Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ

АРМ - автоматизированное рабочее место

ОВИР - отдел виз и разрешений

ФИО - фамилия, имя, отчество

ИНН - идентификационный номер налогоплательщика

СУБД - система управления базами данных

БД - база данных

НСИ - нормативно-справочная информация

НДС - налог на добавочную стоимость

КПП - контрольно-пропускной пункт

ККМ - контрольно-кассовая машина

ВР - вид размещения

ТН - тип номера

ВВЕДЕНИЕ

В дипломном проекте рассмотрена разработка автоматизированного рабочего места «Администратор гостиницы».

Целью создания системы является повышение эффективности функционирования объекта управления, а именно:

- формирование базы данных с информацией по работе администраторов гостиницы, создание системы управления базой данных;

- повышение производительности труда и снижение вероятности ошибок персонала за счет надежного оперативного информационного обеспечения и автоматизации рутинных операций на различных этапах работы;

- сокращение времени обработки информации и формирование необходимых отчетов и выходных файлов;

До настоящего времени практически весь учет работы и хранение данных в гостинице проводился на бумажных носителях, поэтому очевидно, что использование автоматизированной системы учета гораздо актуальнее. В результате необходимо разработать АРМ администратора гостиницы, который представляет собой систему комплексной автоматизации деятельности гостиницы по размещению гостей и предназначен для облегчения работы персонала, а также для ускорения обслуживания клиентов.

Эксплуатация комплекса позволяет существенно упростить и сократить рутинную и бумажную работу сотрудников гостиницы и за счет этого повысить качество обслуживания. Сокращается время на оформление всех видов обслуживания и экономится время гостей. Выписка всех документов для гостей осуществляется автоматически, что практически исключает ошибки в документах.

Эксплуатация программы не требует от пользователя предварительной компьютерной подготовки или специальных знаний. Работа ведётся с привычными документами и объектами. Разрешения на поселение гостя и счета на оплату всех видов услуг автоматически формируются во время их оформления. Предусмотрена возможность получения стандартных форм отчётности в твёрдых копиях и на экране компьютера для самоконтроля по номерному фонду, расселению гостей и оплате, а также представление этой информации, упорядоченной по любому реквизиту.

Программа обеспечивает эксплуатацию комплекса с достаточной для реальной работы надёжностью. Большинство встречающихся неприятностей и нештатных ситуаций (отключение питания, зависание или сбой компьютера, случайные ошибки пользователя и др.) не приводят к полному разрушению информации и невозможности продолжить работу. Как правило, работу можно продолжить с прерванного места.

Первый раздел дипломного проекта - это исследование проблемы автоматизации гостиницы: т.е. анализ объекта, анализ существующей системы обработки информации и управления, описание систем аналогов (программ автоматизации подобного типа). Во втором разделе описана постановка задачи: характеристика задач, входная, нормативно-справочная и выходная информация. В третьем разделе изложен алгоритм функционирования автоматизированной системы обработки информации или управления объектом. В четвёртом разделе описан выбор программного и технического обеспечения. Пятый раздел - это руководство пользователя, которое включает в себя руководство программиста и руководство пользователя. Шестой раздел включает в себя организационно-экономическую часть, а седьмой раздел - охрану труда.

гостиница автоматизированный программный информация

1. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ

Гостиничное хозяйство в нашей стране является одной из ведущей отраслей сферы услуг, которой с каждым годом придаётся все большее значение. Рост международных связей России, его авторитета, увеличение деловых контрактов с зарубежными странами в области науки, культуры и техники, расширение международного сотрудничества во всех сферах производства предопределили большой приток иностранных гостей, специалистов различного профиля и представителей фирм. Бурный рост туризма - как отечественного, так и иностранного - особенно за последнее десятилетие, обусловил значительное развитие гостиничного хозяйства в России, повышение требований к содержанию гостиниц и организации в них сервиса.

Гостиничное хозяйство в нашей стране не имеет единого руководящего центра, часть из них находится в ведении государства, а большая часть подчинена различным организациям. Например, в настоящее время в Сургуте существует 10 гостиниц и больше половины из них находится под ведомством предприятий:

Таблица 1.1 - гостиницы г. Сургута

№	Название	Ведомство	Адрес
1	Ермак	Сургутгазпром	пр. Набережный, 31
2	Заря	Сургутгазпром	ул. Мелик-Карамова, 12
3	Обь	Сургутгазпром	пр. Набережный, 16/1
4	Нефтяник	Сургутнефтегаз	ул. Нефтяников, 36
5	Северная	Сургутнефтегаз	ул. Кукуевицкого,1
6	Аэропорт	Аэропорт	Аэропорт
7	Геолог	Муниципальное предприятие	ул. Федорова, 60
8	Янтарь	Муниципальное предприятие	ул. Ленинградская, 11
9	Кедр	Муниципальное предприятие	ул. Островского, 14/1
10	Северавтосервис	Муниципальное предприятие	ул. Нефтеюганское Шоссе, 23

1.1 Общая характеристика гостиницы «Ермак»

Гостиница «Ермак» размещается в 3-этажном здании, построенном по индивидуальному проекту, имеет 32 номера, высшей и первой категории, в которых можно единовременно разместить 50 человек. Современное инженерно-техническое оборудование и оснащение, наличие автоматики, международной и внутренней телефонной связи, в некоторых помещениях кондиционирование - всё это позволяет судить о высоком уровне предприятия, соответствующем мировым стандартам. Комплекс предприятий общественного питания включает: ресторан на 40 мест, банкетный зал на 40 мест, бар, буфет и столовая для персонала на 20 мест. Кроме того, имеются киноконцертный зал, парикмахерская с мужским и женским залами, бильярд, сауна, оздоровительно-восстановительный центр, детская комната.

