Робота з текстовим редактором MS-Word

2.1 Створення довідників фахових і кваліфікаційних коефіцієнтів, складу відділу збуту

Запускаємо програму MS Exel та налагоджуємо необхідні параметри роботи.

Назвемо перший лист книги Довідники.

Вводимо заголовок таблиці (Довідник фахових коефіцієнтів) в клітинку А1 і заголовки стовпців у відповідні клітинки шапки таблиці: в клітинку А2 - № п/п, в клітинку В2 - Фах, в клітинку В3 - Коефіцієнт фаху.

Після введення усіх заголовків виконуємо форматування відповідних клітинок.

Для розміщення заголовка посередині таблиці необхідно виділити інтервал клітинок А1:С1 на панелі інструментів Форматирование натиснути кнопку Объединить и поместить у центр.

Заповнюємо таблицю необхідними для подальшої роботи даними.

Заповнимо перший стовпчик таблиці. В клітинку А3 вводимо 1, в клітинку А4 - 2, виділяємо інтервал клітинок А1:А2 і перетягуємо маркер заповнення, натиснувши ліву кнопку «миші», на клітинку А7.

Заповнимо другий стовпчик таблиці самостійно і відсортуємо дані за алфавітом. Для цього виділяємо інтервал клітинок А3:А7 і натискаємо кнопку стандартної панелі інструментів Сортировка по возврастанию.

Третій стовпчик таблиці заповнюємо самостійно.

Для форматування таблиці виділяємо інтервал клітинок А2:С7 і в меню Формат вибираємо послідовно команди Строка / Автоподбор высоты і Столбец / Автоподбор ширины. Потім виділяємо необхідні інтервали клітинок і виконуємо їх форматування за допомогою команди меню Формат / Ячейки і відповідних вкладок відкритого діалогового вікна Выравнивание, Шрифт, Граница: установлюємо необхідний стиль і шрифт інформації, тип вирівнювання, тип і товщину ліній для обмежувальних ліній по границях клітинок.

У результаті виконаних дій отримаємо таблицю 2.1

Таблиця 2.1.

Аналогічно створюємо таблицю 2.2.

Таблиця 2.2.

збут файл формула діаграма

Аналогічно створюємо таблицю, зображену на рисунку 2.3. Основна різниця при її створенні полягає лише у заповненні п'ятого стовпця ПІБ: вводимо у першу клітинку стовпця формулу = B19 & «» & ЛЕВСИМВ(C19) &».»

& ЛЕВСИМВ(D19)&».» і натиснувши ліву кнопку «миші», перетягуємо маркер заповнення на останню клітинку даного стовпця. Як тільки буде відпущена клавіша «миші», у клітинках можна побачити результати обчислення.

Таблиця 2.3.

2.2 Створення таблиці розподілу, нарахувань та утримань заробітної плати

Створення таблиці розподілу, нарахувань та утримань заробітної плати здійснюємо аналогічно створенню таблиці, зображеної на рис. 2.1, на наступному листі Таблиця.

Дана таблиця буде містити такі заголовки: № п/п, Прізвище та ініціали, Дата прийому на роботу, Стаж, Фах, Розряд, Відпрацьовано годин, Коефіцієнт фаху, Коефіцієнт розряду, Нарахований коефіцієнт, Нараховано, Прибутковий податок, Відрахування в пенсійний фонд, Всього утримано, До видачі.

Перший стовпець таблиці - № п/п - заповнюємо аналогічно як і однойменний стовпець таблиці, зображеної на рис. 2.1.

Третій стовпець Дата прийому на роботу, і сьомий - Відпрацьовано годин заповнюємо самостійно.

Для заповнення п'ятого стовпця - Фах виконаємо наступні дії:

1. На листі Довідники у першій таблиці виділяємо заголовок Фах.

2. Виконуємо команду меню Вставка / Имя / Присвоить.

3. В діалоговому вікні Присвоение имя в полі Имя вказуємо ім'я Фах і в полі Формула - формулу ='Довідники'!$B$3:$B$7.

4. Натискаємо Оk.

5. Переходимо на лист Таблиця у першу клітинку стовпця Фах.

6. Виконуємо команду меню Данные / Проверка.

7. У діалоговому вікні Проверка вводимых значений вибираємо тип даних Список і джерело =Фах.

8. Натискаємо Ok, в результаті чого в даній клітинці з'являється кнопка розкриття списка.

9. Копієюмо даний список по всьому стовпцю, після чого в кожній клітинці з нього вибираємо потрібне значення.

Аналогічно заповнюємо шостий стовпець таблиці Розряд.

В інші клітинки третього рядка вводимо формули (табл. 2.4).

Таблиця 2.4.

У клітинки J3, К3, N3, O3 формули вводимо безпосередньо, у клітинки D3, H3, I3, L3, M3 - за допомогою Мастера функцій.

Для введення формул за допомогою Мастера функцій необхідно виконати наступні дії:

1. Активізувати клітинку, в яку буде вводитися формула.

2. Вибрати з команди меню Вставка команду Функции або натиснути на стандартній панелі інструментів кнопку Вставка функции - з'являється діалогове вікно Мастер функций - шаг 1 из 2, в лівому полі якого перераховані категорії, а в правому - функції відповідно до вибраної категорії.

3. Вибрати потрібну функцію (в нашому випадку ВПР, ГОД, СЕГОДНЯ или ЕСЛИ).

4. Натиснути кнопку Ok - на екрані з'являється діалогове вікно введення аргументів.

5. Ввести аргументи у відповідні текстові поля.

