Создание шаблонов документов. Создание документов с использованием слияния

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

по предмету «Компьютерные информационные технологии»

на тему: «Создание шаблонов документов. Создание документов с использованием слияния»

Содержание

1. Создание шаблонов документов

1.1 Шаблон

1.2 Создание шаблонов

1.3 Несколько замечаний по поводу тактики создания шаблонов

2. Создание документов с использованием слияния

2.1 Слияние документов

2.2 Ассистент слияния

Контрольные вопросы

Пример шаблона

Литература

1. Создание шаблонов документов

1.1 Шаблон

Шаблон -- это матрица, способная к неограниченному воспроизводству клонов -- документов. Документы, созданные по шаблону, наследуют все его признаки форматирования, стили, планировку страниц, внедренные объекты и многое другое. Кроме того, они сохраняют связь с родительским объектом после завершения разработки и даже после публикации. Изменения, внесенные в шаблон, влекут за собой обновление дизайна всех порожденных документов. Эту связь можно разорвать. Программа располагает специальной командой, которая “отчуждает” гипертекстовую страницу от шаблона и превращает их в совершенно независимые объекты.

При разработке шаблона следует определить блокированные (закрытые) и редактируемые (открытые) части документа. Это деление относится только к порожденным документам. Их блокированные части недоступны для внесения изменений; работа с открытыми областями ничем не отличается от обычных гипертекстовых страниц. Сами шаблоны -- это полностью открытые объекты, доступные для редактирования.

1.2 Создание шаблонов

Как правило, нельзя обойтись только шаблонами, предоставляемыми редактором. Поэтому рассмотрим, как создать новый шаблон документа. Для этого необходимо:

1. установить параметры страницы документа (размер страницы, размеры полей, колонтитулы и т. п.);

2. поместить в документ постоянно присутствующие реквизиты;

3. сохранить полученный документ на диске как шаблон;

4. распечатать полученный шаблон документа на принтере, если нужно посмотреть результат.

Создавать собственные шаблоны документов не так уж сложно, а польза от их применения огромная. Поработав некоторое время с текстовым процессором, вы начинаете понимать, что создаваемые вами документы зачастую подобны друг другу. Прежде, чем приступить к созданию нового документа, как говорится, "с нуля", попробуйте сначала разработать новый шаблон, а потом на его базе создать документ. Все ваши стили будут сохранены в шаблоне, поэтому, создавая новый документ, вам не потребуется снова создавать стили.

Наиболее простой способ создать шаблон - это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.

Если сохранить шаблон в папке Шаблоны, то он появится на закладке Общие при выборе команды Создать в меню Файл. Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки, то при выборе команды Создать он появится на закладке с соответствующим названием.

Последовательность действий для создания шаблона:

1. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду Открыть в меню Файл (File, Open), а затем откройте нужный документ. Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду Создать в меню Файл (File, New). Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку ОК.

2. Добавьте текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах.

3. Выберите команду Сохранить как (Save As) в меню Файл (File).

4. Выберите значение Шаблон документа (Document Template) в поле Тип файла (Save as type). Это Значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип Шаблон.

5. По умолчанию в поле Папка (Folder) откроется папка Шаблоны (Template) . Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной закладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.

6. Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла (File Name) и нажмите кнопку Сохранить (Save) .

7. Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

8. Нажмите кнопку Сохранить (Save) , а затем закройте файл.

Папку с шаблонами нельзя переименовывать или перемещать в другой родительский каталог. Более того, в этот раздел файловой системы запрещается записывать файлы иного типа. Подобные действия способны вызвать ошибки на страницах документов, использующих форматирование по шаблону.

Дополнительную информацию о шаблоне можно сохранить в комментариях разработчика, которые связываются только с ним и не наследуются порожденными документами. Большинство операций по созданию планировки и информационному наполнению шаблонов выполняется в режиме Design View (Режим планировки). Наиболее типичной причиной недоступности нужных команд при работе с такими объектами является неправильный режим отображения страниц.

1.3 Несколько замечаний по поводу тактики создания шаблонов

Если на обычных гипертекстовых страницах графические и текстовые “заглушки” -- это временная мера, допустимая только на определенных стадиях разработки, то для шаблонов их применение не только целесообразно, но часто и необходимо. Макеты текстовых фрагментов и графических образов позволяет сохранить планировку документа, они также служат напоминанием о необходимости включения на данные позиции постоянных объектов определенного типа.

Элементы дизайна, повторяющиеся на нескольких страницах проекта, следует включать в состав шаблона.