Все подразделения составляют единый хозяйственный комплекс, во главе которого стоят директор и его заместители. Управление гостиницей должно быть гибким, экономически целесообразным, обеспечивающим высокое качество и эффективность хозяйственной её деятельности. Так как гостиница «Ермак» является ведомственной гостиницей ООО «Сургутгазпром» (СГП), то СГП должно постоянно добиваться снижения расходов на эксплутационную деятельность, внедрять новые технологические схемы обслуживания, вычислительную технику по учёту и распределению номерного фонда, бригадную форму работы и стимулирования труда. Так же СГП имеет право распределять обязанности между должностными лицами, руководящими его производственной и хозяйственной деятельностью: заместителями директора, начальниками служб, отделов, главным бухгалтером, экономистом, главными инженерами, отделами кадров, планирования, совершенствования техники и технологий, материально-технического снабжения, финансов, труда и заработной платы.

Директор гостиницы, работая под руководством вышестоящей организации, повседневно контролирует и проверяет исполнения в гостинице как своих приказов и распорядков, так и вышестоящих органов; он руководит подбором, воспитанием и обучением кадров, обеспечением гостиницы оборудованием, инвентарём, материалами, следит за выполнением плана, рентабельностью, соблюдением финансовой, договорной, трудовой дисциплины. Отвечает за сохранность имущества гостиницы и вещей проживающих.

На директора возлагается решение таких вопросов, как

- обеспечение образцового содержания гостиницы,

- своевременное проведение капитального и текущего ремонта,

- внедрение прогрессивных методов и социальных норм труда,

- проведение мероприятий по охране и безопасности труда,

- созыв производственных совещаний.

Директору гостиницы предоставляется право: распределять должностные обязанности между руководителями подразделений, принимать, перемещать и увольнять работников, входящих в его номенклатуру, заключать договоры, соглашения и другие сделки, необходимые для деятельности гостиницы, а так же право выдачи и принятия к платежу обязательств, пользоваться всеми видами банковских услуг, кредитом, открывать и закрывать расчётные текущие счета, распоряжаться ими, подписывать чеки, платежные поручения, акцептовать счета-фактуры, получать денежные средства и ценности.

В период отсутствия директора один из заместителей руководит деятельностью гостиницы, обеспечивает выполнение задач и несет ответственность за деятельность гостиницы в этот период. В отсутствии директора и его заместителей решает неотложные эксплутационные вопросы и ликвидирует конфликтные ситуации между проживающими и персоналом гостиницы старший администратор.

Должностные инструкции администратора гостиницы «Ермак»

I. Общие положения

1.1. Администратор гостиницы назначается на должность и освобождается от занимаемой должности по представлению директора гостиницы, приказом начальника управления.

1.2. В своей деятельности администратор подчиняется директору гостиницы.

1.3. В своей деятельности администратор должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы гостиницы; правила и методы организации процесса обслуживания посетителей; ассортимент реализуемых услуг; прейскуранты цен на номера и места; правила приёма и обслуживания российских и иностранных граждан; основы эстетики, этики, психологии и обслуживания посетителей; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.4. Администратор обязан иметь высшее профессиональное или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет. Необходимо знание иностранного языка.

II. Должностные обязанности

2.1. Обязан предоставлять места пребывающим в гостиницу.

2.2. Обеспечивает создание комфортных условий для посетителей.

2.3. Осуществляет контроль за сохранностью материальных ценностей.

2.4. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.5. Следит за своевременной оплатой за проживание в гостинице.

2.6. Поселяет граждан согласно письменным заявкам и по установленным льготам, тщательно сверяя данные паспорта или документа, заменяющего его, с заполненной регистрационной карточкой.

2.7. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.

2.8. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к ним территориях.

2.9. Контролирует соблюдение работниками гостиницы трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

2.10.Информирует руководство гостиницы о недостатках, имеющихся в обслуживании посетителей, принимает меры по их ликвидации.

2.11.Соблюдать требования охраны труда.

2.12.Правильно применять средства индивидуальной и коллективной защиты, пожаротушения.

2.13. Обязан немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем в гостинице, или об ухудшении своего здоровья.

2.14. Обязан проходить периодические медицинские осмотры, проверку знаний и обучение требований охраны труда.

2.15.Знать и выполнять инструкцию о мерах пожарной безопасности, порядок эвакуации проживающих и материальных ценностей, ознакамливает прибывающих в гостиницу с правилами пожарной безопасности.

III. Права

В ночные и утренние часы в отсутствие дирекции обязан решать все вопросы, связанные с эксплуатацией гостиницы, режимом экономии энергоресурсов, соблюдением персоналом выполнения своих служебных обязанностей, и принимать меры к ликвидации различных конфликтных ситуаций.

IV. Взаимоотношения с другими сотрудниками

Дежурный диспетчер: текущий ремонт, вызов электрика, связиста, сантехника, плотника и других специалистов по ремонтным работам в гостинице

V. Оценка работ и ответственность

5.1. Администратор несёт материальную ответственность и ответственность в дисциплинарном порядке за сохранность денежных средств документов, данных паспортов.

5.2. Несёт ответственность за охрану труда и пожарную безопасность.

5.3. Администратор несёт ответственность в административном, дисциплинарном порядке за правильность и точность расчётов с проживающих.

5.4. За кассовый отчёт по доходам и квитанциям перед СГП.

5.5. Несёт установленную законодательством ответственность как за ненадлежащие действия и некачественные решения, так и за бездействие и уклонение от принятия решений по вопросам относящимся к его ведению.

5.6. Несёт ответственность в случае несоблюдения норм трудового законодательства правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины.

5.7. Администратор несёт ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящей должностной инструкции.

