Реляційна база даних - це сукупність відносин, що містять всю інформацію, яка повинна зберігатися в БД. Однак користувачі можуть сприймати таку базу даних як сукупність таблиць.

1. Кожна таблиця складається з однотипних рядків і має унікальне ім'я.

2. Рядки мають фіксоване число полів (стовпців) і значень (множинні поля і повторювані групи неприпустимі). Інакше кажучи, в кожній позиції таблиці на перетині рядка і стовпця завжди є в точності одне значення або нічого.

3. Рядки таблиці обов'язково відрізняються один від одного хоча б єдиним значенням, що дозволяє однозначно ідентифікувати будь-який рядок такої таблиці.

4. Стовпцях таблиці однозначно присвоюються імена, і в кожному з них розміщуються однорідні значення даних (дати, прізвища, цілі числа або грошові суми).

5. Повний інформаційний зміст бази даних представляється у вигляді явних значень даних, і такий метод подання є єдиним. Зокрема, не існує будь-яких спеціальних "зв'язків" або покажчиків, що з'єднують одну таблицю з іншого.

6. При виконанні операцій з таблицею її рядки і стовпці можна обробляти в будь-якому порядку безвідносно до їх інформаційного змісту. Цьому сприяє наявність імен таблиць і їх стовпців, а також можливість виділення їх рядків або будь-якого набору рядків із зазначеними ознаками.

­ Розробимо схему даних, (створення зв'язків між таблицями). Для цього:

­ натискаємо по кнопку на панелі інструментів (або команда Сервіс, Схема даних). На екрані з'явиться вікно << Схема даних >>;

­ Клікаємо по кнопці на панелі інструментів (або команда Зв'язку, Додати таблицю);

­ у вікні буде виділено назва однієї таблиці. Клікаємо по кнопці <Додати>, переводимо виділення на ім'я наступної таблиці і клікніть по кнопці <Додати>. Аналогічно додаємо решту таблиці;

­ закрийте вікно, клікнувши по кнопці <3акрить>;

­ щоб не виконувати всі вищеописані дії, можна просто перетягнути мишкою таблиці з вікна "Бази даних Таблиці" у вікно "Схема даних";

­ створимо зв'язок між таблицями Співробітники та Замовлення. Для цього курсором миші перетягуємо << Код співробітника >> у таблиці Співробітники на поле << Код співробітника >> в таблицю Замовлення. На екрані відкриється вікно << Зв'язки >>;

­ встановлюємо прапорець ("галочку") у властивостях Забезпечення цілісності даних, Каскадне оновлення пов'язаних полів і Каскадне видалення пов'язаних записів;

­ клікаєм по кнопці <Створити>. Зв'язок буде створено;

­ аналогічно створюємо зв'язку між полем << Код клієнта >> в таблиці Клієнти та полем << Код клієнта >> в таблиці Замовлення, і т.д. Малюнок 3 відображає отриману схему бази даних комп'ютерного магазину.

­ Зачиняємо вікно схеми даних, відповідь ТАК на запитання о збережені макета.

Малюнок 3. Реляційна структура СУБД Access для інформаційної системи туристичної фірми.

У створеній базі даних існує можливість правки, додавання, перегляду всіх даних. Причому за рахунок зв'язків при процесі виправлення однієї з таблиць, будуть автоматично змінюватися дані в інших таблицях.

Форми служать для введення і перегляду даних в зручному для користувача вигляді, який відповідає звичному для нього документу. При виведенні даних за допомогою форм можна застосовувати спеціальні засоби оформлення.

Для створення форми потрібно відкрити вкладку "Форми" вікна бази даних і натиснути кнопку "Створити"

Після цього у вікні слід вибирати спосіб створення форми "Майстер форм" і вибрати таблицю, по якій необхідно зробити форму, в нашому випадку таблиця "Співробітники".

Далі за допомогою кнопок (перенести всі записи) або (перенести вибраний запис) потрібно вибрати поля, які будуть відображені у формі. Натискаємо кнопку "Далі". Потім потрібно вибрати зовнішній вигляд форми, стиль (малюнок 7), задати ім'я форми і форма готова. Якщо автоматичне розташування полів форми нас не влаштовує, то необхідно його змінити. Перейдемо в режим конструктора (кнопка на панелі інструментів ). Тут можна міняти розташування і розмір полів форми на свій розсуд: досить мишкою виділити зацікавлений об'єкт.

Малюнок 4 Готова форма таблиці Співробітники.

Припустимо, що вам необхідно знайти в базі даних певного співробітника (наприклад, на прізвище). Для цього потрібно:

встановити курсор в полі "Прізвище".

виконати команду меню Правка > Знайти, або скористатися кнопкою панелі інструментів.

Або необхідно знайти всіх співробітників - менеджерів. Для цього:

вибираємо необхідне поле (в даному випадку ставимо курсор в полі "Посада" > "менеджер") і натискаємо кнопку (або виконуємо команду Записи, Фільтр, Фільтр по виділеному). У формі (або таблиці) залишаться тільки записи про співробітників, що мають посаду менеджер;

для скасування фільтрації натискаємо на кнопку на панелі інструментів або виконати команду Записи, Видалити фільтр. У формі (таблиці) з'являться всі дані. Як правило, фільтрацію зручніше використовувати в табличних формах або безпосередньо в самих таблицях СУБД Access.

