Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Пояснительная записка к дипломной работе бакалавра на тему "Структурированная система хранения документов предприятия" оформлена на 134 страницах, содержит 14 рисунков, 26 таблиц.

Ключевыми словами в данной работе являются: документ, каталог, документооборот, учет, хранение, сканирование, отчеты.

Целью данной работы является снижение накладных расходов при ведении учета бумажной документации в малых организациях за счет создания электронной базы документов.

В результате разработана структурированная система хранения документов предприятия, которая позволяет:

создавать документы определенных типов;

назначать документам позицию в картотеке, где хранятся их оригинал;

создавать отчет о документах, лежащих в выбранной позиции картотеки;

сканировать документ непосредственно из пользовательского приложения;

прикреплять изображения к документу;

создавать отчет о документах, срок которых подходит к концу;

вести поиск по различным параметрам документа;

помещать документы в архив;

распечатывать копию документа;

создавать и загружать резервные копии базы.

Система успешно внедрена и используется в полной мере.

Содержание

• Введение
• 1. Разработка структурированной системы хранения документов предприятия
• 1.1 Обоснование целесообразности разработки системы
• 1.1.1 Назначение объекта автоматизации
• 1.1.2 Обоснование цели создания системы
• 1.1.3 Обоснование состава автоматизируемых задач, комплексов задач
• 1.2 Аналитический обзор
• 1.2.1 Программа "Документ плюс"
• 1.2.2 Программа "Архив документов"
• 1.2.3 Программа "ДокПартнер 2012"
• 1.2.4 Выводы по аналитическому обзору
• 1.3 Основные требования к системе
• 1.3.1 Цель создания системы и критерии эффективности её функционирования
• 1.3.2 Функциональное назначение системы
• 1.3.3 Требование к функциональной структуре системы
• 1.3.4 Состав типовых проектных решений и пакетов прикладных программ, применяемых в системе
• 1.3.5 Требования к техническому обеспечению
• 1.3.6 Требования к информационному обеспечению
• 1.3.7 Требования к программному обеспечению
• 1.3.8 Перспективность системы, возможность ее развития
• 1.4 Основные технические решения проекта системы
• 1.4.1 Описание организации информационной базы
• 1.4.2 Описание системы программного обеспечения
• 2. Разработка задачи структрированной системы хранения документов предприятия
• 2.1 Описание постановки задачи
• 2.1.1 Характеристика задачи
• 2.1.2 Описание выходной информации
• 2.1.3 Математическая постановка задачи
• 2.2 Описание алгоритма добавления документа
• 2.2.1 Назначение и характеристика
• 2.2.2 Используемая информация
• 2.2.3 Результаты решения
• 2.2.4 Математическое описание
• 2.2.5 Алгоритм решения
• 2.3 Описание алгоритма изменения документа
• 2.3.1 Назначение и характеристика
• 2.3.2 Используемая информация
• 2.3.3 Результаты решения
• 2.3.4 Математическое описание
• 2.3.5 Алгоритм решения
• 2.4 Описание алгоритма помещения документа в корзину
• 2.4.1 Назначение и характеристика
• 2.4.2 Используемая информация
• 2.4.3 Результаты решения
• 2.4.4 Математическое описание
• 2.4.5 Алгоритм решения
• 2.5 Описание алгоритма очистки корзины
• 2.5.1 Назначение и характеристика
• 2.5.2 Используемая информация
• 2.5.3 Результаты решения
• 2.5.4 Математическое описание
• 2.5.5 Алгоритм решения
• 2.6 Описание программы структурированной системы хранения документов предприятия
• 2.6.1 Функциональное назначение
• 2.6.2 Описание информации
• 2.6.3 Используемые подпрограммы
• 2.6.4 Описание логики
• 2.7 Описание контрольного примера
• 2.7.1 Назначение
• 2.7.2 Исходные данные
• 2.7.3 Результаты расчета
• 2.7.4 Результаты испытания программы структурированной системы хранения документов предприятия
• 3. Организационно-экономическая часть
• 3.1 Обоснование необходимости разработки структурированной системы хранения документов предприятия
• 3.2 Перечень этапов работ
• 3.3 Нормирование работ
• 3.4 Расчет сметной стоимости на разработку ПП
• 3.5 Расчёт срока окупаемости единовременных затрат и экономической выгоды от внедрения программного продукта на предприятии
• 3.6 Результат по организационно-экономической части
• 4. Охрана труда
• 4.1 Обеспечение безопасных условий труда инженера-разработчика
• 4.2 Расчет искусственного освещения рабочего места
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложение 1. Тексты программ
• Приложение 2. Результаты работы программ
• Приложение 3. Руководство оператора структурированной системы хранения документов предприятия

Введение

С каждым днем растет степень внедрения программных продуктов в сферу управления делопроизводством в организациях. Особенно актуально введение электронного документооборота на предприятиях.

Ручные методы ведения учета документов, какими надежными они ни были, не могут справиться с большим потоком входящей и внутренней документации и подвержены негативному влиянию человеческого фактора. В результате этого, возникает риск потери документов на предприятии. Рассматривая документ, как зафиксированную информацию, имеющую юридическую силу и, соответственно, служащую опорой при решении хозяйственных споров и разрешении трудовых конфликтов с работниками, не трудно оценить, чего стоит этот риск.

Автоматизированные системы позволяют не только вести учет документов, они позволяют накапливать статистику, создавать отчеты и предоставляют возможность резервного копирования, что обеспечивает сохранность важной информации.

Одними из самых важных критериев при выборе программных средств автоматизации учета документов являются, кроме надежности, быстрый доступ к документам и гибкость самого средства. Первый критерий позволяет существенно экономить время при обслуживании внутренней бюрократии крупных организаций, а так же уменьшает время на принятие решений на малых предприятиях. Гибкость системы электронного документооборота означает ее возможность подстроиться под внутренние бизнес-процессы заказчика, что обеспечивает простоту внедрения в организацию и сокращает издержки на переобучение сотрудников.

