Руководство оператора электронно-вычислительных машин
Состав персонального компьютера, описание системного блока, жесткий и лазерный диски, клавиатура, монитор. Классификация периферийных устройств, память компьютера. Классификация программного обеспечения. Изучение программы управления базами данных Access.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 09.01.2011 |
| Размер файла | 11,8 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
При выборе команды Новая база данных на экране будет отображено диалоговое окно создания новой БД, в котором необходимо в поле Имя файла указать имя создаваемой БД.
После указания имени БД следует нажать кнопку Создать, после чего на экране появится окно созданной БД Образование, которое необходимо при работе с любой БД. Чтобы с его помощью создать новый объект или изменить уже существующий, например, таблицу, следует нажать кнопку Таблицы в списке Объекты. После этого в правой части окна будут отображены все возможные режимы создания выбранного объекта (в данном случае таблицы), а также список всех имеющихся в этой БД таблиц. Кроме этого, в верхней части окна имеется несколько кнопок для работы с выбранным объектом.
Создать новую БД можно также при помощи команды Мастера, страницы и проекты баз данных, после выполнения, которой на экране будет отображено диалоговое окно Создание. На вкладке Общие данного окна можно выбрать тип создаваемого объекта (БД, страница доступа к данным или проект), а на вкладке Базы данных - один из имеющихся шаблонов для БД.
Создание базы данных с помощью мастера
При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, вы берите параметр Запуск мастера, а затем нажмите кнопку ОК.
Если база данных уже была открыта или если было закрыто первое диалоговое окно, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов.
Установите указатель на нужный значок шаблона базы данных и дважды нажмите кнопку мыши.
Укажите имя и каталог для создаваемой базы данных.
Чтобы начать создание новой базы данных, нажмите кнопку ОК.
Работа мастера будет рассмотрена на примере создания БД Склад. После выбора в окне Создание шаблона Склад и нажатия кнопки ОК будет отображен диалог создания новой БД, в котором можно оставить предлагаемое имя для создаваемого файла: Склад1, или указать собственное. При нажатии кнопки Создать некоторое время будет осуществляться подготовка мастеров по созданию БД, после чего появится диалоговое окно, в котором будет отображена общая информация о создаваемой БД. При нажатии кнопки Далее будет осуществлен переход к следующему этапу работы мастера, где следует определить структуру таблиц, которые необходимо будет создать в БД Склад. При этом в левой части диалогового окна будет отображен список создаваемых таблиц, а в правой части - перечень полей, которые составляют структуру выбранной таблицы. В случае необходимости можно изменить набор полей для выбранной таблицы, убрав пометки рядом с соответствующими элементами.
После того как определена структура создаваемой БД, следует нажать кнопку Далее. Очередным этапом работы мастера является определение вида оформления экрана, который будет использоваться в формах создаваемой БД. Вид оформления определяет расположение элементов на форме, параметры используемого шрифта, а также фон для формы. После того как выбрано требуемое оформление, например, тип Стандартный, необходимо нажать кнопку Далее.
Следующим этапом в создании БД является определение вида оформления отчетов. Другими словами, на данном этапе определяется стиль, которым будут оформляться все отчеты данной БД.
После выбора стиля отчета, например, Деловой, следует нажать кнопку Далее.
На очередном этапе создания БД при помощи мастера можно задать заголовок для окна Access, который будет выводиться при запуске созданной БД. а также здесь имеется возможность включить во все отчеты какой-либо рисунок, например, логотип фирмы. Для этого в представленном диалоге необходимо установить флажок Да, после чего с помощью кнопки Рисунок вызвать диалоговое окно, в котором необходимо выбрать требуемый рисунок.
После нажатия кнопки Далее на последнем этапе создания БД с помощью мастера можно запустить полученную БД. а также отобразить справку по работе с БД. В заключение следует нажать кнопку Готово, после чего будет выполнен процесс создания ЬД заданной структуры, и затем на экране отобразится главная кнопочная форма разработанного приложения, с помощью которой можно выполнять ввод и обработку информации в БД Склад.
Необходимо отметить, что на любом этапе работы мастера можно завершить создание БД при помощи кнопки Готово.
Создание базы данных без помощи мастера
1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, вы берите параметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК.
Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных.
2. Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК.
После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.
Создание базы данных после запуска Access
Создать базу данных в процессе работы с Access можно двумя способами:
Ш Выбрать команду Создать (New) в меню Файл (File), после чего появится диалоговое окно Создание (New). Далее выполняются действия, описанные в разделе "Создание базы данных с помощью Мастера".
Ш Нажать кнопку Создать (New) на панели инструментов. Она расположена слева от кнопки Открыть (Open). Далее выбрать необходимый элемент в диалоговом окне Создание (New), как описано в разделе "Создание базы данных с помощью Мастера".
При создании новой базы данных в процессе работы в Access прежняя база данных будет автоматически закрыта. Две базы данных одновременно открытыми быть не могут! Если требуется открыть одновременно несколько баз данных, придется запустить Access соответствующее число раз.
3.4. Меню и панели инструментов.
В Access, так же, как и в других приложениях Microsoft Office, используются два типа меню: раскрывающиеся и контекстные. Контекстное меню появляется на экране при щелчке правой кнопкой мыши по объекту, с которым вы хотите работать. Оно содержат перечень действий, которые можно выполнить с данным объектом в данном контексте.
Примером раскрывающегося меню может служить системное меню окна приложения или документа. Системное меню окна приложения появляется при щелчке левой кнопкой мыши по значку приложения, который находится в левой части заголовка окна приложения, или при нажатии комбинации клавиш <АLT>+<пробел>. Системное меню документа появляется при щелчке левой кнопкой мыши по значку документа, который находится в левой части заголовка окна документа, или при нажатии комбинации клавиш <Alt>+<->. Системное меню предназначено для изменения параметров окна.