Оперування даними

Створення запитів

Запити дозволяють вибирати дані з однієї або декількох пов'язаних таблиць. Результатом виконання запиту є результуюча таблиця, яка поряд з іншими таблицями може бути використана при обробці даних. За допомогою запитів можна також оновлювати, видаляти або додавати дані в таблиці. Основним призначенням запитів є відбір даних по критеріях пошуку.

Створимо запити на наявність путівки в певну країну.

Для створення запиту необхідно відкрити вкладку "Запити" вікна бази даних, натиснути кнопку створити і у вікні вибрати "Простий запит". У цьому випадку буде запропоновано вказати список таблиць і їх полів. Вибираємо таблицю "Тури", додаємо необхідні поля (Малюнок 5), натискаємо кнопку "Далі". На підставі цих даних буде створений запит. У наступному вікні натискаємо "Далі". Тепер задаємо ім'я запиту "Доступні тури" і відзначаємо галочкою пункт "Змінити макет запиту", натискаємо "Готово". Запит відкриється в режимі конструктора. Тепер у стовпці "Країна" у рядку "Умова відбору" задаємо [Введіть країну]. При виконанні запиту (значок на панелі управління) з'явиться вікно з пропозицією ввести назву країни. (Малюнок 6).

Малюнок 5. Створення запиту "Доступні тури".

Малюнок 6. Вікно з пропозицією ввести країну.

Для зручності використання запитів, для них створюються форми.

Вихідні дані

Звіти

Звіти призначені для формування вихідних документів і виведення їх на друк. За своїми властивостями і структурі звіти багато в чому подібні формам. Основна їх відмінність полягає в тому, що у звіті відображаються всі дані і в них передбачена можливість групувати дані за різними критеріями. Звіти на відміну від форм можуть містити спеціальні елементи оформлення, характерні для друку документів: колонтитули, номери сторінок і т.д.

Звіти, також як і форми, можна створювати за допомогою конструктора або майстра звітів. Використовується також автоматичне створення звітів.

Послідовність дій при формуванні звіту за допомогою Майстра така ж, як і при створенні форми. Додатковими є два кроки: додавання рівня угруповань і завдання необхідного порядку сортування. Додавання рівня угруповання дозволяє виводити записи, об'єднані за обраними полями. Наприклад, при завданні рівння угруповання по полю Посада записи будуть згруповані за конкретним значенням цього поля. Access автоматично сортує дані групуює поля, а всередині групи можна також задати сортування по будь-якому з полів, що входять в групу.

По кожній з груп при необхідності можна підбивати підсумки. Для отримання підсумкових значень по числовим полях необхідно після додавання рівня угруповання в діалоговому вікні Створення звітів клацнути на кнопці Підсумки, після чого для відповідного числового поля вибрати необхідні функції. При виборі функції Sum (суми) для будь-якого поля Access не тільки автоматично підрахує суму значень для кожної групи, а й підведе підсумки за всіма записами обраного поля. Програма передбачає висновок як даних (записів) і підсумків, так і тільки підсумків. Якщо не заданий рівень угруповання, то кнопка "Підсумки" стає недоступною.

З режиму перегляду користувач може скопіювати звіт у вигляді окремого файлу текстового редактора Word або електронної таблиці Excel. Для цього необхідно клацнути на кнопці "Зв'язки з Office", розташованої на панелі інструментів "Попередній перегляд".

Для створення звіту слід відкрити вкладку "Звіти" у вікні бази даних і натиснути кнопку "Створити" у верхній частині вікна бази даних.

У вікні "Новий звіт" вибрати пункт "Майстер звітів" і вказати джерело даних - таблицю або запит (у нашому випадку це запит на дані про постачальників послуг), натиснути кнопку "ОК". Вибрати поля для звіту з наявних джерел як ми це робили при створенні форм і запитів. Вибираємо вид представлення даних, натискаємо "Далі". Додаємо рівні угруповання, натискаємо "Далі". Виберіть макет звіту. Рекомендуємо ступінчастий, так як він займає менше місця і в ньому наочно представленні дані (хоча це справа смаку). Клацніть по кнопці "Далі". Виберіть стиль звіту та натисніть на кнопку "Далі". Введіть назву звіту Підсумки сесії і натисніть на кнопку "Готово". На екрані з'явиться звіт. Його можна переглянути, змінюючи масштаб (клацнувши по листу) і перегортаючи сторінки (в нижній частині екрана). Його можна також роздрукувати, виконавши команду Файл, Друк. Після завершення необхідних вам операцій закрийте вікно перегляду звіту.

