Розробка інформаційно-довідкової системи "Аптека"

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

ЗМІСТ

СПИСОК УМОВНИХ ПОЗНАЧЕНЬ ТА СКОРОЧЕНЬ

ВСТУП

1 ОСНОВНИЙ РОЗДІЛ

1.1 АНАЛІТИЧНИЙ ОГЛЯД

1.1.1 Загальні відомості про бази даних

1.1.2 Типи баз даних

1.1.3 Система управління базами даних та її основні функції

1.1.5 Переваги і недоліки СУБД

1.1.6 Поняття про мову SQL

1.1.7 Функції мови SQL

1.1.8 Опис СУБД Microsoft Access

1.1.9 Засоби програмування в Microsoft Access

1.2 ПРОЕКТНІ РІШЕННЯ

1.2.1 Обґрунтування вибору процесу бізнесу

1.2.2 Аналіз та опис предметної області

1.2.3 Загальна структура та зв'язки БД

1.2.4 Створення запитів

1.2.5 Створення форм

1.2.6 Створення звітів

2 ОХОРОНА ПРАЦІ

2.1 Види інструктажів

2.2 Організація робочого місця

2.3 Система заземлення

2.4 Шум

2.4.1 Розрахунок шуму

2.5 Електромагнітне випромінювання

2.6 Пожежна безпека

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ДОДАТКИ

СПИСОК УМОВНИХ ПОЗНАЧЕНЬ ТА СКОРОЧЕНЬ

CD-ROM (Compact disc read-only memory) Різновид компакт-дисків з даними, доступними тільки для читання

dBase Сімейство систем управління базами даних, а також мова програмування

FoxPro Один з діалектів мови програмування xBase

IBM (International Business Machines Corporation) Американська електронна корпорація

Informix Система керування базами даних та американська фірма

InterBase Реляційна система управління базами даних, розроблена компанією Embarcadero

Microsoft Access Система управління базами даних від компанії Майкрософт

Microsoft Excel Програма для роботи з електронними таблицями, створена корпорацією Microsoft

Microsoft Office Офісний пакет додатків, створених корпорацією Microsoft

Microsoft Outlook Застосунок-органайзер з функціями поштового клієнта і групової роботи від компанії Майкрософт

Microsoft PowerPoint Застосунок для створення та відтворення презентацій, що є частиною Microsoft Office

Microsoft SQL Server Комерційна система керування базами даних, що розповсюджується корпорацією Microsoft

Microsoft Word Текстовий процесор, що випускається фірмою Майкрософт

Norton Commander Файловий менеджер для DOS

Oracle Об'єктно-реляційна система керування базами даних від Oracle Corporation

Paradox Реляційна СУБД від компанії Corel

SQL (Structured query language ) Декларативна мова програмування для взаємодії користувача з базами даних

SyBase Міжнародна корпорація, виробник програмного забезпечення

VBA (Visual Basic for Applications) Спрощена реалізація мови програмування Visual Basic, вбудована в лінійку продуктів Microsoft Office

Visual Basic Засіб розроблення програмного забезпечення, створений і підтримуваний корпорацією Microsoft

WAL Ключовий метод забезпечення вимог ACID

БД База даних

ІС Інформаційна система

ПЗ Програмне забезпечення

ПК Персональний комп'ютер

СУБД Система керування базами даних

СУРБД Система керування розподіленими базами даних

ВСТУП

У даний момент БД широко використовуються в багатьох організаціях та підприємствах. Це завдяки тому, що вони зберігають інформацію так, щоб потім було зручно її використати, наприклад, здійснити пошук по яких-небудь заданих параметрах, провести обрахунок чи зібрати статистику.

Сучасною формою ІС являються БД, що містять у собі такі елементи:

- обчислювальну систему;

- СУБД;

- одну або кілька БД;

- набір прикладних програм.

БД забезпечує збереження інформації, швидкий і зручний доступ до даних. Вона представляє сукупність інформації різного характеру, що організовані за певним правилом.

