Внедрение "1С:Управление торговлей" в ООО "КРТС" с доработкой функционала

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Для достижения успеха в бизнесе не существует готовых рецептов, тем интереснее рассматривать примеры успешной рыночной деятельности. На современном российском рынке присутствуют тысячи предприятий, производителей и поставщиков розничных товаров.

Для всех лидеров рынка можно выделить две общие черты. Во-первых, постановка амбициозных целей и, во-вторых, тщательная разработка и последующее внедрение маркетинговой стратегии. Без преувеличения можно сказать, что разработка стратегии - это искусство, которым владеют успешные предприниматели. Компании должны ясно представлять, какие товары и для каких потребителей они должны выводить на рынок.

Цель маркетинговой деятельности этих предприятий - получение определённых коммерческих результатов с помощью наиболее эффективного управления собственными ресурсами, удовлетворяя потребности заказчиков эффективнее, чем конкуренты. Рынок постепенно насыщается, достижение стратегических целей возможно только на базе построения долгосрочных, доверительных отношений с потребителями и участниками сбытовых сетей. Какой товар продавец должен предоставлять потребителю? Чем точнее будет направлено информационное воздействие на потребителя, тем выше будет экономическая эффективность.

При наличии жесткой конкуренции главная задача системы управления сбытом - обеспечить завоевание и сохранение организацией предпочтительной доли рынка и добиться превосходства над конкурентами. Здесь сбыт продукции должен рассматриваться под принципиально иным углом зрения -- через призму рыночного спроса и предложения. Для выживания в рыночных условиях отечественные товаропроизводители должны производить то, что продается, а не продавать то, что они производят. Если деятель рынка хорошо поработал над такими разделами маркетинга, как выявление потребительских нужд, разработка подходящих товаров и установление на них соответствующей цены, налаживание системы их распределения и эффективного стимулирования, то товары наверняка пойдут легко.

В хозяйственной деятельности любой организации основными вопросами являются снабжение, производство и сбыт готовой продукции; последняя подразумевает законченные производством на данном предприятии изделия, работы и услуги, которые могут быть предложены рынку как товары. Работа предприятий в новых экономических условиях предполагает реструктурирование всех функциональных сфер деятельности хозяйствующих субъектов, но главным образом это касается сферы сбыта готовой продукции.

Объектом исследования является деятельность ООО «КРТС».

Предметом исследования является информационная система ООО «КРТС».

Целью данной бакалаврской работы является доработка и внедрение «1С:Управление торговлей» в ООО «КРТС» для сокращения времени выполнения рабочих процессов.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

- исследовать предметную область и структуру предприятия;

- выполнить обзор программных продуктов, используемых в рознично-торговой сфере;

- сформулировать функциональные и эксплуатационные требования к внедряемому решению;

- выполнить доработку функционала «1С:Управление торговлей»;

- оценить экономическую эффективность от внедрения доработанной «1С:Управление торговлей».



1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

магазин автоматизация учет торговля

1.1.1 Характеристика предприятия ООО «АйТи-Сервис»

Исполнителем работы по внедрению «1С:Управление торговлей» является предприятие ООО «АйТи-Сервис».

«АйТи-Сервис» - динамично развивающаяся компания, оказываются комплекс услуг в сфере информационных технологий, автоматизации и систем безопасности.

Компания полностью снимает с клиента всю заботу об IT-инфраструктуре, позволяя ему сосредоточиться на своем основном бизнесе. «АйТи-Сервис» всегда предлагает клиенту эффективные решения, наиболее соответствующие потребностям именно его бизнеса.

Все клиенты - это партнеры компании, с которыми «АйТи-Сервис» выстраивает долгосрочные и взаимовыгодные отношения. Компания несет ответственность за каждого из партнеров, и всегда оправдывает их ожидания, выполняя работу максимально эффективно, с высочайшим профессионализмом и в минимальные сроки.

Компания «АйТи-Сервис» осуществляет работу по следующим направлениям:

1. Автоматизация бизнес-процессов на базе «1С»:

- внедрение систем автоматизации на платформе «1С»;

- настройка под требования конкретного предприятия;

- информационно-технологическое сопровождение;

- программирование систем автоматизации на платформе «1С»;

- абонентское обслуживание ПП «1С»;

- обновление конфигураций;

- обучение персонала «1С».

2. «1С:Бухобслуживание»:

- полное ведение бухгалтерского учета, в том числе формирование и сдача отчетности через Интернет;

- кадровый учет и расчет заработной платы;

- консультации по налогообложению и бухучету;

- расчет и оптимизация налогов;

- дополнительные услуги.

3. Компьютерный аутсорсинг:

- решение возникающих проблем с помощью удаленного доступа;

- выезд сотрудника для оперативного устранения сбоя;

- круглосуточное наблюдение за серверами и компьютерной сетью;

- восстановление информации после системных сбоев;

- модернизация и обновление программного обеспечения.

4. Системы безопасности:

- система пожарной сигнализации и пожаротушения;

- система охранного телевидения, сигнализации;

- система звукового оповещения;

- система контроля и управления доступом;

- система аварийного освещения;

- система видеонаблюдения;

- интегрированная система охранно-пожарной сигнализации.

5. Автоматизированные системы управления технологических процессов:

- проверка существующих систем автоматизации на предмет выявления недоработок и неисправностей;

- анализ возникающих сбоев в работе АСУ ТП и разработка рекомендации по их устранению;

- срочные выезды при аварийных ситуациях, организация круглосуточного дежурства;

- ТО в соответствии с технологическими картами проведения работ;

- Оформление всей необходимой технической, программной и эксплуатационной документации;

- Разработка инструкций для персонала в случае возникновения внештатной ситуации с оборудованием, инструкции по ТО и ремонту.

