Назначение, состав и особенности интегрированного пакета MS Office

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

по дисциплине «Информатика»

Назначение, состав и особенности интегрированного пакета MS Office

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Понятие MS Office

1.2 Назначение, состав MS Office

1.3 Особенности интегрированного пакета MS Office

2. Практическая часть

2.1 Постановка задачи

2.1.1 Цель решения задачи

2.1.2 Условие задачи

2.2 Компьютерная модель решения задачи

2.2.1 Аналитическая модель решения задачи

2.2.2 Технология решения задачи

2.3 Результаты компьютерного эксперимента и их анализ

2.3.1 Анализ полученных результатов

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Информационные технологии характеризуют уровень развития общества, его динамику, возможность интеграции в мировое сообщество, способность специалистов выдерживать темпы научно-технического прогресса. Именно этим определяется актуальность и необходимость освоения основ компьютерных информационных технологий. Знание компьютерных информационных технологий в настоящее время является объективно необходимым элементом подготовки кадров высшей квалификации.

Компьютеризированные офисы больших и малых фирм во всём мире предпочитают строить свою работу на базе интегрированного пакета Microsoft Office. Этот пакет прошёл довольно длительную обкатку и разработку от автономных программных продуктов в среде Windows 3.0 до интегрированного пакета MS Office 2003 с тщательно сбалансированным набором инструментальных средств. В последнее время с MS Office пытаются конкурировать офисные системы других производителей, например, Borland Office, Corel Office, Lotus Smartsuite, WordPerfect Suite. Пока их удельный вес на мировом рынке офисных программ невелик. Однако отечественному пользователю выбирать не приходится - единственным почти полностью русифицированным пакетом является MS Office.

Все входящие в состав MS Office системы огромны и по размерам, и по своим возможностям. Каждая из них является в полной мере самостоятельным пакетом и требует отдельного специального освоения и обучения. Коротко говоря, пакет программ MS Office - это комплекс программных продуктов для автоматизации делопроизводства. Процесс компьютеризации любой фирмы и организации проходит несколько этапов.

Цель данной работы изучить:

- понятие MS Office;

- назначение и состав MS Office;

- особенности интегрирования пакета MS Office.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Понятие MS Office

excel office графический

Офисный пакет (office suite)- это набор взаимодействующих компьютерных программ, которые обычно распространяются совместно, имеют однотипный интерфейс, хорошо взаимодействуют друг с другом и рассчитаны на офисных служащих. Microsoft (MS) Office - один из наиболее известных офисных пакетов приложений. Информатика: Учеб псобие. / Под ред. Б.Е. Одинцова, А.Н. Романова.-2-е изд., перераб. и лоп.- М.: Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2012. Стр. 250.

В состав пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office.

Офисный пакет считается самым популярным комплектом приложений, как для персональных компьютеров, так и для портативных компьютеров, контролирующие свыше 90% рынка офисных пакетов. Пакет MS Office прошел путь от набора офисных приложений до более широкой интегрированной системы MS Office System, которая содержит большее число пользовательских приложений. В ней представлены структурные блоки для создания решений, которые помогают выполнить следующие действия: предоставить сотрудникам основных подразделений более удобный доступ к данным, чтобы они могли лучше понимать суть возникающих проблем и предпринимать более эффективные действия; улучшить способность сотрудников организации предвидеть изменения на рынке, управлять ими и предпринимать адекватные действия; обеспечить эффективную и гибкую совместную работу групп и организаций; повысить производительность труда каждого пользователя и позволить большему количеству сотрудников основных подразделений организации участвовать в создании бизнес-среды растущей сложности.

С течением времени Microsoft все развивался и предлагал все новые и новые версии пакета: MS Office System - MS Office 1997, MS Office 2000, MS Office XP (2002), MS Office 2003, MS Office 2007, MS Office 2010 и Microsoft Office 2013 (Office 15) - постепенно расширяя спектр возможностей системы, добавляя в пакет новые функции и приложения, обновляя интерфейс программ, предлагая различные варианты комплектации пакета.

1.2 Назначение, состав MS Office

Microsoft Qffice Sysfem - это многофункциональный комплект тесно интегрированных настольных офисных приложений, призванный помочь организациям и индивидуальным пользователям в решении их повседневных задач. Он содержит, передовые решения в области офисной деятельности, которые обеспечивают совместную работу над крупными проектами больших коллективов людей и могут использоваться при решении широкого спектра бизнес-задач.

В пакете реализованы методы создания общих документов и организации совместного доступа к ним, упрощен процесс коллективного использования данных, обеспечен больший контроль над документами. Microsoft стремится, чтобы Office System воспринимался не как набор приложений для создания документов, а как платформа для работы с информацией.

