1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Автоматизация технологий в нашей стране прошла несколько этапов своего развития.

Первоначально это были достаточно простые программные продукты, которые автоматизировали отдельные аспекты деятельности службы по социальной защите населения на базе традиционных СУБД.

Процесс автоматизации технологий перешел на новый этап в конце 80-х начале 90-х годов. Это напрямую связано с реформой 1989 года.

В новых условиях стал неизбежным переход к комплексной автоматизации деятельности.

На рынке программных средств технологий появились организации поставщики, такие как, "Социум ', "Инверсия ', "Асофт ', "Rstyle ', 'Diasoft "и другие, которые начали активно удовлетворять имеющийся спрос.

Многим филиалам социальной защиты населения, имеющим разнородный компьютерный парк, широкую сеть филиалов и отделений, приходится решать проблему не только собственной сетевой интеграции, но переходить на планирование всей системной инфраструктуры информационной технологии.

В инфраструктуре следует выделить пять составляющих:

информационное обеспечение;

техническое оснащение;

программные средства;

системы связи и коммуникации (внутренние и внешние);

системы безопасности, защиты и надежности.

Состав информационного обеспечения, его организация определяются составом поставленных перед филиалом социальной защиты задач.

Для обеспечения комплексности автоматизации деятельности требуется ряд важных программных средств, позволяющих оценить состояние на любой момент времени, вести скоростной обмен информацией со своими филиалами и отделениями, а также с другими филиалами, осуществлять разноску, обработку и другие функции.

Кроме традиционных направлений в комплексную систему организации деятельности органично должно входить решение таких задач, как автоматизация работы с бумагами, организация межфилиального обмена электронными копиями документов, аналитическая оценка деятельности филиала и его клиентов и многие другие.

Решение комплексных задач автоматизации возможно лишь с привлечением современных программно_аппаратных средств. Поэтому сейчас наметилась тенденция приобретения мощных компьютеров и развитого ПО. Наряду с этим, социальная защита г. Москвы активно разрабатывают собственное ПО. Расширяется использование сетевых технологий.

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

Филиал возглавляет директор, который назначается на должность и освобождается от должности приказом начальника социальной защиты г. Москвы. Заместители директора, а также работники управления назначаются на должность и освобождаются от должности в соответствии с порядком, установленным правлением. Отдел возглавляет Начальник, который назначается на должность по представлению руководителя и освобождается от должности приказом начальника социальной защиты г. Москвы. Управление состоит из ряда отделов (см. рис.1)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.1. Организационная структура управления

Функции элементов организационной структуры

Функции Директора управления:

Осуществляет руководство деятельностью управления, организует разработку перспективных и текущих планов управления, координирует работу и оказывает помощь соответствующим структурным подразделениям территориальных отделов социальной защиты и осуществляет необходимый контроль за их деятельностью, способствует созданию необходимых условий труда, представляет на рассмотрение руководству предложения по изменению структуры, штатного расписания Управления.

Функции заместителя директора:

В период отсутствия директора управления выполняет его функции, в соответствии с распоряжением начальника.

В своей служебной деятельности специалист по социальной защите подчиняется непосредственно начальнику.

При поступлении прямых указаний или распоряжений руководства он выполняет их в установленные сроки, докладывая непосредственному руководителю о полученных заданиях и ходе их исполнения.

В своей служебной деятельности специалист руководствуется нормативными документами, обязательными к выполнению всеми работниками.

Задачи специалиста управления:

1. Осуществление социальной защиты населения.

2. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, осуществление надзора за социально-незащищенными слоями населения.

3. Доведение до сведения клиентов нормативных актов.

Обязанности специалиста:

· Обслуживание клиентов.

· Прием, проверка правильности и полноты заполнения представляемых клиентами документов, в том числе соответствие подписей и печати карточкам образцов подписей должностных лиц.

· Ежедневное формирование реестров проведенных документов в установленные внутренним порядком управления сроки.

· Выверка документов, числящихся в картотеке не востребованных документов, по состоянию на последний рабочий день отчетного месяца.