Каждый сотрудник компании - это состоявшийся, уверенный профессионал, постоянно изучающий и использующий передовой опыт в сфере IT. Личностное и профессиональное развитие - неотъемлемая и характерная черта сотрудников компании. Каждый сотрудник четко осознает свой вклад в конечный результат работы всей компании и свою ответственность перед клиентами и коллегами.

Так как «АйТи-Сервис» является консалтинговой компанией, то вся работа будет проходить на территории компании заказчика, о которой пойдет речь дальше.

1.1.2 Характеристика предприятия ООО «КРТС»

В связи с желанием заказчика не разглашать наименовании компании, в данной бакалаврской работе он будет именоваться ООО «КРТС».

ООО «КРТС» работает для повышения благосостояния своих клиентов, предлагая им качественные товары повседневного спроса по доступным ценам, бережно относясь к ресурсам компании, улучшая технологию и достойно вознаграждая сотрудников.

Целью ООО «КРТС» является обеспечение высокой степени жизнестойкости и конкурентоспособности компании посредством поддержания систем жизнеобеспечения на необходимом уровне, своевременной и качественной адаптации представляемой услуги к требованиям изменяющегося правопорядка и приоритетов потребителей.

ООО «КРТС» является лидером по количеству продовольственных магазинов и территории их размещения. Магазины ООО «КРТС» расположены в большинстве населенных пунктов Кемеровской области и Алтайского края. Магазины ООО «КРТС» открываются как в крупных городах, так и в небольших населенных пунктах. Около двух третей магазинов компании работает в городах с населением менее 500 000 человек.

Эффективный процесс доставки товаров в магазины возможен благодаря мощной логистической системе. Для более качественного хранения продуктов и оптимизации поставки их в магазины, в компании создана дистрибьютерская сеть, включающая 2 распределительных центра. Своевременную доставку продуктов во все магазины розничной сети позволяет осуществить собственный автопарк.

Кроме того, ООО «КРТС» является одним из крупнейших частных работодателей Сибири. Компании неоднократно присуждалось звание «Привлекательный работодатель года».

1.2 Анализ деятельности розничного магазина сети ООО «КРТС»

Как и любая другая крупная розничная торговая сеть КРТС делится на административное отделение и розничные магазины. Именно розничные магазины являются одной из важнейших частей для успешной работы розничной торговой сети. Работу магазина можно условно разделить на три этапа:

1. Этап закупок;

2. Этап производства;

3. Этап ценообразования.

За каждый этап отвечают соответствующие сотрудники.

1. На этапе закупки за работу принимается менеджер по закупкам. Как правило с утра он берет книгу закупок, где он видит список товарных групп, у которых он указан ответственным за закупку. Также там указан график с датами заказа определенных групп товаров. Менеджеру необходимо найти группы, которые необходимо заказать сегодня. Найдя нужную страницу, он видит список товаров, входящих в определенную группу. На странице указаны товары (по строкам) и поставщики, у которых эта группа товаров заказывается (в колонках). Помимо нахождения нужных групп товаров для закупки, ему необходимо рассчитать среднюю скорость продаж, средний товарный запас, остаток в днях торговли и на основе рассчитанных данных рассчитать сколько товара необходимо заказать, чтобы хватило до следующей поставки.

2. На этапе производства за работу принимается оператор магазина. Каждый день оператор магазина делает заказ в цех путем ручного оформления документа «Заказ на перемещение». После этого этот документ относится в производственный цех. У производственника предварительно занесены калькуляции (состав) в натуральных единицах измерения (объем). Производственник вручную оформляет документ «Выпуск продукции» и заносит туда всю продукцию, которую он произвел за смену. При этом отдельно заполняя все комплектующие, которые согласно калькуляциям, должны быть списаны. Например, если по калькуляции необходимо списать 200 гр. кетчупа, то необходимо отдельно записать, что списывается сразу банка кетчупа (700 гр.). И в следующий раз, когда необходимо будет расходовать кетчуп, необходимо помнить, что в цеху лежит неиспользованным еще 500гр кетчупа и списывать с него. Также у производственника есть книга, в которой указано какие ингредиенты могут заменяться аналогами. Например, если в калькуляции указано, что необходимо списывать кетчуп «Российский», но он отсутствует, то производственнику необходимо найти данный ингредиент в книге и просмотреть аналоги для него. И далее в расходуемые ингредиенты внести ингредиент-аналог.

3. На этапе ценообразования за работу принимается человек, ответственный за ценообразование. В книге товаров все товары разбиты по группам. Есть индивидуальные наценки, на определенные товары. Есть наценки на группу товаров. Есть товары, продающиеся по акционной цене - «желтые ценники». На акционные товары назначается сниженная на определенный срок. Человек, ответственный за ценообразование назначает наценки на группы товаров, на некоторые товары назначается индивидуальная наценка. Далее вручную заполняется документ маркетинговых акций, в котором указывается их срок действия. В документ записывается определенная скидка, назначенная руководством. В документе указано, что на товар действует специальная цена, под названием «желтый ценник». Также в документе необходимо указать условия, при которых эта цена будет действовать для покупателя (только при оплате картой, только при наличии губернской карты, либо за покупку определенного комплекта товара, например, при покупке бутылки виски - кока-кола в подарок.

При поступлении товара в магазин розничная цена вручную устанавливается, исходя из наценок, указанных в документе и их умножения на закупочную цену. Если для товара указана индивидуальная наценка, то берется она. Если нет, то смотрится наценка на группу, к которой относится товар.

1.3 Описание используемой информационной системы

На данный момент предприятие использует информационную систему «СуперМаг».

Торговая система «СуперМаг» - основной программный продукт для комплексной автоматизации предприятий розничной торговли. Программа выстраивает систему бизнес-процессов на современном уровне, автоматизирует операции, планирование, учет и контроль товаров, объектов, и субъектов, то есть все, что в итоге ведет к увеличению оборота, оптимизации управления, сокращению расходов и повышению эффективности работы персонала и предприятия.