6. Натиснути Ok.

Для заповнення усіх відповідних стовпців, копіюємо введені формули по всіх клітинках.

Для підведення підсумків по окремим стовпцям необхідно виконати наступні дії:

1. Розмістити курсор у клітинці J33.

2. Натиснути на стандартній панелі інструментів кнопку Автосумма.

3. Відкоректувати вказаний інтервал клітинок.

4. Натиснути Ok - в клітинці з'являється результат обчислення.

5. Скопіювати формулу в блок клітинок К33:О33.

Дані створеної таблиці відформатовуємо таким же чином, як і дані таблиці 2.1. В результаті цього отримуємо таблицю 2.5.

Таблиця 2.5.

2.3 Сортування даних таблиці розподілу, нарахувань та утримань заробітної плати

Для сортування даних таблиці розподілу, нарахувань та утримань заробітної плати скопіюємо лист Таблиця. Для цього необхідно:

1. Викликати контекстне меню листа Таблиця.

2. Вибрати команду Переместить / Скопировать - з'являється діалогове вікно Переместить или скопировать.

3. В діалоговому вікні визначаємо місце розташування листа, який копіюється, і встановлюємо прапорець у полі Создавать копию.

Новому листу даємо назву Сортировка.

Для сортування даних таблиці за датою прийому на роботу і прізвищем

наступні дії:

1. Виділяємо таблицю.

2. Виконуємо команду Сортировка меню Данные або натискаємо відповідну кнопку на панелі інструментів - з'являється діалогове вікно Сортировка диапазона (рис. 2.1), у якому встановлюємо необхідні параметри сортування.

3.

Рис. 2.1. Діалогове вікно Сортировка диапазона

Натискаємо Ok - в результаті отримуємо таблицю 2.6.

Таблиця 2.6.

2.4 Підведення проміжних та кінцевих підсумків по таблиці розподілу, нарахувань та утримань заробітної плати

Перед підведення підсумків копіюємо лист Таблиця за допомогою контекстного меню і називаємо новий лист Підсумки.

Для підведення проміжних і кінцевих підсумків за фахом у листі Підсумки необхідно виконати наступні дії:

1. Відсортувати таблицю за фахом.

2. Розмістити курсор всередині таблиці.

3. Виконати команду Итоги меню Данные - з'являється діалогове вікно Промежуточные итоги (рис. 2.2), в якому вказуємо параметри створення підсумків, а саме:

- у полі При каждом изменении в вказуємо Фах;

- у полі Операция - Сумма;

- у полі Добавить итоги по курсором «миші» відмічаємо Нараховано, Прибутковий податок, Відрахування в пенсійний фонд, Всього утримано до видачі.

Рис. 2.2. Діалогове вікно Промежуточные итоги

4. Після натискання кнопки Ok отримаємо таблицю 2.7.

Таблиця 2.7.

2.5 Створення вибірок для таблиці розподілу, нарахувань та утримань заробітної плати

Перед початком здійснення вибірок копіюємо лист Таблиця і називаємо новий лист Вибірка по стажу.

Для здійснення вибірки працівників за фахом з допомогою Автофильтра необхідно:

1. Виділити заголовок таблиці.

2. Виконати команду Фильтр / Автофильтр меню Данные - до клітинок заголовка будуть додані кнопки розкриття списку.

3. Установити параметри фільтрації:

- натиснути на кнопку розкриття списку у стовпці Стаж;

- вибрати рядок Условие і у відкритому діалоговому вікні Пользовательский автофильтр (рис. 2.3) вказуємо умову:

Рис. 2.3. Діалогове вікно Пользовательский автофильтр

4. Після натискання кнопки Ok отримаємо таблицю 2.8.

Таблиця 2.8. Вибірка за стажем

Здійснюємо аналогічно до таблиці 2.8 на окремому листі Вибірка за виданою ЗП вибірку працівників, яким видано заробітну плату від 800 до 1000 грн (включно) і на листі Вибірка за нарахованою ЗП вибірку працівників, у яких нарахована заробітна плата більша 950 і менша 1100 грн.

Вибірка за виданою ЗП Вибірка за нарахованою ЗП

2.6 Побудова діаграм до таблиці розподілу, нарахувань та утримань заробітної плати за даними проміжних підсумків

Для створення відповідних діаграм відкриємо лист Підсумки. На ньому за допомогою «миші» відмітимо необхідні для побудови діаграми дані і виконаємо команду Диаграмма меню Вставка або натиснемо кнопку Мастер диаграмм на панелі інструментів. В результаті виконаних дій відкриється діалогове вікно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы (рис. 2.4), у якому вибираємо тип діаграми - Круговая та її підтип, і переходимо за допомогою кнопки Далее до наступного етапу побудови діаграми.

На другому етапі на вкладці Диапазон данных у полі Диапазон можна змінити діапазон даних і на вкладці Ряд у полі Имя відповідні підписи категорій; потім переходимо до наступного кроку.

Рис. 2.4. Діалогове вікно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы

На третьому етапі у правій частині діалогового вікна з'являється зображення зовнішнього вигляду діаграми і тут же ми можемо задати необхідні параметри: вказати назву діаграми і осей, встановити місце розташування легенди, встановити підписи значень і т.д.

На четвертому кроці вибираємо місце розташування діаграми (на отдельном) і вводимо назву цього листа - Діаграма за фахом.

Після натискання кнопки Готово отримуємо таку діаграму:

Аналогічно створюємо діаграму До видачі за фахом і діаграму Відрахування прибуткового податку за фахом.

Размещено на Allbest.ru