Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Организация проекта
• 1.1 Создание проекта в программе Microsoft Project
• 1.2 Создание календаря проекта в программе Microsoft Project
• 1.3 Создание графика работ
• 1.2 Формирование структуры графика работ
• 2. Назначения ресурсов проектов
• 3. Отслеживание хода выполнения проекта
• Заключение
• Список использованных источников

Введение

Бурное развитие компьютерной техники, создание дружественного для неквалифицированного пользователя программного обеспечения привело к широкому применению информационных технологий во всех областях человеческой деятельности, послужило толчком к развитию общества, построенного на использовании различной информации.

За короткий срок информационные системы прошли развитие от вычислительных систем, применяемых в научных исследованиях и АСУ крупных предприятий до комплексных автоматизированных информационных систем, позволяющих реализовать весь спектр не только обработки, накопления информации, но и управления компаниями, организациями на всех уровнях.

Создание персональных компьютеров, адаптированного графического интерфейса расширило рынок информационных продуктов и услуг до уровня "домашнего потребления". Информационные системы из технологической составляющей бизнеса, управления превратились в фактор производства, фактор конкурентной борьбы. Однако вместе с очевидными преимуществами применения информационных систем возникла проблема управления информационными системами.

Практика создания и эксплуатации информационных систем выявила проблемы и противоречия, которые могли быть разрешены только введением всестороннего специализированного информационного менеджмента. Расходы на проектирование и внедрение информационных систем обычно существенно превышали запланированные суммы. Качество разработки оказывалось неудовлетворительным: противоречия между техническим и программным обеспечением при эксплуатации, рост расходов на обслуживании систем, находящихся в эксплуатации и т.д.

Сегодня деятельность любой компании и организации сильно зависит от подразделения, обеспечивающего информационную среду компании, и зависимость эта со временем усиливается. В результате обслуживание информационных систем перестает быть только технической задачей и все в большей степени становится неотъемлемой частью бизнеса, интегрированной в бизнес-процессы компании.

Уровень развития информационной системы организации, значимость информационных технологий для деятельности организации делает ИТ-подразделения компаний неотъемлемой частью бизнеса. Сложность задач в управлении информационными системами и персоналом приводит к необходимости разработки стратегий в области информационных технологий ведения специализированного менеджмента - информационного менеджмента.

Применение компьютерной техники, прикладного программного обеспечения, сетевых технологий является для компании вопросом престижа, "продвинутости" руководства. Никто не требует от информационной системы какой-либо отдачи, и тем более экономической эффективности.

Информационные технологии, информационные системы применяются на уровне оперативного управления предприятием, организацией - накопление, хранение, классификация, первичная обработка информации. Информационные системы применяются для решения бизнес задач предприятия, организации.

Важным фактором в подготовке высококвалифицированных специалистов в области экономических информационных систем является комплексная подготовка, учитывающая широкий спектр областей знания, специализированных дисциплин.

Особенностью дисциплины "Информационный менеджмент" то, что данная отрасль знания зародилась относительно недавно и является развивающейся. По существу, информационный менеджмент не имеет пока ни устоявшейся терминологии, ни ставших классическими методик и решений. В следствие этого, специалисты часто используют не только разные понятия и термины, но и различным образом толкуют задачи информационного менеджмента и методологию их решения. Материалы исследований, практические советы, анализ разработки и внедрения ИС, являются результатом дискуссии специалистов в области информационных технологий и ИТ-менеджмента.

1. Организация проекта

1.1 Создание проекта в программе Microsoft Project

По умолчанию в Microsoft Project 2016 автоматически при запуске открывается команда "Создать", где можно выбрать способ создания нового проекта. Проект в Microsoft Project 2016 - это файл типа mpp. Для того чтобы создать новый проект в Microsoft Project 2016 принудительно, необходимо кнопкой "Файл" открыть команду "Создать".