Клиенты компании могут быть уверены, что, купив программу, ей можно немедленно начать пользоваться и извлекать из этого прибыль, т.е. заниматься торговлей, а не программированием. «СуперМаг» нельзя модифицировать самостоятельно, но нужно настраивать по вашим заданиям. Процесс настройки может занять от нескольких дней до месяца и, в основном, сводится к проработке и описанию оптимальной бизнес-логики со специалистами заказчика.

Устанавливая четкие регламенты действий персонала, сценарии, реализуя продуманные до мелочей мощные алгоритмы вычислений в трудоемких рутинных процедурах, «СуперМаг» доводит работу сети до высокой степени автоматизма и, тем самым, снижает потребность в человеческих ресурсах, особенно на таких участках, где электроника обладает неоспоримым преимуществом в скорости и точности.

Главной причиной замены, существующей ИС является отсутствие в системе необходимых предприятию функций, а также отсутствие возможности доработки ИС под нужды предприятия. При всем этом у ИС трудный в освоении и устаревший интерфейс, что видно на скриншоте (рис 1).

ИС используется на следующей конфигурации:

· Операционная система: Windows XP SP3;

· Процессор: AMD A6-7400K 3500 MHz;

· Оперативная память: 4 Gb;

· Жесткий диск: 500 Gb.

Данная конфигурация подходит для внедрения другой ИС.

1.4 Анализ и сравнение существующих разработок

1.4.1 «1С:Управление торговлей 8»

Рассмотрим программные продукты, используемые в торговле.

"1С:Управление торговлей 8" -- это современный инструмент для повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

"1С:Управление торговлей 8" позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Рисунок 1 - Интерфейс ИС «СуперМаг»

Предметная область, автоматизируемая с помощью «1С:Управление торговлей 8», может быть представлена в виде следующей схемы:

Одним из ключевых достоинств рассматриваемой конфигурации является гибкость платформы, что позволяет широко применять программу в самых различных областях. Реализованные механизмы управления оптовыми и розничными продажами, маркетинговыми мероприятиями, оптовыми закупками, складом и финансами предприятия, прочими активами и пассивами открывают широкие возможности для ведения учета и выходят далеко за рамки традиционных учетно-управленческих стандартов.

Задачи, решаемые с помощью конфигурации «1С:Управление торговлей 8», можно сформулировать следующим образом:

? управление запасами и закупками товарно-материальных ценностей;

? ведение первичной документации с отражением данных в учете и выводом документов на печать;

? оформление и учет складских операций, ведение складской документации, проведение инвентаризации хранящихся на складе ценностей;

? учет внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей;

Рисунок 2 - Предметная область, автоматизируемая с помощью «1С:Управление торговлей 8»

? планирование и контроль финансовых ресурсов компании;

? расчет финансового результата деятельности компании;

? учет и корректировка задолженности, проведение взаиморасчетов, списание задолженности;

? ведение многовалютного учета;

? проведение и учет маркетинговых мероприятий компании, с проведением множества анализов и формированием разнообразной отчетности;

? формирование политики ценообразования и контроль ее исполнения;

? автоматизация работы с торговыми представителями компании;

? ведение обширной клиентской базы с возможностью хранения самой разнообразной информации по каждому контрагенту;

? управление оптовой и розничной торговлей с учетом всех сделок, формированием заказов, оформление поступлений, продаж и возвратов товарно-материальных ценностей;

? автоматизация и учет сервисного обслуживания клиентов;

? учет наличных и безналичных денежных средств предприятия, ведение кассовой книги, учет подотчетных средств;

? настройка, формирование и вывод на печать разнообразной отчетности по проведенным операциям;

? использование встроенного органайзера для повышения удобства и эффективности работы;

? настройка и использование рабочего стола применительно к своим потребностям.

Помимо перечисленных, с помощью данной конфигурации можно решать и целый ряд иных задач, наличие которых может быть обусловлено спецификой конкретного предприятия.

Также «1С:Управление торговлей 8» автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

? управление отношениями с клиентами:

Управление отношениями с клиентами, известное также как CRM или Customer Relationship Management, является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия.

CRM -- это концепция управления отношениями с клиентами в условиях активной конкуренции, нацеленная на максимальное освоение потенциала каждого клиента и партнера в интересах предприятия.

Концепция CRM предполагает регулярный сбор и анализ информации о каждом клиенте, реальном и потенциальном: как клиент отреагировал на деловое предложение, доволен ли он качеством обслуживания, меняются ли его предпочтения со временем, насколько аккуратно он выполняет взятые на себя обязательства, и в конечном итоге сколько дохода клиент приносит (или мог бы принести) предприятию.

Отслеживаются все стадии отношений с клиентом. Тщательно улавливаются признаки опасного ухудшения отношений, поскольку, как известно, на конкурентном рынке затраты на привлечение нового клиента на порядок превышают затраты на удержание имеющегося клиента.

Концепция CRM предусматривает гармоничное сочетание формального подхода и индивидуального отношения к каждому клиенту. Но если количество активных клиентов предприятия измеряется в десятках или сотнях, а количество потенциальных клиентов -- соответственно в сотнях или тысячах, то полная реализация концепции CRM приведет к накоплению огромных массивов информации, работать с которыми без привлечения специальных средств автоматизации будет просто невозможно.

Конфигурация содержит средства автоматизации концепции CRM. Функциональные возможности конфигурации позволяют предприятию успешно управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами.

Предусматривается регистрация всех действий по заключению и исполнению сделок, регистрация всех контактов с клиентами как реальными, так и потенциальными.