Строка под заголовком окна приложения содержит главное меню приложения, с помощью которого можно получить доступ к командам меню. Вид главного меню Access 2000 зависит от режима, в котором находится приложение. Например, когда активным окном является окно таблицы, в главном меню появляется команда Запись (Record), которая отсутствует в других режимах работы.
Ниже строки меню располагается панель инструментов, на которой находятся кнопки. Многие кнопки имеют тот же внешний вид и назначение, что и в других приложениях Microsoft Office, но, конечно, большинство кнопок предназначено для выполнения специфических функций Access. Кнопки на панели инструментов дублируют часто использующиеся команды меню. Access и имеет свыше двадцати стандартных панелей инструментов, которые выводятся на экран в зависимости от того, какой объект базы данных активен в данный момент.
Все кнопки панелей инструментов имеют всплывающие подсказки, объясняющие их назначение. Подсказки появляются, если подвести к кнопке указатель мыши и немного подождать. Если подсказки не появляются, то значит они отключены. Чтобы включить режим вывода подсказок, выполните команду Вид, Панели инструментов, Настройка и в диалоговом окне Настройка на вкладке Параметры установите флажок Отображать подсказки для кнопок.
Панели инструментов могут быть фиксированными вдоль границы окна приложения, а могут быть плавающими, т.е. перемещаемыми по экрану. В этом случае панель инструментов будет иметь заголовок и может менять свою форму и размеры. Левый край панели инструментов помечен вертикальной линией. Если подвести указатель мыши к этой линии, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская, "потянуть" вправо, то панель будет перемещаться вдоль границы окна. А если "потянуть" вниз, то панель инструментов превратится в плавающую. Плавающую панель можно перемещать по экрану, "зацепив" за заголовок.
Меню и панели инструментов по умолчанию отображают лишь наиболее часто используемые команды и кнопки. Чтобы получить полный список команд меню, нужно щелкнуть мышью по двойной стрелке у нижнего края раскрывающегося меню. Если не все кнопки поместились на панели инструментов, то у правого края появляется тоже значок двойной стрелки. Если щелкнуть мышью по этому значку, появятся оставшиеся кнопки. Если использовали какую-то команду или кнопку, которая не показывалась по умолчанию, то в дальнейшем она будет показываться в сокращенном списке.
Меню и панели инструментов Access являются настраиваемыми, т. е. можно изменять состав кнопок, удаляя ненужные и добавляя новые кнопки.
3.5 Окна рабочей среды Access
Открыв базу данных Access, пользователь видит на экране главное окно Access окно базы данных. Главное окно Access имеет вид, аналогичный окнам других приложений Microsoft Office. В верхней части окна размещается его Заголовок, меню и панель инструментов, а в нижней части -- строка состояния. Наиболее важным элементом интерфейса в среде Access является окно базы данных. Оно является контейнером, содержащим все объекты базы данных. Доступ к этим объектам возможен только через окно базы данных.
Каждое запущенное приложение Windows имеет свое окно, в котором выводятся результаты его работы -- окно приложения. Кроме окна приложения, в Access широко используются еще два типа окон: диалоговые окна и окна документов. Окна приложения и окна документов могут перемещаться по экрану монитора, имеют изменяемые размеры и могут быть свернуты и развернуты. Диалоговые окна также можно перемещать по экрану, но они имеют постоянные размеры и их нельзя свернуть или развернуть.
Особым окном в Access является окно базы данных, которое позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов Access -- Таблицы (Tables), Запросы (Queries), Формы (Forms), Отчеты (Reports), Страницы (Pages), Макросы (Macros), Модули (Modules).
Щелкнув по ярлыку кнопкой мыши, в правой части окна вы получите список соответствующих объектов. Список объектов может быть представлен четырьмя разными способами:
Ш В виде мелких значков
Ш В виде крупных значков
Ш В виде списка
Ш В виде таблицы
Переключение этих режимов отображения выполняется с помощью четырех правых кнопок на панели инструментов, расположенной вдоль верхнего края окна.
3.6 Таблицы: создание, ввод, сортировка и печать.
В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц.
Для создания таблицы нужно:
1) Выбрать вкладку Таблицы.
2) Нажать кнопку Создать (в окне базы данных). Появится окно Новая таблица.
Далее с помощью конструктора создаётся таблица.
Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.
3.6.1 Создание таблицы при помощи мастера таблиц
Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.
На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.
Дважды щелкните элемент «Мастер таблиц».
Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера таблиц.
Примечание. В случае необходимости по окончании работы с мастером таблиц изменить или расширить полученную таблицу можно в режиме конструктора.
3.6.2 Создание таблиц путем ввода данных в таблицу
Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.
На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.
Дважды щелкните элемент «Режим таблицы». На экране появится пустая таблица, состоящая из 20 столбцов и 30 строк. По умолчанию задаются следующие имена столбцов: «Поле1», «Поле2» и т. д.
Для переименования каждого столбца дважды щелкните название столбца, введите имя, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access, и нажмите клавишу ENTER.
Если таблица должна содержать более 20 столбцов, то можно добавить дополнительные. Для этого нажмите кнопку мыши справа от столбца, рядом с которым необходимо разместить новый, и в меню Вставка выберите команду Столбец. Переименование столбцов описано в шаге 4.
Введите данные в таблицу.
Вводите в каждый столбец данные определенного типа (в таблицах Microsoft Access каждый столбец называют полем). Например, вводите в один столбец фамилии, а в другой имена. При вводе чисел, значений дат и времени необходимо использовать согласованные форматы, чтобы Microsoft Access мог автоматически определить соответствующий тип данных и формат отображения столбца. Все столбцы с неизмененными именами, оставленные пустыми, будут удалены при сохранении таблицы.
Закончив ввод данных вовсе нужные столбцы, нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, чтобы сохранить таблицу.
При сохранении таблицы выводится приглашение создать ключевое поле. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, такие как инвентарные номера или коды, еще не были введены, то рекомендуется нажать кнопку Да. Если данные, которые могут однозначно идентифицировать каждую запись, введены, то это поле можно определить как ключевое.
3.6.3 Быстрое создание таблицы в режиме конструктора
Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.
На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.
Дважды щелкните элемент «Конструктор».
Определите в таблице каждое поле.
Определите ключевые поля до сохранения таблицы.
Примечание. Рекомендуется определять ключевые поля, хотя это вовсе не обязательно. Если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.
Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, а затем введите имя таблицы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.
3.6.4 Добавление новых данных в режиме таблицы или формы
Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.
Нажмите на панели инструментов кнопку Новая запись
Введите данные и нажмите клавишу TAB для перехода к следующему полю.
В конце записи нажмите клавишу TAB для перехода к следующей записи.
3.6.5 Изменение данных в поле
Откройте таблицу в режиме таблицы или форму в режиме формы.
Чтобы изменять данные внутри поля, установите указатель в любое место в пределах этого поля и нажмите кнопку мыши.
Для выделения всего поля в режиме таблицы установите указатель на левый край поля. Когда указатель примет вид 1
182
, нажмите кнопку мыши.
Введите текст с клавиатуры.
Примечания. Если при вводе текста допущена ошибка, нажмите клавишу BACKSPACE. Для отмены изменений, внесенных в текущее поле, нажмите клавишу ESC. Для того чтобы отменить изменения, внесенные во всю запись, снова нажмите клавишу ESC перед выходом из поля.
Microsoft Access сохраняет изменения в момент перехода к другой записи.
3.6.6 Создание новой пустой таблицы
В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы.
Использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащие все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастера баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.
Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.
Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.
Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.
Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.
Чтобы создать в БД новую таблицу, необходимо в окне открытой БД, например, Образование, выбрать в списке Объекты кнопку Таблицы и воспользоваться кнопкой. После этого отобразится диалоговое окно Новая таблица, в котором необходимо выбрать один из предлагаемых режимов создания.
Режим таблицы. Позволяет вводить данные непосредственно в таблицу (удобно использовать для редактирования имеющейся таблицы).
Мастер таблиц. Позволяет создать новую таблицу, используя имеющиеся шаблоны таблиц. При этом в создаваемую таблицу можно добавлять поля из разных шаблонов.
Конструктор, Предоставляет возможность перед вводом данных определить структуру новой таблицы, т. е. какие именно поля будут в ней использоваться.
Импорт таблиц. Применяется для создания новой таблицы БД на основании какого-либо файла данных, имеющегося на диске, причем, возможно, даже в другом формате (не Access).
Связь с таблицами. Позволяет создать в БД таблицу, которая будет связана с таблицей из другого файла данных, другими словами, внешнюю таблицу. Очень удобно использовать этот режим для подключения к серверу БД, например, Microsoft SQL Server. Материал, посвященный использованию БД, языка запросов SQL и сервера БД Microsoft SQL Server представлен в конспекту лекций издательства «Фолио»: "Базы данных. Учебный курс".
Далее будут рассмотрены первые три режима создания новых таблиц в БД
Режим таблицы. В случае выбора данного режима будет отображено окно с новой таблицей, имеющей стандартное имя Таблица. Названия столбцов также имеют стандартные названия: Поле1, Поле2 и т. д. Этот режим, как правило, используется для ввода и редактирования данных в имеющейся таблице.
При заполнений новой записи в таблице данные необходимо вводить в ячейки, которые находятся на пересечении соответствующей строки и столбца. Область таблицы, расположена слева от ячеек, называется областью выделения строки, а область над ячейками - областью выделения столбца. При помещении указателя мыши в одну из этих областей он примет вид черной стрелки, и щелчок левой кнопкой мыши приведет к выделению соответствующей строки или столбца. С другой стороны, выполнение в этом же положении щелчка правой кнопкой мыши приведет к отображению списка возможных действий, которые можно выполнить для выделенной строки (столбца).
В области выделения строки может находиться один из следующих символов, наглядно отображающий текущее состояние поля таблицы, на которой в данный момент находится курсор:
Таблица 1. Кнопки в области выделения строки
|
Кнопка |
Описание |
|
|
Текущая запись, уже сохранена |
||
|
Новая запись , в которую можно вводить данные |
||
|
Изменяемая запись, ещё не сохранена |
||
|
Запись в данный момент заблокирована |
После того как в какое-либо поле пустой записи введен первый символ, в области выделения строки
вместо изображения текущей сохраненной записи появится изображение редактируемой записи . После окончания ввода значения в текущее поле записи можно воспользоваться клавишами Tab или Enter (или стрелками) для перехода к следующему полю. Иначе говоря, ввод и редактирование данных в ячейках таблицы Access выполняется так же, как и в Excel. При окончании ввода в последнее поле текущей записи выполняется автоматический переход к первому полю следующей записи.
Чтобы изменить название столбца в таблице, следует выделять требуемый столбец, выполнив щелчок левой кнопкой мыши на его области выделения, и выбрать команду Переименовать столбец в меню Формат (или в контекстном меню для данного столбца). После этого в области выделения столбца можно задать для него новое имя. Следует отметить, что в предыдущих версияхAccess при изменении названия поля в одной из таблиц
БД приходилось изменять вручную соответствующие названия, связанные с этим полем, в других таблицах, запросах, отчетах, формах и т. д. В рассматриваемой версии Access существует настройка, позволяющая выполнять подобные изменения автоматически. Чтобы включить режим автоматической замены имен для полей таблиц, необходимо выполнить команду Сервис Параметры, после чего на экране отобразится диалоговое окно Параметры. Затем следует выбрать вкладку Общие. На режим автоматической замены имен влияют флажки категории Автозамепа имен:
· отслеживать автозамену имен - изменения отслеживаются, фиксируются, но при этом замена имен не выполняется автоматически для всех объектов БД - таблиц, запросов, форм и т. д.;
· выполнять автозамену имен - при изменении имени поля в таблице для всех остальных объектов БД выполняется автоматическая замена этого имени;
· журнал изменений автозамены имен - в таблице "Журнал автозамены" будут фиксироваться все изменения в БД при выполнении автоматической замены имен.
После установки необходимых флажков нужно нажать кнопку ОК (как правило, первые два флажка в категории Автозамена имен установлены по умолчанию). При этом необходимо иметь в виду, что параметры, которые устанавливаются для автоматической замены имен, влияют только на текущую открытую БД. Следовательно, при работе с каждой БД необходимо проверять, установлены ли для нее параметры автоматической замены.
Чтобы добавить в таблицу новый столбец, необходимо вначале выделить тот столбец, перед которым необходимо осуществить вставку, после чего выполнить команду Столбец меню Вставка (или в контекстном меню для данного столбца выбрать Добавить столбец).
Для удаления столбца следует вначале его выделить, после этого в меню Правка или в контекстном меню для данного столбца выполнить команду Удалить столбец и в появившемся окне предупреждения выбрать кнопку Да.
При необходимости изменения порядка следования столбцов в таблице можно выполнить перетаскивание какого-либо столбца в другое место таблицы. Для этого следует вначале выделить столбец или группу столбцов, которые необходимо переместить, после этого установить курсор на выделенном заголовке и перетащить столбцы на новое место в таблице, удерживая нажатой кнопку мыши.
Следует также отметить, что в данном режиме для перехода к той или иной записи в нижней части окна таблицы имеются кнопки управления курсором, т. е. кнопки, позволяющие установить курсор на ту или иную запись:
Таблица 2. Кнопки управления курсором в таблице
|
Кнопка |
Описание |
|
|
Первая запись |
||
|
Предыдущая запись |
||
|
Следующая запись |
||
|
Последняя запись |
||
|
Новая запись |
Кроме этого, можно также воспользоваться полем номера записи, в котором отображается порядковый номер текущей записи.
Для того чтобы перейти к записи с определенным порядковым номером, необходимо ввести этот номер в поле номера записи нажать Enter.
Мастер таблиц. Данный режим преимущественно используется при создании новых таблиц на основании имеющихся в Access шаблонов. При выборе режима мастера будет отображено окно первого этапа создания таблицы, в котором необходимо выбрать поля для новой таблицы на основании предлагаемых шаблонов. Например, нужно создать таблицу Студенты, в которой будут находиться поля, содержащие код студента, его фамилию, имя и отчество. Для этого следует установить категорию Деловые и в списке Образцы таблиц выбрать таблицу Студенты. В результате этих действий в списке Образцы полей будет представлен набор полей, соответствующих выбранному образцу таблицы.
Затем нужно из списка Образцы полей последовательно выбирать поля, например, КодСтудента, Фамилия, Имя, Отчество и с помощью кнопки переноса названия добавить эти поля в список Поля новой таблицы. Для добавления или удаления поля из создаваемой таблицы можно использовать следующие кнопки в окне мастера:
Таблица 3. Кнопки переноса названия в таблице
|
Кнопка |
Описание |
|
|
Перенести выбранное поле образца в новую таблицу |
||
|
Перенести все поля образца в новую таблицу |
||
|
Удалить выбранное поле из новой таблицы |
||
|
Удалить все поля из новой таблицы |
После нажатия кнопки Далее на экране появится окно следующего этапа создания таблицы, в котором необходимо задать имя новой таблицы, а также определить ключевое поле, используемое для однозначной идентификации каждой записи в таблице.
В данном случае для этой цели в таблицу добавлено поле КодСтудента, в котором будет храниться уникальный номер для каждого студента. При выборе режима автоматического определения Access в качестве ключа выберет именно это поле. Затем следует снова нажать кнопку Далее.
На последнем этапе работы мастера предлагается выбрать режим работы, который необходимо установить после создания таблицы. В данном случае можно выбрать пункт Ввести данные непосредственно в таблицу и нажать кнопку Готово.
После выполнения указанных действий будет отображено окно таблицы в режиме редактирования данных.
Конструктор. Данный режим применяется для создания структуры новой таблицы. При выборе режима Конструктора будет отображено окно, в котором необходимо определить структуру новой таблицы, т. е. набор полей и их формат. Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале укачать название поля (Имя поля) и после этого определить в раскрывающемся списке тип данных, которые будут в нем храниться (Тип данных). Кроме этого, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле (Описание). Следует отметить, что содержимое параметра Описание будет отображаться в строке состояния окна Access в момент редактирования данного поля таблицы.
