Целью комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг" является автоматизация задач оперативного планирования, регулирования, учета и анализа качества продукции, к которым относятся следующие задачи: оперативное планирование объема выпуска продукции по категориям качества; расчет и диагностика оптимальных значений показателей качества; оперативный учет брака и сдачи бездефектной продукции; оперативный учет качества труда работников.

Назначение комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг": он станет незаменимым помощником в работе руководителей и специалистов, занимающихся вопросами обеспечения качества на предприятиях различных отраслей деятельности.

Характеристика организационной, технико-экономической сущности: Автоматизация поможет сэкономить время и деньги на поиск нужной информации. Также она может помочь аудиторам, органам по сертификации и регистрации в оценке системы менеджмента качества, в проверке ее на соответствие требованиям ГОСТ ИСО 9001.

Microsoft Project 2002 помогает достичь целей проекта вовремя и в пределах бюджета. Компьютерное программное обеспечение заметно упрощает управление проектами, являясь инструментом записи, расчетов, анализа и подготовки презентаций, помогающих сообщать подробности проекта.

Microsoft Project помогает разработать лучший план, так как программное обеспечение требует точно указывать задачи, необходимые для достижения целей проекта. Порядок ввода детальных подробностей позволяет создать целостный план. Представления позволяют увидеть подробности плана в том или ином виде, что позволяет визуализировать, организовать и уточнить план.

Microsoft Project упрощает расчеты и делает их более надежными. Основываясь на вводимых данных, Project составляет календарный план, в котором отражены начало и окончание каждой задачи, а также время распределения ресурсов (включая людей, оборудование и т.д.) для выполнения конкретной задачи. Если были предоставлены необходимые данные, то в календарном плане будут отображены и оценочные затраты на проект.

Microsoft Project упрощает использование различных сценариев "что, если" для поиска оптимального плана проекта. Project позволяет экспериментировать с различными элементами плана для получения наилучшего плана для организации. Это одна из сильных сторон Microsoft Project.

Microsoft Project помогает обнаружить несоответствия и проблемы в плане. Project обнаруживает, когда ресурсы запланированы для использования на большее количество рабочих часов, чем имеется в наличии, или когда невозможно достичь окончательных сроков с учетом введенных ограничений. Это помогает обнаружить и исправить перегрузку ресурсов и проблемы с окончательными сроками.

Microsoft Project помогает донести план до сведения окружающих. Project поддерживает печатные отчеты и отображение в виде HTML, что облегчает получение одобрения плана у потребителя или у высшего руководства. Таким же образом Project облегчает распространение плана среди работников и руководителей, что помогает получить их одобрение и улучшить взаимодействие. Легкость создания отчетов является одной из основных причин маркетингового успеха Microsoft Project.

Microsoft Project помогает следить за текущим состоянием и выявлять потенциальные сложности. После начала работы над проектом предварительные даты начала и окончания задач заменяются реальными сроками. Программное обеспечение пересматривает график таким образом, чтобы план соответствовал реальным данным, а также испытывает новые даты начала и окончания, а также окончательные затраты на проект.

Этот расчет предоставляет средство раннего обнаружения потенциальных задержек и превышения затрат на проект, что позволяет вовремя принять необходимые меры.

Если после начала проекта изменяются внешние обстоятельства, то Project помогает уточнить план и предвидеть последствия. Например, если вводятся новые размеры оплаты или организация подпадает под действие новых законов.

Нельзя не сказать, что программное обеспечение по управлению проектами, как и любое другое программное обеспечение, полезно настолько, насколько надежными и исчерпывающими являются предоставленные данные. А поскольку предоставление таких данных требует большого количества времени, необходимо или отвести для этого определенное время, или нанять кого-то, кто это сделает за вас.

Одобрение проекта его участниками очень сильно влияет на его успешное завершение. Участники проекта - это не только руководитель проекта и организация, которая осуществляет проект, но и потребитель, который будет использовать результаты проекта, и спонсор, являющийся индивидуумом или группой в организации и предоставляющий финансовые ресурсы для осуществления проекта.

Проект характеризуется рядом особенностей:

Проект имеет определенную цель. Он считается оконченным тогда, когда успешно достигнута его цель.

Проект имеет конкретные временные рамки. Успех проекта часто определяется тем, насколько его выполнение соответствует отведенному для него времени.

Проекты используют ресурсы. Ресурсы - это не только люди. Понятие ресурсов включает денежные средства, механизмы, материалы и др. Удачное назначение и распределение ресурсов - один из важных факторов успешности проекта.

Все проекты состоят из определенных действий, называемых задачами. Все задачи проекта связаны. Если одна из задач превысила бюджет или отведенное время, это обычно сказывается на других задачах, календарном плане и общих затратах. По своей природе проекты динамичны, т.е. постоянно изменяются. Они могут длиться месяцами и даже годами. Проекты также имеют свойство разрастаться, изменяться и вести себя порой непредсказуемо. Документация и коммуникации - основные инструменты, используемые для контроля над выполнением проекта в течение всего времени его существования.