Одним из типов повторяющейся служебной информации являются метадескрипторы, которые позволяют выполнить индексацию страницы поисковыми машинами. Несмотря на то, что эти сведения располагаются в разделе заголовков документа, их можно объявить составной частью шаблона.

Когда гипертекстовый документ сохраняется в формате шаблона, его заголовочная часть блокируется, то есть становится защищенной от внесения изменений. Часть кода иерархических стилевых спецификаций и динамических сценариев располагается в области действия дескриптора <head> Коли на порожденных страницах предполагается использовать эти возможности динамического HTML, то все необходимые описания следует заранее внести в раздел заголовков шаблона.

2. Создание документов с использованием слияния

Процесс слияния состоит из трех этапов:

1. создания основного документа;

2. создания источника данных;

3. выполнения слияния.

Диалоговое окно, управляющее процессом слияния, доступно при выборе команды Слияние в меню Сервис (Tools, Mail Merge).

2.1 Слияние документов

Как правило, первым шагом в процессе слияния является создание формы данных, которая содержит данные, предназначенные для Объединения. Эта форма автоматически создается как таблица. Каждый ряд представляет отдельную запись, содержащую связанные между собой данные, в то время как каждая колонка объединяет в себе отдельную категорию данных, называемую полем.

Первая строка называется заголовком и содержит имена полей. Каждое имя должно начинаться с буквы. Пробелы и знаки пунктуации недопустимы.

Обычно в качестве основного-документа используется заранее созданная форма делового письма, содержащая постоянный текст (например, приглашения на конференцию). Источник данных является таблицей, каждая строка которой представляет собой запись, содержащую информацию о клиентах. Источник данных может являться файлом Word, Access, Outlook или Excel.

2.2 Ассистент слияния

Word для Windows предоставляет в распоряжение пользователя Ассистент слияния - специальный модуль для подготовки большого количества писем одного содержания, но разным адресатам. Отправлять факсы можно непосредственно из Word для Windows. Для вызова выбирается команда меню Сервис-Слияние (Tools-Mail Merge).

шаблон документ слияние

Контрольные вопросы

1. Для чего используется ассистент слияния?

Ассистент слияния - специальный модуль, использующийся для подготовки большого количества писем одного содержания, но разным адресатам. Отправлять факсы можно непосредственно из Word для Windows. Для вызова выбираеться команда меню Сервис-Слияние (Tools-Mail Merge).

2. Как добавить визуальные эффекты в таблице?

Визуальные эффекты:

1. Microsoft Graph (форматирование диаграмм и гафиков в документе)

2. Microsoft Equation 3.0. (создание сложных математических формул)

3. Microsoft WordArt (создание эффектов текста)

4. Microsoft Clip Gallery (набор готовых графических образов)

5. Создание рисунков в документе.\

Для запуска этих процессоров нужно выполнить команду меню Вставка>Объект откроется диалоговое окно Вставка объекта. На вкладке Создание в списке Тип Объекта вберите необходимый вам процессор.

3. В чём особенность использования программы Microsoft Graph?

Word позволяет представить данные не только в виде таблицы, но и виде диаграммы. С точки зрения редактора Word диаграмма является объектом, для работы с которым используется метод OLE. Создает и обрабатывает этот объект программа Microsoft Graph.

Для того что бы создать диаграмму необходимо выполнить следующие дествия:

1. Выделить таблицу;

2. Выполнить команду Вставка>Объект>Создание

3. В списке Тип объекта>Диаграмма Microsoft Graph.

После этого система Microsoft Graph отобразит диаграмму, а также таблицу MS Graph, содержащую связанные с ней данные. Кроме этого на экране появится стандартная панель инструментов для настройки диаграмм. После создания диаграммы можно ввести данные в таблицу MS Graph. Сведения об особенностях организации данных при построении точечной диаграммы содержатся в справочной системе Microsoft Graph.

После выхода из системы Microsoft Graph диаграмма будет вставлена в текстовый документ как рисунок. Для е редактирования нужно дважды щелкнуть по этому рисунку.

Можно настроить внешний вид диаграммы, вызвав контекстное меню для области диаграммы (контекстное меню вызывается правой кнопкой мыши), например, изменить ее тип, установить нужный объемный вид, цвет фона и т.д.

Литература

1. Справочник школьника, Москва, «АСТ-ПРЕСТ», 2003 год.

2. учебно-методический комплекс, Минск, БГАТУ, 2009 год.

3. Интернет.

Размещено на Allbest.ru