Руководство оператора электронно-вычислительных машин

Ш Откроется следующий диалог, предназначенный для выбора вида формы. По умолчанию предлагается форма, в которой поля ввода размещаются в столбец. Надо согласиться с этим предложением и щелкнуть по кнопке Далее.

Ш В последующем диалоге нужно выбрать стиль оформления (фон, цвета полей и надписей формы). В представленном списке стилей надо указать тот, который подходит, и нажать кнопку Далее.

Ш В новом диалоге надо ввести имя формы (по умолчанию предлагается имя таблицы-источника). Надо убедиться также, что установлен переключатель Открытие формы для просмотра или ввода данных, и нажать кнопку Готово.

Выполняются следующие шаги:

В окне базы данных выберите вкладку Формы.

Нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.

Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма.

Примечание. При использовании мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне мастера.

Нажмите кнопку ОК

Если на шаге 3 были выбраны Мастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма создается автоматически.

В результате выполненных действий на экране появится окно формы, в которую можно сразу вводить данные (на рисунке показаны заполненные поля).

Изменить созданную форму можно в режиме конструктора.

Создание формы без помощи мастера

В окне базы данных выберите вкладку Формы.

Нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Новая форма выберите пункт Конструктор.

Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма. Если форма не будет содержать данных (например, если форма будет использоваться как кнопочная для открытия других форм или отчетов или как специальное диалоговое окно), ничего не выбирайте в списке.

Примечание. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем эти таблицы.

5. Нажмите кнопку ОК.

Создание формы или отчета на основе записей, отобранных с помощью фильтра

1. Выведите на экран записи, отобранные с помощью фильтра, и нажмите кнопку раскрытия списка, расположенную рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов.

Ш Для автоматического создания стандартной формы или отчета с помощью мастера выберите команду Автоформа или Автоотчет.

Ш Для того чтобы указать тип создаваемой формы или отчета, выберите пункт Форма или Отчет, а затем выберите в списке мастера или режим.

Источником записей для нового объекта служит таблица или запрос, в которых был создан фильтр. Объект наследует этот фильтр.

2. Завершите разработку макета или внесите другие необходимые изменения в форму или отчет, а затем сохраните их.

Примечания: В новой форме или отчете будет применен порядок сортировки, указанный в базовой таблице или запросе,

Последующее изменение фильтра в таблице или запросе не влияет на форму или отчет, созданные с помощью ранее заданного фильтра.

Работа с данными в БД непосредственно осуществляется в таблицах и запросах. При этом предлагаемые возможности по изменению структур таблиц и содержащихся в них данных полезны скорее разработчику, нежели пользователю. В Access имеются широкие возможности по созданию интерфейса пользователя при помощи форм.

Создавая форму в БД, разработчик может преследовать одну из нескольких целей:

1. 1.Отображение и изменение данных. Наиболее часто формы создаются именно для вывода и изменения данных в БД. При этом разработчик может создать любой вид отображения информации, т.е. произвольный набор полей из одной или нескольких таблиц или запросов (если поля находятся в разных таблицах, то между этими таблицами должна быть связь). Также можно установить любые ограничения на редактирование данных в форме, т.е. разрешить редактирование одних полей и запретить изменение других.

2. 2.Ввод данных. Формы могут использоваться для ввода новых данных в таблицу, при этом ввод будет выполняться пользователем в том формате, который задан разработчиком. Другими словами, пользователь может вводить значения только для тех полей, которые представлены в форме.

3. Печать. Несмотря на то, что для печати данных в БД используются отчеты, содержимое формы можно распечатать.

4. Сообщения. Дополнительная возможность использования форм заключается в создании с их помощью различных сообщений, отображаемых впоследствии в той или иной ситуации для облегчения работы пользователя. В таком виде формы используются в приложениях.

Таким образом, можно сделать вывод, что формы в Access являются главным средством разработки пользовательского интерфейса. В зависимости от того, с какой целью создаётся форма, разработчик определяет параметры её внешнего вида.

Существует несколько основных видов форм:

Многостраничная (в столбец) - поля записи выводятся в один столбец, при этом в один и тот же момент времени в форме отображается содержимое только текущей записи.

Ленточная - все поля выводятся в одну строку, при этом в форме отображаются все записи. В ленточной форме Студенты, представленной на рис. 4.90, отображены все записи из таблицы Студенты;

Табличная - отображение записей осуществляется в режиме таблицы. На рис. 4.91 представлена форма Студенты, в которой все записи таблицы Студенты выведены в табличном режиме;

Подчинённая - используется при необходимости вывода данных, связанных отношением «одно-ко-многим», при этом в подчинённой форме отображаются записи из таблицы, которая соответствует слову «многим». В форме ОценкиСтудентов кроме данных из таблицы Студенты, имеется также подчинённая форма, в которой отображаются записи таблицы Успеваемость. Необходимо обратить внимание на тот факт, что в столбце Предмет этой формы выводятся названия предметов, в то время как в таблице Успеваемость указаны только оды предметов. Подобный эффект достигается с помощью мастера подстановок для таблицы Успеваемость, причём в качестве подстановки для поля КодПредмета было использовано поле Название из таблицы Предметы.