При работе с MS Project используются следующие основные понятия и термины:

Задача - одно из мероприятий, направленных на достижение цели проекта; основными параметрами задачи являются даты начала и завершения, длительность, трудоемкость, а также виды и количество ресурсов, необходимых для ее выполнения. Каждая задача в пределах проекта должна иметь уникальное имя.

Отрезок - графическое представление задачи на диаграмме Ганта. Длина отрезка соответствует календарной длительности задачи. Соответственно его левый конец указывает на планируемый момент начала выполнения задачи, а правый - на планируемый момент ее завершения. Отрезок является интерактивным элементом: вы можете переместить его вправо или влево, либо изменить его длину.

Изменение положения и/или длины отрезка приводит к соответствующим изменениям параметров задачи. Пользователь может выбирать внешний вид отрезков (форму, цвет, штриховку и т.д.).

Диаграмма Ганта - это представление можно считать основной рабочей средой, как для разработчика проекта, так и для руководителя, контролирующего ход реализации проекта.

Окно разделено на две части: электронную таблицу, расположенную слева, и графическую область, которая находится справа. При этом графическое подокно как бы накладывается сверху на таблицу, перекрывая часть ее столбцов.

Размеры подокон можно изменять, перемещая с помощью мыши разделительную линию. При перемещении границы вправо становятся видны столбцы таблицы, закрытые графическим подокном.

Таблица, используемая в представлении Диаграмма Ганта, предназначена для хранения сведений о задачах проекта.

Графическая панель представления Диаграмма Ганта предназначена для отображения календарного графика проекта. Обе части представления Диаграмма Ганта связаны по данным: изменение информации в одной из них ведет к автоматической коррекции соответствующих данных в другой.

Зависимость - логическая взаимосвязь между задачами проекта, определяющая порядок их выполнения. В MS Project, в отличие от "классического" метода сетевого управления проектами, существует несколько типов зависимостей. Например, можно задать тип зависимости "начало - начало" с опережением в 2 дня. В этом случае начало задачи-последователя будет запланировано через 2 дня после начала задачи-предшественника. Зависимости между задачами по умолчанию отображаются на диаграмме Ганта с помощью линий связи; при желании пользователь может скрыть линии связи или изменить их внешний вид.

Предшественник - задача, которая должна быть начата или завершена (в зависимости от установленного типа связи) до того, как будет начата или завершена следующая за ней задача.

Последователь - задача, которая должна быть начата или завершена (в зависимости от установленного типа связи) после того, как будет начата или завершена предшествующая ей задача.

Длительность - суммарная продолжительность рабочего времени, необходимая для выполнения задачи; длительность задачи следует отличать от ее календарной продолжительности; например, если работа имеет длительность 2 дня, и начинается в пятницу, то ее календарная продолжительность на временной диаграмме составит 4 дня: пятница, суббота, воскресенье и понедельник (предполагается, что суббота и воскресенье - выходные дни); тем не менее, для некоторых видов задачи длительность задачи может совпадать с ее календарной продолжительностью; в MS Project длительность задачи может измеряться в минутах, часах, днях, неделях, месяцах.

Веха - с точки зрения структуры проекта это некое важное событие, которое должно быть отмечено в расписании; с математической точки зрения - это задача, имеющая нулевую длительность; тем не менее, MS Project позволяет определять как вехи задачи любой длительности; для визуального представления вех на диаграмме Ганта используются специальные символы.

Ограничение - дополнительное условие, которое должен учитывать MS Project при планировании дат начала и завершения задач проекта; ограничения устанавливаются разработчиком проекта (точнее, выбираются из числа предусмотренных в MS Project); например, разработчик может указать, что задача должна завершиться не позже конкретной даты.

Крайний срок - дата, до которой следует завершить задачу; если при фактическом выполнении проекта это условие не выполняется, MS Project выводит на экран специальный графический индикатор; в отличие от дат-ограничений, крайний срок не влияет на расписание проекта.

Суммарная задача - задача, состоящая из задач более низкого уровня; по умолчанию MS Project вычисляет параметры суммарной задачи на основе параметров ее подчиненных (дочерних) задач; например, дата начала суммарной задачи не может предшествовать дате начала самой первой дочерней задачи. По умолчанию формат отрезков суммарных задач установлен таким, чтобы они отличались по виду от "простых" и дочерних задач. Нельзя создать зависимость между суммарной задачей и входящей в нее дочерней задачей.

Фаза - суммарная задача, которая соответствует относительно самостоятельному и при этом весьма важному этапу проекта. Для визуального выделения фазы на фоне других суммарных задач вы можете установить для отрезка фазы специфический формат.

Сетевой график - формат представления проекта, являющийся аналогом сетевого графика, используемого в методе критического пути; однако, в отличие от "классического" варианта, в MS Project задачам на сетевом графике соответствуют вершины, а линии связи отражают зависимости между задачами.

Ресурс - в общем случае под ресурсами понимаются люди (исполнители), оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач проекта. MS Project поддерживает работу с двумя типами ресурсов: трудовыми, под которыми понимаются люди (исполнители) и оборудование, и материальными, под которыми понимаются расходные материалы и энергоносители.

