Главная База знаний "Allbest" Программирование, компьютеры и кибернетика Проектирование БД учета и анализа заказов товаров на торговом предприятии средствами MS Access

Проектирование БД учета и анализа заказов товаров на торговом предприятии средствами MS Access

Разработка автоматизированной системы по учету и анализу заказов на товары для предприятия, работающего в сфере торговли товарами для обеспечения безопасности. Разработка удобного для пользователя интерфейса. Реализация многопользовательского доступа.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 14.01.2012
Размер файла 1,1 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломная работа

на тему:

«Проектирование БД учета и анализа заказов товаров на торговом предприятии средствами MS Access»

Введение

За последнее время значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него, никакой особой математики в компьютере не содержится. Но на расчеты уйдет столько времени, что они уже ни на что не будут нужны или ими придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов. Таким образом, при применении компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной системы по учету и анализу заказов на товары для предприятия, работающего в сфере торговли товарами для обеспечения безопасности.

Для того чтобы автоматизировать учет заказов, необходимо решить следующие задачи:

1. осуществить анализ деятельности предприятия;

2. получить общие представления об исследуемом объекте (заказ);

3. получить общие представления о предметной области (как происходит учет и анализ заказа товара);

4. проследить процесс документального оформления учета заказа товара на предприятии;

5. составить общее логическое описание планируемой базы данных, т.е. разработать концептуальную модель;

6. собрать информацию, необходимую для хранения в базе;

7. разработать внутреннюю модель, а именно: определить объекты, которые будут входить в базу, структурировать полученные данные в процессе проведения системного анализа путем выявления основных свойств объектов и функциональных зависимостей этих свойств;

8. обеспечить целостность базы данных;

9. на основе полученных данных и установленных взаимосвязей создать схему данных, позволяющую эффективно работать с базой данных, вводить и получать необходимую пользователю информацию и обеспечивать сохранность данных;

10. разработать удобный для пользователя интерфейс, откуда он будет иметь возможность непосредственно работать с базой данных, вводить и редактировать данные (без необходимости открывать таблицы), просматривать и выводить на печать документы.

11. реализовать выбранный вариант проекта.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов). Оперативное управление процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (менеджерами) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Данная информационная система будет реализована в подразделении продаж для менеджера по заказам, занимающегося приемом заказов, а также текущей выпиской документов и директора отдела закупок и продаж, который контролирует процесс работы менеджеров. Основными задачами подразделения отдела являются:

1. реализация товара;

2. расширение клиентской базы;

3. поддержание принятого в компании уровня сервиса.

Информационная система позволит избавить менеджера от рутинной повседневной работы по выписке расходных документов. Так как раньше документы выписывались вручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры - это занимало много времени. Автоматизация позволит значительно сократить время. Менеджеру нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной форме автоматически окажутся все необходимые реквизиты в соответствии с установленной формой печати документов.

Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система.

При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет известен документ, в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу.

За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость менеджера, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей.

Создание собственной автоматизированной системы позволит учесть все особенности - разрабатывается только то, что нужно, и как нужно для данного предприятия и других предприятий, работающих в этой сфере.

Таким образом, проектировать базу данных выгодней в приложении Microsoft Access.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

Исходя из этого наиболее удобной информационной системой управления базами данных является Microsoft Access. Эта система имеет ряд преимуществ, среди которых отсутствие необходимости программирования для создания и эксплуатации баз, а так же интегрированность этой программы с Excel и Word, т.е. возможность импортировать и экспортировать данные между этими приложениями.

1. Общие представления об исследуемой области

1.1 История предприятия

Предприятие ООО «СБ «НЕОН» было создано в 2003 году. ООО «СБ «НЕОН» находится в городе Санкт-Петербурге.

Основным направлением деятельности является - осуществление полного комплекса услуг по внедрению систем безопасности и связи любой степени сложности: проектирование, монтаж, установка, наладка и обслуживание. ООО «СБ «НЕОН» осуществляет проектирование и монтаж систем безопасности и связи на основе всего спектра оборудования (как отечественного, так и импортного), сертифицированного к применению на территории России.

1. Видеонаблюдение. Проектирование, монтаж и установка систем видеонаблюдения.

Компания ООО «СБ «НЕОН» осуществляет проектирование, монтаж и установку систем видеонаблюдения на базе самого современного оборудования ведущих фирм: Sanyo, HUNT, Wangtec, Hsintec, WIZEBOX, PENTAX, Ricom, и др. Предлагает типовые варианты построения систем видеонаблюдения на базе аппаратуры фирмы SANYO (Япония) и Hunt (Тайвань): описания, варианты реализации, сфера применения.

2. Проектирование, монтаж и установка систем охранной и пожарной сигнализации.

