Общество с ограниченной ответственностью "КЛАСС-СЕРВИС" было образовано в 2004 году. В этом же году компания ООО "КЛАСС-СЕРВИС" получила статус официального дистрибьютора таких компаний как:

KIMBERLY-CLARK® Professional;

Vileda Professional;

Johnson Diversey.

Используя товары данных компаний ООО "КЛАСС-СЕРВИС" сумела в кротчайшие сроки сталь лидером по поставке бумажно-гигиенической продукции для любых предприятий и организаций.

ООО "КЛАСС-СЕРВИС" постоянно работает над своим ассортиментом и комплексом сервисных услуг, ориентируя их на эффективное и качественное обслуживание. Прием спецзаказов, гибкая система скидок, быстрая доставка и прием заявок по телефону, бесплатная установка, бесплатное обслуживание, удобная форма расчета - вот лишь небольшой перечень предоставляемых ими услуг.

Готовые решения для:

офиса;

производственного цеха;

гостиницы;

ресторана;

автомобильной мастерской.

Клиентами компании являются: ОАО "ММК", ЗАО "Механоремонтный комплекс", ОАО "Прокатмонтаж", ООО "Абзаково", ООО "Санаторий Юбилейный", Арена "Металлург", Ресторан "Старый Очаг", ООО "Другое измерение" и другие.

Основные виды продукции и достоинства данных производителей:

KIMBERLY-CLARK® Professional - представляет широчайший ассортимент товаров для туалетных комнат, уборки помещений и рабочей одежды для промышленности, здравоохранения и коммерческих структур по всему миру.

Товары марки "Professional" являются лидером во всем мире по удовлетворению различных запросов фабрик, офисов, больниц, гостиниц и т.п. - предприятий и организаций, которые требуют и заслуживают все более высокого качества и эффективности при умеренной стоимости.

Vileda Professional - ведущий производитель уборочного инвентаря.

Девиз компании - ещё больше профессионализма и эффективности в процессе уборки.

Постоянное совершенствование предлагаемых товаров для профессиональной уборки - это ключ успеха компании!

Функциональность используемого инвентаря способствует тому, что персонал эффективно и с меньшими затратами проводит уборку.

Поэтому основная цель - предложить продукцию с оптимальным соотношением эргономичности и надёжности.

Компания заботится о профессиональном партнёрстве с потребителем и постоянно совершенствуется в ходе совместной работы.

Vileda Professional ясно понимает те требования и проблемы, которые возникают в сфере профессиональной уборки.

Johnson Diversey - является признанным мировым лидером в бизнесе чистоты и гигиены.

Компания предлагает комплексные решения, обеспечивающие наилучший результат в уборке, мойке и дезинфекции гостиниц, ресторанов, предприятий общественного питания; административных, коммерческих и производственных помещений, а также предприятий безалкогольной, мясоперерабатывающей и молочной промышленности.

Учитывая специфику продаваемой продукции собственниками ООО "КЛАСС-СЕРВИС" была утверждена следующая организационная структура (см. Рисунок 1.1)

Рисунок 1.1 Организационная структура ООО "КЛАСС-СЕРВИС"

Как видно из Рисунка 1.1 руководство компанией осуществляется единоличным исполнительным органом в лице директора, действующего на основании Устава Общества. В непосредственном подчинении у директора находятся следующие отделы:

· Отдел снабжения

· Отдел продаж

· Служба доставки

· Планово-экономический отдел

· Бухгалтерия

В свою очередь отдел снабжения состоит из склада и специалистов по логистике. Основной задачей данного отдела является своевременная комплектация и поставка требуемых товаров на склад организации, для дальнейшей отгрузки покупателям.

Отдел продаж включает в себя менеджеров по продажам, задача которых найти и привлечь новых заказчиков и обрабатывать заявки существующих клиентов. В отделе так же сформирована служба доставки заказов покупателям, которая занимается непосредственно развозом заказанных товаров их погрузкой и разгрузкой.