· Участие в работе комиссий, рабочих групп по направлениям деятельности подразделения в соответствии с письменным распоряжением руководителя.

· Соблюдение требований конфиденциальности в соответствии с нормативными документами.

· Своевременное и качественное выполнение работ по подготовке и выполнению бизнес-плана управления, а также плановые работы по отдельным направлениям деятельности и по распоряжению руководства.

Ответственность специалиста:

В соответствии с должностными обязанностями несет ответственность за:

· Своевременное и качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

· Своевременное и качественное выполнение порученных ему работ.

· Соблюдение им конфиденциальности, производственной дисциплины, правил внутреннего распорядка, техники безопасности и противопожарной защиты.

Специалист должен руководствоваться в работе:

Законами, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями исполнительных органов, действующими на территории РФ, и относящимися к деятельности управления социальной защиты. Приказами, инструкциями и нормативными документами. Основами экономики, перспективами развития социальной сферы и стратегическими направлениями деятельности социальной защиты и его центрального аппарата. Основой научной организации труда.

1.2 Характеристика комплекса задач и обоснования необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач и характеристика существующих бизнес-процессов

Проектирование и функционирование АС основывается на системотехнических принципах, отражающих важнейшие положения методов общей теории систем, системного проектирования, теории информации и других наук, позволяющих обеспечить необходимую надежность эксплуатации, совместимость и взаимодействие информационных систем различных экономических объектов, экономить труд, время, денежные средства на проектирование и внедрение АС в практику.

Информационное обеспечение (ИО) АС представляет собой информационную модель. Различают внемашинное и внутримашинное ИО:

внемашинное - это вся совокупность информации, включая системы показателей, методы классификации и кодирования элементов информации, документов, документооборота информационных потоков;

внутримашинное - это представление данных на машинных носителях в виде разнообразных по содержанию, по назначению и специальным образом организованных массивов (файлов), БД и их информационных связей.

Современные системы связей складываются и показателей видов услуг социальной защиты населения.

Значительную долю внемашинного ИО составляет документация. При разработке внемашинного ИО к документам, как наиболее распространенным носителям исходной и результативной информации, предъявляется ряд требований по их форме, содержанию, порядку заполнения. Единство требований создает унифицированную систему документации. Унифицированные типовые документы системы повышают эффективность автоматизации. К таким документам относятся поручения, карты, ордера. Унифицированные формы документов вырабатываются для всей территории РФ, утверждаются Министерством труда и социального развития.

Современные АС предоставляют получения информации в различных формах: в виде печатных документов, экранных форм, на машинных носителях; она может быть представлена в текстовом, табличном и графическом виде. ПЭВМ располагают набором готовых форм первичной и результативной информации или удобными средствами их формирования и компоновки. Существует прикладной пакет программных средств общего назначения для работы с документами табличного типа или представления информации в табличной форме. АС разрабатываются с использованием таких программных продуктов, которые имеют разнообразные версии и могут носить встроенный характер.

Внутримашинное ИО формирует информационную среду для удовлетворения разнообразных профессиональных потребностей системы социальной защиты.

Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи, обработки техническими средствами. Поэтому информация представляется в виде файлов, БД, банков данных (БнД)

Современные технологии работают только с БД. Существуют различные инструментальные программные средства как для проектирования, так и для управления и поддержания БД - это, прежде всего, СУБД. В зависимости от выполняемых функций их спектр может включать как простые, так и сложные разработки.

К внутримашинному ИО систем предъявляется ряд требований. Рассмотрим наиболее важные из них

Система должна предоставлять возможность экспорта (импорта) данных в текстовом и DBF - форматах, что позволяет обмениваться информацией со специальными программами, электронными таблицами и т.д., а экспортируемый из системы документ может быть послан по электронной почте.

Внутримашинное ИО систем должно реализовываться в режиме реального масштаба времени, при котором изменение в данных. произведенные одним пользователем, сразу должны становиться доступными остальным пользователям системы. Следует отметить, что действительный режим реального времени обеспечивают только системы, использующие сетевую СУБД, основанную на архитектуре сервера БД ("Clarion ', "Oracle '…), а при использовании СУБД, основанной на модели 'файл - сервер " (Clipper, dBase…) режим реального времени эмитируется.

