Руководство оператора электронно-вычислительных машин

Для решения этой задачи необходимо открыть запрос ОценкаДата в режиме конструктора и добавить в макет запроса еще две таблицы, которые содержат требуемую информацию: Студенты и Предметы. Чтобы добавить таблицу в макет запроса, следует выполнить команду Запрос Добавить таблицу или нажать кнопку Отобразить таблицу, и с помощью диалогового окай Добавление таблицы поочередно добавить таблицы Студенты и Предметы в макет. При этом на схеме будут автоматически отображены связи между указанными таблицами.

Следует отметить, что в макете запроса можно определить связи между таблицами, если они не были ранее установлены. Для этого нужно выделить название поля связи в одной таблице и перетащить его на макет другой таблицы, аналогично работе со схемой данных.

После добавления всех таблиц в нижней части окна запроса можно перед полем Оценка вставить два столбца - для фамилий студентов и названий предметов. При перетаскивании поля из | таблицы, расположенной в макете, в строку Поле автоматически появляется новый столбец, в котором можно указывать параметры данного поля. Для поля Фамилия из таблицы Студенты следу- ^; ет указать направление сортировки по возрастанию, а для поля Название из таблицы Предметы - условие "Физика". При этом сортировку для поля ДатаСдачи можно отменить, выбрав в поле Сортировка значение (отсутствует.

Созданный запрос необходимо выполнить, воспользовавшись кнопкой Запуск. В результате будут получены записи с указанным набором полей из выбранных таблиц. При этом данные отображаются только для предмета Физика.

Полученному многотабличному запросу можно дать название ОценкиПоФизике, воспользовавшись для этого командой Файл \ Сохранить как.

Создание запроса с помощью мастера.

Чтобы запустить мастер запросов, следует в окне БД выполнить двойной щелчок на пункте Создание запроса с помощью мастера в разделе Запросы. При этом первым шагом в создании запроса является выбор полей, которые будут в нем отображаться, из имеющихся в БД таблиц и запросов. Например, необходимо создать запрос, содержащий фамилии преподавателей и названия предметов, которые они ведут. Для этого нужно вначале в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выбрать таблицу Преподаватели и добавить поле Фамилия в раздел Выбранные поля. Затем следует выбрать таблицу Предметы и добавить в запрос поле Название.

После нажатия кнопки Далее будет отображено завершающее окно мастера, в котором необходимо указать название созданного запроса и определить дальнейший режим работы с ним -просмотр данных или изменение макета. Запросу можно дать название Преподаватели Предметы, и после выбора режима просмотра данных и нажатия кнопки Готово будут отображены записи созданного запроса, содержащие фамилии преподавателей и названия предметов.

После выбора режима просмотра данных и нажатия кнопки Готово будут отображены записи созданного запроса, содержащие фамилии преподавателей и названия предметов.

Вычисляешь поля. При создании запросов часто возникает необходимость не только использовать имеющиеся поля таблиц, но и создавать на их основе другие поля, которые называются вычисляемыми. Например, если в таблице какого-либо магазина имеется поле цены на товар и поле количества этого товара, то, исходя из этого,можно создать вычисляемое поле, в котором будет подсчитываться общая стоимость для каждого товара путем перемножения значений цены и количества. Другими словами, в вычисляемом поле могут использоваться арифметические операторы.

С другой стороны, при создании вычисляемого поля на основе содержимого текстовых полей, как правило, используется операция объединения текстовых значений, которая называется конкатенацией. В таблице приведены операторы, которые используются в Access при построении выражений:

Таблица 9. Основные операторы, используемые при создании выражений

Оператор	Описание
+	Сложение чисел
-	Вычитание чисел
*	Умножение чисел
/	Деление чисел
\	Деление первого числа на второе с округлением результата
^	Возведение в степень
MOD	Вычисление остатка от деления нацело
&	Конкатенация строк

Очевидно, что рассмотренные операторы предоставляют достаточно узкий спектр возможностей по созданию выражений. Чтобы создать сложное выражение, используют мощное средство, которое носит название Построитель выражений. Эта программа позволяет построить выражение любой сложности с использованием самых разнообразных функций. С ее помощью можно выполнять различные вычисления с использованием данных, находящихся в БД, - полей таблиц, запросов, форм и отчетов. Все перечисленные объекты БД находятся, соответственно, в папках Таблицы, Запросы, Forms и Reports в левой части Построителя. Чтобы выбрать требуемый объект, например, таблицу, необходимо выполнить двойной щелчок на папке Таблицы, в результате чего раскроется список всех таблиц БД. После выбора нужной таблицы (или другого объекта) в средней части Построителя отображается список ее полей, значения которых можно включить в создаваемое выражение. Для этого необходимо выбрать требуемое поле и нажать в окне Построителя кнопку Вставить.

При построении выражения, кроме названий полей, могут использоваться различные операторы, добавление которых выполняется при нажатии соответствующих кнопок в окне Построителя. Также существует возможность использования в выражении различных функций Access. Для этого в левой части окна необходимо открыть папку Функции и выбрать пункт Встроенные функции. Затем следует в средней части Построителя определить категорию, в которой находится требуемая функция, и выбрать после этого в правой части окна название искомой функции. Создаваемое таким образом выражение отображается в верхней части окна Построителя выражений.