Інформація у базі даних має бути:

- не надлишковою;

- цілісною;

- не викликати протиріч.

СУБД є сукупністю програмних та мовних засобів, що призначені для введення, створення та використання БД. По характеру застосування СУБД поділяють на багатокористувацькі та персональні.

Персональна СУБД надає можливість створювати локальні бази даних, які функціонують на одному ПК. До персональних СУБД належать Paradox, dBase, FoxPro, Access.

Багатокористувацькі СУБД дозволяють створювати ІС, які працюють у архітектурі “клієнт-сервер”. До таких відносять: Oracle, Informix, SyBase, Microsoft SQL Server, InterBase.

Мовні засоби сучасних СУБД містять в собі наступні два типи мов:

- мову опису даних, призначена для опису логічної структури даних;

- мову маніпулювання даними, призначена для здійснення основних операцій над даними - модифікація, вибірка, введення.

Найпоширенішою є структурована мова запитів SQL. SQL забезпечує управління структурою баз даних та маніпулювання даними, являється засобом доступу до віддалених баз даних та поєднує у собі властивості мов двох типів - маніпулювання й опису даними.[12]

Метою даного дипломного проекту є аналіз предметної області «Аптека», проектування і реалізація бази даних. В якості СУБД для реалізації бази даних була використана настільна СУБД реляційного типу - Microsoft Access. Ця СУБД представляє собою простий графічний інтерфейс, що дає можливість розробляти прості і складні додатки, а також створити власну БД.

У рамках дипломного проекту були поставлені такі завдання:

- аналіз предметної області «Аптека»;

- проектування БД в досліджуваній предметній області (проектування структури таблиць, ключових полів і схеми даних);

- придбання навичок по створенню запитів різних типів у СУБД Microsoft Access;

- розробка і створення екранних форм різного виду для введення і перегляду даних;

- вивчення засобів проектування та створення звітів в Microsoft Access;

- створення кнопкових форм, що полегшують навігацію по БД «Аптека».

база дані microsoft access

1 ОСНОВНИЙ РОЗДІЛ

1.1 АНАЛІТИЧНИЙ ОГЛЯД

1.1.1 Загальні відомості про бази даних

Однією із важливих областей застосування ПК є зберігання та переробка великих об'ємів даних у різних сферах діяльності людини: в банківській справі, транспорті, науці, торгівлі, медицині, економіці.

Існуючі сучасні ІС характеризуються дуже великими об'ємами зберігання й оброблення даних, необхідністю задовольняти різні вимоги користувачів та складною організацією.

ІС називають систему, що реалізує автоматизований збір, маніпулювання і обробку даних, ПЗ і обслуговуючий персонал, а також містить технічні засоби обробки даних.

Мета ІС це оброблення інформації про об'єкти реального світу. Основа ІС це БД. В широкому сенсі слова БД є сукупністю відомостей про певны об'єкти реального світу в будь-якій предметній області. Під предметною областю розуміють частину реального світу, що вивчається для організації керування його об'єктами й, у кінцевому рахунку, автоматизація, наприклад підприємство, вуз.

Створюючи БД користувач хоче впорядкувати інформацію за певними ознаками й швидко робити вибірку із довільним поєднанням ознак. Тож необхідно вибрати правильну модель даних. Моделлю даних називається формалізоване представлення головних категорій сприйняття реального світу, які представлені його зв'язками, властивостями, об'єктами, а також їх взаємодія.

БД є інформаційною моделлю, яка дає можливість впорядковано зберігати інформацію про групу об'єктів, які мають однакові властивості

Дані у БД зберігаються у впорядкованому вигляді. [13]

1.1.2 Типи баз даних

Групу пов'язаних між собою елементів даних називають зазвичай записом. Є три основні типи організації даних та зв'язків між ними: ієрархічний, мережевий та реляційний.

