Автоматизированная информационная система транспортной логистики предприятия на базе продукта "1C: Предприятие"

1.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия «ИМИРС»

Компания ООО «ИМИРС» осуществляет доставку грузов по всей территории РФ с 2012-го года.

В ассортименте предложений компании, как доставка сборных грузов, так и возможность отправки отдельных поставок.

Доставка сборных грузов проводится компанией с предоставлением основных и дополнительных услуг:

- погрузочно-разгрузочные работы;

- необходимая обработка - упаковка, маркировка, сортировка, складской учет;

- подготовка груза к транспортировке;

- доставка груза автотранспортом от склада до вагона без участия Клиента;

- организация ускоренной доставки грузов;

- отправка рефрижераторных секций от одного и более вагонов;

- прием грузов на станции назначения нашими сотрудниками (своевременная постановка вагонов под выгрузку, оповещение клиента о прибытии груза и т.д.);

- возможность дополнительной упаковки грузов с использованием ДВП, ДСП, картона, поддонов;

- возможность отсрочки платежей для постоянных клиентов.

Ежедневно компанией производятся грузовые автоперевозки для компаний мелкого, среднего и крупного бизнеса, которым необходима оперативная и надежная доставка груза.

Использование автомобилей любой грузоподъёмности позволяет организовывать грузовые перевозки оперативно и качественно.

Давние партнерские связи и постоянный мониторинг изменений в тарифной политике, осуществляемый специалистами компании, позволяют обеспечить надежный сервис и предоставить конкурентоспособные ставки на автомобильные перевозки.

«ИМИРС» - это общество с ограниченной ответственностью, то есть разновидность объединения капиталов, которая не требует личного участия членов в делах общества.

Характерные признаки данной коммерческой организации это отсутствие ответственности участников по долгам общества и разделение уставного капитала на доли участников. Собственником имущества общества, в том числе уставного капитала, является само общество как юридическое лицо без образования объекта долевой собственности участников. Так как вклады участников являются собственностью общества, нельзя говорить об ответственности участников по долгам общества в границах внесенных вкладов. На практике участники вообще не отвечают по долгам общества и несут только риск утраты вкладов или убытков. Даже те участники, которые не внесли полный вклад, отвечают по обязательствам общества частью личного имущества, соответствующей стоимости неоплаченной части вклада (п.1 ст.87 ГК).

Организационная структура компании построена по функциональному принципу. При такой структуре каждый орган управления специализирован на выполнении определенного круга производственных, технологических, проектных, финансовых, информационных или обеспечивающих функций.

Общее управление компанией осуществляет генеральный директор.

Схема структуры компании представлена на рисунке 1.1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.1. Схема организационной структуры предприятия Заработная плата административного состава и персонала окладная.

Режим работы предприятия - 10-ти часовой. График работы персонала - посменный.

Директор осуществляет руководство производственно - хозяйственной и финансово - экономической деятельностью, руководит структурными подразделениями, создает условия для осуществления продаж, представляет интересы ООО «ИМИРС» в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления, а также во взаимоотношениях с иными хозяйствующими субъектами.

Ключевыми фигурами на предприятии являются специалисты по продажам и сотрудники транспортного отдела. Данные сотрудники отвечают за прибыль, которая является результатом всей деятельности фирмы, и обладают максимальной степенью свободы в границах общего контроля.

Контроль и руководство основным видом деятельности ООО «ИМИРС» - грузовыми перевозками, находится в руках руководителя транспортного отдела. В зону его ответственности входит также диспетчерская и автоколонны.

Отдел маркетинга и рекламы осуществляет и взаимодействие с рекламодателями предприятия. В его ведении находится согласование рекламных макетов, которые размещаются на транспортных средствах.

Кроме того, на предприятии есть отдел экономики и прогнозирования, который, помимо своих основных функций планирования и контроля, также выполняет определенную маркетинговую работу. Это сбор информации об объеме и структуре пассажирских перевозок, их изменениях, и других конъюнтурообразующих факторах функционирования предприятия.