В настоящее время наиболее распространенной СУБД является "Btrieve Tecors Manager "фирмы NOVELL. Программный продукт "Btrieve" является частью ОС Net Ware и позволяет эффективно и надежно использовать ресурсы системы. Среди набора возможностей "Btrieve" отметим основные:

реализация модели взаимодействия клиент - сервер, обеспечивающей высокую производительность при многопользовательском доступе к данным;

интерфейс с различными языками программирования (C, Pascal, Assembler и другие);

управление файлами размером до 4 Гбайт;

обработка трансакций, позволяющая выполнять логически связанные изменения в различных файлах;

системное журналирование всех изменений в файлах;

мониторинг использования системных ресурсов.

Альтернативный подход состоит в использовании в качестве основы для построения систем распределенной переносимой реляционной СУБД "Oracle '. В ней обеспечиваются надежные методы хранения и обработки данных, защита от сбоев и несанкционированного доступа, эффективная работа в многопользовательской среде и во всех популярных сетях, высокая производительность. Прикладные системы, созданные на базе СУБД'Oracle', одинаково эффективно функционируют на всех типах ЭВМ: персональных, мини - и больших ЭВМ и лишены недостатков, присущих многим другим СУБД на ПЭВМ. Ввиду полной переносимости прикладных систем сохраняются все вложения в их разработку. Не требуется персонала, а закупка нового оборудования не приводит к полному отказу от старого, ибо последнее может использоваться параллельно с новым. Недостатком СУБД 'Oracle "является достаточно высокая стоимость, поэтому система доступна, как правило, крупным и средним филиалам.

Автоматизированное рабочее место (АРМ), или, в зарубежной терминологии, "рабочая станция" (work-station), представляет собой место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций.

Такими средствами, как правило, является ПК, дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными устройствами, а именно: дисковыми накопителями, печатающими устройствами, оптическими читающими устройствами или считывателями штрихового кода, устройствами графики, средствами сопряжения с другими АРМ и с локальными вычислительными сетями и т.д.

Hаибольшее распространение в мире получили АРМ на базе профессиональных ПК с архитектурой IBM PC.

АРМ в основном ориентированы на пользователя, не имеющего специальной подготовки по использованию вычислительной техники.

Основным назначением АРМ можно считать децентрализованную обработку информации на рабочих местах, использование соответствующих "своих" баз данных при одновременной возможности вхождения в локальные сети АРМ и ПК, а иногда и в глобальные вычислительные сети, включающие мощные ЭВМ.

В настоящее время на очень многих предприятиях реализуется концепция распределенных систем управления предприятием. В них предусматривается локальная, достаточно полная и в значительной мере законченная обработка информации на различных уровнях иерархии. В этих системах организуется передача снизу вверх только той части информации, в которой имеется потребность на верхних уровнях. При этом значительная часть результатов обработки информации и исходные данные должны храниться в локальных банках данных.

Для реализации идеи распределенного управления потребовалось создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе профессиональных персональных компьютеров.

Например, в сфере экономики на таких АРМ можно осуществлять планирование, моделирование, оптимизацию процессов, принятие решений в различных информационных системах и для различных сочетаний задач. Для каждого объекта управления необходимо предусматривать АРМ, соответствующие их значению. Однако принципы создания любых АРМ должны быть общими:

· системность.

· гибкость.

· устойчивость.

· эффективность.

Поясним смыл каждого из указанных понятий.

Системность. АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Гибкость. Система приспособлена к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Устойчивость. Принцип заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы. Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

Создание такого "гибридного" интеллекта в настоящее время является проблемой.

Однако реализация этого подхода при разработке и функционировании АРМ может принести ощутимые результаты - АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном.

Hа производственных предприятиях АРМ являются важной структурной составляющей АСУ как персональное средство планирования, управления, обработки данных и принятия решений. АРМ - это всегда специализированная система, набор технических средств и программного обеспечения, ориентированного на конкретного специалиста - администратора, экономиста, инженера, конструктора, проектанта, архитектора, дизайнера, врача, организатора, исследователя, библиотекаря, музейного работника и множество других.