Ієрархічній базі даних характерне впорядкування елементів в записі, один елемент є головним, а інші - підлеглими. Дані у записі впорядковані в певну послідовність, як сходинки, і пошук даних може здійснюватися лише послідовним «спуском» зі сходинки на сходинку. Пошук елементу даних в такій системі є трудомістким, через необхідність послідовно проходити кілька попередніх ієрархічних рівнів. Ієрархічну базу даних утворюють каталоги файлів, збережені на диску, дерево каталогів, доступне для перегляду в Norton Commander, - наочна демонстрація структури такої БД та пошуку в ній потрібного елементу. Такою базою даних є родове генеалогічне дерево.

Рис. 1.1 Ієрархічна БД

Мережева БД відрізняється більшою гнучкістю, оскільки в ній існує можливість встановлювати додатково до вертикальних ієрархічних зв'язків горизонтальні зв'язки. Це полегшує процес пошуку необхідних елементів даних, так як вже не вимагає обов'язкового проходження всіх попередніх щаблів.

Рис. 1.2 Мережева БД

Найбільш поширеним способом організації даних є третій, до якого можна звести, як ієрархічний, так і мережевий - реляційний. У реляційній БД під записом розуміється рядок прямокутної таблиці. Елементи записів утворюють стовпці цієї таблиці (поля). Всі елементи в стовпці мають однаковий тип, а кожен стовпець - містить ім'я, що не повторюється. В таблиці відсутні однакові рядки. Перевага таких БД - наочність і зрозумілість організації даних, швидкість пошуку потрібної інформації. Прикладом реляційної БД служить таблиця на сторінці класного журналу, в якій записом є рядок з даними про конкретного учня, а імена полів (стовпців) вказують, які дані про кожного учня повинні бути записані в елементах таблиці.



Рис. 1.3 Реляційна БД

Сукупність БД та програми СУБД утворює інформаційно-пошукову систему, звану банком даних.

Він являє собою систему спеціально організованих даних - технічних, мовних, програмних, організаційно-методичних засобів, баз даних, що застосовуються для забезпечення колективного багатоцільового використання даних і централізованого накопичення.

Головні риси банку даних:

1 . БД утворюють групою користувачів для вирішення кількох пов'язаних завдань.

2 . Банк даних має спеціальні засоби, які покращують користувачам роботу із даними .

Вимоги, які пред'являються до банку даних:

- малий час на навчання, дружелюбність інтерфейсів;

- адекватне відображення предметної області;

- забезпечення для різних користувачів розмежування та секретності доступу до даних;

- висока ефективність доступу до даних, можливість взаємодії різних категорій користувачів;

- надійність захисту та збереження даних.

За технологією обробки даних БД розділяють на розподілені і централізовані. Централізована БД зберігається у пам'яті обчислювальної системи, що є компонентом мережі ПК, то можливий розподілений доступ до цієї БД. Цей варіант використання бази даних часто застосовують в локальних мережах ПК.

Розподілена база даних включає в себе декількох перетинаючих чи дублюючих один одного частин, що зберігаються у різних ПК мережі. Робота із цією БД здійснюється за допомогою СУРБД.

За способом доступу до даних БД поділяються на БД із локальним й віддаленим доступами. Системи централізованих БД із віддаленим доступом передбачають різні архітектури таких систем: файл-сервер, клієнт-сервер.

Файл-сервер

Архітектура систем баз даних із мережевим доступом передбачає виділення однієї із машин мережі, як центрального сервера файлів. На такій машині зберігається спільно використовувана централізована БД. Всі інші машини мережі реалізують функції робочих станцій, за рахунок яких підтримується доступ користувальницької системи до централізованої БД. Файли БД відповідно до користувацьких запитів передаються на робочі станції, де в основному й проводиться обробка. При великій інтенсивності доступу до одних й тих же даних продуктивність такої інформаційної системи знижується. Користувачі можуть створювати також на робочих станціях локальні бази даних, що використовуються ними монопольно.

