Інформаційно-аналітичні дослідження в системі забезпечення інформаційних потреб користувачів

40

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Актуальність теми курсової роботи. Будь-яка сфера людської діяльності потребує інформаційного забезпечення. Жодне виважене рішення в науці, політиці, економіці чи в комерційній діяльності не можна приймати без належного інформаційного забезпечення. Тому кожна людина, в якій би сфері вона не працювала, користуючись документованою інформацією, має володіти основами її пошуку, аналізу і використання.

Актуальність даної роботи відзначається тим, що для інформаційно-аналітичного дослідження особливої ваги набуває систематичність визначення кола питань, що виникають у процесі базової діяльності споживача інформації, їх аналіз та прогнозування тенденцій розвитку. Саме орієнтація на передбачення, виявлення тенденцій розвитку ситуації обумовлює переважне застосування різних аналітичних методів опрацювання інформації: інформаційний аналіз, джерелознавчий, ситуаційний, контент-аналіз тощо. Передбачення шляхів розвитку ситуації потребує узагальнення відомостей та їх оцінки, тобто використання методів узагальнення, абстрагування, моделювання.

На сучасному етапі розвитку суспільства стрімко збільшуються обсяги повідомлень. До того ж спостерігаються випереджаючі темпи зростання інформаційного шуму порівняно з темпами збільшення власне корисної для певних суб'єктів інформації. В результаті підвищуються витрати часу на перевантаження» різних ланок управління. У свою чергу, стрімке поширення новітніх засобів зв'язку визначило ще й новий етап розвитку різноманітних інформаційно-психологічних операцій. Тому актуальність інформаційно-аналітичного процесу на сьогоднішній день є досить значною, бо він являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень. Адже глибокого розуміння змісту повідомлень, своєчасного виявлення та нешкодження впливу факторів, що можуть призводити до викривлення інформації.

Необхідність інформаційно-аналітичних досліджень обумовлена не тільки наявністю інформаційних бар'єрів, які перешкоджають одержанню потрібної інформації, а й дефіцитом часу в діяльності споживача інформації. Дефіцит часу суб'єктів управління як споживача інформації потребує перекладання на спеціальну інформаційну службу завдань постійного слідкування за інформацією щодо визначених інформаційних потреб, витягу необхідних інформативних фрагментів з усього масиву інформації, аналітико-синтетичного перетворення вихідної інформації у відповідності до потреб споживача. Виконання цих завдань потребує створення системи інформаційного забезпечення споживачів інформації, в якій вони виступатимуть визначальним чинником під час підготовки інформаційно-аналітичних документів.

Розробленість теми:

Курсова робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему.

Дане питання порушувалось у працях відомих авторів, зокрема, О.В. Матвієнко, С.П. Кумицького, М.Н. Бідняка, Б.Н. Андрушківа С.Г. Кулешова, В.С. Марцина, Г.В. Сілкової та багато інших.

Мета курсової роботи полягає у вивченні інформаційно-аналітичних досліджень у системі забезпечення інформаційних потреб користувачів.

Завдання курсової роботи обумовлені її метою:

виявити та опрацювати літературу з теми курсової роботи;

розкрити сутність поняття інформаційні потреби;

визначити методи вивчення інформаційних потреб та формулювання запитів;

охарактеризувати етапи і порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів;

дослідити загальну методику створення інформаційного документа;

проаналізувати види інформаційних документів та часткову методику їх створення.

Об'єктом дослідження для даної курсової роботи є інформаційно-аналітичне дослідження.

Предметом є дослідження особливостей інформаційно-аналітичних досліджень в системі забезпечення інформаційних потреб користувачів.

Методи дослідження: обумовлені об'єктом і предметом курсової роботи. Для розв'язання визначених завдань, досягнення мети застосовано комплекс загальнонаукових методів аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення.

Теоретична та практична цінність курсової роботи полягає у систематизації та узагальненні опрацьованого матеріалу, набутті автором курсової роботи практичних навичок і вмінь з інформаційного пошуку, аналітико-синтетичного опрацювання літератури та узагальнення інформації. Крім того, укладено список літератури за темою роботи, який може бути використаний для подальшого вивчення теми.

Структура роботи обумовлена логікою розгляду теми.

Курсова робота складається з вступу, основної частини, висновків та списку використаної літератури.

Основна частина складається з двох розділів.

Вступ до курсової роботи формує її сприйняття. У вступі обґрунтовується актуальність теми, визначається мета, завдання, предмет та об'єкт дослідження, окреслюється методологічна та теоретична база дослідження, методи дослідження. Висновки узагальнюють досягнуті результати дослідження.

1. Загальна характеристика інформаційних потреб користувачів

1.1 Інформаційні потреби: типи та характеристики

Користувач інформації - кінцева ланка будь-якої інформаційної системи [20, с. 124]. Однією з найважливіших умов повноцінного існування суспільства є чітке визначення інформаційних вимог, які, в свою чергу, формують інформаційні потреби суспільства, колективу, окремої людини.

Інформаційна потреба - це усвідомлена необхідність отримання окремим споживачем чи колективом, групою споживачів інформації, яка відповідає характеру їхньої роботи, темам дослідження, напрямкам навчання, самоосвіти, інтересам тощо [13, с. 6]. Отримання інформації в якості предмета інформаційної потреби виникає за ініціативою споживача, яка багато в чому залежить від усвідомлення ним особистої відповідальності за найбільш ефективне виконання чи розв'язання поставленого перед собою завдання.

Інформаційні потреби формуються під впливом багатьох об'єктивних і суб'єктивних факторів, що пов'язано з необхідністю вирішення перспективних (стратегічних) та оперативних (поточних) завдань.

Таким чином, інформаційна потреба - це усвідомлення користувачем необхідності вивчення комплексу даних, що доповнюють початкові знання користувача. Тому інформаційну потребу можна розглядати як: різновид людських потреб, які вимагають врахування психічних особливостей особистості; суспільну категорію, що викликає необхідність соціологічного дослідження поведінки колективів; економічну потребу, що зумовлена обов'язковим використанням інформаційного ресурсу.