Компания ООО «СБ «НЕОН» осуществляет проектирование, монтаж и установку систем охранной и пожарной сигнализации (ОПС) любой степени сложности, проводные и беспроводные системы ОПС, на базе оборудования российских и зарубежных фирм (SCIENTECH ELECTRONICS, FOCUS, Аргус-Спектр, Болид, Альтоника, Electronics Line и др.).

2.1. Системы охраны и управления домом для дач, коттеджей, квартир, офисов и т.д.

Беспроводная система охранно-пожарной сигнализации LifeSOS предназначена для обнаружения проникновения в помещение, обнаружения задымления, пожара, утечки газа и протечки воды. Также система может управлять осветительными и другими электроприборами в доме и имеет целый ряд других удобных сервисных функций.

2.2. Системы охраны и охранно-пожарной сигнализации для:

- квартир и небольших офисов (LifeSOS, ПКП Нота, Прима-3, Power Max, Summit 3208 GLD, PENTA);

- коттеджей и средних офисов (LifeSOS, ИОС «Орион», Power Max, Summit 3208 GLD, PENTA);

- охраны магазинов (радиоохранная система Риф Ринг);

- охраны дач и гаражей, охраны коттеджей и загородных домов (централизованная радиоканальная системы охраны «Риф Стринг»);

- централизованной охраны поселков на базе системы радио охраны «Риф Стринг»;

- предприятий и организаций.

2.3. Системы передачи извещений по GSM каналам (SMS-4, Maximus Gate-3): GSM охранные системы.

2.4. Системы охранно-пожарной сигнализации, интегрированные с системами оповещения и контроля доступа: Интегрированная система безопасности COM-4000 XP.

3. Охрана периметра. Проектирование и монтаж систем охраны периметра.

Компания ООО «СБ «НЕОН» предлагает проекты и способы охраны периметра и осуществляет монтаж систем охраны периметра любой степени сложности на основе широкого спектра оборудования (как отечественного, так и импортного), сертифицированного к применению на территории России. Типовые решения для охраны периметра: автостоянки и парковки, промышленные объекты, коттеджные участки и поселки, объекты жизнеобеспечения, объекты повышенного риска, склады и ангары, хранилища, офисы, госучреждения и т.д.

4. Проектирование, монтаж и установка систем контроля доступа и учета рабочего времени.

Компания ООО «СБ «НЕОН» выполняет проектирование, монтаж и установку систем контроля доступа со сдачей объекта «под ключ», обеспечивает гарантийное и послегарантийное обслуживание систем контроля доступа.

4.1. Системы контроля доступа и учета рабочего времени на базе контроллеров и считывателей KORLTA. Варианты построения систем контроля и управления доступом. Типовые и уникальные системы контроля и управления доступом для офисов и предприятий на базе программных комплексов;

4.2. Система контроля и управления доступом COM-4000XP Light (GATSS) на базе оборудования Galdor-Secotec;

4.3. Системы учета рабочего времени без блокирующих механизмов на базе ПО COМ-4000 XP Light (GATSS);

4.4. Система контроля доступа и учета рабочего времени для одного прохода через турникет на базе ПО COМ-4000 XP Light (GATSS);

4.5. Система контроля доступа (СКД) для четырех проходов на базе ПО COМ-4000 XP Light (GATSS);

В 2008 предприятие ООО «СБ «НЕОН» расширило свою деятельность - оптовые и розничные продажи охранной и пожарной сигнализации, технических средств охраны, обеспечения безопасности и систем видеонаблюдения. Более 4000 наименований продукции, из них более половины постоянно поддерживаются в наличии на складе - все известные бренды производителей систем безопасности, видеонаблюдения, охранно-пожарной сигнализации представлены в ассортиментной линейке компании. Компания работает по всей России.

Компания организовывает доставку продукции в самую удаленную точку страны.

Знакомство клиентов с новинками рынка систем безопасности и самыми передовыми решениями в охранном видеонаблюдении, выбор оптимальных ценовых и качественных решений - одна из главных целей, стоящих перед компанией.

Особое внимание компания уделяет инновационным направлениям рынка систем безопасности и видеонаблюдения: GSM-сигнализация, камеры видеонаблюдения, передача видеосигнала, видеорегистраторы, системы цифрового видеонаблюдения, беспроводная сигнализация.

1.2 Описание и характеристика подразделения продаж

Общие положения.

Подразделение продаж является самостоятельным структурным подразделением, который непосредственно подчиняется коммерческому директору:

1. Подразделение создается и ликвидируется приказом генерального директора ООО «СБ «НЕОН»;

2. Подразделение возглавляет директор отдела закупок и продаж, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора ООО «СБ «НЕОН»;

3. На должность директора отдела закупок и продаж назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование и стаж работы на руководящих должностях не менее 5 лет;

4. Директор отдела закупок и продаж должен знать:

- профиль, специализацию, особенности структуры предприятия;

- организацию продажи товара на предприятии;

- законодательные и правовые акты, определяющие направление развития предприятия.