5.8. В зависимости от характера и последствий нарушений он может быть привлечён к материальной, дисциплинарной, административной или уголовной ответственности в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

1.2 Анализ существующей системы обработки информации и управления

Гостиница «Ермак» является ведомственной, поэтому, если гость хочет поселиться в данной гостинице, то он должен предварительно получить разрешение или приглашение от «Сургутгазпром». После этого оформляется бронирование места, для этого гостю достаточно позвонить в гостиницу администратору и оформить заявку. При поступлении гость заполняет анкету, куда входят паспортные данные, данные визы и миграционной карты (если гость не из России). Администратор заносит полученные сведения в гостевую книгу, в которой также ведётся учет свободных и занятых номеров, услуг, оказанных гостю, и сведений по оплате номеров. При выезде гостю предоставляется счет в виде отчета об используемых услугах с прикреплённым к нему кассовым чеком. Такие же отчёты администратор должен подготовить для бухгалтера и директора, а также дополнительно отчёты о загрузке гостиницы, аудиторские отчёты и отчёты об иностранных гражданах в Отдел виз и разрешений (ОВИР). Каждый день, при окончании смены администратор должен сдать кассу другому администратору, для этого составляются отчеты о прибывших и выбывших гостях.

До настоящего времени на предприятии существовала автоматизированная система администрирования, которая представляла собой таблицу, в которой хранились следующие данные:

- номер

- количество мест в номере

- ФИО гостя

- пол

- дата \ время заезда

- дата \ время выезда

- дата \ время оплаты

- тариф

Но все эти данные при выселении гостя не сохранялись, т.е. эта таблица существовала для наглядности информации (занятых, свободных номеров, гостей и т.д.) и являлась простым файлом формата *.txt с начерченными для удобства колонками и границами.

Рисунок 1 - Программа «Гостиница»

Подобный шаблон использовался для печати кассового отчёта, все данные вносились так же вручную и не сохранялись. Все счета и их копии хранились в специальной книге, которая использовалась для составления месячных и квартальных отчётов, и предоставлялась бухгалтеру для проверки.

Рисунок 2 - Кассовый отчёт

На сегодняшний день эти шаблоны можно сравнить с файлами *.doc офисной программы Microsoft Word или *.xls - Microsoft Excel, т.е. при выселении гостей информация не сохраняется в БД, а накладывается друг на друга. Все данные о размещениях, заявках, гостях (паспортные данные, данные миграционной карты, визы и т.д.) и услугах, которыми они пользуются, хранились в гостевой книге. А остальные отчёты (такие как отчеты по загрузке гостиницы, аудиторские отчёты, отчёты в ОВИР и т.д.) писались вручную, причём некоторые в двух или трёх экземплярах. Т.е. почти весь учет работы и хранение данных в гостинице проводился на бумажных носителях, что создавало большие проблемы, как в работе самих администраторов, так и для клиентов гостиницы.

1.2.1 Функциональная модель администрирования гостиницы

Рисунок 3 - Гостевой цикл

1.2.2 Организационная структура гостиницы «Ермак»

Организационная структура гостиницы представлена на рисунке 4:

1.3 Технологическая модель объекта

Описание организации существующего технологического процесса решения задач от сбора оперативной информации до получения итоговой информации представлено на рисунке 5.

Рисунок 5 - Технологическая модель объекта

1.4 Обоснование необходимости разработки

Большая загруженность администраторов приводит к низкой производительности труда и увеличению вероятности допущения ошибок в работе, что в свою очередь вызвано большими временными затратами на обработку информации, выполнением рутинной работы и недостаточной комфортностью условий труда (см. рисунок 6). Учитывая так же недостаточное хранение информации и отсутствие защиты информации от несанкционированного доступа, можно сделать вывод, что существующая система недостаточно экономична, надёжна и безопасна и все это ведет к недостаточной эффективности администрирования гостиницы. Очевидно, что использование автоматизированной системы учета гораздо актуальнее.

Рисунок 6 - Дерево проблем

В результате необходимо разработать АРМ администратора гостиницы, который представляет собой систему комплексной автоматизации деятельности гостиницы по размещению гостей и предназначен для облегчения работы персонала, а также для ускорения обслуживания клиентов. При создании АРМа нужно стремиться к достижению следующих целей (рисунок 7):



Рисунок 7 - Дерево целей

1.5 Обзор существующих аналогов системы

Рассмотрим существующие аналоги АРМ администратора гостиницы.

1.5.1 Система управления гостиницей «Россия» г. Екатеринбурга

Система предназначена для повышения эффективности работы администраторов и руководящего персонала гостиницы в следующих направлениях:

- повышение производительности труда и снижение вероятности ошибок персонала за счет надежного оперативного информационного обеспечения и автоматизации рутинных операций на различных этапах работы;

- оптимизация управления номерным фондом гостиницы;

- информационная поддержка принятия маркетинговых решений за счет автоматизации составления различных отчетов.

Основные функции

- Размещение, продление проживания и выселение с выдачей платежных документов.

- Бронирование мест в гостинице с учетом требований к категории номеров.

- Прием оплаты за междугородние телефонные разговоры.

- Прием оплаты за дополнительные услуги.

- Архивирование всех сведений о проживающих в гостинице (срок хранения до полутора лет).

- Формирование оперативных и аналитических отчетов и документов.

- Поддержание в актуальном состоянии нормативно-справочной информации (НСИ) системы (описание категорий и номеров, прейскурант цен на проживание и услуги и т.д.).

Рисунок 8 - АРМ администратора гостиница «Россия» г. Екатеринбурга

Особенности работы

При расчетах с клиентами возможна как наличная, так и безналичная форма оплаты.

Система имеет развитую справочную систему. В любое время доступны данные о проживающих, перечень свободных номеров, заявки по брони, архив по ранее проживавшим, архив оплаченных счетов и многое другое.