С целью повышения эффективности работы организации создан планово-экономический отдел. Основными функциями планово - экономического отдела являются:

разработка и обоснование планово-экономических показателей деятельности организации;

планирование объемов продаж, выручки, себестоимости, прибыли и т.д.;

составление бюджетов организации;

организация работы по учету и анализу результатов производственно-хозяйственной деятельности;

учет по всем разработанным показателям работы предприятия, подготовка управленческой отчетности;

методическое обеспечение планово-экономической деятельности;

внедрение средств механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной информации;

Так же в структуру компании входит бухгалтерия основной задачей, которой является обеспечение бухгалтерского и налогового учета организации.

Основной целью деятельности организации является эффективная работа на рынке г. Магнитогорска, которая обеспечит компании стабильный рост объемов продаж. Среди целей деятельности компании можно выделить следующее:

ежегодный рост объемов продаж не менее чем на 5%;

уровень рентабельности продаж не ниже 20%;

постоянный контроль над издержками организации, темп роста выручки должен быть выше темпа роста затрат;

совершенствование методов и способов функционирования организации и ее отделов с целью повышения ее эффективности.

Достижение поставленных целей и является основным критерием оценки того достигнуты результаты деятельности компании или нет. В случае если какая либо из целей фактически не достигнута, то всем подразделениям (в первую очередь планово-экономическому отделу) выдается задание провести анализ причин неудачи и разработать предложения по их устранению.

Для достижения поставленных целей и задач важно иметь отлаженный механизм работы, как отдельных служб, так и всей организации в целом. Это означает, что на первоначальном этапе необходимо описать основные процессы, действующие в организации.

1.2 Экономическая сущность задачи

С целью оптимизации работы компании и повышения качества обслуживания клиентов поставлена задача совершенствования системы заказа и учета товара. Объектом рассмотрения является система заказа реализуемого товара. За счет автоматизации данной деятельности, будут достигнуты ключевые цели предприятия: своевременное и обоснованное пополнение складских запасов продукции, обеспечение ассортимента предлагаемого товара, предоставление широкого выбора продукции оптовым и розничным покупателям.

Таким образом, можно сформулировать задачу данного дипломного проекта, как "Организация системы автоматизированного учета поставки реализуемого товара". Данная задача относится к классу задач "Анализа деятельности предприятия" и необходима для достижения целей предприятия. Результаты решения данной задачи являются основой для принятия стратегических управленческих решений. Поэтому задача "учета поставки" является важной и неотъемлемой частью управленческого анализа хозяйственной деятельности предприятия. Информацию для решения задачи получают с помощью первичного учета в отделе продаж и в ходе формирования сводных заказов в отделе снабжения. Результаты решения задачи позволяют избежать сбоя поставок или поставки не той номенклатуры товаров, а так же могут служить исходными данными для управленческого учета.

При ручном учете каждое подразделение розничного предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций переписывает по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Применение ручной не автоматизированной обработки информации перестало отвечать современным требованиям бухгалтерского учёта. Оно приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и в конечном итоге стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированной системы является:

повысить эффективность реализации основных функций отдела снабжения и планово-экономического отдела, поскольку, как можно увидеть, их функционирование связано с очень большим документными и информационными потоками;

улучшить оперативность принятия решений;

повысить производительность труда;

снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации;

содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

учет заказ база управление

Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

Массовые, повторяющиеся операции по оформлению оптовой продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Целью является создание единой информационной системы, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету заказов и реализации продукции.

Любое предприятие, осуществляя свою деятельность, для получения продукции от поставщиков должно заключить с последними договор на поставку продукции. Обычно на одноименную продукцию предприятие-заказчик заключает несколько договоров с предприятиями-поставщиками. Затем заказчик по мере потребности в определенной продукции высылает поставщику заявку на поставку продукции и получает от последнего счет-фактуру, в котором указано наименование продукции и ее отпускная цена. На основании этих счетов предприятие-заказчик определяет оптимальную заявку и высылает поставщику заказ на поставку продукции. После получения заказанной продукции заказчик отправляет счет в бухгалтерию, которая оплачивает его в банке в течении срока, предусмотренного договором. Поэтому для документального обеспечения процесса поставок на предприятие программа должна создавать (распечатывать) следующие необходимые документы:

бланк договора предприятия-заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, ассортимента продукции для поставок, ее количества и предположительной стоимости, а так же условия и сроки действия договора);

заказ на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки).

Также создаваемая автоматизированная система по имеющимся данным о поставщиках и вновь полученным данным должна определять оптимальный счет-фактуру с точки зрения количество-цена.