В то же время к АРМ любой "профессии" можно предъявить и ряд общих требований, которые должны обеспечиваться при его создании, а именно:

· непосредственное наличие средств обработки информации;

· возможность работы в диалоговом (интерактивном) режиме;

· выполнение основных требований эргономики: рациональное распределение функций между оператором, элементами комплекса АРМ и окружающей средой, создание комфортных условий работы, удобство конструкций АРМ, учет психологических факторов человека-оператора, привлекательность форм и цвета элементов АРМ и др.;

· достаточно высокая производительность и надежность ПК, работающего в системе АРМ;

· адекватное характеру решаемых задач программное обеспечение;

· максимальная степень автоматизации рутинных процессов;

· оптимальные условия для самообслуживания специалистов как операторов АРМ;

· другие факторы, обеспечивающие максимальную комфортность и удовлетворенность специалиста использованием АРМ как рабочего инструмента.

Структура АРМ включает совокупность подсистем - технической, информационной, программной и организационной.

О технической подсистеме уже было сказано выше. К указанному ранее набору технических средств, непосредственно образующему АРМ, надо еще добавить средства связи с другими АРМ, работающими в общей сети объекта, а также другие средства связи (телефон, телекс, телефакс).

К информационной подсистеме относятся массивы информации, хранящейся в локальных базах данных, как правило, на дисковых накопителях. Сюда же относится и системы управления базами данных.

Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ, выполненные по модульному принципу и ориентированные на решение определенного класса задач, обусловленного назначением АРМ. По мере необходимости в программное обеспечение включаются также пакеты программ для работы с графической информацией.

Организационное обеспечение АРМ имеет своей целью организацию их функционирования, развития, подготовки кадров, а также администрирования.

К последнему относятся: планирование работы, учет, контроль, анализ, регулирование, документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ.

Если устройство АРМ достаточно сложно, а пользователь не имеет специальных навыков, возможно применение специальных обучающих средств, которые позволяют постепенно ввести пользователя в среду его основного автоматизированного рабочего места. При реализации функций АРМ (т.е. собственно его функционировании) необходимы методики определения цели текущей деятельности, информационной потребности, все возможных сценариев для описания процессов ее реализации.

Методика проектирования АРМ не может не быть связанной с методикой его функционирования, так как функционирование развитого АРМ предусматривает возможность его развития самими пользователями. Языковые средства АРМ являются реализацией методических средств с точки зрения конечного пользователя, а программные реализуют языковые средства пользователя и дают возможность конечному пользователю выполнять все необходимые действия.

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

С целью оптимизации работы и повышения уровня удовлетворенности клиентов поставлена задача совершенствования центрального ядра базы данных управления социальной защиты по району Северное Тушино. Объектом рассмотрения является управленческий учет организации. Далее выделяем задачу по "Учету и обслуживанию социально-незащищенных лиц". Данная задача относится к классу задач "Анализа деятельности предприятия" и необходима для определения текущего состояния и тенденций развития этого предприятия. Результаты решения данной задачи являются основой для принятия стратегических управленческих решений. Поэтому задача "Учету и обслуживанию социально-незащищенных лиц" является важной и неотъемлемой частью управленческого анализа хозяйственной деятельности предприятия. Информацию для решения задачи получают с помощью первичного учета в отделе продаж и в ходе формирования сводных заказов в отделе снабжения. Результаты решения задачи позволяют избежать сбоя поставок или поставки не той номенклатуры товаров, а так же могут служить исходными данными для управленческого учета.

При ручном учете каждое подразделение предприятия для выполнения возложенных на них функций переписывает по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Применение ручной не автоматизированной обработки информации перестало отвечать современным требованиям. Оно приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и в конечном итоге стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированной системы является:

повысить эффективность выполнения основных функций операциониста, поскольку, как можно увидеть, функционирование блока выписки связано с очень большим документным и информационным потоком;

улучшить оперативность принятия решений;

повысить производительность труда;

снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации;

содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Сотрудники более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры рынка ценных бумаг.