Кадровая политика компании закреплена в таких документах, как Устав организации, Правилах внутреннего трудового распорядка, должностных инструкциях.

Анализ финансово-хозяйственной деятельности компании показывает стабильный рост показателей выручки - выручка увеличилась на 37,66% в 2015-м году по отношению к 2014 (таблица 1.1).

Таблица 1.1

Показатели выручки компании

Наглядно рост продаж отображен на рисунке 1.2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.2. Показатели выручки компании, тыс. руб.

Также положительную динамику обнаруживает чистая прибыль предприятия, которая в 2015 году составила 21 843 тыс. руб. (таблица 1.2).

Таблица 1.2

Показатели чистой прибыли компании

В соответствии с данными, предоставленными транспортным отделом компании, транспортные расходы в среднем составляли 36,88% от расходов компании в 2014-м году, 38,7% - в 2015-м году, из которых 80% - затраты на ГСМ (таблица 1.3).

Таблица 1.3

Анализ расходов на основную деятельность

Несмотря на положительную динамику большинства значений, наблюдается снижение уровня рентабельности компании (таблица 1.4).

Таблица 1.4

Показатели рентабельности продаж компании

Расчет рентабельности продаж произведен по формуле:

Рентабельность продаж = Чистая прибыль за отчетный период / Выручка компании за отчетный период (1.1)

Отрицательная динамика наблюдается и по анализу рентабельности активов предприятия (таблица 1.5).

Таблица 1.5

Рентабельность активов (ROA)

Расчет рентабельности активов выполнен по формуле:

Рентабельность активов = Чистая прибыль за отчетный период /Активы компании в отчетном периоде (1.2)

На рисунке 1.3 наглядно продемонстрировано изменение рентабельности продаж и активов компании.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.1.3. Динамика рентабельности продаж и активов компании

Снижение рентабельности активов обусловлено значительным ростом кредиторской задолженности перед поставщиками, в том числе - расходов на транспортные затраты (таблица 1.6).

Таблица 1.6

Краткосрочные обязательства компании

Еще один важный показатель деятельности компании - коэффициент текущей ликвидности, который в 2015 году равен 1,22. Нормативом считается показатель равный 1,5-2. С начала деятельности компании данный коэффициент также имел отрицательную динамику и не достигал значений норматива (таблица 1.7).

Таблица 1.7

Коэффициент текущей ликвидности компании

Расчет коэффициента текущей ликвидности рассчитывается по формуле:

Ктек. лик = Оборотные активы компании в отчетном периоде/(Займы и кредиты + Краткосрочные обязательства) (1.3)

В целом, анализ продемонстрировал отрицательную тенденцию показателей деятельности предприятия, что свидетельствует о необходимости оптимизации расходов, сокращении производственных издержек и снижения долговой нагрузки перед поставщиками и подрядчиками.

1.2 Исследование транспортно-логистических бизнес-процессов предприятия

Грузоперевозки являются основным видом деятельности компании ООО «ИРМИС». Суть данной деятельности - организация доставки материальных ресурсов от первичного источника до конечного потребителя, а также систематизированном управлении информационными потоками.

Основные задачи, стоящие перед транспортной системой компании - это координация транспортного обслуживания потребителей в соответствии с их заказами, в которых содержатся условия поставок и доставки, а также снижение расходов на эти процессы.

В самом общем виде коммерческая задача, которая стоит перед грузовым предприятием ООО «ИРМИС» в области транспортной логистики, формулируется следующим образом: необходимо определять объем перевозок товаров и маршруты таким образом, чтобы минимизировать сумму всех транспортных расходов. В транспортной задаче достаточно часто, важным является, и критерий времени (при доставке срочных грузов).

Деятельность участников процесса грузовых перевозок регулируется договором. Сторонами договора от организации перевозок грузов выступают перевозчик и грузовладелец. Предметом данного договора представляется то, что перевозчик обязуется в установленный срок принимать, а грузовладелец

- предъявлять к перевозке грузы в обусловленном объеме.