Пользователи могут совместно редактировать любые документы Office System через Интернет и проводить видеоконференции. При разработке пакета значительное внимание было уделено решению проблем, связанных со снижением материальных и временных затрат на развертывание, поддержку и администрирование Office в больших организациях.

Microsoft Office System включает следующие приложения:

1. Microsoft Office Word - приложение для работы с текстовыми документами. Этот текстовый процессор уже на протяжении многих лет является наиболее популярным из всех используемых в данный момент. Именно поэтому, формат документов «doc» стал стандартом для современного документооборота, а многие конкурирующие программы имеют поддержку совместимости с данным форматом. Он позволяет включить в документ графические изображения, таблицы, звуковое сопровождение, фрагменты видеофильмов. Текстовый процессор ускоряет создание документа за счет сокращения количества действий, выполняемых пользователем. Word автоматизирует набор текста, оформление оглавления и предметного указателя, проверку правописания. Приложение № 1.

2. Microsoft Office Excel - приложение, позволяющее с помощью электронных таблиц анализировать данные (таблицы, диаграммы, графики) и выполнять вычисления, работать со списками. Оно упрощает доступ и анализ деловой информации, хранящейся на персональном компьютере, в сети и на веб-страницах. Прямоугольные таблицы широко используются для упорядоченного хранения данных и наглядного представления чисел или текстовой информации во многих отраслях профессиональной деятельности. В таблице может быть отображена как исходная (первичная) информация, так и результаты выполнения арифметических, логических или иных операций над исходными данными.

Microsoft Excel применяется при решении планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, при выполнении бухгалтерского и банковского учета, для статистической обработке информации, для анализа данных и прогнозирования проектов, при заполнении налоговых деклараций. Приложение № 2

3. Microsoft Office Access - приложения для создания и управления базами данных. Это эффективное средство управления персональными данными в большей мере нацелено на корпоративный сектор, малые предприятия и некоммерческие организации, хотя и рядовые пользователи могут найти ему применение, например для каталогизации домашних аудио-видео библиотек. Приложение № 3

4. Microsoft Office Outlook - персональный органайзер, в состав которого входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты и адресная книга. Это приложение позволяет управлять сразу несколькими учетными записями электронной почты в одном месте, что гораздо удобнее, чем проверять сообщения в нескольких почтовых ящиках по отдельности. Так же в вашем распоряжении единое средство управления всеми календарями, ведь в Outlook можно создавать их любое количество для каждой категории мероприятий, чтобы не путаться в одном большом и забитом событиями расписании. Приложение №4

5. Microsoft Office PowerPoint - помогает создать красочные, наглядно оформленные мультимедийные презентации. В последние годы все большое количество людей принимает участие в презентациях - выступлениях с наглядной демонстрацией текстового материала, таблиц, графиков, диаграмм, рисунков, аудио- и видеоклипов. Презентации нашли широкое применение на выставках и конференциях. PowerPoint призван помочь пользователю подготовить набор профессионально оформленных слайдов для последующего показа их в офисе или дома на экране компьютера, для демонстраций презентации одновременно всем пользователям по локальной сети, интрасети или в Интернете. Приложение №5

6. Microsoft Office Publisher - приложение для создания, настройки и распространения всевозможных публикаций и маркетинговых материалов профессионального качества. Даже не имея опыта в сфере графического дизайна, с помощью различных шаблонов, вы сможете создавать брошюры, информационные бюллетени, визитки, открытки, материалы для рассылки по электронной почте и прочие публикации. Приложение№6

7. Microsoft Office InfoPath - приложение для сбора данных и управления ими. Как правило, используется организациями для оптимизации собственных бизнес-процессов, рассчитано на опытных бизнес-пользователей или разработчиков, и вряд ли будет интересно домашним пользователям ПК. Приложение №7

8. Microsoft Office FrontPage - полнофункциональное средство создания, редактирования и управления веб-сайтов, в частности веб-сайтов для ведения электронной торговли. Содержит модуль Microsoft SharePoint Team Services, облегчающий публикацию в корпоративной интранет-сети общих документов и данных.

9. Microsoft Office OneNote-приложение для хранения заметок и совместной работы с ними в едином легкодоступном расположении. Позволяет работать как с текстом, так и с изображениями, а также видео- и аудио заметками.