5. В своей работе директор отдела закупок и продаж руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом предприятия приказами и указаниями генерального директора предприятия;

На время отсутствия, директора отдела закупок и продаж, его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.

Основные задачи.

1. реализация товара;

2. расширение клиентской базы;

3. поддержание принятого в компании уровня сервиса.

Функции.

1. Поиск покупателя. Телефонный контакт с потенциальным покупателем (работа со справочниками, адресными книгами, визиты, телефонные звонки);

2. Переговоры с покупателем;

3. Оформление сделки, торгового заказа.

4. Организация выполнения торгового заказа и контроль за соблюдением сроков и условий.

5. Сдача заказа клиенту.

Структура.

Структуру и штатное расписание отдела продаж утверждает генеральный директор предприятия по представлению коммерческим директором.

Отдел продаж имеет в своем составе:

Рис. 1 Структура отдела продаж

Взаимоотношения с другими подразделениями.

С каким должностным лицом или подразделением взаимодействует подразделение

Что получает подразделение

Что предоставляет подразделение

Генеральный директор

- прямые приказы, указания;

- отчеты по заданиям;

- справочную информацию;

Директор закупок и продаж

- указания;

- объем продаж за какой-либо период в количественном выражении;

- объем продаж за какой-либо период в денежном выражении;

Подразделение закупок

- отчет о потребности в товаре

- отчет о продаже товара

Бухгалтерия

- счета клиентов

- выставленные на оплату счета

Права.

Директор отдела закупок и продаж имеет право:

по взаимодействию с внешними организациями:

1. Представлять интересы ООО «СБ «НЕОН» во всех государственных, коммерческих и некоммерческих организациях в пределах своих полномочий.

по планированию и контролю деятельности подразделения:

1. Утверждать планы работ подчиненных подразделений;

2. Запрашивать и получать от всех структурных подразделений предприятий сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

по управлению персоналом:

1. Представлять генеральному директору ООО «СБ «НЕОН» предложения о назначении и освобождении работников сотрудников отдела, а также об их поощрении и наказании;

2. Участвовать в подборе кадров отдела.

в сфере административного управления:

1. Подписывать, визировать документы и вести переписку с внешними организациями в пределах своих прав и полномочий.

2. Проводить оперативные совещания с работниками отдела.

Обязанности.

В обязанности директора отдела закупок и продаж входит:

в сфере административного управления:

1. Руководить работниками отдела.

2. Выполнять в полном объеме и в установленные сроки приказы, указания и поручения генерального директора и коммерческого директора.

3. Обеспечивать выполнение взаимоотношений с другими подразделениями

по планированию и контролю деятельности подразделения:

1. Организовывать разработку и своевременно представлять предложения в перспективные и текущие планы работ предприятия по направлениям деятельности отдела.

2. Организовывать разработку, согласование и представление на утверждение отчетов о работе отдела.

по управлению персоналом:

1. Изучать личные и деловые качества подчиненных, оценивать результаты их деятельности, предоставлять им возможность самостоятельного принятия решений по входящим в их компетенцию вопросам.

2. Осуществлять расстановку кадров отдела с учетом квалификации и деловых качеств работников, обеспечивать повышение их квалификации.

3. Своевременно рассматривать предложения, жалобы работников, принимать по ним решения в пределах своей компетенции.

Критерии оценки качества труда.

Качество труда директора закупок и продаж оценивается с учетом следующих критериев:

1. Качество и полнота исполнения должностных обязанностей, предусмотренных настоящим Положением, трудовым договором и действующим законодательством РФ.

2. Качество, полнота и своевременность выполнения приказов, указаний генерального директора и коммерческого директора ООО «СБ «НЕОН.

3. Полнота/неполнота использования прав, предоставленных настоящим Положением или иными нормативными и распорядительными документами группы предприятий.

4. Обоснованность/необоснованность и эффективность / неэффективность принимаемых управленческих решений.

5. Нарушения трудовой дисциплины и правонарушения, допущенные в процессе трудовой деятельности.

6. Несоблюдение трудовой дисциплины, правил и норм охраны труда, экологической, промышленной и пожарной безопасности работниками подразделения.

Ответственность.

Директор закупок и продаж несет ответственность за:

1. Своевременность, обоснованность и эффективность принимаемых решений.

2. Деятельность подчиненных подразделений и соблюдение сотрудниками трудовой и производственной дисциплины.

3. Организацию и деятельность отдела по выполнению функций, возложенных на отдел.