Рисунок 1 - Создание нового проекта

Теперь можно выбрать способ создания нового проекта:

ѕ выбрать "Новый проект" и нажать команду "Создать": проект будет создан на основе шаблона Global. mpt;

ѕ создать новый проект из существующего документа - проекта, книги Excel или списка задач SharePoint;

ѕ создать на основе шаблона. Шаблон можно выбрать из имеющихся на компьютере или на сайте Office.com (при наличии подключения к интернету).

После создания файла проекта, рекомендуется сразу сохранить его. Для этого нужно нажать кнопку "Файл", выбрать команду "Сохранить", выбрать место для сохранения файла и дать файлу проекта "Имя" (по умолчанию файл проекта называется "Проект1. mpp").

Рисунок 2 - Сохранение файла проекта

Microsoft Project 2016 поддерживает экспорт в формат PDF и XPS.

Portable Document Format (PDF) - это электронный формат с постоянной разметкой, который сохраняет форматирование документа и допускает совместное использование файла. Формат PDF гарантирует, что при просмотре файла в интерактивном режиме и при его печати будет сохранен исходный формат и данные файла нельзя будет легко изменить. Формат PDF также полезен при печати документов в типографии.

XML Paper Specification (XPS). XPS является электронным форматом файла, сохраняющим форматирование документов и обеспечивающим совместную работу с файлом. Формат XPS гарантирует, что при просмотре файла в интерактивном режиме и при его печати будет сохранен исходный формат и данные файла нельзя будет легко изменить.

1.2 Создание календаря проекта в программе Microsoft Project

В Microsoft Project календари используются для описания рабочего и нерабочего времени.

Microsoft Project использует три типа календарей:

1. календарь проекта определяет рабочее время по умолчанию для всего проекта (для всех ресурсов и задач проекта);

2. календари ресурсов используются для отдельных ресурсов или для групп ресурсов, которые имеют индивидуальный рабочий график;

3. календари задач используются для задач, которые могут выполняться вовремя отличное от стандартного календаря проекта, например, часть работ проекта может выполняться только в первую половину рабочего дня.

Календарь проекта определяет рабочий график для всех ресурсов и задач, для которых не используется индивидуальный календарь. Изменения, вносимые в календарь проекта, автоматически отражаются в календарях ресурсов, сформированных из этого же календаря проекта.

В качестве календарей проекта и задач, а также в качестве основы календарей ресурсов используются базовые календари. Microsoft Project имеет три базовых календаря:

1. Стандартный: рабочее время с понедельника по пятницу (с 9: 00 до 13: 00 и с 14: 00 до 18: 00). Этот календарь используется по умолчанию при создании нового проекта;

2. 24 часа: нерабочее время отсутствует;

3. Ночная смена: ночная смена с ночи понедельника по утро субботы (с 23: 00 до 8: 00 с часовым перерывом).

Microsoft Project поддерживает создание своих базовых календарей, если имеющиеся календари не соответствуют требованиям проекта.

Рисунок 3 - Создание календаря

Назначить созданный календарь проекту можно через диалоговое окно "Сведения о проекте".

Рисунок 4 - Назначение созданного базового календаря

1.3 Создание графика работ

Проект "Разработка программного средства" составляется для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи, ресурсы и назначения.

Составление плана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимозависимостей между ними с помощью назначений.

Порядок выполнения работы:

1) Редактирование начальных параметров проекта.

Для редактирования начальных параметров проекта, нужно перейти на вкладку "Проект" и нажать кнопку "Сведения о проекте", и в открывшемся окне определите дату начала работ (Вт 05.04.16).

Рисунок 5 - Дата начала работ

2) Создание перечня задач проекта и их продолжительность

Определение целей разработки ПО - 2дн.

Планирование разработки - 4дн.

Назначение кода темы - 3дн.

Выбор принципов разработки ПО - 24дн.

Выяснение основных требований к ПО - 20дн.

Формирование проекта ТЗ - 7дн.

Согласование проекта ТЗ с заказчиком ПО - 5дн.

Формирование структурной модели - 7дн.

Формирование объектно-ориентированной модели - 30дн.