Например, необходимо в рассмотренном выше запросе ПреподавателиПредметы вместо поля Фамилия добавить вычисляемое поле, в котором содержались бы фамилия и инициалы преподавателя.

Для этого необходимо открыть запрос в режиме конструктора. Затем установить курсор в строку Поле первого столбца, т. е. в поле Фамилия. После этого необходимо воспользоваться кнопкой

Построить, в результате чего будет отображено окно

Построитель выражений. Необходимо отметить тот факт, что при помощи кнопки Построить можно как создать новое выражение, так и изменить уже существующее, если оно находится в текущем поле.

Названия полей в выражении должны указываться в квадратных скобках, однако если поле будет указано без скобок, то Access их добавит автоматически.

Для создания текстовой строки с фамилией и инициалами необходимо несколько раз последовательно выполнить операцию конкатенации следующей структуры: Фамилия & Символ Пробела & Инициал имени & Символ точки & Инициал отчества & Символ точки. Все текстовые символы указываются в двойных кавычках, поэтому структура выражения примет такой вид: Фамилия & " " & Инициал имени & "." & Инициал отчества & ".". Таким образом, начало выражения будет следующим: Фамилия & " " &

Для работы с текстовыми значениями используются функции категории Текстовые. Чтобы получить инициал имени, необходимо воспользоваться одной из функций данной категории, а именно - функцией Left, которая возвращает первые n символов указанной строки. Чтобы добавить функцию в выражение, необходимо дважды щелкнуть на папке Функции и выбрать после этого раздел Встроенные функции.

Затем во втором столбце необходимо выбрать требуемую категорию, в данном случае Текстовые, и после этого в третьем столбце выбрать нужную функцию, т. е. Left.

После того как функция выбрана, необходимо установить курсор в то место выражения, куда она должна быть вставлена, и нажать кнопку Вставить в окне построителя выражений.

В результате этих действий в выражение будет добавлен шаблон функции Left: Left («stringexpr»; «n»}, в котором необходимо указать значения требуемых параметров, В частности вместо stringexpr нужно указать поле Имя, а вместо n - количество символов, которые необходимо получить из строки, т. е. 1. Таким образом, текущее выражение примет вид: Фамилия & *'" & Left (Имя; 1)

Необходимо отметить, что для поля Имя не указывалось название таблицы Преподаватели, так как оно было выбрано ранее в строке Имя таблицы окна конструктора запросов. С другой стороны, чтобы добавить в выражение имя поля конкретной таблицы, можно раскрыть папку Таблицы и выбрать в таблице Преподаватели поле, после чего установить курсор в соответствующее место выражения и нажать кнопку Вставить. Таким образом, название поля с указанием имени таблицы необходимо отображать в следующем формате: [Имя таблицы] ! [Название поля]

После указания первого инициала необходимо поставить точку, т. е. указать в выражении строку ".". Затем аналогичным способом добавить инициал отчества и снова поставить точку. Таким образом, будет получено следующее выражение:

Фамилия & " " & Left (Имя;1) & "." & Left (Отчество; 1) & "."

Чтобы вернуться в окно конструктора запросов, необходимо нажать кнопку ОК. В результате созданное выражение будет находиться в строке Поле первого столбца запроса. Для выполнения запроса следует воспользоваться кнопкой Запуск после чего б запросе будет создано вычисляемое поле Выражение!, в котором содержатся фамилия и инициалы преподавателя.

Названия полей запроса формируются автоматически. Для полей таблиц названия совпадают с названиями соответствующих полей запроса {например, поле Название). С другой стороны, названия вычисляемых полей формируются автоматически; Выражение1, Выражение2 и т. д. Очевидно, что такие названия не являются информативными.

Чтобы установить подпись для поля в таблице или запросе, необходимо в режиме конструктора установить курсор в требуемое поле (в частности в поле Выражение!) и нажать кнопку

Свойства. После этого в диалоговом окне Свойства поля можно на вкладке Общие указать в строке Подпись то название поля, которое будет использоваться вместо исходного в режиме редактирования запроса (или таблицы), а также в формах и отчетах, В частности для вычисляемого поля Выражение1 можно указать подпись ФИО.

Таким образом, был создан и выполнен запрос на выборку с использованием вычисляемого поля.

Групповые операции. При обработке данных в таблицах зачастую бывает необходимо учитывать в запросах не отдельные записи, а итоги, которые вычисляются или формируются определенным образом для различных групп записей в таблице. Например, необходимо выполнить запрос, в котором для каждого студента было бы подсчитано количество полученных им оценок, а также вычислен средний балл. И затем на основании среднего балла определена стипендия, например, из расчета 10 грн. за каждый балл. Другими словами, для отличника (средний балл = 5) размер стипендии должен составить 50 грн.

Чтобы выполнить подобные вычисления, необходимо создать новый запрос в режиме конструктора, добавить в него с помощью кнопки Отобразить таблицу таблицы Студенты и Успеваемость, и затем воспользоваться кнопкой Групповые операции. После этого среди параметров запроса появится строка Групповые операции. Чтобы вычислить для каждого студента его средний балл, необходимо вначале добавить в запрос поле Фамилия таблицы Студенты. При этом в строке Групповые операции по умолчанию устанавливается значение Группировка.