При расчетах с клиентами автоматически формируются квитанции с выдачей их на экран. Администратор, при необходимости, может откорректировать квитанцию. Если к компьютеру подключен кассовый аппарат, то при выдаче любой квитанции автоматически выдается чек.

Все сведения о произведенных оплатах и возвратах хранятся в базе данных в течение длительного периода времени.

На основе информации обо всех произведенных платежах формируются сменные отчеты и отчеты за любой выбранный период.

Программы проверяют корректность любой вводимой информации.

Дополнительные возможности

Имеется возможность подключить контрольно-кассовый аппарат АМС-100Ф или любой другой, имеющий интерфейс с компьютером, для выдачи чеков при наличных денежных расчетах с клиентами.

Реализована возможность приема c телетайпа, подсоединенного к компьютеру, сообщений о междугородних телефонных разговорах от МГТС, что значительно облегчает работу администратора. Информацию о междугородных телефонных разговорах можно вводить и в ручном режиме.

Система позволяет организовать три вида рабочих мест:

- рабочее место дежурного администратора (кассира);

- рабочее место старшего администратора;

- рабочее место директора.

Рабочее место дежурного администратора включает все функции.

Рабочее место старшего администратора позволяет вносить изменения в НСИ, осуществлять бронирование мест, получать любые отчеты и справки. Дополнительная функция -- подготовка приходных кассовых ордеров и счетов-фактур на оплату проживания клиентов, проживающих по безналичному расчету.

Рабочее место директора позволяет получать любые справки о проживающих в гостинице, о наличии свободных мест, о забронированных местах, отчеты за любую смену и за любой период времени, а также ряд статистических справок.

Одновременная работа с базой данных нескольких пользователей выполняется через локальную вычислительную сеть. Пользователи наделяются разными правами доступа к базе данных.

Недостатки:

- небольшая скорость работы, что вызвано моральной устарелостью используемой СУБД (FoxPro 2.6) и огромным числом операторов, что сильно затрудняет работу DOS по работе с ними;

- отсутствие планов выпуска версии под Windows, что резко снижает ее популярность;

1.5.2 АРМ «Администратор гостиницы» версия 3.20

Описание программы

Данная программа предназначена для облегчения/автоматизации работы администратора гостиницы.

Программа умеет корректно рассчитывать время проживания гостя в номере. Разумеется, вычисляется сумма и печатается счёт. Причём, расчёт ведётся по всем гостиничным правилам, согласно расчётного часа. Естественно, в счёт включаются: бронь, дополнительные услуги, госпошлина за регистрацию. Если гость решает задержаться в гостинице, то автоматически рассчитывается сумма доплаты и печатается соответствующий счёт. Если же, наоборот, гость уезжает раньше срока, то рассчитывается сумма возврата и печатается квитанция на возврат денег. В любой момент можно выписать отдельные счета на бронирование номера, госпошлину, а так же любые произвольные счета (к примеру, если часть номеров вы сдаёте в аренду, можно выписать счёт за аренду арендаторам и т.п.).



Рисунок 9 - АРМ «Администратор гостиницы» версия 3.20

Программа поддерживает работу фискального регистратора. Это такой кассовый аппарат, который подключается к компьютеру через COM-порт и управляется полностью из программы. То есть, при печати счетов и квитанций, параллельно этот самый регистратор печатает соответствующие кассовые чеки и заносит необходимые (налоговой инспекции) данные в свою собственную фискальную память. Пока программа поддерживает только регистратор типа «ШТРИХ-ФР». Это достаточно распространённая в России модель, но в принципе, по желанию заказчика, можно доделать программу для любой другой модели. Если вы работаете с простым кассовым аппаратом или работаете вообще без него, то в настройках программы можно отключить поддержку фискального регистратора.

Программа сохраняет в соответствующих архивах всю введённую в процессе работы информацию. Естественно, она доступна вам в любой момент для просмотра/корректировки. Можно просмотреть полностью движение любого номера. В любой момент можно просмотреть кто, когда, сколько и на какую сумму проживал в N-ном номере.

Если вы допустили ошибку при выписке счёта, всегда можно любой счёт сделать испорченным, и тогда данные из него не будут участвовать в подготовке кассового отчёта. При этом если используется фискальный регистратор, он автоматически напечатает чек возврата продажи.

Отдельно про кассовый отчёт. Его можно сделать когда угодно и за какой угодно период. Можно сделать его только за последний час (два, три, смену) работы. А можно сделать за период, к примеру, с 2 марта 13 часов позапрошлого года по 19 мая 23 часа нынешнего года. Можно вместо дат, определяющих период за который готовится отчёт, использовать номера выписанных счетов - например, можно сделать отчёт так, чтобы в него вошли данные из счетов начиная с номера XXXXXX по номер YYYYYY. К кассовому отчёту программа делает также необходимые реестры (расшифровки).

Программа поддерживает работу по локальной сети. Если у вас достаточно большая гостиница (отель), то не исключено, что одновременно работают несколько администраторов. Можно настроить программу так, чтобы все они использовали единую базу данных. Тогда не возникнет проблемы, когда один администратор попытается заселить гостя в номер, который пять минут назад уже заселил другой администратор. В случае сетевой работы, кассовый отчёт и прочие сводные документы можно делать как для каждого рабочего места по отдельности, так и для всех рабочих мест сразу. Причём, совершенно не имеет значения, на каком рабочем месте делать эти отчёты. Можно, сидя за компьютером администратора N, сделать кассовый отчёт администратора M и наоборот.

Системные требования

Программа работает в среде Windows 95/98/ME/NT/2000/XP.

Каких-либо специальных требований к типу CPU или объёму оперативной памяти нет.

