В-третьих, ввод данных в таблицу - чрезвычайно утомительное занятие. Ввод данных в форму проще. Здесь многое можно автоматизировать. К тому же элементы управления форм настраивают таким образом, чтобы при вводе данных выполнялась их первичная проверка.

В-четвертых, надо вспомнить, откуда берется информация для баз данных. Как правило, ее берут из бумажных бланков (анкет, заявлений, накладных, счетов, описей, ведомостей, справок и т.п.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных. Благодаря этому во много раз уменьшается количество ошибок при вводе и значительно снижается утомляемость персонала.

Непосредственно из форм пользователь может вносить и корректировать данные (например, создать новый документ), имеет доступ к выходным документам, имеет возможность просматривать списки товаров, клиентов, сотрудников.

В программе предложены следующие виды форм:

1. Форма «Главная».

Рис. 3. Форма «Главная»

Форма «Главная» (Рис. 3) главная кнопочная форма для администратора Баз данных, из которой осуществляется доступ к одноименным формам (нажатием кнопки с названием формы, необходимой для открытия), а так же возможность выхода из программы (нажатием кнопки «Закрыть форму»).

Для создания формы использовались макросы, под которыми понимают последовательность макрокоманд встроенного языка программирования СУБД, автоматизирующих выполнение последовательности действий пользователя.

2. Форма «Заказы».

Рис. 4. Форма «Заказы»

В форме «Заказы» хранится необходимая информация по заказу.

Оператор баз данных может подкорректировать некоторые данные, а также произвести ввод новых данных по заказу. Для этого ему необходимо нажать кнопку ввода новых данных по инциденту «Добавить запись». Оператор также может подкорректировать в последующем внесенные данные. В форме представлена необходимая информация по заказанному товару в виде подчиненной формы «Подчиненная форма заказов».

3. Форма «Клиент»

Рис. 5. Форма «Клиенты»

4. Форма «Категория товара»

Рис. 6. Форма «Категория товара»

В форме «Категория товара» хранится необходимая информация о товаре по категориям. В данной форме можно просмотреть изображение товара, который находится в определенной категории.

5. Форма «Товары»

Рис. 7. Форма «Товары»

В форме «Товары» хранится необходимая информация о товаре по категориям.

6. Форма «Сотрудники»

Рис. 8. Форма «Сотрудники»

Рис. 9. Форма «Сотрудники»

В форме «Сотрудники» хранится необходимая информация о сотрудниках. Здесь используется вкладка для более удобного просмотра информации о сотруднике.

7. Форма «Отчет»

Рис. 10. Форма «Отчеты»

В форме «Отчеты» предоставлена возможность просмотреть необходимые отчеты, а завершении распечатать их.

3.2 Реализация многопользовательского доступа

Защита на уровне пользователя применяется в случаях, когда с одной БД работают несколько пользователей или групп пользователей, имеющих разные права доступа к объектам БД. Использовать защиту на уровне пользователя можно на отдельном компьютере и при коллективной работе в составе локальной сети.

С базой данных работают администратор (Admin), директор отдела закупок и продаж, менеджеры, являющиеся материально ответственными лицами.

Для организации защиты на уровне пользователя в системе Access создаются рабочие группы (РГ). Каждая рабочая группа определяет единую технологию работы совокупности пользователей. Система Access в произвольный момент времени может работать с одной РГ.

Информация о каждой РГ хранится в соответствующем файле РГ. При установке системы автоматически создается РГ, которая описывается в файле system.mdw. В последующем можно изменять описания РГ (содержимое соответствующих файлов РГ), а также создавать новые РГ. Для этой цели в системе имеется программа администратора РГ (АРГ),

Файл РГ описывает группы пользователей и отдельных пользователей, входящих в эту РГ. Он содержит учетные записи групп пользователей и отдельных пользователей. По каждой учетной записи система Access хранит права доступа к объектам базы данных.

По умолчанию в каждую рабочую группу входит две группы пользователей: администраторы (имя группы Admins) и обычные пользователи (имя группы Users). Причем в группу Admins первоначально включен один администратор под именем Admin.

Для работы с учетными записями отдельных пользователей выбирается вкладка Пользователи (Users). Создание и удаление учетной записи осуществляется с помощью кнопок Создать (New) и Удалить (Remove) соответственно. При удалении учетной записи пользователя она удаляется из всех групп. Удалить учетную запись пользователя Admin невозможно.

Чтобы включить пользователя в группу, достаточно выбрать учетную запись этого пользователя в поле Имя (Name), затем выбрать в списке Имеющиеся группы (Available Groups) нужную группу, нажать кнопку Добавить (Add). Выбранная группа появляется в списке Участие в группе (Member of).

Для удаления пользователя из группы нужно после выбора имени пользователя в поле Имя (Name), и имени группы из списка Участие в группе (Member of) нажать кнопку Удалить (Remove). Удалить пользователя Admin из группы Users невозможно, а удалить его из группы Admins можно при наличии в этой группе хотя бы еще одного пользователя.

Возможность непосредственного изменения учетных записей пользователей и групп отсутствует, для этого следует пользоваться функциями удаления и создания.

Каждому из пользователей, независимо от принадлежности к группе, можно присвоить пароль. Этот пароль, в отличие от пароля БД, называется паролем учетной записи и хранится в учетной записи в файле РГ. Первоначально все включаемые в РГ пользователи, в том числе и пользователь Admin, имеют пустой пароль - не имеют пароля.