После того как определена структура таблицы, можно перейти к непосредственному вводу данных. Для переключения между режимами конструктора и таблицы можно воспользоваться командами меню Вид: Конструктор и Режим таблицы. Кроме этого, с той же целью удобно пользоваться кнопкой Вид панели инструментов:
Таблица 4. Кнопка Вид панели инструментов
|
Кнопка |
Описание |
|
|
Переход к режиму Конструктора |
||
|
Переход к режиму таблицы |
Для любой таблицы в реляционной БД должен быть задан так называемый первичный ключ или ключевое поле, которое позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Иначе говоря, ключ необходим для соблюдения уникальности имеющихся в таблице записей. На самом деле, таблица может существовать и без ключевого поля, однако в этом случае возможны проблемы с поддержкой целостности данных.
Чтобы создать в таблице первичный ключ, необходимо открыть таблицу в режиме Конструктор, затем выделить поле, которое необходимо назначить ключевым, щелкнув левой кнопкой мыши на области выделения строки, соответствующей данному полю. После этого следует выполнить команду Правка \ Ключевое поле или нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов, что приведет к появлению соответствующего изображения в области выделения строки. Чтобы отменить назначение первичного ключа для поля, необходимо еще раз выполнить описанные выше действия.
Для сохранения изменений, внесенных в таблицу (либо ввод данных, либо преобразование структуры), следует выполнить команду Файл\Сохранить или нажать кнопку Сохранить
При создании структуры таблицы необходимо определять тип полей, которые будут в ней использоваться. Чтобы задать тип данных, которые будут храниться в определенном поле, необходимо щелкнуть в режиме Конструктора таблиц левой кнопкой мыши в столбце Тип данных соответствующей строки, после чего выбрать в списке требуемый тип. Например, чтобы определить тип данных для поля КодСтудента таблицы Студенты, необходимо выполнить щелчок в столбце Тип данных, после чего воспользоваться появившейся стрелкой в данной строке. Затем следует выбрать в списке требуемый тип данных и задать параметры выбранного типа в разделе Свойства поля окна конструктора.
Таблица 5. Типы данных СУБД Access
|
Название типа |
Описание |
Объем памяти |
|
|
Текстовый |
текст - одна строка |
До 255 байт 1 |
|
|
Поле MEMO |
текст - несколько строк |
До 65535 байт |
|
|
Название типа |
Описание |
Объем памяти |
|
|
Числовой |
число |
1,2, 4 или 8 байт |
|
|
Дата/время |
дата и/или время |
8байт |
|
|
Денежный |
денежные суммы (числа с четырьмя десятичными знаками) |
8 байт |
|
|
Счетчик |
Уникальное целое число, обозначающее порядковый номер записи в таблице |
4 байт |
|
|
Логический |
Логические значения |
1бит |
|
|
Поле объекта OLE |
Объекты других приложений Windows |
До 1 Гбайт |
|
|
Гиперссылка |
Ссылка на файл (в данном компьютере, в локальной сети, в Internet) |
До 2048 символов |
Для каждого типа данных можно установить значения свойств, которые будут определять особенности обработки соответствующего поля. Среди всех свойств можно выделить общие, которые можно задать для большинства типов.
Следует также отметить, что в Access существует возможность ввода данных в определенном формате. Для этого соответствующему полю необходимо задать маску ввода, определяющую формат вводимой информации. Например, можно ограничить диапазон возможных символов, которые могут быть введены в поле, только цифрами или только буквами, установить автоматическое преобразование введенного текста к нижнему или верхнему регистру (т. е. изменять все введенные буквы на строчные или на прописные) и т, д.
Таблица 6. Основные свойства большинства типов данных
|
Свойство |
Описание |
|
|
Подпись |
Устанавливается информативное название поля, которое автоматически будет использоваться при создании форм и отчетов |
|
|
Значение по умолчанию |
Для поля задается значение, которое будет использоваться по умолчанию. т, е. в том случае, если в данное поле не будет введена информация |
|
|
Условие на значение |
Устанавливает ограничение на вводимые данные, другими словами, не позволяет вводить в поле такие данные, которые не соответствуют указанному условию |
|
|
Сообщение об ошибке |
Задает текст сообщения, который будет отображаться в том случае, если данные, введенные в поле, не соответствуют ограничению, указанному в свойстве Условие на значение |
|
|
Обязательное поле |
Определяет режим обязательного ввода информации в данное поле |
|
|
Индексированное поле |
Устанавливает режим использования индекса для данного поля, что позволяет ускорить процедуру доступа к информации в поле, а также задать режим, при котором в поле нельзя вводить повторяющиеся значения |
Ниже приведено описание основных типов данных, используемых в таблицах СУБД Access.
Текстовый. Используется для хранения строковых данных с длиной до 255 символов. Свойство Размер позволяет задать максимальное количество символов (до 255), которые будут содержаться в строке (по умолчанию устанавливается Размер = 50).
Поле MEMO. Применяется для хранения текста, превышающего 255 символов и/или состоящего из нескольких строк (т. е. текста, в котором встречается символ возврат каретки).
Основными свойствами этих типов данных, которые устанавливаются в нижней части окна Конструктора, являются следующие:
Формат поля - задается специальный формат, в котором данные будут представлены на экране, например, текст будет выведен с заданным цветом (например, синим) и выровнен по левому краю;
Пустые строки -- устанавливается режим, при котором можно вводить в поле пустую строку (т. е. значение"").
Пустым значением в Access называется специальное значение Null, которое имеет ряд особенностей. В частности нельзя поставить знак равенства между значением Null и любым другим значением, в том числе еще одним Null. Помимо этого, значения Null не обрабатываются при использовании итоговых функций, в частности функции Sum (суммирование), например, при создании отчетов. Однако полям формата Текстовый и Поле MEMO можно присваивать пустые строки, т. е. значения "", которые затем можно использовать при вычислениях.