На жёстком диске программа со всеми необходимыми для работы файлами занимает не более 10МБ. Для работы необходимо наличие установленного в системе принтера.

Если планируете использовать программу вместе с фискальным регистратором, то необходим сам регистратор (пока программа поддерживает только «ШТРИХ-ФР») и установленные драйвера к нему.

Если планируете использовать сетевые возможности программы, то необходимо наличие самой сети (вполне достаточно одноранговой локальной сети на тонком коаксиальном кабеле - лишь бы она была настроена и компьютеры видели друг друга).

Единственное важное требование: для нормальной работы необходим установленный на машине BDE Administrator от Borland. Поэтому вам придётся самостоятельно установить BDE Administrator у себя на машине. Взять его можно практически с любого диска с инструментарием от фирмы Borland. Он 100% входит в состав таких пакетов как Borland Delphi, Borland C++ Builder и многих других. Кстати, многие программы (работающие с базами данных) самостоятельно устанавливают BDE Administrator при инсталляции. Проверить, установлен он у вас или нет можно в Панели Управления (Пуск->Настройка->Панель Управления).

Недостатки

- Первая проблема проявляет себя при работе программы под Windows 2000 (хотя, скорее всего, проявит она себя и под NT/XP). Заключается она в том, что программа не может показывать подготовленные к печати документы в режиме предварительного просмотра.

- Вторая проблема - отсутствие установленного на вашей машине BDE Administrator'а.

- Третья проблема: если планируете использовать программу вместе с фискальным регистратором, то необходим сам регистратор, пока программа поддерживает только «ШТРИХ-ФР», и установленные драйвера к нему.

Аналогов АРМ администратора гостиницы в Internet можно найти достаточно, и большинство из них можно установить на своё рабочее место совершенно бесплатно. Проблема состоит в обслуживании программы: нет гарантии того, что через неделю или месяц после установки этой программы в гостинице она будет работать, а так как она приобретена через Internet, очень сложно будет найти её разработчика, который сможет устранить неполадки.

2. ОПИСАНИЕ ПОСТАНОВКИ ЗАДАЧИ

В данной главе рассмотрены назначение, цели создания, реализуемые функции, входная и выходная информация автоматизированного рабочего места администратора гостиницы «Ермак» г. Сургута.

2.1 Характеристика задач

В настоящий момент времени практически весь учет работы администратора и хранение данных в гостинице проводится на бумажных носителях, что привело к большой загруженности персонала гостиницы, совершению большого количества ошибок, недостаточной надёжности хранения данных и снижению производительности труда.

Целью создания системы является повышение эффективности функционирования гостиницы, за счёт формирования базы данных с информацией по работе администраторов гостиницы, создание системы управления базой данных.

Критерии эффективности функционирования системы

Автоматизация рабочего места администратора гостиницы имеет ряд существенных преимуществ:

- повышение производительности труда;

- снижение вероятности ошибок персонала за счет надежного оперативного информационного обеспечения и автоматизации рутинных операций на различных этапах работы;

- повышение технического уровня, качества и объема получаемой информации;

- сокращение времени обработки информации и формирование необходимых отчетов и выходных файлов.

Перечень должностных лиц, для которых решается задача

Задача решается для главного администратора, для администраторов гостиницы и обслуживающего персонала, а так же для гостиницы в целом.

Ряд требований выдвинутые руководством предприятия

а) система должна быть экономически выгодной для предприятия, то есть требовать минимальных затрат на установку;

б) система должна обладать хорошим быстродействием;

в) система должна нормально функционировать на стандартных ПК клона IBM с процессором Pentium 100 (минимальные требования);

г) система должна обеспечивать защиту информационной базы данных от несанкционированного доступа;

д) система должна предусматривать возможность добавления выходных отчетов.

2.2 Входная информация

Входными документами являются документы:

а) Заявка (Таблица 2.1)

Таблица 2.1 - Документ «Заявка»

№ п/п	Наименование
1	Номер заявки
2	Дата заявки
3	ФИО заявителя
4	Дата планируемого заезда
5	Вид размещения
6	Номер

б) Размещение (Таблица 2.2)

Таблица 2.2 - Документ «Размещение»

№ п/п	Наименование
1	Номер размещения
2	ФИО гостя
2	Дата с
3	Дата по
4	Вид размещения
5	Номер
6	Выехал

в) Используемые услуги (Таблица 2.3)

Таблица 2.3 - Документ «Используемые услуги»

№ п/п	Наименование
1	Номер подсчёта
2	Наименование услуги
3	Количество услуги
4	Сумма услуг

г) Счёт (Таблица 2.4)

Таблица 2.4 - Документ «Счёт»

№ п/п	Наименование
1	Номер счёта
2	Номер подсчёта
3	Дата использования подсчёта
4	Сумма по подсчёту
5	Оплатил

д) Оплата (Таблица 2.5)

Таблица 2.5 - Документ «Оплата»

№ п/п	Наименование
1	Номер счёта
2	ФИО гостя
3	Сумма по счёту
4	Дата оплаты
5	ФИО администратора

е) Вход с систему (Таблица 2.6).