Створення кнопкової форми

Для створення кнопкового меню виконайте такі дії:

· виконайте команду Сервіс, Службові, Диспетчер кнопкових форм;

· підтвердіть створення кнопкової форми, клацнувши по кнопці "Так";

· Access запропонує вам працювати з головною кнопкової формою або створити додатково нову. Створіть свою форму, клацнувши по кнопці "Створити";

· введіть ім'я Меню і натисніть на кнопку "ОК";

· у вікні виберіть Меню та натисніть на кнопку "Змінити";

· створіть елементи даної кнопкової форми, клацнувши по кнопці "Створити";

· в рядку Текст введіть пояснювальний напис до першої створюваної кнопці - Співробітники;

· в рядку Команда виберіть зі списку Відкриття форми в режимі редагування; Примітка. Диспетчер безпосередньо може зв'язати кнопку з відкриттям форми або звіту. Щоб відкрити таблицю або запит, треба створити відповідний макрос і вказати це в диспетчері.

· в рядку Форма виберіть зі списку форму Співробітники та натисніть на кнопку "ОК";

· введіть в меню всі створенні форми і звіти по цій зразком;

· зачиніть вікно кнопкової форми, клацнувши по кнопці "Зачинити";

· клацніть по кнопці "За умовчанням";

· зачиніть диспетчер кнопкової форми, клацнувши по кнопці "3ачинити";

Моє меню.

3. Висновок

­ База даних - це сукупність структурованих і взаємозалежних даних і методів, що забезпечують додавання вибірку і відображення даних. Microsoft Access дозволяє керувати всіма відомостями з одного файлу баз даних. В рамках цього файлу використовуються наступні об'єкти:

­ таблиці для збереження даних;

­ запити для пошуку і вилучення тільки необхідних даних;

­ форми для перегляду, додавання і зміни даних в таблицях;

­ звіти для аналізу та друку даних у певному форматі;

Вдала розробка бази даних забезпечує простоту її підтримки.

Розробленна в даному курсовому проекті база даних для вирішення завдань документообігу в туристичній фірмі, дозволяє автоматизувати весь документообіг, що дозволяє розвантажити звітний документообіг, і скоротити помилки в документації. При появі нових виробничих завдань розробник може в найкоротші терміни реалізувати їх в базі даних, шляхом додавання рядків, стовпців і цілих таблиць.

Описана в цьому курсовому проекті база даних повинна бути корисна при роботі в даній області.

У ході проробленої роботи, нами були створені:

­ 6 таблиць.

­ 7 запитів.

­ 8 форм.

­ 5 звітів.

Microsoft Access, володіючи всіма рисами класичної СУБД, надає і додаткові можливості. Access - це не тільки потужна, гнучка і проста у використанні СУБД, але і система для розробки працюючих з базами даних додатків. За допомогою Access можна створити додаток, що працює в середовищі Windows і повністю відповідне потребам по управлінню даними. Використовуючи запити, є можливість вибирати і обробляти збережену в таблицях інформацію. Можна створювати форми для введення, перегляду і оновлення даних, а також використовувати Access для створення як простих, так і складних звітів. Форми і звіти "успадковують" властивості базової таблиці або запиту, так що в більшості випадків необхідно вказати формати, умови на значення і деякі інші характеристики даних тільки один раз. До числа найбільш потужних засобів Access відносяться засоби розробки об'єктів - Майстри, які можна використовувати для створення таблиць, запитів різних типів форм і звітів, просто вибравши за допомогою миші потрібні опції.

За допомогою Access також легко імпортувати дані з текстових файлів, документів текстових процесорів і електронних таблиць (і експортувати дані в них).

Microsoft Access має безліч областей застосування: на малому підприємстві; корпорації і навіть у сфері домашнього застосування.

4. Список літератури

1. Голышева А.В. MS Access 2007. Все, что нужно для уверенной работы, 2009 - 387 с.

2. Д. Крёнке. Теория и практика построения баз данных, 8-е издание. - СПб.: Питер. - 2009. - 800 с.

3. К. Дж. Дейт. Введение в системы баз данных, 8-е издание.: Пер. С англ. - М. Изд. дом "Вильямс". - 2010. - 1328 с.

4. Косинський B.I. Сучасні інформаційні технології: навч. посіб. / В.І. Косинський, О.Ф. Швець. - К.: Знання, 2011. - 318 с.

5. М'якшило О.М. Моделювання баз даних засобами Case - технології ERWin: для студ. напряму 0804 "Комп`ютерні науки" всіх форм навчання - К.: НУХТ, 2007 - 60 с.

6. Домашняя страница Access: справка и обучение http://office. microsoft.com/ru-ru/access/FX100487571049. aspx

7. Селіверстов Р.Г., Новосад В.П. Microsoft Access 2007: Навчальний посібник. - Львів: Видавництво Львівської політехніки, 2010. - 116 с.

8. Основы проектирования реляционных баз данных. Электронное учебное пособие.

9. Томас Коннолли Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение, - СПб.: Питер. - 2009. - 567 с.

10. Ф.Д. Ролланд. Основные концепции баз данных.: Пер. с англ. - М. Изд. дом "Вильямс". - 2011. - 256 с.

11. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений, 4-е издание. - СПб.: КОРОНА принт. - 2010. - 736 с.

Размещено на Allbest.ru