Аналіз балансу основних засобів по районах області і м. Тернопіль

Размещено на http://www.allbest.ru

Зміст

Вступ

Розділ 1. Робота в табличному процесорі Excel

1.1 Створення табличних документів і їх опис

1.2 Побудова графіків та діаграм

1.3 Робота з базами даних в табличному процесорі Excel

Розділ 2. Робота в системі керування базами даних Access

2.1 Створення таблиці бази даних

2.2 Створення екранних форм

2.3 Створення звітних форм

2.4Створення запитів

2.5 Створення макросів

2.6 Створення головної кнопочної форми

Розділ 3. Створення презентації за матеріалами курсової роботи

Висновок

Перелік використаної літератури

Вступ

Економічна інформація використовується на всіх рівнях управління господарством країни.

Чільне місце в розвитку управління посідають питання забезпечення достатнього рівня автоматизації діяльності суб'єктів господарювання, що дає можливість керівникам своєчасно зробити правильні висновки та вжити відповідні управлінські заходи щодо поліпшення роботи підприємства. За цих умов питання використання сучасних комп'ютерних технологій в економічній діяльності підприємств, зокрема у бухгалтерському обліку, маркетингу, менеджменту, стають дедалі актуальнішими. Це пояснюється тим, що таким спеціалістам, як бухгалтери, економісти, менеджери тощо доводиться постійно вирішувати проблеми застосування офісних технологій при обробці економічної інформації на різних ділянках господарської діяльності підприємства.

Використання інформаційних технологій обумовлює також вибір програмного забезпечення: типового на базі пакету програм Microsoft Office або спеціалізованого. Комплекс додатків Microsoft Office взаємопов'язаний і призначений для розв'язання практично будь-яких задач обробки даних у бізнесі. Система управління базами даних (СУБД) Access може експортувати таблиці в середовище Word і Excel. В свою чергу, Excel експортує свої таблиці в середовище Access, так як природа їх створення однакова з реляційними таблицями СУБД Access. Крім того, Excel дозволяє впроваджувати свої таблиці в середовище Word і навпаки. Аналогічну процедуру можна виконати між додатком Word та PowerPoint.

Розділ 1. Робота в табличному процесорі Excel

Excel - це табличний процесор, призначений для створення електронних таблиць і автоматизованої обробки табличних даних. До обробки даних відноситься: проведення різних обчислень за допомогою формул і функцій, вбудованих в редакторі; побудова діаграм; обробка даних в списках.

1.1Створення табличних документів і їх опис

Постановка задачі: Скласти алгоритм та розв'язати задачу «Аналіз балансу основних засобів по районах області» , використовуючи засоби MS Excel. Створити таблиці в Excel, а також проаналізувати їх з побудовою графіків і діаграм. Створити екранні форми вводу та редагування.

Вихідні дані для розрахунків:

Таблиця 1 - Вартість введених в дію нових основних засобів по районах і м.Тернополю за 2005р.(тис.грн.)

	Всього	Сільське господарство, мисливство та лісове госпо-дарство (включаючи вартість худоби)	У тому числі	Рибне госпо-дарс-тво	Промис-ловість
			сільське госпо-дарство, мисливство та пов`язані з ними послуги (без вартості худоби)	лісове госпо-дарство та пов`-язані з ними послуги
Бережанський	11254,7	4885,2	3942,3	901,7	-	3930,4
Борщівський	8909,8	1314,0	1313,0	-	-	3070,7
Бучацький	9088,4	4940,3	4796,3	144,0	-	2463,9
Гусятинський	30030,5	18021,7	17741,1	-	-	6820,5
Заліщицький	4610,2	455,0	379,0	-	-	2324,0
Збаразький	3910,3	1022,0	704,8	-	-	1375,7
Зборівський	6448,8	420,5	416,3	0,2	-	4120,1
Козівський	6085,7	326,3	316,4	-	-	4827,8
Кременецький	10986,8	2121,2	1961,2	160,0	-	1612,0
Лановецький	8981,2	4768,4	3796,2	-	-	3622,3
Монастириський	8775,1	7,7	7,0	0,7	-	6796,6
Підволочиський	7292,1	819,4	819,4	-	-	5657,5
Підгаєцький	2232,3	0,8	0,7	0,1	-	1455,6
Теребовлянський	11687,6	2518,7	2507,3	-	-	4811,8
Тернопільський	55100,4	26908,2	26697,2	211,0	-	22428,9
Чортківський	36527,2	18982,3	18774,8	199,1	-	10017,4
Шумський	1404,8	15,6	10,2	5,4	-	955,2
м. Тернопіль	238078,5	749,7	747,6	-	9,6	42582,3
Бережанський	622,4	3279,0	29,0	28,1	302,4	4,7	165,6
Борщівський	275,5	2722,9	72,3	5,2	616,5	1,0	197,8
Бучацький	-	2279,5	184,4	63,4	470,0	-	390,0
Гусятинський	-	2138,0	4682,5	98,7	218,6	161,0	13,7
Заліщицький	-	234,0	2090,0	1046,7	29,2	-	3,1
Збаразький	-	1343,5	32,2	318,6	32,0	-	37,2
Зборівський	-	2405,9	1714,2	49,6	20,1	-	35,9
Козівський	-	4003,5	824,3	110,7	23,1	-	0,3
Кременецький	31,3	1537,6	43,1	2395,5	138,6	12,9	4,8
Лановецький	-	1643,3	1979,0	3,3	28,5	-	8,9
Монастириський	282,3	6480,7	33,6	-	13,4	4,0	5,6
Підволочиський	-	3316,9	2340,6	56,8	159,3	0,1	180,5
Підгаєцький	-	559,0	896,6	414,4	2,0	-	5,1
Теребовлянський	5,3	2170,9	2635,6	23,3	2128,8	6,1	458,3
Тернопільський	9,0	22417,7	2,2	1410,0	1736,8	4,6	354,0
Чортківський	-	9953,6	63,8	0,6	198,6	-	5101,5
Шумський	602,0	317,2	36,0	-	9,6	-	15,8
м. Тернопіль	451,6	24305,6	17825,1	8954,6	27681,0	1420,2	59385,1
Бережанський	141,5	408,4	-	290,2	932,5	93,3	72,4
Борщівський	41,6	89,3	80,0	1219,9	225,8	2021,2	106,8
Бучацький	2,2	2,7	-	464,1	224,8	66,2	0,8
Гусятинський	71,2	2738,1	-	825,3	120,4	849,0	92,3
Заліщицький	124,6	6,2	-	157,2	312,0	152,2	-
Збаразький	0,2	59,7	-	244,7	270,8	470,4	79,0
Зборівський	0,4	0,1	-	1675,5	-	126,6	-
Козівський	1,2	0,1	-	81,1	540,7	121,9	52,5
Кременецький	88,3	2448,0	-	1350,7	483,9	325,8	5,1
Лановецький	40,3	-	-	204,3	242,9	62,2	0,1
Монастириський	0,2	-	-	1676,4	108,0	31,0	132,2
Підволочиський	1,2	11,4	-	291,2	111,0	1,1	2,6
Підгаєцький	0,3	-	-	128,6	15,2	206,3	4,0
Теребовлянський	59,8	66,8	66,7	715,7	68,4	828,1	1,8
Тернопільський	-	10,4	-	170,2	332,1	1730,5	14,7
Чортківський	60,7	9,9	7,2	1383,4	405,2	119,7	247,9
Шумський	6,8	2,7	-	201,4	132,0	50,8	14,9
м. Тернопіль	17909,8	28911,8	24142,6	5011,8	30801,6	12956,0	1705,0