Таблица 2.6 - Документ «Вход в систему»

№ п/п	Наименование
1	Номер входа
2	ФИО администратора
3	Дата \ время входа
4	Дата \ время выхода

2.3 Нормативно-справочная информация

Информацию, которая используется достаточно часто и не изменяется продолжительное время, целесообразно выделить в справочную информацию, к ней будут относится следующие справочники:

а) Персонал

Таблица 2.7 - Справочник «Персонал»

№ п/п	Наименование
1	ФИО администратора
2	Должность
3	Пароль

б) Типы номеров

Таблица 2.8 - Справочник «Типы номеров»

№ п/п	Наименование
1	Тип номера
2	Количество мест
3	Цена номера

в) Виды размещения

Таблица 2.9 - Справочник «Виды размещения»

№ п/п	Наименование
1	Вид размещения
2	Тип размещения
3	Количество мест

г) Номерной фонд

Таблица 2.10 - Справочник «Номерной фонд»

№ п/п	Наименование
1	Номер комнаты
2	Тип номера
3	Последнее размещение

д) Справочник «Услуги»

Таблица 2.11 - Справочник «Услуги»

№ п/п	Наименование
1	Наименование услуги
2	Единицы измерения
3	Цена
4	Тип услуги

е) Гости:

Таблица 2.12 - Справочник «Гости»

№ п/п	Наименование
1	Имя в системе
2	Фамилия
3	Имя
4	Отчество
5	Гражданство
6	Дата рождения
7	Пол
8	Телефон
9	ИНН
10	Вид документа
11	Серия
12	Номер
13	Дата выдачи
14	Кем выдан
15	Место рождения
16	Фактическое место жительства
17	Номер миграционной карты
18	Срок действия с
19	Срок действия по
20	Цель приезда
21	Принимающая организация / Маршрут следования
22	Виза
23	Виза выдана
24	Виза дней
25	Виза с
26	Виза по
27	Пересек границу
28	Номер КПП

2.4 Выходная информация

К выходной информации будут относится отчеты, формируемые данной программой :

а) Отчёт о входе в систему

Таблица 2.13 - Отчёт о входе в систему

№ п/п	Наименование
1	Номер входа
2	ФИО администратора
3	Дата \ время входа
4	Дата \ время выхода

б) Отчёты по загрузке

1) занятые номера

Таблица 2.14 - Отчёт о занятых номерах

№ п/п	Наименование
1	Номер комнаты
2	Проживающие в номере
3	Номер(а) размещения
4	Дата(ы) въезда
5	Дата(ы) выезда

2) свободные номера

Таблица 2.15 - Отчёт о свободных номерах

№ п/п	Наименование
1	Номер комнаты
2	Состояние номера

3) планируемый заезд

Таблица 2.16 - Отчёт о планируемых заездах

№ п/п	Наименование
1	Номер комнаты
2	Номер заявки
3	Гость(и)

в) Отчёты по гостям

1) полный счет на все услуги, оплаченные гостем

Таблица 2.17 - Отчёт об оплаченных гостем услугах

№ п/п	Наименование
1	Номер счета
2	ФИО гостя
3	Сумма к оплате
4	Дата оплаты

2) анкета

Таблица 2.18 - Отчёт «Анкета»

№ п/п	Наименование
1	Фамилия
2	Имя
3	Отчество
4	Дата рождения
5	Место рождения
6	Номер комнаты
7	Прибыл
8	Выбыл
9	Документ, удостоверяющий личность
10	Серия
11	Номер
12	Дата выдачи
13	Кем выдан
14	Адрес места жительства

3) заявление

г) Аудиторские отчёты

1) не выселенные и не продлённые гости

Таблица 2.19 - Отчёт о не выселенных и не продлённых гостях

№ п/п	Наименование
1	ФИО гостя
2	Номер комнаты
3	Дата въезда
4	Дата выезда
5	Дата оплаты

2) аудит долгов возникших за период

Таблица 2.20 - Отчёт о долгах, возникших за период

№ п/п	Наименование
1	ФИО гостя
2	Номер комнаты
3	Дата въезда
4	Дата выезда
5	Сумма долга

3) аудит оплаченных услуг

Таблица 2.21 - Отчёт об оплаченных услугах

№ п/п	Наименование
1	ФИО гостя
2	Номер комнаты
3	Дата въезда
4	Дата выезда
5	Номер счёта
6	Дата оплаты
7	Сумма

д) Регламентированные отчёты

1) отчёт в ОВИР «Сводка о количестве иностранных граждан за период»

Таблица 2.22 - Отчёт в ОВИР «Сводка о количестве иностранных граждан за период»

№ п/п	Наименование
1	Код ОКСМ
2	Количество гостей, прибывших по служебным или общественным делам, в том числе из-за пределов России
3	Количество туристов, в том числе прибывших из-за пределов России

2) отчёт в ОВИР «Журнал регистрации иностранных граждан»

Таблица 2.23 - отчёт в ОВИР «Журнал регистрации иностранных граждан»

№ п/п	Наименование
1	Номер регистрации
2	Дата регистрации
3	Фамилия, имя
4	Гражданство, номер паспорта, срок его действия
5	Откуда прибыл
6	КПП, номер визы
7	Номер комнаты
8	Маршрут для туристов, организация, в которую прибыл гость
9	Срок действия визы, и до какого числа прописан
10	Дата выбытия

3. ОПИСАНИЕ АЛГОРИТМА РАБОТЫ

Автоматизированная система позволит создать отчёты значительно быстрее, чем это происходило до внедрения системы. Так как практически вся нормативно-справочная информация будет введена в базу данных, администратору останется только выбирать из списка, что исключит неверный набор данных. Значительно упростится работа администратора при повторном поселении гостя в данную гостиницу, исключится заполнения анкеты, и оформление гостя займет несколько минут. В целом, планируется следующий алгоритм работы системы:

Рисунок 10 - Запуск системы

а) при первом запуске системы необходимо ввести имена главного администратора и администраторов, каждый пользователь имеет свой пароль. Затем главный администратор заполняет базы данных фонда администраторов, номерного фонда, типов номеров, видов размещения и услуг, доступ к этим базам закрыт для администраторов;

Рисунок 11 - Процедура «Запуск АРМ»

б) администратор при поселении гостя заносит его паспортные данные, данные визы и миграционной карты (если гость не из России) в базу данных, договаривается с ним о виде оплаты, о точной дате выселения и поселяет его в свободный номер;



Рисунок 12 - Процедура «Поселение гостя без брони»



Рисунок 12 - Процедура «Поселение гостя по брони»



Рисунок 13 - Процедура «Оформление заявки»

в) во время проживания гость может переселиться в другой номер, продлить своё проживание в гостинице, пользоваться услугами, которые предоставляет гостиница и т.д.