Стоимость транспортировки зависит от влияния двух важных факторов: расстояния и размера груза. Исходя из этого, различают два основных принципа оптимизации логистических систем транспортировки: экономия за счет дальности маршрута и экономия за счет масштабов грузоперевозки. В основе экономии за счет масштабов перевозки лежит тот факт, что транспортные расходы на единицу веса становятся меньше по мере возрастания его величины. К примеру, если размер отправляемого груза соответствует величине грузоподъемности транспортного средства, то транспортные расходы на единицу веса.

Организация работы транспорта состоит из выбора системы планирования перевозок, осуществления соответствующих подготовительных работ, установления определенного порядка работы транспортных средств и выполнения погрузо-разгрузочных работ.

Планирование перевозок осуществляется в 3 этапа:

- технико-экономическое планирование;

- календарное планирование;

- диспетчирование.

Под технико-экономическим планированием подразумевается составление календарных годовых или квартальных планов перевозок. Данные планы состоят из производственной программы (план перевозок), грузооборота, объемов погрузо-разгрузочных работ, необходимого количества транспортных средств и механизмов, численности транспортных рабочих и других данных, характеризующих работу транспорта в планируемом периоде.

Контроль процесса перевозок осуществляется посредством использования информационных систем и документооборота. Благодаря повышению информатизации транспортных процессов появляется возможность видеть материальные потоки как единое целое, в движении от отправителя к потребителю. Исходя из этого, транспортной логистике приходится стремиться к наиболее полному обеспечению требований клиентов, оптимизируя так, чтобы в нем не было места сбоям, а все переходы между складскими, торговыми и производственными потоками проходили бы при минимальном уровне обработки.

Эффективность работы автомобильного транспорта оценивается при помощи технико-экономических показателей.

Эффективность использования грузового транспорта является залогом успешной деятельности предприятия по осуществлению грузовых перевозок, в целом. В таблице 1.8 представлено количество транспортных средств, имеющихся на предприятии.

Таблица 1.8 Список автотранспорта предприятия ООО «ИМИРС» и анализ использования транспорта за ноябрь 2015 года

По представленным в таблице 8 данным можно рассчитать коэффициент технической готовности (Кг) подвижного состава.

Коэффициент технической готовности (Кг) подвижного состава к работе определяется по формуле:

Кг=АДг/АДс, (1.1)

где АДг - автомобиле -дни в готовом для эксплуатации состоянии;

АДс - списочные автомобиле-дни подвижного состава в автохозяйстве.

В нашем случае АДс будет равен: 22*10=220 дн.,(22 дня рабочих дня в месяц * 10 автомобилей), показатель АДг: 22*10-14=216 дн. (нормативное значение автомобиле- дней за минусом 14 дней в ремонте).

Получим Кг=216/220=0,98

Также следует рассчитать Коэффициент выпуска подвижного состава, который можно определить по формуле:

Кв=АДэ/АДс, (1.2)

где АДэ - число автомобиле -дней эксплуатации.

Коэффициент выпуска подвижного состава : Кв=137/220=0,62

Также необходимо провести расчет коэффициента полезного пробега (Кп), который определяется при помощи следующей формулы:

Кп=П2/П0 (1.3)

где П2 - пробег с грузом, км. П0 - общий пробег, км.

Для анализа данного показателя изучим данные таблицы 1.9.

Таблица 1.9

Показатели пробега с грузом

Судя по данным таблицы, коэффициент полезного пробега составит: Кпг = 92 000/125 000 = 0,74

Таким образом, обнаруживается недостаточно эффективное использование существующего транспорта, поскольку он задействован не на не 100%.

Проанализировав полезный пробег и рассчитав затраты на ГСМ при 100% загруженности транспорта, очевидно, что затраты могут быть сокращены на 26% в месяц (таблица 1.10).

Таблица 1.10 Потенциальные затраты на ГСМ при расчете только на полезный пробег

Таким образом, оптимизация маршрутов и совершенствование транспортно-логистической деятельности на предприятии, способные увеличить коэффициент полезного пробега, приведут к экономии транспортных затрат на 26 и более процентов в месяц.