4. Своевременность выполнения приказов и указаний генерального директора ООО «СБ «НЕОН».

5. Правильность и полноту использования предоставленных прав и полномочий.

6. Соблюдение действующего законодательства.

1.3 Основные цели, средства и распределение ролей в базе данных

Цель: Повысить качество предоставления услуг.

Средства: Автоматизация процесса управления заказами по приему заказов.

Заказ (форма №ТОРГ-26) - применяется для оформления продажи товаров по предварительным заказам с доставкой по указанному адресу или без доставки по адресу на конкретные дату и время.

Роль:

1. Клиент - получение услуг;

2. Менеджер по заказам - прием, регистрация заказа;

3. Директор отдела закупок и продаж - организация и контроль.

Рис. 2. Графическое изображение заказа

Описание процесса:

1. К торговому менеджеру обращается клиент, желающий приобрести товар по телефону;

2. Менеджер по заказам собирает всю информацию, которая нужна для удовлетворения потребностей клиента, для выписки необходимых документов(счета) и для выполнения операций по выполнению заказа клиента.

3. Клиент подтверждает свой заказ;

4. Менеджер сообщает информацию о счете клиенту, печатает соответствующий документ и отдает его в бухгалтерию

5. Клиент оплачивает счет и отправляет его.

При заведении новой записи заказа менеджер вносит следующие регистрационные данные:

1. Клиент;

2. Продавец;

3. Доставка;

4. Номер заказа.

Требования по качеству: Обязательно вежливое рассмотрение всех обращений. Необходим быстрый ответ клиентам без регистрации заказа на простые вопросы, находящиеся в компетенции менеджера по заказам.

1.4 Основы ACCESS - реляционной базы данных

1.4.1 Определение (задание структуры) данных

Во время работы с документом или электронной таблицей пользователь обычно полностью свободен в определении содержимого документа или каждой ячейки таблицы. В текстовом редакторе такая гибкость необходима для того, чтобы поместить ту или иную информацию в нужное место на странице, а в электронной таблице должна быть возможность хранить исходные данные, производить необходимые вычисления и представлять результаты в нужном виде. Эта гибкость обеспечивает успешное решение относительно небольших, хорошо сформулированных задач. Но когда электронная таблица содержит несколько сотен строк, а документы состоят из многих страниц, то работать с ними становится довольно трудно. С ростом объема данных можно обнаружить, что превышены установленные электронной таблицей или текстовым редактором ограничения на память или же вообще исчерпаны возможности компьютерной системы. Если разрабатывать документ или электронную таблицу, которые предназначены для других пользователей, то становится трудно (или даже невозможно) проконтролировать ввод новых и использование уже имеющихся данных. Например, когда в электронной таблице в одной ячейке должна храниться дата, а в другой - денежное поступление, пользователь случайно, может их перепутать. Кроме того, если понадобится работать не только с цифровой или текстовой информацией, можно обнаружить, что электронная таблица не может работать с информацией, представленной в виде рисунка или звука.

СУБД позволяет задать типы данных и способы их хранения. Также можно задать критерии (условия), которые СУБД будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных. В самом простом случае условие на значение должно гарантировать, что случайно не введется в числовое поле буквенный символ. Другие условия могут определять область или диапазоны допустимых значений данных. В наиболее совершенных системах можно задать отношения между совокупностями данных (обычно называемыми таблицами или файлами) и возложить на СУБД обеспечение совместимости или целостности данных. Например, можно заставить систему автоматически проверять отношение введенных заказов к конкретным клиентам.

Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы). Можно задать также форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и предоставления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности, что в базе данных хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности.

1.4.2 Обработка данных

Работа с данными в текстовом редакторе или электронной таблице значительно отличается от работы с данными в СУБД. В документ, подготовленный с помощью текстового процессора, можно включить табличные данные и использовать для их обработки ограниченный набор функций. Можно выполнить поиск строки символов в исходном документе, с помощью ОLЕ (Object Linking and Embedding) включить в него таблицы, диаграммы или картинки из других приложений. В электронной таблице некоторые ячейки содержат обеспечивающие нужные вычисления или преобразования формулы, а данные, которые являются для них исходной информацией, можно ввести в другие ячейки. Данные из электронной таблицы, созданной для какой-то конкретной цели, очень трудно потом использовать в решении других задач. Чтобы выполнить новую задачу, можно организовать связь с данными другой электронной таблицы или использовать ограниченные возможности поиска для копирования выбранного подмножества данных одной из электронных таблиц в другую, которая потребуется для решения новой задачи.

СУБД позволяет работать с данными, применяя различные способы. Например, можно выполнить поиск информации в отдельной таблице или создать запрос со сложным поиском по нескольким связанным между собой таблицам или файлам. С помощью одной единственной команды можно обновить содержание отдельного поля или нескольких записей. Для чтения и корректировки данных можно создать процедуры, использующие функции СУБД. У многих систем имеются развитые возможности для ввода данных и генерации отчетов.