Итак, для каждой фамилии студента во втором столбце необходимо расположить общее количество оценок, полученных каждым студентом, в третьем - средний балл, и в четвертом - размер начисленной стипендии. Для этого во второй и третий столбцы запроса следует добавить поле Оценки таблицы Успеваемость, так как на основании именно этого поля будет определяться общее число оценок, а также вычисляться средний балл каждого студента.

При выполнении групповых операций можно использовать так называемые итоговые функции, которые следует выбирать из списка в добавленном поле Групповые операции.

Таблица 10. Основные итоговые функции

Функция	Описание
Sum	Суммирование значений в группе
Avg	Среднее значение для группы
Min	Минимальное значение для группы
Мах	Максимальное значение для группы
Count	Подсчет числа значений в группе
First	Значение поля в первой записи группы
Last	Значение поля в последней записи группы

Для подсчета количества полученных оценок следует выбрать функцию Count, а для определения среднего балла - функцию Avg. Затем созданный запрос следует сохранить, указав ему имя СреднийБалл.

Чтобы вычислить размер стипендии, необходимо создать выражение с помощью построителя выражений. Для этого вначале следует выбрать в строке Групповые операции четвертого столбца запроса с помощью разворачивающегося списка пункт Выражение. Затем нужно, находясь в этом поле, нажать кнопку Построить и указать в построителе выражений формулу для вычисления размера стипендии. В данной формуле будет использоваться поле групповой операции с функцией Avg, полученное ранее. Следует отметить, что подобным полям в запросах, как и вычисляемым полям, Access автоматически присваивает имена. В частности поле, содержащее количество оценок, было названо Count-Оценка, а поле со средним баллом было названо Avg-Оценка. Следовательно, в окне Построитель выражений необходимо в формуле для стипендии использовать поле Avg-Оценка сохраненного запроса СреднийБалл. Т. е. нужно вставить в формулу поле Avg-Оценка из папки СреднийБалл и умножить это значение на 10 для определения размера стипендии. Однако необходимо иметь в виду, что если бы рассматриваемый запрос не был сохранен, то в Построителе выражений не появились бы поля Count-Оценка и Avg-Оценка.

После установки всех описанных параметров будет выведен макет запроса .При выполнении созданного таким образом запроса будут определены количество оценок, средний балл и размер стипендии для каждого студента. Однако названия полей с групповыми операциями (количество оценок и средний балл) и выражением (стипендия) были созданы автоматически и не являются в достаточной степени информативными. Поэтому следует изменить свойства полей, установив им подписи. Для этого необходимо открыть запрос в режиме конструктора, и в окне свойств для каждого из этих полей указать в строке подпись названия КоличествоОценок, СреднийБалл и Стипендия, соответственно.

Перекрестные запросы. В Access имеется возможность создания запросов, в которых используются групповые операции в виде электронных таблиц, т. е. в качестве названий строк и столбцов такой "таблицы" используются те или иные поля таблиц, а в ее "ячейках" будут отображаться вычисляемые значения, которые соответствуют значениям, указанным в названии строки и столбца. Например, в качестве примера подобной электронной таблицы можно рассмотреть набор оценок, которые получил каждый студент по всем предметам. Другими словами, заголовками строк такой таблицы будут фамилии студентов, заголовками столбцов - названия предметов, а на пересечении строк и столбцов будет отображаться оценка того или иного студента по данному предмету, аналогично расположению данных в рабочих листах Excel. При этом необходимо отметить, что вычисляемые значения не могут быть отредактированы, поэтому перекрестный запрос нет смысла использовать с целью изменения данных. Однако перекрестные запросы могут оказаться весьма полезными при создании отчетов.

Для создания перекрестного запроса, отображающего таблицу оценок студентов по предметам, следует вначале создать новый запрос в режиме конструктора. Затем нужно в макет запроса добавить таблицы, в которых содержатся исходные данные запроса: Студенты, Успеваемость и Предметы. После этого необходимо выполнить команду Запрос \ Перекрестный, в результате чего в макете запроса среди параметров появится строка Перекрестная таблица, в которой для полей запроса можно с помощью разворачивающегося списка выбрать одно из следующих значений:

Заголовки строк - выбирается для поля запроса, значения которого нужно использовать в качестве заголовков строк. В качестве заголовков строк необходимо определить хотя бы одно поле, при этом в строке Групповые операции необходимо выбрать значение Группировка, одну из итоговых функций или Выражение;

Заголовки столбцов - выбирается для поля запроса, значения которого нужно использовать в качестве заголовков столбцов. С этой целью используется только одно поле, требования к которому аналогичны требованиям к полю, в котором установлено значение Заголовки строк;

Значение - выбирается для поля запроса, в котором вычисляется итоговое значение, отображаемое в "ячейках" перекрестного запроса. Такое поле должно быть единственным, при этом в строке Групповые операции для него необходимо выбрать одну из итоговых функций или задать выражение, в котором используются итоговые функции;

(не отображается) - выбирается для того поля, значения которого не должны отображаться в перекрестном запросе.

В первом столбце запроса нужно выбрать поле Фамилия таблицы Студенты, при этом следует задать для него значение Группировка в поле Групповая операция, а также Заголовки строк в поле Перекрестная таблица. Также можно выбрать направление сортировки по возрастанию.

Для второго столбца запроса необходимо выбрать поле Название таблицы Предметы и установить для него значение Группировка в поле Групповая операция и Заголовки столбцов в поле Перекрестная таблица.