Любую поставку предприятие-заказчик обязано оплатить в установленные договором сроки, поэтому АС должна осуществлять подсчет суммы долга (денег к выплате) на текущую дату.

Таким образом для разработки автоматизированной информационной системы (АИС) необходимо выполнить следующие задачи:

реализация управления доступом к АИС;

создать СУБД для работы АИС;

разработать справочную информацию по АИС;

выполнить анализ и учета поставок.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

Технологический процесс решаемой задачи состоит из трех этапов. Целью первого этапа является сбор, регистрация и передача данных для дальнейшей обработки. Результатом является составление документа (заявки). Цель второго этапа - перенос данных на машинные носители и первоначальное формирование информационной базы. Третий этап включает операции накопления, сортировки, корректировки, обработки данных и выдачи результатов.

При этом требуется учитывать следующие требования:

обеспечение достоверности обрабатываемой информации;

решение задач в установленные сроки;

обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных;

наличие возможности обработки данных на ЭВМ;

возможность решения задачи в различных режимах.

Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов:

сокращение числа операций, особенно ручных;

разработка системы жесткого контроля вводимой информации;

повышение квалификации пользователей, улучшение условий труда и, как следствие, повышение производительности.

На выбор способа сбора, регистрации и передачи данных влияют следующие факторы:

удаленность источников информации от центра обработки данных;

возможность связи с источниками информации по выделенным каналам связи.

При обработке информации желательно использовать базы данных. Это дает преимущества в скорости поиска, выбора, сортировки и т.д. При этом необходима возможность просмотра полученных результатов перед оформлением и передачей выходной информации.

Использование вычислительной техники при решении комплекса задач, описываемого в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использовании вычислительной техники быстро и, что важно, корректно.

В настоящее время роль компьютерной техники в деятельности компании торговли и сферы услуг невозможно переоценить. На смену огромным книгам записи продаж приходят быстрые и компактные базы данных. Вместо выписки счета в несколько сотен позиций вручную, документ оформляется компьютером в несколько секунд.

Естественно, что для функционирования компьютера необходимо программное обеспечение. И если системное программное обеспечение на сегодняшний день не имеет особо широкого разнообразия для конечного пользователя, то на рынке прикладного программного обеспечения наблюдается довольно жесткая конкуренция. На фоне борьбы крупных программных корпораций за конечного пользователя единичные программные продукты просто незаметны.

Для решения поставленной задачи будем использовать СУБД MS Access. Для удобного взаимодействия пользователя с системой необходимо будет тщательно продумать интерфейс системы - чтобы он был простой и в то же время функциональный. Для оптимального функционирования базы данных необходимо будет правильно определить логические взаимосвязи между таблицами. Таким образом, на разработку самой базы данных и основы клиентского приложения может быть затрачено значительное время.

Основными источниками экономической эффективности, получаемыми в результате создания информационной системы являются:

1) экономия рабочего времени и повышение производительности труда;

2) повышение оперативности выполнения заказов;

3) улучшение качества деятельности предприятия и повышение экономической эффективности за счёт более точного предоставления необходимых документов.

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи с защитой информации

Внедрение информационных технологий во все сферы человеческой деятельности ознаменовалось не только очевидным ростом эффективности, но и высветило уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях. К таким проблемам относится и парадоксальная на первый взгляд проблема неуклонного роста объемов бумажных документов.

Данная проблема типична практически для всех компаний, независимо от их рода деятельности, формы собственности и отраслевой принадлежности. Если для промышленных предприятий и научно-исследовательских учреждений наиболее свойственны большие объемы конструкторской, технической и технологической документации, то наличие организационно-распорядительной документации, бухгалтерской отчетности и документов по кадровому учету характерно для любого предприятия. Часть этой документации хранится с "докомпьютерной эры", другая часть образовалась в результате существующей ныне системы учета и отчетности, которая предписывает хранить документацию в архивах в течение определенного срока.

Каждой компании приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек. Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется. Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений.

Целью дипломного проектирования является разработка и создание автоматизированной системы управления заказами продукции и складским учетом. Данная система предназначена для автоматизации контроля, учета и систематизации информации о поставках различного вида продукции в компании.