Рис. 1.4 Структура інформаційної системи з файл-сервером

Рис. 1.5 Структура інформаційної системи з сервером бази даних

Клієнт-сервер

На відміну від попередньої системи, центральна машина, окрім збереження централізованої БД, повинна забезпечувати виконання основного обсягу обробки даних. Запит на використання даних, який видається клієнтом, призводить до пошуку і вилученню даних на сервері.

Витягнуті дані транспортуються по мережі від сервера до клієнта. Специфіка архітектури клієнт-сервер це використання мови SQL.[1]

1.1.3 Система управління базами даних та її основні функції

СУБД є сукупністю програмних і мовних засобів, що призначені для введення, створення та сумісного використання БД багатьма користувачами.

СУБД виконують такі функції:

- управління зберіганням даних;

Ця функція надає користувачам можливості виконання таких операцій з даними, як збереження, оновлення і вилучення інформації. А також забезпечення потрібної структури зовнішньої пам'яті, як для службових цілей, так і для збереження даних, що належать до бази даних.

- керування буферами оперативної пам'яті;

Система управління БД співпрацюють із базами даних великого обсягу . Коли відбувається звернення до якогось елементу даних, здійснюється обмін із зовнішньою пам'яттю, уся система працює із швидкістю пристрою зовнішньої пам'яті. Буферизація є головним способом збільшення швидкості. Розвинені системи управління БД підтримують власний набір буферів із власною заміною буферів . При керуванні буферами потрібно застосовувати та розробляти узгоджені алгоритми журналізації, синхронізації та буферизації. Але є окремий напрямок СУБД , котрий орієнтований на постійну присутність всієї БД. Даний напрямок припускає, що в майбутньому пам'ять комп'ютера зможе бути настільки велика , що дасть можливість не турбуватися про буферизацію. Але поки, що дані роботи перебувають на стадії досліджень.

- керування словником даних;

Система управління БД використовує спеціальний системний каталог, що зветься словником даних, для пошуку потрібних структур даних та їх відносин, який допомагає уникнути кодування складних взаємозв'язків в кожній програмі, тому що будь-які програми отримують доступ до даних за рахунок системи управління БД.

Словником даних називається сховище інформації, що описує дані у БД. Передбачається, що каталог доступний як користувачам, так і функцій СУБД.

У словнику даних міститься така інформація: імена зв'язків; накладаються на дані обмеження підтримки цілісності;розміри, імена, типи елементів даних; імена користувачів, яким надано право доступу до даних; зовнішня, концептуальна і внутрішня схеми і відображення між ними; статистичні дані.

Система управління БД забезпечує абстракцію даних та завдяки цьому усуває в системі залежність за даними та структурну залежність.

- керування транзакціями;

Транзакцією називають послідовність операцій над базою даних, які розглядає система управління БД, як одне ціле. Транзакція чи успішно виконується, система управління БД фіксує зміни бази даних, зроблені нею, у зовнішній пам'яті, чи ні одне із даних змін зовсім не відбивається у стані БД. Транзакції потрібні для одержання логічної цілісності БД.

Простими транзакціями служать оновлення, додавання чи видалення у БД інформації про будь-який об'єкт. Складна транзакція створюється в тому випадку, коли в БД необхідно здійснити відразу кілька змінень. Викликається ініціалізація транзакції прикладною програмою чи окремим користувачем.

Поняття транзакції умова для однокористувацьких СУБД , але набагато істотніше для багатокористувацьких систем управління БД. Всі транзакції розпочинаються при цілісному стані БД та покидають даний стан цілісним після завершення , це робить зручним застосування поняття транзакція як одиниця активності користувача по відношенню до БД.

- журналізація;

Однією із головних вимог до систем управління БД є надійне збереження інформації у зовнішній пам'яті. Надійність збереження це коли система управління БД має можливість відновлення останнього узгодженого стану БД після програмного чи апаратного збою.