Следовательно, как показал анализ деятельности предприятия

«ИМИРС», происходит снижение показателей рентабельности, что свидетельствует о нерациональных затратах на предприятии. Изучение деятельности транспортного отдела по управлению грузоперевозками выявил серьезные недоработки, к которым относятся неэффективное планирование маршрутов, отсутствие долгосрочного планирования и слабая аналитика полученных результатов в целях выявления возможностей снижения затрат.

В результате оценки использования транспортных средств, был определен потенциал сокращения затрат на 26 и более процентов только с помощью оптимизации маршрутов.

Следовательно, на предприятии требуется проведение мероприятий по повышению эффективности деятельности транспортного отдела в целях снижения издержек и роста доходов компании.

1.3 Цели и задачи системы автоматизации транспортной логистики предприятия

Как показал анализ, на предприятии не отлажен процесс анализа и контроля выполняемых грузоперевозок на предмет их эффективности и целесообразности затрат. Таким образом, требуется внедрение механизма оперативного учета и контроля перевозок в целях выявления возможностей снижения затрат и сокращения издержек. Таким механизмом может стать автоматизированная система учета и навигации.

Автоматизация информационных потоков, сопровождающих грузовые потоки, является одни из самых существенных технических компонентов логистики. Сегодня управление информационными потоками имеет тенденцию к замене бумажного документооборота электронным.

Бездокументная технология превращает все традиционные методы по реализации грузовых и коммерческих операций на станциях отправки, прибытия и в пути не более чем в анахронизмы. Они становятся барьером, мешающим создавать принципиально новые технологии процесса перевозки грузов.

Определенно ясно, что в ходе разработки новой технологии нужно не только ориентироваться на существующие технические средства автоматизации, но и учитывать возможности и перспективы их развития.

В ходе создания принципиально новой технологи должен быть реализован полный комплекс организационно-технологических мероприятий:

- разработана унифицированная для всех видов транспорта система кодирования грузов, грузоотправителей и грузополучателей. Вся информация на грузовые единицы должны наноситься способом, который предусматривает ее автоматическое считывание при помощи современных устройств распознавания образцов;

- создать банки данных, в которых будет содержаться нормативно- справочная и оперативная информация, необходимая для решения задач по автоматизации грузовых и коммерческих операций. Основной целью разработки перспективной и принципиально новой технологии является создание полностью автоматизированных процессов по приему заявок, расчету стоимости, комплектации и оптимизации маршрутов для отправки и получения грузов.

Функция контроллинга является одной из важных функций информационного обеспечения логистических операций. В первую очередь она обеспечивает поддержку процесса принятия и предоставления системной управленческой информации. Благодаря стратегическому контроллингу управляющий орган транспортно-логистической системы определяет, что следует изменить в деятельности предприятия (это относится к реинжинирингу бизнес-процессов и к реализации принципов глобального управления качества на предприятии). Информационная поддержка процессов принятия решений по внедрению ресурсосберегающих технологий в рамках деятельности транспортно-логистических систем проводится на базе возможностей динамических экспертных систем. Для построения информационных систем следует использовать методы имитационного моделирования, технологию, ориентированную на объекты и т.д.

Главным этапом процесса внедрения информационного обеспечения является выбор программных средств и технологий, который наиболее полно удовлетворят потребности предприятия в создании эффективной транспортно-логистической системы.

Автоматизация транспортной логистики (внедрение TMS-системы - Transportation Management System) позволяет обеспечить ряд преимуществ в виде автоматизированного планирования цепочки перевозки грузов и составления маршрутов, автоматизированного планирования ресурсов для транспортировки продукции, выставления и получения счетов. Посредством внедрения специализированных систем управления транспортной логистикой обеспечивается ведение контроля над исполнением транспортировок, в частности, речь идет об удаленном слежении за транспортными средствами при помощи датчиков и возможности в автоматическом режиме получать данные о фактическом местоположении транспортных средств, рассчитывать плановую стоимость перевозок для клиентов.