На сегодняшний день на рынке программных продуктов, позволяющих вести учет документов, практически не представлены решения для малых организаций. Большинство систем ориентированы на крупных заказчиков, они слишком громоздки и дороги для малых предприятий. В то же время, системы, предназначенные для некрупных организаций, часто бывают слишком простыми по функциональности и не поддаются подстройке под нужды заказчика.

Целью разработки структурированной системы хранения документов предприятия является снижение накладных расходов при ведении учета бумажной документации в малых организациях за счет создания электронной базы документов.

Основные задачи, решенные в представленной работе:

проработка логики управления документами;

разработка гибкой структуры базы данных, которая позволяет вести быстрый поиск по разным документам;

обеспечение простоты эксплуатации системы и настройки системы;

разработка механизма резервного копирования.

электронная база хранение документ

1. Разработка структурированной системы хранения документов предприятия

1.1 Обоснование целесообразности разработки системы

1.1.1 Назначение объекта автоматизации

Объектом автоматизации являются хранение и ведение учета документов организации. Наиболее частые операции: добавление нового документа в базу данных, сканирование документа с бумажного носителя, поиск документа по названию и дополнительным критериям, печать копии найденного документа.

Внедрение на предприятие системы электронного документооборота не только экономит время на принятие решений и обслуживание внутренней бюрократии организации, но и увеличивает надежность сохранения важной информации за счет механизма резервного копирования.

1.1.2 Обоснование цели создания системы

Целью разработки структурированной системы хранения документов предприятия является снижение накладных расходов при ведении учета бумажной документации в малых организациях за счет создания электронной базы документов.

Цифровой реестр документов позволит увеличить эффективность работы с документами и исключит возможность потери важных бумаг из-за влияния негативного человеческого фактора.

1.1.3 Обоснование состава автоматизируемых задач, комплексов задач

Приведем список наиболее частых операций при работе с бумажной документацией:

ввод нового документа в системы. В него входят создание и заполнение карточки документа, а так же сканирование с бумажного носителя;

поиск документа в картотеке. Кроме названия, поиск может осуществляться по другим параметрам документа;

печать копии документа.

Таким образом, анализ предметной области [1] определил, что система хранения документов предприятия должна позволять следующее:

создавать документы определенных типов;

назначать документам позицию в картотеке, где хранятся их оригинал;

создавать отчет о документах, лежащих в выбранной позиции картотеки;

сканировать документ непосредственно из пользовательского приложения;

прикреплять изображения к документу;

создавать отчет о документах, срок которых подходит к концу;

вести поиск по различным параметрам документа;

помещать документы в архив;

распечатывать копию документа;

создавать и загружать резервные копии базы.

1.2 Аналитический обзор

Электронный документооборот быстро и прочно входит в сферу управления организацией. Введение автоматизированных систем для оборота документов сокращает время обработки документов, упрощает их передачу и увеличивает надежность хранения деловой документации.

При анализе существующих программных продуктов брались в расчет системы того же класса, что и разрабатываемая, т.е. ориентированные на малые предприятия Характеристики некоторых из проанализированных систем представлены в табл. 1.1.

Таблица 1.1

Сводная таблица характеристик программ-аналогов

Параметр	Документ плюс	Архив документов	ДокПартнер 2012
Расширенный поиск	+	+	-
Настраиваемые типы документов	-	+	-
Простота внедрения	+	-	+
Дружелюбный интерфейс	-	+	-
Сканирование бумажных документов	-	-	-
Стоимость (на 1 пользователя)	9300 руб.	3000 руб.	5100 руб.

1.2.1 Программа "Документ плюс"

Программа встречает пользователя нагромождением таблиц и форм. Очень сложно освоиться в такой программе, поэтому потребуется продолжительное обучение сотрудника [2].

В целом, судя по обилию разных меню, программа многофункциональна и, вероятно, находит своего покупателя. Однако весь функционал надежно скрыт под слоем невменяемого интерфейса, что ведет к излишним затратам при внедрении системы (обучение сотрудника, настройка системы) и может отпугнуть покупателя.

Недостатки: перегруженный интерфейс, ограниченный набор типов документов, не настраиваемая электронная карточка документов.

1.2.2 Программа "Архив документов"

Программа встречает пользователя стандартным строгим оформлением, о котором нельзя сказать ничего положительного и ничего отрицательного.

Главная проблема программы в том, что она все время напоминает сотруднику, что он работает с базой данных и, соответственно, требует определенной квалификации. Чтобы добавить новый тип документов, нужно буквально создать таблицу в базе; чтобы отфильтровать документы, нужно построить запрос по SQL-правилам. Это хорошая система, но ориентирована только на программистов [3].

Недостатки: сложное развертывание системы, для настройки программы требуется специалист.

1.2.3 Программа "ДокПартнер 2012"

Интерфейс программы выполнен в непонятной синеватой цветовой гамме и выглядит очень пусто [4].

В программе нет возможности настраивать карточки типов документов (единственное, что можно изменить - имя типа документов), и она не позволяет делать выборки документов по специфичным критериям. Это очень простая программа с очень скромными возможностями.

Недостатки: не интуитивный интерфейс, не настраиваемая форма ввода документа, универсальная карточка для всех разновидностей документов.

1.2.4 Выводы по аналитическому обзору

Ни одна из проанализированных систем не может полностью удовлетворить потребности малых предприятий. Один из общих недостатков существующих систем - отсутствие оптимизации работы с бумажными документами: нет средств сканирования документов, нет возможности указать реальную позицию оригинала документа в картотеке.

Основными преимуществами разрабатываемой структурированной системы хранения документов предприятия являются:

- гибкая и в то же время простая настройка системы, позволяющая адаптировать ее под актуальные для организации бизнес-процессы;

- простота внедрения и эксплуатации системы. Для установки и поддержания в рабочем состоянии системы не требуется вмешательство специалиста;

- удобство и лаконичность интерфейса, что, во-первых, обеспечивает быструю адаптацию сотрудника к системе, а, во-вторых, увеличивает скорость обработки документа.

1.3 Основные требования к системе

1.3.1 Цель создания системы и критерии эффективности её функционирования

Целью создания системы является увеличение производительности труда при обработке бумажных документов.

Критериями эффективности данной системы являются:

скорость и удобство ввода нового документа в систему;

скорость поиска документов, а так же количество критериев для поиска;

гибкость настройки системы под существующие бизнес-процессы в организации;

надежность хранения информации в системе;

простота внедрения системы и затраты на обучение сотрудников;

простота эксплуатации.

1.3.2 Функциональное назначение системы

Структурированная система хранения документов предприятия предназначена для хранения и поиска документов, предоставляет следующие функции:

создание документов определенных типов (договора, приказы, свидетельства);

назначение документам позиции в картотеке, где хранятся их оригинал;

создавание отчетов о документах, лежащих в выбранной позиции картотеки;

сканирование документа непосредственно из пользовательского приложения;

прикрепление изображения к документу;

создавание отчета о документах, срок которых подходит к концу;

поиск по различным параметрам документа;

перемещение документов в архив;

распечатка копии документа;

создание и загрузка резервных копий базы.

1.3.3 Требование к функциональной структуре системы

Структурная схема структурированной системы хранения документов предприятия представлена на рис.1.1.

Структурированная система хранения документов предприятия подразделяется на следующие подсистемы:

подсистема обслуживания приложения. Состоит из модулей: модуль резервного копирования (позволяет сохранить текущее состояние базы данных и хранилища файлов и восстановить его) и модуль обновления структуры базы данных (изменяет структуру базы данных для совместимости с новой версией приложения);

подсистема управления документами. Состоит их модулей: модуль логики обработки документов (инкапсулирует в себе правила обращения с документами - ввод нового документа, поиск, удаление) и модуль печати и сканирования документов (обеспечивает взаимодействие с принтером и сканером пользователя);

подсистема обращения к источникам данных. Состоит из модулей: модуль хранения прикрепленных файлов (позволяет хранить прикрепленные файлы в одном общем хранилище) и модуль обращения к базе данных (обеспечивает связь приложения с базой данных).

В целом система предоставляет следующие основные функциональные возможности:

1) Заведение документа

Входные данные: описание документа по атрибутам.

Выходные данные: электронная карточка документа, записанная в базу данных;

2) Поиск документа

Входные данные: критерии поиска.

Выходные данные: список найденных документов;

3) Сканирование документа

Входные данные: изображение со сканера.

Выходные данные: прикрепленное к документу изображение записывается в хранилище файлов;

4) Прикрепление файла к документу

Входные данные: выбранный пользователь файл.

Выходные данные: прикрепленный файл записывается в хранилище файлов;

5) Уведомление о документах с истекающим сроком

Входные данные: заведенные в базе данных электронные карточки документов.

Выходные данные: список документов с истекающим сроком;

6) Подключение модуля расширения состава документов

Входные данные: файл модуля, помещенный в специальную папку.

Выходные данные: изменение структуры базы данных, добавление нового типа документов в систему;

7) Резервное копирование

Входные данные: база данных и хранилище файлов

Выходные данные: сжатый файл - резервная копия.

1.3.4 Состав типовых проектных решений и пакетов прикладных программ, применяемых в системе

Структурированная система хранения документов предприятия написана на языке C# и использует библиотеку WPF, для визуализации графического интерфейса. Эта библиотека основана на языке разметки xaml, что позволяет при разработке внешнего вида приложения использовать специализированные программные продукты.

В качестве базы данных была выбрана SQLite - эффективное решение, не требующее наличия выделенного сервера.

1.3.5 Требования к техническому обеспечению

Для работы структурированной системы хранения документов предприятия требуется персональный компьютер со следующими характеристиками и устройствами:

процессор: 1 ГГц (или выше);

ОЗУ: 1024 Мб (или выше);

жесткий диск: 10 Гб (или выше);

видеоадаптер;

монитор;

клавиатура;

мышь.

Для доступа к функциям печати и сканирования требуются соответствующие устройства.

1.3.6 Требования к информационному обеспечению

Во время работы структурированная система хранения документов предприятия использует базу данных SQLite (main. db);

Основные требования к базе данных:

надежность хранения данных;

развитая система транзакций;

большая скорость выполнения сложных запросов выбора;

отсутствие необходимости в выделенном сервере;

наличие развитых средств управления и проектирования базой данных;

наличие обширной документации.

1.3.7 Требования к программному обеспечению

Для работы структурированной системы хранения документов предприятия на компьютере пользователя должно быть установлено следующее программное обеспечение:

Операционная система: Windows XP SP 3, Windows Vista, Windows 7 (или выше)

.net Framework 4.5 Client Profile;

Windows Installer 3.1 (или выше).

Для доступа к функциям печати и сканирования требуется установка драйверов соответствующих устройств.

1.3.8 Перспективность системы, возможность ее развития

Структурированная система хранения документов предприятия, в отличие от многих аналогичных программных продуктов, ориентируется на нишу электронного документооборота для малых предприятий. Для таких предприятий вопрос о переходе на электронный документооборот становится все более актуальным в связи с инициативами государства о создании электронного правительства.

Дальнейшее развитие системы будет включать в себя:

разработку многопользовательской версии приложения;

разграничение прав доступа пользователей;

добавление истории операций над документами;

развитие пользовательского интерфейса;

работу с электронными документами (создание по шаблону, электронно-цифровая подпись)

добавление интеграции с существующими CRM-системами.

1.4 Основные технические решения проекта системы

1.4.1 Описание организации информационной базы

База данных организована с помощью СУБД SQLite.

Для описания ключей таблиц использованы следующие сокращения:

1) ПК - первичный ключ;

2) ВК - внешний ключ.

Таблица document содержит базовую информацию о документе. Структура таблицы приведена в табл. 1.2.

Таблица 1.2

Структура таблицы document

Тип ключа	Название поля	Тип	Описание
ПК	id_document	Integer	Уникальный номер документа
ВК	id_d_type	Integer	Тип документа (doc_type)
	name_document	Varchar	Внутреннее имя документа
	title_document	Varchar	Заголовок документа
	added_time	Datetime	Дата и время добавления документа
	updated_time	Datetime	Дата и время последнего изменения документа
	elapsing_date	Datetime	Дата окончания действия документа
	is_in_recyclebin	Boolean	Документ помещен в корзину
	comment	Text	Комментарий к документу
ВК	id_card_folder	Integer	Позиция в картотеке (card_folder)

Таблица doc_type содержит информацию о подключенных типах документов. Структура таблицы приведена в табл. 1.3.

Таблица 1.3

Структура таблицы doc_type

Тип ключа	Название поля	Тип	Описание
ПК	id_doc_type	Integer	Уникальный номер типа документов
	name_doc_type	Varchar	Внутреннее имя типа документов
	title_doc_type	Varchar	Отображаемое имя типа документов
	plural_title	Varchar	Отображаемое имя типа документов во множественном числе
	char_doc_type	Char (8)	Префикс для имени документа
Тип ключа	Название поля	Тип	Описание
	is_deleted	Boolean	Тип документа отключен
	can_elapse	Boolean	Документы этого типа могут истекать
	plugin_name	Varchar	Имя библиотеки, откуда тип документа взят

Таблица doc_file_folder содержит данные о прикрепленных к документу папках. Структура таблицы приведена в табл. 1.4.

Таблица 1.4

Структура таблицы doc_file_folder

Тип ключа	Название поля	Тип	Описание
ПК	id_doc_file_folder	Integer	Идентификатор папки
ВК	id_document	Integer	Документ. к которому прикреплена папка (document)
ВК	parent_id_doc_file_folder	Integer	Родительская папка (doc_file_folder)
	title_doc_file_folder	Varchar	Отображаемое имя папки

Таблица doc_file содержит данные о прикрепленных к документу файлах. Структура таблицы приведена в табл. 1.5.

Таблица 1.5

Структура таблицы doc_file

Тип ключа	Название поля	Тип	Описание
ПК	id_doc_file	Integer	Идентификатор файла
ВК	id_document	Integer	Документ. к которому прикреплена папка (document)
ВК	parent_id_doc_file_folder	Integer	Родительская папка (doc_file_folder)
	title_doc_file	Varchar	Отображаемое имя файла
	orig_name	Varchar	Оригинальное имя папки
	storage_path	Varchar	Путь до файла в хранилище файлов

Таблица search_tag содержит теги для быстрого поиска. Структура таблицы приведена в табл. 1.6.

Таблица 1.6

Структура таблицы search_tag

Тип ключа	Название поля	Тип	Описание
ПК	id_search_tag	Integer	Идентификатор тега
	title_search_tag	Varchar	Текстовое содержимое тега

Таблица lnk_document_and_search_tag обеспечивает связь тегов с документами. Структура таблицы приведена в табл. 1.7.

Таблица 1.7

Структура таблицы lnk_document_and_search_tag

Тип ключа	Название поля	Тип	Описание
ВК	id_document	Integer	Документ (document)
ВК	id_search_tag	Varchar	Тег поиска (search_tag)

Таблица card_case содержит данные о ящиках в картотеке. Структура таблицы приведена в табл. 1.8.

Таблица 1.8

Структура таблицы card_case

Тип ключа	Название поля	Тип	Описание
ПК	id_card_case	Integer	Идентификатор ящика
	title_card_case	Varchar	Текстовое название ящика
	is_deleted	Boolean	Ящик удален

Таблица card_folder содержит данные о папках в картотеке. Структура таблицы приведена в табл. 1.9.

Таблица 1.9

Структура таблицы card_folder

Тип ключа	Название поля	Тип	Описание
ПК	id_card_folder	Integer	Идентификатор папки
ВК	id_card_case	Integer	Родительский ящик
	title_card_folder	Varchar	Текстовое название папки
	is_deleted	Boolean	Папка удалена

Дополнительные типы документов могут создавать вспомогательные таблицы. Например, для добавления специфичной для типа информации о документе используются таблицы со структурой, представленной в табл.1.10.

Таблица 1.10

Структура таблицы concrete_doc1

Тип ключа	Название поля	Тип	Описание
ПК	id_ concrete_doc1	Integer	Идентификатор документа данного типа
ВК	id_doc	Integer	Ссылка на общую информацию о документе (document)
ВК	id_cd1_addtional	Integer	Ссылка на дополнительный словарь (cd1_additional)
	data1	Type	Дополнительная информация 1
	data2	Type	Дополнительная информация 2
	…	…	…
	dataN	Type	Дополнительная информация N

Приведенная структура показывает возможность зависимости дополнительных таблиц относительно друг друга. Например, таблица concrete_doc1 зависит от словаря cd1_additonal со структурой, представленной в табл. 1.12.

Таблица 1.11

Структура таблицы cd1_additonal

Тип ключа	Название поля	Тип	Описание
ПК	id_ cd1_additonal	Integer	Идентификатор элемента дополнительного словаря
	data1	Type	Дополнительная информация 1
	data2	Type	Дополнительная информация 2
	…	…	…
	dataN	Type	Дополнительная информация N

Структура и связи между таблицами представлена на рис. 1.2.

Структура базы данных

1.4.2 Описание системы программного обеспечения

Для функционирования разрабатываемой системы необходимо следующее программное обеспечение:

Операционная система: Windows XP SP 3, Windows Vista, Windows 7 (или выше);

.net Framework 4.5 Client Profile;

Windows Installer 3.1 (или выше).

Для работы функций печати и сканирования документов может потребоваться установка драйверов соответствующих устройств.

В качестве языка программирования был выбран C# - современный быстроразвивающийся язык, который несет в себе высокую скорость разработки приложений, строгий однозначный синтаксис и обширную документацию [5]. Этот язык компилируется в управляемый код и работает под управлением среды.net Framework, при этом немногим теряя в скорости выполнения.

В качестве СУБД используется SQLite, которая не требует наличия выделенного сервера. В этой базе данных хорошо сочетаются скорость доступа к информации, поддержка возможностей языка SQL и простота использования [6]. Библиотека SQLite является свободно распространяемой и может поставляться вместе с программным продуктом.

2. Разработка задачи структрированной системы хранения документов предприятия

2.1 Описание постановки задачи

2.1.1 Характеристика задачи

Структурированная система хранения документов предприятия предназначена для хранения и поиска документов, предоставляет возможности для сканирования и печати документов и обеспечивает резервное копирование данных.

Целесообразность автоматизации решения задачи обосновывается необходимостью оперативного доступа к документу в условии большого потока входящих документов.

Задача включает в себя следующие подзадачи:

разработка структуры базы данных;

разработка пользовательских форм;

разработка классов доступа к базе данных.

Подзадача "Разработка структуры базы данных" заключается в организации структуры базы данных, создании таблиц и связей между ними.

Подзадача "Разработка пользовательских форм". Пользовательские формы предназначены для организации взаимодействия пользователя с функциями системы. Подзадача включает в себя: определение количества и состава форм, разработку дизайна интерфейса и написание кода логики взаимодействия пользователя с элементами управления.

Подзадача "Разработка классов доступа к базе данных". Вспомогательные классы доступа к базе данных предназначены для упрощения доступа к данным, унификации контроля ошибок выполнения, оптимизации скорости доступа за счет кэширования и избавления от повторяемости кода.

Входной информацией являются:

события пользовательского интерфейса;

вводимые пользователем атрибуты документов. Каждый подключаемый тип документов может иметь свой набор атрибутов. Перечень общих атрибутов представлен в табл. 2.1;

прикрепляемые файлы.

Таблица 2.1

Общие атрибуты документа

Название	Тип	Описание
Тип документа	Элемент из списка	Тип документа, определяющий специфичные поля документа. Выбирается из списка подключенных модулей расширения состава документов.
Краткое содержание	Текст	Краткое содержание документа или комментарий о нем.
Позиция в картотеке	Два текстовых значения: номер ящика и номер папки	Физическое местоположение бумажного документа.
Прикрепленные файлы	Множество элементов - имен файлов	Список прикрепленных к документу файлов. Это может быть файл из хранилища, файл на диске пользователя или отсканированный файл.

2.1.2 Описание выходной информации

Выходной информацией являются: список документов; сводная информация о документе, которая кроме общих атрибутов документа (см. табл. 2.1) включает и специфичные для каждого типа документов поля; прикрепленные файлы.

2.1.3 Математическая постановка задачи

Каждый документ может быть описан ограниченным множеством параметров [7]. Представим документ как набор его атрибутов:

где Рс - набор атрибутов, характерных для каждого документа,

Рs - набор атрибутов, характерных для конкретного типа документа.

Документы одного и того же типа могут быть объединены в соответствующие множества вида:

где Ci - множество документов i-го типа,

n - количество документов i-го типа.

Введем на множествах операцию добавления документа:

Все введенные в систему документы могут быть объедены в универсальное множество:

где C1 - универсальное множество документов, Ci - множество документов i-го типа, k - количество типов документов.

Выделим на множестве и подмножества. Очевидно, что:

Введем на множествах операцию поиска по фильтру:

Кроме этого, введем операцию удаления документов:

2.2 Описание алгоритма добавления документа

2.2.1 Назначение и характеристика

Алгоритм предназначен для добавления документа в базу данных.

2.2.2 Используемая информация

В качестве входной информации используются введенные пользователем данные с форм.

Кроме общих атрибутов (см. табл. 2.1) каждый тип документов может иметь набор специфичных полей.

2.2.3 Результаты решения

Результатом решения алгоритма является добавление новой записи в таблицу document, а так же другие таблицы, связанные с конкретным типом документов.

Если к документу были прикреплены файлы, то так же обновляются таблицы doc_file и doc_file_folder, а так же хранилище файлов.

В случае возникновения ошибки пользователю выводится сообщение. Перечень сообщений представлен в таблице 2.2.

Таблица 2.2

Перечень сообщений алгоритма добавления документа

Причина	Сообщение
Ошибка при добавлении в базу данных	Ошибка БД. Документ не добавлен
Ошибка при прикреплении файлов или папок	Документ был добавлен. Однако в процессе создания возникли ошибки и не все данные были сохранены. Рекомендуется повторно отредактировать документ

2.2.4 Математическое описание

Алгоритм реализует операцию добавления документа в множество документов заданного типа, которая определена в формуле (2.4)

2.2.5 Алгоритм решения

Алгоритм представлен графически в виде схемы на рис. 2.1.

Схема алгоритма добавления документа

2.3 Описание алгоритма изменения документа

2.3.1 Назначение и характеристика

Алгоритм предназначен для изменения значений атрибутов документа, уже добавленного в базу данных.

2.3.2 Используемая информация

В качестве входной информации используются:

идентификатор редактируемого документа;

данные из таблиц: document, doc_file, doc_file_folder и других, специфичных для каждого типа документов

введенные пользователем данные с форм, которые включают, кроме общих атрибутов (см. табл. 2.1) набор полей специфичных для каждого типа.

2.3.3 Результаты решения

Результатом решения алгоритма является изменение записи в таблице document, а так же в других таблицах, связанных с конкретным типом документов.

Если к документу были прикреплены файлы, то так же обновляются таблицы doc_file и doc_file_folder, а так же хранилище файлов.

В случае возникновения ошибки пользователю выводится сообщение. Перечень сообщений представлен в табл. 2.3.

Таблица 2.3

Перечень сообщений алгоритма изменения документа

Причина	Сообщение
Ошибка при изменении в базе данных	Ошибка БД. Документ не отредактирован
Причина	Сообщение
Ошибка при прикреплении файлов или папок	Документ был отредактирован. Однако в процессе создания возникли ошибки и не все данные были сохранены. Рекомендуется повторно отредактировать документ

2.3.4 Математическое описание

Операция изменения документа может быть представлена следующим образом:

2.3.5 Алгоритм решения

Алгоритм представлен графически в виде схемы на рис. 2.2.

Схема алгоритма изменения документа.

2.4 Описание алгоритма помещения документа в корзину

2.4.1 Назначение и характеристика

Алгоритм предназначен для помещения документов в корзину. Документы, помещенные в корзину, в дальнейшем можно безвозвратно удалить.

2.4.2 Используемая информация

В качестве входной информации выступает идентификатор помещаемого в корзину документа.

2.4.3 Результаты решения

Результатом решения является установка признака помещения в корзину у записи в таблице document.

2.4.4 Математическое описание

Основываясь на формуле 2.8, операция помещения документа в корзину можно выразить следующим образом:

2.4.5 Алгоритм решения

Алгоритм представлен графически в виде схемы на рис. 2.3.

Схема алгоритма помещения документа в корзину

2.5 Описание алгоритма очистки корзины

2.5.1 Назначение и характеристика

Алгоритм предназначен для корректного безвозвратного удаления документов, помещенных в корзину.

2.5.2 Используемая информация

Алгоритм использует информацию из таблицы document.

2.5.3 Результаты решения

Результатом работы алгоритма является исключение из таблицы document (и связанных с конкретным документом таблиц) записей, помеченных как помещенные в корзину.

2.5.4 Математическое описание

Используя формулы (2.4), (2.6) и (2.7) алгоритм можно описать так:

2.5.5 Алгоритм решения

Алгоритм представлен графически в виде схемы на рис. 2.4.

Схема алгоритма очистки корзины:

2.6 Описание программы структурированной системы хранения документов предприятия

2.6.1 Функциональное назначение

Программа StructDoc предназначена для ведения электронного учета бумажной документации. Ее функции включают:

добавление, изменение и удаление документов;

поиск документов;

прикрепление файлов к документам;

архивация и восстановление базы данных;

сканирование документов;

печать документов.

2.6.2 Описание информации

Программа использует файлы: documents. sqlite (база данных); storage. ind и storage. dat (хранилище файлов); user. config (файл настроек).

Кроме этого, к входной информации можно отнести: события пользовательского интерфейса; вводимые пользователем атрибуты документов. Кроме общих атрибутов (см. табл. 2.1) каждый подключаемый тип документов может иметь свой набор атрибутов.

прикрепляемые файлы.

К выходной информации можно отнести:

список документов;

сводная информация о документе, которая кроме общих атрибутов документа (см. табл. 2.1) включает и специфичные для каждого типа документов поля;

прикрепленные файлы.

2.6.3 Используемые подпрограммы

Программа разбита на классы:

App - стартовая точка приложения;

DBDocuments - класс базы данных, содержит базовые функции работы с базой и механизм расширения функциональности по средствам включения модулей;

DBFilterBase - базовый класс для всех фильтров документов;

DBDocumentFilter - фильтр документа по общим свойствам;

DBHelper - вспомогательный класс обращения к базе данных. Все запросы к базе данных проходят через него;

DBQueryBuilder - класс конструирования запросов;

DBSchema - класс, представляющий схему базы данных (набор таблиц и связей между ними);

DBTable - класс, представляющий таблицу в схеме базы данных;

DBForeighLink - класс, представляющий связи между таблицами в схеме базы данных;

DBModuleBase - базовый класс для модулей - дополнительных функций работы с базой;

PrintAPI - модуль логики, реализующий функции печати;

ScannerApi - модуль логики, реализующий функции сканирования;

DocFileStorage - класс, реализующий функции взаимодействия приложения с хранилищем файлов;

EZTwain - класс вызова функций библиотеки, которая позволяет обратиться к TWAIN-драйверу (для сканирования на старых устройствах);

ImageTransform - класс, предоставляющий функции обработки изображений;

ScannerService - класс, реализующий обращение либо к интерфейсу WIA, либо к TWAIN-драйверу;

2.6.4 Описание логики

Логика описана в виде схемы работы системы на рис. 2.5.

Схема работы системы:

2.7 Описание контрольного примера

2.7.1 Назначение

Контрольный пример предназначен для проверки правильности работы следующих функций структурированной системы хранения документов предприятия:

добавление документа;

редактирование документа;

прикрепление к документу файла с диска;

прикрепление к документу отсканированного изображения;

поиск документов;

удаление документа;

печать документа;

архивация базы данных;

восстановление базы данных.

2.7.2 Исходные данные

Перед выполнением контрольного примера база данных структурированной системы хранения документов предприятия приводится к первоначальному состоянию, т.е. удаляются все документы.

Тест 1 "Добавление документов". В структурированную систему хранения документов предприятия вводятся 4 документа. Их параметры представлены в табл. 2.4.

Таблица 2.4

Первоначальный перечень документов

Тип документа	Краткое содержание	Дополнительно
Договор	Договор аренды 1	Сумма договора: 200 000 руб.
Договор	Договор аренды 2	Сумма договора: 400 000 руб.
Тип документа	Краткое содержание	Дополнительно
Тип документа	Краткое содержание	Дополнительно
Договор	Договор аренды 3	Сумма договора: 600 000 руб.
Приказ	Приказ 4	Прикрепление файла с диска и отсканированного изображения

Тест 2 "Редактирование документа". Параметры документа "Договор аренды 2" корректируются согласно табл. 2.5.

