Разработка автоматизированной системы по учёту и анализу заказов покупателей и формированию заказов поставщикам

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет информационных технологий

Дипломная работа по теме:

РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ПО УЧЁТУ И АНАЛИЗУ ЗАКАЗОВ ПОКУПАТЕЛЕЙ И ФОРМИРОВАНИЮ ЗАКАЗОВ ПОСТАВЩИКАМ

Введение

Любой торговой компании в процессе работы приходится иметь дело с обработкой больших массивов разнородной информации, вести учет движения товаров, денег, обрабатывать большое количество первичной документации, планировать финансовые потоки. Если до появления ПЭВМ данная работа велась вручную, то в настоящее время существует целый класс программ, призванный решать круг задач по автоматизации работы предприятия, ведению управленческого и бухгалтерского учета. Наибольшее распространение в нашей стране получили программные продукты компании “1С” серий «1С:Предприятие».

«1С:Предприятие» является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ «1С:Предприятие», включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.

Все составляющие системы программ «1С:Предприятие» можно разделить на Технологическую платформу (оболочку) и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству.

Плюсом разделения системы не оболочку и конфигурацию является открытость программы и возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы "1С", адаптируя ее к потребностям данного предприятия. Кроме этого, пользователь может создавать новые программные модули и структуры, однако их создание требует глубоких знаний самой системы и наличия хотя бы базового образования в области программирования.

Возможности по изменению конфигурации позволяют обеспечить максимальное соответствие системы индивидуальным особенностям учета в конкретной организации, обеспечивают возможность развития системы вместе с компанией, а также расширяют функциональность программы путем добавления к ней новых компонент. Одной из таких компонент стала разрабатываемая система управления закупочной деятельностью.

Несмотря на то, что торговые компании отличаются друг от друга размерами, структурой, продукцией которой они торгуют, всем им приходится иметь дело в процессе деятельности с оптимизацией управления системой закупок товара для дальнейшей реализации. Чем крупнее фирма, чем динамичнее происходит торговля и чем больше номенклатурных единиц в обороте, тем серьезнее стоят перед ней проблемы проектирования оптимального, то есть наиболее динамичного потока материальных ценностей.

Безусловно, что с одной стороны, широта ассортимента, наличие прогрессивных форм обслуживания, оптимальная ценовая политика фирмы существенно влияет на объем продаж торговой компании, а следовательно на финансовое состояние фирмы. Но с другой стороны, омертвление финансовых ресурсов в процессе торговой деятельности в излишних товарных запасах и дебиторской задолженности уменьшает доходность торговых операций, в случае, если товар не будет реализован или реализован за больший, чем планировалось, период времени.

Выполнение дипломной работы “Разработка автоматизированной системы по учету и анализу движения товаров и формированию заказов поставщикам” преследует две взаимосвязанных цели.

1. Формирование структуры представления и хранения данных в комплексной информационной, используемой компанией, в данном случае «1С: Предприятие», отвечающее требованиям компании, и позволяющее реализовать программу по формированию заказов поставщикам.

2. Создание программного комплекса, реализующего прогнозирование товарного спроса исходя из анализа заказов покупателей и формирующего заказ на поставку товара.

Разрабатываемое программное обеспечение должно удовлетворять следующим требованиям:

содержать информацию о заказах покупателей и оперировать ей при анализе

не зависеть от количества номенклатурных единиц в обороте

давать адекватный прогноз спроса на товар

давать возможность оценивания принятого прогноза и введения корректировок

иметь удобный пользовательский интерфейс

иметь возможность модернизации с учётом пожеланий пользователя

слабо зависеть от вычислительной мощности ПК

В данной дипломной работе решаются вопросы по реализации на базе системы «1С:Предприятие» программы по сбору информации о заказах покупателей, ее анализу и формированию заказов поставщикам, на основании прогнозируемого спроса, а также изменение структуры представления данных для адаптации системы к условиям работы предприятия, и обеспечения возможности такого прогнозирования.

Цель разрабатываемой программы - дать информацию менеджеру по закупкам о том, что, и в каких количествах следует закупать для поддержания максимального объема продаж, избегая разрывов в торговом процессе в связи с отсутствием необходимого товара, и снижая при этом риск перезатаривания склада.

Глава 1. Специальная часть

1.1 Описание комплексных информационных систем (КИС)

Предприятие - это единый организм, и добиться повышения эффективности работы всего предприятия можно улучшая работу каждого из отделов, а также улучшая взаимодействие между ними, прежде всего обмена информацией, важной для нормального функционирования компании. Этого можно добиться, только используя информационные системы в работе предприятия. Перечислим к чему может привести использование информационной системы:

снижению общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках),

повышению скорости товарооборота,

сокращению излишков товарных запасов до минимума,

увеличению и усложнению ассортимента продукции,

улучшению качества продукции,

выполнению заказов в срок и повышению общего качества обслуживания заказчиков.

Основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:

Сбор, обработка, хранение и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для финансового и любого другого анализа и использования при принятии управленческих решений.

Автоматизация выполнения бизнес операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия.

Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.

Для того, чтобы реально оценить эффективность системы, очень важно понимать какие задачи может решать правильно разработанная информационная система:

Планирование производственной деятельности. Составление производственных планов различного уровня, - от стратегических до оперативных, - и проверка возможности их исполнения в соответствии с состоянием производственных мощностей и людских ресурсов. Степень детализации планов различного уровня различна - от набора продукции для решения задач стратегического планирования до конкретных материалов или производственных операций для оперативного управления производством;

Управление закупками, запасами, продажами. Это автоматизация процессов планирования и учета для задач снабжения (материально-технического обеспечения) производства, сбыта готовой продукции и управления складскими запасами;

Управление финансами. Как правило, это ведение бухгалтерии, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности;

Управление персоналом. В подсистеме управления персоналом реализованы все основные потребности работы с кадрами: найм и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, планирование их карьерного роста, расчет заработной платы и учет рабочего времени. Рассмотрение персонала, как отдельного вида ресурса позволяет связать воедино кадровый потенциал предприятия и производственные планы, что также возможно при использовании информационной системы;

Управление затратами. Сюда относится учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовой продукции или услуг;

Управление проектами/программами. Современная деятельность предприятия все больше рассматривается через призму реализации производственных проектов или программ, для которых может осуществляться отдельное планирование и учет;

Проектирование продукции и технологических процессов. Информация о составе продукции, технологических маршрутах ее изготовления, разработка продукции в соответствии с требованиями клиентов, а также оценка затрат, которые понесет предприятие при выпуске такой продукции.

Как можно было заметить, информационные системы способны на многое. Но для получения эффективности при крупном капиталовложении при приобретении системы, следует правильно выбрать, какая именно система нужна. В данном случае, придерживаться принципа «чем больше функций, тем лучше» не стоит. Чем больше система «может», тем дороже она стоит и существует вероятность того, что будут использоваться далеко не все ее функциональные возможности, и она не окупит себя.

1.2 Классификация информационных систем и их требования

Первые системы, которые были разработаны для решения задач управления на предприятии, в основном охватывали сферу складского или материального учета (IC - Inventory Control). Их появление связано с тем, что учет материалов (сырья, готовой продукции, товаров) с одной стороны является извечным источником различных проблем для руководителя предприятия, а с другой (на предприятии относительно крупного размера) одной из самых трудоемких областей, требующих к себе постоянного внимания. Основной «деятельностью» такой системы является учет материалов.

Следующий этап усовершенствования материального учета был ознаменован системами планирования производственных или материальных (в зависимости от направления деятельности организации) ресурсов. Эти системы, вошедшие в стандарт, а вернее два стандарта (MRP - Material Requirements Planning и MRP II - Manufacturing Requirements Planning), очень широко распространены на Западе и давно и успешно используются предприятиями, в первую очередь производственных отраслей. Основные принципы, которые легли в основу систем стандарта MRP, включают

описание производственной деятельности как потока взаимосвязанных заказов;

учет ограничения ресурсов при выполнении заказов;

минимизацию производственных циклов и запасов;

формирование заказов снабжения и производства на основе заказов реализации и производственных графиков.

Разумеется, есть и другие функции MRP: планирование цикла технологической обработки, планирование загрузки оборудования и т.д. На рисунке изображены процессы, которые реализуются при использовании такой системы:

Рис. 1.1

Следует отметить, что системы стандарта MRP решают проблему не столько учета, сколько управления материальными ресурсами предприятия.

Наиболее популярным на данный момент новым видом информационных систем являются системы стандарта ERP - Enterprise Resource Planning. ERP-системы в своей функциональности охватывают не только складской учет и управление материалами, что в полном объеме предоставляют вышеописанные системы, но добавляют к этому все остальные ресурсы предприятия, прежде всего денежные. То есть ERP-системы должны охватывать все сферы предприятия, непосредственно связанные с его деятельностью. В первую очередь, здесь имеются в виду производственные предприятия. Системы данного стандарта поддерживают осуществление основных как финансовых, так и управленческих функций. Например, в системах Baan - это:

финансы и бухгалтерия,

производство,

сбыт (включая складской учет, торговлю и маркетинг),

транспорт,

сервис и обслуживание оборудования,

управление проектами,

а также единая управленческая панель - модуль Информационная Система Руководителя, на которой руководитель может видеть все основные подразделения и производственные показатели.

Главная задача систем ERP состоит в отслеживании текущего состояния дел на предприятии и сигнализации руководителям обо всех опасных изменениях в производственной деятельности. Процессы, которыми управляет информационная система стандарта ERP, изображены на рис. 2:

Рис. 1.2

Информационная система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации. Несмотря на это, надлежит выделить несколько основных требований к системе, общих для всех «потребителей»:

Локализация информационной системы. В связи с тем, что наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).