Разрабатываемая система должна обеспечивать поддержку информационной базы об осуществленных поставках на предприятие, а также осуществлять создание следующих документов:

1. бланк договора предприятия заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, участвующих в договоре, ассортимента продукции для поставок, ее количества, предположительной стоимости, условия и сроки действия договора);

2. заявку на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки, сумма поставки);

3. счет-фактура (стоимость товаров, выполненных работ или оказанных услуг). Выставляется продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику). Выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты (расчёта).

Дополнительные функции и особенности системы:

1. автоматизация процесса оформления поставок в компанию;

2. уменьшение временных затрат на оформление документов, связанных с поставками;

3. вычисление задолженности по оплате осуществленных поставок на указанный период;

4. обеспечение пользователя системой помощи.

Одним из показателей характеризующих работу компании является товарооборот, который представляет собой планово организационный процесс обращения средств производства, от которого во многом зависят и другие экономические показатели. В общий объем товарооборота включают все товары, реализованные компанией. Также товарооборот показывает насколько быстро компания использует полученную продукцию, т.е. какими темпами она осуществляет свою деятельность.

При осуществлении поставок в компанию производится обработка и хранение большого количества информации, связанной с поставками, которая в себя включает:

своевременное и правильное оформление документов и контроль за каждой операцией поступления товаров от поставщиков, из переработки и других источников, выявление расхождения фактического наличия и количества, указанного в сопроводительных документах;

контроль за своевременным, полным и правильным оприходованием поступивших товаров;

своевременное и правильное оформление документации и контроль за каждой операцией отпуска, отгрузки или реализации товара;

контроль за соблюдением нормативов запаса товаров.

В связи с этим для надежного функционирования системы поставок необходимо вести их систематический и непрерывный учет, что и будет выполнять предлагаемая система.

Программный продукт разработанный в рамках данной системы будет отличаться от аналогичного программного обеспечения возможностью применения на современной электронно-вычислительной технике, удобным интерфейсом, низкой стоимостью, возможностью его использования в любой компании.

Целью разработки автоматизированной системы является разработка универсальной системы.

Для достижения данной цели требуется решить следующие задачи:

1) проанализировать и учесть особенности предметной области;

2) спроектировать и реализовать программный продукт;

3) изучить меры безопасности при эксплуатации электронно-вычислительной техники;

4) дать экономическое обоснование разработанной системе.

Назначение информационной системы является:

· Предоставление информации о состоянии объекта управления в любой момент времени;

· Ускорение и автоматизация процессов обработки информации;

· Исключение потерь связанных с ошибками и низкой скоростью обработки информации.

· Сокращение времени обработки и получения данных для принятия управленческого решения.

· Повышение степени защищенности и целостности информации.

Компания, реализующая продукцию, нуждается в её поставках от других предприятий. Но на одну и туже продукцию у разных производителей-поставщиков различная отпускная цена, поэтому в целях снижения себестоимости выпускаемой продукции предприятие заказчик заключает договора с большим количеством поставщиков и затем высылает поставщикам заявку на поставку продукции с указанием типа и ее количества. Поскольку предприятие-заказчик при получении грузов так или иначе связано с документами, с документальным оформлением поставок, то проектируемая АИС должна создавать все бланки документов, связанных с поставками.

Поскольку все поставщики высылают заказчику счета-фактуры (прейскурант цен на заказанную продукцию), то среди их множества необходимо определить наиболее выгодное для предприятия-заказчика, как по цене, так и по качеству, что и должна выполнять создаваемая АИС.

Так как договора с поставщиками заключаются на определенный срок, предполагаемое количество поставляемой продукции и на определенную сумму, то при осуществлении заказа на поставку продукции, в договоре оговаривается срок, в течении которого заказ должен быть оплачен, поэтому необходимо знать сумму к оплате на указанное число, как общую так и по различным поставщикам в отдельности.

Все вышеперечисленные действия осуществляются на протяжении длительного времени и при приятии решения о продлении срока действия договора целесообразно принимать во внимание следующие факторы: качество поставок конкретными поставщиками (имеется ввиду выполнение сроков осуществления поставок, соответствие номенклатуры поставленной продукции заказанной, отсутствие или процент брака), его терпимость по отношению к оплате по поставкам. Поэтому необходимо сохранять всю информацию о поставках на предприятие, что бы в дальнейшем ее можно было бы использовать.

