Анализ и обобщение данных в электронных таблицах

Программа MS Word является компонентом интегрированного пакета MS Office и предоставляет комфортную среду для создания разнообразных документов: это может быть отчетная, финансовая, экономическая документация, а также деловая переписка. Программу MS Word называют текстовым процессором, так как эта программа, являясь многофункциональной, позволяет не только вводить, редактировать и форматировать текст, но и создавать, редактировать и форматировать такие объекты, как рисунки, диаграммы, таблицы. Как и все прочие программы пакета MS Office, программа MS Word поддерживает все средства обмена между приложениями (DDE и OLE технологии). Средства и инструменты программы очень разнообразны и имеют ряд тонкостей, которые трудно освоить и применить без посторонней помощи. Данное пособие призвано помочь освоению приемов быстрого и качественного создания сложных многостраничных документов.

1.Основные понятия, используемые при создании документа

1.1 Шаблоны

Каждый документ, созданный в программе Microsoft Word, основан на шаблоне. Шаблон - это служебный файл с расширением .dot, который определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

1.2 Параметры страницы

В программе MS Word различают физическую и логическую страницы. Физическая страница определяется размером листа бумаги, который будет использоваться при печати документа. Логическая страница - это совокупность областей, размещенных на физической странице. К этим областям относятся область текста и области полей. Верхнее и нижнее поля страницы могут содержать колонтитулы, область которых ограничивается пунктирной линией (рис. 1).

Рис. 1. Области логической страницы

1.3 Понятие абзаца

Абзац - это фрагмент текста, ввод которого заканчивается нажатием клавиши <Enter>. Каждое нажатие данной клавиши приводит к созданию нового пустого абзаца и появлению символа конца абзаца. Символ конца абзаца - это непечатаемый символ, но его присутствие облегчает редактирование и форматирование документа. Символы концов абзацев появятся на экране после нажатия кнопки инструмента Непечатаемые знаки. На этой кнопке изображен символ конца абзаца (рис. 2).

Рис. 2. Символ конца абзаца изображен на кнопке Непечатаемые знаки

1.4 Режимы работы

Работа в программе MS Word может производиться в различных режимах. Выбор режима выполняется с помощью соответствующей команды меню Вид.

Обычный - используется для ввода и просмотра документа.

Режим разметки - показывает области страниц (поля, колонтитулы), используется для редактирования и форматирования документа.

Структура - режим используется для редактирования и форматирования документа сложной структуры.

Схема документа - это дополнительная область, которую программа выводит слева от области документа и которая содержит перечень заголовков, отформатированных стилями Заголовок 1 - Заголовок 9. Щелчок по любому заголовку открывает в окне документа соответствующий фрагмент текста (относящийся к данному заголовку).

Веб документ - это режим, который не учитывает параметры страницы, используется для создания электронных публикаций, размещаемых на сайтах сети Интернет.

Предварительный просмотр - это режим, который позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет на печать. В данном режиме доступны следующие команды:

Несколько страниц - задает количество страниц для одновременного просмотра;

Масштаб - уменьшает (увеличивает) размер просматриваемых страниц;

Подгонка страниц -уменьшает количество страниц на одну за счет автоматического изменения размера шрифта.

1.5 Понятие раздела

Документ может состоять из одного или нескольких разделов.

Раздел - это совокупность абзацев, для которых задается специфика оформления в виде размера и ориентации страниц, размера полей, количества колонок текста, нумерации страниц, оформления колонтитулов и др.

Рис. 3 Создание раздела на текущей странице

1.6 Ввод текстовых данных в документ. Ускоренный ввод данных

Для ускоренного ввода данных используются следующие инструменты программы MS Word:

автозамена;

автотекст;

автоматический ввод названий.

Автозамена

Применение автозамены сводится к созданию элемента автокоррекции, который затем можно использовать многократно. Элемент автокоррекции - это один или несколько символов, ввод которых приводит к автоматическому появлению нужного текста. Текст заменяет введенные символы..

Автоматический ввод названий

В данном случае автоматизация ввода сводится к автоматическому проставлению порядкового номера, который будет появляться после названия. Например: рис.1, рис.2, рис.3 и т.д.

1.7 Редактирование документа

При редактировании текста документа могут выполняться следующие операции с текстовыми данными.

Проверка правописания.

Объединение нескольких абзацев в один абзац и разбивка одного абзаца на несколько абзацев.

Вставка текстовых данных в готовый фрагмент текста.

Замена готового фрагмента текста новым текстом.

Расстановка номеров страниц.

Копирование и перенос текстовых данных в другое место документа.