В третьем столбце запроса нужно выбрать поле Оценка таблицы Успеваемость и задать для него функцию Sum в поле Групповая операция, а также Значение в поле Перекрестная таблица.

В результате выполнения перекрестного запроса будет получена электронная таблица,. Данный запрос может быть использован, например, в отчете.

Типы запросов на изменение

Как правило, при работе с таблицами используется запрос на выборку. Однако во многих случаях необходимо с помощью запросов выполнять различные изменения в БД, а именно: создавать новые таблицы, обновлять, добавлять и удалять записи в существующих таблицах. Для этого используются так называемые запросы на изменение, которые можно разделить, соответственно, на следующие категории: создание таблицы, обновление, добавление и удаление. Следует заметить, что перед созданием какого-либо запроса на изменение вначале создается запрос на выборку с требуемой структурой, после чего выбирается необходимый тип запроса.

Создание таблицы. В том случае, когда при многократном выполнении запроса на выборку происходит отбор одних и тех же данных, то их целесообразно оформить в виде новой таблицы с помощью запроса на создание. Такой запрос будет особенно эффективным, если процесс получения данных достаточно трудоемок, т. е. когда приходится выполнять большое количество вычислений или работать с большими объемами информации.

Чтобы создать с помощью запроса новую таблицу, необходимо с помощью конструктора построить запрос на выборку, после чего выполнить команду Запрос \ Создание таблицы или воспользоваться кнопкой Тип запроса, которая отображает последний выбранный тип запроса. Выбор типа выполняется в разворачивающемся списке этой кнопки.

Если выбран режим Создание таблицы, то в этом случае появится диалоговое окно Создание, в котором необходимо указать имя новой таблицы, а также ее расположение, т. е. таблица будет создана в текущей БД или той, которая указана в строке Имя файла

Например, необходимо создать новую таблицу на основании рассмотренного ранее запроса на выборку ПреподавателиПредметы. Для этого необходимо открыть данный запрос в режиме конструктора и выбрать тип запроса Создание таблицы. Затем следует указать имя создаваемой таблицы, например, Предметы-Преподаватели, и нажать кнопку ОК.

При выполнении данного запроса с помощью кнопки Запуск будет отображено окно предупреждения о создании новой таблицы и помещении в нее выбранных записей. После подтверждения, т. е. выбора кнопки Да, в БД Образование будет создана новая таблица ПредметыПреподаватели.

Следует отметить, что в БД не может быть двух объектов с одинаковыми именами (это относится только к таблицам и запросам). Поэтому, если бы в описанном примере новой таблице было присвоено имя ПреподавателиПредметы, совпадающее с именем запроса, то было бы отображено предупреждение о том, что объект с таким именем в этой таблице уже имеется.

Обновление. Данный тип запроса на изменение используется в тех случаях, когда необходимо выполнять отбор записей с последующим изменением для них значения определенного поля.

Для добавления нового поля необходимо открыть таблицу в режиме конструктора. Затем указать новое поле, для которого следует выбрать тип Текстовый и определить следующие свойства:

Размер поля: 1;

Условие на значение: "" Or "a" Or "о";

Пустые строки: Да.

В поле Состояние могут находиться как символы "а" или "о", так и пустая строка, т. е. "". Поэтому в свойстве Условие на значение необходимо указать, что в данное поле может быть введено только одно из этих значений (или не введено ничего). Кроме этого, в свойстве Пустые строки следует указать, что в поле Состояние могут храниться пустые строки.

После установки свойств и перехода в режим таблицы будет отображено предупреждение о возможном несоблюдении целостности данных, установленной при создании связей между таблицами.

В данном случае можно не выполнять проверку на целостность, так как ее нарушение произошло из-за добавления нового поля, что не должно привести к нежелательным изменениям в БД.

В режиме таблицы можно внести некоторые изменения в поле.

Необходимо также отметить, что в макете запроса после того, как его тип был изменен на Обновление, автоматически будут удалены все не обновляемые поля, т. е. останется только обновляемое поле.

Добавление. Иногда возникает необходимость временного хранения каких-либо данных с возможностью их восстановления. Например, из таблицы Студенты необходимо время от времени удалять отчисленных студентов. Однако отчисленный студент может быть восстановлен, поэтому данные обо всех отчисленных студентах можно хранить в архивной таблице Студенты-Отчисл и в случае необходимости восстанавливать того или иного студента, копируя соответствующую запись из таблицы СтудентыОтчисл в таблицу Студенты.



Для обработки подобного архива вначале необходимо создать в БД Образование новую таблицу СтудентыОтчисл, структура которой будет совпадать со структурой Студенты. Поэтому лучше всего в данной ситуации воспользоваться операцией копирования. Т. е. нужно в окне БД Образование выделить таблицу Студенты, нажать кнопку Копировать и затем нажать кнопку Вставить. После этого будет отображено окно Вставка таблицы, в котором необходимо указать имя новой таблицы: СтудентыОтчисл и выбрать режим вставки только структура.

Затем следует создать новый запрос в режиме конструктора, добавить в его макет таблицу Студенты и поочередно добавить в структуру запроса все поля, кроме КодСтудента. Так как значения поля КодСтудента формируются автоматически, то не обязательно их переносить из таблицы Студенты в таблицу СтудентыОтчисл. С другой стороны, из-за того, что поле КодСтудента является первичным ключом, то при попытке повторного копирования одних и тех же студентов будет возникать ошибка, т. к. значение первичного ключа должно быть уникальным для каждой записи.