Благодаря автоматизации транспортной логистики сокращается время обработки заявок на перевозку, осуществляется оптимальная комплектация транспорта с автоматическим подбором оптимальной модели транспортного средства, сокращаются временные затраты, связанные с формированием товаросопроводительной и путевой документации, уменьшается уровень затрат на персонал, сокращается удельная стоимость перевозки единицы груза.

Задачи автоматизации транспортной логистики направлены на решение ряда проблем:

- Большие траты времени на составление необходимой отчетности, составление и формирование документов.

- Огромное число ошибок в процессе ведения учета, что затрудняет последующие этапы работы с товарами и характеристиками.

- Большое количество убытков ввиду порчи товара и истечения срока годности.

- Неэффективность при расходовании площади склада.

- Невозможность получать актуальные данные товарооборота.

Выбор системы автоматизации транспортной логистики должен совершаться с учетом функций ее выполнения. Система должна:

Программа автоматизации транспортной логистики позволяет учесть комплекс заданных параметров: веса груза, габаритов автомобилей, сроков доставки, характеристик дорог и прочего.

Это обеспечивает:

- уменьшение расхода ГСМ на доставку товаров;

- уменьшение времени доставки товаров;

- уменьшение количества используемого транспорта.

Предсказуемость времени доставки товара - одно из удобств, которое гарантируется при автоматическом формировании маршрутов.

Более того, если маршруты рассчитываются с учётом времени работы точек доставки, исключается простой транспорта в ожидании отгрузки.

Применяемые в работе средства ИТ должны отличаться простотой настройки и процесса эксплуатации. Важно обращать внимание на минимальность затрат, требуемых для внедрения и отладки.

При обучении работе с сервисом нужно соблюдать требование максимального уровня комфортности.

Важно, чтобы система автоматизации предоставляла несколько способов обмена данными с учётной системой без установки дополнительных утилит.

Имеет значение возможность выбора наиболее подходящего:

- импорт или экспорт из Excel;

- применение Java-applet;

- обмен данными при помощи веб-сервиса;

- формирование маршрутов с использованием API.

- всегда актуальные карты

Автоматизация должна предполагать использование системы карт (карта для логистики), обеспечивающей:

- постоянное обновление картографического материала с отображением последних изменений дорожной сетки и новых элементов;

- покрытие картами всего мира, гарантирующее расширение географии маршрутов;

- исключение необходимости покупать карты городов и регионов как «нагрузку» к сервису.

При наличии GPS-трекеров на автомобилях автоматизация помогает:

- в отслеживании фактических маршрутов и контроле их километража;

- в контроле факта и своевременности посещения торговых точек;

- в корректировании параметров расчета маршрутов (например, времени нахождения в точке доставки), на основе наработанной статистики.

Не секрет, что в наше время информация является большой ценностью и мощнейшим инструментом во множестве процессов, включая сферу логистики. Благодаря качественному информационному обеспечению процесса перевозки можно эффективнее реализовать задачи бизнес- партнеров через содействие в своевременной доставке и в исключении большого числа нежелательных ситуаций.

Информация по транспортной логистике, в зависимости от источника, бывает внешней или внутренней. Внешняя информация представлена сбором данных о клиентах, конкурентах, рынках, изменениях в транспортном законодательстве и т.п. Внутренняя информация - транспортные затраты, методы поставки, тарифы, услуги и др.

В получении информации на всех уровнях, ее грамотном анализе состоит важнейшая функция транспортной логистики. Полнота и точность интерпретации собранных данных определяет, удастся ли в полной мере достичь удовлетворения всех запросов клиента.