Перед початком роботи створення документу в Excel встановимо параметри сторінки: Файл > Параметри сторінки. Відкриється діалогове вікно Параметри сторінки(Рис.1.1). В якому задаємо орієнтацію сторінки(альбомну), поля(верхнє, нижнє, праве, ліве), віддаль від краю до колонтитулів, центрування на сторінці(горизонтально чи вертикально) та створюємо самі колонтитули.

Рис.1.1 Діалогове вікно «Параметри сторінки»

На вкладці Колонтитули вибираємо пункт Створити верхній колонтитул, після чого відкриється вікно(Рис.1.2) яке має 3 області (зліва, по центру, справа).

Рис.1.2 Вікно створення верхнього колонтитула

Зліва вводимо слово Сторінок, натискаємо кнопку , у полі введення з'явиться Сторінок &[Страниц] - виводитиметься загальна кількість сторінок у документі.

По центрі вводимо назву нашої таблиці «Вартість введених в дію нових основних засобів по районах області та м. Тернополю за 2005р.»

Справа вводимо слово Сторінка, натискаємо кнопку , у полі введення з'явиться Сторінка &[Страниц] - виводитиметься номер сторінки.

Далі копіюємо дані таблиці з аркушу документа Word у Excel: виділяємо таблицю, натискаємо на панелі інструментів кнопку Копіювати , в документі Excel виділяємо першу клітинку і на кнопці Вставити викликаємо контекстне меню, в якому вибираємо пункт транспортувати, після чого наша таблиця міняє вигляд: стрічки перетворюються у стовбці, а стовбці у стрічки. Дану таблицю потрібно відредагувати.

Підбираємо формат клітинок, для цього виділяємо клітинку C1, правою кнопкою мишки викликаємо контекстне меню і вибираємо пункт Формат клітинки, після чого з'являється діалогове вікно(Рис.1.3).

Рис.1.3. Вікно «Формат клітинок»

У вкладці Число вибираємо формат клітинки Загальний (також можна вибрати грошовий, числовий, фінансовий, дата, час, відсотки текст та ін., в залежності від того яка інформація буде вводитись у клітинку).

У вкладці Вирівнювання вибираємо орієнтацію тексту вертикальну, вирівнювання по горизонталі та вертикалі по центру.

У вкладці Шрифт можна задавати стиль шрифту, вид, розмір, колір та ін. У вкладці Вид задають колір заливки клітинки та візерунок.

Формат цієї клітинки можна скопіювати на інші. Для цього виділяємо клітинку C1, на панелі інструментів вибираємо кнопку Копіювати формат та виділяємо клітинки на які потрібно скопіювати формат (D1:W1).

Так само задаємо формат і для інших клітинок. Для числових чарунок у вкладці Число вибираємо числовий формат, також у цій вкладці можна вибрати число десяткових знаків, розділювач груп розрядів та наводиться приклад вигляду від'ємного числа.

До даної таблиці додаємо ще один розрахунковий стовбець По області. Курсор мишки наводимо на клітинку W1, викликаємо контекстне меню, вибираємо пункт Вставити, з'являється діалогове вікно «Додавання клітинок», в якому ставимо відмінку біля стовпець, і натискаємо кнопку ОК.

Перед початком проведення розрахунків потрібно перевірити регіональні стандарти, в пункті «Розділювач цілої і дробової частини» ставимо крапку, а в пункті «Розділювач елементів тексту» ставимо крапка з комою. Також перед початком проведення розрахунків потрібно правильно вибрати формат клітинки, в даній таблиці(формат можна скопіювати з інших числових полів).