После этого следует выбрать тип запроса Добавление, в результате чего будет отображено диалоговое окно Добавление, в котором необходимо в качестве "приемника" данных выбрать таблицу СтудентыОтчисл.

При этом в макете запроса появится новая строка Добавление, в которую будут автоматически добавлены имена соответствующих полей таблицы СтудентыОтчисл. Затем следует для поля Состояние указать параметр Условие отбора: "о" и сохранить созданный запрос под именем ДобавлениеОтчисл.

Теперь при каждом выполнении запроса ДобавлениеОтчисл в таблицу СтудентыОтчисл будут добавляться отчисленные студенты.

Удаление. Наряду с добавлением записей часто возникает необходимость в удалении записей из таблицы при выполнении запроса. Например, в рассмотренном случае с отчисленными студентами при каждом новом выполнении запроса ДобавлениеОтчисл будут добавляться уже скопированные ранее записи, т. к. условием для запроса является только наличие признака "о" в поле Состояние. Поэтому удобным дополнением к запросу на Добавление является запрос на удаление, с помощью которого в Данном случае можно после добавления в таблицу СтудентыОтчисл удалить всех отчисленных студентов из таблицы Студенты.

При создании запроса на удаление следует иметь в виду, что с удаляемыми записями могут быть связаны данные из другой таблицы. Например, студенты Жукова или Морозов имеют несколько оценок, т. е. существует непосредственная связь между данными в таблицах Студенты и Успеваемость. Другими словами, невозможно просто удалить записи для этих студентов из таблицы Студенты, так как в этом случае для нескольких записей из таблицы Успеваемость в поле КодСтудента будет содержаться ссылка на несуществующие записи в таблице Студенты.

Для предотвращения подобной ситуации необходимо проверить, какой вид связи имеется между полями КодСтудента таблиц Студенты и Успеваемость, и убедиться, что для этой связи в диалоговом окне Изменение связей установлен режим каскадное удаление связанных записей.

Создание запроса выполнятся так же, как и в предыдущих случаях. Для простоты можно в данном случае воспользоваться готовым запросом ДобавлениеОтчисл, сохранив его под новым именем УдалениеОтчисл. При этом необходимо установить тип запроса Удаление с помощью кнопки Тип запроса.

Теперь при каждом запуске данного запроса из таблицы Студенты будут удаляться все отчисленные студенты. Кроме того, будут также удаляться все связанные с ними записи из таблицы успеваемость. Другими словами, из БД будет удаляться и студент, и его оценки.

Свойства запросов

Для любого запроса могут быть заданы определенные параметры, которыми определяются особенности его выполнения. Другими словами, для каждого запроса существует набор свойств, используемых по умолчанию, и изменение значений этих свойств тем или иным образом будет влиять на процесс выполнения запроса.

Чтобы изменить какое-либо свойство, следует открыть запрос в режиме конструктора и, не устанавливая курсор ни на какое поле в макете запроса, воспользоваться командой Вид \ Свойства

или нажать кнопку Свойства После этого будет отображено окно Свойства запроса. Далее будут рассмотрены основные свойства запросов.

Вывод всех полей - отображение в запросе всех полей из таблиц, которые используются в качестве источника данных. Как правило, для данного свойства устанавливается значение Нет

Набор значений - вывод на экран первых n записей (5, 25 или 100) или n% от общего количества записей (5%, 25% или 100%). Это свойство полезно использовать в тех случаях, когда количество найденных записей в выполненном запросе будет достаточно велико, поэтому можно отображать уже отобранные записи, не дожидаясь окончания выполнения запроса;

Уникальные значения - используется для отображения в запросе только уникальных значений среди найденных записей Другими словами, если для данного свойства установлено значение Да, то в запросе будут отображаться только записи с уникальными сочетаниями значений в отображаемых полях;

Уникальные записи - применяется для отображения уникальных записей только в многотабличных запросах. При создании многотабличного запроса может возникнуть ситуация, когда отобранных записях должно отображаться поле (или несколько полей) одной из таблиц, в то время как поле связанной с ней таблицы используется в структуре запроса только для указания условия для отбора записей. Т. е. поля второй таблицы не будут включены в результат выполнения запроса.

Фильтр - применение указанного фильтра для найденных записей, т. е. отображение только тех записей, которые будут соответствовать указанному условию;

Порядок сортировки - определение направления сортировки: по возрастанию или по убыванию.

В качестве примера использования свойств Уникальные значения и Уникальные записи можно рассмотреть два запроса. Первый запрос будет включать только поле Оценка таблицы Успеваемость. Если в этом случае для свойства Уникальные значения будет установлено значение Да, то в результате выполнения данного запроса будут отобраны только те записи, для которых значения в поле Оценка не повторяются.

Второй запрос будет представлять собой дополнение первого. В структуру запроса необходимо добавить поле Названия таблицы Предметы, при этом следует установить для него флажок Вывод на экран, а для поля Оценка данный флажок нужно убрать, чтобы после выполнения запроса в найденных записях отображались только названия предметов. Если свойству Уникальные записи для данного запроса присвоено значение Нет, то в результате его выполнения будут найдены все записи, в том числе и с повторяющимися названиями. Если же установить для свойства Уникальные записи значение Да, то "будут отображены только записи с уникальными значениями в поле Предмет.