Рисунок 14 - Процедура «Переселение (продление проживания) гостя»



Рисунок 16 - Процедура «Добавление услуги»

г) в день выселения гостя ему выдается полный отчёт об оказанных услугах и счёт;

Рисунок 15 - Процедура «Выселение гостя»



Рисунок 17 - Процедура «Оплатить услуги»

д) с помощью автоматизированной системы администратор создает каждый день в определённое для пересменки время кассовые отчёты, отчёты по загрузке гостиницы и отчёты по прибывшим гостям, так ежемесячные, ежеквартальные и годовые отчеты;

е) используя возможности системы по построению статистических отчетов, главный администратор анализирует ситуацию и отправляет документы в высшие организации: отчёты в ОВИР об иностранных гостях и отчёты в «СГП».

4. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Ниже описаны использованные средства для разработки программного обеспечения, обоснование выбора именно этого ПО, структура разработанного ПО и его функции.

4.1 Структура программного обеспечения

Программа разбита на следующие программные модули: Menu, Adm_mag, Uslugi, Vid_razm, Type_nom, Nom_fond, Parametri, Ins, Enter, Change_pas, Dolg, Viselenie, Zhurnal_prozhiv, Zayaviteli, Peres, Schet_list, Razmeschenie, Zayavka, Sovpad_fam, pitanie, Guest, Pod_nom, Ins_usl, Oplata_usl, Zhurnal_in_gr, Zhurnal_razmesch, Guest_list, Poisk.

Организация взаимодействия между программными модулями представлена на рисунке 18.

Рисунок 18 - Функциональная структура программного обеспечения

4.2 Функции частей программного обеспечения

В ходе разработки были выделены следующие функции программных модулей:

- Menu - предназначен для организации главного меню,

- Nom_fond - предназначен для отображения справочника номерного фонда,

- Uslugi - предназначен для отображения справочника услуг, оказываемых гостиницей,

- Vid_razm - предназначен для отображения справочника видов размещения гостиницы,

- Type_nom - предназначен для отображения справочника типов номеров гостиницы,

- Adm_mag - предназначен для отображения информации о входах в систему администраторами,

- Parametri - предназначен для корректировки справочников главным администратором,

- Ins - предназначен для ввода имени и пароля главного администратора

- Enter - предназначен для инициализации пользователей при входе в систему,

- Change_pas - предназначен для корректировки пароля администраторами,

- Zhurnal_prozhiv - предназначен для отображения журнала проживающих гостей, выполнения операций над ними,

- Zhurnal_razmesch - предназначен для отображения журнала о размещениях и заявках,

- Zhurnal_in_gr - предназначен для отображения журнала иностранных граждан,

- Guest_list - предназначен для отображения журнала всех гостей, проживавших и проживающих в гостинице,

- Razmeschenie - предназначен для оформления размещений,

- Zayavka - предназначен для оформления заявок,

- Zayaviteli - предназначен для отображения ФИО заявителей,

- Viselenie - предназначен для выселения гостей,

- Dolg - предназначен для отображения долга гостя при выселении,

- Peres - предназначен для переселения гостя в другой номер,

- Sovpad_fam - предназначен для выявления гостей с одинаковыми фамилиями при размещении,

- Pitanie - предназначен для определения режима питания гостя,

- Guest - предназначен для заполнения данных о госте,

- Pod_nom - предназначен для определения подходящих для гостя номеров при размещении,

- Schet_list - предназначен для отображении всех счетов гостя,

- Ins_usl - предназначен для добавления дополнительных услуг в счёт гостя,

- Oplata_usl - предназначен для оплаты услуг, используемых гостем,

- Poisk - предназначен для поиска определённого гостя по ФИО или по номеру.

4.3 Методы и средства разработки программного обеспечения

В качестве средства разработки программных модулей был выбран программный продукт фирмы Inprise - Delphi 7.0. Delphi содержит в себе широкий выбор возможностей.

Основным достоинством данной системы разработки приложений является высокая скорость разработки. Это достигается за счет многих факторов, некоторые из которых приведены ниже:

- многократно используемые и расширяемые компоненты. С появлением Delphi отпала необходимость программировать стандартные элементы управления Windows, такие как строки редактирования, кнопки и даже диалоговые окна, все это уже есть в виде готовых компонентов и шаблонов;

- достаточно хорошие графические возможности;

- наличие оптимизированного компилятора;

- возможность доступа к данным. BDE (Borland Database Engine) является встроенным в Delphi средством работы с базами данных.

4.4 Выбор и обоснование выбора операционной системы

В настоящее время благодаря стремительному развитию вычислительной техники и информационных технологий все большее применение находит ОС Windows и программные продукты, функционирующие под ее управлением. Выбор данной среды обусловлен:

- Windows является мультипрограммной средой (это позволяет пользователю одновременно работать с несколькими приложениями);

- позволяет более полно использовать ресурсы персонального компьютера;

- развитые средства создания пользовательского интерфейса;

- наличие стандартных драйверов для поддержки большого количества дополнительного оборудования (аудио карты, платы ввода/вывода видео и др.);

- признание данной ОС в качестве базовой для персональных ПК;

- приемлемая надежность и производительность клиентских приложений разрабатываемой системы при работе под управлением рассматриваемой операционной системы.

Широкое распространение Windows и множество предоставляемых возможностей послужили причиной, по которой крупнейшие производители программного обеспечения занялись разработкой программных продуктов, работающих под управлением Windows.