Автоматизированный поиск и замена данных.

Проверка правописания

Проверка правописания может выполняться в автоматическом режиме по мере ввода текста или в командном режиме после вызова команды Сервис - Правописание.

1.8 Объединение и разбивка абзацев

Объединение нескольких абзацев в один абзац выполняется удалением символов концов объединяемых абзацев.

Для разбивки одного абзаца на два абзаца необходимо установить текстовый курсор в место разбивки и нажать клавишу <Enter> на клавиатуре.

Вставка и замена текста

Ввод данных в программе MS Word по умолчанию выполняется в режиме вставки, т. е. вводимый символ помещается в текущую позицию с одновременным смещением ранее введенных символов вправо.

Замена старых символов новыми выполняется автоматически, если заменяемые символы были выделены перед вводом новых символов.

1.9 Расстановка номеров страниц

Расстановка номеров страниц выполняется с помощью команды
Номера страниц меню Вставка. В диалоге команды вводится номер первой страницы (кнопка Формат, поле Начать?с), выбирается положение номера на странице и тип выравнивания номера относительно границ текста.

1.10 Копирование и перенос текстовых данных

Копирование и перенос данных может выполняться с использованием команд, предназначенных для работы с буфером обмена (Копировать, Вырезать, Вставить), либо с помощью технологии Drag and Drop.

Технология Drag and Drop позволяет копировать и переносить выделенные текстовые данные с помощью мыши, причем при копировании необходимо удерживать нажатой клавишу <Ctrl> на клавиатуре.

1.12 Автоматизация поиска и замены данных

Автоматизация поиска и замены данных выполняется с помощью команд Правка - Найти и Правка - Заменить. Диалоги команд совершенно одинаковые, поэтому можно пользоваться и для поиска и для замены любой из этих двух команд.

Рис

1.13 Форматирование документа

Форматирование рисунка выполняется с помощью команды Формат рисунка из контекстного меню, открытого на выделенном рисунке.

Если документ содержит таблицу с числовыми данными, то можно построить диаграмму, основанную на этих данных, и расположить ее на любой странице документа.

Данные могут располагаться как по строкам, так и по столбцам таблицы. При построении диаграммы заголовки строк или столбцов будут использованы в качестве подписей горизонтальной оси, а числовые данные таблицы будут отложены по вертикальной оси.

Если таблица сводная, т. е. представляет числовые данные, зависимые от двух переменных, то в таблице будут присутствовать как заголовки строк, так и заголовки столбцов.

В этом случае заголовки столбцов будут использованы в качестве подписей горизонтальной оси, а заголовки строк - в качестве меток легенды.

2.14 Создание главного и вложенных документов

Для удобства работы многостраничный документ со сложной структурой можно представить в виде главного документа, состоящего из любого количества вложенных документов. Главный документ - это схема документа, в которой каждый вложенный документ может быть заменен ссылкой, щелчок по которой открывает вложенный документ в отдельном окне. Такой способ представления документа удобен для редактирования и быстрого просмотра нужной части большого документа

2.15 Работа с главным документом

Главный документ позволяет организовать совместное использование основного документа, так как несколько человек могут открывать различные вложенные документы и работать с ними одновременно. Файлы вложенных документов можно открывать независимо от главного документа и работать с ними, как с обычными документами, за одним исключением: нельзя изменять имя файла.

3.Практическая часть. Постановка задачи

В городе пять поставщиков муки и всего четыре хлебозавода.

Каждый день поставщик вывозит муку в объёме 1348 тонн. ;

Ежедневная потребность в муке на хлебозаводе 1348 тонн;

Стоимость перевозки одной тонны муки на хлебозавод 13 рублей;

В случае, если поставщик недопоставил муку, взимается штраф в размере 100 рублей за одну тонну. Какое количество муки надо перевозить поставщику на каждый хлебозавод, чтобы стоимость перевозок была минимальной?

Поиск решения

Данная задача может быть решена средствами Microsoft Excel . Создается книга Excel в которую упорядоченно заносятся все имеющиеся данные.

Рис.

После заполнения таблиц и ввода расчетных формул запускается надстройка Microsoft excel - поиск решения.

Рис.

Где указывается целевая ячейка равная минимальному значения функции, также вводятся изменяемые ячейки и ограничения. После нажатия кнопки выполнить на экран выводится сообщение.

Решение найдено

Рис.

Рис.

Таблица

Таблица

Диаграмма перевозок

Диаграмма перевозок

Ход решения задачи по поиску решения при дефиците муки у поставщика аналогичен.

Таблица. План поставок

Диаграмма

Диаграмма

Библиографический список