Інформаційні потреби можна розділити на абсолютні, кардинальні та фактичні [28, с. 25].

Абсолютні інформаційні потреби - ті, що відображають весь комплекс наукових, технічних та виробничих проблем, пов'язаних з розвитком виробничих сил галузевого характеру.

Кардинальні інформаційні потреби - ті, що зумовлюють потреби колективів, індивідів для розв'язання конкретних задач.

Фактичні інформаційні потреби задовольняються конкретною інформаційною системою.

Інформаційні потреби мають такі характеристики:

* галузь інформування - профіль інтересів користувача;

* вид інформації, необхідної користувачеві в його діяльності: виробничо-технічна, наукова, економічна, кон'юнктурна тощо;

* режим інформування - систематичне вибіркове поширення інформації, періодичне або разове інформування;

* форма надання інформаційних матеріалів - бібліографічний опис, анотація, реферат, огляд, наукова доповідь, аналітична довідка, першоджерела;

* оперативність інформаційного обслуговування (час очікування відповіді на запитання, виконання замовлення);

* повнота, обсяг та глибина (ретроспективність) необхідної інформації;

* «час інформованості» - час, що його можуть витратити користувачі для ознайомлення з інформацією;

* рівень допустимих матеріальних витрат [4, с. 9].

Забезпечення інформаційних потреб суспільства, колективу або окремої людини - складне завдання, до виконання якого можуть бути залучені різні типи інформаційних служб або інформаційних центрів.

1.2 Методи вивчення інформаційних потреб та формулювання запитів

Вивчення інформаційних потреб виступає інструментом для визначення форм та механізмів надання інформаційних послуг з врахуванням вимог до їх якості, виправлення можливих недоліків, що виникають в процесі надання інформаційної послуги чи продукту, є індикатором для визначення їх якості, виявлення реальних та потенційних споживачів.

Методи вивчення інформаційних потреб поділяють на прямі та непрямі.

Під прямими розуміють:

* анкетування

* інтерв'юірування

* використання рубрикаторів

* використання карт зворотного зв'язку

* використання уніфікованих бланків-запитів [20, с. 214]

Непрямі методи вивчення інформаційних потреб - це вивчення: документів, що не публікуються (дисертації, автореферати дисертацій, аналіз планово-директивних документів, науково-технічні звіти, протоколи, пояснювальні записки), бібліографічних виносок у різних видах, аналіз кількісного співвідношення первинних і вторинних документів, опублікованих та неопублікованих документів (з метою встановлення зон розсіювання, виділення профільних та непрофільних, рідкісних та випадкових джерел інформації з обраної теми).

Окремо можна виділити метод побудови дерева цілей, який активно використовується дослідницькими колективами та розробниками. «Дерево цілей» має 5 рівнів:

1 - головні цілі конкретної роботи чи комплексу робіт (наприклад, прогноз у певній галузі);

2 - завдання, які необхідно розв'язати для дослідження поставлених цілей (визначення необхідної та достатньої умов);

3 - проблеми, що повинні бути розв'язані для вирішення завдань попереднього рівня (чітке розмежування відомих рішень, існуючих технічних та технологічних рішень та невідомих областей);

4 - можливі напрямки розв'язання проблем;

5 - умови, за яких можлива робота в цих напрямках [18, с. 98].

Кількість завдань, проблем, напрямків та умов в кожному конкретному випадку різна, відрізняється й інформація, яка потрібна на кожному рівні, і всі ці особливості відбиваються в інформаційному запиті користувачів.

Інформаційний запит - це сформульована природною мовою в письмовому або усному вигляді усвідомлена вимога користувачів, яка частково виражає їхні потреби. Інформаційний запит - це засіб прояву інформаційної потреби [22, с. 24].

Інформаційні запити можна поділити на:

* концептуальні інформаційні запити пов'язані з теоретичними дослідженнями у різних галузях (сьогодні найчастіше - в економіці при розробці короткострокових та довгострокових прогнозів, при розв'язанні завдань управління народним господарством).

* аналітичні запити виражають інтереси наукового колективу загалом. Вони є заявками на релевантну інформацію про рівень і тенденції розвитку конкретної галузі науки і техніки, напрямки розробки окремих проблем, обґрунтування вибору тем тощо.

* тематичні - один з найпоширеніших типів інформаційних запитів - пов'язані з підбором первинних документів, бібліографічних покажчиків опублікованих та неопублікованих документів, аналітичних та реферативних оглядів.

* документальні запити пов'язані з необхідністю здобуття інформації з первинного джерела - книги, каталоги промислового обладнання, нормативно-технічні документи, науково-технічний звіт. Характерним є використання при цьому декількох пошукових ознак (наприклад, назва, автор, рік видання тощо).

* фактографічні запити значно конкретніші за попередні, тому що виникають у разі потреби даних термінологічного характеру, відомостей про обладнання, технологічні процеси тощо.

* адресні запити - це заявки про розміщення конкретних організацій.

* методико-організаційні запити стосуються пошуку методик, стандартів, інструкцій та інших нормативно-технічних документів.

2. Інформаційно-аналітичні дослідження в системі забезпечення інформаційних потреб користувачів

2.1 Етапи і порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів

інформаційний аналітичний документ бібліотека

Інформаційно-аналітичні дослідження - особливий аспект інформаційної діяльності, метою якого є виявлення, опрацювання і перетворення вихідної інформації у форму, що сприятиме вивченню стану і визначенню тенденцій розвитку соціально-політичних, економічних та інших явищ і процесів з метою забезпечення управління ними [34, с. 14].

Інформаційно-аналітичні дослідження складаються з наступних елементів: методи, процеси і результати.

Інформаційно-аналітичний процес у сфері управління являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі, придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень.

Продукт, створений у результаті інформаційно-аналітичного процесу повинен бути придатним для використання замовником, корисним для нього в момент свого створення. Сам же результат інформаційно-аналітичної діяльності, як правило, матеріалізується у формі будь-якого документа. Із всього наведеного випливають основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу, сформульовані ще кілька десятиріч тому фахівцем зі стратегічної розвідки американським генералом Вашингтоном Плетом: повідомляти достовірно, своєчасно та ясно. Достовірність повідомлення є ключовою ознакою при оцінці будь-якого інформаційного документа, створеного в результаті аналітичної діяльності. Вона забезпечується завдяки правильному поєднанню ряду моментів, що визначають результативність роботи аналітика. Головними серед них є:

· глибоке розуміння дійсності тим, хто аналізує повідомлення;

· правильний відбір фактів, які стосуються об'єкта аналізу;

· виділення на підставі аналізу фактів, основних моментів явищ і процесів, причинно-наслідкових зв'язків [7, с. 118].

Другим основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є своєчасна підготовка документів. Своєчасність отримання інформації багато в чому визначає її цінність для користувача. Значення своєчасного подання інформації особам, які приймають рішення, може бути настільки великим, що заради нього варто навіть дещо поступитися достовірністю повідомлень. Звичайно, йдеться не про суттєву зміну змісту повідомлення, а лише про певне зниження ступеня його точності. Адже, як зазначалось достовірність інформації визначається її здатністю відображати реально існуючі об'єкти з необхідним ступенем точності.

Третім основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є ясність викладення матеріалу. Суть реалізації цього принципу полягає в тому, щоб зробити доступними для інших результати роботи аналітика. Адже саме коректне сприйняття інформації робить її переконливою для споживача, а отже, забезпечує успіх справи.

Інформаційно-аналітичний документ має бути лаконічним, зрозумілим (доступним) і переконливим [7, с. 129].

Коротке повідомлення легше сприймається і краще запам'ятовується, ніж довге. До того ж коротке повідомлення має переваги перед довгим (великим) і з огляду на те, що час на підготовку та прийняття управлінських рішень завжди обмежений. Інформаційно-аналітичний документ можна зробити зрозумілим, доступнішим для споживача, якщо дотримуватись ряду правил. Перш за все він повинен мати чітку структуру. Кожну думку краще висловлювати кількома короткими простими реченнями. Викладати думку бажано простою (але не побутовою) мовою, намагаючись, уникати надмірного вживання спеціальних термінів. Єдине призначення спеціальних термінів у інформаційно-аналітичній роботі - точна та коректна передача споживачеві змісту повідомлення. Тільки так можна зберегти ясність і переконливість інформаційно-аналітичного документа, не поступаючись його достовірністю.

Щоб викладене у документі повідомлення було достатньо переконливим, воно має відображати суттєві причинно-наслідкові зв'язки у доступній, зрозумілій для споживача формі. Обов'язковою умовою виконання цього правила є високий рівень кваліфікації аналітика, його вміння знаходити необхідні аргументи для доведення своєї точки зору на проблему, що розглядається.

Для того щоб на основі наведених принципів підготувати відповідний інформаційно-аналітичний матеріал, треба дотримуватися певного порядку дій, що має поетапний характер. Логіка реалізації цього порядку роботи в цілому описується формулою «від загального - до часткового». Вона дає змогу виконавцю поступово поглиблювати свої знання з проблеми, що досліджується. А це є запорукою якісної підготовки відповідних інформаційно-аналітичних матеріалів.

1 етап. Розробка концепції ІА дослідження.

Проблема (тема), яка потребує дослідження може бути визначена інформпосередником або одержана ним від замовника інформації.

На першому етапі визначають мету і завдання дослідження. Важливо уточнити призначення результатів дослідження, що обумовлює характер інформації, яка має називатися, та методику її опрацювання. Результат ІА дослідження інформаційного документу може призначатися для інформування, для ознайомлення з проблемою, для вибору варіанту розв'язання проблемної ситуації, для підтримки управлінського рішення.

Наступний крок - постановка проблеми ІА дослідження, яка являє собою уточнення і конкретизацію самої проблеми (теми).

Після визначення вказаних положено розробляють робочу гіпотезу дослідження. Це свого роду алгоритм досліджуваної теми, тобто визначення основних напрямків дослідження, певної послідовності дій для досягнення мети роботи.

Інформпосередник визначає види та обсяг необхідної документної інформації, які обумовлюються тематикою ІА дослідження, його метою на задачами.

На початку ІА дослідження також визначають робочий інструментарій - сукупність методів і засобів збору, обробки, аналізу та узагальнення інформації. Результат обробки документної інформації при ІА дослідженні оформляється у вигляді інформаційного документа. Мета і призначення результатів ІА дослідження обумовлюють вибір методики опрацювання вихідної інформації: реферування, методика огляду, інформаційно-прогнозні методики, тощо.

Цей етап, по суті, має організаційний характер і окреслює поле та порядок діяльності для підготовки відповідного документа. Від того, наскільки правильно були розв'язані завдання цього етапу, багато в чому залежить ефективність всієї подальшої роботи.

2 етап. Виявлення та попередній аналіз джерел інформації.

Для ІА дослідження об'єктом вивчення є документна інформація. Тому вибір джерел вихідної інформації є важливою умовою одержання.

На даному етапі визначаються джерела одержання вихідної інформації. При цьому виходять з призначення ІА дослідження, його мети і завдань. Вибір джерел вихідної інформації потребує дотримання вимог, які застосовуються до документної інформації як об'єкту ІА досліджень.

На другому етапі інформпосередник визначає послідовність перегляду джерел вихідної інформації та здійснює їх попередній аналіз. Це перегляд документів та ознайомлення з висвітленими в них питаннями з теми дослідження. Таким чином здійснюється відбір документів з необхідною інформацією та створюється грунт для їх подальшої обробки.