Общий доступ к записным книжкам дает возможность создавать и изменять заметки одновременно с удаленными пользователями или просто синхронизировать данные, обеспечивая их актуальность. Так же вы можете делать заметки, работая в других приложениях Office или Internet Explorer, а OneNote предоставит ссылку на то место исходного документа, которое вы просматривали при добавлении заметки, что позволяет автоматически связывать идеи с создаваемым содержимым. Приложение №9

10. Microsoft Officе SharePoint-приложение, расширяющее возможности совместной работы над документами и их библиотеками в единой специальной среде SharePoint Workspace. Данный инструмент в большей мере нацелен на бизнес-группы в средних организациях и крупных предприятиях, которым необходимо единое рабочее пространство с широкими возможностями общего доступа к данным, а так же их совместного редактирования и вряд-ли пригодится домашним пользователям. Приложение № 10

1.3 Особенности интегрированного пакета MS Office

Интегрированные пакеты - это совокупность программных средств различного назначения с единым пользовательским интерфейсом, совместно использующих одни и те же данные.

Наиболее распространены интегрированные пакеты, компонентами которых являются:

- система управления базами данными;

- текстовый редактор;

- табличный процессор;

- органайзер;

- средства поддержки электронной почты;

- программы создания презентаций;

- графический редактор.

Компоненты интегрированных пакетов могут работать изолированно друг от друга, но основные достоинства интегрированных пакетов проявляются при их разумном сочетании друг с другом. Пользователи интегрированных пакетов имеют унифицированный для различных компонентов интерфейс, тем самым обеспечивается относительная легкость процесса их освоения.

Отличительными особенностями данного класса программных средств являются:

1.Полнота информационных технологий для конечных пользователей;

2.Однотипный интерфейс конечного пользователя для всех программ, входящих в состав интегрированного пакета - общие команды в меню, стандартные пиктограммы одних и тех же функций (сохранение на диске, печать, проверка орфографии, шрифтовые оформления и т. п.), стандартное построение и работа с диалоговыми окнами и др.;

3.Общий сервис для программ интегрированного пакета (например, словарь и средства орфографии для проверки правописания, построитель диаграмм, конвертер данных и др.);

4.Легкость обмена и ссылок на объекты, созданные программами интегрированного пакета (применяется два метода: DDE - динамический обмен данными и OLE - динамическая компоновка объектами), единообразный перенос объектов (метод drag-and-drop);

5.Наличие единой языковой платформы для разбора макрокоманд, пользовательских программ;

6.Возможность создания документов, интегрирующих в себе возможности различных программ, входящих в состав интегрированного пакета.

Интегрированные пакеты эффективны и при групповой работе в сети многих пользователей. Так, из прикладной программы, в которой работает пользователь, можно отправить документы и файлы данных другому пользователю, при этом поддерживаются стандарты передачи данных в виде объектов по сети или через электронную почту.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или, похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

2 .ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

2.1 Постановка задачи

2.1.1 Цель решения задачи

Цель решения данной задачи проанализировать о расчетах, дохода от сдачи помещений в аренду за месяц, по каждой организации включая дополнительные услуги.

2.1.2 Условие задачи

Предприятие ООО «Анаконда» сдает в аренду офисные помещения в центре города различным организациям. Данные для выполнения расчетов представлены на рис. 12.1. и 12.2.

Наименование организации	Общая площадь арендуемых помещений, кв. м
ООО «Альфа»	92,32
ООО «Бета»	56,36
ООО «Гамма»	96,45
ООО «Дельта»	34,64
ООО «Эпсилон»	82,79
ООО «Омега»	85,14

Рис. 12.1. Данные об арендуемых площадях

Наименование услуги	Стоимость услуги за 1 м2 , руб.
Аренда помещения	654
Охрана объекта	265
Ежедневная влажная уборка помещений	31

Рис. 12.2. Расчет дохода от сдачи помещений в аренду

2.2 Компьютерная модель решения задачи

2.2.1 Аналитическая модель решения задачи

Для получения сведений от сдачи помещения в аренду необходимо рассчитать два показателя:

- сумма стоимости аренды помещения, оплата охраны и убарка помещения для каждой организации;

- общая сумма стоимости аренды и услуг для организаций за месяц.

Расчеты выполняются по следующим формулам:

Ci = ; C = ,

где Sidk - сумма поставки k-го материала фактическая, выполненная i -м поставщиком датой d;

Ci - сумма поставок, выполненных i -м поставщиком;

C - общая сумма поставок, выполненных всеми поставщиками.

2.2.2 Технология решения задачи в MS Excel

1. Запустить табличный процессор MS Excel.

2. Создать книгу с именем «Практическая работа № 12».

3. Лист 1 переименовать в лист «Справочник организаций».

4. Потом создать таблицу под названием «Стоимость аренды помещения для организаций, руб.», чтобы высчитать, сколько будит платить каждая организация за аренду. (Рис. 12.3)

5. После внесения данных, делаем подсчет для каждой организации по формуле «=D4*C4».

6. Получилось:



Рис. 12.3. Стоимость аренды помещения для организаций, руб.