Выпуск версии Windows XP не оставляет ни каких сомнений в отношении выбора пользователями операционной системы для IBM PC совместимых компьютеров в ближайшее время. Следовательно, в плане создания приложений, Microsoft Windows является самой оптимальной операционной системой.

5. ОБОСНОВАНИЕ И ВЫБОР ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

При выборе технических средств необходимо учитывать следующие положения:

- достаточный объем оперативного запоминающего устройства;

- достаточный объем свободного пространства на жестком диске;

- приемлемый тип видеоадаптера и дисплея;

- достаточная для быстрой работы приложений производительность процессора;

- возможность вывода информации на бумажный носитель;

Для оптимальной работы программы требуется техническое обеспечение, удовлетворяющее ниже изложенным требованиям.

а) Для разработки необходимы следующие средства вычислительной техники:

1) процессор Pentium c тактовой частотой 166 Мгц или выше (рекомендуется Pentium II 333 MГц),

2) объем ОЗУ 256 Мбайт,

3) жесткий магнитный диск объемом 475 Мбайт,

4) устройство чтения компакт-дисков (CD-ROM),

5) SVGA-монитор и видеоадаптер,

6) мышь или другой манипулятор.

б) Средства вычислительной техники, необходимые для функционирования продукта:

1) процессор Pentium c тактовой частотой 166 Мгц,

2) объем ОЗУ 128 Мбайт,

3) жесткий магнитный диск объемом 200 Мбайт,

4) SVGA-монитор и видеоадаптер,

5) мышь или другой манипулятор.

6. РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

В данной главе рассматривается руководство пользователя (главный администратор и администраторы) и программиста.

6.1 Руководство пользователя

Данное руководство представляет собой описание конфигурации «Гостиница», которая предназначена для автоматизации работы сотрудников ведомственных гостиниц. Конфигурация позволяет вести учёт номерного фонда, состояния номеров, взаиморасчёты с проживающими, резервировать (бронировать) номера, размещать и регистрировать гостей.

6.1.1 Обзор конфигурации

В этой главе даётся обзор возможностей конфигурации; в общих чертах описываются справочники, документы и отчёты, механизмы конфигурации. Эта глава позволяет получить представление о функциональных возможностях конфигурации, назначении отдельных её элементов.

6.1.1.1 Номерной фонд

Для хранения списка номеров в номерном фонде гостиницы служит справочник «Номерной фонд». Каждому номеру назначается количество основных мест, т.е. количество гостей, которые могут в нём одновременно проживать. Тип номера может изменяться в течение периода эксплуатации.

Рисунок 19 - Справочник «Номерной фонд»

Список типов номеров гостиницы хранится в справочнике «Типы номеров». Для каждого типа номера нужно определить количество основных мест в номерах этого типа. Формирование списка типов номеров - ответственный этап, т.к. по типам номеров строятся основные отчёты по загрузке гостиницы и схема ценообразования.

Рисунок 20 - Справочник «Типы номеров»

Виды размещения используются для определения количества мест, занимаемых гостем в номере при поселении, и хранятся в справочнике «Виды размещения». Название видов размещений может быть произвольным, однако, любой вид размещения, созданный в программе, должен быть одного из трёх типов: весь номер - гость занимает все места в номере; места - гость занимает указанное число мест в номере; совместно - используется для гостей, которые не платят за себя, а живут вместе с гостем, оплачивающим весь номер.

Рисунок 21 - Справочник «Виды размещения»

Для хранения списка услуг используется справочник «Услуги». В справочнике указываются: наименование услуги, единица измерения, цена услуги, тип услуги. Реквизит «Ед.изм» - единица измерения услуги - нужен для «читаемости» некоторых отчётов. Для услуги «Проживание» можно написать «сутки» или «полусутки», для услуги «Завтрак» - «раз». Заполнять реквизит необязательно. Цена услуги вводится вручную. Услуга может быть одного из двух типов: разовая - услуга, для которой количество указывается вручную; периодическая - услуга, для которой можно автоматически рассчитать, сколько раз услуга оказывается за период проживания гостя.

Рисунок 22 - Справочник «Услуги»

6.1.1.2 Гости

Справочник «Гости» хранит карточки физических лиц, т.е. гостей и заявителей гостиницы. Регистрация новых гостей и заявителей обычно происходит их форм брони и размещений. Новые гости создаются из формы списка справочника «Гости» только в группе «Чёрный список». В нижней части формы справочника, для выделенного курсором гостя, показана информация о последнем проживании гостя и «паспортные данные».

Рисунок 23 - Справочник «Гости»

Справочник гостей структурирован. Группа «Выехавшие» предназначена для хранения «исторического» списка гостей, посетивших гостиницу. Гость попадает в выехавшие автоматически при выселении. Группа «Проживающие» содержит список гостей проживающих на текущее время. При бронировании гости создаются в группе «Заявители». При размещении гостя по брони, гость автоматически переходит сначала в проживающие, а затем, после выселения, в выехавшие. Группа «Чёрный список» предназначена для хранения «нежелательных» гостей. Обычно гости с долгами за проживание или услуги переносятся в чёрный список администратором, и, при следующем заезде, после оплаты задолженности, гости автоматически удаляются из чёрного списка. Помещение гостей в чёрный список осуществляется при помощи нажатия на кнопку «В `чёрный' список».

При нажатии на кнопку «Карточка гостя» открывается карточка гостя, которая заполняется администратором при размещении. При нажатии на кнопку «Анкета», на печать идёт анкета гостя, данные для этого отчёта берутся из карточки гостя. Эту же анкету можно распечатать с помощью меню «Отчёты / Анкета».

При нажатии на кнопку «Проживающие» откроется журнал проживающих гостей.