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Разрабатываемая АИС должна обеспечивать автоматизированный контроль, а так же учет поставок в компанию. Для этого создаваемая система должна:

1. обеспечивать ввод данных, связанных с поставками в компании и осуществлять их обработку;

2. создавать отчетные документы и документы для организации грузопоставок.

3. иметь систему помощи по программе;

4. при вводе данных об наименовании товаров должен использоваться справочник "Товары";

5. создаваемые документы должны отвечать отраслевым стандартам, принятым в компании.

Система должна быть доступна с различными правами директору предприятия, начальнику склада, начальнику отдела снабжения и бухгалтерам. Заданные характеристики функционирования должны обеспечиваться при условиях, которые определяются конкретным носителем данных, на котором они хранятся.

В проектируемой системе решаемые задачи будут реализованы соответствующим программным обеспечением, которое будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных будут реализованы однотипным способом во всех формах. При добавлении и редактировании данных будет применяться контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д.

Для добавления и редактирования данных будут использованы экранные формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для выработки управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и навигации (перемещению) по БД. Для обеспечения поиска данных также будут использованы экранные формы, позволяющие задавать различные значения (диапазоны значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации можно будет производит как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа "дата" будет реализована возможность указания диапазонов изменения значений и т.д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

Источником оперативной информации для реализации решения поставленных задач являются приходные накладные, расходные накладные, счета на оплату, банковские выписки, данные со склада.

Эти данные постоянно изменяются и отличаются большим объемом обрабатываемой информации. Данные вводятся в систему с помощью специальных форм и хранятся в базе данных в виде таблиц.

Для расчета итоговой информации будут применятся отчеты. Отчеты будут формироваться в зависимости от заданных параметров.

В разрабатываемом приложении следует выделять 3 справочника:

1. Справочник Товары - справочник содержащий артикулы и характеристики товаров.

2. Справочник поставщиков - справочник содержащий информацию по всем поставщикам, с которыми работает компания.

3. Справочник покупателей - справочник содержащий информацию по покупателям (физические и юридические лица).

1.4.3 Формализация расчетов

Сегодня конкурентоспособность и рентабельность бизнеса все больше зависит от того, насколько быстро и оперативно данные о бизнес-процессах поступают к менеджерам, принимающим управленческие решения. По-настоящему высокой эффективности управления способны достичь только те фирмы, где применяются современные информационные технологии и организован замкнутый цикл передачи данных по информационным каналам. Такие компании выделяются среди конкурентов за счет высокого качества управления и возможности принимать быстрые и эффективные решения на основе доступной в любой момент информации.

Внедрение информационных технологий означает не просто наличие компьютерной системы управления, еще это означает наличие цифровых устройств в точках первичного сбора информации, призванных облегчить ввод информации, уменьшить число ручных операций и минимизировать число ошибок при вводе данных.

В результате выполненной работы предполагается достигнуть следующих эффектов:

1. уменьшение времени необходимого для учета заказов произведенных на предприятие;

2. автоматизация контроля поставок;

3. возможность длительного хранения информации о поставках на предприятие большого срока давности, для возможности более полного расчета эффективности деятельности предприятия;

4. постоянная информированность о сроках оплаты осуществленных поставок.

5. выполнение предкалькуляции заказа и заключение заказа. Определение статуса заказа.

Ниже опишем данные, циркулирующие в системе компании:

1. Сведения о предыдущих заказах.

На основании реальных накладных данные заносятся в компьютер сведения о выполненных заказах. В накладной указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, наименование товара, количество, цена и итоговая сумма. Эти данные необходимы для ведения учета и формирования различных отчетов.

2. План заказов.

При отгрузке товаров клиенту необходимо оформить расходные документы и определить остаток на складе. Исходя из этих данных создается план заказов, в котором указывается: номер документа, дата, наименование товара, количество, цена и итоговая сумма.

3. Наличие товара на складе.

При приеме и реализации продукции бывает пересортица товара или излишки. Для того чтобы данные на складе соответствовали действительности необходимо ввести документы, которые бы регулировали этот процесс. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации. Спецификация документа заполняется стандартным образом - построчным вводом или подбором по каталогу. Документ должен включать следующие поля: виды товара, его количество, дата поступления, стоимость.