Таблица 2.5

Редактирование параметров документа "Договор аренды 2"

Имя параметра	Старое значение	Новое значение
Краткое описание	Договор аренды 2	Договор аренды 2 (ред. )
Сумма договора	400 000 руб.	800 000 руб.

Тест 3 "Поиск документов". Выполняются 2 запроса поиска:

все договора;

договора с суммой больше 500 000 руб и все приказы.

Тест 4 "Удаление документа". Удаляется документ "Договор аренды 3".

Тест 5 "Печать документа". Сводная информация о документе "Приказ 4" выводится на печать.

Тест 6 "Архивация и восстановление базы". База сохраняется в файл "backup. bkp", удаляются все договора и затем база восстанавливается из архива "backup. bkp".

2.7.3 Результаты расчета

Результат выполнения теста 1 "Добавление документов" представлен на рис. 2.6.

Результат выполнения теста 1 "Добавление документов"

Результат выполнения теста 2 "Редактирование документа" представлен на рис. 2.7.

Результат выполнения теста 2 "Редактирование документа"

Результат выполнения теста 3 "Поиск документов" представлен на рис. 2.8 (запрос 1: все договора) и рис. 2.9 (запрос 2: договора с суммой больше 500 000 руб и все приказы).

Результат выполнения теста 3 "Поиск документов" для запроса 1

Результат выполнения теста 3 "Поиск документов" для запроса 2

Результат выполнения теста 4 "Удаление документа" представлен на рис. 2.10.

Результат выполнения теста 4 "Удаление документа"

Результатом выполнения теста 5 "Печать документа" является печать документа представленного рис. 2.11.

Результат выполнения теста 5 "Печать документа"

Результатом выполнения теста 6 "Архивация и восстановление базы" является создание резервной копии базы (файл backup. bkp) и последующее восстановление базы из этой копии.

2.7.4 Результаты испытания программы структурированной системы хранения документов предприятия

Фактические результаты испытания программы структурированной системы хранения документов предприятия совпали с ожидаемыми.

Следовательно, программа работает правильно и может быть внедрена в реальные организации.

3. Организационно-экономическая часть

3.1 Обоснование необходимости разработки структурированной системы хранения документов предприятия

Ручные методы ведения учета документов, какими надежными они ни были, не могут справиться с большим потоком входящей и внутренней документации и подвержены негативному влиянию человеческого фактора. В результате этого, возникает риск потери документов на предприятии. Рассматривая документ, как зафиксированную информацию, имеющую юридическую силу и, соответственно, служащую опорой при решении хозяйственных споров и разрешении трудовых конфликтов с работниками, не трудно оценить, чего стоит этот риск.

Автоматизированные системы позволяют не только вести учет документов, они позволяют накапливать статистику, создавать отчеты и предоставляют возможность резервного копирования, что обеспечивает сохранность важной информации.

Структурированная система хранения документов предприятия предназначена для хранения и поиска документов, предоставляет возможности для сканирования и печати документов и обеспечивает резервное копирование данных.

Целесообразность автоматизации решения задачи обосновывается необходимостью оперативного доступа к документу в условии большого потока входящих документов.

3.2 Перечень этапов работ

Разработка задачи предусматривает несколько этапов. Порядок разработки программного обеспечения приведен в табл. 3.1.

Таблица 3.1

Перечень этапов работ

Наименование этапов и содержание работ	Исполнитель
1. Подготовительная стадия
1.1 Формулировка технического задания	Программист
1.2 Анализ темы, эффективности, возможностей, проработка содержания	Программист
2. Теоретико - информационная часть
2.1 Выбор средств разработки	Программист
2.2 Формирование пояснительной записки: Введение; Описание разработки	Программист
3. Практическая часть
3.1 Разработка базы данных	Программист
3.2 Разработка пользовательского интерфейса	Программист
3.3 Реализация алгоритмов работы с документами	Программист
3.4 Реализация алгоритмов печати и сканирования документов	Программист
3.5 Испытние и отладка системы	Программист
3.6 Доработка подсистемы по результатам испытаний, предложений руководителя разработки	Программист
4. Оформление пояснительной записки
4.1 Описание алгоритма	Программист
4.2 Описание функций и процедур подсистемы	Программист
4.3 Сборка пояснительной записки	Программист
5. Оформление графической части	Программист

3.3 Нормирование работ

Наиболее ответственной частью процесса планирования проекта является определение трудоемкости. При определении трудоемкости в зависимости от характера и конкретных условий проведения может использоваться несколько методов нормирования, которые дополняют друг друга. Все многообразие существующих способов нормирования труда можно свести к трем основным методам: экспертный, суммарный и расчетно-аналитический.

Метод экспертных оценок используется для определения трудоемкости научно-исследовательских работ прикладного характера, опытно-конструкторских работ, отличающихся высокой степенью новизны, труда программистов, содержащего творческие элементы. Этот метод позволяет получить сведения о трудоемкости в целом или же отдельных этапов выполнения работы.

В данной работе приводится расчет трудоемкости разработки, методом экспертных оценок.

С помощью формул, принятых в системе сетевого планирования и управления (СПУ), определяется ожидаемая трудоемкость выполнения работы:

где

- минимально возможная трудоемкость работы при наиболее благоприятных условиях ее выполнения;

- наиболее вероятная трудоемкость работы;

- максимально возможная трудоемкость работы при наиболее неблагоприятных условиях ее выполнения.

Здесь i - номер (обозначение) работы или этапа;

j - условный номер специалиста - эксперта.

Далее определяется среднее значение трудоемкости каждой i-ой этапа:

где n - количество человек, входящих в группу экспертов.

Необходимо учесть, что наиболее сложно подобрать группу экспертов. Эксперты должны быть компетентными специалистами в данной области, но при этом чрезвычайно узкая специализация экспертов не желательна, поскольку это может привести к односторонности суждений.