Результативність цього етапу залежить від уміння виконавця поєднати своє розуміння проблеми, яка стоїть перед ним, із знанням змістовних характеристик, переваг і недоліків конкретних джерел інформації та власними організаційними здібностями.

3 етап. Аналітико-синтетична обробка вихідної інформації

Для ІА дослідження досить відповідальний етап, тому що від відбору та узагальнення змістових положень з теми дослідження залежить його результат. Третій етап складається з таких дій:

· попередня систематизація вихідних документів, визначених на 2-му етапі, відповідно структуризації проблеми (теми) дослідження;

· аналіз вихідних текстів, визначення інформативних фрагментів з теми дослідження та відбір релевантної інформації;

· синтез відібраних змістових положень у відповідності до структури проблеми (теми);

· узагальнення одержаної інформації у відповідності до мети і завдань ІА дослідження [35, с. 189].

Якщо одержаних відомостей не достатньо для забезпечення запиту користувача або завдання ІА дослідження передбачають одержання емпіричних даних, то процес ІА дослідження включатиме ще один етап одержання та обробки вихідної інформації.

4 етап. Одержання та аналіз емпіричних даних

Результати, одержані на цьому етапі шляхом емпіричного дослідження мають підтвердити, обґрунтувати або спростувати положення відібрані та опрацьовані на попередньому етапі.

Емпіричне дослідження потребує вибору методів збору даних (спостереження, експеримент, соцопитування, статистичний аналіз, тощо).

Після цього проводяться збирання даних визначеними методами.

Одержані дані опрацьовують та аналізують з позицій мети і завдань ІА дослідження.

5 етап. Узагальнення емпіричних даних та опрацьованої інформації з вихідних документів.

На даному етапі об'єднується в логічну цілісність результати опрацювання вихідних документів, одержані на третьому етапі, та результати емпіричного дослідження.

В залежності від мети і завдань ІА дослідження розробляють висновки, рекомендації, прогнози на основі опрацьованої інформації, або узагальнюють їх з опрацьованих документів.

Якщо мета ІА дослідження не передбачає надання висновків (рекомендацій, рішень, тощо), п'ятий етап опрацьовується до узагальнення одержаних змістових положень та перевірки повноти та достатності інформації для забезпечення теми ІА дослідження.

6 етап. Оформлення результатів І А дослідження.

Якщо мета і завдання ІА дослідження досягнуті, одержані результати оформляють у вигляді відповідного інформаційного документу.

Текстова інформація може супроводжуватися таблицями, схемами, діаграмами, які підтверджують висновки роботи.

Результатом ІА дослідження можуть бути певні показники або модель досліджуваного об'єкту. В такому разі текстові пояснення у вигляді аналітичної записки, аналітичної довідки та інші будуть супроводжувати таблиці, схеми, діаграми.

Фахівець, який готує відповідні інформаційні та інформаційно-аналітичні документи, повинен не тільки чітко уявляти те, про що він пише, а й уміти викласти свої думки в ясній, зрозумілій для користувачів формі. При цьому обов'язково треба вказати ступінь достовірності кожного твердження. Бо головне завдання цього етапу - це коректний виклад матеріалу, щоб його зміст однозначно сприймався всіма виконавцями та користувачами.

2.2 Загальна методика створення інформаційного документа

Різноманітні інформаційні документи об'єднані цільовим призначенням і методикою підготовки,

Загалом уже склалася певна методика підготовки інформаційних (вторинних) документів: загальна (для всіх видів) та часткова (для певного виду).

Загальна методика підготовки інформаційного документа охоплює такі послідовні операції:

· уточнення інформаційної потреби споживача інформації, визначення кола і послідовності перегляду джерел;

· визначення цільового призначення інформаційного документа, який відповідає інформаційному запиту споживача;

· бібліографічний пошук і відбір існуючих інформаційних документів, що відповідають запиту споживача з метою відбору релевантних і пертинентних документів;

· по можливості повне виявлення первинних документів, профільних з інформаційним запитом споживача (інформаційна розвідка, попередній аналіз документів);

· критеріальний аналіз виявлених первинних документів
та диференціація їх на «потрібні - непотрібні», відбір необхідних для здійснення аналізу і синтезу їх (проміжний аналіз);

· всебічний аналіз змістових і формальних характеристик первинного документа (документів) для безпосереднього включення в процес аналітико-синтетичної обробки (остаточний аналіз);

· логічне перетворення вилучених даних з метою отримання нової синтезованої інформації про предмет створення вторинного документа;

· визначення структури та послідовний виклад змісту вторинної інформації в інформаційному документі [20, с. 167].

Вихідним для створення інформаційного документа є конкретний інформаційний запит споживача, який відображає його потребу у вторинній інформації. Для того щоб мати повне уявлення про інформаційну потребу, створюють особливий пошуковий образ запиту (ПОЗ), який поєднує: чітке словесне (вербальне) формулювання змісту інформаційної потреби, її межі (тобто діапазон тематичних характеристик, формальних аспектів), глибину запиту (історія та (або) сучасний стан розвитку теми, проблеми, науковий і (або) науково-популярний рівень її викладу в первинних документах тощо).

На практиці виникає багато непорозумінь у зв'язку з нечітким формулюванням і реалізацією ПОЗ. Найтиповішими з них є:

1. Споживачі неповно відображають у ПОЗ зміст інформаційної потреби, не осмислюють її суть до кінця, перекладаючи її на інформаційних посередників, доручаючи професіоналам пошук, відбір та аналіз первинних документів. Унаслідок цього інформаційна потреба споживача та її ПОЗ виявляються як ціле та її частина. Якщо такий ПОЗ надходить до референта-аналітика, то він здатний відповісти лише на ПОЗ, а не на всю інформаційну потребу споживача.