Трудовые ресурсы - это возобновляемые ресурсы, то есть после завершения одной задачи трудовой ресурс может быть "переброшен" на другую. Примером "неодушевленного" трудового ресурса может служить компьютер, который, например, до обеда используется для разработки программного обеспечения, а после обеда - для подготовки и печати документации. Для трудовых ресурсов в MS Project обязательно требуется задавать максимальное доступное количество. По умолчанию оно принимается равным 1 единице (или 100%).

Материальный ресурс - это невозобновляемый (расходуемый) ресурс, используемый при выполнении задачи. Характерным примером такого ресурса является электроэнергия (потребляемая, скажем, тем же компьютером). Для материального ресурса максимальное доступное количество не задается, MS Project лишь вычисляет израсходованное (фактическое или запланированное) количество таких ресурсов.

Календарь - это график распределения рабочего времени трудового ресурса. Он задает длительность рабочего дня ресурса, длительность рабочей недели и периоды времени, когда ресурс недоступен (например, выходные и праздничные дни, плановый отпуск и т.д.).

В MS Project предусмотрена возможность задания календаря для проекта в целом, для конкретного ресурса, для конкретной задачи и для конкретного назначения. Для материальных ресурсов календарь не задается.

Назначение - это элемент расписания проекта, отражающий взаимосвязь между задачей и ресурсом, используемым для ее выполнения. С точки зрения распределения ресурсов назначение - это объем трудозатрат ресурса для выполнения конкретной задачи; с точки зрения параметров задачи - это ее трудоемкость (объем работ), приходящаяся на данный ресурс.

Трудозатраты, как и назначения, являются понятием относительным. Для задач - это общий объем работ в человеко-часах (может также измеряться в человеко-минутах, - часах, - днях, неделях или месяцах) по всем ресурсам. Для ресурсов - это общий объем работы, назначенной ресурсу, по всем задачам. Величину трудозатрат следует отличать от длительности задачи. Например, ресурсу может требоваться 16 часов трудозатрат на выполнение задачи, хотя длительность задачи может при этом составлять лишь один день. В этом случае задаче необходимо будет назначить более одного трудового ресурса данного типа. Два исполнителя, работая над задачей по 8 часов, выполнят ее за один день. Если же рабочее время исполнителей составляет 4 часа в день, то потребуется назначить четверых. Для назначений под трудозатратами понимается объем работ, назначенный ресурсу по конкретной задаче. Как бы ни были важны ресурсы для успешной реализации проекта, основное внимание при планировании уделяется составу и параметрам входящих в него задач.

Ключевыми моментами управления проектом являются:

ь планирование;

ь составление бюджета;

ь управление ресурсами;

ь отслеживание и отчетность.

Составление плана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимосвязей между ними с помощью назначений. Но при составлении плана проекта в MS Project количество операций несколько увеличивается.

Планирование начинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик. Затем составляется список фаз и задач и список необходимых для их выполнения ресурсов. После этого в план вносится дополнительная информация о задачах и ресурсах, которая будет использоваться при определении назначений и в дальнейшем при проведении работ по плану (отслеживании плана). Наконец, осуществляются назначения, после чего проект оптимизируется, если длительность или бюджет оказываются больше ожидаемых.

Проект можно планировать двумя способами: от даты начала проекта или от даты окончания. Если у проекта нет жесткой даты окончания, то при планировании применяется первый способ: фиксируется дата, когда нужно начать проект, и во время составления плана определяется, когда проект может быть завершен.

Если же проект должен быть обязательно завершен к определенному дню, то используется противоположный способ: фиксируется дата окончания и во время составления плана определяется, когда проект должен быть начат, чтобы все работы были закончены в срок.

Оценка стоимости проекта. Оценить стоимость проекта можно еще на этапе планирования. Для просмотра и оценки общих затрат в нескольких представлениях MS Project имеется таблица Затраты. Так как по ходу выполнения проекта приходится постоянно анализировать затраты по проекту, важно знать, какие данные содержаться в таблице Затраты и как они вычисляются.

Фиксированные затраты - это любые расходы по задаче, не относящиеся к ресурсам. В данном случае можно определить или просмотреть фиксированные затраты на задачу, например, расходы на транспорт, которые не зависят ни от продолжительности задачи, ни от того, кто эту задачу выполняет. Фиксированные затраты добавляются к общим затратам на задачу. Начисление фиксированных затрат может быть: В начале, Пропорциональное или По окончании.

Общие затраты - это общие, запланированные для задачи затраты. Общие затраты рассчитываются на основе повременных стандартных ставок ресурсов и ставок сверхурочных работ, затраты на использование, а так же на основе количества трудозатрат, определенных для всех назначенных задаче ресурсов. Любые фиксированные затраты задачи так же добавляются к значению данных затрат:

Общие затраты = (Трудозатраты * Стандартная ставка) +

+ (Сверхурочные трудозатраты * Ставка сверхурочных работ) +

+ Затраты на использование + Фиксированные затраты