Система должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа, многоуровневая система защиты данных и т.д.

В случае внедрения системы на крупное предприятие со сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации.

В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.

Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов.

Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия.

1.3 Проектирование и создание информационной системы

Проектирование информационной системы является, пожалуй, самым важным элементом автоматизации деятельности предприятия. Правильно спроектировать систему означает обеспечить большую часть успеха всего проекта автоматизации. Очень частой ошибкой является внедрение информационной системы при отсутствии какой-либо четко сформулированной системы управления. То есть выражение «создать систему правления» воспринимается как «внедрить нечто компьютерное». Нужно четко осознавать, что система управления первична, а уже создание информационной системы на ее основе, или, попросту говоря, ее реализация в компьютерном виде - вторична.

Многие компании верят в то, что одна только автоматизация приведет к улучшению финансово-экономической ситуации, и начинают усилия по реализации информационных систем непосредственно с автоматизации, пропуская критические шаги понимания и упрощения своих бизнес процессов. Но нередко эти процессы настолько неупорядочены, что в общем создают впечатление хаоса на предприятии. Как известно, автоматизировать хаос далеко не просто, если невозможно. Поэтому прежде чем создавать информационную систему следует пересмотреть систему управления в организации. Изменение бизнес процессов называют реинжинирингом (business processes reengineering). Так, для начала нужно упорядочить схему бизнес процессов и систему управления организации в целом:

определиться с организационной штатной структурой,

разработать механизм финансово-экономического управления компанией (в том числе определить центры ответственности),

произвести выделение основных технологических потоков (процессов),

разработать механизмы организационного управления технологическими потоками,

на основании созданных механизмов управления сформировать технологию финансового анализа и управления деятельностью технологических потоков.

Если будут иметься вышеперечисленные технологии, будет значительно легче разработать информационную систему. Однако, часто приходится упрощать бизнес процессы на предприятии, для того, чтобы было проще описать их на языке компьютеров.

Организация - это набор правил и процедур. Информационная система это тоже набор правил и процедур, поэтому следует понимать какие инструкции и процедуры какими заменить. Не следует также забывать о человеческом факторе при создании информационной системы. Во-первых, именно людям придется работать с системой - одна работать она в любом случае не сможет. Во-вторых, служащие могут улучшить (или упростить) процессы, с которыми они ежедневно встречаются. Автоматизация должна происходить только после того, как служащие поймут процесс и примут решение о необходимости автоматизации.

После проведения формирования четкой системы управления, начинается непосредственно процесс проектирования информационной системы. Важно, чтобы в проектировании системы участвовали по возможности все сотрудники, которые будут с ней работать. Это позволит определить небольшие особенности и частные потребности в работе каждого отдела организации, поскольку только пользователи будущей системы лучше всего знают, что им нужно.

Финансовый менеджер и руководство предприятия должны относиться к автоматизации, как к проекту, то есть определить все стадии, характеристик, временные рамки и бюджет. Основными этапами работы над проектом по автоматизации являются:

Проведение обследования с целью описания бизнес процессов организации.

Разработка технического задания на систему автоматизации.

Разработка технического проекта системы.

Разработка системы (иногда называемая настройкой).

Различные стадии и этапы внедрения, опытной и промышленной эксплуатации.

Выполнение доработок в соответствии с изменившимися потребностями организации.

Результатом проектирования системы является строго формализованное описание как объекта ее автоматизации, так и ее самой. Этот документ должен содержать описание того, с какой информацией должна работать система, каким образом представляются в ней данные и по каким правилам она работает.

1.4 Внедрение информационной системы

Эффективность автоматизации деятельности предприятия, наравне с правильным проектированием и созданием системы, зависит от способа ее внедрения в организационную структуру компании. Обусловлено это психологическими факторами - обычно наблюдается сопротивление сотрудников созданию и использованию системы. Кроме того, внедрение системы может длиться от 6 месяцев до 2-3 лет. За такой период могут произойти изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на работу предприятия. Поэтому ожидания руководства по поводу результатов работы системы могут не оправдаться (так как они уже успеют измениться).

Существует несколько подходов к внедрению информационной системы в работу предприятия. Для рассмотрения двух из них будет использоваться пример организации, имеющей три уровня иерархии: уровень исполнителей и два уровня управления.

Традиционный подход.



Рис. 1.3 - Традиционный подход

Рис. 1.4 - Первый этап горизонтальной автоматизации: автоматизация уровня исполнителей

Данный подход к внедрению информационных систем для автоматизации деятельности компании организован по принципу «сверху вниз». Недостатки данного подхода известны: одним из самых существенных недостатков является то, что внедряемая в организации традиционная ("жесткая") система автоматизации позволяет получать результаты от работы системы в первую очередь исполнителям нижнего уровня.