В последнее время информационные технологии проникли практически во все сферы жизни человека и общества: государственное управление, экономика, хозяйственная деятельность, наука, образование, медицина, логистика, транспорт. Современная логистика не может существовать без активного использования информационных технологий. Практически невозможно представить организацию цепи поставки грузов без постоянного обмена информацией. Быстрое появление информационных технологий в сфере перевозок не позволило также быстро перестроиться руководителям транспортных компаний к изменившейся системе управления транспортными потоками. Лидерами оказались предприятия, оценившие потенциал и преимущества использования информационных технологий в области перевозок. Растущие потребности на рынке грузоперевозок делают очевидным необходимость нового современного подхода к управлению транспортной логистикой, основанного на информационных технологиях. Необходимость автоматизации наступает тогда, когда организация транспортировки грузов в ручном или полуавтоматическом режиме влечет существенные трудовые, временные и материальные издержки.

Имеется множество программ для автоматизации транспортной логистики и все они различны по своим функционалам, и далее рассмотрим несколько самых популярных из них.

1.3.1 «Умная Логистика» -- это профессиональная программа для управления грузоперевозками и логистикой, в которой могут вести свой бизнес заказчики, экспедиторы и перевозчики.

- Год основания компании -- 2007.

- Тип платформы -- онлайн-система управления бизнесом в сфере грузоперевозок.

- Поддержка платформы -- программа не требует установки в операционной системе.

1.3.2 «Грузоплан» -- простая программа для ведения защищенного документооборота по перевозке грузов.

- Год основания компании -- 2010.

- Тип платформы -- облачное решение.

- Поддержка платформы -- программа не требует установки в операционной системе.

1.3.3 «KiberLog» -- облачный сервис для транспортных компаний и владельцев транспорта.

- Год основания компании -- 2011

- Поддержка платформы -- программа не требует установки в операционной системе.

1.3.4 «4logist» -- универсальное решение для оптимизации каждодневных процессов транспортно-логистической фирмы.

- Год основания компании -- 2014.

- Поддержка платформы -- программа не требует установки в операционной системе.

1.3.5 «TransTrade» -- программа для транспортных компаний.

- Год основания компании -- 2007.

- Поддержка платформы -- есть две версии программы: TransTrade 2.9 (работает только на платформе Windows) и TransTrade 3.0 NET (автоматическое обновление, многооконный интерфейс и т.д).

1.3.6 «G-Soft» -- автоматизация деятельности для логистических и транспортных компаний

- Год основания компании -- 2015.

- Поддержка платформы -- программа не требует установки в операционной системе.

1.3.7 «CargoOnline» -- веб-сервис автоматизации контроля перевозки грузов в режиме реального времени для логистических компаний, грузовладельцев и перевозчиков

- Год основания компании -- 2013.

- Поддержка платформы -- программа не требует установки в операционной системе.

И таких программных обеспечений и веб-сервисов множество, поэтому каждая компания и каждое предприятие может подобрать себе, то, что им больше требуется. Как правило, решающим в выборе становится наличие опыта работы сотрудников компании с определенным программным продуктом либо необходимость интеграции нового ПО с действующим программным комплексом и учетными программами на предприятии.

В результате исследования в данной главе было установлено, что в компании по грузоперевозкам ООО «ИМИРС» существует оптимальная организационная структура предприятия, позволяющая решать основные задачи, стоящие перед транспортной системой компании - это координация транспортного обслуживания потребителей в соответствии с их заказами. Однако в настоящее время существует потребность увеличения прибыли компании, т.к. деятельность осуществляется не достаточно эффективно. Повышение эффективности деятельности компании требует сокращения расходов, при сохранении высокого качества поставок и доставки.

Как показал анализ, имеется простой транспорта, что отрицательно сказывается на прибыли компании и свидетельствует о необходимости автоматизации деятельности транспортной логистики.

Автоматизация транспортной логистики позволит сократить время обработки заявок на перевозку, осуществлять оптимальную комплектацию транспорта с автоматическим подбором оптимальной модели транспортного средства, сократить временные затраты, связанные с формированием товаросопроводительной и путевой документации, а также позволит уменьшить уровень затрат на персонал и сократить удельную стоимость перевозки единицы груза.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ТРАНСПОРТНОЙ ЛОГИСТИКИ ПРЕДПРИЯТИЯ