Система защиты на уровне пользователя с требованием подключения пользователя к системе подразумевает следующее: при запуске Access открывается диалоговое окно Вход (Logon), и от пользователя требуется ввести свое имя и пароль, если он имеется. Чтобы система Access всегда запрашивала имя и пароль, достаточно установить пароль пользователю Admin. При снятии пароля окно входа не появляется, даже если пароли имеют пользователи других групп.

Для установки пароля необходимо открыть базу данных под именем уже созданного пользователя и в окне Пользователи и группы (Сервис / Защита / Пользователи и группы) на вкладке Изменение пароля ввести новый пароль и подтвердить его.

Установка паролей учетной записи:

1. Admin - 0000;

2. Директор отдела -1111;

3. Менеджеры - 2222.

Эти пароли необходимы при открытии базы данных от имени соответствующих пользователей.

Созданная мной рабочая группа имеет структуру, показанную на рис. 11.

Все пользователи являются членами группы Users, а в группу Admins - Директор отдела и администратора (Admin).

Рис. 11. Структура рабочей группы

3.2.2 Определение прав пользователей и групп

В целях контроля использования основных ресурсов СУБД в системе имеются средства установления прав доступа к объектам БД. Права доступа определяют возможные действия над объектами. Владелец объекта (пользователь, создавший объект), а так же администратор БД имеют все права. Определение прав пользователей и групп в Access выполняется в соответствии с правами подключенного к системе пользователя и открытой базой данных.

Вызов окна управления правами доступа выполняется с помощью команды Сервис | Защита | Разрешения.

Окно имеет две вкладки: Разрешения (User And Group Permissions) и Смена владельца (Change Owner). Установка прав может выполняться по отношению к группам и отдельным пользователям. Выбор управляется с помощью переключателей в группе Список (List).

Рис. 12. Окно Право доступа

Каждой из групп приписываются определенные права на объекты БД. Члены группы Admins имеют максимальные права.

При подключении пользователя, зарегистрированного в нескольких группах, действуют минимальные из установленных в разных группах ограничения на объекты БД.

В Access существуют следующие типы прав доступа:

Рассортируем пользователей и поставим ограничения на права доступа ко всем объектам базы данных.

Выводы:

1. Установка защиты на уровне пользователя предполагает создание файлов РГ, учетных записей пользователей и групп, включение пользователей в группы, активизацию процедуры подключения к Access.

2. Все пользователи (Admin, Директор отдела и менеджеры) являются членами группы Users

В целях контроля использования основных ресурсов СУБД в системе имеются средства установления прав доступа к объектам БД. Права доступа определяют возможные действия над объектами.

Заключение

Целью данного дипломного проекта являлась разработка автоматизированной системы по учету и анализу заказов на товары для предприятия, работающего в сфере торговли товарами для обеспечения безопасности.

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:

осуществление анализа деятельности предприятия;

получение общего представления об исследуемом объекте (заказ);

получение общего представления о предметной области (как происходит учет заказа товара);

прослеживание процесса документального оформления учета заказа товара на предприятии;

составление общего логического описания планируемой базы данных, т.е. разработка концептуальной модели;

собрание информации, необходимой для хранения в базе;

разработка внутренней модели, а именно: определение объектов, которые входят в базу, структурирование полученных данных в процессе проведения системного анализа путем выявления основных свойств объектов и функциональных зависимостей этих свойств;

обеспечение целостности базы данных;

на основе полученных данных и установленных взаимосвязей создание схемы данных, позволяющую эффективно работать с базой данных, вводить и получать необходимую пользователю информацию и обеспечивать сохранность данных;

разработка удобного для пользователя интерфейса, откуда он имеет возможность непосредственно работать с базой данных, вводить и редактировать данные (без необходимости открывать таблицы), просматривать и выводить на печать документы.

реализация выбранного варианта проекта.

Программа автоматизированной системы по учету и анализу заказов на товары для предприятия была принята на эксплуатацию на предприятие «СБ «НЕОН».

В процессе эксплуатации автоматизированной системы, как основного программного обеспечения для ведения учета и анализа заказа и ведения документов, сделан вывод что, данная программа удовлетворяет всем требованиям предъявляемым предприятием.

Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access мы можем создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее нашим потребностям по управлению данными. Используя запросы, мы можем выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев мы указываем форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Чтобы полностью автоматизировать работу приложения, с помощью макросов Access мы легко свяжем данные с формами и отчетами. Можно создать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нам необходимо создать нечто уж совсем изощренное, то на этот случай Microsoft Access предоставляет мощный язык программирования - Microsoft Access Basic.

И наконец, все эти средства позволяют создавать приложения, работающие не только с базой данных Access, но и с другими наиболее распространенными базами данных. Это приложение может работать непосредственно с файлами BASE, с базами данных Рагаdох, FохРго и любой базой данных, поддерживающей ОDВС. Мы сможем также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).

Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии; в работе по контракту, когда мы разрабатываем прикладные программы по заказу или выступаете в роли консультанта; в больших корпорациях, когда мы выступаете в роли координатора производственных информационных систем и даже в сфере домашнего применения.

Список литературы

1. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. - СПб.: КОРОНА, 2003. - 672 с.

2. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика: Учебное пособие. - М.:АСТ-ПРЕСС, 1999. - 480 с.

3. Шафрин Ю.А. Информационные технологии. - М., 1998

4. Робинсон С. Access 2000 (учебный курс), С-Петербург «Питер», 2000 г.

5. Картыгин С.А. Access 97 (Серия без проблем) Вост. Книжн. Компания 1997

Размещено на Allbest.ru