2. Споживачі чітко, повно й однозначно формулюють інформаційну потребу і ПОЗ, однак посередник розуміє формулювання по-своєму, неточно, неповно. Пошук та аналітико-синтетична обробка документів у цьому разі також є недостатньо оптимальними [24, с. 74].

Кожний первинний і вторинний документ має свій конкретний набір специфічних ознак, що створюють пошуковий образ документа: певний семантичний зміст, виражений у назві і в тексті, цільове призначення й адресність, характер інформації, автор (його авторитет), рік видання, місце виходу у світ та інші характеристики. Пошуковий образ документа (ПОД) - це узагальнена програма конкретного документа, його інформаційна формула.

Відбір первинних документів для створення вторинних документів здійснюють шляхом зіставлення ПОЗ і ПОД. Таке порівняння динамічне, у ньому пошукові образи перебувають у зіставленні, взаємодії, взаємовпливі (ПОЗ ПОД). Результатом цього є рішення про вилучення первинного документа з потоку чи масиву для його всебічного аналізу та синтезу з метою включення згорнутої інформації до інформаційного документа, який містить інформацію вторинного рівня згортання.

Відповідність у системі ПОЗ ПОД може бути частковою і повною. Показником такої відповідності є релевантність - смислова відповідність між інформаційним запитом і отриманим повідомленням. Рівень релевантності залежить від різних варіантів відповідності ПОЗ і ПОД. Можливі кілька варіантів зв'язку:

· зв'язок «тотожність» - повний збіг усіх параметрів і характеристик образів запиту і документа: документ стає пріоритетним для споживача порівняно з іншими;

· зв'язок «включення»: ПОЗ є ширшим, ніж ПОД, документ підлягає обробці;

· зв'язок «підпорядкування»: ПОД є релевантним, але ширшим за основними характеристиками, ніж програма ПОЗ. Такий первинний документ несе споживачеві надлишкову інформацію, створює інформаційний «шум» - потрібну інформацію можна вилучати із частини документа;

· зв'язок «перетинання»: збігаються лише окремі елементи ПОЗ і ПОД. У такому разі до вторинного документа включають лише частину оригінальної інформації за профілем запиту;

· зв'язок «схожість»: програма ПОД і ПОЗ близькі одна до одної. Такий зв'язок враховують, коли відбирають первинні документи із суміжних галузей знання;

· зв'язок «відмінність», коли ПОД і ПОЗ не мають загальних характеристик, тому первинний документ вилучають з процесу обробки з метою створення вторинного документа [22, с. 34].

Аксіоматичним є положення про те, що вторинні (інформаційні) документи є результатом аналітико-синтетичної обробки первинних документів. Разом з тим, створення кожного інформаційного документа пов'язане, передусім, з попереднім пошуком і виявленням вторинних документів, які відповідають ПОЗ споживачів. Саме цей аспект часто недооцінюють в інформаційній діяльності. Актуальна «ядерна» тематика, що має суттєве наукове або практичне значення для розвитку певної галузі наукової чи практичної діяльності, як правило, є постійним об'єктом активної аналітико-синтетичної діяльності. Тому перш ніж створювати новий інформаційний документ у відповідь на ПОЗ споживача, слід вдатися до пошуку та виявлення вже існуючих вторинних документів. Вони, по-перше, можуть повністю задовольнити ПОЗ споживача, а, по-друге, стати базою для виявлення, відбору та аналітико-синтетичної обробки первинних документів, щоб створити документи вищого рівня узагальнення інформації. Ця процедура потребує відповідних професійних знань, умінь і навичок, затрати інтелектуальних зусиль.

Основним джерелом відомостей про первинні документи для виявлення та відбору їх є бібліографічні покажчики, БД, бібліотечні (карткові та електронні) каталоги. Саме в них створюють ПОД. Якість відбору первинних документів буде тим вищою, чим повнішою є інформаційна формула кожного документа. Вона підвищується в такій послідовності: бібліографічний опис бібліографічний опис з анотацією бібліографічний опис з рефератом [17, с. 38].

Виявлення первинних документів (або так звана інформаційна розвідка) дасть змогу по можливості якомога повніше визначити основне коло документних джерел інформації, що відповідають профілю інформаційних запитів споживачів: вітчизняних, зарубіжних, нових, за минулі роки тощо. Саме такий вичерпний масив з теми може стати об'єктом проміжного аналізу, поділу документів на «потрібні - непотрібні».

Всебічне вивчення змістових і формальних характеристик первинних документів «de vizu» дає можливість виявити ті з них, які відповідають набору пошукових ознак інформаційної потреби. До таких основних ознак належать: інформативність документа, новизна, плюралізм, повнота й обсяг релевантної інформації, актуальність. Інформативність документа - це кількість і якість інформації, цікавої для споживача. Основним показником інформативності є новизна інформації.

Критерій новизни, оригінальності документа має, як правило, подвійне значення: інформація може бути новою з погляду поінформованості споживача і з погляду розвитку тієї чи іншої галузі. У другому випадку інформацію називають оригінальною, первинною, такою, що не має аналогів у своїй сфері. Саме новизна інформації з погляду розвитку науки, техніки, економіки, культури є основним критерієм інформативності документа. Перевагу надають узагальнювальним документам, які підсумовують розвиток наукових, прикладних та інших досліджень. Беруть до уваги територіальні, хронологічні ознаки, характер викладу матеріалу, місце видання, установу, що видала документ, його цільове і читацьке призначення: якій групі споживачів його адресовано, для вирішення яких завдань його можна використати. Велике значення має ім'я автора, його авторитет. Якщо автор відомий як видатний фахівець або вчений, кожна публікація якого робить певний внесок у науку, мистецтво і т. ін., вірогідність відбору документів саме цього автора є високою.