Рассмотрим подробно создание форм.

Чтобы создать форму, необходимо в окне БД выбрать в списке Объекты категорию Формы и воспользоваться кнопкой Вставка/Форма. После этого в диалоговом окне Новая форма необходимо выбрать режим создания формы, а также таблицу (в раскрывающемся списке), которая будет использоваться в качестве источника данных.

Основными режимами создания любой формы являются Конструктор и Мастер форм.

Мастер форм. Многие формы могут быть созданы в режиме

конструктора, не прибегая к другим средствам построения. Однако более простым и наглядным методом разработки форм является использование мастера, с помощью которого можно создать основную часть формы (в частности задать набор полей для отображения), после чего в режиме конструктора сделать «косметические» изменения (например, изменить расположение полей на форме).

Если в каком-либо поле таблицы используется подстановка, то при добавлении такого поля в форму мастер создания форм автоматически устанавливает режим отображения таким образом, чтобы вместо реального значения в данном поле использовалась подстановка.

С другой стороны, при разработке формы в режиме конструктора подобное свойство подстановки будет очень трудно реализовать, т. к. в этом случае придётся изменять значительное количество свойств того элемента, в котором должно отображаться значение подстановки.

В качестве примера работы мастера будет рассмотрено создание формы Студенты, в которой будет отображаться информация о студентах. После выбора режима Мастер форм и таблицы-источника Студенты (в раскрывающемся списке) следует нажать ОК.

На первом этапе работы мастера необходимо выбрать поля, которые будут использоваться в создаваемой форме. В данном случае следует выбрать поля Фамилия, Имя, Отчество и Состояние и затем нажать Далее. Следует заметить, что поля могут добавляться в форму из нескольких таблиц для этого необходимо выбрать нужную таблицу в раскрывающемся списке Таблицы и запросы окна мастера форм.

Второй этап предусматривает выбор внешнего вида формы. В данном случае можно выбрать режим в один столбец и нажать кнопку Далее. На третьем этапе работы мастера следует выбрать стиль, который будет использован для дизайна создаваемой формы. Для формы Студенты можно воспользоваться стилем Стандартный и затем нажать Далее.

Последний этап предполагает задание имени новой форме. Здесь необходимо ввести имя Студенты и в качестве дальнейших действий выбрать пункт Открыть форму для просмотра и ввода данных. Для завершения работы мастера нужно нажать кнопку Готово.

В результате будет получен простейший вариант многостраничной формы Студенты, в которой отображается информация о студентах.

Необходимо отметить, что перемещение между записями и добавление новых выполняется с помощью средства Запись, аналогично работе в режиме таблицы.

Конструктор. Как правило, режим конструктора следует использовать для усовершенствования внешнего вида формы, созданной при помощи мастера. Работа с конструктором форм будет рассмотрена на примере созданной формы Студенты.

Чтобы вызвать режим конструктора для открытой формы, следует выполнить команду Вид/Конструктор или воспользоваться кнопкой Вид, выбрав в раскрывающемся списке режим Конструктор. С другой стороны, чтобы выбрать режим просмотра формы, находясь в конструкторе, можно выполнить команду Вид/Режим формы или задать этот режим с помощью кнопки Вид.

Заголовок формы -- область в верхней части формы, в которой содержится информация, не зависящая от содержимого отображаемых записей. В частности в заголовке формы может быть расположена надпись с названием формы (например, «Данные о студентах»), а также названия столбцов, т. е. полей записей (Фамилия, Имя, Отчество и Состояние). Пример заголовка с указанием названия формы и подписей к столбцам представлен в ленточной форме Студенты;

Область данных центральная часть формы, в которой отображается информация из таблиц или запросов, а также пояснительные надписи (в частности названия полей и их содержимое);

Примечание формы область в нижней части формы, содержащая не зависимую от записей информацию, аналогично заголовку.

Вся информация отображается в форме с помощью так называемых элементов управления. Чтобы добавить в форму новый элемент управления, следует воспользоваться Панелью элементов, которая отображается командой Вид/Панель элементов или кнопкой Панель элементов

Перечень всех элементов управления, а также их описание представлены в таблице. На панели элементов имеются две кнопки, которые определяют режим работы с формой:

-Выбор объектов. Если кнопка находится в нажатом состоянии, то это означает, что ни один элемент управления не выбран, и можно выполнять изменения объектов, которые уже находятся на форме. С другой стороны, если выбрать на панели какой-либо элемент управления, то кнопка примет вид «отжатой». Это будет означать, что выбран объект (т. е. элемент управления) для добавления на форму. Чтобы отменить выбор элемента, следует снова нажать кнопку Выбор объектов.

-Мастера. Нажатое состояние кнопки означает, что в данный момент установлен режим автоматического использования мастеров, которые будут запускаться в случае создания нового объекта на форме. Рекомендуется в процессе разработки макета формы держать эту кнопку в нажатом состоянии.