Определение принципов построения экранного интерфейса - 35дн.

Разработка основных модулей - 50дн.

Разработка базы данных - 48дн.

Интеграция всех модулей - 35дн.

Проведение отладки - 5дн.

Выпуск бета-версии - 2дн.

Сбор сведений о результатах тестирования - 5дн.

Доработка модулей и БД - 7дн.

Выпуск финальной версии - 5дн.

Формирование необходимой для сертификации документации - 5дн.

Внутренний аудит процесса создания ПО - 2дн.

Заключение договора на сертификацию - 2дн.

Проведение сертификации ПО - 2дн.

3) Создание перечня ресурсов

Начальник отдела разработки ПО - 1чел.

Программист - 5чел.

Экономист - 1чел.

Аудитор ПО - 1чел.

4) Создание назначений (связей)

Зависимость задач и ресурсов приведем в таблице.

Таблица 1 - Зависимость задач

Название задачи	Длительность	Начало	Окончание	Предшественники	Названия ресурсов
Разработка программного средства	140 дней	Вт.05.04.16	Пн.17.10.16
Организация работ	30 дней	Вт.05.04.16	Пн.16.05.16
Определение целей разработки ПО	2 дней	Вт.05.04.16	Ср.06.04.16		Начальник отдела разработки ПО
Планирование разработки	4 дней	Чт.07.04.16	Вт.12.04.16	3	Начальник отдела разработки ПО
Назначение кода темы	3 дней	Ср.13.04.16	Пт.15.04.16	4	Экономист
Выбор принципов разработки ПО	24 дней	Ср.13.04.16	Пн.16.05.16	4	Начальник отдела разработки ПО [50%]
Разработка ТЗ	32 дней	Ср.13.04.16	Чт.26.05.16	4
Выяснение основных требований к ПО	20 дней	Ср.13.04.16	Вт.10.05.16	4	Начальник отдела разработки ПО [50%]; Программист 1
Формирование проекта ТЗ	7 дней	Ср.11.05.16	Чт. 19.05.16	8	Программист 2
Согласование проекта ТЗ с заказчиком ПО	5 дней	Пт. 20.05.16	Чт.26.05.16	9	Начальник отдела разработки ПО; Программист 2
Разработка ПО	72 дней	Пт.27.05.16	Пн.05.09.16	7
Формирование структурной модели	7 дней	Пт.27.05.16	Пн.06.06.16	10	Программист 3; Программист 4
Формирование объектно-ориентированной модели	30 дней	Вт.07.06.16	Пн.18.07.16	12	Программист 1 [33%]; Программист 4 [25%]; Программист 5 [50%]
Определение принципов построения экранного интерфейса	35 дней	Вт.07.06.16	Пн.25.07.16	12	Начальник отдела разработки ПО; Программист 4 [25%]
Разработка основных модулей	50 дней	Вт.07.06.16	Пн.15.08.16	12	Программист 1 [33%]; Программист 2 [50%]; Программист 3 [50%]; Программист 4 [25%]; Программист 5 [50%]
Разработка базы данных	48 дней	Вт.07.06.16	Чт.11.08.16	12	Программист 1 [33%]
Интеграция всех модулей	35 дней	Вт. 19.07.16	Пн.05.09.16	13	Программист 2 [50%]; Программист 3 [50%]; Программист 4 [25%]
Отладка и испытания	24 дней	Вт.06.09.16	Пт.07.10.16	11
Проведение отладки	5 дней	Вт.06.09.16	Пн.12.09.16	17	Программист 3; Программист 4; Программист 5
Выпуск бета-версии	2 дней	Вт.13.09.16	Ср.14.09.16	19	Программист 1
Сбор сведений о результатах тестирования	5 дней	Чт.15.09.16	Ср.21.09.16	20	Программист 2; Программист 3
Доработка модулей и БД	7 дней	Чт.22.09.16	Пт.30.09.16	21	Программист 2; Программист 4; Программист 5
Выпуск финальной версии	5 дней	Пн.03.10.16	Пт.07.10.16	22	Программист 1
Сертификация	23 дней	Чт.15.09.16	Пн.17.10.16	20
Формирование необходимой для сертификации документации	5 дней	Чт.15.09.16	Ср.21.09.16	20	Программист 4; Программист 5; Программист 1
Внутренний аудит процесса создания ПО	2 дней	Пн.10.10.16	Вт.11.10.16	23; 25	Аудитор ПО
Заключение договора на сертификацию	2 дней	Ср.12.10.16	Чт.13.10.16	26	Начальник отдела разработки ПО
Проведение сертификации ПО	2 дней	Пт.14.10.16	Пн.17.10.16	27	Начальник отдела разработки ПО