У клітинку W2 вводимо =СУММ(C2:V2) для обчислення вартості введених в дію основних засобів у Сільське господарство, мисливство та лісове господарство (включаючи вартість худоби). Цей вираз копіюємо до кінця даного стовпця, для цього виділяємо клітинку W2 і не відпускаючи тягнемо курсором мишки до кінця.

Додаємо останній рядок таблиці Всього, в якому обчислюємо вартість введених в дію нових основних засобів по районах області. Оскільки ця розрахункова чарунка не включатиме клітинок третього рядка, четвертого, сьомого, восьмого, та дев'ятого, то функцію авто суми застосувати не можемо. Тому вводимо =C2+C5+C6+C10+C11+C12+C13+C14+C15+C17+C18+C19+C20. Цей вираз копіюємо на всі інші клітинки даного рядка.

На Рис.1.4 бачимо таблицю у готовому вигляді, та на Рис.1.5 її продовження на іншій сторінці.

Рис.1.4 Готова таблиця

Рис.1.5 Продовження таблиці

Побудова графіків та діаграм

Графіки та діаграми використовуються для порівняння вихідних даних, та користуються ними при оформленні звітів та створенні презентацій. За даними таблиці побудуємо дві діаграма для порівняння вартості введених в дію нових основних засобів за 2005р., в яких буде відображено частку кожного району.

Для створення діаграми ми використовуємо Майстер діаграм. Викликати Майстер Діаграм можна двома способами:

В головному меню вибираємо пункт Вставка > Діаграма.

На панелі інструментів вибираємо кнопку Майстер Діаграм .

Майстер діаграм має чотири кроки.

Крок 1. Вибір типу та виду діаграми.

Перше вікно діалогу Майстра діаграм, пропонує вибрати тип діаграми(Рис.1.6). Це вікно діалогу містить дві вкладки: одну для стандартних і іншу для нестандартних типів діаграм. Вибираємо об'ємний вид звичайної діаграми. Кнопка Далі.

Рис.1.6 Вікно Майстра діаграм

Крок 2. Завдання початкових даних діаграми. (Рис.1.7)

Рис.1.7 Вікно Майстра діаграм «Діапазон даних»

Друге вікно діалогу Майстра діаграм дозволяє задати початковий діапазон. Якщо перед запуском Майстра був виділений діапазон з початковими даними, то це поле міститиме посилання на виділений діапазон.

Для завдання діапазону для зручності стрічку даних слід мінімізувати .

Для зручності вибираємо не всю таблицю, оскільки діаграма виходить не читабельною, а лише дані по сільському господарстві і задаємо ряд даних по стовбцях. Кнопка Далі.

Крок 3. Завдання параметрів діаграми.

Третє вікно діалогу Майстра діаграм містить шість вкладок. Вони дозволяють задати характеристики осей, назву діаграми і заголовки для її осей, легенду, підписи значень в рядах даних тощо. Все це можна виконати при створенні діаграми або після її побудови(Рис.1.8). Кнопка Далі.

Рис.1.8 Вікно «Параметри діаграм»

Крок 4. Розміщення діаграми.

Вибір місця побудови діаграми(даний аркуш чи окремий). Ми вибираємо на окремий аркуш. Кнопка Готово.

Рис.1.9 Вибір розміщення діаграми



Рис.1.10 Вигляд готової діаграми

По аналогії створюємо кругову діаграму, тільки вибираємо інший тип діаграми.

Після побудови діаграми її можна відредагувати в режимі редагування діаграми. Для цього потрібно двічі клацнути кнопку миші на діаграмі або скористатися контекстним меню.

Рис.1.11 Вигляд об'ємної розрізаної кругової діаграми.

Створюємо об'ємну лінійну діаграму з накопиченням, діапазоном даних для цієї діаграми буде A1:D20. Таким чином у ній відобразиться внесок кожного із засобів в загальну суму по двох районах Бережанському і Борщівському.



Рис.1.12 Вигляд об'ємної лінійної діаграми з накопиченням.

1.3Робота з базами даних в табличному процесорі Excel.

За допомогою Microsoft Excel можна створювати і обробляти бази даних. База даних в Microsoft Excel - таблиця, що складається з однотипних записів. Стрічки таблиці розглядають як записи, а стовбці як поля. В першій стрічці такої БД записують назви полів.

Для роботи з такою БД використовують пункт головного меню Дані. Можна сортувати стрічки по певних признаках; створювати фільтри вибору інформації з БД за певними ознаками; створювати екранні форми виводу, редагування та перегляду інформації; передбачати вивід проміжних та підсумкових результатів по певних атрибутах; контролювати ввід інформації в таблицю; створювати зведені таблиці; імпортувати зовнішні дані з текстових файлів чи інших файлів пакету MO.

1.3.1 Створення бази даних

В першу стрічку записуємо назви полів - назви основних засобів. В першому стовпцю в діапазоні A2:A19 вводимо назви районів. Заповнюємо таблицю. Таким чином у нас готова база даних.



Рис.1.13 Частковий вигляд БД створеної в Excel.

1.3.2 Створення екранної форми

Для вводу, перегляду та редагування записів у БД доцільно використовувати спеціальні екранні форми.

Для створення екранної форми використовують пункт головного мені Дані > Форма…Відкривається екранна форма(Рис.1.14).

