Анализ применения новых информационных технологий в деятельности предприятия

Рисунок 8. Изменение всех затрат на предприятии ТОО "Бриз" по годам с 2010 по 2011 гг.

На рисунках 9 и 10 продемонстрировано взаимоотношение затрат в процентах по отношении ко всем затратам.



Рисунок 9 - Взаимоотношение затрат в процентном отношении на ТОО "Бриз" за 2010 год

Рисунок 10 - Взаимоотношение затрат в процентном отношении на ТОО "Бриз" за 2011 год

В целом финансовые показатели деятельности можно охарактеризовать в виде следующих данных (таблица 6), стандартно принятых на территории Республики Казахстан.

Анализ данных таблица 6 показывает, что, несмотря на то, что прибыль увеличилась в 2011 г. на 8,6% по сравнению с соответствующим показателем 2010 г., однако ликвидность и платежеспособность снизились на 1,4 и 0,7% соответственно.

Таблица 6

Динамика финансовых показателей ТОО "Бриз", исчисленных по методологии РК

	Показатели	2010 г.	2011 г.	2011 г. в % к 2010 г.
1.	Товарооборот, млн. тенге	4036,1	4438,4	110,0
2.	Товарооборот без НДС, млн. тенге	3390,3	3728,3	110,0
3.	Издержки обращения, млн. тенге	1806,2	2011,13	111,1
4.	В % к обороту	44,8	49,7	110,9
5.	Балансовая прибыль, млн. тенге	1584,1	1721,17	108,7
6.	Налог с юридических лиц, %	30	30	-
7.	Чистая прибыль, млн. тенге	1108,9	1204,8	108,6
8.	Рентабельность к товарообороту, %	27,5	27,14	98,7
9.	Рентабельность к затратам, %	61,4	60,03	97,8
10.	Ликвидность: текущая абсолютная	0,62 0,69	0,61 0,68	098,4 98,6
11.	Платежеспособность	0,71	0,705	99,3

Чаще всего они носят не постоянный характер и при наработке определенного имиджа могут быть снижены. Поэтому увеличение затрат в данном случае нельзя рассматривать для фирмы как предкризисное состояние, так как размер затрат на маркетинг составил 8,7% к сумме всех затрат и 3,95% к товарообороту, но без этих затрат, учитывая уровень рыночной конкуренции и результаты SWOT-анализа, ТОО "Бриз" в перспективе может понести значительно большие потери и резко снизить темпы рыночного роста.

Поэтому процесс наращивания товарооборота и прибыли на фирме можно рассматривать как положительный, а финансовое состояние ТОО "Бриз" как стабильное и удовлетворительное. Такой же вывод позволяет сделать оценка финансового состояния фирмы, проведенная по международным стандартам (таблица 7).

Таблица 7

Основные показатели деятельности ТОО "Бриз" за 2010-2011 гг.

Показатели	2001 г.	2010 г.	2011 г.
Выручка от реализации услуг, млн. тенге	3897,5	4036,1	4438,4
EBITDA (прибыль до вычетов налогов, процентов и амортизации)	1473,3	1646,7	1935,1
Рентабельность EBITDA	37,8	40,8	43,6
Операционная прибыль	1000,96	1108,9	1204,8
Чистый доход	823,5	1084,1	1103,1
Активы всего	6506,42	7316,4	9005,0
Долгосрочные кредиты	1010,5	1124,7	1166,4
Акционерный капитал	3652,8	4011,2	4276,1

Из данных таблица 7 видно, что рентабельность EBITDA по годам растет. При этом в 2011 г. рост составил 3,6% к показателям 2010 г. и 6,8% к показателям 2001 г.

На Рисунок 11 показано изменение основных показателей деятельности предприятия ТОО "Бриз" по годам.

Рисунок 11 - Изменение основных показателей деятельности предприятия ТОО "Бриз" по годам.

Следовательно, фирма проявляла достаточную рыночную активность, заняла свою рыночную нишу и действует в настоящее время достаточно уверенно, наращивая как свою прибыль, так и объем продаж достаточно стабильно и перспективно. Это доказывает, что ТОО "Бриз" имеет резервы для своего дальнейшего роста и при принятии менеджерами фирмы продуманной и достаточно практически обоснованной стратегии фирма ТОО "Бриз" может дальше также достаточно успешно развиваться, наращивая постепенно объем платных услуг, оказываемых ею потребителям Казахстана.