Таблица 8. Список элементов управления Таблица

Кнопка	Название	Описание
	Надпись	Содержит текст для описания элемента управления или другого объекта (заголовка формы, подписи к полям)
	Поле	Отображение каких-либо значений (как правило, полей из таблиц и запросов)
	Группа переключателей	Используется для объединения в группу нескольких элементов выбора (выключателей, переключателей или флажков)
	Выключатель	Применяется для выбора пользователем значения типа Да/Нет или Выкл/Вкл
	Переключатель	Используется в том случае, когда из нескольких значений или параметров нужно выбрать только один
	Флажок	Применяется для выбора нескольких значений или параметров из Имеющегося набора
	Поле со списком	Используется для работы со всеми значениями определённого поля таблицы или запроса. При этом в поле отображается текущее выбранное значение, в то время как с помощью раскрывающегося списка можно выбрать другое значение поля из имеющегося набора записей.
	Список	Применяется для отображения всех значений поля таблицы или запроса, при этом в списке выделено текущее значение данного поля. Выбор другого значения выполняется с помощью выделения соответствующего элемента списка
	Кнопка	Используется для выполнения какого-либо действия, например отображения другой формы или отчёта
	Рисунок	Позволяет изобразить на форме рисунок (в качестве иллюстрации или фона)
	Свободная рамка объекта	Применяется для добавления в форму объекта ActiveX (диаграмма, рисунок, звуковой файл), который при этом не является содержимым таблицы БД
	Присоединённая рамка объекта	Используется для добавления в форму объекта ActiveX, находящегося в таблице БД. Для объектов, которые не могут храниться в таблице, в форме отображается иконка (значок) приложения, при помощи которого обрабатывается данный объект
	Разрыв страницы	Применяется с целью вставки разрывов в многостраничной форме
	Набор вкладок	Служит для создания в форме нескольких вкладок (или страниц), на которых могут располагаться другие элементы
	Подчиненная форма/отчет	Позволяет добавить на форму другую форму/отчёт. При этом добавляемая форма называется "вложенной" или подчинённой
	Линия	Предназначена для отображения в форме разделительных линий между остальными элементами, разделяя их таким образом, на логические категории
	Прямоугольник	Служит для добавления в форму прямоугольников с целью улучшения восприятия отображаемой информации
	Другие элементы	Используется для отображения полного списка элементов ActiveX, которые могут быть добавлены на форму

Чтобы добавить какой-либо элемент управления на форму (например, надпись), необходимо выполнить последовательность действий:

1. Выбрать кнопку Надпись на панели элементов.

2. Поместить указатель мыши на форму. При этом вместо стрелки в качестве указателя появится крестик с буквой А, изображающей надпись.

3. Нажать левую кнопку и перетащить указатель мыши таким образом, чтобы изображение надписи достигло требуемых размеров, после чего отпустить кнопку мыши.

4. В появившемся поле ввести надпись, после чего щёлкнуть левой кнопкой мыши за ее пределами.

В результате на форме будет отображена указанная надпись.

Чтобы изменить размеры объекта, например, надписи, необходимо этот объект выделить, затем установить указатель мыши на его границу, определяемую черными квадратами, чтобы появилась двойная стрелка. После этого следует перетащить границу, увеличив её или уменьшив объект до требуемых размеров.

При необходимости перемещения объекта следует его выделить, затем установить на большом черном квадрате в левом верхнем углу указатель мыши таким образом, чтобы появилось изображение раскрытой ладони, после чего можно перетащить объект на нужное место.

Если объект требуется удалить, то его следует вначале выделить, и после этого можно воспользоваться клавишей Delete.

Каждый элемент управления представляет собой объект с набором свойств. Чтобы изменить те или иные свойства выделенного объекта, например, надписи Фамилия, следует воспользоваться командой Вид/Свойства или кнопкой Свойства, в результате чего появится окно свойств данной надписи.

Необходимо отметить, что каждый объект на форме имеет имя, которое используется при создании приложений на VBA. В рассматриваемом случае для надписи было выбрано имя Надпись-Фамилия.

Свойство Подпись содержит значение, которое отображается в виде надписи на форме (в данном случае указано значение Фамилия).

Для объекта может также быть задан вывод на экран в форме (свойство Вывод на экран а также режим вывода (свойство Режим вывода), в котором можно определить, когда будет отображаться длинная надпись: Всегда, Только при печати или Только при выводе на экран.



Для оформления внешнего вида объекта имеется ряд свойств, которые влияют на те или иные особенности его отображения на форме: Ширина, Высота параметры фона, параметры границы, а также свойства шрифта.

В окне свойств могут отображаться все свойства выбранного объекта или только из определённой категории. Для выбора того или иного режима отображения свойств используются вкладки Макет, Данные, События и Все.

Если на форму добавляется поле, то для него автоматически «присоединяется» пояснительная надпись. Например, необходимо отобразить в форме содержимое поля Фамилия таблицы Студенты. Для этого следует в начале вначале добавить на форму новое поле.