При помощи видов связей (назначений) создадим диаграмму Гантта в соответствии с таблицей 1.

Рисунок 6 - Диаграмма Гантта

1.2 Формирование структуры графика работ

При разработке больших проектов, состоящих из большого количества работ, Microsoft Project позволяет объединить связанные между собой работы в группы. Создание иерархической структуры проекта позволяет произвести декомпозицию работ проекта на более мелкие, обозримые и управляемые части, точнее определить и состав, и характеристики работ, которые предстоит выполнить.

Один из основных принципов построения иерархической структуры проекта - это принцип полноты. Все работы и результаты проекта, включая промежуточные и управленческие, должны присутствовать в иерархической структуре проекта.

Обратное тоже верно - работы вне проекта (то есть нужные для успешного выполнения другого проекта/процесса), не должны быть включены.

Сгруппируем работы по этапам и введём названия этих этапов.

ѕ Для создания группы (этапа) нажмём правой клавишей мыши на первой строке таблицы и из контекстного меню выберем "Вставить задачу";

ѕ Называем её "Организация работ";

ѕ Выделим работы: "Определение целей разработки ПО", "Планирование разработки", "Назначение кода темы" и "Выбор принципов разработки ПО" и сгруппируем их, нажав на кнопку "Понизить уровень задачи".

Аналогичным способом нужно сгруппировать все последующие задачи, для создания следующих этапов: "Разработка ТЗ", "Разработка ПО", "Отладка и испытания", "Сертификация".

Завершающим этапом будет создание группы "Разработка программного средства", которая сгруппирует все выше созданные этапы.

Рисунок 7 - Иерархическая структура проекта

Так же данную задачу можно решить нисходящим методом.

В нисходящем методе планирования проекта сначала определяются основные этапы, которые затем разбиваются на отдельные задачи.

2. Назначения ресурсов проектов

Назначением называется связь между задачей и ресурсом, необходимым для завершения этой задачи. На одну задачу может быть назначено произвольное количество ресурсов, как рабочих, так и материальных (другими словами, с одной задачей может быть связано несколько назначений).

Для назначения ресурсов непосредственно при описании задачи необходимо:

ѕ Открыть окно "Сведения о задаче" для этого необходимо два раза нажать на названии задачи или выделить задачу и нажать на кнопку "Сведения" на закладке "Задача";

ѕ В открывшемся окне "Сведения о задаче" перейти на закладку "Ресурсы";

ѕ В окне ввода ввести название ресурса, если данное название совпадает с названием уже имеющегося ресурса, он автоматически будет назначен на задачу, если название не совпадает, будет создан новый ресурс типа "Трудовой". Во избежание дублирования выбрать пустую строку, и нажать на стрелку вниз в правой части строки, после чего из выпадающего списка выберите название ресурса;

ѕ В поле "Владелец" выводится имя пользователя владельца ресурса, которому будет отправляться согласование использования данного ресурса. Для всех локальных и универсальных ресурсов это поле пустое;

ѕ В поле "Единицы" ввести объем необходимого ресурса. Если ресурс трудовой необходимо указать процент времени ресурса, которое он будет тратить на реализации данной задачи. Если материальный ресурс ввести его количество в размерности указанной в представлении "Лист ресурсов". Если затратный ресурс ничего не вводить;

ѕ В поле "Затраты" будет выведено стоимость использования данного ресурса. Для трудовых и материальных ресурсов данное значение будет подсчитано автоматически при нажатии кнопки "ОК". Для затратных ресурсов необходимо указать сумму которую планируете потратить на реализацию данной задачи этим ресурсом.