Массовые, повторяющиеся операции по оформлению, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации.

Целью является создание единой информационной системы, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету.

Поэтому для документального обеспечения процесса на предприятие программа должна создавать (распечатывать) следующие необходимые документы:

Карточку-учета.

.

Таким образом для разработки автоматизированной справочно-информационной системы (АСИС) необходимо выполнить следующие задачи:

1. реализация управления доступом к АСИС;

2. создать СУБД для работы АСИС;

3. разработать справочную информацию по АСИС;

1.2.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

Технологический процесс данной задачи состоит из трех этапов. Целью первого этапа является сбор, регистрация, передача данных для дальнейшей обработки. Результатом является составление документа. Цель второго этапа - перенос данных на машинные носители и первоначальное формирование информационной базы. Третий этап включает операции накопления, сортировки, корректировки, обработки данных и выдачи результатов.

При этом требуется учитывать следующие требования:

обеспечение достоверности обрабатываемой информации;

решение задач в установленные сроки;

обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных;

наличие возможности обработки данных на ЭВМ;

возможность решения задачи в различных режимах.

Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов:

сокращение числа операций, особенно ручных;

разработка системы жесткого контроля вводимой информации;

снижение объема обрабатываемых данных;

повышение квалификации пользователей, улучшение условий труда и, как следствие, повышение производительности.

На выбор способа сбора, регистрации и передачи данных влияют следующие факторы:

удаленность источников информации от центра обработки данных;

возможность связи с источниками информации по выделенным каналам связи.

При обработке данных желательно использовать массивы. Это дает преимущества в скорости поиска, выбора, сортировки и т.д. При этом необходима возможность просмотра полученных результатов перед оформлением и передачей выходной информации.

Использование вычислительной техники при решении комплекса задач, описываемого в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использовании вычислительной техники быстро и, что важно, корректно. Необходимость постоянной связи с различными юридическими базами данных, возможность использования локальной вычислительной сети, средств телекоммуникации - другие факторы, определяющие методы решения поставленных задач с использование вычислительной техники.

В настоящее время роль компьютерной техники в деятельности предприятий данной сферы услуг невозможно переоценить. На смену огромным книгам записи приходят быстрые и компактные базы данных. Вместо выписки счета в несколько позиций вручную, документ оформляется компьютером в несколько секунд. Компьютер способен контролировать все денежные процессы и делать это намного лучше человека.

Естественно, что для функционирования компьютера необходимо программное обеспечение. И если системное программное обеспечение на сегодняшний день не имеет особо широкого разнообразия для конечного пользователя, то на рынке прикладного программного обеспечения наблюдается довольно жесткая конкуренция. На фоне борьбы крупных программных корпораций за конечного пользователя единичные программные продукты просто незаметны.

Для реализации поставленных задач можно использовать любую современную СУБД. Для удобного взаимодействия пользователя с системой необходимо будет тщательно продумать интерфейс системы - чтобы он был простой и в то же время функциональный. Для оптимального функционирования базы данных необходимо будет правильно определить логические взаимосвязи между таблицами. Таким образом, на разработку самой базы данных и основы клиентского приложения может быть затрачено значительное время.

Недостатком существующей технологии является то, что каждый филиал социальной защиты ведёт свою документацию. Это приводит к частичному дублированию информации. Существующие системы абсолютно не автоматизированы. Каждая операция с информацией происходит вручную на бумажных носителях, что значительно усложняет любую обработку информации.

Основными источниками экономической эффективности, получаемыми в результате создания информационной системы являются:

1) экономия рабочего времени и повышение производительности труда;

2) экономия рабочего времени и повышение производительности труда на выполнение расчётов;

3) улучшение качества обслуживания и повышение экономической эффективности за счёт более точного предоставления необходимых документов.

Удаленное автоматизированная рабочее место (АРМ) будет использоваться на предприятие и обеспечивать автоматизацию работы специалиста по социальной защите. Также при использовании данного ПО будет иметься возможность составления отчетности на предприятие, выявление задолженности.

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации