Прикладное программное обеспечение торгово-закупочной фирмы "Столица"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Задание

Разработать прикладное программное обеспечение торгово-закупочной фирмы “Столица”.

Бизнес этого предприятия предельно прост: “покупай дешевле - продавай дороже”. Основной упор фирма делает на закупки продуктов питания в других регионах страны и за рубежом - там, где они производятся, стоят дешевле, чем в нашем городе.

Часть продукции может быть закуплена и у местных продавцов.

В этом случае фирма получает прибыль за счёт того, что крупные партии товара стоят дешевле, чем мелкие.

Имейте в виду, что товар не может быть продан дешевле, чем он куплен

Содержание

Введение

1. Теоретическая часть по основным положениям MS ACCESS

1.1 Базы данных и системы управления базами данных

1.2 Состав СУБД

1.3 Структура простейшей базы данных

1.4 Свойства полей базы данных

1.5 Типы данных

1.6 Режимы работы с базами данных

1.7 Объекты базы данных

1.8 Разработка структуры базы данных

2. Разработка прикладного программного обеспечения торгово-закупочной фирмы “Столица”

2.1 Создание таблиц в MS ACCESS

2.2 Создание запросов

2.3 Создание форм по таблицам

2.4 Создание отчетов

3. Рекомендации и мероприятия по улучшению базы данных торгово-закупочной фирмы “Столица”

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Основная идея современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД. Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД основанных на реляционной структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности (правильности) и безопасности данных, а также санкционирования доступа.

1. Теоретическая часть по основным положениям MS ACCESS

1.1 Базы данных и системы управления базами данных

База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу данных крупного банка. В ней есть все необходимые сведения о клиентах, об их адресах, кредитной истории, состояние расчетных счетов, финансовых операциях и т.д. Доступ к этой базе данных имеется у достаточно большого количества сотрудников банка, но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

1.2 Состав СУБД

база данный запрос таблица

Язык описания данных (ЯОД) - Средства описания данных в БД и связей между ними. Средствами этого языка описывается структура БД, форматы записей, пароли, защищающие данные.

Язык манипулирования данными (ЯМД) - язык для выполнения операций над данными, позволяющий менять их строение.

Для различных СУБД реализация этих уровней языков может быть различной. В одних случаях ЯОД и ЯМД требует составления пользователем программы полностью “вручную”, в других (что отражает современную тенденцию) в СУБД присутствует средства визуальной (зримой, наглядной) разработки программ. Для этого в современных СУБД имеются редакторы экранных форм, отчетов. “Кирпичиками” (инструментами) таких редакторов являются поля различных видов (поля ввода, поля вывода, вычисляемые поля), процедуры обработки различных типов (формы ввода, таблицы, отчеты, запросы). На основании созданных пользователем объектов программы - генераторы формируют программный код на языке конкретной машины или на промежуточном языке.

1.3 Структура простейшей базы данных

Сразу поясним, что если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть - это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных - деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.

Базы данных могут содержать различные объекты. Основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в простейшей базе данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

1.4 Свойства полей базы данных

Поля базы данных не просто определяют структуру базы - они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

1.5 Типы данных

Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Числовой - тип данных для хранения действительных чисел.

Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

Счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей.

Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

1.6 Режимы работы с базами данных

Обычно с базами данных работаю две категории пользователей. Первая категория - проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разрабатывают и другие объекты базы данных, предназначенные, с одной стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны - для ограничения функциональных возможностей работы с базой (если это необходимо из соображений безопасности). Проектировщики не наполняют базу конкретными данными, (заказчик может считать их конфиденциальными и не предоставлять посторонним лицам). Исключение составляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладки объектов базы.

Вторая категория исполнителей, работающих с базами данных, - пользователи. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы - только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.

Соответственно СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создание ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

1.7 Объекты базы данных

Таблицы - это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы - эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Формы - это средства для ввода данных. Смысл их тот же - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка - это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

Отчеты по своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Страницы - это специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД Microsoft Access (начиная с Access 2000). Правда, более коректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, посволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.

Макросы и модули - эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.

1.8 Разработка структуры базы данных

Выяснив основную часть данных, которые заказчик потребляет или поставляет, можно приступать к созданию структуры базы, то есть структуры ее основных таблиц.

Работа начинается с составления генерального списка полей - он может насчитывать десятки и даже сотни позиций.

В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.

Далее распределяют поля генерального списка по базовым таблицам. На первом этапе распределение производят по функциональному признаку. Цель - обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился, по возможности, в рамках одного подразделения, а еще лучше - на одном рабочем месте.

В каждой из таблиц намечают ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Например, для таблицы данных о студентах таким поле может служить индивидуальный шифр студента. Для таблицы, в которой содержаться расписание занятий, такого поля можно и не найти, но его можно создать искусственным комбинированием полей «Время занятия» и «Номер аудитории». Эта комбинация не повторима, так как в одной аудитории в одно и то же время не принято проводить два различных занятия.

2. Разработка прикладного программного обеспечения торгово-закупочной фирмы “Столица”

2.1 Создание таблиц в MS ACCESS

На первом этапе практической работы были созданы 3 таблицы:

В первой таблице указаны: Название предприятия, ИНН, страна производителя, кол-во офисов, адрес, телефон, фамилия главного менеджера, вторая линия, банк клиента, номер счета.

Рис.1 - данные о поставщиках товара

Во второй таблице указаны: Номер товара, название продукта, наличие фотографии, вид продукта, дата производства, срок годности, название производителя, ед. измерения, цена за 1 ед. продукции, количество выпущенного товара.

Рис. 2 - данные о поставляемых продуктах питания

В третьей таблице указаны: Название фирмы - клиента, ИНН клиента, фамилия директора, телефон директора, адрес фирмы, банк фирмы, номер счета клиента, кол-во купленного товара, цена за 1 ед. продукции, дата покупки товара.

Рис.3 - информация о клиенте

Далее создаем связь между 3 таблицами, по ключевым полям.

Рис.4 - схема данных

2.2 Создание запросов.

На втором этапе были созданы 5 запросов:

Первый запрос. Запрос на просмотр названий фирм поставщика и клиента, а также названий товара и их категории.

Рис.5 - запрос “поставщик - клиент”

Рис.6 - запрос “поставщик - клиент” в режиме конструктора

Второй запрос. Запрос на конкретный период покупки товара с 15.12.2011 до 22.12.2011.

Рис.7 - запрос “купленные товары с 15.12.2011 до 22.12.2011”

Рис.8 - запрос “купленные товары с 15.12.2011 до 22.12.2011” в режиме конструктора

Третий запрос. Запрос на конкретную страну-производителя

Рис.9 - запрос “поставщик - Россия”

Рис.10 - запрос “поставщик - Россия”в режиме конструктора

Четвёртый запрос. Запрос по возрастанию цены конкретного товара.

Рис.11 - запрос “продукты по возрастанию цены”

Рис.12 - запрос “продукты по возрастанию цены” в режиме конструктора

Пятый запрос. Запрос на товары количество которых равно либо 70, либо 100.

Рис.13 - запрос “количество товара 70 либо 100”

Рис.14 - запрос “количество товара 70 либо 100” в режиме конструктора

2.3 Создание форм по таблицам

На третьем этапе курсовой работы были созданы 3 формы:

Первая форма.

Рис.15 - форма с данными о фирме - поставщике

Вторая форма.

Рис.16 - форма, содержащая информацию о товаре

Третья форма.

Рис.17 - форма с данными о клиенте

2.4 Создание отчетов

На четвертом этапе были созданы 5 отчетов по запросам:

Первый отчет.

Рис.18 - отчет “поставщик - клиент”

Второй отчет.

Рис.19 - отчет “купленные товары с 15.12.2011 до 22.12.2011”

Третий отчет.

Рис.20 - отчет “поставщик - Россия”

Четвертый отчет.

Рис.21 - отчет “продукты по возрастанию цены”

Пятый отчет.

Рис.22 - отчет “количество товара 70 либо 100”

3. Рекомендации и мероприятия по улучшению базы данных торгово-закупочной фирмы “Столица”

Разработанное программное обеспечение для торгово-закупочной фирмы “Столица”помогает упростить работу с клиентами.

В данной работе были сделаны:

Запросы. В данной работе представлено пять запросов. Запросы помогают по заданным условиям структурировать и выводить необходимую информацию, это облегчает работу с данными;

Отчёты. В данной работе представлено пять отчётов. Отчёты делались по запросам, чтобы данные были более структурированы. Отчёты помогают наглядно показать в документальной форме необходимые данные;

Формы. В данной работы созданы три формы по таблицам. Формы помогают структурировать информацию и показывать её, так же в формах можно увидеть фотографию, интересующего вас объекта и просмотреть все данные о нём.

Схемы данных. Схема данных создаётся для того, чтобы показать связь между таблицами. С помощью этой связи через одну таблицу можно просматривать данные из другой таблицы. В данной работе создается связь между тремя таблицами: Поставщик товара, товар, клиент. Соединяются они через общее значение - порядковый номер.

Рекомендаций по данной программе нет, так как она отвечает всем требованием, удобна и понятна в применении.

Заключение

С помощью Microsoft Access можно легко сгруппировать, отсортировать или отфильтровать различные данные. Также создавать базы данных. С помощью запросов можно выделить или посчитать различные данные. Формы облегчают доступ к данным и помогают быстро найти информацию об интересующем человеке. Отчёты представляют проработанные данные в документальном виде. Программа Microsoft Access очень полезна и может применяться в различных отраслях. В наше время информационных технологий базы данных облегчают работу многих предприятий. С помощью таких программ можно без труда найти интересующею информацию и внести требуемые изменения, так же можно легко удалять не нужную информацию.

Программа Microsoft Access и подобные ей программы незаменимы в повседневной жизни современных предприятий.

Список использованной литературы

1. Информатика. Базовый курс /Симонович С.В. и др. - СПб: Издательство «Питер», 2000. - 640с.

2. Информатика. Учебное пособие /Под ред. В.Г. Кирия. - Иркутск: ИрГТУ ,1998 часть 2. - 382с.

3. Информатика. Учебное пособие /Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. - Иркутск: ИрГТУ, 1999. - 116с.

4. Правила оформления текстовых и графических документов: метод. Указ. / Т. С. Красовская. - Хабаровск : изд-во ДВГУПС, 2006. - 40 с.

Размещено на http://www.allbest.ru