Рис.1.14 Екранна форма

На екранній формі розташовані наступні кнопки:

Створити - створення нового запису в БД;

Видалити - видаляє вибраний запис з БД;

Відновити - відновлює змінені значення в записі БД;

Знайти назад - виводить попередній запис

Знайти вперед - виводить наступний запис

Умови - очищує поля для можливості воду в них критеріїв порівняння, для пошуку необхідної підмножини записів. Після натисканні кнопки Умови стають доступні кнопки Правка та Очистити;

Правка - вихід з режиму вводу критеріїв;

Очистити - видалення вибраних критеріїв;

Закрити - закриває форму БД.

1.3.3 Фільтрація даних

Для вибору частини БД використовують фільтри(автофільтр та розширений фільтр).

Автофільтр. Для вибору команди Автофільтр потрібно в головному меню вибрати Дані > Фільтр > Автофільтр. Ця команда для кожного стовпця в БД створює кнопку прихованих переліків безпосередньо в рядок назви.

Рис.1.15 Приховані кнопки переліків автофільтру.

При допомозі цих кнопок можна вибирати ті записи БД, що мають виводитись на екран, інші записи будуть приховані.

Наприклад: виведемо перші десять районів, в яких вартість основних засобів по сільському господарству найвища. Для цього натискаємо кнопку прихованого переліку поля «Сільське господарство, мисливство та лісове господарство (включаючи вартість худоби)» і вибираємо пункт Перші 10, після чого відкривається діалогове вікно «Накладення умови по списку» в якому можна вибрати кількість виведених елементів, найбільших чи найменших, елементів списку чи % від кількості елементів.

Рис.1.16 Вікно «Накладення умови по списку»

При виборі 10 найбільших елементів списку отримуємо результат(Рис.1.17)

Рис.1.17 Приклад вибору 10 найбільших елементів списку.

Якщо в списку варіантів фільтрації вибрати пункт Умова, то з'явиться вікно «Користувацький автофільтр» в якому в діалоговому режимі можна задати дію(рівно, не рівно, більше, більше чи рівно, менше), значення(одне із даного стовпця), логічну операцію «І»(одночасне виконання двох умов) чи «Або»(виконання однієї з двох умов).

Наприклад: для поля Будівництво задамо значення менше 110,7 чи рівне 110,7(Рис.1.18).



Рис.1.18 Приклад задання умов.

Таким чином фільтр вивів на екран всі райони, в яких вартість основних засобів будівництва рівна чи мені 110,7 тис.грн., усі інші елементи стовпця приховані.

Для відміни фільтрації слід в головному меню вибрати пункт Дані > Фільтр > Відобразити все.

Розширений фільтр. Дозволяє фільтрувати дані з можливістю копіювання відфільтрованих даних на інший робочий аркуш чи на інше місце даного аркуша. Для його виклику потрібно в головному меню вибрати пункт Дані > Фільтр > Розширений фільтр. У новому діалоговому вікні(Рис.1.19) можна зробити вибір

фільтрувати список на місці;

скопіювати результат до іншого розташування.



Рис.1.19 Розширений фільтр

Після вибору розташування фільтрований даних слід задати вихідний діапазон (інтервал, що підлягає фільтрації), діапазон умов(інтервал клітинок, що містять необхідні умови) та діапазон для результату(поле, в котре копіюватиметься результат фільтрації).

Розділ 2. Робота в системі керування базами даних Access

2.1 Створення таблиці бази даних

Для створення бази даних необхідно завантажити програму СКБД MS Access. Після завантаження MS Access на екрані з'явиться головне вікно, в якому розміщується вікно бази даних. При першому запуску Access в головному вікні виводиться область завдань у режимі «Приступаючи до роботи», за допомогою якої можна відкрити існуючі БД і «Створити файл».

При виборі команди «Створити файл» в області завдань зміниться режим на «Створення файлу».

Рис.2.1 Режим «Створення файлу».

При виборі команди «Нова база даних» відкриється вікно діалогу Файл нової бази даних, у якому необхідно вибрати ім'я диска і папки для зберігання БД, а також ім'я БД (тип файлу встановлюється за умовчанням «Бази даних Microsoft Office Access») і клацнути на кнопці Створити, буде збережений файл із розширенням .mdb.

Далі відкриється головне вікно Microsoft Access, яке складається з наступних областей: рядок заголовка; рядок меню; панель інструментів; вікно бази даних; рядок стану:

У рядку заголовка знаходиться системне меню у вигляді піктограми, розташованої зліва від назви головного вікна: «Microsoft Access».

Рядок меню містить групи команд об'єднані за функціональною ознакою: Файл, Правка, Вигляд, Вставка, Сервіс, Вікно, Довідка. Команди, що містять в меню аналогічні командам в редакторах Word, Excel і в інших застосуваннях Office.

Панель інструментів. При запуску Access за умовчанням активізується одна панель інструментів. На панелі інструментів розташовані найбільш часто використовувані команди. Перед створенням БД необхідно ознайомитися з головним меню і панеллю інструментів.

Вікно бази даних включає:

рядок заголовка;

панель інструментів, на якій розташовані наступні кнопки: Відкрити; Конструктор; Створити; Видалити; Крупні значки; Дрібні значки; Список; Таблиця;

панель "Об'єкти": таблиці, запити, форми, звіти, сторінки, макроси і модулі

область вікна зі списком можливих режимів створення нових об'єктів або перегляду і редагування існуючих об'єктів (у цій області також відображаються списки наявних у цій базі таблиць, форм, запитів тощо).

Рядок стану знаходиться внизу головного вікна і призначена для виведення короткої інформації про поточний режим роботи.

