалення організаційної структури виконавчої влади, її функцій, кадрового забезпечення, взаємовідносин з місцевим самоврядуванням.

Існують також і недержавні органи управління економікою: ради експертів, асоціації (наприклад, комерційних банків), об'єднання (наприклад, підприємців, товаровиробників, представників малого бізнесу тощо), спілки (професійні, захисту прав споживачів, молодіжні, екологічні, ветеранів тощо).

Оскільки обласні й районні ради на сьогодні не мають власних виконавчих органів (а тільки виконавчий апарат забезпечення діяльності самої ради), то відповідні повноваження рад (як делеговані) здійснюються МДА.

Політичною реформою на рівні місцевого самоврядування передбачено створення власних виконавчих органів обласними та районними радами. Натомість мають бути ліквідовані районні державні адміністрації та переглянуті функції обласних державних адміністрацій. Перенесення наголосу з безпосереднього здійснення державними органами значної частини управлінських функцій на контроль за законністю здійснення цих функцій місцевими самоврядними інституціями дозволить зняти з держави відповідальність за все і вся та стане важливим чинником подальшого зміцнення як демократичних засад суспільства, так і державності.

2.2 Функції та порядок формування обласної державної адміністрації

До складу Київської обласної державної адміністрації входять: голова, перший заступник голови, заступники голови, керівники та посадові особи головних управлінь, відділів та інших структурних підрозділів держадміністрації. Голови місцевих держадміністрацій призначаються на посаду Президентом України за поданням Кабінету Міністрів на строк повноважень Президента. Кандидатури на посади голів обласних держадміністрацій на розгляд Кабінету Міністрів вносяться Прем'єр-міністром України. Кандидатури на посади голів районних державних адміністрацій на розгляд Кабінету Міністрів вносяться головами відповідних обласних державних адміністрацій, а районних державних адміністрацій у м. Києві.

Уряд на своєму засіданні розглядає кандидатури на посади голів місцевих державних адміністрацій і приймає рішення про подання їх Президенту для призначення. На кожну посаду вноситься одна кандидатура. У разі відхилення Президентом поданої кандидатури відповідно Прем'єр-міністр чи голова обласної держадміністрації вносять на розгляд Кабінету Міністрів нову кандидатуру. Держадміністрації є єдиноначальними органами виконавчої влади загальної компетенції, повноваження яких реалізуються одноособово їх керівниками - головами держадміністрацій і які формують склад держадміністрації та визначають її структуру в межах виділених бюджетних асигнувань.

Кількість посад заступників голів місцевих держадміністрацій визначається в межах установленої граничної чисельності, фонду оплати праці працівників та видатків на утримання відповідної держадміністрації.

Завдання державного управління не можуть бути вирішені зусиллями одних тільки центральних органів. Апарат управління має поширювати свою діяльність на всі окремі місцевості, що складають територію держави, пристосовуючи процес реалізації загальних приписів до місцевих умов.

На місцевому (регіональному) рівні повинні вирішуватися такі проблеми: забезпечення потреб населення продовольчими та непродовольчими товарами широкого вжитку, платними послугами, об'єктами соціальної інфраструктури та житлом; боротьба з безробіттям та забезпечення раціональної зайнятості; охорона довкілля, збереження і відновлення природних ресурсів; підтримка стабільного рівня цін на товари першої потреби; забезпечення нормальної екологічної обстановки, правопорядку, зайнятості. Для цього використовують увесь набір економічних й організаційних методів управління.

Органи місцевої (регіональної) влади й управління поділяються на органи місцевого самоврядування (обласні, міські, районні, селищні ради) та органи виконавчої влади на місцях (державні адміністрації відповідного рівня). Вони наділені усією повнотою державної влади на своїй території; здійснюють розпорядження і користування природними ресурсами; керують місцевими бюджетами; є самостійними учасниками ЗЕЗ; створюють умови для виконання державних і регіональних програм; забезпечують дотримання мінімальних соціальних стандартів; гарантують фінансову самостійність місцевого самоврядування.

Структура місцевого управління в Україні має свою специфіку. Вона визначається адміністративно-територіальним устроєм країни та охоплює мережу органів виконавчої влади АР Крим, областей, районів, міст, районів у містах, селищ і сіл. Ця система має дворівневу структуру:

державне регіональне управління, яке охоплює області та регіони;

місцеве самоврядування, яке є в селах, селищах та містах.