Затем следует изменить свойства поля и присоединенной надписи. Для свойства Имя можно установить значение НадписъФамилия, а для свойства Подпись - значение Фамилия. После этого следует закрыть окно свойств, в результате чего присоединённая надпись будет выглядеть следующим образом:

Последним этапом в создании поля будет изменение его свойств. Для свойства Имя можно указать значение ПолеФамилия. Весьма важным свойством для объекта Поле является свойство Данные, в котором выбирается источник данных для этого поля.

Посредством кнопки можно отобразить окно Построитель выражений в котором следует указать выражение для выделенного поля.

В раскрывающемся списке можно выбрать поле таблицы или запроса, который будет служить источником для данных для объекта Поле. Следует отметить тот факт, что в этом списке отображаются только те таблицы и запросы, которые установлены в свойстве Источник записей для формы, поэтому в данном случае раскрывающийся список будет пуст.

Так как в качестве источника данных для поля ПолеФамилия необходимо выбрать таблицу Студенты, то следует добавить эту таблицу в свойство Источник записей формы. Чтобы выбрать тот или иной объект для изменения его свойств, например, поле, надпись или форму, можно либо щелкнуть на требуемом объекте, либо воспользоваться кнопкой Объект панели инструментов Формат (форма/отчёт) после чего выбрать из списка нужный объект (в данном случае - объект Форма).

Затем для свойства Источник записей (вкладка Данные или Все) необходимо выбрать таблицу Студенты. Для этого следует в строке данного свойства воспользоваться кнопкой и выбрать из списка всех таблиц и запросов БД Образование таблицу Студенты. С другой стороны, если бы потребовалось выбрать несколько таблиц для свойства Источник записей., то следовало бы воспользоваться кнопкой, после чего создать запрос соответствующей структуры, добавив в него нужные поля требуемых таблиц.



После установки свойства Источник записей формы следует для свойства Данные объекта ПолеФамилия выбрать в раскрывающемся списке поле Фамилия. В результате объекты формы, т. е. надпись и поле, будут иметь следующий вид:

Затем можно аналогичным образом добавить на форму объекты ПолеИмя, ПолеОтчество и ПолеСостояние, выбрав для каждого из них в качестве источника данных (т.е. свойства Данные) поля Имя, Отчество и Состояние, соответственно.

На следующем этапе создания данной формы можно в заголовке формы отобразить надпись Данные о студентах. Чтобы получить доступ к областям формы Заголовок и Примечание, следует выполнить команду Вид/Заголовок (примечание формы). После этого можно в область заголовка добавить надпись, указав для её свойства Подпись значение Данные о студентах, а также установить параметры шрифта и границы

Полученную форму следует сохранить под именем Студенты. Для её просмотра следует воспользоваться кнопкой Вид ^а', после чего на экране появится созданная форма Студенты, отображающая значения записей в таблице Студенты.

Структура формы

Структура формы такова -- макет формы состоит из разделов. Любая форма может включать следующие разделы:

Ш Раздел Заголовок формы (Form Header) определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице.



Ш Раздел Верхний колонтитул (Page Header) определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы. Этот раздел отображается только; когда форма открыта в режиме предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы.

Ш Раздел Область данных (Detail) определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Этот раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неизменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной формы этот раздел отображается на каждой странице.

Ш Раздел Нижний колонтитул (Page Footer) определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы. Он отображается только, когда форма открыта в режиме предварительного просмотра. При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы.

Ш Раздел Примечание формы (Form Footer) определяет нижнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы. При печати многостраничной формы примечание формы будет отображено только внизу последней страницы.

Из всех перечисленных разделов обязательным является только раздел области данных. Высоту области любого раздела формы можно изменить с помощью мыши, перетаскивая нижнюю часть раздела вверх или вниз.

Хотя форма, имеет оба раздела заголовка и примечания формы, эти области не отображаются в режиме формы, поскольку оба эти раздела имеют нулевую высоту. При создании новой пустой формы при помощи конструктора форм разделы заголовка и примечания не добавляются.

Для добавления или удаления разделов заголовка и примечания формы выберите команду Вид, Заголовок/примечание формы (View, Form Header/Footer). Если форма уже содержит эти разделы, то команда Заголовок/примечание формы (Form Header/Footer) будет отмечена флажком. Для удаления разделов заголовка и примечания формы сбросьте флажок, отмечающий команду Заголовок/примечание формы.

Для добавления или удаления разделов верхнего и нижнего колонтитула страницы выберите команду Вид, Колонтитулы (View, Page Header/Footer). Если форма уже содержит эти разделы, то команда Колонтитулы (Page Header/Footer) будет отмечена флажком. Для удаления разделов верхнего и нижнего колонтитула страницы сбросьте флажок, отмечающий команду Колонтитулы.

Если разделы заголовка и примечания формы или разделы верхнего и нижнего колонтитула содержат текст, либо другие элементы управления формы, то перед попыткой удалить эти разделы будет отображено диалоговое окно, предупреждающее об удалении содержимого заголовка и примечания.

Высоту раздела формы можно изменить, перетаскивая границу раздела при помощи мыши. Для этого поместите указатель мыши над границей раздела так, чтобы он принял вид горизонтальной черты с двумя вертикальными стрелками. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите границу раздела для получения нужного размера.