Конфигурация позволяет делать следующее:

· использовать персонифицированный подход к нуждам и требованиям каждого клиента;

· хранить полную контактную информацию по контрагентам и их сотрудникам, историю взаимодействия с ними;

· управлять процессом продаж с использованием механизма бизнес-процессов (сделки с клиентом);

· анализировать незавершенные и планировать предстоящие сделки с покупателями и потенциальными клиентами;

· регистрировать каждое обращение потенциального клиента и в дальнейшем анализировать процент привлечения клиентов, а также производить анализ удовлетворения первичного спроса;

· оперативно контролировать состояние запланированных контактов и сделок;

· проводить интегрированный BCG-анализ отношений с клиентами;

· регистрировать и оперативно отрабатывать претензии клиентов;

· анализировать и оценивать эффективность работы менеджеров с клиентами.

Автоматизированные механизмы управления отношениями с клиентами можно использовать не только как эффективное орудие в конкурентной борьбе за выгодных клиентов. Предоставляется хранилище информации о клиентах предприятия. Сотрудник, принявший звонок незнакомого ему клиента, может прямо в процессе телефонного разговора войти в курс дела, оперативно пролистав сведения о клиенте и о последних контактах с ним на экране своего компьютера (досье клиента).

Возможности конфигурации по управлению отношениями с клиентами могут быть востребованы коммерческим директором, директором по маркетингу, сотрудниками маркетинговых, сбытовых и снабженческих подразделений предприятия;

? управление правилами продаж:

Программа позволяет задавать правила продаж, индивидуальные для клиентов или типовые для сегментов клиентов.

К ним относятся различные условия по оплате, ценовые условия, условия по скидкам.



Рисунок 3 - Схема правил продаж

Совместное использование типовых соглашений и сегментов позволяет быстро менять правила продаж и те условия, при которых они предоставляются:

· Для изменения правил продаж конкретному партнеру достаточно переместить его в другой сегмент, причем это может быть сделано автоматически, согласно заданным правилам;

· Для изменения правил продаж для всех клиентов из определенного сегмента - достаточно один раз изменить типовое соглашение, используемое для клиентов данного сегмента.

Программа контролирует соблюдение правил продаж: продажа с отклонением от установленных правил может быть совершена только после дополнительного согласования с руководителем или другими ответственными лицами.

Для важных клиентов могут быть оформлены индивидуальные соглашения о правилах продаж;

? управление процессами продаж:

В программе полностью отслеживаются процессы продаж. При этом продажи можно оформлять как по полному циклу оформления продажи (начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленной с ним сделке), так и без предварительно оформленных коммерческих предложений и заказов клиентов, по так называемой "упрощенной схеме". Возможные схемы документооборота продаж представлены на рисунке;

Рисунок 4 - Возможные схемы документооборота продаж

? управление торговыми представителями:

В конфигурации реализована функциональность по управлению торговыми представителями: закрепление клиентов за агентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных заданий по сбору заказов и решению иных произвольных вопросов. По результатам отработанных заданий в информационной базе могут быть автоматически созданы заказы клиентов. Также фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчеты) и собранная информация о клиентах;

? управление запасами:

Функционал конфигурации по управлению запасами позволяет решать следующие задачи:

· Обеспечение товаров по текущим заказам и для пополнения складских запасов согласно заданным правилам, в т.ч. с учетом статистики продаж;

· Долгосрочное планирование закупок и формирование заказов по планам закупок;

? управление закупками:

Рисунок 5 - Схема работы торгового представителя

Возможности конфигурации по управлению закупками позволяют решать задачи по контролю срока поставки товаров, расходов денежных средств и своевременности оплаты поставщикам.

Конфигурация позволяет регистрировать расхождения при приеме товаров, анализировать причины сбоя поставок (отказа поставщиков от поставки товаров), учитывать дополнительные услуги и дополнительные расходы при поставке товаров;

? управление складом:

В прикладном решении реализован детальный оперативный учет товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.

Прикладное решение позволяет:

· управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов;

· вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию;

· детализировать расположение товара на складе по местам хранения, что позволяет оптимизировать сборку товаров на складе;

· учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т.д.);

· задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер и т.д.);

· учитывать ГТД и страну происхождения;

· оформлять операции сборки/разборки товаров;

· резервировать товары.

Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть, как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно;

? управление доставкой товаров:

Программа позволяет автоматизировать процесс доставки товаров клиентам, а также процесс доставки товаров при перемещении товаров между складскими помещениями. Доставка товаров может осуществляться как собственным транспортом, так и с помощью внешней транспортной компании (перевозчика). Предусмотрена двухступенчатая схема доставки, при которой товар доставляется до перевозчика и затем перевозчик доставляет его до клиента;

? управление финансами:

Для получения полного наиболее точного представления о финансовом результате программа предоставляет следующие возможности:

· учет выручки и себестоимости продаж,

· учет прочих доходов и расходов,

· распределение расходов на себестоимость товаров,

· распределение доходов и расходов на направления деятельности,

· анализ доходов, расходов и финансовых результатов.

Учет себестоимости в программе может быть реализован как по средней цене за месяц, так и по ФИФО (скользящему и средневзвешенному).

Программа позволяет разделять финансовые результаты деятельности предприятия по направлениям деятельности, таким образом, позволяя отдельно оценивать прибыль предприятия по каждому из направлений. Состав направлений и правила отнесения финансовых операций к каждому направлению могут определяться очень гибко. Например, направления могут соответствовать точкам продаж (для розничных предприятий), ассортименту (для дистрибьюторов), проектам и т. д.

? контроль и анализ целевых показателей деятельности предприятия:

Прикладное решение позволяет настроить "приборную панель" руководителя, выводя на нее разнообразные показатели деятельности предприятия.

Состав показателей, алгоритмы их формирования, форма представления могут гибко настраиваться.

Главным достоинством продуктов фирмы «1С» является возможность доработки функционала под нужды предприятия.

1.4.2 «GrossBee XXI»

Система «GrossBee XXI» предназначена для автоматизации учета и управления на современных торгово-промышленных предприятиях. Она охватывает все основные аспекты их хозяйственной деятельности: снабжение, производство, сбыт, оптовую и розничную торговлю (в том числе и консигнационным товаром), взаиморасчеты с поставщиками и покупателями и многое другое.