В Microsoft Access для обработки данных некоторых таблиц используется мощный язык SQL (Structured Query Language - Структурированный язык запросов). Используя его, можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Чтобы заставить Microsoft Access решать задачи, совершенно не требуется знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц использует однажды заданные связи между таблицами. Можно сконцентрировать усилия на решении информационных проблем, не затрачивая сил на построение сложной системы, которая отслеживает в нашей базе все связи между структурами данных. В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса - так называемый «запрос по образцу» (QBE, query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, можно буквально за секунды построить довольно сложный запрос.

1.4.3 Управление данными

Электронные таблицы и текстовые документы являются прекрасными средствами для решения так называемых «однопользовательских» задач, но они плохо приспособлены для работы в режиме коллективного пользования. Электронные таблицы также полезны в качестве шаблонов для простых форм ввода информации, но если нам нужно произвести комплексную проверку данных, то здесь их функций явно недостаточно. Электронная таблица хороша в качестве шаблона для счета-фактуры в небольшой фирме. Но если с расширением бизнеса начинает возрастать число сотрудников, вводящих в компьютер заказы, то без базы данных нам не обойтись. Точно так же электронная таблица может использоваться на крупных предприятиях для подготовки сотрудниками отчетов о своих затратах, но для составления общей бухгалтерской отчетности эти сведения все равно должны собираться в базе данных.

В тех случаях, когда возникает необходимость коллективного пользования информацией, настоящая система управления базами данных позволяет защищать информацию от несанкционированного доступа так, что право знакомиться с данными или корректировать их получают только определенные пользователи. Предназначенная для коллективного пользования СУБД имеет средства, не позволяющие нескольким пользователям одновременно корректировать одни и те же данные. Поскольку в Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в нем предусмотрены надежные средства зашиты и обеспечения целостности данных. Можно заранее указать, какие пользователи или группы пользователей могут иметь доступ к объектам (таблицам, формам, запросам) базы данных. Microsoft Access автоматически обеспечивает защиту данных от одновременной их корректировки разными пользователями. Microsoft Access также опознает и учитывает защитные средства других подсоединенных к нашей базе структур (таких, как базы данных РагаDох, dBASE, и SQL).

1.4.4 Microsoft Access - нечто большее, чем СУБД

Точно определив, какие именно данные нужны, каким образом они будут храниться в памяти и какая должна быть система доступа к данным, тем самым можно решить только вопрос управления данными. Кроме этого нужен еще простой способ автоматизации решения предстоящих типовых задач. Даже если можно разработать достаточно сложные «прикладные» электронные таблицы, у нас все равно не будет средств отладки и управления работой таких приложений, позволяющих легко создать, скажем, полные формы для заказов. Напротив, СУБД специально проектируются для создания приложений. Они представляют нам необходимый инструментарий для управления данными и их обработки, а также дают возможность каталогизировать объекты приложения и управлять взаимосвязями между ними. При этом вместе с СУБД в нашем распоряжении оказывается язык программирования и средство отладки.

В свете вышесказанного для автоматизации решения наших задач необходима мощная реляционная СУБД и система разработки приложений. Практически все существующие СУБД имеют средства разработки приложений, которые могут быть использованы программистами или квалифицированными пользователями при создании процедур для автоматизации управления и обработки данных. К сожалению, многие системы разработки приложений для создания процедур требуют знания некоторого языка программирования, например Си или Xbase. Несмотря на всю их силу и богатство средств, для успешного их использования от нас требуется наличие определенной профессиональной подготовки и опыта работы с ними. К счастью, имеются средства, позволяющие легко проектировать и создавать приложения для работы с базами данных без знания языка программирования. Работа в Microsoft Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. Сразу после этого с помощью форм, отчетов и макросов можно определять действия над этими данными.

Формы и отчеты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что очень похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчетах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находящихся в таблицах), так что имея полную свободу действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные - достаточно создать дополнительную форму или отчет, использующие те же самые данные. Если нам нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связей между определенными формами и отчетами или для выполнения определенных действий в качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы. Если нужны более изощренные средства, например библиотечные утилиты Windows, мы можем написать процедуру на Access Basic.

2 Проектирование модели

2.1 Информационные системы и базы данных

В основе решения многих задач лежит обработка информации. Для облегчения обработки информации создаются информационные системы. Информационные системы, в которых применяются ЭВМ, называют автоматизированными.

Информационные системы можно понимать как совокупность аппаратно-программных средств, задействованных для решения некоторой прикладной задачи. В организациях существуют информационные системы, на которые соответственно возложены следующие задачи: учет кадров и материально-технических средств, расчет с поставщиками и заказчиками, бухгалтерский учет и др.