Розглянемо докладніше вікно БД.

Команди панелі інструментів вікна БД включають:

Відкрити - відкриття виділеного об'єкту (таблиці, запиту, форми тощо) в режимі сторінки;

Конструктор - відкриття виділеного об'єкту в режимі конструктора;

Створити - створення об'єкту бази даних;

Видалити - Видалення виділеного об'єкту;

Крупні значки;

Дрібні значки;

Список;

Таблиця - представлення об'єктів бази даних у вікні бази даних у відповідному вигляді.

Рис.2.2 Головне вікно бази даних(таблиця).

Панель "Об'єкти":

Таблиця - двовимірні таблиці, які використовується для зберігання даних в реляційних базах даних. Дані зберігаються в записах, які складаються з окремих полів. Кожна таблиця містить інформацію.

Запит - засіб для відбору даних, що задовольняють певним умовам. За допомогою запитів можна вибрати з бази даних тільки необхідну інформацію.

Форма - засіб, який дозволяє спростити процес введення або зміни даних в таблицях БД, що забезпечує введення даних персоналом невисокої кваліфікації.

Звіт - засіб, який дозволяє витягнути з бази потрібну інформацію і представити її у вигляді, зручному для сприйняття, а також підготувати для роздрукування звіт, який оформлений відповідним чином.

Сторінки - сторінки доступу до даних є спеціальною Web-сторінкою, призначеною для перегляду і роботи через Інтернет з даними, які зберігаються в базах даних Microsoft Access.

Макрос - набір макрокоманд, що створюється користувачем для автоматизації виконання конкретних операцій.

Модуль - об'єкт, що містить програми на мові Visual Basic, вживані в деяких випадках для обробки даних.

Область із списком можливих режимів створення об'єктів.

У цій області окрім списку режимів створення об'єктів відображаються створені об'єкти (наприклад, таблиці, форми тощо), які можна переглядати або редагувати. Для цього необхідно виділити необхідний об'єкт, наприклад, таблицю і натиснути кнопку "Відкрити" або "Конструктор". Натиснення кнопки “Відкрити” активізує режим таблиці, в якому можна переглядати і редагувати дані у вибраній таблиці. Натиснення кнопки “Конструктор” відкриває таблицю в режимі конструктора, призначеному для перегляду і зміни структури таблиці.

Створення нової таблиці бази даних.

В режимі таблиці БД ? це набір певних пронумерованих полів, назви яких можна міняти.

При першому відкритті вікна бази даних Access завжди активізує вкладку Таблиці і виводить на екран список режимів створення таблиць:

Створення таблиці в режимі конструктора;

Створення таблиці за допомогою майстра;

Створення таблиці шляхом введення даних.

Для створення нової таблиці можна вибрати будь-який з цих режимів. Можна вибрати Майстер таблиць для визначення полів таблиці за допомогою списків зразків таблиць і полів. Для створення довільної таблиці доцільно користуватися режимом Конструктора. Режим Створення таблиці шляхом введення даних використовується, як правило, для редагування і введення даних у вже існуючі таблиці.

Для вибору необхідного режиму створення таблиць можна двічі клацнути на один із них у списку режимів, відкриється необхідний режим. Крім того, можна клацнути на піктограмі Створити у вікні БД, відкриється вікно діалогу Нова таблиця, і в ньому вибрати необхідний режим створення таблиці.

Рис.2.3 Діалогове вікно «Нова таблиця».

Основний спосіб створення таблиці БД - це створення таблиця в режимі Конструктора, відкриється вікно Конструктора таблиць.

Склад (структура) таблиці визначається в області проекту таблиці, яка складається з трьох колонок: Ім'я поля; Тип даних; Опис.

Типи даних необхідно вибрати із списку, що розкривається:

Текстовий - алфавітно-цифрові дані;

Поле МЕМО - довгий текст або числа, наприклад, примітки чи опису;

Числовий - текст або комбінація тексту і чисел;

Дата/час - дати і час;

Грошовий - використовується для грошових значень;

Лічильник - автоматична вставка унікальних послідовних або випадкових чисел при додаванні запису;

Логічний - дані, що приймають тільки одне з двох можливих значень, наприклад, «Так/Ні»;

Поле об'єкту OLE - для вставки наступних об'єктів: малюнки, картинки, діаграми тощо;

Гіперпосилання - адреса посилання на файл на автономному комп'ютері або в мережі;

Майстер підстановок - створює поле, що дозволяє вибрати значення з іншої таблиці або із списку значень, використовуючи поле із списком.

В області «Властивості поля» призначають властивості для кожного поля (наприклад, розмір, формат, індексоване поле тощо).

При створенні структури таблиці в першу колонку вводять Ім'я поля (як правило латинськими буквами без пропусків), потім необхідно натиснути клавішу Enter і вибрати тип даних (за умовчанням Access призначає тип даних, якщо цей тип даних не підходить, то потрібно вибрати самостійно із списку, що розкривається). Потім вводять в третю колонку опис поля. В таблицю вводяться лише інформаційні поля.

На основі даних про вартість введених в дію нових основних засобів по районах області і м. Тернополю за 2005 р. створюємо таблицю БД в режимі Конструктора.



Рис.2.4 Готова структура таблиці.

Після створення структури слід вибрати ключові поля, такі поля потрібні, якщо в майбутньому необхідно буде здійснювати зв'язок з іншими таблицями БД. Якщо інформація БД міститься тільки в одній таблиці, то ключові поля створювати не потрібно. Для створення ключового поля потрібно на відповідному рядку натиснути правою кнопкою мишки і поставити відмітку.