Только после завершения автоматизации всех бизнес операций на исполнительском уровне, менеджеры среднего уровня смогут начать получать полезные для них результаты работы системы.

Рис. 1.5 - Второй этап горизонтальной автоматизации: автоматизация уровня исполнителей и среднего звена управления.

Для того, чтобы высшее руководство организации смогло получать из системы полную информацию, должно пройти много времени - несколько месяцев или даже лет.

Рис. 1.6 - Завершение автоматизации всех иерархических уровней организации.

Как уже было сказано, часто к моменту окончания внедрения системы, потребности организации успевают измениться, что вызывает неудовлетворенность руководства организации полученными за долгое время и за большие деньги результатами. Систему приходится или дорабатывать под новые задачи организации или менять на более соответствующую текущим потребностям организации систему. Если при выборе новой системы снова используется традиционный подход, то нет гарантии, что новая система окажется лучше старой.

Инновационный подход

Второй подход к автоматизации деятельности предприятия основан на использовании адаптируемых инновационных систем - систем, “способных саморегулироваться в соответствии с изменениями внешних условий.”

Эта особенность таких систем делает возможной “автономную” последовательную автоматизацию отдельных участков деятельности организации с постепенным "выращиванием" единой системы, охватывающей всю организацию.

Очевидно, что при автоматизации не всей организации, а небольшого участка, значительно снижается нагрузка на персонал и минимизируются неизбежные организационные и психологические проблемы внедрения. Система наращивается в соответствии с потребностями организации.

При этом важным качеством такой системы является то, что система обладает возможностью выращивания "сверху вниз", когда в первую очередь автоматизируется не деятельность исполнителей, а уровень подготовки и структурированного представления информации для руководства организации.



Рис. 1.7 - Первый этап: автоматизация верхних уровней управления

Рис. 1.8 - Второй этап: создание единого информационного потока

Использование адаптируемой системы предоставляет заказчику свободу выбора - автоматизировать деятельность своего предприятия традиционным образом снизу-вверх или отказаться от традиционного подхода к автоматизации и, сочетая организационные мероприятия и возможности системы автоматизации, начать получать первые реальные результаты от работы системы в первую очередь на верхнем уровне управления через 6-8 недель после начала работ.

Установленная на первом этапе система позволяет осуществлять расширение возможностей пользователей. Это облегчает не только внедрение и адаптацию существующей системы к потребностям пользователей, но и обеспечивает возможность развития функций системы в перспективе при изменении и развитии потребностей предприятия.

Рассматриваемая компания используется инновационный подход к интеграции системы с деятельностью предприятия. Система «1С: Предприятие» охватывает все отделы компании, но не все функции этих отделов. Для примера рассмотрим отдел продаж: выписка накладных и учет движения товаров производятся в системе, а ценовая политика и расчет цен производятся вручную с использованием электронных таблиц MS Excel.

Вышеизложенное описание использования информационных технологий в компаниях показывает, что система «1С: Предприятие» может выступать в качестве системного интегратора, в связи с тем, что она использует инновационный подход к внедрению, становится возможным выращивание единой системы, охватывающей всю организацию, и перенос в нее данных и информации с которыми ведется работа.

1.5 Описание системы «1С:Предприятие»

Программа «1С: Предприятие» представляет собой программную среду (технологическую платформу), в которой, в свою очередь, функционирует макропрограмма, называемая «Конфигурацией». «Конфигурация» полностью определяет круг и функциональность решаемых задач, и именно с ней имеет дело конечный пользователь. А с помощью встроенного языка владелец пакета «1С: Предприятие» может как модернизировать уже готовые конфигурации, подстраивая их под конкретные задачи, так и создавать новые.

Функциональные компоненты

Технологическая платформа, кроме механизмов, используемых во всех продуктах 1С: Предприятия, включает три функциональные основные компоненты. Функциональные компоненты включаются в состав продуктов системы 1С: Предприятие, использующих специфические возможности компонент.

Компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций. Она обеспечивает ведение планов счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонента используется для автоматизации бухгалтерского учета в соответствии с любым законодательством и методологией учета.

Компонента «Расчет» предназначена для выполнения сложных периодических расчетов. Она может использоваться для расчета заработной платы любой сложности, расчетов по ценным бумагам и других видов расчетов.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в самых различных разрезах в реальном времени. Она используется для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами и т.д. Компонента позволяет отражать в учете операции хозяйственной жизни предприятия непосредственно в момент их совершения.

Типовые Конфигурации системы 1С: Предприятие

В комплект поставки программных продуктов системы программ 1С: Предприятие включаются типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики.

Конфигурации, использующие возможности одной функциональной компоненты, предназначены для автоматизации отдельных сфер деятельности предприятий, например, бухгалтерского учета, торгового учета или расчета заработной платы. Конфигурации, использующие возможности нескольких компонент, обеспечивают комплексную автоматизацию различных направлений учета в единой информационной базе.

Особенностью системы программ 1С: Предприятие является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы "1С". Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации.

Рассмотрим несколько типовых конфигураций, содержащих выше перечисленные функциональные компоненты.

Типовая конфигурация 1С: Бухгалтерия 7.7 (Компонента «Бухгалтерский учет»)

«1С: Бухгалтерия» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она может использоваться на предприятиях разных направлений деятельности и форм собственности.

«1С: Бухгалтерия» предоставляет бухгалтеру гибкие возможности учета:

использование нескольких планов счетов одновременно

многоуровневые планы счетов

многомерный аналитический учет

многоуровневый аналитический учет

количественный учет

многовалютный учет по неограниченному числу валют

ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий

ведение консолидированного учета

учет импортных товаров в разрезе ГТД (автоматический подбор необходимых номеров ГТД при выписке счетов-фактур)

Программа позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета:

операции по банку и кассе

основные средства и нематериальные активы

материалы и МБП

товары и услуги, выполнение работ

учет производства продукции

учет валютных операций

взаиморасчеты с организациями

расчеты с подотчетными лицами

расчеты по зарплате

расчеты с бюджетом

другие разделы учета.

1С: Бухгалтерия позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов:

платежные поручения

счета на оплату и счета-фактуры

приходные и расходные кассовые ордера

акты, накладные, требования, доверенности

другие документы.

Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документами по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

Удобный пользовательский интерфейс

Путеводитель по конфигурации предназначен для быстрого освоения программы бухгалтером. Он позволяет ознакомиться с порядком использования программы по конкретным разделам учета и тут же выполнить необходимые действия.

Режим комментирования проведения документов. В процессе автоматического формирования проводок документами программа информирует пользователя о том, почему были сформированы те или иные проводки.

Настраиваемые панели инструментов позволят вам быстро получать доступ к часто используемым функциям программы.

Типовая конфигурация 1С: ТОРГОВЛЯ И СКЛАД 7.7 (Компонента «Оперативный учет»).

"1С: Торговля и склад" предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

"1С: Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия и позволяет:

вести раздельный управленческий и финансовый учет

вести учет от имени нескольких юридических лиц

вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней)

вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию

оформлять закупку и продажу товаров

производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных

вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам

формировать необходимые первичные документы

оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД

выполнять резервирование товаров и контроль оплаты

вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе

вести учет товарных кредитов и контроль их погашения

вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату

В "1С: Торговля и склад" вы можете:

задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен

работать с взаимосвязанными документами

выполнять автоматический расчет цен списания товаров

быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов

вести учет товаров в различных единицах измерения,

а денежных средств - в различных валютах

получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег

автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С: Бухгалтерии.

Надежность и безопасность

"1С: Торговля и склад" содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:

возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации

специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок

возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды

установка запрета на редактирование печатных форм документов

"запирание" системы пользователем при временном прекращении работы.

1С: Зарплата и Кадры 7.7 (Компонента «Расчет»)

Программа "1С: Зарплата и Кадры" предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета, может использоваться как на хозрасчетных предприятиях Российской Федерации, так и в организациях с бюджетным финансированием. Она позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы.

Основные функциональные возможности:

Первоначальные возможности

Разнообразные возможности, поддерживаемые конфигурацией

Все необходимые отчеты и документы

Расчет заработной платы

Различные системы и формы оплаты труда

Учет отработанного времени

Учет северных и районных особенностей

Кадровый учет и штатное расписание

Автоматизация кадрового учета и штатного расписания

Особенности бюджетных организаций

Учет специфики бюджетных организаций.

Дополнительные возможности системы

Разнообразные возможности настройки конфигурации

Работа с распределенными информационными базами

Администрирование, работа в сети и права доступа

Дополнительный сервис

1С: Предприятие 7.7". Комплексная поставка "Бухгалтерия; Зарплата и Кадры; Производство и Услуги; Торговый и складской учет"

Система программ "1С: Предприятие" предоставляет широкие возможности ведения автоматизированного учета на предприятиях, в организациях и учреждениях, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета.

"1С: Предприятие" позволяет организовать эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый, складской и производственный учет, а также расчет заработной платы.

В комплексную поставку входят основные компоненты системы программ "1С: Предприятие":

- "Бухгалтерский учет",

- "Оперативный учет",

- "Расчет",

а также основные конфигурации:

- "Бухгалтерский учет"

-"Торговля +Склад"

-"Зарплата + Кадры"

-"Производство + Услуги + Бухгалтерия"

-"Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры"

Пользователи могут применять конфигурации, входящие в новую комплексную поставку, как по отдельности, так и совместно, подобрав для себя подходящий вариант работы с системой. Выбор конфигурации зависит, прежде всего, от решаемых задач, от типа деятельности и структуры конкретного предприятия, уровня сложности ведения учета и других условий.