2.2 Стимулирование продвижения услуг МП "Бриз" как основное направление информационной и коммуникационной политики предприятия

Реализация любого продукта возможна лишь в том случае, когда о нем знает потребитель, что требует от предприятий развития коммуникационных связей. Основная роль в коммуникациях бизнеса принадлежит рекламе. [16, с.104]. Реклама, являясь элементом маркетинга, требует своего планирования, организации, контроля, расчета эффективности и становится основным элементом продвижения товара и услуг на рынок и достаточно сильным мотиватором покупок [11]. Лишь немногие предприятия, имея продукцию нереализованного спроса (дефицит), могут реализовать свой продукт или услуги без рекламы. Однако в условиях конкурентного рынка подобной - ситуации не встречается [15, с. 308].

Поэтому реклама требует к себе особого внимания и становится мощнейшим средством наращивания объемов реализации. Более того, именно реклама зачастую создает узнаваемость марки фирмы, помогает вырабатывать у потребителей устойчивую приверженность к конкретному предприятию [16].

Для ТОО "Бриз", где сложно создавать рекламу одному какому-либо маршруту туров, реклама должна носить имиджевый характер. Под формированием имиджа в данном случае предполагается узнаваемость марки (бренда) фирмы и знание перечня оказываемых ею услуг с целью выделения названия фирмы потребителем среди других таких же фирм и изменение отношения клиентов и компаний путем создания положительного, доступного и конструктивного информационного поля о деятельности ТОО "Бриз".

В настоящее время фирма в основном опирается на рекламу в виде печатной продукции: плакаты, календари, буклеты, лефлеты, постеры, стикеры и т.д.

Однако этого недостаточно, так как такая реклама зачастую действует лишь в пределах офиса фирмы или на его подходах.

В 2011-2010 гг. руководство фирмы увеличило затраты на рекламу, но опять ее построила в виде листовок и direct mail, т.е. путем почтовых рассылок и разнесения этих листовок.

Однако для Алматы, как показывают наблюдения, проделанные в ходе подготовки данной дипломной работы этих средств явно недостаточно или они не очень эффективны. Естественно, что однозначно отвергать их эффективность нельзя, так как объем продаж на фирме стабильно возрастает, но тем не менее ТОО "Бриз должно больше разнообразить систему рекламных средств, используя ее более комплексно.

Так, в настоящее время телевизионная реклама для МП "Бриз" является дорогой, и использовать ее фирме сложно. Но в Алматы стало играть значительную роль радио, которое в течение рабочего дня звучит из машин, домов, офисов.

Реклама на радио для ТОО "Бриз" - совершенно не используемый источник и фирме надо срочно закрыть возникший пробел, тем более, что радиотарифы на рекламу для фирмы можно считать приемлемыми (приложение 4). Из указанного приложения видно, что в зависимости от выбора волны цены на размещение рекламы варьируются. Для ТОО "Бриз самыми приемлемыми радиостанциями являются "Европа-Плюс", "Ретро-Караван" и "Авторадио". Рекламы можно давать один раз в неделю. Тогда затраты на нее составят:

(30 + 20 + 35) х 54 = 4420 долл. США или по курсу 150 тенге за 1 долл. - 663 тыс. тенге.

В настоящее время на "директ-мейл" ТОО "Бриз тратит 895 тыс. тенге. При этом реакция на листовки у населения очень слабая. Таким образом, сократив затраты на рекламу на 232 тыс. тенге фирма может получить лучшее и более эффективное рекламное средство, достигающее до всей территории Республики Казахстан в то время, как листовки распространяются только в г. Алматы.

Возникающую разницу ТОО "Бриз" может потратить на создание наружной рекламы, психологическое воздействие которой также намного сильней, чем у листовок. Наружную рекламу можно создавать в виде щитов, расставленных по г. Алматы, исходя из ее стоимости и степени пересечения населением города определенных улиц (таблица 8).

Таблица 8

Стоимость наружной рекламы в г. Алматы в 2011 г.

Наименование	Стоимость, 1 ед., $
Билборды (за 1 кв. м)	59
в том числе:
винил (не прозрачный)	27
специальная основа (банер)	27
натяжка готового полотна на металлоконструкцию	5
Световые короба (размер 1х1 с рекламными постерами)	1100

Кроме того, фирма может подключить рекламу на транспорте.

Наружная реклама имеет ряд неоспоримых преимуществ, так как рассчитана на восприятие широкими слоями населения и, следовательно, более эффективна.

Все виды перечисленных рекламных сообщений воздействуют либо на слух, либо на зрение как более яркие и заметные, привлекают к себе внимание, без труда воспринимаются и запоминаются, более понятны - а значит, отвечают всем наиболее важным правилам наружной рекламы и будут весьма эффективны.

Кроме того, фирме ТОО "Бриз" надо усилить рекламу в Интернет. Это один из самых молодых типов рекламы, но учитывая техническую оснащенность фирмы, он может стать дня нее наиболее продуктивным.