7. Делаем таблицу по организациям под название «Стоимость охраны объекта для каждой организации» (рис. 12.4)

8. Вносим данные по стоимости охраны, высчитываем с помощи формулы «=D4*C4»

9. Получаем:

Рис. 12.4. Стоимость охраны объекта для каждой организации

10. Делаем таблицу под названием «Стоимость ежедневной влажной уборки помещения для каждой организаций » (рис. 12.5).

11. Вносим данные по влажной уборки помещения для каждой организации. Потом высчитываем по формуле «=D4*C4»

12. Получаем:

Рис. 12.5. Стоимость ежедневной влажной уборки помещения для каждой организаций

13. Потом делаем таблицу под названием «Доход от сдачи помещений в аренду» и вносим данные, которые у нас получились в таблицах 12.3, 12.4, 12.5. Потом высчитывает по формуле «=D3+C3+B3» и находим общую стоимость аренды и услуг. (рис. 12.6).

14 Получаем:

Рис. 12.6. «Доход от сдачи помещения в аренду»

15. Графическое представление результатов результирующего документа (рис 12.7).

Рис.12.7. «Доход от сдачи аренды»

2.3 Результаты компьютерного эксперимента

2.3.1 Анализ полученных результатов

Таким образом, формирование сводной таблицы на основе «Доход от сдачи помещения в аренду» позволяет решить поставленную задачу - отслеживать соблюдение графика выплаты от сдачи аренды организациям и проследить доходность от каждой организации. Создание различных диаграмм (гистограмм, графиков) на основе данных сводных таблиц средствами MS Excel позволяет не только наглядно представлять результаты обработки информации для проведения анализа с целью принятия решений, но и достаточно быстро осуществлять манипуляции в области их построения в пользу наиболее удобного представления результатов визуализации по задаваемым пользователем (аналитиком) параметрам.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сегодня вне зависимости от выбранной профессии любой человек сталкивается с необходимостью наличия базовых знаний в области электронных коммуникаций, компьютерной обработки информации, делопроизводства, маркетинга.

В современной тенденции существует огромное количество программ делового назначения. На предприятии может быть внедрена своя система автоматизированного рабочего места, своя система автоматизации склада или бухгалтерии и т. п. Изучить заранее все эти программы просто невозможно. Однако на подавляющем большинстве персональных компьютеров (ПК) установлен офисный пакет MS Office, и не знать основ работы с этим набором программ сегодня уже непростительно - практически все компании, принимающие на работу нового сотрудника, требуют знания MS Office.

Microsoft Office в этот мощный профессиональный пакет вошли такие необходимые программы, как текстовый редактор WinWord , электронная таблица Excel, с помощью которого можно производить математические расчеты по заготовленным формулам, программа создания презентаций PowerPoint, СУБД Access, средство поддержки электронной почты Mail. Мало того, все части этого пакета составляют единое целое, и даже внешне все программы выглядят единообразно, что облегчает как их освоение, так и ежедневное использование.

Microsoft Word - это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности.

Список использованной литературы

1. Информатика: Учеб. пособие. / Под ред. Б.Е. Одинцова, А.Н. Романова.- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2012.-410 с.

2. Олифер В.Г., Олифер Н.А. Компьютерные сети (принципы, технологии, протоколы) - М.: Питер, 2005.

3. Лесничая И.Г.: Информатика и информационные технологии. Учебное пособие, 2-ое изд.- М.: Изд-во ЭКСМО, 2007.-544 с.

4. М. Кэтрин: Новые возможности системы Microsoft Office 2007: пер. с англ. - М.: Изд. "ЭКОМ", 2007,- 248 стр.

5. Исаев Г.Н. «Информационные системы в экономике» - Москва: Омега-Л, 2008 год.

6. Титоренко Г.А. «Информационные системы в экономике» - Москва: Юнити, 2008 год.

7. Информационные системы и технологии управления: Учебник / Под. ред. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 591 с.

8. Ясенев В.Н. Информационная безопасность в экономических системах: Учебное пособие - Н. Новгород: ННГУ, 2006.

9. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: Юнити, 2006.

10. Кронан Д., Андерсен В., Андерсон Б.Б. Microsoft Office Access 2003. - М.: НТ ПРЕСС, 2005.

11. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике (лекции, упражнения и задачи): Учеб. пособие. - М.: Вузовский учебник, 2006. - 300 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение № 1 «Microsoft Word»

Приложение № 2 «Microsoft Office Excel»

Приложение № 3 «Microsoft Access»

Приложение № 4 «Microsoft Outlook»

Приложение № 5 «Microsoft PowerPoint»

Приложение № 6 «Microsoft Office Publisher»

Приложение № 7 «Microsoft Office InfoPath»

Приложение №7 «Microsoft Office OneNote»

Приложение № 10 «SharePoint Workspace »

Размещено на Allbest.ru