Рисунок 8 - Назначение ресурсов при описании задачи

Назначение ресурса задаче:

ѕ Перейти в представление диаграмма Гантта и перейти на страницу "Ресурсы";

ѕ Выберите задачу, которой нужно создать назначение ресурса;

ѕ Нажать на кнопку "Назначить ресурсы". Появится соответствующее диалоговое окно;

ѕ В поле "Название ресурса" выбрать ресурс, который необходимо назначить на задачу. Если нужно создать новый ресурс, перейти на свободную ячейку в таблице диалогового окна и ввести имя ресурса. Дважды щелкнув мышкой по имени ресурса, выйдет окно "Сведения о ресурсе", при помощи которого можно ввести информацию о ресурсе;

ѕ В поле Единицы указать выделяемое количество единиц ресурса в данном назначении. Для рабочего ресурса значение указывается в процентах (количество рабочего времени).

Результат выполнения показан на рисунке 8.

3. Отслеживание хода выполнения проекта

Для принятия управленческих решений необходима актуальная и достоверная информация о ходе проекта.

При управлении проектом необходимо отслеживать элементы "треугольника" проекта: время, бюджет и область охвата. Корректировка одного элемента влияет на два других. Такие события, как непредусмотренные задержки, превышение затрат и замена ресурсов, могут привести к проблемам в календарном плане.

Если данные проекта постоянно обновляются, то всегда есть возможность просмотреть последнее состояние проекта. Можно отслеживать фактический ход выполнения задач, фактические трудозатраты ресурсов, сравнивать фактические затраты с запланированным бюджетом и выравнивать загрузку ресурсов. Все это позволит вовремя определить потенциальные проблемы, чтобы найти и применить правильное решение.

После создания проекта и начала работы можно отслеживать фактические даты начала и окончания, процент выполнения задач или фактические трудозатраты. Фактические данные показывают влияние изменений на другие задачи и, в конечном итоге, на дату окончания проекта.

Определите один или два показателя хода выполнения для использования в проекте. Например, ресурсы могут быстро представить отчет о проценте выполнения трудозатрат по задачам, что позволяет получить общее представление о ходе выполнения задач. Либо, наоборот, ресурсы могут отчитываться о часах работы над каждой задачей по неделям. Это займет больше времени, но даст подробную картину хода работ. Выбор индикаторов зависит от ваших предпочтений и приоритетов.

Чтобы отследить ход выполнения работ, нужно создать отметку о прохождении этапа "Определение целей разработки ПО". Для этого на диаграмме Гантта подведём указатель мыши к левой части графика (указатель поменяет свой вид на знак процента со стрелкой вправо). После чего нужно нажать левую клавишу мыши и не отпуская её потянуть указатель мыши вправо.

Рисунок 9 - Отметка о прохождении этапа "Определение целей разработки ПО"

Отметку о прохождении этапа "Планирование разработки" можно выполнить по-другому. Для этого нужно выбрать этап "Планирование разработки" и нажать на него левой клавишей мыши два раза. В появившемся диалоговом окне "Сведения о задаче", на вкладе "Общие", требуется выставить 100% в поле "Процент завершения" и нажать кнопку "ОК".

Рисунок 10 - Отметка о прохождении этапа "Планирование разработки"

Слева таблицы диаграммы Гантта появится отметка о завершении этапа, а на самой диаграмме появится темно-синяя полоса, которая показывает процент завершения этапа работ. Если работа выполнена на 100%, то полоса будет от начала до конца блока работ.