Высота раздела области данных определяется вертикальным размером окна формы, а также размером заголовка и примечания формы. Для изменения высоты раздела области данных переместите его нижнюю границу при помощи мыши вверх (для уменьшения высоты) или вниз (для увеличения). В режиме Формы вертикальная полоса прокрутки в окне формы появляется только для просмотра раздела области данных.

Оформление формы и ее элементов

Выбор цвета объекта формы Access 2000 производится с помощью кнопок на панели инструментов Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)) или с помощью определения свойств формы или отдельных элементов формы. В следующих разделах описано использование панели инструментов Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)) и диалогового окна свойств для изменения цвета фона и текста разделов формы и элементов управления, а также параметров оформления рамок элементов управления.

Изменение цвета фона формы и ее элементов

Основным параметром, определяющим внешний вид формы, является цвет ее фона. Поэтому при выборе цвета фона необходимо руководствоваться тем, для каких целей предназначена разрабатываемая форма и как в дальнейшем планируется ее использовать. Например, для форм, выводимых на печать, лучше использовать менее яркие цвета, поскольку цветной фон или фон с рисунком потребует больших затрат на расходные материалы для принтера.

Цвет фона раздела формы или ее элемента определяется значением свойства Цвет фона (Back Color). В форме, созданной с помощью Мастера форм, фон всех ее разделов зависит от стиля оформления, выбранного при ее создании.

Чтобы изменить цвет фона раздела формы или ее элемента:

1. Выделите раздел или элемент формы, цвет фона которого нужно изменить, щелкнув левой кнопкой мыши по пустой области внутри раздела (заголовка, области данных или примечания), либо по элементу формы (метке, списку, полю и т. д.).

2. На панели инструментов Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)) нажмите стрелку справа от кнопки Цвет заливки/фона (Fill/Back Color). Появится палитра цветов.

3. Выберите в палитре нужный цвет.

Поскольку Access позволяет использовать для всех разделов формы различные цвета то при необходимости повторите описанную выше процедуру для остальных разделов формы.

Выбранный цвет фона для раздела формы применяется ко всем областям раздела кроме тех, которые отведены под элементы управления. А для меток элементов управления используется, как правило, такой же цвет фона, что и для раздела формы. По умолчанию для текстовых полей используется белый.

Сохранение формы

Для сохранения только что созданной формы выберите команду Файл, Сохранить (File, Save) или нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Конструктор форм (Form Design). В поле ввода Имя формы {Form Name) появившегося диалогового окна Сохранение (Save as), изображенного, укажите название формы и нажмите кнопку ОК.

Для сохранения, ранее созданной формы под тем же именем достаточно просто нажать кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов конструктор форм (Form Design).

Форма Access может быть сохранена в трех форматах: в формате формы, в формате отчета и в формате страницы доступа к данным. Чтобы сохранить форму в одном из этих форматов:

1. Выберите команду Файл, Сохранить как (File, Save as). Появится диалоговое окно Сохранение (Save as), изображенное.

При необходимости в поле ввода укажите название сохраняемой формы.

В раскрывающемся списке Как (As) выберите элемент Форма (Form), Отчет (Report) или Страница (Data Access Page). Нажмите кнопку ОК.

Форма, сохраненная как страница, помещается в список объектов Страницы (Pages), отображаемый в окне базы данных. В дальнейшем эту страницу можно использовать в документах Internet. Форма, сохраненная как отчет, помещается в список объектов Отчеты (Reports), отображаемый в окне базы данных. Форма, сохраненная как форма, остается в списке объектов Формы (Forms) базы данных и в дальнейшем может использоваться по назначению, т. е. для ввода и редактирования записей таблицы или запроса.

Форма в Access может быть использована не только для ввода и отображения данных, но и для печати той информации, которая представлена в форме.

Например, необходимо вывести на печать информацию о студентах, которая отображается в форме Студенты. Для этого следует изменить форму следующим образом, чтобы каждая запись отображалась в одной строке, и названия столбцов разместить в заголовке формы. После этого можно воспользоваться кнопкой Предварительный просмотр, чтобы увидеть, как форма в печатном виде необходимо отметить, что в данном режиме для формы так же, как и для таблицы, доступна панель инструментов Предварительный просмотр.

В случае необходимости можно изменить параметры страницы для печатаемой формы. Для этого так же, как и при печати таблицы, следует воспользоваться командой Файл/Параметры страницы. В диалоговом окне Параметры страницы для формы имеются рассмотренные выше вкладки Поля и Страница. Однако имеется также вкладка Столбцы, в которой можно устанавливать количество и размер столбцов для отображения данных, т. е. в скольких столбцах будет расположена информация на странице, а также макет столбца:

сверху вниз - данные сначала выводятся в одном столбце, и когда страница заканчивается, то вывод осуществляется в следующем столбце и т. д.;

слева направо - данные выводятся в первой строке первого столбца, затем в первой строке второго столбца и т. д.

3.8 Составные и сложные формы

Подчинённые формы. Форма из п. 3.7. имела достаточно простую структуру, т.е. источником данных для неё служила одна таблица Студенты. В том случае, когда необходимо отображать и изменять данные сразу в нескольких таблицах, следует использовать подчинённые формы.