Основная задача, которую решает система - детальный учет всех фактов хозяйственной деятельности предприятия и подготовка оперативной информации для принятия управленческих решений. Эта информация предоставляется пользователю во всевозможных аналитических срезах, на любой момент времени и за любой период с точностью до одного дня. Немаловажными функциями системы являются также планирование и элементы экономического анализа.

Благодаря своей модульной архитектуре, она может служить основой для построения корпоративных информационных систем и создания специализированных отраслевых решений.

Рисунок 6 - Возможности системы «GrossBeeXXI»

Все функции системы реализованы в виде набора взаимосвязанных модулей, которые активно взаимодействуют между собой и составляют вместе единое, целостное приложение. Модули являются заменяемыми, что позволяет разрабатывать индивидуальные решения для конкретных предприятий.

Модули объединены в подсистемы, каждая из которых используется для решения определенных задач. Например, подсистема материального учета «занимается» перемещением товарно-материальных ценностей, подсистема учета наличных и безналичных денежных средств - банковскими и кассовыми операциями и т.п.

Рисунок 7 - Функциональный состав системы GrossBeeXXI

В состав «GrossBee XXI» входят следующие основные подсистемы:

? Подсистема материального учета:

Подсистема материального учета предназначена для отражения операций с товарными и материальными ценностями и получения соответствующей итоговой информации.

Подсистема позволяет автоматизировать следующие аспекты хозяйственной деятельности предприятия:

· учет движения товаров и материалов:

Учет товаров и материалов в подсистеме ведется методом товарных партий. Это означает, что программа, фиксируя перемещение товаров, отслеживает связь соответствующих документов с конкретной товарной партией, т.е. c определенной поставкой товара от определенного поставщика, а также с тем первичным документом, который отразил их поступление. Такая схема позволяет построить наиболее полную модель движения товаров и накапливать в процессе работы информацию, достаточную для получения любых итоговых данных.

Распределение товара по партиям и привязка документов к конкретным партиям может выполняться как автоматически (по одному из выбранных алгоритмов), так и вручную. При просмотре оперативной информации и отчетов пользователь всегда может получить детальную информацию о том, к каким товарным партиям принадлежит указанный товар.

Предоставление информации в реальном масштабе времени и возможность ее детализации в любых аспектах позволяет оперативно анализировать структуру остатков и движение товаров, а наличие специальных функций, таких как нормирование остатков, позволяет успешно решать задачи управления складскими запасами:

· учет в оптовой и розничной торговле;

· учет в комиссионной торговле;

? Подсистема учета договоров:

Подсистема учета договоров предназначена для отражения в системе взаимных обязательств предприятия и контрагентов, связанных с платежами и поставками товаров, и контроля их выполнения.

Основными документами, отражающими обязательства предприятия и контрагента в рамках договора, являются спецификации поставок и графики платежей. Спецификации поставок определяют номенклатуру, объемы и сроки поставок товаров. Графики платежей - сроки и суммы оплаты. Взаимные обязательства могут возникать не только в результате заключения договора, но и при выписке счета - эти факты также отражаются в подсистеме учета договоров.

Кроме того, подсистема учета договоров поддерживает работу с сопутствующими документами, в частности, с текстами договоров. Подсистема обеспечивает систематизацию сопутствующих документов, а также их автоматическое формирование на основе шаблонов.

? Подсистема планирования материальных ресурсов:

Подсистема планирования материальных ресурсов предназначена для согласования материальных потребностей и ресурсов предприятия.

Подсистема поддерживает следующие виды потребностей:

· товарные потребности, сформированные на основе обязательств предприятия перед контрагентами по счетам и долговременным контрактам, и отражающие запланированные операции по отгрузке товаров;

· товарные потребности, сформированные на основе производственных планов и отражающие необходимость наличия определенных партий сырья для выполнения запланированных операций по выпуску продукции;

· другие виды потребностей, определяемые пользователем системы, например, потребности в товарах для собственных нужд, потребности в запасных частях и материалах для ремонтно-профилактических работ и т.п.;

? Подсистема учета производства:

Подсистема учета производства предназначена для отражения операций, связанных с производственной деятельностью предприятия и получения на их основе соответствующей оперативной информации и отчетов;

? Подсистема планирования производства:

Подсистема планирования производства предназначена для формирования и контроля выполнения производственных планов.

Производственные планы вводятся пользователем на основе экспертных оценок или формируются автоматически. Заложенные в подсистему решения позволяют использовать ее как для предприятий, которые явно определяют плановые задания на предстоящие периоды, так и для предприятий, которые формируют свой план производства на основе реально поступивших заявок, т.е. работают по конкретным заказам. В последнем случае плановые задания автоматически формируются по заявкам на соответствующий период.

В системе предусмотрена возможность работы с альтернативными вариантами плана, что позволяет сравнить их между собой и выбрать оптимальный план, а также оценить возможные последствия изменения плана. Выбранный план принимается и становится рабочим планом предприятия, выполнение которого контролируется системой;

? Подсистема учета денежных средств:

Подсистема учета денежных средств предназначена для отражения операций, связанных с перемещением наличных и безналичных денежных средств, и получении на основе этих данных оперативной информации и отчетов об остатках и движении денежных средств.

Учет наличных средств предприятия ведется в разрезе по кассам, учет безналичных средств - в разрезе по банковским счетам. Предприятие может иметь произвольное количество касс, поддерживается произвольное количество банковских счетов различных типов в одном или нескольких банках;

? Подсистема планирования денежных средств:

Подсистема планирования денежных средств предназначена для согласования финансовых потребностей и финансовых ресурсов предприятия.