Числовой. Используется для обработки чисел различного размера и формата. Размер определяется с помощью свойства Размер поля, формат числа задается свойством Формат поля, используемого также для типов данных Денежный и Счетчик. Необходимо отметить, что для форматов Числовой и Денежный по умолчанию устанавливается значение 0.
Для определения количества знаков после запятой необходимо воспользоваться свойством Число десятичных знаков, которое также используется в типах Денежный и Счетчик. Доступ к свойствам полей можно получить, находясь в конструкторе таблицы.
Таблица 7. Основные значения свойства Размер поля типа данных Числовой
|
Значение |
Содержимое |
Диапазон |
Объем |
|
|
Байт |
Целые числа |
[0;28-1] |
1 байт |
|
|
Целое |
Целые числа |
[-215;215-1] |
2 байта |
|
|
Длинное целое |
Целые числа |
[-231;231-1] |
4 байта |
|
|
Одинарное с плавающей точкой |
Вещественные числа с точностью до 7 знаков после запятой |
[-2128;-2-149]и [2-149;2128-1] |
4 байта |
|
|
Двойное с плавающей точкой |
Вещественные числа с точностью до 1 5 знаков после запятой |
[-21024; -2-1074] и [2-1074;21024-1] |
8 байт |
|
|
Действительное |
Вещественные числа с заданной точностью (по умолчанию точность = 1 8 знаков) |
[-1028; 1028] |
12 байт |
Дата/Время. Применяется при обработке значений календарных дат и времени. Этот тип данных позволяет хранить значения в нескольких форматах. По умолчанию устанавливается Полный формат даты.
Денежный. Используется для хранения денежных значений и предусматривает точность до 4 знаков после десятичной запятой и до 15 знаков перед запятой.
Счетчик. Применяется для описания поля, используемого в качестве первичного ключа, и генерирует для каждой новой записи в таблице уникальное значение формата Длинное целое - Логический. Предназначен для хранения и обработки логических значений, т. е. Ложь или Истина, Этот тип данных предусматривает использование одного из следующих форматов в качестве свойства Формат поля: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Выкл. (По умолчанию устанавливается формат Да/Нет).
3.6.7 Операции с таблицами
При обработке БД часто возникает необходимость в выполнении операций над созданными таблицами, например, переименовать, создать копию или удалить таблицу.
Переименование. Чтобы переименовать созданную таблицу, необходимо ее выделить в окне БД и выполнить команду Правка | Переименовать или просто щелкнуть на выделенном названии. После этого будет включен режим переименования таблицы, в котором ей можно задать новое имя.
Копирование. Если необходимо внести серьезные коррективы в имеющуюся таблицу, то можно предварительно создать ее резервную копию с другим именем и затем, в случае необходимости, восстановить эту копию под ее старым именем. Для этого нужно удалить неудачный вариант старой таблицы, после чего переименовать созданную резервную копию, восстановив ее исходное имя.
Чтобы создать копию таблицы Успеваемость, необходимо ее выделить в окне БД Образование, после чего выполнить операцию копирования в буфер кнопкой Копировать затем осуществить вставку из буфера кнопкой Вставить . После выполнения вставки на экране появится диалоговое окно Вставка таблицы, в котором необходимо указать новое имя таблицы, выбрать в качестве Параметра вставки пункт структура и данные и нажать кнопку ОК. В результате в окне БД Образование появится новая таблица под новым названием, в которую будут скопированы структура и данные первоначальной таблицы.
Если в БД уже существует таблица с указанным для копии именем, то в этом случае отобразится окно сообщения, в котором будет предложено заменить имеющуюся таблицу. Однако в подобной ситуации следует прервать операцию копирования таблицы, т. е. нажать кнопку Нет, и задать в окне Вставка таблицы другое имя для копии.
Удаление, Чтобы удалить таблицу из БД, ее вначале следует выделить в окне БД. после чего воспользоваться клавишей Delete или выполнить команду Правка Удалить. Затем появится окно предупреждения, в котором нужно подтвердить удаление таблицы, выбрав кнопку Да. В том случае, если удаляемая таблица имела связи с другими таблицами, Access отобразит еще одно сообщение о необходимости удаления всех связей этой таблицы. Чтобы подтвердить удаление связей, следует выбрать кнопку Да.
Сортировка данных. Когда в Access открывается какая-либо таблица, то записи в ней представлены в том порядке, в котором они были введены. Чтобы изменить отображаемый порядок следования записей, можно воспользоваться возможностями сортировки. Чтобы отсортировать записи в таблице по возрастанию или убыванию значений определенного столбца, этот столбец вначале необходимо выделить, затем выбрать пункт Записи \ Сортировка и выбрать одну из команд:
Сортировка по возрастанию (кнопка ) или
Сортировка по убыванию (кнопка )
При этом необходимо иметь в виду, что устанавливаемая таким образом сортировка влияет только на отображение записей, но не влияет на их физическое расположение в таблице или на имеющиеся индексы.
Поиск и замена данных. Чтобы найти или заменить в таблице данные определенного вида, например, во всех датах, которые хранятся в таблице, заменить год 99 на 1999, необходимо выполнить команду Правка \ Найти (кнопка ), после чего будет отображено диалоговое окно Поиск и замена. В этом окне имеются следующие поля для настройки параметров поиска:
Образец - строка для поиска. Например, чтобы найти все сочетания символов "99", нужно в это поле ввести значение 99. Возможно также использование специальных символов:
* - заменяет строку любой длины, состоящую из произвольных символов;
? - заменяет один любой символ.