Зазвичай розглядають два типи апаратних збоїв: жорсткі збої, які характеризують втрату даних на носіях зовнішньої пам'яті та м'які збої це раптова зупинка роботи комп'ютера.

Підтримання надійного збереження даних у базі даних потребує надмірності збереження даних, але особливо надійно має зберігатися частина, яка застосовується для відновлення.

Найпоширенішим методом підтримання надмірної інформації це ведення журналу змінення бази даних.

Журнал є особливою частиною бази даних, яка недоступна користувачам системи управління БД та підтримується особливо ретельно, в неї надходять записи про зміни головної частини БД.

- керування безпекою;

Система управління БД утворює систему безпеки, що надає захист користувачам і конфіденційність інформації всередині бази даних.

Правила безпеки визначає, які операції над даними доступні користувачеві, а також до яких елементів даних користувач може отримати доступ,

В багатокористувацьких системах ця функція дозволяє одночасно кільком користувачам отримати доступ до даних.

- підтримання мов БД.

Для роботи із БД застосовують спеціальні мови, що називають мовами БД. Сучасні системи управління БД підтримують єдину інтегровану мову, яка має всі потрібні засоби для роботи із базою даних та забезпечує базовий інтерфейс користувача із БД. У даний момент стандартною мовою є мова SQL. Вона містить два головні компоненти: мову маніпулювання даними і мову опису даних. SQL дає можливість маніпулювати даними та визначити схему реляційної БД.

1.1.4 Структура СУБД

СУБД розвивається в напрямку зручності та простоти її використання.

СУБД є прикладним програмним забезпеченням, призначеним для вирішення конкретних прикладних завдань і виконання системних функцій, що розширюють можливість файлових систем системного програмного забезпечення.

СУБД реалізує наступні функції:

- підтримку і організацію логічної структури даних, яка забезпечується засобами моделі організації даних (ієрархічної, мережевої, реляційної );

- організацію та підтримання фізичної структури даних в зовнішній пам'яті, яка включає підтримку і організацію внутрішньої структури файлів бази даних, а також підтримку та створення спеціальних структур (індексів, сторінок) для впорядкованого та ефективного доступу до даних;

- організацію доступу до даних й їх обробку в оперативній і зовнішній пам'яті, яка здійснюється через реалізацію процесів, званих транзакціями.

У структурі СУБД в сучасному поданні виділяють наступні функціональні блоки.

1. Процесор підтримки і опису структури бази даних. Цей процесор реалізує модель організації даних, а проектувальник її засобами будує логічну структуру бази даних, відповідну інфологічну схему предметної області, забезпечує побудову і підтримку внутрішньої схеми бази даних. Процесор забезпечує установку логічної структури бази даних і трансляцію (переклад) структури бази даних у внутрішню схему бази даних (у фізичні структури даних).

2. Процесор запитів до бази даних. Процесор інтерпретує сформовані запити в терміни мови маніпулювання даними та разом із процесором опису й підтримки структури бази даних виконує запити.

3. Інтерфейс введення даних СУБД. Його функція полягає в реалізації вхідної інформаційної мови банку даних, яка забезпечує постачальникам інформації, засоби опису та введення даних в інформаційну систему.

4. Інтерфейс запитів. Разом із процесором запитів інтерфейс запитів забезпечує концептуальну модель застосування інформаційної системи в частині стандартних типових запитів, які представляють інформаційні потреби користувачів.

5. Моніторинг транзакцій. Функції моніторингу полягають у організації спільного здійснення транзакцій від користувачів над загальними даними та забезпечення цілісності даних.

6. Інтерфейс видачі відомостей. Процесор запитів передає результат виконання запитів інтерфейсу видачі відомостей, який переводить ці результати у зручну форму для видачі та сприйняття користувачеві.

7. Генератор звітів. Для формування звітів служать спеціальні форми видачі. Звіти видають результати відбору і пошуку інформації з бази даних для формалізованого створення текстових документів.