Далі слід зберегти таблицю .

2.2 Створення екранних форм

Екранна форма ? це прямокутна таблиця, на якій візуально можна розмістити в довільному порядку поля БД, відповідні текстові підписи, вільні поля та додаткові елементи керування. Екранна форма може містити основну область ? область даних, а також колонтитули, заголовок та примітку форми.

Для того, щоб створити екранну форму потрібно в головному вікні БД слід вибрати Форма > Створити. У вікні «Нова форма» потрібно вибрати спосіб створення форми(конструктор, майстер, різні авто форми, діаграма, зведена таблиця) і також вибрати таблицю, з даних якої створюватимемо форму.

Створення форми в режимі конструктора.

Вибираємо спосіб створення форми Конструктор та вибираємо попередньо створену таблицю і кнопка ОК. Відкриваються вільно переміщувані вікна: вікно форми, панелі інструментів та вікно полів(Рис.2.9). Форма може бути розділена на 5 частин: Заголовок форми, Верхній колонтитул, Область даних, Нижній колонтитул і Примітка форми. При виводі на друк багатосторінкової форми заголовок відображується лише на першій сторінці, а примітка внизу останньої сторінки. Можна не використовувати у формі заголовок, колонтитули і примітку. Ці розділи можуть не відображуватися при створенні форми. Аби включити їх у форму потрібно в меню Вигляд команди біля пунктів Заголовок/примітка форми і Колонтитули поставити відмітки.

На панелі інструментів знаходяться такі елементи: вибір об'єктів, майстер, надпис, вільне поле, група перемикачів, вимикач, перемикач, прапорець, поле зі списком, список, кнопка, малюнок, вільна рамка, приєднана рамка, розрив сторінки, вкладка, підпорядкована форма, лінія, прямокутник, інші елементи.

Рис.2.5 Первинний вигляд вікна форми.

На панелі інструментів знаходяться такі елементи: вибір об'єктів, майстер, надпис, вільне поле, група перемикачів, вимикач, перемикач, прапорець, поле зі списком, список, кнопка, малюнок, вільна рамка, приєднана рамка, розрив сторінки, вкладка, підпорядкована форма, лінія, прямокутник, інші елементи.

Формі можна задавати довільні розміри, розтягуючи чи звужуючи сітку, та змінювати колір фону(на сітці натиснути правою кнопкою миші і в контекстному меню вибрати Колір заливки/фону і вибрати відповідний колір).

Оскільки наша форма матиме інформаційні поля та розрахункові, то для зручності створимо вкладку. Кожна вкладка ? це окрема форма. Для цього на порожню форму переносимо елемент панелі інструментів Вкладка . У Властивостях вкладок змінюємо їх імена на «Інформація 1», «Інформація 2» та «Організація обчислень».

На першій та другій вкладці розміщуємо інформаційні поля БД. Поля можна розміщувати довільно, для цього потрібно із списку полів перетягнути потрібне поле у потрібне місце. Поля переносяться з пояснюючим текстом, який можна стерти. Біля полів можна поставити довільний пояснюючий текст, використовуючи кнопку панелі інструментів . Пояснюючий текст та поле можна залляти кольором .

На вкладці «Організація обчислень» розраховуємо загальну вартість введених в дію нових основних засобів по районах області, для цього створюємо вільне поле . У вільному полі можна створювати вирази для обчислень. У властивостях вільного поля є пункт Дані, при натисканні кнопки відкривається діалогове вікно створення виразу(Рис.2.6).



Рис.2.6 Вікно побудови виразів.

В діалоговому вікні записуємо вираз: = [Sg_i_myslyvstvo] + [Lis_g_stvo] + [Ryb_g_stvo] + [Prom_dobuvna] + [Prom_obrobna] + [Prom_gaz_voda_electro] + [Budivnytstvo] + [Poslugy] + [Ohorona_zdorovja] + [Osvita] + [Derg_uprav] + [Operacii_z_neruhomistyu] + [Finansy] + [Goteli_i_restorany] + [Torgivlya], і натискаємо кнопку ОК.

Після цього зберігаємо створену форму .

На рисунка 2.7, 2.8 та 2.9 можна побачити форму в готовому вигляді.

Рис.2.7 Вигляд готової форми. Вкладка «Інформація 1».

Рис.2.8 Вигляд готової форми. Вкладка «Інформація 2».

Рис.2.9 Вигляд готової форми. Вкладка «Організація обчислень».

2.3 Створення звітних форм

Звітні форми призначені для вибору інформації з бази даних разом з її обробкою для наступного виводу на друк чи переносу в інший документ Microsoft Office. У звітах дані з таблиць відображаються в логічно організованому вигляді і у форматі, який дозволяє легко отримувати до них доступ або на комп'ютері, або на папері. Звіт може містити інформацію з декількох таблиць і запитів, результати розрахунків на основі інформації бази даних і елементи форматування, такі як заголовки, примітки і назви.

Оскільки звітна форма має виводитись на друк чи в інший документ, то перед її створенням слід грамотно задати параметри сторінки.

Створення звітної форми в режимі конструктора.

Звіти > Створити > відкриється вікно «Новий звіт», в якому так само як і при створені екранної форми буде запропоновано спосіб створення звіту та вибір таблиці, на основі якої створюватимемо звіт.

Звітна форма може мати заголовок, який виводитиметься на першу сторінку, верхній колонтитул, область даних, нижній колонтитул та примітку, яка виводитиметься на останній сторінці.