В частности чтобы найти все строки, в которых имеется текст, начинающийся на "а' можно в поле Образец ввести значение а*.
Поиск в - определяет режим поиска либо в текущем поле активной таблицы, либо во всей таблице,
Совпадение - определяет тип поиска. Например, если в поле Образец введено 99, то для значений 99, 1998 и 991 выбор того или иного режима приведет к таким результатам:
· С любой частью поля - найдет и значение 99, и 1998, и 991;
· Поля целиком - найдет только значение 99;
· С начала поля - найдет значения 99 и 991.
Просмотр - определяет направление поиска от текущей записи:
· Вверх - к первой записи;
· Вниз - к последней записи;
· Все - поиск во всей таблице.
С учетом регистра - при поиске учитывается регистр (т. е. строчные и прописные буквы), который использовался при указании строки в поле Образец.
С учетом формата полей - при поиске учитывается формат отображения, установленный для того или иного поля. Например, дата, сохраненная в формате 10.02.99, отображается в таблице как 10-фев-99.
Заменить на - строка для замены найденного значения (только на вкладке Замена).
После того как найдено очередное значение, для поиска следующего используется кнопка Найти далее. С другой стороны, в режиме замены используются еще две кнопки - Заменить (замена очередного найденного значения на указанное) и Заменить все (замена всех найденных значений на указанное).
Фильтрация данных. При работе с таблицами часто бывает необходимо отображать не все записи, а только те, которые соответствуют определенным условиям. Для этого используются следующие режимы фильтрации;
1. Фильтр по выделенному. Чтобы отменить режим фильтрации, можно воспользоваться кнопкой Удалить фильтр Необходимо отметить, что включение этой кнопки выполняет установку последнего примененного фильтра (Применение фильтра), а ее отключение - к отмене фильтрации (Удалить фильтр}.
2. Обычный фильтр. Режим фильтрации по выделенному используется в том случае, когда нужно отображать только те записи, которые удовлетворяют всем указанным ограничениям (например, последняя буква "а" в имени И фамилии). Если же необходимо отображать все записи, которые удовлетворяют хотя бы одному из указанных условий (например, последняя буква "а" в имени ИЛИ фамилии), то в этом случае следует использовать обычный фильтр, который можно установить командой Записи.
Печать таблицы. Самый простой способ вывода таблицы на печать является нажатие кнопки Печать (Print) на панели инструментов. Для этого необходимо выполнить такие действия:
1. Выделить таблицу;
2. Нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов;
При этом производится печать всей таблицы. Для вывода всей таблицы можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы в окне базы данных и из контекстного меню выбрать команду Печать (Print).
Для того чтобы иметь возможность изменять параметры печати, необходимо воспользоваться возможностями печати из режима Таблицы.
Для этого нужно:
1. Открыть нужную таблицу в режиме Таблицы.
2. Выбрать в меню Файл (File) команду Печать (Print).
3. В окне Печать (Print) в блоке Принтер (Printer) в поле Имя (Name) выбрать принтер, на котором предполагается печатать таблицу.
4. При необходимости нажать кнопку Свойства (Properties) для получения доступа к свойствам принтера.
5. При необходимости установить флажок Печать, в файл (Print to file) для создания файла на диске.
6. В блоке Печатать (Print Range) выбрать режим печати: Все (All) -- всю таблицу, Страницы с... по (Pages From To) -- диапазон страниц, Выделенные записи (Selected Record(s)) -- только выделенные записи таблицы.
7. В блоке, Копии (Copies) установить количество копий в поле Число копий (Number of copies).
8. При необходимости установить флажок Разобрать по копиям (Collate) для включения режима печати по копиям, т. е. сначала будут печататься все листы первого экземпляра, затем все листы второго и т.д.
9. При необходимости нажать на кнопку Настройка (Setup), которая открывает окно Параметры страницы (Page Setup) для установки параметров страницы.
10. Нажать кнопку ОК.
Кнопка Печать (Print) в режиме Таблицы также распечатает всю таблицу.
Чтобы иметь возможность настроить расположение информации на листе, нужно:
Открыть таблицу в режиме Таблицы.
Выбрать из меню Файл (File) команду Параметры страницы (Page Setup).
Открыть вкладку Поля (Margins) и установить значения отступов от края страницы соответственно: Верхнее (Тор), Нижнее (Bottom), Левое (Left) и Правое (Right).
При необходимости установить флажок Печатать заголовки (Print Headings) для вывода на печать заголовков столбцов.
Открыть вкладку Страница (Page) и в блоке Ориентация (Orientation) выбрать ориентацию листа: Книжная (Portrait) или Альбомная (Landscape).
В блоке Бумага (Paper) выбрать в поле Размер (Size) размер листа, а в поле Подача (Source) вариант подачи листов в принтер.
В блоке Принтер для объекта <имя таблицы> (Printer for <имя таблицы>) выбрать Текущий принтер (Default Printer) или Другой принтер (Use specific printer). В последнем случае при нажатии на кнопку Принтер (Printer) открывается окно выбора принтера.
Нажать кнопку ОК.
Чтобы иметь возможность просмотреть расположение данных на страницах прежде чем они будут отправлены на печать, можно воспользоваться функцией предварительного просмотра. Войти в режим предварительного просмотра можно как из окна базы данных, так и из режима Таблицы. Чтобы просмотреть, таблицу в режиме предварительного просмотра из окна базы данных, необходимо выделить таблицу в списке таблиц окна базы данных и затем выполнить одно из действий:
Ш Нажать кнопку Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов База данных (Database)
Ш Выбрать из меню Файл (File) команду Предварительный просмотр (Print Preview)
Ш Щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы и из контекстного меню выбрать команду Предварительный просмотр (Print Preview)
Чтобы войти в окно предварительного просмотра из режима Таблицы, необходимо нажать кнопку Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet) или выбрать команду Предварительный просмотр (Print Preview) из меню Файл (File).