Сучасні СУБД мають функціональні компоненти, що забезпечують:

- коректування та створення структури файлів БД, відображення та оновлення даних на екрані;

- виконання та формування запитів для створення обновлення даних і вибірок;

- розроблення екранних форм введення-виведення;

- розроблення форм представлення інформації та виведення їх на друк;

- розроблення форм звітів та виведення їх на друк;

- розроблення прикладних програм.

1.1.5 Переваги і недоліки СУБД

СУБД володіють, як перевагами в порівнянні з файловими системами, так і недоліками.

Переваги:

- контроль за надмірністю даних;

- несуперечність даних;

- спільне використання даних;

- підтримка цілісності даних;

- підвищена безпека;

- застосування стандартів;

- підвищення ефективності відбувається зі збільшенням масштабів системи;

- можливість знаходження компромісу для суперечливих вимог;

- підвищення доступності даних й їх готовності до роботи;

- поліпшення показників продуктивності;

- спрощення супроводу системи за рахунок незалежності від даних;

- покращене керування паралельністю;

- розвинені служби резервного відновлення та копіювання.

Недоліки:

- складність;

- розмір програмного забезпечення;

- вартість СУБД;

- додаткові витрати на апаратне забезпечення;

- витрати на перетворення додатків;

- продуктивність. [4]

1.1.6 Поняття про мову SQL

Мова SQL це мовна підтримка проведення транзакцій. Дана мова базується на класичному численні предикатів. Вона надає користувачам для написання запитів до БД набір правил. У такому запиті є лише інформація про очікуваний результат. На основі цього запиту СУБД автоматично формує очікуваний результат за допомогою формування нових відношень. Ця мова є не процедурною. ALFA є першою мовою реляційного числення, що була розроблена Е.Ф.Коддом.

На даний момент розповсюджена мова SQL. Вона створена в 70-х роках фірмою IBM, а потім підтримана і схвалена великою кількістю компаній, як стандарт мови керування реляційними БД. Також вона була створена на основі стандарту мови, що використовувалася в СУБД dBase. Міжнародна організація і міжнародна федерація по обробленні інформації та по стандартизації формують і уточнюють стандарти для наступних розробок мови SQL. SQL призначена для здійснення операцій з даними, які можна подати в вигляді логічно зв'язаної сукупності таблиць. Головною відмінністю мов є те, що мова SQL створена для здійснення операцій з таблицями, а мова dBase призначена для роботи із записами.

1.1.7 Функції мови SQL

Використовуючи концепції операцій, що покладається на табличне представлення даних, дозволило розробити компактну мову SQL із невеликим набором команд. Цей підхід дозволяє досить легко обновляти, виводити та визначати інформацію в БД, спростивши програмування складних запитів. Особливість команд мови SQL це орієнтованість на кінцевий результат обробки даних. Оптимальний шлях до виведення даних визначає система. Мова SQL є не процедурною мовою. Набір команд мови SQL містить в собі близько 30 команд.

Таблиці мови SQL це сукупність колонок та рядків, у яких колонкам таблиці відповідають поля, а рядкам - записи. Мова SQL дає можливість створення особливого виду таблиць - вибірка. Вибірка є підмножиною стовпців та рядків з однієї або декількох таблиць.

Віртуальною таблицею часто називають вибірку, тому що вона дозволяє відтворювати дані, але фактично не містить їх. Дані у вибірці показують реальні зміни у відповідних таблицях та навпаки, зміна даних в обновлених вибірках призводить до змінення цих даних у первинних таблицях.

Ефективна реалізація команд мови SQL виконується за допомогою створення та використання спеціальної інформації, що дозволяє посилатися, на кожну вибірку та таблицю. Ця інформація перебуває в файлах, які називаються каталогами таблиць, що створюються під час формування БД. В мові SQL кожна команда закінчується “;”. Реченням називається кожна команда SQL і починається дієсловом, що визначає ім'я її базової операції. До складу багатьох команд входять ключові речення та слова, які уточнюють виконання базових операцій. Також в команду SQL необхідно включити дані, що будуть оброблятися та (чи) операції, які необхідно над цими даними здійснити.