В состав группы экспертов должны включаться: научный руководитель, ведущие специалисты основных подразделений, а так же представители других научных организаций, что обуславливает независимость мнений в данной группе.

В условиях научно-технической организации, рациональным является, индивидуальный метод. Используя результаты индивидуального метода экспертного опроса, получают общую экспертную оценку. Данные опроса и рассчитанные значения ожидаемого и среднего времени приведены в таблице 3.2

Таблица 3.2

Экспертные оценки трудоемкости работ

№ этапа	Эксперт 1, ч/ч	Эксперт 2, ч/ч	Эксперт 3, ч/ч	tср, ч/ч
	tmin	tНВ	tmax	tОЖ	tmin	tНВ	tmax	tОЖ	tmin	tНВ	tmax	tОЖ
1.
1.1	13	18	26	18,5	18	21	31	22,2	18	25	32	25,0	21,9
1.2	16	20	24	20,0	17	26	29	25,0	20	24	32	24,7	23,2
Итого:	29	38	50	38,5	35	47	60	47,2	38	49	64	49,7	45,1
2.
2.1	6	8	11	8,2	7	9	11	9,0	8	8	11	8,5	8,6
2.2	8	9	10	9,0	6	9	10	8,7	7	8	10	8,2	8,6
Итого:	14	17	21	17,2	13	18	21	17,7	15	16	21	16,7	17,2
3.
3.1	37	55	66	53,8	28	48	63	47,2	38	53	69	53,2	51,4
3.2	34	47	63	47,5	44	55	73	56,2	28	42	52	41,3	48,3
3.3	35	49	66	49,5	38	52	65	51,8	47	59	79	60,3	53,9
3.4	32	46	64	46,7	33	45	56	44,8	28	44	60	44,0	45,2
3.5	43	56	75	57,0	31	50	70	50,2	28	45	62	45,0	50,7
3.6	34	49	67	49,5	23	41	58	40,8	27	47	64	46,5	45,6
Итого:	215	302	401	304,0	197	291	385	291,0	196	290	386	290,3	295,1
4.
4.1	3	13	20	12,5	1	11	18	10,5	2	10	18	10,0	11,0
4.2	38	50	59	49,5	35	47	62	47,5	36	46	54	45,7	47,6
4.3	17	31	39	30,0	22	37	43	35,5	29	39	51	39,3	34,9
4.4	2	11	16	10,3	9	16	26	16,5	9	18	27	18,0	14,9
Итого:	60	105	134	102,3	67	111	149	110,0	76	113	150	113,0	108,4
5.	64	80	102	81,0	80	96	130	99,0	64	80	81	77,5	85,8
Итого:	64	80	102	81,0	80	96	130	99,0	64	80	81	77,5	85,8
Всего:	382	542	708	543,0	392	563	745	564,8	389	548	702	547,2	551,7

Таким образом, плановые трудозатраты на реализацию всего программного продукта составляют 551,7 н/часа.

Продолжительность выполнения работ по каждому этапу приведена в табл. 3.3 В графе "Трудозатраты" приведены рассчитанные в п.3.3 трудозатраты. В графе "Продолжительность" приведена примерная продолжительность выполнения каждого этапа в рабочих днях, рассчитанная по формуле:

где P - продолжительность выполнения этапа;

T - трудозатраты на выполнение этапа.

Таблица 3.3

Продолжительность выполнения этапов работ

№ этапа	Трудозатраты, н/ч	Продолжительность, раб. дн.
1.1	21,9	3
1.2	23,2	3
Итого	45,1	6
2.1	8,6	2
2.2	8,6	2
Итого	17,2	4
3.1	51,4	7
3.2	48,3	7
3.3	53,9	7
3.4	45,2	6
3.5	50,7	7
3.6	45,6	6
Итого	295,1	40
4.1	11,0	2
4.2	47,6	6
4.3	34,9	5
4.4	14,9	2
Итого	108,4	14
5.	85,8	11
Итого	85,8	11
Итого	551,7	75

3.4 Расчет сметной стоимости на разработку ПП

Расчет затрат на разработку системы состоит из следующих статей:

Статья: "Материальные расходы"

К статье "Материальные расходы" относятся покупные изделия, необходимые для выполнения работы, они перечислены в табл. 3.4.

Таблица 3.4

Материальные расходы

Наименование материала	Количество	Стоимость, р
Бумага для принтера (формат А4)	1упаковка	200
Тонер для лазерного принтера	100 гр.	200
Дополнительные канцелярские принадлежности		90
Итого		490

Статья: "Расходы на оплату труда с учётом отчислений"

Заработная плата складывается из двух составляющих: основной заработной платы и дополнительной.

Основная заработная плата рассчитывается по формуле (3.4):

t_У - суммарные затраты труда, вычисляемые по формуле (3.2),

t_ср - среднее число дней в месяце, равно 21 дню, умножается на количество часов в рабочем дне - 8,

ТС - тарифная ставка.

Тарифная ставка представляет собой МРОТ, увеличенный в зависимости от тарифного коэффициента, соответствующего данному виду работ. Для 12-го разряда работ, который соответствует работе программиста, тарифный коэффициент равен 2,423.

Таким образом, основная заработная плата будет составлять:

Дополнительная заработная плата составляет 20% от основной заработной платы, рассчитывается по формуле (3.5):

Суммарная заработная плата (или фонд заработной платы, ФЗП) вычисляется как сумма основной и дополнительной заработных плат по формуле (3.6):

Отчисления на социальное страхование составляют 34% от всей заработной платы, вычисляются по формуле (3.7):

Статья: "Расходы на амортизацию"

Стоимость оборудования хоть и не включается в себестоимость разработки программного обеспечения, но все же используется при расчете некоторых других дополнительных статей расходов. При написании программы на ЭВМ в качестве оборудования предполагается персональный компьютер, а также необходим системный блок, клавиатура, мышь и монитор, стоимость которых составляет: .