Пользователи могут вести учет в комплексной конфигурации или решать разные задачи учета в отдельных конфигурациях, пользуясь средствами обмена данных, или же начать с автоматизации одного из направлений учета, используя отдельную конфигурацию.

Комплексная конфигурация "Бухгалтерия + Торговля +Склад + Зарплата + Кадры"

Сохраняя возможности основных конфигураций "Бухгалтерский учет", "Торговля + Склад" и "Зарплата + Кадры", комплексная конфигурация обеспечивает интегрированное ведение учета:

Единую систему нормативно-справочной информации;

Автоматическое отражение торгово-складских операций и расчета заработной платы в бухгалтерском учете;

Финансовый учет по нескольким юридическим лицам;

Консолидированный управленческий учет.

Версии программных продуктов

Различные версии продуктов системы программ 1С: Предприятия могут использоваться в организациях с различными объемами информации, различным количеством пользователей автоматизированной системы и различной интенсивностью работы пользователей.

Однопользовательские версии программ обеспечивают работу с информационной базой только одного пользователя (в один момент времени). Однопользовательские версии используются в основном на небольших предприятиях.

Сетевые версии позволяют работать с одной информационной базой одновременно нескольким пользователям. Сетевые версии используются тогда, когда необходимо, чтобы с автоматизированной системой работали одновременно несколько сотрудников. Существуют версии, допускающие работу ограниченного числа пользователей, и без ограничения числа пользователей.

Версии для SQL обеспечивают возможность работы с информационной базой в режиме клиент-сервер. Это позволяет обеспечить большую устойчивость и надежность функционирования системы, а также увеличивает производительность системы, особенно при работе большого количества пользователей.

Базовые версии программ системы 1С: Предприятия рассчитаны на работу одного пользователя и, в отличие от других версий, не включают средства для изменения конфигурации. Они используются для ведения достаточно простого учета, не требующего настройки на особенности конкретной организации.

Рассматриваемая компания использует многопользовательскую сетевую версию программы, поддерживающую полный инструментарий конфигурирования системы Работа ведется в комплексной конфигурации системы «1С: Предприятие», следовательно изначально в систему заложено максимально возможное количество как рабочих функций, так и способностей к адаптации.

1.6 Структура данных в системе 1С и средства конфигурирования системы

Понятие конфигурации в системе программ 1С: Предприятие

Функционирование системы делится на два процесса - конфигурирование (описание модели предметной области средствами систем) и исполнение (обработку данных предметной области).

Результатом конфигурирования является Конфигурация, которая представляет собой модель предметной области.

Конфигурацией в системе 1С: Предприятие называется совокупность трех взаимосвязанных составных частей:

Структуры метаданных

Набора пользовательских интерфейсов

Набора прав



Рис.1.9 - Пример конфигурации системы

Метаданными в системе 1С: Предприятие называется совокупность объектов метаданных, настроенных на хранение и обработку информации о хозяйственной деятельность конкретного предприятия. Метаданные определяют функциональность конфигурации, и являются базовыми конструкциями для их создания. По своей сути такие объекты представляются аналогом реальных объектов из сферы предметной деятельности предприятия. Например, объект “Справочник” предназначен для ведения любых списков однородных данных: справочников, картотек и пр. По характеру своего содержания этот объект соответствует понятию “таблица” в таких базах данных, как Access или FoxPro. Однако есть и существенные различия в формировании и использовании объектов в системе “1С”. Здесь разработчик фактически не имеет дела с понятием “база данных” - все вопросы хранения информации, в том числе создания и коррекции файлов, решаются самим объектом. Все объекты “1С: Предприятие” принимают на себя функции как сохранения своих данных на внешних носителях, так и визуального представления информации в виде экранных диалогов и печатных документов. Кроме того, большинство объектов, в качестве своего компонента, включают модуль формы, содержащий программный код для выполнения нестандартных операций при работе с объектом - реализации конкретного алгоритма обработки диалога. Однако то, что видно в окне “Конфигурация” при создании новой информационной базы - это лишь список типов объектов, на основе которых можно создавать реальные объекты, предназначенные для конечного пользователя. Если проводить сравнение с VB, то это лишь панель инструментов, которые можно использовать для создания приложения.

Объекты метаданных - формальное описание группы понятий предметной область со сходными характеристиками и одинаковым предназначением.

Рассмотрим объекты метаданных:

Константы

Предназначены для работы с постоянной и условно постоянной информацией

Справочники

Предназначены для работы с постоянной и условна постоянной информацией. Обычно справочниками являются списки материалов, товаров, организаций, валют, сотрудников и др. Справочники могут быть многоуровневыми

Перечисления

Перечисления используются для описания постоянных наборов значений, не изменяемых для конкретной конфигурации. На этапе конфигурирования можно описать практически неограниченное количество видов перечислений. В отличие от справочника, значения перечислений задаются на этапе конфигурирования, и не могут быть изменены на этапе исполнения.

Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), статусу клиента (постоянный, разовый).

Документы

Документы предназначены для хранения основной информации обо всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, прочие подобные события. Примерами документов могут служить такие документы как «Платежное поручение», «Расходная накладная», «Приходно-кассовый ордер» и т.д.

Журналы документов

Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов.

Отчеты и обработки

Для описания отчетов и процедур произвольной обработки на этапе конфигурирования может быть создано неограниченное количество форм отчетов. Каждая форма имеет свой диалог настройки, который позволяет определить набор параметров формирования отчетов. Например, для выдачи складской справки - выбрать конкретный склад.

Регистры (компонента «Оперативный учет»)

Предназначены для анализа остатков и движений средств в системе 1С: Предприятие.

Регистр представляет собой многомерную систему хранения остатков или оборотов. Каждый регистр на этапе конфигурации описывается набором измерений и ресурсов.

Под измерением понимается набор значений, которые детализируют движения средств, и в разрезе которых хранятся остатки; под ресурсом - числовая величина, которая является количественным или суммовым значением, отражающих размер движение (остатка).

Календари

Для ведения рабочего графика предприятия или сторонних организаций, для учета рабочего времени сотрудников разных категорий служат календари.

Кроме специализированных объектов, конфигурация содержит корневой объект, имеющий глобальный программный модуль конфигурации, содержащий общедоступные процедуры конфигурации, а также программу, которая автоматически выполняется при запуске данной конфигурации в среде “1С: Предприятие”.

Пользовательским интерфейсом в системе1С: Предприятие называется совокупность команд главного меню и панелей инструментов, настроенных на работу с конкретными объектами данных - документами, справочниками, журналами и т.д. Как правило, пользовательский интерфейс создается для конкретной категории пользователей. Цель создания интерфейса - обеспечить быстрый доступ пользователей к той информации, которая необходима им в соответствии с их обязанностями.

Набор прав - определение полномочий пользователей на работу с информацией, которая обрабатывается в системе.

Большинство объектов метаданных в системе1С: Предприятие могут иметь визуальное представление. В самом лучшем случае визуальное представление состоит из следующих частей:

Экранный диалог, используемый для ввода и редактирования информации, хранящейся в объекте метаданных;

Печатная форма объекта метаданных (печатных форм может быть несколько)

Модуль формы - программа на встроенном языке системы1С: Предприятие. Как правило, модуль формы содержит алгоритм построения печатной формы объекта метаданных, а также может выполнять обработку вводимой в диалог информации для целей входного контроля, выполнения расчетов и т.п.

Технологические средства конфигурирования и администрирования системы 1С: Предприятие

Встроенный программный язык

Необходимость наличия встроенного языка определена концепцией настраиваемости системы. Синтаксис встроенного языка вполне отвечает стандартам высокоуровневых языков.

Язык представляет собой, в некоторой степени, предметно-ориентированный язык программирования. Он поддерживает специализированные типы данных предметной области, определяемые конфигурацией системы. Работа с этими типами данных в языке организована с использованием объектной техники. Язык ориентирован на пользователей различной квалификации. В частности, его отличает мягкая типизация данных (обеспечивающая быстрое написание программных модулей) и жесткий контроль синтаксических конструкций, уменьшающий вероятность ошибок.

Так как система сочетает в себе визуальные и языковые средства конфигурирования, использование встроенного языка в системе имеет событийно-зависимую ориентацию, то есть языковые модули используются в конкретных местах для отработки отдельных алгоритмов, настраиваемых в процессе конфигурации. Так, например, для документа можно описать алгоритм автоматического заполнения реквизитов при вводе нового документа. Данная процедура будет вызвана системой в нужный момент.

Механизм запросов

Для получения произвольных отчетов сложной структуры в системе предусмотрен предметно-ориентированный механизм запросов. Данное средство опирается на существующую условно-переменную структуру информационной базы системы, что позволяет сравнительно просто описывать достаточно сложные запросы.

Встроенный текстовый редактор

Используется системой для создания программных модулей на встроенном языке и для редактирования документов в текстовом виде.

Одной из особенностей редактора является возможность контекстного выделения цветом синтаксических конструкций встроенного языка.

Встроенный редактор диалогов

Используется для произвольной настройки форм ввода и редактирования информации. Позволяет оформить большинство окон, которые используются в системе для ввода и просмотра предметной информации.

Встроенный редактор табличных документов

Для всех выходных документов (первичных документов и отчетов) в системе предусмотрен единый формат - формат табличных документов. Это мощное средство, сочетающее в себе оформительские возможности табличной структуры и векторной графики. Таким образом, он может быть использован как для создания небольших документов с очень сложной структурой линий, так и для объемных ведомостей, журналов и других подобных документов.

Конструкторы

Конструкторы - вспомогательные инструменты, облегчающие разработку стандартных элементов системы 1С: Предприятие. В системе имеются конструкторы справочника, документа, журнала документов, отчета и вида субконто. Еще пять конструкторов облегчают разработку программных модулей в стандартных случаях.

Система настройки пользовательских интерфейсов

Для того чтобы интерфейс конкретной конфигурации системы полностью отражал настроенные структуры данных и алгоритмы, в системе 1С: Предприятие, помимо редактора диалоговых форм и табличных документов, предусмотрена возможность настройки общих интерфейсных компонент системы: меню, панелей инструментов, комбинаций клавиш. На этапе конфигурирования может быть создано несколько пользовательских интерфейсов для разных категорий пользователей (руководителей, менеджеров, кладовщиков и др.)

Система настройки прав пользователей и авторизации доступа

Данная система позволяет описывать наборы прав, соответствующие должности пользователей. Структура прав определяется конкретной конфигурацией системы. Например, могут быть введены такие наборы прав, как «Главный бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер» и т.д.

Отладчик

Для удобства разработки конфигурации в системе предусмотрен отладчик. Отладчик позволяет прослеживать исполнение программных модулей конфигурации, замерять сравнительное время исполнения, просматривать содержимое переменных.

Администрирование роботы пользователей

Для отслеживания текущего состояния работы системы используется монитор пользователей. Он позволяет просмотреть, кто из пользователей в настоящий момент работает с конкретной информационной базой и в каком режиме.

Журнал регистрации изменений

Журнал ведется системой автоматически. В нем отражаются все факты изменений данных пользователями.

Описание встроенного языка

Назначение и краткая характеристика встроенного языка

Встроенный язык системы 1С: Предприятие предназначен для описания (на стадии разработки конфигурации) алгоритмов функционирования прикладной задачи.

Язык представляет собой, в некоторой степени, предметно-ориентированный язык программирования. При своей относительной простоте он обладает некоторыми объектно-ориентированными возможностями, например, правила доступа к атрибутам и методам специализированных типов данных (документам, справочникам и т.п.) подобны свойствам и методам объектов, используемых в других объектно-ориентированных языках. Однако специализированные типы данных не могут определяться средствами самого языка, а задаются в визуальном режиме конфигуратора. Все операторы языка имеют как русское, так и англоязычное написание, которые можно использовать одновременно в одном исходном тексте.

Типизация переменных в языке не жесткая, т.е. тип переменной определяется ее значением. Переменные не обязательно объявлять явно, неявным определением переменной является ее первое упоминание в левой части оператора присваивания, но возможно также явное объявление переменных посредством соответствующего оператора. Массивов как таковых в системе «1С: Предприятие 7.7» нет, но есть списки и таблицы значений, которые можно рассматривать как массивы и как структуры данных.

Программный модуль.

Программные модули в конфигурации системы 1С: Предприятие не являются самостоятельными программами в общепринятом понимании этого слова, поскольку они являются только частью всей конфигурации задачи. Программный модуль - это своего рода «контейнер» для размещения текстов процедур и функций, вызываемых системой во время исполнения задачи в определенные моменты работы. Поэтому программный модуль не имеет формальных границ своего описания типа: «Начало модуля» - «Конец модуля».

Место размещения конкретного программного модуля (тот самый «контейнер») предоставляется конфигуратором в тех точках конфигурации задачи, которые требуют описания специфических алгоритмов функционирования. Эти алгоритмы следует оформлять в виде процедур или функций, которые будут вызваны самой системой в заранее предусмотренных ситуациях (например, при нажатии кнопки в диалоговом окне).

Каждый отдельный программный модуль воспринимается системой как единое целое, поэтому все процедуры и функции программного модуля выполняются в едином контексте.

Любой программный модуль состоит из трех следующих разделов:

определение переменных;

процедуры и функции;

основная программа.

Основная программа модуля исполняется каждый раз при его запуске на выполнение. Программные модули хранятся в конфигурации в виде исходного текста, и компиляция каждого из них выполняется только в момент первого обращения. А затем модуль в виде машинного кода уже хранится в оперативной памяти. Таким образом, получается, что компиляция программ происходит каждый раз при запуске приложения, но распределенная схема компиляции конфигурации небольшими фрагментами приводит к тому, что эти операции проходят практически незаметно для пользователя. Тем более что при компиляции используется схема однопроходной трансляции, что повышает скорость преобразования кода. Впрочем, существует и недостаток подобной схемы работы - “позднее связывание” затрудняет решение проблем проверки связей на уровне синтаксического контроля.

Контекст выполнения программного модуля

Каждый программный модуль связан с остальной частью конфигурации задачи. Эта связь называется контекстом выполнения модуля. Следует различать два вида контекста:

глобальный контекст задачи;

локальный контекст выполнения конкретного модуля.

Глобальный контекст образуется:

значениями системных атрибутов, системными процедурами и функциями;