У верхньому колонтитулі, як правило, задають заголовки стовпців звіту та довідкову інформацію(дата, час, нумерація сторінок, назви таблиць, файлів).

Ми створюємо звіт вартості введених в дію нових основних засобів промисловості по районах області. Тому у верхньому колонтитулі вводимо заголовки стовпців: Райони, Добувна, Обробна, Виробництво газу, води та електроенергії, Всього. В області даних розміщуємо відповідні поля. У стовпці Всього створюємо вільне поле, в якому записуємо вираз: =[Prom_dobuvna]+[Prom_obrobna]+[Prom_gaz_voda_electro].

У нижньому колонтитулі задають підсумкові значення сторінок та довідкову інформацію(підписи посадових осіб).

У примітці можна виводити підсумкову інформацію всього звіту.

Структурний вигляд готового звіту подано на Рис.2.10.

Рис.2.10. Структурний вигляд готового звіту.

2.4 Створення запитів

Один зі способів пошуку даних в базі даних Access - створення запитів. Запити дозволяють знаходити інформацію та переглядати, змінювати або аналізувати її самими різними способами. Результати виконання запитів можна також використовувати для роботи з іншими об'єктами Access. При виконанні запиту Access переглядає всі записи зазначених таблиць, знаходить ті, що відповідають вказаному критерію, і виводить їх у вигляді таблиці. Тобто, запит ? це оформлений відповідним чином фрагмент БД на основі заданих критеріїв.

Створення запиту в режимі Конструктора.

Для створення запиту слід в головному вікні вибрати Запити > Створити, після чого відкриється вікно «Новий запит»(Рис.2.16), в якому запропоновано вибрати спосіб створення запиту:

Конструктор ? самостійний вибір полів та критеріїв;

простий запит ? запит вибору окремих полів;

перехресний запит ? вибір даних у формі, що нагадує електрону таблицю;

запити, що повторюються ? створення запиту для виводу записів, що повторюються в таблиці чи в іншому запиті;

записи без підпорядкованих ? пошук записів, яким не відповідає ні один запис у підпорядкованій таблиці.

Відкриється вікно конструктора запитів, в якому можна задати поля, передбачити вивід на екран, а також умови відбору(Рис.2.11).

Рис.2.11 Вікно конструктора запиту.

Послідовно з випадаючого списку, або шляхом перетягування формуємо список полів запиту. Інформація в запиті може бути відсортована по зростанню чи спаданню деякого поля(Сортування:). Поля можуть входити в запит, але не виводитись на екран.

Основними компонентами запиту є певна сукупність умов, що вводяться в стрічку Умови відбору. Умова може бути записана безпосередньо чи створена при допомозі майстра побудови виразів(у відповідній клітинці умови нажати праву кнопку мишки і вибрати Побудувати, відкриється вікно майстра побудови виразів, аналогічне як при створенні звітних чи екранних форм), якщо вираз складний.

Досить часто при створені запитів використовують операцію «Like», вона перевіряє часткове спів падання заданого виразу із зазначеного поля. Несуттєві символи в даній операції можна замінити *. Якщо значення поля має співпадати повністю, то це значення записується в умові. Якщо умов відбору є кілька і запис має вибиратись по одній з них, то їх послідовно слід записувати в стрічку «Чи» чи наступні стрічки. Всі умови однієї стрічки вважаються з'єднаними операцією And.

Для прикладу створимо запит: виведемо райони, в яких вартість введених в дію нових основних засобів по обробній промисловості >3000 тис.грн.

Для цього з вікна списку полів переносимо поле Райони в перший стовпчик, а у другий ? Обробна промисловість, ставимо відмітки виводу на екран та в умовах відбору записуємо: >3000(Рис.2.12). Кнопка Запуск дозволяє зразу ж переглядати готовий звіт.

Рис.2.12 Створення запиту з однією умовою.



Рис.2.13 Результат запиту.

До цього запиту додамо ще одну умову: або сільське господарство та мисливство >3000 тис.грн..

Таким чином на екран виводитимуться райони, у яких вартість введених в дію нових основних засобів по обробній промисловості >3000 тис.грн, або по сільському господарству і мисливству >3000 тис.грн.

2.5 Створення макросів

Макроси призначені для автоматичного виконання певних дій чи їх сукупності. Практично всі дії, які ми виконуємо в інтерактивному режимі ? це певні макрокоманди.

Для того, щоб створити макрос потрібно в головному вікні БД слід вибрати Макрос > Створити. Відкриється вікно конструктора створення макросів(Рис.2.14). Макроси можна створювати за допомогою конструктора і методом «перетягнути та опустити».

Рис.2.14 Вікно конструктора макросів.

З випадаючого списку вибирають потрібну макрокоманду, а в полі Примітка записують короткий зміст виконуваних дій.

Більшість макрокоманд має певний набір аргументів, які задають внизу зліва в розділі Аргументи макрокоманд.

Створений макрос слід зберегти задаючи йому певне ім'я.

Також макроси можна створювати методом «перетягнути та опустити». Для цього після відкриття конструктора макросів слід в головному меню слід вибрати пункт Вікно і задати Зліва на право і у вікні, що відкриється справа, вибрати потрібну вкладку, з якої перетягнути в поле макрокоманд певний елемент(наприклад таблицю)(Рис.2.15). Access автоматично встановить відповідну назву макрокоманди та задасть потрібні аргументи.

Рис.2.15 Створення макросів методом «перетягнути та опустити».

Створений макрос слід зберегти, задавши йому ім'я.