Банк данных является разновидностью информационных систем, в которой реализованы функции централизованного хранения и накопления обрабатываемой информации, организованных в одну или несколько баз данных.

База данных представляет собой совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс языковых и программных средств, предназначенных для создания и совместного использования базы данных многими пользователями.

Администратор базы данных есть лицо или группа лиц, отвечающих за выработку требований к БД, ее проектирование, создание, эффективное использование и сопровождение.

Хранимые в базе данные имеют определенную логическую структуру - иными словами, описывается моделью представления данных (моделью данных), поддерживаемой СУБД.

База данных является основным компонентом проекта приложение Access и может включать в свой состав таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

По стандарту ANSI архитектура база данных должна быть представлена тремя уровнями:

1. Концептуальная схема;

2. Внутренняя схема;

3. Внешняя схема.

Концептуальная схема является общим логическим описанием базы данных, как её представляет себе администратор базы данных, учитывающий интересы всех пользователей. Концептуальная схема не предусматривает особенностей конкретной реализации базы данных. Концептуального уровня в принципе достаточно для работы с базой данных на основе языка манипулирования данными, используемого инструментария моделирования.

Внутренняя схема отражает реализацию базы данных на физическом уровне в рамках конкретной СУБД.

Внешняя схема является описанием некоторой части базы данных, интересующей определённый круг пользователей. Внешнее описание необходимо для ограничения сферы деятельности пользователей разного уровня.

2.2 Концептуальная модель

2.2.1 Описание предметной области «Заказ товара»

Подразделение продаж в отделе закупок и продаж занимается продажей товаров для обеспечения безопасности через заочное обращение покупателя по телефону.

В процессе деятельности на предприятии менеджером осуществляется прием заказа и оформление всех необходимых документов.

При заведении новой записи заказа менеджер вносит следующие регистрационные данные:

1. Клиент;

2. Продавец;

3. Доставка;

4. Номер заказа.

2.2.2 Описание форм документов

1. Информация по клиенту

Код клиента

Название

Обращаться к

Должность

Адрес

Город

Область

Страна

Телефон

Факс

2. Информация по товару

Код товара

Марка

Модель

Производитель

КодТипа

Ед. изм.

Цена

На складе

Поставки прекрашены

3. Информация по сотруднику

Код сотрудника

Фамилия

Имя

Должность

Дата рождения

Дата найма

Адрес

Город

Область

Дом. тел

4. Информация по заказу

Код заказа

Код клиент

Код сотрудник

Дата размещения

Доставка

Стоимость дост.

Название получателя

Адрес

Город

4. Информация по содержанию заказа

Код товара

Модель

Код заказа

Стоимость

Количество

Скидка

2.2.3 Описание порядка оформления документов

На первоначальном этапе менеджер заполняет необходимые для работы документы. Т.е. при появлении нового клиента он вносит его в базу данных предприятия. Происходит оформление документов на информацию по клиенту. Заносится название компании, адрес, его рабочий телефон.

2.3 Внутренняя модель. Нормализация таблиц

Проектирование информационных систем, включающих в себя базы данных, осуществляется на физическом и логическом уровнях. Решение проблем проектирования на физическом уровне во многом зависит от используемой СУБД, зачастую автоматизировано и скрыто от пользователя. В ряде случаев пользователю предоставляется возможность настройки отдельных параметров системы, которая не составляет большой проблемы.

Логическое проектирование заключается в определении числа и структуры таблиц, формировании запросов к БД, определении типов отчетных документов, разработке алгоритмов обработки информации, создании форм для ввода и редактирования данных в базе и решении ряда других задач.

Решение задач логического проектирования БД в основном определяется спецификой задач предметной области. Наиболее важной здесь является проблема структуризации данных, на ней надо сосредоточить основное внимание.

При проектировании структур данных для автоматизированных систем можно выделить три основных подхода:

1. Сбор информации об объектах решаемой задачи в рамках одной таблицы (одного отношения) и последующая декомпозиция ее на несколько взаимосвязанных таблиц на основе процедуры нормализации отношений.

2. Формулирование знаний о системе (определение типов исходных данных их взаимосвязей) и требований к обработке данных, получение с помощью CASE-системы (системы автоматизации проектирования и разработки баз данных) готовой схемы базы данных или даже готовой прикладной информационной системы.

3. Структурирование информации для использования в информационной системе в процессе проведения системного анализа на основе совокупности правил и рекомендаций.

Проектирование базы данных начинается с определения всех объектов, сведения о которых будут включены в базу, и определение их атрибутов.

Атрибуты представляют собой свойства, характеризующие сущность, то есть объект любой природы, данные о котором хранятся в базе данных.

Затем атрибуты сводятся в одну таблицу - исходное отношение.

Создание базы данных учета и анализа заказа включает в себя на первом этапе проектирования определение информации которая должна содержаться в базе и какую информацию необходимо получить менеджеру.

В этом случае это:

1. Информация по клиенту

2. Информацию по товару

Основной задачей, решаемой в процессе проектирования БД является задача нормализации ее отношений методом нормальных форм. Этот метод заключается в последовательном переводе отношений из первой нормальной формы в нормальные формы более высокого порядка по определенным правилам.

Отношения находятся в первой нормальной форме, если все его атрибуты являются простыми (имеют единственное значение).

Отношения находятся во второй нормальной форме, если оно находится в 1НФ и каждый неключевой атрибут функционально полно зависит от первичного ключа (не должно быть дублирования записей).

Отношения находятся в третей нормальной форме только в том случае, если все неключевые атрибуты отношения взаимно независимы и полностью зависят от первичного ключа. Таблица разбивается на несколько таблиц, тем самым исключается функциональная зависимость между полями. Вычисляемые поля также должны быть исключены.

2.4 Выделение сущностей и обеспечение целостности данных

Основное правило при создании таблиц сущностей - это «каждой сущности - отдельную таблицу».

Поля таблиц сущностей могут быть двух видов: ключевые и неключевые. Введение ключей в таблице практически во всех реляционных СУБД позволяет обеспечить уникальность значений в записях таблицы по ключу, ускорить обработку записей таблицы, а также выполнить автоматическую сортировку записей по значениям в ключевых полях.

Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ, значения которого однозначно идентифицирует каждый из ее картежей. Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть уникальным. Никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя, поскольку приращение значения поля производится автоматически. Ключи обычно используют для ускорения работы с кортежами отношения, организации связывания таблиц и т.д.

Обычно достаточно определения простого ключа, реже - вводят составной ключ. В некоторых СУБД пользователям предлагается определить автоматически создаваемое ключевое поле нумерации (в Access - это поле типа - «счетчик»), которое упрощает решение проблемы уникальности записей таблицы.

Иногда в таблицах сущностей имеются поля описания свойств или характеристик объектов. Если в таблице есть значительное число повторений по этим полям и эта информация имеет существенный объем, то лучше их выделить в отдельную таблицу (придерживаясь правила: «каждой сущности - отдельную таблицу»).

Информацию о сущностях следует представить таким образом, чтобы неключевые поля в таблицах были взаимно независимыми и полностью зависели от ключа.

В процессе обработки таблиц сущностей надо иметь в виду следующее. Новую сущность легко добавить и изменить, но при удалении следует уничтожить все ссылки на нее из таблиц связей, иначе таблицы связей будут некорректными. Многие современные СУБД блокируют некорректные действия в подобных операциях.

Записи таблицы связей предназначены для отображения связей между сущностями, информация о которых находится в соответствующих таблицах сущностей.

Под целостностью понимают свойство базы данных, означающее, что она содержит полную, непротиворечивую и адекватно отражающую предметную область информацию.

Различают физическую и логическую целостность. Физическая целостность означает наличие физического доступа к данным и то, что данные не утрачены. Логическая целостность означает отсутствие логических ошибок в базе данных, к которым относятся нарушение структуры БД или ее объектов, удаление или изменение установленных связей между объектами и т.д. В дальнейшем речь будем вести о логической целостности.

Поддержание целостности БД включает проверку (контроль) целостности и ее восстановление в случае обнаружения противоречий в базе. Целостное состояние БД задается с помощью ограничений целостности в виде условий, которым должны удовлетворять хранимые в базе данные.

Среди ограничений целостности можно выделить два основных типа ограничений: ограничения значений атрибутов отношений и структурные ограничения на кортежи отношений.

Наиболее гибким средством реализации контроля значений атрибутов являются хранимые процедуры и триггеры, имеющиеся в некоторых СУБД.

Структурные ограничения определяют требования целостности сущностей и целостности ссылок. Каждому экземпляру сущности, представленному в отношении, соответствует только один его кортеж. Требование целостности сущностей состоит в том, что любой кортеж отношения должен быть отличим от любого другого кортежа этого отношения, т.е., иными словами, любое отношение должно обладать первичным ключом.

Формулировка требования целостности ссылок тесно связана с понятием внешнего ключа. Внешние ключи служат для связи отношений (таблиц БД) между собой. При этом атрибут одного отношения (родительского) называется внешним ключом данного отношения, если он является первичным ключом другого отношения (дочернего). Говорят, что отношение, в котором определен внешний ключ, ссылается на отношение, в котором этот же атрибут является первичным ключом.

Требование целостности ссылок состоит в том, что для, каждого значения внешнего ключа родительской таблицы должна найтись строка в дочерней таблице с таким же значением первичного ключа.

Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств. В результате анализа деятельности отдела выделяем следующие свойства полей имеющихся таблиц:

2.5 Определение связей методом сущность - связь

2.5.1 Основные понятия метода

Основными понятиями метода сущность-связь являются следующие:

1. сущность;

2. атрибут сущности;

3. ключ сущности;

4. связь между сущностями;

5. степень связи.

Сущность представляет собой объект, информация о котором хранится в БД. Экземпляры сущности отличаются друг от друга и однозначно идентифицируются. Названиями сущностей являются, как правило, существительные.

Атрибут представляет собой свойство сущности. Это понятие аналогично понятию атрибута в отношении

Ключ сущности - атрибут или набор атрибутов, используемый для идентификации экземпляра сущности. Как видно из определения, понятие ключа сущности аналогично понятию ключа отношения.

Связь двух или более сущностей - предполагает зависимость между атрибутами этих сущностей.

Приведенные определения сущности и связи не полностью формализованы, но приемлемы для практики. Следует иметь в виду, что в результате проектирования могут быть получены несколько вариантов одной БД. Так, два разных проектировщика, рассматривая одну и ту же проблему с разных точек зрения, могут получить различные наборы сущностей и связей. При этом оба варианта могут быть рабочими.

Степень связи является характеристикой связи между сущностями, которая может быть типа: 1:1, 1:М, М:1, М:М.

1. Связь вида 1:1 образуется в случае, когда все поля связи основной и дополнительной таблиц являются ключевыми;

2. Связь вида 1:М имеет место в случае, когда одной записи основной таблицы (поля связи ключевые) соответствует несколько записей вспомогательной (поля связи неключевые);

3. Связь М:1 имеет место в случае, когда одной или нескольким записям основной таблицы (поля связи неключевые) соответствует одна запись дополнительной таблицы (поля связи ключевые);

4. Связь М:М возникает в случае, когда нескольким записям основной таблицы соответствует несколько записей дополнительной таблицы (и в той и в другой поля связи неключевые).

2.5.2 Схема данных

Установление связей между таблицами облегчает доступ к данным, повышает достоверность хранимой в базе данных информации. Для создания связей СУБД Access имеет специальное диалоговое окно - схема данных. Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать приступаем к созданию связей между полями таблиц. В открывшемся диалоговом окне Связи включаем флажки Обеспечение условия целостности данных (поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым и оба поля должны иметь одинаковый тип), Каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей (обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице).

Диалоговое окно Схема данных наглядно отображает связи между таблицами и атрибуты, по которым они связываются (первичные и внешние ключи).

Выводы:

1. База данных представляет собой совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области.

2. Хранимые в базе данные имеют определенную логическую структуру - иными словами, описывается моделью представления данных (моделью данных), поддерживаемой СУБД.

3. Концептуальная схема является общим логическим описанием БД, как её представляет себе администратор БД, учитывающий интересы всех пользователей.

4. Внутренняя схема отражает реализацию БД на физическом уровне в рамках конкретной СУБД.

5. Внешняя схема является описанием некоторой части БД, интересующей определённый круг пользователей. Внешнее описание необходимо для ограничения сферы деятельности пользователей разного уровня.

6. В результате анализа предметной области разработана концептуальную модель, собрана информацию об объектах решаемой задачи в рамках одной таблицы (одного отношения) с последующей декомпозицией ее на несколько взаимосвязанных таблиц на основе процедуры нормализации отношений, сформулированы знания о системе (определение типов исходных данных и их взаимосвязей), составление таблицы свойств.

На основании произведенных действий разработал внутреннюю модель (схему данных, отражающую связи между сущностями).

3. Разработка пользовательского интерфейса (приложений)

3.1 Разработка форм

Приложение представляет собой программу или комплекс программ, обеспечивающих автоматизацию обработки информации для прикладной задачи. В данной программе рассматриваются приложения, использующие БД. Приложения могут создаваться в среде или вне среды СУБД - с помощью системы программирования, использующей средства доступа к БД, к примеру Delphi или C++ Builder. Приложения, разработанные в среде СУБД, часто называют приложениями СУБД, а приложения, разработанные вне СУБД, - внешними приложениями.

Для работы с базой данных зачастую достаточно средств СУБД и не нужно использовать приложения, создание которых требует программирования. Приложения разрабатывают главным образом в случаях, когда требуется обеспечить удобство работы с БД неквалифицированным пользователям или интерфейс СУБД не устраивает пользователей.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы.

Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм, но существуют по крайней мере четыре причины, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу.

Во-первых, малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам.

Во-вторых, разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в таблицах. Для ввода данных им предоставляют разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу.

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены