Разработка автоматизированной системы по учёту и анализу заказов покупателей и формированию заказов поставщикам

значениями заданных в конфигураторе констант, перечислений, регистров, видов расчета, групп видов расчета;

переменными, процедурами и функциями глобального программного модуля, объявленными с ключевым словом Экспорт.

Глобальный контекст виден всем программным модулям и определяет общую языковую среду конфигурации.

Локальный контекст модуля образуется тем конкретным местом конфигурации задачи, для которого использован программный модуль. Локальный контекст виден только конкретному программному модулю и определяет для модуля набор непосредственно доступных модулю значений агрегатных типов данных, их атрибутов и методов (см. «Виды программных модулей»). Однако, контекст модуля можно передать как объект в виде параметра при вызове процедур и функций (см. «Передача локального контекста программного модуля в качестве параметра»). Кроме того, контекст модуля определяет тот набор методов, которые доступны только в данном контексте (см. «Атрибуты и методы контекста Модуля формы», «Методы контекста Модуля формы элемента справочника» и т. п.). Локальный контекст предназначен для того, чтобы дать возможность управлять частными аспектами поведения задачи, присущими данному модулю.

В языке поддерживаются следующие базовые типы данных:

Числовой - любое десятичное число. Над данными числового типа определены основные арифметические операции.

Строковый - может задаваться любая последовательность символов, в том числе и пустая.

Типом Дата может представляться любая корректная дата.

Но если в процессе работы модуля или вычисления выражений возникнет необходимость в преобразовании типов данных отдельных значений, то их легко можно преобразовать.

В языке определены агрегатные типы данных - специализированные типы данных системы «1С: Предприятие 7.7», суть которых - отражение объектов предметной области и способ работы с ними. Работа с агрегатными типами данных имеет существенные отличия от работы с обычными базовыми типами данных. Конкретные значения существующих агрегатных типов данных могут быть определены в программном модуле двумя способами:

- некоторые значения заранее известны в программном модуле из его глобального и локального контекста;

- другие значения могут быть определены с помощью системной функции СоздатьОбъект, которой в качестве параметра передается строка с именем агрегатного типа данных, созданного в конфигураторе.

Каждый агрегатный тип данных, как правило, имеет набор атрибутов и методов. Атрибуты по свойствам напоминают переменные, им можно присваивать или считывать значения.

Методы - действия, которые может выполнять агрегатный тип данных. Методы могут иметь или не иметь возвращаемое значение. Если метод имеет возвращаемое значение, то он может размещаться в правой части оператора присваивания, в выражениях, в описании фактических параметров других вызываемых методов, процедур или функций.

Справочник - средство для ведения списков однородных элементов данных. Помимо наименования элементов данных, списки могут содержать различную дополнительную информацию. Физическим аналогом справочника является картотека. Каждая карточка - это элемент справочника, а сведения, заносимые в карточку, являются реквизитами справочника. Перечень справочников, доступных в конкретной конфигурации, их названия и реквизиты определяются в конфигураторе.

Перечисление - средство работы с элементами данных, список возможных значений которых жестко задан. В отличие от справочников, списки значений в перечислении задаются в процессе их создания в конфигураторе и при выполнении задачи не могут быть изменены. Состав перечислений, доступных в конкретной конфигурации, их названия и допустимые значения определяются в конфигураторе.

Документ - средство для ввода первичной информации о совершаемых хозяйственных операциях. Перечень документов, доступных в конкретной конфигурации, их названия, реквизиты и другие свойства определяются в конфигураторе.

Документы, как объекты прикладной задачи, тесно связаны с Регистрами оперативного учета. Только документы могут изменять значения ресурсов в регистрах (этот алгоритм прописывается в предопределенной процедуре Обработка Проведения для каждого вида документа). Движения (приращения) регистров выполняются в момент "проведения" документа. Никаким другим способом, кроме как через проведение документов на содержимое регистров повлиять нельзя. Так, нельзя, например, создать отчет, который бы изменял значения, хранящиеся в регистрах. С другой стороны, документы не порождают в регистрах необратимых действий. То есть, если ранее проведенный документ удалить или сделать его не проведенным, то удалятся и все движения регистров, порожденные им. Если отредактировать (изменить) ранее проведенный документ, то при перепроведении документа все движения регистров, порожденные ранее, удалятся и заменятся новыми.

Регистр - специфический инструмент системы «1С: Предприятие 7.7», средство накопления оперативной информации о наличии и движении средств.

Регистры являются внутренним инструментом конфигурации, к которым нет непосредственного доступа через интерфейс пользователя. Информация о результатах хозяйственных операций, которая появляется при оформлении документов, накапливается в регистрах при "проведении" документов, а отображение информации, содержащейся в регистрах, осуществляется при помощи формирования отчетов. Информация из регистров используется для анализа хозяйственной деятельности за прошедший период и формирования бухгалтерских итогов.

При создании регистра определяется то, как будет обрабатываться, группироваться и сохраняться сводная информация. Регистры могут быть двух видов:

Регистр остатков - это объект, предназначенный для ведения остатков "ресурсов" на момент времени с привязкой к некоторому набору "измерений".

Оборотный регистр - это объект, предназначенный для подсчета оборота "ресурсов" за заданный интервал времени с привязкой к некоторому набору "измерений".

Ресурсами регистра могут являться любые категории учета, которые могут быть представлены в числовом виде, такие как: "количество товара", "долг клиента", "сумма наличных" и т.п. Измерения регистра - это оси координат, на пересечении которых регистр хранит конкретные значения ресурсов. Кроме того, при записи движения регистра можно задавать "реквизиты" регистра. Значения реквизитов регистра просто сопровождают запись о движении регистра (подобно комментарию) для возможности в дальнейшем производить фильтрацию движений при выборке.

Для получения сводной выходной информации в системе «1С: Предприятие 7.7» используются объекты метаданных, называемые «Отчеты» и «Обработка». Объект данных этого типа представляет собой алгоритм обработки информации на внутреннем языке системы «1С: Предприятие 7.7». К алгоритму обязательно «прикрепляется» диалог, при помощи которого, при необходимости, можно организовать ввод каких-либо параметров, влияющих на ход его алгоритма. Сам алгоритм получения отчета описывается с использованием встроенного языка, при этом может быть задействован встроенный язык запросов, а так же может использоваться объект типа «Таблица Значений».

Таблица Значений - это средство языка (не сохраняемый в информационной базе объект), которое позволяет строить «динамические массивы» и манипулировать ими (добавлять, редактировать, удалять элементы, сортировать). Таблица значений может быть заполнена значениями любого типа, в одной таблице типы хранимых значений могут быть разными. Таблица значений может использоваться и как простой двумерный массив значений и как таблица строк определенной структуры, когда колонки типизированы и имеют идентификаторы.

Запрос - средство для выполнения обращения к документам, регистрам, документам, справочникам с целью получения сводной информации при формировании выходных отчетов. В программных модулях допускается создавать произвольное число объектов Запрос при помощи вызова системной функции Создать Объект и через переменную, созданной этой функцией можно осуществлять доступ к атрибутам и методам запросов.

Текст описания запроса передается методу Выполнить в качестве параметра. Данный метод выполняет выборку данных, формирует временный выходной набор данных, вычисляет значения функций запроса. В дальнейшем этот набор данных может использоваться для заполнения формы отчета. Использование запросов позволяет строить простые отчеты и облегчает построение сложных отчетов. При построении сложных отчетов использование запросов может существенно снизить трафик сети, т.к. однажды выбранная при исполнении запроса информация, хранящаяся на локальном компьютере, может многократно использоваться. Запросы можно использовать не только для построения отчетов, но и для реализации других процедур конфигурации, требующих получения из базы данных некой сводной информации.

Таким образом, встроенный язык системы «1С: Предприятие 7.7» помогает решить многие проблемы, связанные с настройкой информационной системы предприятия на его специфику. Но сколь универсальной не была бы система, она не может учесть особенности каждого конкретного предприятия, каждой конкретной области бизнеса.

Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод о том, что за счет использования элементов объектно-ориентированного программирования и удобного конструктора данных система 1С отличается необычайной гибкостью в отношении конфигурирования. Так как объекты, по сути дела, могут быть любыми, и не накладывается жестких ограничений на программные модули, в системе возможно организовать практически любую структуру данных, даже не предусмотренную в стандартных конфигурациях.

1.7 Требования компании к возможностям работы системы

Основная цель системы комплексной автоматизации - создать мощный и достаточно универсальный инструмент, который руководитель мог бы использовать непосредственно в процессе анализа деятельности предприятия и принятия управленческих решений. Очевидно, что у руководителей и рядовых сотрудников любого торгового предприятия существуют общие требования к любой системе автоматизации работы торгового предприятия и ведения управленческой отчетности, поэтому прежде чем сформулировать требования конкретной организации к возможностям работы программы «1С:Предприятие» сформируем ориентировочные требования к КИС, далее рассмотрим схему и особенности работы компании, под которую производится адаптация системы 1С. В заключение, учитывая индивидуальные особенности данной компании, наполним общие требования конкретным содержанием.

Как показывает практика, при разработке требований к системе особое внимание целесообразно уделить следующим:

Функциональные требования. Здесь необходимо отразить задачи системы по автоматизации координации взаимодействия служб предприятия, автоматизации процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности и обеспечения информационной поддержки для принятия руководством управленческих решений. Простейший пример: если система предполагает вместо заполнения документов авторучкой просто формирование их вручную на экране компьютера без дальнейшей взаимосвязанной обработки, вряд ли она принесет пользу.

Отражение специфики бизнеса. Попросту говоря, система должна не мешать, а помогать работать персоналу предприятия. Внедрение системы не должно повлечь за собой необходимости выполнения сотрудниками дополнительных, не свойственных их профессиональным обязанностям операций.

Возможности адаптации. Здесь имеется ввиду гибкость настройки программного обеспечения системы под специфику бизнеса конкретного предприятия.

Простота перехода на новую систему. Здесь можно отразить такие требования, как удобство использования, квалификация персонала, легкая обучаемость, привычность используемой терминологии и интерфейсов пользователя программных средств.

Комплексность. Здесь следует остановиться на двух аспектах. С одной стороны, нужно учитывать степень охвата системой направлений деятельности, характерных для предприятия. Программное обеспечение интегрированной системы должно охватывать все аспекты бизнеса и чем полнее это делается, тем лучше. С другой стороны, масштаб приобретаемой интегрированной системы должен соответствовать масштабу актуальных для предприятия задач.

Возможность получения полной связной разносторонней отчетности. Эта группа требований может определять как заранее заданные состав и виды стандартных отчетов, формируемых системой, так и возможность формирования различных видов отчетной информации по запросам потребителей. В последнем случае содержание и форма отчета выбираются системой в зависимости от характеристик, указанных в запросе.

Преемственность данных из старых систем. Если на предприятии уже функционируют автоматизированные системы, здесь следует определить, будут ли они использоваться после внедрения новой системы. Если будут, то нужно указать, какие данные из этих систем должны использоваться новой системой, и наоборот. Если старые системы использоваться не будут, нужно указать, следует ли единовременно ввести данные из старых систем в новую для обеспечения преемственности.

Получение отчетности в стандартных редакторах. Вряд ли сотрудников устроит ситуация, когда автоматизированная система позволяет только распечатать отчетную информацию, да еще и только в одном, жестко определенном виде. В этом случае при формировании комплексных отчетов сотрудникам придется выполнять работу по перепечатке вручную данных из различных документов. Поэтому стоит учитывать наличие в системе возможности выдавать отчетные данные в форматах распространенных текстовых редакторов (например, Microsoft Word) и (или) электронных таблиц (например, Microsoft Excel).

Эргономичность интерфейса. Современные средства разработки программного обеспечения позволяют реализовать самые изощренные варианты интерфейса пользователя, в том числе и настолько вычурные, что разобраться в них не сможет и сам разработчик через полгода после сдачи системы. Однако в системе по возможности должны применяться стандартизованные средства интерфейса пользователя, соответствующие характеру выполняемых человеком операций.

Минимизация персонала. Здесь могут быть сформулированы требования по сокращению числа сотрудников, занятых выполнением определенных видов деятельности, после внедрения автоматизированной системы.

Возможности удаленного доступа. В этой группе могут быть приведены требования, определяющие работу с удаленными филиалами (складами), а также возможность удаленного доступа сотрудников к системе. Например, ряд современных систем обеспечивает возможность доступа с использованием Интернета. В этом случае сотрудник или руководитель предприятия, находящийся, скажем, в командировке, может работать с системой практически так же, как он работал бы с ней, находясь в своем офисе.

Безопасность. Здесь можно отразить две группы требований. Первая будет определять особенности защиты информации в системе от разрушения при сбоях и отказах оборудования (резервное копирование и т.п.), а вторая - особенности защиты информации от несанкционированного доступа с целью злоупотреблений или деструктивных воздействий (разграничение прав доступа к информации и др.).

Использование специализированного оборудования. Если особенности бизнеса организации предполагают применение кассовых аппаратов, сканеров штрих-кодов или другого специализированного оборудования, здесь учитывается поддержка такого оборудования и ориентировочное количество используемых устройств каждого типа.

Бюджет и сроки внедрения системы. Здесь следует указать ориентировочную сумму, которой по тем или иным причинам ограничиваются затраты на создание автоматизированной системы управления, а также предполагаемые сроки выполнения работ.

Следует, вероятно, еще раз подчеркнуть, что здесь дана только канва для определения требований к системе в целом. Перечисленные выше общие группы требований должны быть не просто продекларированы, а наполнены конкретным количественным или качественным содержанием. Только при этом условии данные требования могут послужить одной из реальных основ выбора адаптируемой интегрированной системы и организации процесса ее внедрения. Кроме того, в каждом конкретном случае может быть изменено ранжирование приведенных выше групп требований.

Процесс определения требований к КИС в целом может носить итеративный характер. Ряд первоначально сформулированных требований может быть некоторым образом изменен.

Следует отметить, что процесс автоматизации можно разделить на два основных этапа - выбор конкретной интегрируемой системы из имеющихся на рынке и собственно процесс адаптации и внедрения системы. Эти этапы тесно взаимосвязаны. Здесь важно иметь ввиду, что полная стоимость комплексной автоматизации складывается из стоимости этих этапов. При этом стоимость второго этапа может в несколько раз превышать стоимость приобретения модулей системы.

Чтобы выбрать систему, позволяющую эффективно решить задачи автоматизации управления бизнесом, необходимо не только иметь представление о рынке систем, но и знать реальные особенности и потребности компании. Для того, чтобы сформулировать требования компании к возможностям системы, необходимо сначала описать саму компанию, структуру ее работы, информацию, находящуюся в системе и доступную для анализа. После этапа формализации системы работы компании мы вернемся к общим требованиям к КИС, и перечислим конкретные цели, которые должно преследовать внедрение системы.

Структура работы компании.

В данной работе рассматривается деятельность предприятия оптово-розничной торговли имеющее своей целью снабжение сетевых и розничных магазинов, а также розничных и мелкооптовых рынков продуктами питания. Так как в основе работы любого предприятия лежит принцип разделения труда, т.е. каждый отдел (сотрудник) должен выполнять операции, список которых определен его служебными обязанностями, то будем рассматривать работу компании с точки зрения работы различных отделов и описания их взаимодействия между собой, точнее той информации, которой должны обмениваться различные подразделения для обеспечения нормального рабочего процесса.

Целесообразно выделить в компании 4 отдела:

отдел продаж

склад и доставка

отдел закупок

менеджмент и бухгалтерия

Однако в данной работе достаточно рассмотреть деятельность только двух отделов: отдела продаж и отдела закупок, так как все произведенные доработки программы основаны на анализе деятельности этих отделов, и в наибольшей степени будут оказывать влияние на их работу.

Отдел продаж.

Отдел продаж отвечает за прием заказов от клиентов, выписку расходных документов и их обработку, ценообразование и за остальную текущую работу, связанную с клиентами, которая не имеет прямого отношения к дипломной работе.

При рассмотрении работы отдела продаж необходимо осветить следующие аспекты работы:

Порядок приема и обработки заказа.

Товаропроводящие пути и их особенности.

Особенности ценообразования и сложившуюся систему расчета цен.

Порядок приема и обработки заказа.

Перечислим этапы которые проходит попадающий в систему заказ и рассмотрим каждый из них подробнее, кроме этого, необходимо понять, какая информация проходит через отдел и какая часть этой информации остается в системе.

Составление заказа торговым представителем.

Передача заказа в офис.

Ввод заказа в систему 1С.

Кредит-контроль.

Простановка и контроль цен, расчет скидок.

Передача накладной на склад.

Сборка (комплектация) накладной на складе.

Корректировка расходной накладной с учетом проделанных изменений на складе.

Формирование на основании полученной накладной пакета товарно-транспортных документов и передача в отдел доставки.

Рассмотрим каждый из этих пунктов подробнее:

Составление заказа торговым представителем. Составление заказа происходит при встрече ТП и клиента в ходе которой и формируется заявка на товар на бумажном носителе (бланке заказа), исходя из таких факторов, как остаток продукции у клиента, цена. предлагаемая нашей компанией и конкурентами, реклама, группа товаров по которым работает покупатель, и многие другие. В заказе указываются название контрагента, перечень заказываемых позиций (номенклатурных единиц) с указанием необходимого количества, расходные цены и дата поставки товара покупателю, но не ранее, чем на следующий день после заказа. Сам процесс составления заказа, особенности спроса на товар для различных групп контрагентов и результирующий объем заказа попозиционно являются исходными данными для прогнозирования товарного спроса, поэтому их корректный учет и правильный анализ критически важны для построения адекватного алгоритма прогнозирования, что составляет пп 1.4 и 1.5 данной дипломной работы и подробнее проблемы, связанные с учетом и анализом объема заказа будут рассмотрены далее.

Передача заказа в офис. Название этого этапа говорит само за себя и подразумевает физическое перемещение бланка заказа от ТП в офис, стоит только отметить, что заказ, в зависимости от даты поставки может быть передан в офис как в день составления, так и позже.

Ввод заказа в систему 1С. Оператор на основании бланка заказа формирует в системе «1С:Предприятие» расходную накладную (документ “Реализация: Купля-Продажа”) на дату, контрагента и по условиям, указанным в бланке заказа. В этом документе перечислены позиции, заказываемые клиентом, в оговоренном количестве. На данном этапе расходная накладная представляет собой копию бланка заказа, но введенного в систему.

Кредит-контроль. производится проверка выполнения клиентом договорных обязательств, таких как:

Наличие неоплаченных поставок

Превышение лимита кредитования, в случае работы на условиях отсрочки

Превышение срока оплаты поставки, в случае работы на условиях отсрочки

Другие факторы, индивидуальные для ряда клиентов.

Все входные данные для контроля присутствуют в системе, так как в 1С ведется отслеживание поставок и оплат, и для каждого контрагента присвоен договор, в котором оговорены условия работы.

Простановка и контроль цен, расчет скидок. Особенностью и существенным недостатком работы компании является ведение учета входных цен, политики ценообразования в электронных таблицах MS Excel. В начале деятельности компании это было оправдано, так как количество номенклатурных единиц не превышало пятидесяти, количество отгруженных накладных за день десяти. Учитывая то, что работа шла всего с несколькими товарными группами, каждой из которых соответствовал определенный поставщик и низкий объем реализации, закупка товара осуществлялась редко, следовательно отсутствовала высокая динамика изменений входных цен и условий поставки. Это давало возможность анализировать входные цены по факту поставки без значительных затрат ресурсов. Продажи осуществлялись по одному товаропроводящему пути - розничным магазинам, что приводило к упрощению системы ценообразования, фактически наценка на товар не менялась со временем, и была одинакова для всех номенклатурных единиц внутри одной товарной группы.

Но с ростом компании количество номенклатурных единиц превысило несколько тысяч, число отгрузок в день возросло до нескольких сотен, при этом работа ведется с десятками поставщиков и на складе ежедневно приходуется товар от нескольких поставщиков. Продажи осуществляются по различным товаропроводящим путям, а именно:

розничные магазины

розничные рынки

мелкооптовые рынки

сетевые магазины

магазины самообслуживания

ключевые клиенты

с индивидуальным составом номенклатурных групп для каждой группы клиентов и различной политикой ценообразования, т.е. наценка на одну и ту же позицию различна различается для разных товаропроводящих путей, и более того - может быть различна для разных клиентов внутри одной группы.

Фактически для каждого товара существуют от 3-5 до 10-15 различных отпускных цен и входная стоимость, но так как вся работа с ценами ведется в электронных таблицах, в 1С расходные цены на товар отсутствуют, кроме базовой розничной цены, в силу этого операторы вынуждены по нескольку часов в день тратить время на простановку цен в расходную накладную в 1С из электронных таблиц MS-Excel. Кажется, что нет ничего сложного в отслеживании входящих цен в 1С, но на практике возникает проблема переноса всех данных из таблиц в 1С, а это около 12'000 значений цен, а главное проблемы отслеживания приходных цен и пересчета расходных по причине высокой интенсивности приходов товара на склад и примитивности стандартных средств ценообразования в системе 1С.

Кроме простановки цен существует еще одно действие, которое возможно автоматизировать - это расчет и расстановка скидок, зависящих от общей суммы накладной, и, опять же, индивидуальных для различных групп клиентов.

Передача накладной на склад. Не требует комментариев - осуществляется физическая передача накладной на склад для сборки заказа.

Сборка накладной на складе. На этом этапе складскими сотрудниками производится сборка заказа т.е его физическая комплектация присутствующим на складе товаром, при этом возможно внесение изменений в накладную, например в случае отсутствия, нехватки товара на складе, либо по другим причинам, например ошибка при выписке или ошибка складских сотрудников.

Корректировка расходной накладной с учетом проделанных изменений на складе. Производятся изменения расходной накладной в системе 1С при наличии изменений, проделанных на складе. То есть в документе «Реализация: купля-продажа» уменьшают количество товара по данной номенклатурной единице в случае нехватки товара, либо удаляют позицию в случае ее отсутствия. затем документ перезаписывают. Необходимо отметить, что в системе не остается первоначального заказа клиента, кроме случаев отсутствия изменений при сборке товара. Поэтому при попытке проведения любого анализа продаж или движения товара в 1С система будет оперировать только данными о фактически проданном объеме товара, с невозможностью восстановить информацию об объеме заказов.

Формирование на основании полученной накладной пакета товарно-транспортных документов и передача в отдел доставки. Фактически не требует комментариев, из системы на основании расходной накладной печатается пакет документов, в который входит товарно-транспортная накладная, счет-фактура, товарная накладная и сертификационное письмо, после чего документы передаются в отдел доставки и товар с документами уходят клиенту.

Товаропроводящие пути и их особенности.

Распространение товара производятся по 4 основным направлениям:

розничные магазины

розничные рынки

оптовые рынки

ключевые клиенты (магазины самообслуживания, сетевые магазины)

Причины выделения различных товаропроводящих путей - объем выборки товара, требования к входным ценам и ассортимент продукции по которому ведется работа.

Оптовые рынки и ключевые клиенты требуют более низких входных цен, чем розничные магазины и рынки, следовательно, этим клиентам имеет смысл предлагать те группы товара, по которым компания может предоставить значительные скидки, это, в свою очередь возможно только в том случае, если закупки данного товара происходят напрямую у производителя, либо у эксклюзивного представителя производителя. Описываемая компания не имеет таких выходов по всей представляемой продукции, в частности, из-за широты ассортимента, поэтому не может обеспечить проходных цен по части ассортимента для рыночных, оптовых и ключевых клиентов. В силу этого принадлежность клиента к какой - либо из перечисленных групп определяет не только величину наценки, но и ассортиментную политику.

В 1С принадлежность определенного клиента заданной группе определяется свойством контрагента - «регион».

Особенности ценообразования и система расчета цен.

Из описания структуры работы отдела продаж видно, что перечень продукции и ценовая политика зависят от принадлежности клиента к определенной группе (в системе 1С таким признаком выступает регион). В процессе работы и после формирования постоянной клиентской базы компания пришла к системе ценообразования и работы с клиентами используя прайс-листы.

Прайс-листы формируются и хранятся в электронных таблицах MS Excel. Структурно прайс-лист представляет собой набор товарных групп по которым ведется работа с данным клиентом, либо группой клиентов, с перечислением номенклатуры внутри группы и отпускными ценами на каждую номенклатурную позицию. При этом наценка на разный товар одной группы как правило не различается и составляет некий коэффициент. Расчет цены реализации производится путем умножения базовой (стабилизированной входной) цены на величину наценки, о формировании базовых цен будет сказано ниже.

Изначально был образован розничный прайс, его особенностью является то, что он включает в себя весь перечень номенклатуры, с которым работает компания. Прайс ориентирован на розничные магазины, некоторые рынки, новых клиентов и клиентов, выбирающих небольшие объемы продукции. В розничном прайсе самые высокие отпускные цены.

По мере развития компании были сформированы другие прайс-листы, такие, как: мелкооптовый, крупнооптовый, индивидуальные прайс-листы ключевых клиентов. В настоящее время активно используются около 20 различных прайс-листов.

Стоит также отметить, что в зависимости от объема заказа компания предоставляет скидки от цен прайс-листа, согласно определенной шкале, различной для различных прайсов.

Прайс-лист совмещен с бланком заказа и ежедневно для торговых представителей распечатывается несколько десятков прайс-листов.

В системе 1С:Предприятие имеются штатные средства расчета цен, но варианты ценообразования весьма ограничены. Для товара могут быть заданы цена закупки и фиксированные цены продажи (розничная, мелкооптовая, оптовая). Прайс-лист только один. Он используется исключительно для удобства выбора товаров при формировании документов, как способ ограничения номенклатуры товаров. При этом цены продажи рассчитываются из цены закупки умножением на некий коэффициент. Цены закупки берется из приходных накладных, а объем товара на который распространяется данная цена рассчитывается исходя учета партий товара.

Такой подход к определению цен при высокой интенсивности приходов неприменим в силу частых, но незначительных колебаний приходных цен на товар. Это приводит к потере стабильности в расходных прайс-листах и ежедневному «плаванью» цен реализации. Данная проблема расчета цен, и ограниченность типов цен в 1С стала решающей для компании при переходе к учету входных цен, ведению политики ценообразования и формированию прайс-листов в электронных таблицах MS Excel, что в конечном итоге привело к перегрузке сотрудников рутинной работой по переносу приходных цен из 1С в Excel, а расходных из Excel в 1С.

В Excel проблема колебания расходных цен решена путем введения буферной цены, названной базовой, эта цена на 2-3% выше приходной, и расходные цены на товар формируются на основании базовой. Базовая цена пересчитывается только в случае значительных изменений входной цены, а такие случаи довольно редки и обычно обусловлены изменением цены производителя.

Кроме перечисленных недостатков стоит отметить возможную потерю прибыли при принятой системе работы в связи ошибками операторов.

Отдел закупок.

Отдел закупок отвечает за всю работу с поставщиками, исключая поиск новых поставщиков и заключение договоров.

В обязанности отдела входит:

планирование поставок товара на склад

составление заказов

размещение заказов у поставщика

контроль выполнения заказа

отслеживание входных цен

В описании данного отдела с точки зрения формирования требований компании к представлению данных в 1С необходимо отметить то, что каждая товарная группа или несколько товарных групп строго соответствуют одному поставщику.

Подробнее описание планирования прихода товара на склад, особенности работы с поставщиками, и порядка составления заказа будет дано в части дипломной работы, посвященной составлению программы по прогнозированию товарного спроса и составлению заказов поставщикам.

Требования компании к возможностям работы системы.

В начале стоит отметить, что модификация представления данных в 1С имеет своей целью отказ от работы и хранения информации в двух программах - 1С и Excel и переход компании к работе только в системе «1С: Предприятие».

Выделим основные проблемы текущего представления данных в 1С:

отсутствие системы стабилизации цен реализации

ограничение на количество цен реализации

возможность формирования единственного прайс-листа

списочная форма печати прайс-листа, не соответствующая нормам компании, отсутствие печатной формы бланка заказа

отсутствие понятия «товарной группы», списочная форма справочника номенклатуры

необходимость устанавливать наценки на каждый товар для каждого типа цен в индивидуальном порядке

отсутствие информации в системе об объеме заказанной продукции

работа с одним и тем же составом номенклатуры, независимо от принадлежности клиента к определенной группе

ручная простановка цен в документы

На основании вышесказанного сформулируем требования компании к возможностям работы системы.

Система «1С: Предприятие» должна:

содержать представление номенклатуры в виде множества прайс-листов, прайс-листы должны иметь свободную структуру, определяемую пользователем

иметь формы печати прайс-листов, соответствующие нормам, принятым в компании

иметь инструментарий работы с прайс-листами

иметь систему расчета цен, стабилизирующую цену реализации при малых изменениях входной цены

отслеживать изменения цен поставки

автоматически проставлять цены в расходные накладные в зависимости от контрагента, на которого выписана накладная

содержать данные о первоначальном заказе клиентов и о фактически отгруженном объеме

1.8 Формирование требуемой структуры представления данных в 1С

Одной из целей доработки данных в 1С было внесение минимальных изменений в конфигурацию и возможность внесения доработок в новые структуры без необходимости изменять конфигурацию. Для этого весь инструментарий работы с новой структурой сформирован в виде внешних обработок (файлы *.ert), обработки хранятся в директории ExtForms базы данных 1С.

Внесение изменений в систему «1С: Предприятие» не преследовало целью разработки новой структуры представления данных, или алгоритмов расчета цен - эти данные уже есть в компании, они являются частью работающей системы и обеспечивают нормального выполнение бизнес - процессов, составляющих основную деятельность компании.

Внесение изменений в конфигурацию имеет своей целью использование программы 1С: Предприятие в качестве системного интегратора, то есть отказ от системы работы в десятках файлов MS Excel и программы 1С и перевод компании на работу только в системе 1С с сохранением всей используемой компанией информации. Но что еще более важно - сохранение всей методологии работы, то есть перенос не только данных, но и алгоритмов их обработки.

Изменения структуры представления данных коснулись преобразования номенклатурного справочника, ввода двух новых сущностей - системы прайс-листов (далее прайсов) и каталога анализа и планирования..

Основной номенклатурный справочник (ОНС)

В стандарте 1С номенклатурный справочник содержит всю информацию о товаре (физические характеристики товара: упаковка, вес,...) и ценах на товар, кроме этого именно с номенклатурным справочником связана вся система регистрового учета, используемая в 1С. Недостатками справочника являются отсутствие иерархии среди товаров, система расчета и записи цен, основанная на периодических значениях.

В процессе доработки конфигурации желательно было наименьшим образом изменять такие критичные для работы системы объекты, как ОНС, так как при этом неизбежны проблемы с совместимостью полученной конфигурации с другими программами, например - менеджера обмена данными. К справочнику добавили 4 новых реквизита - Цена, ДатаЦена, ЦенаБыла и ДатаЦенаБыла - при помощи этих реквизитов в ОНС будет храниться базовые цены на товар, являющиеся буфером между ценой поставки и ценой реализации, а также основной (образующей) ценой для всех цен реализации. кроме этого, в силу введения прайс - листов и хранения в них всех цен реализации можно отказаться от периодических значений цен, а вместо этого введено понятие последней цены и предшествующей цены, этого достаточно для ведения оперативной работы. Историю цен легко восстановить по документам.

Система прайсов (СП)

Как уже упоминалось в данной дипломной работе вся ценовая политика и структура ценообразования в компании ведется в электронных таблицах MS Excel. Для формирования предложения клиенту используются прайс - листы: набор товаров с указанием расходных цен, таким образом компания формулирует не только ценовое, но и ассортиментное предложение своим клиентам, и это предложение может меняться в зависимости от принадлежности клиента к той или иной группе. Создаваемая в 1С система прайсов служит для хранения списков товаров в том виде, в котором они даны в прайсах MS Excel.

Прайс - лист в системе 1с - иерархичная трехуровневая структура. Покажем это на рисунке:

Рис. 1.10 - Структура Прайс-листа

В самом справочнике «_Прайсы» число прайс - листов явным образом не ограниченно. Сам прайс-лист состоит из страниц, внутри которых находятся товарные группы. Так как прайс представляет собой ассортиментное и ценовое предложение клиенту, то их количество и структуру определяет отдел продаж исходя из разделения клиентской базы на различные товаропроводящие пути, а также большую роль играют ключевые клиенты, так как почти все они работают по индивидуальным прайс-листам.

Мы столкнулись новым понятием - товарной группой - рассмотрим его подробнее. Товарная группа - один или несколько товаров, объединенных производителем, либо торговой маркой, и, как правило, имеющего своего поставщика и одинаковую наценку на все номенклатурные позиции в группе для данного прайса.. Одна из основных задач внедрения прайс- листов - добиться иерархичности строения номенклатуры. Опишем плюсы использования товарных групп:

Простота расчета исходящих цен, за счет одинаковой наценки по группе.

Возможность связать поставщика и товарную группу - это упрощает планирование и формирование заказов поставщикам, а также расширяет возможности по построению отчетов.

Простота формирования прайс - листов из товарных групп, а не индивидуальных позиций.

Возможность в процессе эксплуатации насыщать объект «товарная группа» признаками, которые будут распространяться на весь товар группы и описывать некие характерные для этой группы особенности.