Необходимо отметить тот факт, что свойство Уникальные значения используется только для полей, отображаемых в запросе, при этом источником данных служит одна таблица. С другой стороны, свойство Уникальные записи устанавливается для многотабличных запросов, в которых поля некоторых таблиц присутствуют в запросе, но не отображаются в найденных записях. Поэтому, ввиду различия в сфере действия данных свойств, для одного и того же запроса невозможно одновременно установить значение Да и для свойства Уникальные значения, и для свойства Уникальные записи.

3.10 Отчеты и защита базы

Чтобы представить в печатном виде информацию из БД (таблиц или запросов), в Access используются отчёты., которые обладают следующими преимуществами, по сравнению с остальными способами печати (из таблиц или форм):

1. Помимо отображения содержимого полей из таблиц или запросов, в отчётах также можно вычислять различные итоговые значения, а также группировать данные;

2. С помощью отчётов можно красочно оформлять разнообразные документы, необходимые в тех или иных сферах профессиональной деятельности.

Для отображения основных данных и вычисленных итоговых значений в отчётах можно использовать следующие возможности:

1. Осуществление вычислений любой сложности с информацией, которая находится не только в одной, но также и в различных группах данных;

2. Использование иерархической структуры в отображении групп данных (в структуре может находиться до 10 уровней);

3. Печать верхнего и нижнего колонтитулов на каждой странице отчёта

4. Для отчёта можно установить текст заголовка и примечаний;

5. В каждой группе данных могут находиться собственные заголовки и примечания.

Кроме перечисленных возможностей, в отчётах (аналогично созданию форм) применяются также внедрённые рисунки и объекты, а также подчинённые отчёты.

Создание отчета

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Создание отчета с помощью мастера

В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

Нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.

Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет.

Примечание. Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменять источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

Нажмите кнопку ОК.

Если на шаге 3 выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, выполняйте инструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически.

Создание отчета без помощи мастера

В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

Нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.

Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет. (Если требуется создать свободный отчет, не выбирайте имя из списка).

Ш Для того чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, создавайте отчет на основе запроса.

5. Нажмите кнопку ОК.

Печать отчета

Перед тем как открывать отчет в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей и другие параметры страницы.

Выберите отчет в окне базы данных или откройте отчет в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра или режиме просмотра образца.

Выберите в меню Файл команду Печать.

Укажите требуемые значения параметров в диалоговом окне Печать.

В группе Принтер выберите принтер.

В группе Печатать выберите печать всего отчета или определенного диапазона страниц.

В группе Копии укажите число печатающихся копий и, при необходимости, печать с раскладкой по копиям.

Нажмите кнопку ОК.

Ш Для вывода отчета на печать без открытия диалогового окна нажмите кнопку Печать на панели инструментов.

Защита базы данных

Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл MDE.

Установка пароля

Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль. Только те пользователи, которые введут правильный пароль, смогут открыть базу данных. Этот способ достаточно надежен (Microsoft Access шифрует пароль, так что к нему нет прямого доступа при чтении файла базы данных), но он применяется только при открытии базы данных. После открытия базы данных все объекты становятся доступными для пользователя (пока не определена защита на уровне пользователей, описанная ниже в этом разделе). Для базы данных, которая совместно используется небольшой группой пользователей или на автономном компьютере, установка пароля обычно оказывается достаточной.

Внимание! Не используйте пароль базы данных, если предполагается выполнять репликацию базы данных. Реплицированные базы данных не могут быть синхронизированы, если определен пароль базы данных.

Защита на уровне пользователей

Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. От пользователей требуется идентифицировать себя и ввести пароль, когда они запускают Microsoft Access. Внутри файла рабочей группы они идентифицируются как члены группы. Microsoft Access по умолчанию создает две группы: администраторы (группа «Admins») и пользователи (группа «Users»). Допускается также определение других групп.

Группам и пользователям предоставляются разрешения на доступ, определяющие возможность их доступа к каждому объекту базы данных. Например, члены группы «Users» могут иметь разрешения на просмотр, ввод или изменение данных в таблице «Клиенты», но им не будет разрешено изменять структуру этой таблицы. Группа «Users» может быть допущена только к просмотру данных в таблице, содержащей сведения о заказах, и не иметь доступа к таблице «Платежная ведомость». Члены группы «Admins» имеют все разрешения на доступ ко всем объектам базы данных. Имеется возможность установить более разветвленную структуру управления, создавая собственные учетные записи групп, предоставляя этим группам соответствующие разрешения и добавляя в них пользователей.

Следует отметить три главных преимущества защиты на уровне пользователей.

Защищается ваша программа как интеллектуальная собственность.

Приложение защищается от повреждения из-за неумышленного изменения пользователями программ или объектов, от которых зависит работа приложения.

Защищаются конфиденциальные сведения в базе данных.

В качестве примера можно рассмотреть создание отчёта Оценки, в котором для каждого студента отображаются его оценки по всем предметам, а также его средний балл.