Например, необходимо создать форму, в которой для каждого студента (таблица Студенты) выводились бы названия предметов (таблица Предметы), полученные оценки и дата сдачи (таблица Успеваемость). Для реализации описанной задачи можно создать форму следующей структуры: содержимым главной формы будет информация о студентах, а в подчинённой форме будут отображаться остальные данные, которые находятся в таблице Успеваемость.

Первым шагом в создании описанной сложной формы будет создание новой формы ОценкиСтудентов или использование уже имеющейся формы Студенты, которую можно сохранить под новым именем ОценкиСтудентов. Если форма создаётся с помощью мастера, то в качестве источника данных следует выбрать таблицу Студенты, из которой нужно выбрать поля Фамилия, Имя, Отчество и Состояние.

На следующем этапе необходимо добавить на созданную форму объект Подчинённая форма с помощью кнопки Подчинённая форма/отчёт, в результате чего начнёт выполнение мастер подчинённых форм, если предварительно кнопка была установлена в нажатое состояние.

В начале работы мастера будет отображено окно, в котором следует выбрать источник данных для подчинённых формы: таблицы и запросы или формы, которые имеются в БД. Если в БД уже были созданы одна или несколько форм, то в этом случае нужно выбрать пункт Имеющиеся таблицы и запросы и нажать Далее.

Второй этап предполагает выбор полей из одной или нескольких таблиц, которые необходимо включить в подчинённую форму. В рассматриваемом примере нужно из таблицы Успеваемость выбрать поля КодПредмета, Оценка и Дата сдачи. Следует отметить, что вместо названий предметов в форму были добавлены только их коды (поле КодПредмета). Однако в режиме формы вместо кодов будут отображаться названия предметов, т. к. для поля КодПредмета таблицы Успеваемость была использована подстановка поля Название из таблицы Предметы.

На следующем шаге работы мастера необходимо определить поле связи между главной и подчинённой формой. В данном случае мастер автоматически определил существующую связь по полю КодСтудента между таблицами Студенты и Успеваемость. Т.е. необходимо в режиме Выбор из списка выбрать связь Успеваемость для каждой записи Студенты, поле связи КодСтудента.

На последнем этапе следует указать имя для подчинённой формы, например, подчинённая форма Успеваемость, и нажать Готово.

В результате получена основа сложной формы ОценкиСтудентов с использованием подчинённой формы. Для завершения создания формы можно в область заголовка добавить надпись Оценки по предметам, а также сделать подписи для данных: Студенты и Оценки. Кроме этого, можно добавить разделительную линию (объект Линия) между главной и подчинённой формами.

Необходимо отметить, что для отображения названий предметов было автоматически создано поле со списком, при этом в его свойстве Данные содержится значение КодПредмета.

С другой стороны, в свойстве Источник строк данного объекта находится запрос, который содержит два поля из таблицы Предметы: КодПредмета и Название. Отображение в форме только названий предметов было достигнуто автоматической установкой следующих свойств поля на вкладке Макет:

Число столбцов - 2;

Ширина столбцов -- 0см; 2,54см

Использование кнопок

В Access существует возможность выполнения тех или иных команд обработки записей, форм, отчётов и т. д. с помощью добавления на форму специального объекта - кнопки. Нажатие на эту кнопку в режиме формы приводит к выполнению определённого действия.

Например, в форме ОценкиСтудентов можно добавлять оценки студентам, но нельзя добавлять новые предметы, т. к. для поля со списком установлено свойство Ограничиться списком (вкладка Данные). Для добавления новых предметов в таблицу Предметы можно создать на форме кнопку, при нажатии на которую будут отображаться записи таблицы Предметы. Таким образом, можно будет вносить добавления в список предметов.

При добавлении на форму объекта Кнопка будет запущен мастер создания кнопок, если кнопка находится в нажатом состоянии. На первом этапе его работы необходимо выбрать категорию Работа с формой, в списке действий которой выбрать Открыть форму. Иначе говоря, что при нажатии на кнопку выполнялось открытие определенной формы. Необходимо отметить, что для кнопки можно выбрать действие, расположенное в одной из следующих категорий:

Переходы по записям - содержит действия, связанные с перемещением по записям по записям таблицы (Первая запись, Последняя запись и т.д.);

Обработка записей -- предполагает набор действий, связанных с обработкой записей (Добавить запись, Удалить запись и т.д.);

Работа с формой -- содержит список действий, используемых при работе с формой (Открыть форму, Закрыть форму, Печать и т.д.);

Работа с отчётом -предлагает перечень действий для обработки отчётов (Печать отчёта, Просмотр отчёта и т.д.);

Приложение- содержит набор действий для управления приложением (Выполнить приложение, Выйти из приложения и т.д.);

Разное - содержит полезные действия, не относящиеся ни к одной из описанных выше категорий (Выполнить запрос, Печать таблицы и т.д.);

Второй этап предполагает выбор таблицы, которая должна быть открыта. В данном случае следует выбрать таблицу Предметы. На следующем этапе можно установить режим, при котором в форме будут отображаться только те записи, которые удовлетворяют определённым условиям. Так как нет необходимости в установке ограничений на список предметов, то нужно выбрать режим Открыть форму и показать все записи.

Очередной этап предполагает выбор текста или рисунка, который следует разместить на кнопке. В данном примере можно в поле Текст указать надпись Предметы.

В результате всех выполненных действий на форме ОценкиСтудентов будет создана кнопка Предметы. Нажатие на эту кнопку в режиме формы приведет к отображению формы Предметы, в которой будет выведен список имеющихся предметов с возможностью добавления новых названий.

Можно также для кнопки Предметы указать текст всплывающей подсказки. Для этого необходимо в режиме конструктора выделить кнопку и установить для неё в свойстве Всплывающая подсказка значение Список предметов.

Условное форматирование

Часто при отображении данных в форме бывает удобно тем или иным образом выделять значения в полях в зависимости от выполнения определённых условий. Подобные действия носят название условного форматирования.

Например, необходимо в зависимости от оценки, которую получил студент, выводить её значение шрифтом установленного формата, а именно:

если «5», то жирным, чёрного цвета;

если «4», то жирным, серого цвета;

если «3» или «2», то жирным, с подчёркиванием, чёрного цвета.

А также если по предмету получена оценка «3» или «2», то название предмета отображать жирным подчеркнутым шрифтом.

Вначале необходимо установить условное форматирование полю Оценка. Для этого необходимо его выделить, находясь в режиме конструктора, после чего следует выполнить команду Формат/Условное форматирование. Затем в диалоговом окне в строке Условие 1 нужно установить параметрам следующие значения: Значение поля, равно, 5. После этого необходимо выбрать требуемые параметры для шрифта, которым будет отображена оценка (жирный, чёрного цвета).

Чтобы указать следующее условие и соответствующий формат, следует нажать в окне Условное форматирование кнопку Добавить». С другой стороны, чтобы удалить какое-либо из установленных условий, нужно воспользоваться кнопкой Удалить и выбрать ненужные условия. Следует отметить, что для одного поля можно установить до трёх условий.

После того как в окне Условное форматирование будут указаны все условия и формат, необходимо нажать кнопку ОК.

При установке формата для поля со списком предметов следует выбрать параметр Выражение и указать условие /Оценка/=З Or /Оценка/=2, после чего нужно установить требуемый формат шрифта.

Результаты использования условного форматирования можно увидеть в режиме формы. В частности на рис. представлены оценки и названия предметов для студента Петрова, при этом данные отображаются с учётом условного форматирования

3.9 Запросы: создание и печать

Запросы - это условия, с помощью которых можно составить набор необходимых полей и задать их те значения, по которым выбираются записи для обработки. Другими словами - задать фильтр отбора информации.

При запросе данных нужно помнить, что различаются два типа информационных систем. Это документальные и фактографические.

Документальные системы присущи таким системам, как библиотечные, где хранится огромное количество книг, журналов, статей. А значит, для каждого документа используется набор ключей.

Запрос формируется в виде набора ключевых слов. Причём для извлечения информации достаточно иметь хотя бы одно ключевое слово.

Документальные системы основываются на сетевых базах данных. Так как одно и то же ключевое слово содержится в нескольких документах, а сами документы содержат несколько ключевых слов, то поиск информации представляет собой многоуровневый процесс.

Фактографические системы дают ответы на конкретные вопросы относительно объектов в различных их комбинациях. Запросы к фактографическим системам должны точно формулироваться и точно указывать свойства интересующих объектов из базы данных. Результат, чаще всего, - список объектов с указанными свойствами.

Какие же запросы бывают? Можно, скажем, классифицировать запросы по типам. Это:

1. По выбору. По определённым условиям отбора из одной или нескольких таблиц выбираются данные и выводятся в определённом порядке.

2. С параметрами. При создании запроса в окне диалога вводятся определённые сведения. Это удобно особенно при составлении форм и отчётов.

3. Перекрёстные. Хороший способ для отображения статистических расчётов, выполненных по данным из одного поля. Данные формируются перекрёстным образом по двум наборам данных, образуя номера строк и заголовки таблиц.

4. На изменение. Данный тип запроса позволяет внести изменения в записи. Это запросы на создание таблиц, на удаление записей, на добавление записей и на обновление записей.

Чтобы проектировать запросы Нужно:

Ш определить, какая таблица или таблицы содержит необходимую информацию;

Ш определить связи таблиц, т.е. имеют ли таблицы соответствующие ключи;

Ш определить тип создаваемого запроса;

Ш выделить условия и критерии полей, которым должны удовлетворять записи;

Ш продумать необходимые вычисления;

Ш определить порядок сортировки;

Ш определить имя будущего запроса.

Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.

Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.

Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки переключитесь в режим конструктора.

Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, сохраните фильтр как запрос.

Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, создайте самостоятельно запрос в режиме конструктора.

Как создать запрос на выборку без помощи Мастера?

1. На вкладке Запросы выбрать кнопку Создать в окне БД.