Функції виконавчої влади державного управління в областях і районах, містах Києві та Севастополі згідно зі ст. 118 Конституції України виконують місцеві державні адміністрації. Вони підзвітні та підпорядковані органам виконавчої влади вищого рівня та районним і обласним радам відповідно до повноважень останніх у межах чинного законодавства.

Правовою базою діяльності місцевих адміністрацій є Закон України «Про місцеві державні адміністрації», який визначає, що «державні адміністрації виконують повноваження державної влади та делеговані функції відповідних (обласних або районних) рад через створені управління, відділи та інші структурні підрозділи».

Специфіка діяльності місцевих держадміністрацій обумовлена їх фінансово-економічним підґрунтям, яке становлять; доходи місцевого бюджету, природні ресурси, земля, комунальна власність (об'єкти ЖКГ, міського транспорту, шляхового господарства, соціально-культурної та побутової сфери тощо).

У складі облдержадміністрацій є низка функціональних та галузевих відділів, управлінь та інших структурних підрозділів, які регулюють розвиток окремих галузей та сфер діяльності на території регіону.

Структуру системи місцевого самоврядування, засади її організації та діяльності, зміст функцій, а також правовий статус і відповідальність посадових осіб місцевого самоврядування визначено Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».

В обласних та місцевих радах, які, власне, і є представницькими органами в регіонах й на місцях, визначаються і узгоджуються напрями розвитку відповідних територіальних господарських систем та регіональної державної економічної політики згідно (та в межах компетенції) з регіональними й місцевими програмами і планами соціально-економічного розвитку (які розробляють місцеві органи виконавчої влади) в контексті загальнодержавних індикативних планів, прогнозів і державних програм соціально-економічного розвитку.

Виконавчі органи місцевих рад займаються, зокрема, збором деяких податків, видачею будівельних підрядів, фінансуванням місцевої інфраструктури, підтримкою конкретних проектів, питаннями соціального захисту. Радикальне реформування системи місцевого самоврядування в Україні передбачає оголошена адміністративно-територіальна реформа (АТР), яка передбачає наповнення місцевого самоврядування в Україні реальними повноваженнями та можливостями для реалізації покладених на нього функцій, і головне - забезпечення населення необхідними послугами.

У контексті політичної та адміністративно-територіальної реформ передбачається перегляд повноважень в управлінні державою, зокрема економікою з боку різних суб'єктів владної структури держави, що передбачає розширення повноважень і можливостей щодо управління соціально-економічного розвитку місцевим органам влади й управління.

Власне адміністративна реформа - це є вид політико-правової реформи у сфері виконавчої влади, яка спрямована на вдосконалення організаційної структури виконавчої влади, її функцій, кадрового забезпечення, взаємовідносин з місцевим самоврядуванням.

Існують також і недержавні органи управління економікою: ради експертів, асоціації (наприклад, комерційних банків), об'єднання (наприклад, підприємців, товаровиробників, представників малого бізнесу тощо), спілки (професійні, захисту прав споживачів, молодіжні, екологічні, ветеранів тощо). Оскільки обласні й районні ради на сьогодні не мають власних виконавчих органів (а тільки виконавчий апарат забезпечення діяльності самої ради), то відповідні повноваження рад (як делеговані) здійснюються МДА.

Політичною реформою на рівні місцевого самоврядування передбачено створення власних виконавчих органів обласними та районними радами. Натомість мають бути ліквідовані районні державні адміністрації та переглянуті функції обласних державних адміністрацій. Перенесення наголосу з безпосереднього здійснення державними органами значної частини управлінських функцій на контроль за законністю здійснення цих функцій місцевими самоврядними інституціями дозволить зняти з держави відповідальність за все і вся та стане важливим чинником подальшого зміцнення як демократичних засад суспільства, так і державності.

3. Організація та порядок роботи київської обласної адміністрації

3.1 Організація розгляду звернень, проведення особистого прийому громадян

Розгляд звернень громадян - пропозицій, заяв, скарг в Департаменті організовується відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян». Організація розгляду звернень громадян, у тому числі ведення діловодства та проведення особистого прийому громадян в Департаменті, покладається на відділ кадрової роботи, діловодства та правового забезпечення.