Финансовые потребности отражают требование наличия у предприятия определенных денежных средств на определенный момент времени, необходимых для выполнения запланированного платежа;

? Подсистема учета задолженностей и расчетов с контрагентами:

Подсистема учета задолженностей и расчетов с контрагентами предназначена для обработки информации обо всех взаиморасчетах с юридическими и физическими лицами и определения кредиторской и дебиторской задолженности предприятия.

Под контрагентами в системе понимаются поставщики, покупатели, подрядчики, государственные и негосударственные фонды и другие субъекты, с которыми взаимодействует предприятие. При этом один и тот же контрагент может одновременно выступать как в качестве поставщика, так и в качестве покупателя товаров и услуг.

Учет задолженностей ведется в разрезе по контрагентам и по договорам. Это означает, что все множество операций с каждым контрагентом разбивается на отдельные группы, связанные с конкретным договором или счетом. Задолженности по каждому договору определяются отдельно, на них не влияют операции, связанные с другими договорами. При этом, естественно, рассчитывается и общая задолженность контрагента по всем договорам.

Помимо фактических операций подсистема учета задолженностей и расчетов с контрагентами фиксирует взаимные обязательства предприятия и контрагентов, производит привязку обязательств к первичным документам, отражающим фактические операции;

? Подсистема учета основных средств:

Подсистема учета основных средств предназначена для ведения учета операций с основными фондами, инструментами, нематериальными активами и МБП, которые принадлежат предприятию или используются им на правах аренды.

Одной из основных возможностей подсистемы является аппарат параллельного ведения нескольких видов учета основных средств. Необходимость в таком аппарате вызвана тем, что в учете основных средств наиболее ярко проявляется несовместимость бухгалтерской и налоговой методик, которая выражается в наличии ряда операций и событий, по-разному отражаемых в этих видах учета.

Традиционно эта проблема решается раздельным ведением налогового и бухгалтерского учета. Однако нельзя сказать, что эти виды учета полностью не совпадают - существуют операции, которые отражаются в них одинаково, при этом общее количество таких операций достаточно велико. В связи с этим полное разделение информации по основным средствам приводит к неоправданному росту количества учетных операций;

? Подсистема бухгалтерского учета:

Подсистема бухгалтерского учета предназначена для регистрации бухгалтерских операций и формирования на их основе соответствующей итоговой информации, а также подготовки произвольных бухгалтерских отчетов.

Логической основой подсистемы является многоуровневый план бухгалтерских счетов. План счетов состоит из набора главных счетов, а также синтетических и аналитических субсчетов, накапливающих остатки средств по отдельным статьям бухгалтерского учета. Для получения информации в более детальных разрезах предназначены аналитические регистры;

? Подсистема учета кадров и расчета зарплаты:

Подсистема учета кадров и расчета зарплаты предназначена для автоматизации работы отдела кадров и расчета заработной платы для различных видов оплаты труда и с учетом множества различных факторов;

? Подсистема экономического анализа:

Подсистема экономического анализа предназначена для статистической обработки накопленной информации и расчета некоторых экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

На основе рассчитанных показателей менеджер или руководитель предприятия могут принимать решения о закупках товаров, перспективах взаимодействия с определенными поставщиками и покупателями, контролировать деятельность предприятия и т.п.

? Подсистема экономического мониторинга предприятия:

Подсистема экономического мониторинга предприятия предназначена для динамического контроля выполнения заданных бизнес-правил и выдачи извещений пользователю системы.

? Административные функции.

Все подсистемы используют общую базу данных и обмениваются информацией друг с другом, что позволяет создать на предприятии единую информационную среду, общую для всех его подразделений. Вообще, деление на модули достаточно условно. Например, подсистема планирования материальных ресурсов использует как данные об остатках товаров на складах предприятия, так и информацию из подсистем учета и планирования производства, подсистема учета основных средств получает данные об износе оборудования из подсистемы учета производства и т.п.

Главным минусом системы «GrossBee XXI» является отсутствие возможности самостоятельной доработки функционала под нужды предприятия.

1.4.3 Сравнительный анализ

Для проведения сравнительного анализа необходимо выделить критерии, по которым будут сравниваться системы. В данном случае были выбраны следующие критерии:

- Надежность системы;

Для предприятия необходимо быть уверенным в бесперебойной работе системы.

- Безопасность данных в системе;

На предприятии есть конфиденциальная информация, которая хранится в системе и не должна быть доступна конкурентам.

- Быстродействие;

Для предприятия важна скорость работы системы, т.к. от скорости работы системы часто зависит количество получаемой прибыли.

- Цена;

Чем ниже цена, тем быстрее предприятие сможет окупить систему и начать получать чистую прибыль.

- Возможность доработки;

Немаловажным критерием для предприятия является возможность доработки системы под новые нужды организации.

Далее нужно распределить критерии по их важности для работы предприятия. Для этого составляется таблица, где указан вес каждого критерия. Сумма веса всех критериев должна быть равна 1.

Таблица 1 - Критерии для сравнительного анализа

Наименование критерия	Вес
Надежность системы	0,3
Безопасность данных в системе	0,2
Быстродействие	0,15
Цена	0,1
Возможность доработки	0,25

Для проведения сравнительного анализа составим таблицу, которая в дальнейшем будет заполняться экспертами.

Таблица 2 - Таблица для проведения сравнительного анализа

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3
Безопасность данных в системе	0,2
Быстродействие	0,15
Цена	0,1
Возможность доработки	0,25
Сумма:	1



После создания таблицы она раздается четверым экспертам, которые успели поработать и изучить обе рассматриваемые системы, для оценки систем по заданным критериям. Каждый критерий оценивается по шкале от 1 до 5.

Таблица 3 - Результат эксперта №1

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	5	3
Безопасность данных в системе	0,2	4	4
Быстродействие	0,15	3	5
Цена	0,1	1	4
Возможность доработки	0,25	5	3
Сумма:	1

Далее необходимо умножить оценки, поставленные экспертом, на вес критерия. В строке «Сумма» складывается сумма «весов» критериев для каждой системы.