Мова SQL оперує з поняттям БД, що містять всю інформацію, яка потрібна для оброблення даних в прикладній програмі. В склад БД SQL входять наступні компоненти:

- таблиця - основна структура даних в БД;

- вибірка - тип віртуальної таблиці, що забезпечує введення-виведення визначених стовпців та рядків з однієї або декількох таблиць;

- синонім - альтернативне ім'я вибірки та таблиці;

- індексний файл, який приєднується до таблиці для забезпечення підтримки цілісності БД та швидшого пошуку даних;

- каталог - множина таблиць в кожній БД, що описують БД та їх зміст.

Основні стандарти SQL

В 1989 році з'явився перший стандарт мови SQL та підтримувався майже всіма комерційними реляційними системами управління БД, а також мав загальний характер та допускав широке трактування.

До переваг можна віднести фіксацію засобів обмеження цілісності БД, стандартизацію синтаксису та семантики операторів маніпулювання даними та вибірок. Але у цій версії не було певних розділів, таких як динамічний SQL та маніпулювання схемою БД.

У 1992 році у звязку з неповнотою вимог SQL-89 утворилась наступна версія мови SQL-92, що мала ширший діапазон функцій: управління транзакціями та сесіями, динамічну SQL, маніпулювання структурою БД. В стандартній версії виділяються три рівні: проміжний, повний та базовий. Тільки останні версії СУБД мають сумісність з повним стандартом. Роботи над вдосконаленням не припиняється. Вони будуть проводиться у напрямку визначення довільного типу даних та включення механізму тригерів.[7]

1.1.8 Опис СУБД Microsoft Access

В створенні інформаційної системи використовувалася СУБД Microsoft Access. Вона є однією із популярних додатків у сімействі настільних систем керування базами даних. Access має у своєму арсеналі засоби, які значно спрощують обробку та введення, пошук даних та подання інформації у вигляді графіків, звітів та таблиць. В новіших версіях Access з'явилися веб-сторінки доступу до даних, які можна переглядати за допомогою браузера. Також Access дає можливість використовувати електронні таблиці й таблиці з інших серверних та настільних БД для збереження інформації, яка є необхідною додатку. Під'єднавши зовнішні таблиці, користувач зможе працювати із БД в цих таблицях так, як нібито це таблиці Access. Але й решта користувачів можуть продовжувати працювати із цими даними в середовищі, де вони були створені.

Access дає можливість не тільки здійснювати введення даних у таблиці, а також контролювати правильність введення даних. Для цього потрібно виставити правила перевірки на рівні таблиці. Тоді Access не дозволить зберегти в записи ті дані, які не задовольняють задані правила.

В Microsoft Access є можливість створювати зв'язки між таблицями, які дозволяють спільно використовувати дані із кількох таблиць. Але для користувача вони будуть представлені однією таблицею. Виконати таку можливість в системах управління електронними таблицями досить складно, а інколи навіть неможливо.

Встановлюючи взаємозв'язки між різними таблицями, Access дає можливість заощадити пам'ять комп'ютера та уникнути непотрібного дублювання даних, а також збільшити точність та швидкість оброблення інформації. Для цього таблиці, які мають повторювані дані, розбивають на кілька зв'язаних таблиць.

Access має розвинену систему захисту від несанкціонованого доступу, яка дає можливість кожному користувачеві або групі користувачів змінювати та бачити тільки ті об'єкти, на які йому видані права адміністратором системи, наприклад можна заборонити використовувати деякі команди меню, відкриття певних форм, змінення даних в формах або таблицях . Електронні таблиці також можна захистити дані паролем або дозволити тільки перегляд даних, але ці засоби істотно простіші.