Рассмотрим, какую информацию содержит в себе прайс-лист в MS Excel, и какую из этой информации можно перенести в систему 1С:

- Ассортимент, иначе говоря список товара, входящий в данный прайс.

- Ценовая политика, а точнее наценки на базовую цену для каждой номенклатурной позиции.

- Тип клиента. Прайсы формируются под определенные товаропроводящие пути, и работа клиента по данному прайс-листу определяет его принадлежность к той или иной группе клиентов.

- Данные о графическом оформлении прайс-листа.

Не представляет больших сложностей перенос этой информации в 1С: ассортимент и ценовая политика определяются самой структурой конкретного прайс-листа, Тип клиента указывается через свойство контрагента - регион, либо типизируется через отдельный справочник, несколько сложнее с параметрами графического оформления, но их можно решить, сделав различные печатные формы для страницы прайса - назовем их шаблонами, и формированию нового реквизита - _шаблонПечати, по значению которого будет выбираться та или иная печатная форма..

Представление прайсов в 1С.

Для введения в систему 1С: Предприятие структуры прайсов понадобилось ввести новые справочники:

_Прайсы - содержит всю информацию о структуре прайс-листа, вплоть до товарных групп, но не включает описания индивидуальных плзиций.

_Прайс_Товар - описание конкретных позиций прайс - листа, каждая из этих позиций однозначно привязана к ОНС.

_Цены - пары цен (Цена, ЦенаБыла), с датами (ДатаЦена; ДатаЦенаБыла), рассчитываемых на основании базовых цен из ОНС,.полученные в результате расчета цены являются отпускными ценами на товар.

Эти 3 справочника со своими реквизитами достаточно полно описывают прайс листы и дают возможность использования их в системе. Для работы с прайсами создан достаточно богатый набор инструментов, который мы сейчас и опишем.

Инструментарий работы с прайс - листами.

В процессе работы менеджеру по продажам придется формировать новые прайс - листы, изменять используемые, ежедневно распечатывать несколько десятков экземпляров прайсов, кроме этого необходимо вести работу по ценообразованию, анализу входных цен, и при необходимости, изменению выходных.

Все эти функции реализованы в интерфейсе «Администрирование данных» в новой конфигурации 1С: Предприятие. Стоит отметить, что обработки находятся во внешних формах, что позволяет вносить в них изменения, не затрагивая конфигуратор самой системы.

Рассмотрим основные функции, имеющиеся у пользователя.

Рис. 1.11 - Программа формирования прайс-листов

Создание прайс-листов. Новый прайс-лист возможно создать двумя способами - наборов вручную из справочника номенклатуры, либо копированием существующего прайс-листа и изменением копии.

Рассмотрим вначале, как возможно набрать прайс-лист вручную.

На рисунке 1.11 изображена программа, наполняющая пустой прайс - лист номенклатурными позициями, и связывающая их с аналогами из ОНС.



Рис. 1.12 - Программа копирования и удаления

Порядок работы программы очень простой - делается выборка по позициям из ОНС, которые следует добавить в прайс-лист, далее в нужном нам прайс-листе выбираем страницу, в которую необходимо перенести данные. после этого осуществляем сам перенос.

Для того, чтобы создать прайс- лист при помощи только этой программы необходимо довольно много времени, и в случае, если в системе существует хотя-бы один прайс, целесообразно использовать функцию копирования прайс-листов.

Копировать можно как прайс-лист, так его элементы - страницу или товарную группу. для этого достаточно выбрать, что и куда копировать. Программа по копированию прайс-листов показана на рис 1.12 Тот-же инструмент позволяет удалять прайс или его часть прайса.

Кроме этого в модуле Действия с прайсами и ценами мы видим вкладки цены, квота и регламент.

Квота и регламент носят служебный характер и являются специализированным инструментом менеджера по закупкам.

Вкладка цены относится к пересчету прайс-листа, исходя из состояния базовых цен на данный момент времени.

Кроме этого, с той же вкладки производится печать всего прайса, либо выделенной страницы.

Кроме вышеперечисленных функций еще присутствует инструментарий анализа входных цен, автоматического проставления базовой цены, на основании входных, и пересчета прайсовых цен.

Вышеперечисленные инструменты обеспечивают достаточную простоту и функциональность работы с прайсами, а также высокую степень автоматизированности отслеживания входных и пересчета расходных цен.

Каталог анализа и планирования (КАП)

Рассмотрев возможности работы с прайс листами легко заметить, что они представляют крайне удобную форму представления данных для отдела продаж, в частности по причине перехода от ОНС в списочной форме к представлению товара в виде групп. Однако такое представление данных можно использовать не только в деятельности отдела продаж.

Дело в том, что товарные группы, на которых держится структура прайс-листа соответствуют поставщикам, а точнее один поставщик поставляет на склад определенную товарную группу, либо несколько товарных групп. Кроме этого общий розничный прайс-лист является удобной и привычной формой представления данных для менеджера по закупкам. В силу этих причин была предпринята попытка сделать, основываясь на механике розничного прайс-листа инструмент для менеджера по закупкам. Этот инструмент был в процессе разработки назван «Каталог анализа и планирования» (КАП).

КАП фактически является версией розничного прайса для формирования плана поставок и последующего слежения за выполнением плана с анализом эффективности планирования. При этом здесь же предполагается сохранение данных, предоставляемых отчётами, для их анализа; хранение планов и т.д.

На основании анализа и прогнозирования спроса и предложения формируются заказы поставщикам. Заказы отслеживаются по их исполнению (по поступлению товара), корректируются, превращаются в приходные накладные.

КАП реализует интерфейс менеджера, в котором накапливаются методы анализа ситуации и планирования. Алгоритмы собраны во внешней обработке, что даёт возможность оперативно менять логику процессов без внесения изменений в конфигурацию.