Рисунок 11 - Пример выполнения работ на 70%

На рисунке 11 показан пример не полного выполнения работ, на котором видно, что на диаграмме Гантта темно-синяя полоса не до конца блока работ (правый нижний угол). Всё что было проделано до этого было бы бесполезно, если в программе Microsoft Project не было возможности сформировать отчеты. "Обзор проекта" - отчет показывающий процентное завершение проекта. Для его формирования нужно зайти на вкладку "Отчет", нажать на кнопку "Панели мониторинга" и выбрать "Обзор проекта".

Рисунок 12 - Обзор проекта

"Обзор затрат" - более полный отчет показывающий и процентное завершение работ, и денежные затраты (как уже потраченные, так и оставшиеся затраты).

Рисунок 13 - Обзор затрат

"Критические задачи" - отчет представляющий пользователю возможность увидеть оставшиеся критические задачи. Критические задачи - задачи от выполнения которых зависит весь проект.

Рисунок 14 - Критические задачи

Заключение

Microsoft Project является наиболее популярным инструментом управления проектами, предоставленным компанией Microsoft. Приложение разработано для предоставления помощи руководителям проектов при разработке планов, назначении ресурсов для выполнения задач, управления бюджетов и анализа загруженности.

Microsoft Project может помочь в создании плана на основе критического пути. Графики также могут быть применены для равномерного распределения запросов на ресурс. Критический путь представлен в виде диаграммы Гантта (Gantt chart).

Определения ресурсов (люди, оборудование и материалы) могут быть разделены между проектами при помощи общей совокупности ресурсов. Каждый ресурс может иметь свой календарь, который определяет те дни и смены, которые ему доступны. Показатели ресурсов используются для подсчета затрат на выполнение задач, которые подсчитываются и суммируются в общий уровень ресурсов.

Каждому ресурсу могут быть назначены множество задач во множестве планов, а каждому заданию может быть назначено множество ресурсов. Microsoft Project составляет на основе доступности ресурсов расписание работы, определенной в соответствующих календарях. Все ресурсы могут быть определены в общей базе корпоративных ресурсов.

Microsoft Project создает бюджеты на основе показателей ресурсов и назначаемой работы. Поскольку ресурсы назначаются заданиям, и эта работа оценивается, Microsoft Project подсчитывает затраты, которые равны работе помноженной на показатели. Это все подсчитывается в общий уровень задания, затем к общим затратам на задания и в конце к общим подсчетам проекта.

проект программа управленческое решение

Список использованных источников

Размещено на Allbest.ru

1. Беляева С.А. Роль планирования в процессе управления инновационными проектами // Организатор производства. - 2010

2. Бетанова И. Роль HR в управлении проектами // Справочник по управлению персоналом. - 2011.

3. Бетанова И. Роль HR в управлении проектами // Справочник по управлению персоналом. - 2011.

4. Ганчин В.В. Роль проектного управления в инновационном развитии электроэнергетики в Российской Федерации // Экономика и управление: рос. науч. журн. - 2011.

5. Гончаренко С. Управление проектами // Управление качеством. - 2011.

6. Емельянов Ю. Управление инновационными проектами в компании // Проблемы теории и практики управления. - 2011.

7. Ивасенко А.Г. Управление проектами: учебное пособие для студентов. - Ростов н/Д.: Феникс, 2009.

8. Конференции ПМСОФТ по управлению проектами // Проблемы теории и практики управления. - 2011.

9. Кузнецов А.А. Процессное управление проектами на предприятии // Менеджмент сегодня. - 2011.

10. Куперштейн В. Microsoft Project 2010 в управлении проектами. - СПб: БХВ-Петербург, 2011.

11. Лапыгин Ю.Н. Оценка эффективности проектного управления // Экономический анализ: теория и практика. - 2011.

12. Мазур И.И. Управление инвестиционно-строительными проектами: международный подход. - М.: Омега-Л, 2011.

13. Матвеева Л.Г. Управление проектами: учебник. - Ростов н/Д.: Феникс, 2009.

14. Мыльников Л.А. Микроэкономические проблемы управления инновационными проектами // Проблемы управления. - 2011.