Так в качестве исходных данных для отчёта используются таблицы и запросы, то необходимо создать запрос на выборку Оценки, в котором должны отображаться поля Фамилия, Имя и Отчество таблицы Студенты, поле Название таблицы Предметы, а также поля Оценка и ДатаСдачи таблицы Успеваемость. В результате запуска этого запроса будет получен выбор записей, представленный.

Аналогично созданию форм, создание отчётов можно выполнить как с помощью мастера, так и с помощью конструктора. Как правило, мастер используется для создания основной части отчёта, т. е. структуры, в то время как конструктор, в то время как конструктор применяется для усовершенствования внешнего вида

Чтобы создать отчёт, необходимо в окне БД в разделе Отчёты воспользоваться кнопкой Создать и выбрать требуемый режим создания нового отчёта.

Мастер отчётов. На первом этапе работы мастера необходимо выбрать в поле Таблицы и запросы запрос оценки и добавить из него все поля в список Выбранные поля. После этого следует нажать Далее».

Затем следует выбрать вид представления данных, т. е. на какие группу будут разбиты данные в отчёте. В рассматриваемом примере необходимо для каждого студента отображать список оценок, т. е. иерархия в этом случае будет следующей: Студенты - Предметы, оценка и дата, т. е. необходимо в списке выбрать пункт Студенты. После этого нужно нажать Далее.

На следующем этапе в случае необходимости можно добавить уровни группировки отображаемых данных. Например, какие оценки получил студент в тот или иной день, т. е. добавить уровень группировки ДатаСдачи. После этого станет доступной кнопка Группировка, которая позволяет установить интервалы группировки для полей, включённых в иерархическую структуру с целью создания новых уровней группировки. Например, если добавить уровень группировки ДатаСдачи, то нажатие кнопки Группировка позволит выбрать в диалоговом окне Интервалы группировки с помощью раскрывающегося списка один из имеющихся интервалов, например, по месяцам.

В рассматриваемом примере можно не добавлять уровни группировки, а сразу нажать Далее.

Очередной этап предполагает определение порядка сортировки записей, отображаемых в отчёте, а также итоговые вычисления, выполнение которых можно установить с помощью кнопки Итоги. В диалоговом окне Итоги, вызываемом при нажатии соответствующей кнопки можно вычислить сумму (Sum), среднее значение (Avg), а также минимум (Min) или максимум (Мах) для данных, содержащихся в указанном поле.



Для поля Название можно установить сортировку по алфавиту, т. е. по возрастанию, а в окне Итоги следует выбрать вычисление среднего балла (функция Avg).

На следующем этапе можно выбрать вид макета, который будет использоваться в отчёте, а также ориентацию страницы (книжная или альбомная). В списке Макет можно выбрать ступенчатый и установить книжную ориентацию.

Очередной шаг работы мастера позволяет выбрать стиль для оформления отчёта аналогично тому, как определяется внешний вид при создании форм. В данном случае можно выбрать стиль Деловой и нажать Далее.

На последнем этапе следует указать имя созданного отчёта: Оценки, а также выбрать дальнейшие действия: Просмотреть отчёт (режим предварительного просмотра) или Изменить макет отчёта (режим конструктора). Следует отметить, что переключение между режимом Предварительный просмотр и Конструктор выполняется посредством кнопки Вид, использование которой аналогично ранее рассмотренным объектам БД, т. е. таблицам, запросам и формам.

После того как с помощью мастера создана структура отчёта, для внесения изменений, связанных с его оформлением, следует установить для отчёта Оценки режим конструктора.

Конструктор. В режиме конструктора любой отчёт представляет собой набор следующих разделов: верхний и нижний колонтитулы (печатаются, соответственно, вверху и внизу каждой страницы отчета) и область данных. При этом в отчёт можно включить заголовок, который будет печататься только вверху первой страницы, а также примечание, которое будет отображаться в конце последней страницы отчёта. Необходимо также отметить, что область данных может находиться внутри одной или нескольких иерархических групп, каждая из которых имеет свой заголовок и примечание. Например, в отчёте Оценки, созданном при помощи мастера, имеется только одна группа Фамилия, для которой установлены заголовок и примечание.

Как уже отмечалось ранее, с помощью мастера удобно создавать отчёты, а с помощью конструктора отчётов исправлять погрешности. Например, можно поставить задачу внесения с помощью конструктора ряда изменений в полученный благодаря мастеру отчёт:

1. Выровнять заголовок отчета по центру страницы;

2. Вместо подписи Название установить подпись Предмет,

3. Изменить Подпись столбца ДатаСдачи на Дата сдачи

4. Удалить в разделе примечаний группы Фамилия строку комментария «Итоги для...»;

5. Вместо надписи Avg, обозначающей вычисление среднего значения для оценок студента, ввести надпись Средний балл и расположить её в столбце Предмет;

6. Переместить надпись с текущей датой в левый верхний угол страницы и удалить надпись в правом нижнем углу: «Страница...»;

7. Добавить рядом с датой номер страницы.

3.11 Макросы

С помощью макросов можно выполнить практически все действия над объектами Access из тех, которые были описаны в предыдущих главах. Существенной особенностью Access по сравнению с такими компонентами Microsoft Office, как Word и Excel, является возможность с помощью макросов и модулей VBA определять реакцию приложения на различные события в формах и отчетах, такие как нажатие кнопок, изменение данных, открытие и закрытие форм и отчетов, получение формой или элементом управления формы фокуса и т. д.

Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедуры на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды открыть Форму (OpenForm) в качестве аргументов необходимо задать, по крайней мере, имя открываемой формы и режим вывода ее на экран.

Таблица 11. Макрокоманды Microsoft Access 2000

Категория	Назначение	Макрокоманда
Работа с данными в формах и отчетах	Отбор данных Перемещение по данным Обновление данных или экрана	ПрименитьФильтр (ApplyFilter) СледующаяЗапись (FindNext) НайтиЗапись (FindRecord) КЭлементуУправления (GoToControl) НаСтраницу (GoToPage) HaЗапись(GoToRecord) Обновление (Requery) ПоказатьВсеЗаписи (ShowAllRecords)
Выполнение	Выполнение команды Выполнение макроса, процедуры или запроса Выполнение другого приложения	ВыполнитьКоманду (RunCommand) ЗапускMaкpoca(RunMacro) ЗапускПрограммы (RunCode) ОткрытьЗапрос (OpenQuery) ЗапускЗапросaSQL (RunSQL) ЗапускПриложения (RunApp)
Выполнение	Прерывание выполнения Выход из Microsoft Access	ОтменитьСобытие (CancelEvent) Выход (Quit) Остановить ВсеМакросы (StopAllMacros) ОстановитьМакрос (StopMacro) Выход (Quit)
Импорт/ экспорт	Передача объектов Microsoft Access в другие приложения Преобразование формата данных	ВывестиВФормате (OutputTo) ОтправитьОбъект (SendObject) ПреобразоватьБазуДанных (TransferDatabase) Преобразовать ЭлектроннуюТаблицу(TransferSpreadsheet) ПреобразоватьТекст (TransferText)
Работа с объектами	Копирование, переименование и сохранение объекта Удаление объекта Изменение размеров или положения окна Открытие и закрытие объекта Печать объекта	КопироватьОбъект (CopyObject) Переименовать (Rename) Сохранить (Save) УдалитьОбъект (DeleteObject) Развернуть (Maximize) Свернуть (Maximize) СдвигРазмер (MoveSize) Восстановить (Restore) ОткрытьФорму (OpenForm) ОткрытьМодуль (OpenModule) ОткрытьЗапрос (OpenQuery) ОткрытьОтчет (OpenReport) Открыть Таблицу (OpenTable) Открыть Страницу (OpenDataAccessPage) ОткрытьСхему (OpenDiagram) ОткрытьСохраненнуюПроцедуру (OpenStoreProcedure) ОткрытьПредставление (OpenView) Закрыть (Close) ОткрытьФорму (OpenForm) ОткрытьЗапрос (OpenQuery) ОткрытьОтчет (OpenReport) ОткрытьСхему (OpenDiagram) ОткрытьСохраненнуюПроцедуру (OpenStoreProcedure) ОткрытьПредставление (OpenView) Печать (Printout)
Работа с объектами	Выделение объекта Задание значения поля, элемента управления или свойства Обновление объекта	ВыделитьОбъект .(SelectObject) ЗадатьЗначение (SetValue) ОбновитьОбъект (RepaintObject)
Прочие	Создание специальной или общей строки меню, специального или глобального контекстного меню Задание состояния пунктов меню в специальной или общей строке меню	ДобавитьМеню (AddMenu) ЗадатьКомандуМеню (SetMenuItem)
	Вывод информации на экран Генерация нажатий клавиш Вывод на экран или скрытие встроенной или специальной панели инструментов Подача звукового сигнала	ВыводНаЭкран (Echo) ПесочныеЧасы (Hourglass) Сообщение (MsgBox) УстановитьСообщения (SetWarnings) КомандыКлавиатуры (SendKeys) ПанельИнструментов (ShowToolbar) Сигнал (Веер)

Как видно из этой таблицы, действия, которые могут быть выполнены с помощью макросов, очень разнообразны. Даже если вы не будете использовать макросы в своих приложениях, имеет смысл изучить эти макрокоманды, поскольку их можно использовать и в процедурах VBA.

Использование макросов оправдано тем, что их легко создавать, и для этого не нужно изучать синтаксис языка программирования. Для создания макроса требуется знать лишь основные приемы работы в Microsoft Access и Windows, такие как перетаскивание объектов из окна База данных (Database) в специальное окно -- Конструктор Макросов (Macro Design), выбор действия из списка и ввод выражений в качестве аргументов макрокоманды.

Основное назначение макросов -- это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню; чтобы при открытии приложения пользователь видел на экране не окно База данных (Database), наполненное множеств таблиц, запросов, форм и отчетов, а некую понятную форму, с помощь которой можно было бы сразу производить желаемые действия и т. д.

С помощью макросов можно создать удобные меню и панели инструментов.

Однако использование макросов имеет и некоторые недостатки:

Создание макросов

В Microsoft Access существует специальное средство для создания макросов -- Конструктор макросов (Macro Design).

Конструктор макросов

Открыть окно Конструктор макросов (Macro Design) для создания нового макроса можно двумя способами:

1. Раскройте список макросов в окне База данных (Database), щелкнув левой кнопкой мыши по ярлыку Макросы- (Macros), и нажмите кнопку Создать (New) в верхней части окна.

2. Щелкните по стрелке вниз на кнопке Новый объект (New Object) на панели инструментов База данных (Database) и выберите элемент Макрос (Macro).