2. В окне диалога Новый запрос в списке выбрать Конструктор.

3. В окне диалога Добавление таблиц выбрать вкладку, содержащую объекты с нужными данными.

4. Выделить имена добавляемых в запрос объектов и нажать кнопку Добавить.

Если запрос включает несколько таблиц, то необходимо выполнить их объединение.

5. Добавить поля в запрос путём переноса имён полей с помощью мыши из списка полей в бланк запроса.

6. Ввести в запрос условия отбора, задать порядок сортировки, создать вычисляемые поля, создать итоговые поля или изменить структуру запроса каким-либо другим способом

7. Сохранить запрос.

8. Для просмотра результатов запроса перейти в режим таблицы.

Запрос на выборку

Есть мощное средство обработки данных в одной или нескольких таблицах, которое позволяет отображать нужную информацию, соответствующую указанным требованиям. Для этих целей в Access используются запросы.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный и создание таблицы.

Наиболее распространенным является запрос на выборку. При его выполнении создается множество записей, в которых содержатся указанные данные, например, определенные поля из одной или нескольких таблиц. При этом отображаемую в запросе информацию можно изменять так же, как и при работе с обычной таблицей. Однако следует отметить, что указанный набор записей создается временно, только во время выполнения запроса, и не хранится в БД, в отличие от содержимого таблиц.

Чтобы создать новый запрос, необходимо нажать кнопку Запросы в окне БД Образование и после этого выбрать режим создания запроса: с использованием конструктора или мастера. Также для создания запроса можно воспользоваться кнопкой, после чего выбрать режим создания нового запроса. Существует несколько режимов создания запроса. Ниже будет подробно рассмотрен каждый из них.

Создание запроса в режиме конструктора. После выбора режима конструктора будет отображено диалоговое окно Добавление таблицы для выбора таблицы (или таблиц), которая будет служить источником данных при выполнении этого запроса. В качестве примера будет рассмотрено создание запроса на основе данных из таблицы Успеваемость. После добавления таблицы Успеваемость нужно закрыть окно добавления таблицы, после чего на экране будет отображено окно конструктора нового запроса, внешне напоминающее рассмотренное ранее окно расширенного фильтра.

В верхней части окна конструктора располагаются таблицы (или таблица), используемые в качестве источника данных. В нижней части окна указываются параметры отбираемых в выборку данных:

Поле - указывается название поля, содержимое которого будет добавлено в результаты запроса. Чтобы добавить поле в запрос, можно перетащить его в строку Поле из макета таблицы, расположенного в верхней части окна, или выбрать требуемое поле в списке, который можно раскрыть в строке Поле. Чтобы добавить в запрос все поля из таблицы, следует дважды щелкнуть в таблице на строке с символом "*".

Имя таблицы - с помощью списка выбирается название таблицы, в которой находится поле, используемое в качестве источника данных. Если исходная таблица одна или название поля является уникальным для всех таблиц, то в использовании этого параметра нет необходимости, так как его значение будет устанавливаться автоматически.

Сортировка - указывается направление сортировки для данного поля -- по возрастанию или по убыванию.

Вывод на экран - задается режим, при котором на экране будет отображаться содержимое выбранного поля. На практике возможны случаи, когда определенное поле участвует в запросе, например, для выполнения относительно его какого-либо условия, однако в результатах запроса это поле может и не отображаться.

Условие отбора, или - указываются одно или несколько условий, в соответствии с которыми записи будут добавляться в выборку.

Например, необходимо отобразить только оценки "4" и "5", полученные студентами (без указания фамилий), и дату сдачи.

При создании такого запроса источником данных будет служить таблица Успеваемость. В запросе будут использоваться поля Оценка и ДатаСдачи, названия которых необходимо выбрать в строке Поле. Название таблицы в поле Имя таблицы будет установлено автоматически. Для поля ДатаСдачи можно установить направление сортировки по возрастанию. Оба указанных поля необходимо выводить на экран, поэтому для каждого из них нужно установить флажок Вывод на экран. В строке Условие отбора для поля Оценка нужно указать следующее условие: 4 OR 5 или указать первое значение (4) в поле Условие отбора, а второе (5) - в поле Или.



Созданный таким образом запрос необходимо выполнить. Для этого нужно нажать кнопку Запуск или выполнить команду Запрос \ Запуск. В результате будет получен набор записей с требуемым набором полей, значения которых соответствуют указанному условию. Для сохранения запроса следует выполнить команду Файл \ Сохранить, после чего указать в диалоговом окне имя нового запроса, например. ОценкаДата. В результате в списке запросов БД Образование появится запрос ОценкаДата, который можно открыть для редактирования кнопкой Открыть или изменить запрос с помощью кнопки Конструктор окна БД.

Рассмотренный запрос создавался на основе одной таблицы. Существуют также запросы, которые используют данные из нескольких таблиц. Такие запросы называются многотабличными.

Например, необходимо изменить запрос ОценкаДата таким образом, чтобы отображались не только оценки, но и фамилии студентов, которые их получили, а также названия соответствующих предметов. При этом в запросе должны отображаться только оценки по предмету Физика.