2.6 Створення головної кнопочної форми

Для візуального керування подіями при роботі в СКБД Access використовують спеціальні кнопочці форми. Кнопочці форми створюються на кінцевому етапі, коли вже створенні екранні форми, звіти, запити, макроси та модулі.

На кнопочних формах, як правило, є набори груп кнопок з надписами на них(Рис.2.16) чи набори чистих кнопок з коментарями біля них(Рис.2.17).

Рис.2.16 Приклад кнопки з надписом.

Рис.2.17 Приклад чистої кнопки з коментарем.

Кнопочці форми створюють без поєднання до них таблиць БД чи запитів. Кожній кнопці форми назначають певний макрос, що реалізовуватиме одну чи декілька макрокоманд. Такі макрокоманди можуть виконувати безпосередні дії над таблицями чи запитами, чи відкривати інші підпорядковані кнопочці форми.

Створимо головну кнопочку форму, яка міститиме такі кнопки як Таблиця, Екранна форма, Запит, Звіт, при натисканні цих кнопок виконуватиметься відповідна команда.

Для цього створюємо екранну форму, на якій створюємо кнопки за допомогою пункту панелі інструментів Кнопка . У властивостях змінюємо колір заливки фону. У властивостях кнопок змінюємо їхні підписи. При натисканні на кнопку правою кнопкою мишки з'являється контекстне меню, після вибору пункту Обробка подій з'являється діалогове вікно Будівник. В цьому вікні пропонується вибрати одну з команд: вирази, макроси, програми. Вибираємо Макроси і натискаємо кнопку Ок. Далі відкривається вікно конструктора макросів. Із випадаючого вікна вибираємо макрокоманду Відкрити форму, та в аргументах задаємо яку саме форму та її режим(конструктор, перегляд, таблиця, форма і тд.). Зберігаємо цей макрос . Так само задаємо макроси й іншим кнопкам.

Після того, як ми присвоїли усім кнопкам макроси в головному меню вибираємо Сервіс > Параметри запуску… Відкривається діалогове вікно(Рис.2.18), в пункті Вивід форми/сторінки вибираємо «Головна кнопочка форма». Таким чином при запуску нашої бази даних висвітлюватиметься головна кнопочка форма, на якій можна вибирати команди відкривання: таблиці, звіту, екранної форми, запиту.

Рис.2.18 Вікно «Параметри запуску».

Розділ 3. Створення презентації за матеріалами курсової роботи

Після запуску PowerPoint створюється порожній титульний слайд, який відображується у вікні програми (Рис.3.1.). Як і в інших додатках Microsoft Office 2003 уздовж верхнього кордону вікна PowerPoint розташований рядок заголовка, нижче -- головне меню і панелі інструментів. Головне меню містить пункт Показ слайдів, якого немає у вікнах інших застосувань. Він дозволяє проглянути, як проходить показ слайдів. Внизу вікна знаходиться рядок стану. У ній відображуються написи пояснень: номер поточного слайду, кількість слайдів, вигляд презентації.

Рис.3.1 Вікно PowerPoint, що відображується на екрані після запуску програми: 1 --ярличок вкладки Структура, 2 -- ярличок вкладки Слайди, 3 -- область слайду, 4 -- область завдань Приступаючи до роботи, 5 -- область Замітки, 6 -- кнопки перемикання в різні режими перегляду презентації.

Спочатку створюємо головний слайд, на який вносимо інформацію: тема курсової роботи і хто створив, а також вставляємо фотокартку. Після цього міняємо фон: права кнопка мишки > фон > вибираємо спосіб заливки > рисунок(вибираємо із певної папки той, який хочемо вставити) > Ок. Далі налаштуємо анімацію, для цього в пункті Показ слайдів вибираємо Настройка анімації. І для кожного елементу вибираємо певну анімацію. Таким чином маємо готовий перший слайд(Рис.3.2.).

Рис.3.2. Вигляд першого слайду презентації.

Так само ж створюємо інші слайди, в яких вносимо інформацію про створення курсової роботи.

Висновок

В курсові роботі я працювала над аналізом основних засобів по районах області. Я визначила дані по області, навчилась працювати в табличному процесорі Excel і в системі керування базами даних Access. А саме: створення одного чи декількох табличних документів, побудова графіків та діаграм, створення екранних форм і робота з фільтрами, створення таблиці бази даних, створення екранних форм, створення звітних форм, створення запитів, створення макросів, створення головної кнопочної форми.

За допомогою Microsoft Office я змогла оформити пояснювальну записку, в якій описала послідовність виконаної роботи, та підвести підсумки.

Перелік використаної літератури

баланс табличний база запит

Тхір І.Л., Калушка В.П., Юзьків А.В. Посібник користувача ПК, СМП "Астон" Тернопіль, 1988, 564 с.

Керри Н. Праг, Майкл Р. Ирвин, Microsoft Acces 2000. Библия пользователя, М:-С-П:-К:, 2000, 1072 с.

Перри Грег, Microsoft Office 2000 за 24 часа. -М: Издательский дом "Вильямс", 2000, -368 с.

Бабаева Ю.Д., Войскунский А.Е. Психологические последствия информатизации // Психологический журнал. - 1998. - том 19, № 1.

Бондаревська В.М. Дитина та нові інформаційні технології: позитивні та негативні наслідки нової культури людського життя // Комп'ютер у школі та сім'ї. - 2000. - № 1. - С. 49 - 52.

6. Курбатова К., Microsoft Excel 2003. Стислий курс; Издательский дом "Вильямс",2007, 288 с.

Размещено на Allbest.ru