Чтобы реализовать такого рода оперативную схему, введён внутренний стандарт представления изменяющихся данных КАП. Отчётные, аналитические и плановые показатели типизованы по справочнику-классификатору. Данные сохраняются попозиционно.

Это снижает вычислительную эффективность, но создаёт предпосылки для эволюционной разработки языка менеджера.

Такой подход, по мере детализации и развития логики (алгоритмов, программ) КАП, даст возможность гибко реагировать на постоянно меняющуюся ситуацию.

Журнал заявок покупателей и заказов поставщикам.

Для того, чтобы решить проблему отсутствия в системе информации о заказах покупателей был введен новый журнал документов «_Заказы» и два вида документов «_ЗаказПокупателя» и «_ЗаказПоставщику». эти документы не взаимодействуют с регистрами учета 1С, но остаются в системе и доступны для анализа.

При вводе заказа оператором в 1С теперь забивается не расходная накладная, а документ Заказ Покупателя, и на основании этого документа в общем журнале вводится расходная накладная.



Рис. 1.13

Глава 2. Анализ задачи прогнозирования товарного спроса

Вторая часть работы посвящена созданию интегрированного в комплексную информационную систему программного модуля прогнозирования товарного спроса. Необходимость такого средства становится очевидной при рассмотрении модели работы компании.

Эффективность системы зависит как раз от точности прогноза, так как на его основе производится пополнение склада товаром. Однако следует заметить, что практически невозможно полностью автоматизировать процедуру управления закупками. Создание точной модели системы сильно осложнено большим числом факторов, зачастую трудно формализуемых. Реалии рынка таковы, что иногда действия компании, на первый взгляд, противоречат логике (например, торговля некоторыми товарами заведомо в убыток). Таким образом, необходим инструмент, который может оперативно предоставить эксперту прогноз спроса как начальные данные для формирования заказа поставщикам.

Выбор политики управления запасами практически заключается в ответе на один простой вопрос: «Какая величина запасов является для Компании оптимальной?» Что же будет критерием правильности определения такой величины?

Очевидно, что компании запасы нужны для того, чтобы выполнять заказы своих клиентов на товары в нужном количестве и в установленные сроки. Однако запасы требуют расходов на их содержание, пока они не «дождутся своего часа» и не будут реализованы. Причем потери компании возрастают прежде всего за отвлечения из оборота части капитала, инвестированного в запасы. При избыточном запасе требуется более высокие удельные (отнесённые к единице времени) капитальные вложения, но дефицит возникает реже и частота размещения заказов меньше. С другой стороны, при недостаточном запасе удельные капитальные вложения снижаются, но частота размещения заказов и риск дефицита возрастает. Для любого из указанных крайних случаев характерны значительные экономические потери.

Поэтому Компания должна найти для себя оптимальное сочетание между издержками и выгодами от выбранного уровня товарных запасов, чтобы определить какая величина запасов по каждой товарной группе (или даже позиции) является достаточной. При этом желательно, кроме чисто эмпирических наблюдений за частотой ситуациями типа: «есть заказы - нет товаров» и «есть запасы - не хватает денег» перейти к более объективным критериям. В качестве базовых индикаторов качества выбранной политики управления запасами могут использоваться такие критерии, как:

Показатели достаточности запасов для удовлетворения покупательского спроса. Например, так называемый «уровень обслуживания», под которым понимается процент от общего объема имеющихся запросов, который удовлетворен из имеющихся материальных запасов без дополнительного заказа.

Показатели, основанные на поиске оптимального размера заказа, исходящие из соотношения стоимости хранения запасов и стоимости выполнения заказа.

Издержки хранения выступают ограничением на размер запасов. Причем в стоимость хранения входят «вмененные» издержки. Они характеризуют прибыль, которая могла бы быть получена, если бы средства не были использованы для образования запаса, а «пущены в оборот». Необходимо найти баланс между с одной стороны стоимостью хранения, а с другой стороны - операциями по заказу товаров. Большие размеры заказа (и, следовательно, меньшее их количество) уменьшают стоимость выполнения заказов, но приводят к увеличению стоимости хранения запасов. В этой ситуации все зависит от правильной оценки необходимого объема заказов, которую производят исходя из существующих прогнозов сбыта.

Индикаторы, связанные с характеристиками денежных потоков от операций по закупке и реализации товара.

Здесь стоит отметить следующее: более важно не то, какой из возможных индикаторов выбрала компания, а сам факт наличия выбранного индикатора. Только постоянное наблюдение за такими показателями позволяет судить о правильном направлении усилий предпринимаемых в какой либо области менеджмента (в данном случае за эффективностью построения системы управления запасами).

Разработка правил определения момента и объема заказа, определение приоритетов при пополнении запасов позволит получить относительно простые способы регулирования параметров заказа. Другой важнейшей функцией управления запасами является контроль за ходом выполнения заказов, обеспечивающий обратную связь для принятия персоналом фирмы эффективных решений по закупкам.

Однако, как уже говорилось выше, ключевым фактором определяющим качество системы управления запасами является способ выработки предположений о необходимой величине закупок.

Мировая практика выработала достаточно успешные походы к решению проблемы планирования запасов, которые условно можно разделить на две группы: «от склада» и «от продаж».

Подход «от склада». В основе классических западных складских систем управления запасами обычно лежит технология управления заказами SIC (Statistical Inventory Control), которая использует статистические методы для моделирования спроса и времени пополнения товарных запасов.

Такой подход основан на расчете нормативных характеристик запасов по каждому виду товарного ассортимента исходя из наблюдений за их фактической оборачиваемостью на протяжении некоего периода.