Пріоритет надають документам, що мають підвищений попит користувачів. Враховують також кількість посилань на них у наукових виданнях, характер оцінок їх у критиці з боків опонентів, частоту анотування книг і статей у реферативних журналах, бібліографічних покажчиках. Виявити кількість посилань на певний документ можна, наприклад, за покажчиками цитованої літератури, які видають у різних країнах світу. При цьому слід враховувати масштаби розповсюдження їх: місцевий, регіональний, національний, зарубіжний, відомчий тощо. У масиві виявлених джерел відбирають, як правило, те, що містить найбільшу кількість релевантних ідей з проблеми (теми) порівняно з іншими, поданих з високою інформативною компактністю, щільністю. Основна вимога - отримати максимум інформації при мінімумі тексту, малій кількості документів, забезпечити компактність і високу інформаційну місткість вторинного документа. Якщо з певної теми є кілька первинних документів, перевага надається тим із них, які мають найповніший обсяг профільної оригінальної інформації. Остаточно відбираючи первинні документи, їх відчужують від документного потоку чи масиву.

Остаточний аналіз первинних документів здійснюють шляхом всебічного виявлення змістових і формальних характеристик для синтезування, тобто поєднання виявлених під час аналізу розрізнених фактів і частин предмета, а також встановлення їхніх логічних і структурних зв'язків з метою пізнання предмета як єдиного цілого. Синтезування як виявлення і перетворення наявної інформації у явну і навпаки можна здійснювати за індуктивним і дедуктивним методами. Суть індуктивного методу полягає в переході від окремих фактів, часткових рішень, ситуативних обставин до узагальнення їх і створення на цій основі загальної і повної картини з проблеми (теми), що вивчається. Дедуктивний метод синтезування передбачає перехід від знання більш загальних положень до знання менш значущих, поодиноких фактів тощо.

Теоретичною основою синтезування є закони, за допомогою яких розрізнений фактичний матеріал набуває єдиного смислового змісту. У такий спосіб встановлюють дійсне значення одиничних випадкових фактів, положень, явищ, процесій. У процесі семантичного (змістового) і структурного аналізу та синтезу первинної інформації утворюється нова вторинна інформація, за допомогою якої можна визначити тенденції розвитку науки, техніки і виробництва. Інформування споживачів у масиві первинних документів у згорнутому, узагальненому вигляді дає змогу, по-перше, підвищити науковий рівень прийняття управлінських та інших рішень; по-друге, знизити вартість наукових і практичних розробок; по-третє, скоротити термін дослідження або прийняття рішення.

Оціночні фактори синтезування інформації відіграють важливу роль у вирішенні наукових і практичних завдань, визначають форму і зміст інформаційних документів. До них належать: цільове призначення, тематичні межі, рівень узагальнення, глибина згортання інформації [18, с. 218].

Цільове призначення інформаційного документа визначається метою, яку ставить перед собою споживач. Інформаційні потреби споживача для вирішення конкретних завдань можуть бути різними:

- скласти уявлення про зміст первинних документів з теми (проблеми), яка його цікавить, з метою відбору цінних джерел для вивчення;

- оцінити стан і шляхи розвитку певної галузі науки або практичної діяльності з метою визначення значущості завдання, що вирішується, в колі інших проблем;

- використати в здійснюваній роботі новітні досягнення своєї та інших галузей науки, техніки, культури, мистецтва з метою підвищення ефективності створюваної технології, методики, моделі тощо;

- привернути увагу до проблеми, що вивчається, з метою показу позитивних і негативних сторін здійснюваних досліджень;

- оцінити інформаційну ситуацію в конкретній галузі науки з метою визначення найперспективніших напрямів вирішення поставлених завдань;

- визначити досягнутий рівень розвитку конкретної галузі науки і техніки й порівняти з ним рівень виконаної роботи;

- встановити наукову значимість теорій, концепцій, гіпотез, практичних рішень з метою використання їх у вирішенні конкретного завдання;

- виявити тенденції розвитку базової і суміжних галузей науки, техніки, економіки, управління, культури і визначити оптимальні показники соціальної, економічної, технологічної ефективності запропонованих рішень [7, с. 233].

Рівень згорнутої інформації визначають за характером інформаційної потреби споживача і вимірюють відношенням обсягу інформаційного документа до загального обсягу розглянутих першоджерел. На рівень узагальнення впливають також такі чинники: широта тематичних інтересів споживачів, на які розрахований вторинний документ; щільність потоку документної інформації; час, який споживач може виділити для виявлення та вивчення інформації. Відповідно до інформаційного запиту (потреби) споживача визначають зміст, рівень згортання, характер вторинної інформації, форму її подання, види інформаційних документів, часткову методику створення їх.

Загальну методику, яку застосовують для створення інформаційних документів, використовують і в процесах пізнавальної діяльності. Більшості видів інформаційних документів властиві елементи наукової, інтелектуальної праці. Однак визначальним критерієм, що дає змогу виділити інформаційні документи із сукупності інших документів-результатів науково-пізнавальної діяльності, є їхнє цільове призначення. Завдання інформаційних документів - допомогти споживачеві в пошуку необхідної первинної інформації; сконцентрувати його увагу на найважливіших джерелах, підготувати основу для виходу з проблемної ситуації шляхом надання її інформаційної моделі. Таким чином, цільову установку створення інформаційних документів визначають тим, як вони виконують допоміжну функцію стосовно сфери, що обслуговується. Інформаційні джерела постачають споживачів фактами, даними, інформацією, необхідними для вирішення наукової, практичної проблеми чи прийняття управлінського рішення. Отже, сутнісні властивості інформаційного документа дають змогу розглядати його як результат переробки вихідної інформації, що сприяє переходу її на вторинно-документальний рівень шляхом створення похідного (вторинного) документа.

Інформаційний документ звичайно має типову структуру: обов'язкову - основну частину і вихідні дані; факультативну - довідково-бібліографічний апарат і додаткові відомості [33, с. 14]. Довідково-пошуковий апарат, як правило, включає: зміст, передмову, рекомендації з використання, вступну статтю, схему класифікації, систему посилань, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики. У передмові викладають завдання і вказується вид документа, його цільове і читацьке призначення, принципи відбору і групування інформації, періодичність видання, відомості про довідково-пошуковий апарат, правила використання, порядок поширення й отримання первинних документів або їхніх копій. Схема та індекси класифікації УДК і ББК, предметні рубрики, система посилань допомагають зорієнтуватися у вторинному документі. Список використаних джерел (літератури) наводять у кінці документа.

2.3 Види інформаційних документів та часткова методика їх створення

Результатом ІАД є інформаційна продукція, тобто матеріалізований результат цієї діяльності, призначений для задоволення інформаційних потреб споживачів. За термінологічним словником - це «сукупність інформаційних документів, баз даних та послуг». Найбільш поширеними видами інформаційної продукції є вторинні документи. У спеціальній літературі для позначення видів інформаційної продукції вживаються терміни «інформаційне видання», «інформаційна література», «бібліографічне видання», «реферативне видання», «оглядове видання» та ін. Найбільш дослідженими з них є огляд та реферат. Але сучасний спектр інформаційної діяльності набагато різноманітніший. Результатом інформаційної діяльності можуть бути - експрес-інформація, дайджест, прес-реліз, оглядова довідка та інші. Об'єднуючим поняттям для позначення таких різновидів інформаційної продукції можна вважати термін інформаційний документ. Цей термін втілює об'єднуючу загальну сутність результатів інформаційної діяльності та допомагає вирізнити особливе, одиничне кожного з них.

Термін «інформаційний документ» позначає спільні риси названих вище документів інформаційної продукції. Це, по-перше, цільове призначення документа - оперативне ознайомлення зацікавлених споживачів із масивом документальної інформації первинного рівня. По-друге, характер інформації в інформаційному документі - це інформація, яка пройшла аналітико-синтетичну обробку і подається у згорнутому (по відношенню до вихідної інформації) та узагальненому вигляді. По-третє, методика підготовки інформаційної продукції - аналітико-синтетична обробка інформації, що міститься у вихідних документах [20, с. 289]. Ці риси є характерними для видів інформаційних документів, тобто є їх сутністю, що відрізняє їх від інших документів взагалі. Ця сутність незмінна по відношенню до форми інформаційного документа - виданий друком, рукописний, машинописний чи машинозчитувальний.

Інформаційний документ відноситься до вторинно-документального рівня інформації та має властивості вторинного документа:

- містить інформацію з первинних документів у згорнутому, узагальненому вигляді;

- містить відомості про сам первинний документ, на основі якого створено. Це дає можливість розгорнути інформацію, звернувшись безпосередньо до першоджерела;

- є результатом аналітико-синтетичного опрацювання вихідного документа;

- є не тільки результатом, але й засобом ІАД за допомогою якого здійснюється пошук, зберігання і поширення інформації;

- форма інформаційного документа не змінює його сутності. Він може бути друкованим, машинозчитувальним, рукописним або зафіксованим на іншому носієві [20, с. 288].

Різноманітні завдання інформаційного забезпечення базової діяльності споживачів інформації породжують необхідність створення різних видів інформаційних документів. Вони мають певні спільні риси, але й певні відмінності.

Рівень згортання первинної інформації, характер вторинної інформації як відображення інформаційних потреб (запитів) споживачів є провідними ознаками вторинних документів. За цими критеріями відрізняють бібліографічні, реферативні, оглядові й аналітичні вторинні документи, що мають як загальні, так і специфічні ознаки видового розмаїття.

Реферат, реферування - ці слова походять від латинського слова «referre», що означає «доповідати, оповідати». Згідно з найпоширенішими визначеннями реферат - це стислий виклад змісту наукового документа [20, с. 244]. Для розгляду особливостей реферату як інформаційного документа такого визначення недостатньо. Перша особливість реферату як інформаційного документа полягає в тому, що це повідомлення вторинного характеру. Його тема та зміст обумовлені темою та змістом документа, що реферується. Це специфічна риса реферату як вторинного документа - повна змістовна та часткова формальна залежність від первинного документа. В такому розумінні слід розглядати реферат як інтегровану модель документа, що реферується. Інтегральна модель первинного документа дає змогу здійснювати пошук, подає загальне уявлення про вихідний документ. Реферат дає змогу здійснювати ці функції, отже його можна віднести до інтегральних моделей в узагальненому вигляді [20, с. 245].

Отже, реферат - це скорочений виклад змісту первинного документа (чи його частини) з основними фактичними відомостями та висновками.

Різноманітні запити споживачів на інформацію обумовили появу різних видів рефератів. Внутрішня диференціація рефератів утворюється на підставі наявності в них загальних рис, властивих будь-якому інформаційному реферату, можна назвати їх суттєвими, а також одиничних, властивих окремим видам рефератів (специфічні риси). Загальні риси вирізняють реферати серед інших видів інформаційних документів, специфічні риси відрізняють один вид рефератів від іншого.

Суттєвими рисами інформаційних рефератів є:

1. Реферат - документ вторинний, утворюваний від первинного;

2. Реферат містить скорочений виклад інформації, утвореної в процесі згортання вихідної інформації, що міститься в документі, який реферується;

3. Зміст реферату обумовлюється змістом первинного документа, іншими словами - зміст реферату - це основні фактичні відомості та висновки з документа, що реферується;

4. Цільове призначення реферату - для оперативного ознайомлення із
масивом первинних документів, тобто для використання різноманітних
інформаційних функцій при використанні реферату споживачем. Ця
особливість інформаційного реферату відсутня у визначенні, але вона є
важливою для вирізнення реферату серед інших видів документів [20, с. 246].

В різних за своїм призначенням рефератах названі суттєві риси виявляються в різній мірі. Насамперед, різниця полягає в тому, з якою глибиною згорнуто у рефераті вміст первинного документа. В одних випадках складається реферат, в якому подається основний зміст відомостей вихідного джерела, в інших - лише вказується на те, про що йдеться у вихідному документі. Два реферати, складені на основі одного й того ж самого первинного документа, матимуть різницю. Для першого виду домінуючою буде інформативність, для другого - вказівність, індикативність. За цими ознаками реферати поділяють на інформативні та індикативні. Такий факт поділу інформаційних рефератів був визнаний Міжнародною конференцією з наукового реферування, що відбулася в Парижі (1949 р.).

Інформативний реферат - це стислий реферат, який викладає основні аргументи і наводить основні дані і висновки первинного документа. Його ще називають реферат-конспект. Такий реферат в процесах інформаційної діяльності може замінювати первинний документ [20, с. 247].

Індикативний реферат - це стислий реферат, який вказує на зміст основних положень первинного документа. Такий реферат допомагає споживачам вирішити питання, чи варто звертатися до первинного документа, чи міститься в первинному документі інформація, яка може зацікавити споживача. Такий вид рефератів ще називають реферат-резюме. За своїми властивостями наближається до анотації [20, с. 248].

Можна констатувати, що різниця між названими видами рефератів обумовлена цільовим призначенням реферату. Інформативні реферати забезпечують потребу у самій інформації з вихідного документа. Індикативні реферати забезпечують потребу в інформації про джерела, що містять необхідну споживачеві інформацію.

Зазначені відмінності проявляються у рефератах в глибині згортання інформації первинних документів.

Для класифікації рефератів важливою ознакою є їх читацька адреса, тобто призначення певним групам споживачів інформації. За цією ознакою виділяють загальні та спеціалізовані реферати. Загальний реферат містить інформацію, яка може бути використана широким колом споживачів - спеціалістів окремої галузі або декількох споріднених галузей знань. Такий реферат складається на потреби всієї галузі, для якої здійснюється реферування масиву первинних документів.

Спеціалізований реферат укладається для забезпечення конкретних інформаційних запитів групи спеціалістів або окремого споживача інформації. Отже, при складанні такого реферату орієнтуються на конкретного споживача-спеціаліста або групу споживачів інформації, інформаційні потреби яких відомі укладачу реферату.

Від інформаційного реферату слід відрізняти реферат, який є результатом науково-дослідницької або навчально-пізнавальної діяльності. Науковий реферат містить узагальнений виклад основних положень, дослідженим науковцем. Це первинний документ, цільове призначення якого - оголосити або опублікувати результати наукового дослідження певної проблеми [20, с. 248].

Реферат з певної теми або окремого питання може бути підготовлений студентом (або учнем) для виступу на семінарському занятті (конференції, факультативі) або бути результатом самостійного опрацювання окремої навчальної дисципліни. В такому разі реферат створюється з метою самостійного опрацювання, опанування конкретної теми чи питання. Реферат такого типу створюється шляхом опрацювання документальних джерел (книг, статей тощо) і може містити не тільки узагальнений виклад основних положень опрацьованих джерел, але й самостійну критичну оцінку вихідної інформації. Такий реферат є результатом навчально-пізнавальної роботи з елементами наукового дослідження [20, с. 248].

За методами підготовки наукові (проблемно-тематичні) реферати мають спільні риси з інформаційними рефератами. Однак, інформаційно-тематичні реферати як результати науково-дослідницької діяльності початково створюються з метою інформування споживачів про існуючий масив документальної інформації.

Якщо виникає проблема, розв'язання якої неможливе без дослідження стану та існуючих шляхів вирішення проблеми, споживачеві потрібна підсумкова інформаційна модель не первинного документа, а інформаційна модель стану, перспектив розвитку і можливого розв'язання поставленої проблеми. Для створення такої моделі потрібна логічна переробка первинної інформації, яка міститься у первинних документах. Такі завдання виконує особливий інформаційний документ огляд. Це інформаційний твір, основною функцією якого є не тільки узагальнююча характеристика літературних джерел, але й одержання висновків та рекомендацій для розв'язання проблеми. Це інформація, яка є новою, бо безпосередньо не міститься у вихідних джерелах, а виводиться шляхом логічної переробки документальної інформації з первинних документів. Це так зване вивідне знання. На такій підставі огляд може стати ефективним засобом інформаційного управління, інформаційною базою для програмування та прогнозування, вирішення тих чи інших завдань. З іншими інформаційними документами огляд об'єднують такі спільні риси:

— узагальнення інформації з первинних документів;

— належність огляду до вторинно-документального рівня інформації;

— призначення огляду - для ознайомлення споживачів із масивом первинної інформації у згорнутому вигляді [20, с. 313].

Відрізняє огляд як особливий вид інформаційного документа результат опрацювання первинної (вихідної) інформації. Це інформаційна характеристика проблеми у вигляді вивідного знання, одержаного шляхом обробки вихідної інформації. Ця риса є суттєвою для оглядових документів і є ознакою вирізнення оглядових документів серед інших видів інформаційних документів [20, с. 314].

Отже, огляд можна визначити як інформаційний документ, утворюваний шляхом логічної переробки документальної інформації з метою одержання необхідного вивідного знання про стан, розвиток та можливі шляхи розв'язання проблеми.

Специфічними рисами огляду як документа є:

— проблемний характер огляду, який виявляється у наявності аналітичної оцінки вихідної інформації споживачем оглядового документа. Огляд за своїм призначенням проблемну ситуацію, для розв'язання якої він і створюється;

— оригінальний характер огляду, тому що він містить вивідне знання, відсутнє у вивідних джерелах. Складач огляду може запропонувати свої власні рішення проблемної ситуації, вироблені ним на основі опрацювання вихідних джерел або узагальнити запропоновані у вихідних джерелах рекомендації з критичною оцінкою доцільності їх застосування;

— прогностичний характер огляду, який виявляється у наведенні можливих тенденцій розвитку проблеми;

— систематичний характер огляду полягає в тому, що він подає цілісну характеристику предмету огляду. Важливо також регулярно готувати огляди з проблем, які стоять перед споживачем [20, с. 313].