4. Стоимость товара.

В данном документе прописываются стоимости товара каждой номенклатуры и его количество.

5. Размер бюджета.

Для покупки новых товаров необходим бюджет. Данный бюджет формируется на базе выручки от реализованных товаров. Исходя из такого бюджета, происходит планирование закупок.

6. Счета-фактуры.

Документы о стоимости товаров, выполненных работах или оказанных услугах, выставляемый продавцом покупателю. Выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты.

7. Прибыль.

Сумма выручки по каждому из товаров с указанием даты реализации, наименования товара, его количества и т.д.

8. Учет остатков.

Ниже представлены таблицы формализованного описания входных показателей и выходных.

Таблица 1.1.

Формализованное описание входных показателей

Таблица 1.2

Формализованное описание результатных показателей

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

Существует целый ряд программных продуктов, в том числе и российских производителей, которые позволяют автоматизировать процесс заказа продукции и складскую работу. Приведем некоторые из представленных на рынке программ и дадим их краткое описание.

"Учет и ведение заказов" v 1.75 - База данных для учета и ведения коммерческих заказов и складских операций предприятия (см. Рисунок 1.2)

Учет прихода-расхода товаров + трудозатраты рабочих. Печать всех исходящих документов, предусмотренных законодательством РФ.

Рисунок 1.2 ИС "Учет и ведение заказов"

Применение и особенности продукта:

· производство, оказание услуг, торговля;

· работает в среде MS Access97;

· полноценная справочная система + инструкция по установке;

· три года работает в реальном бизнесе;

· регулярные обновления.

Общие сведения о программе "Учет и ведение заказов" v 1.75

Программа "Учет и ведение заказов" написана в Microsoft ACCESS 97, который входит в состав пакета Microsoft Office 97 Professional. Преобразование программы в формат Microsoft ACCESS 2000, входящего в пакет Microsoft Office 2000, крайне нежелательно из-за появления многочисленных ошибок.

Обратим внимание на то, что программа "Учет и ведение заказов" создавалась для нужд конкретного предприятья. В ней были учтены особенности и пожелания заказавшей ее разработку организации. Вполне логично, что требования нашей компании к программе данного направления могут отличаться от заложенных в данную версию программы "Учет и ведение заказов". Для внесения любых изменений и адаптации программы под конкретные условия работы или для создания совсем другой программы необходимо обратиться к разработчикам.

Программа создавалась для учета коммерческих заказов и печати необходимых документов.

Данная версия программы разрабатывалась и успешно используется на предприятии "сферы быта и услуг", осуществляющей ремонт, обслуживание и продажу офисной техники (копиры, принтеры, компьютеры, телефоны и др.). Для этого в программе идет разделение на реализуемые товары и услуги. Можно беспрепятственно использовать программу только для реализации товаров или только для реализации услуг, а также в любом сочетании обоих видов деятельности.

С помощью программа "Учет и ведение заказов" можно:

вести базу заказов (под заказом понимается любая единовременная операция по реализации товаров, услуг, а также их сочетание);

вести склад товаров;

вести учет услуг выполненных определенным мастером (под услугой понимается выполненная работа мастера без учета расходованных материалов);

вести базу клиентов (один раз вводите данные о клиенте и используете их при повторных обращениях); вести базу поставщиков товаров (аналогично базе клиентов);

выполнять печать документов:

акт приемки передачи на ответственное хранение (принятого у клиента оборудования для последующего ремонта);

счет;

акт выполненных работ;

накладная;

счет-фактура;

приходный кассовый ордер;

сортировать и фильтровать записи для отображения только необходимых сведений и в нужном порядке.

Программа "Склад и торговля"

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

· компьютеры;

· устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации - жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры, факсимильные аппараты;

· устройства передачи данных и линий связи - модемы;

· эксплуатационные материалы - бумага, CD (DVD) - диски и т.п.

В нашем случае основными элементами технического обеспечения будут автоматизированные рабочие места персонала организации.

В качестве АРМ предполагается использовать персональные компьютеры со следующей конфигурацией:

· Процессор AMD Athlon 64 X2 5000+ (ADA5000*/ADO5000*) Socket AM2 BOX