Таблица 4 - Результат эксперта №1 с рассчитанными весами

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	5 • 0,3 = 1,5	3 • 0,3 = 0,9
Безопасность данных в системе	0,2	4 • 0,2 = 0,8	4 • 0,2 = 0,8
Быстродействие	0,15	3 • 0,15 = 0,45	5 • 0,15 = 0,75
Цена	0,1	1 • 0,1 = 0,1	4 • 0,1 = 0,4
Возможность доработки	0,25	5 • 0,25 = 1,25	3 • 0,25 = 0,75
Сумма:	1	4,1	3,6

По результатам эксперта №1 можно увидеть, что система 1С:Управление торговлей предпочтительнее для ООО «КРТС», несмотря на цену системы. Теперь рассмотрим результаты остальных трех экспертов по аналогии.



Таблица 5 - Результат эксперта №2

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	3	4
Безопасность данных в системе	0,2	4	3
Быстродействие	0,15	4	5
Цена	0,1	2	5
Возможность доработки	0,25	4	4
Сумма:	1

Далее оценки умножаются на вес критерия.

Таблица 6 - Результат эксперта №2 с рассчитанными весами

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	3 • 0,3 = 0,9	4 • 0,3 = 1,2
Безопасность данных в системе	0,2	4 • 0,2 = 0,8	3 • 0,2 = 0,6
Быстродействие	0,15	4 • 0,15 = 0,6	5 • 0,15 = 0,75
Цена	0,1	2 • 0,1 = 0,2	5 • 0,1 = 0,5
Возможность доработки	0,25	4 • 0,25 = 1	4 • 0,25 = 1
Сумма:	1	3,5	4,05

По результатам эксперта №2 можно увидеть, что система GrossBeeXXI предпочтительнее для ООО «КРТС». Далее рассмотрим результаты остальных двух экспертов.

Таблица 7 - Результат эксперта №3

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	5	4
Безопасность данных в системе	0,2	4	5
Быстродействие	0,15	3	5
Цена	0,1	1	4
Возможность доработки	0,25	5	3
Сумма:	1



Теперь полученные оценки умножаются на вес критериев.

Таблица 8 - Результат эксперта №3 с рассчитанными весами

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	5 • 0,3 = 1,5	4 • 0,3 = 1,2
Безопасность данных в системе	0,2	4 • 0,2 = 0,8	5 • 0,2 = 1
Быстродействие	0,15	3 • 0,15 = 0,45	5 • 0,15 = 0,75
Цена	0,1	1 • 0,1 = 0,1	4 • 0,1 = 0,4
Возможность доработки	0,25	5 • 0,25 = 1,25	3 • 0,25 = 0,75
Сумма:	1	4,1	4,1

По результатам эксперта №3 можно увидеть, что, по его мнению, обе системы равны и подойдут для ООО «КРТС». Теперь рассмотрим результат последнего эксперта.

Таблица 9 - Результат эксперта №4

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	4	3
Безопасность данных в системе	0,2	5	3
Быстродействие	0,15	2	4
Цена	0,1	2	5
Возможность доработки	0,25	5	3
Сумма:	1

Полученные оценки умножаются на вес критериев.

Таблица 10 - Результат эксперта №4 с рассчитанными весами

Наименование критерия	Вес	1С:УТ	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	4 • 0,3 = 1,2	3 • 0,3 = 0,9
Безопасность данных в системе	0,2	5 • 0,2 = 1	3 • 0,2 = 0,6
Быстродействие	0,15	2 • 0,15 = 0,3	4 • 0,15 = 0,6
Цена	0,1	2 • 0,1 = 0,2	5 • 0,1 = 0,5
Возможность доработки	0,25	5 • 0,25 = 1,25	3 • 0,25 = 0,75
Сумма:	1	3,95	3,35



По результатам эксперта №4 можно увидеть, что система 1С:Управление торговлей предпочтительнее для ООО «КРТС», несмотря на цену системы.

Теперь для завершения анализа составим таблицу со средними оценками каждого критерия и их суммы. Таким образом выявится лучшая система для ООО «КРТС».

Таблица 11 - Результат сравнительного анализа

Наименование критерия	Вес	1С:Предприятие	GrossBee XXI
Надежность системы	0,3	1,275	1,05
Безопасность данных в системе	0,2	0,85	0,75
Быстродействие	0,15	0,45	0,7125
Цена	0,1	0,15	0,45
Возможность доработки	0,25	1,175	0,8125
Сумма:	1	3,9	3,775

По результату сравнительного анализа видно, что система «1С:Управление торговлей» более выгодный вариант для предприятия ООО «КРТС».

1.5 Постановка задачи

Говоря о деятельности розничной торговой сети, АИС позволит компании осуществлять свою деятельность более эффективно.

Внедряемое АИС должно помочь решить три главные цели:

- уменьшение времени на закупку товаров, за счет создание единой базы данных с необходимой информацией о закупаемых товарах и автоматическим расчет необходимого количества товара, чтобы хватило до следующей поставки;

- уменьшение времени на производство товаров, за счет автоматизации заполнения и отправки документа «Заказ на перемещение». А также за счет автоматизации процесса оформления документа «Выпуска продукции» и автоматического учета использованных ингредиентов, исходя из выполненных документов «Заказ на перемещение»;

- уменьшение времени на ценообразования, путем автоматизации расчета наценок на поступающий товар, исходя из данных, введённых человеком, ответственным за ценообразование, в АИС.

Внедряемая АИС будет предназначена для автоматизации деятельности ООО «КРТС», связанной с закупкой, производством и ценообразованием товаров. Система призвана автоматизировать работу розничных магазинов и выполнять следующие функции:

- расчет и вывод необходимых для закупки товаров;

- сбор, хранение и выдача информации о произведенных товарах;

- автоматическое назначение цены для товаров, исходя из внесенных в систему данных.

В данной главе было проведено описание компаний ООО «АйТи-Сервис» и ООО «КРТС», их основных направлений бизнеса, представлены их организационные структуры. В результате анализа деятельности розничной торговой компании, особое внимание было уделено операциям розничного магазина.

Анализ используемых в компании процессов позволил определить проблему, заключающуюся в необходимости замены АИС для розничных магазинов. Путем сравнительного анализа в качестве внедряемой АИС была выбрана «1С:Управление торговлей».



2. Разработка проектных решений

2.1 Описание бизнес-процессов «AS IS»

До внедрения АИС бизнес-процессы выглядят следующим образом:

1. Процесс закупок.

С утра менеджер по закупкам берет книгу закупок, где видно список товарных групп, у которых он указан ответственным за закупку. Также там указан график с датами заказа определенных групп товаров. Менеджеру необходимо найти группы, которые нужно заказать сегодня. Найдя нужную страницу, он видит список товаров, входящих в определенную группу. На странице указаны товары (по строкам) и поставщики, у которых эта группа товаров заказывается (в колонках). Помимо нахождения нужных групп товаров для закупки, ему необходимо рассчитать среднюю скорость продаж, средний товарный запас, остаток в днях торговли и на основе рассчитанных данных рассчитать сколько товара необходимо заказать, чтобы хватило до следующей поставки.

2. Производство.

Каждый день оператор магазина делает заказ в цех путем оформления документа «Заказ на перемещение». После этого этот документ относится в производственный цех. У производственника предварительно занесены калькуляции (состав) в натуральных единицах измерения (объем). Производственник вручную оформляет документ «Выпуск продукции» и заносит туда всю продукцию, которую он произвел за смену. При этом отдельно заполняя все комплектующие, которые согласно калькуляциям, должны быть списаны. Например, если по калькуляции необходимо списать 200гр кетчупа, то необходимо отдельно записать, что списывается сразу банка кетчупа (700гр). И в следующий раз, когда необходимо будет расходовать кетчуп, необходимо помнить, что в цеху лежит неиспользованным еще 500гр кетчупа и списывать с него. Также у производственника есть книга, в которой указано какие ингредиенты могут заменяться аналогами. Например, если в калькуляции указано, что необходимо списывать кетчуп «Российский», но он отсутствует, то производственнику необходимо найти данный ингредиент в книге и просмотреть аналоги для него. И далее в расходуемые ингредиенты внести ингредиент-аналог.

3. Ценообразование.

В книге товаров все товары разбиты по группам. Есть индивидуальные наценки, на определенные товары. Есть наценки на группу товаров. Есть товары, продающиеся по акционной цене - «желтые ценники». На акционные товары назначается сниженная на определенный срок. Человек, ответственный за ценообразование назначает наценки на группы товаров, на некоторые товары назначается индивидуальная наценка. Далее вручную заполняется документ маркетинговых акций, в котором указывается их срок действия. В документ записывается определенная скидка, назначенная руководством. В документе указано, что на товар действует специальная цена, под названием «желтый ценник». Также в документе необходимо указать условия, при которых эта цена будет действовать для покупателя (только при оплате картой, только при наличии губернской карты, либо за покупку определенного комплекта товара, например, при покупке бутылки виски - кока-кола в подарок).

При поступлении товара в магазин розничная цена вручную устанавливается, исходя из наценок, указанных в документе и их умножения на закупочную цену. Если для товара указана индивидуальная наценка, то берется она.

Главная проблема в выполнении этих бизнес-процессов до внедрения, это отсутствие необходимого функционала в используемой на предприятии АИС, в следствии чего данные бизнес-процессы выполняются вручную и их выполнение занимает много времени.



2.2 Описание бизнес-процессов «TO BE»

После внедрения АИС бизнес-процессы будут выглядеть следующим образом:

1. Процесс закупок

В программе фиксируются товарные группы, к каждой группе привязывается поставщик, у которого эта группа заказывается, и график, по которому поставщик доставляет товары. Графики могут создаваться как для нескольких магазинов, так и индивидуальные для магазина. Далее происходит следующий вариант работы.

Менеджер по закупкам открывает необходимое окно программы, ему показывается список групп, у которых этот менеджер является ответственным за закупку и которые необходимо заказать в этот день. Он, поочередно, открывает каждую группу. Группа раскрывается по товарам, которые входят в эту группу (по строкам), и магазинам, в которых эта группа продается (по столбцам). На пересечении происходит автоматический расчет средней скорости продаж, среднего товарного запаса, остатка в днях торговли и на основании рассчитанных данных происходит расчет необходимого для заказа количества товара, чтобы хватило до следующей поставки.

2. Производство.

Каждый день оператор магазина делает заказ в цех путем создания в программе документа «Заказ на перемещение». После этого в специальном рабочем месте производственника появляются потребности в продукции, которые были сформированы заказами на перемещение. Предварительно по каждой продукции занесены калькуляции (состав) в натуральных единицах измерения (объем). Производственник создает в программе документ «Выпуск продукции» и заносит туда всю продукцию, которую он производит за смену. При этом в соседнем окне программа показывает комплектующие, которые согласно калькуляциям, должны быть списаны. Например, если требуется списать по калькуляции 200 грамм кетчупа, то автоматически списывается в цех на производство сразу банка кетчупа (700 грамм). В следующий раз, когда необходимо будет расходовать кетчуп, программа будет знать, что в цеху лежит еще неиспользованные 500 грамм кетчупа и будет списывать его. Также отдельно указано, какие ингредиенты могут заменяться аналогами. Например, если в калькуляции указано, что необходимо списывать кетчуп «Российский», но в аналогах указано, что при его отсутствии можно списать кетчуп «Татарский», то производственнику доступен выбор и этого кетчупа.