После перехода в режим предварительного просмотра на экране появляется окно предварительного просмотра и панель инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). В нижней части окна присутствует ряд кнопок перемещения по страницам, аналогичных кнопкам перемещения по записям в режиме Таблицы. Там же находится поле номера страницы, в котором отображается номер текущей страницы и в которое можно ввести вручную номер страницы и перейти на эту страницу.
3.7 Формы: создание, выделение, перемещение, копирование, сохранение
Как и всякая программа, СУБД имеют свой интерфейс - это формы.
Форма - это объект базы данных, предназначенный для ввода и отображения информации. Форма обязательно содержит элементы (поля), в которые пользователь вводит данные.
Формы - принципы их использования:
1. могут отображать только одну запись за один раз и, как правило, в простом формате;
2. могут отображать как редактирование, так и неизменные поля;
3. могут быть похожими на обычные деловые бумаги, если их соответствующим образом разработать;
4. позволяют изменить порядок следования полей с целью облегчения ввода данных и обеспечению ему актуальности;
5. могут содержать данные из различных таблиц;
6. могут содержать графики и диаграммы;
7. позволяют автоматизировать задачи ввода и иметь меню пользователя.
В базы данных информация обычно вводится с помощью форм, а хранится - в виде таблиц.
Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.
Для создания простой формы, содержащей один столбец, используется кнопка Новый объект.
Создание формы с помощью автоформы
Автоформа создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждое поле расположено на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю.
1. В окне базы данных выберите вкладку Таблицы или Запросы.
2. Выберите таблицу или запрос, на основе которых необходимо создать форму, или откройте их в любом режиме.
3. Нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выберите элемент Автоформа.
Создание формы с помощью мастера
Надо открыть окно БД (нажать клавишу F11). Если открыто окно таблицы, на основе которой будет создаваться форма, надо закрыть его. Надо перейти на вкладку Формы в окне БД и щелкнуть по кнопке Создать.
Ш В открывшемся диалоге Новая форма укажите режим Мастер форм и в раскрывающемся списке выберите таблицу, для которой будет создаваться форма. В диалоге мастера создания форм надо указать поля, которые будут присутствовать в форме. В списке Доступные поля надо выделить поле и нажмите кнопку с символом >, расположенную правее списка. Указанное поле переместится в список Выбранные поля. Аналогично надо переместить в список Выбранные поля все остальные поля таблицы (кроме поля «Код»). После этого надо нажать кнопку Далее.
Подобные документы
Состав персонального компьютера. Системный блок, жесткий и гибкий диски, лазерные компакт-диски, клавиатура, монитор, принтеры, сканеры, модемы и другие периферийные устройства. Классификация программного обеспечения. Программы работы с графикой.
дипломная работа [7,6 M], добавлен 06.10.2011Изучение устройств аппаратного обеспечения, образующих конфигурацию компьютера: системный блок, монитор, клавиатура, мышь. Технология работы материнской платы, процессора, жесткого диска, периферийных устройств ввода, выхода, хранения и обмена данных.
реферат [23,1 K], добавлен 26.03.2010Классификация ЭВМ. Характеристика устройств базовой конфигурации персонального компьютера: системный блок, клавиатура, манипулятор мышь, монитор. Логическая схема системной платы. Принципы работы жесткого диска. Виды и задачи программного обеспечения.
курсовая работа [4,8 M], добавлен 23.11.2010Конструкция системного блока, монитора, клавиатуры и мыши персонального компьютера, как элементов его минимальной комплектации, а также их назначение, особенности работы и современные тенденции развития. Отрывки статей о новинках архитектуры компьютера.
реферат [43,4 K], добавлен 25.11.2009Роль компьютера в жизни человека. Критерии выбора компьютера для игр и для работы с документами: корпус системного блока, процессоры и их количество, тактовая частота ядра, оперативная память, видеокарта, жесткий диск. Исследование школьных компьютеров.
курсовая работа [37,3 K], добавлен 17.12.2014Классификация электронно-вычислительных машин по времени создания и назначению. Принципы "фон Неймана". Аппаратная реализация персонального компьютера: процессор, внутренняя и внешняя память, материнская плата. Основные периферийные устройства.
реферат [1,2 M], добавлен 24.05.2009Аппаратные средства компьютерных систем. Компоненты персонального компьютера: микропроцессор, материнская плата и шина, память и накопители и диски. Устройства ввода: клавиатура, мышь, монитор и сканер. Устройства вывода и классификация принтер.
курсовая работа [2,5 M], добавлен 27.02.2009Состав и обоснование выбора компонентов персонального компьютера (процессора, материнской платы, комплектующих и периферийных устройств), требования к ним и характеристики. Структурная схема компьютера, его программное обеспечение и расчёт стоимости.
контрольная работа [1,3 M], добавлен 12.02.2015Память персонального компьютера, виды и их характеристика. Классификация памяти компьютера. Кэш память как память с большей скоростью доступа, предназначенная для ускорения обращения к данным. Гибкие магнитные диски, CD-ROM, DVD-ROM и флэш-память.
презентация [1,8 M], добавлен 15.11.2011История создания компьютеров, их разновидности и применение в разных сферах деятельности человека. Назначение основных элементов компьютера: монитора, системного блока, клавиатуры, мыши, устройств ввода и вывода информации. Вред и польза компьютера.
реферат [21,5 K], добавлен 04.05.2013