Основными носителями Интернет-реклаты можно назвать баннеры, Web-страницы, электронную почту. Электронную почту сложно рекомендовать для ТОО "Бриз", так как потребителей услуг фирмы сложно классифицировать и не ясно, кому могут понадобиться ее услуги.

Поэтому фирма должна специализироваться на баннерах и Web-страницах, представляющих собой графические элементы определенного значения (как правило, 40 х 400 пикселов), содержащих рекламное сообщение. Формой такого размещений в Интернете является Web-сайт, начальные страницы которого служат средством обращения к потенциальным клиентам.

Далее могут следовать виртуальные публикации - электронные версии предоставляемой коммуникатором информации.

Следовательно, усилив рекламу, ТОО "Бриз" усилит знание о себе на разных сегментах рынка и заложит основу для роста своих платных услуг в перспективе.

3. Организация системы информационного обеспечения анализа на предприятии

3.1 Основные методические задачи организации информационной системы на предприятии

Создание информационной системы предполагает проведение целого ряда мероприятий, требующих исследовательского, организационного и творческого подхода.

Для создания информационной системы необходимо провести:

? предварительное обследование для выявления требований всех заинтересованных лиц к этой системе, изучения тех возможностей, которые даст система для анализа информации;

? разработку внутрикорпоративных стандартов учета, удовлетворяющих как общегосударственным требованиям, так и соответствующих задачам, поставленным на этапе предварительного обследования, а также - разработку принципов детализации аналитической информации (этап проектирования информационной системы);

? обеспечить выполнение всех поставленных задач с помощью реорганизации, автоматизации бизнес-процессов и т.д.

Выявление требований служб к детализации данных. Для разработки стандартов учета и отчетности для всех пользователей информации необходимо наличие общего представления о них, об аудитории, на которую ориентирована стандартизируемая информация, о целях стандартизации, об охватываемых ею показателях и т.д. Для целей получения дополнительной аналитики, глубины детализации данных, а также вариантов представления информации необходимо предварительное представление о предполагаемой организации аналитической работы на предприятии. Здесь важно учесть то, как будет осуществляться анализ данных, четко сформулировать необходимую глубину аналитического рассмотрения тех или иных бизнес процессов, сформировать предполагаемую к использованию систему аналитических показателей, представить информацию по всем элементам методики экономического анализа: степень детализации, все необходимые для анализа типы группировок и сортировок данных и т.д.

Важно сопоставить между собой требования внешних и внутренних пользователей, поскольку они могут расходиться или даже противоречить друг другу. В системе одна и та же информация в зависимости от представления или формы не должна обрабатываться (учитываться, вводиться и т.д.) дважды. В связи с этим разработке стандартов логически предшествует определение принципов (концепций), логических основ учета и соответственно, - предварительный сбор требований. Требования разных служб, подразделений, рабочих участков и т.д. внутри предприятия или холдинга могут сильно отличаться. Кроме того, через службы передают свои требования внешние контрагенты:

- через бухгалтерию - налоговая инспекция, другие органы государственного контроля,

- через отдел снабжения (директора)- поставщики (туроператоры),

- через отделы маркетинга и сбыта (менеджеров) - клиенты и заказчики, и т.д.

Эти требования формируют логическую основу, на базе которой составляются стандарты бухгалтерского и управленческого учета (в отношении управленческого учета это более точно можно определить как внутрифирменные принципы учета), а также устанавливают взаимосвязь между стандартами. Стандарты не являются неизменными, они подвержены корректировкам, связанным с изменением экономических реалией, а также характера тех или иных учетных показателей. Всякая корректировка должна опираться на общее представление о системе бухгалтерского учета и отчетности, т.е. на заложенные в ее основу принципы.

Методика организации процесса автоматизации на предприятии. В соответствии с общими задачами автоматизации создание информационной системы предполагает этапы исследования, проектирования и внедрения информационной системы. Однако при более детальном рассмотрении данных этапов, в процессе внедрения необходимо выделить еще ряд составляющих, связанных с технической стороной вопроса.

В целом процесс внедрения состоит из следующих этапов:

? Первоначальное обследование предприятия,

? Определение масштабов автоматизации,

? Выбор программного обеспечения

? Формирование группы внедрения,

? Комплексное обследование предприятия,

? Проектирование информационной системы,

? Разработка программного обеспечения (при необходимости),

? Обучение пользователей,

? Тестирование информационной системы,

? Настройка и доработка программы,

? Пуск системы в промышленную эксплуатацию

Важно отметить, что данные этапы могут повторяться в процессе внедрения в зависимости от специфики работы, количества частей системы и т.п. Кроме того, данная последовательность, приведенная для общего случая, в условиях конкретного проекта может быть изменена. Этапы при внедрении

? готовой программы,

? готовой программы с возможностью ее изменения - адаптации под предприятие,

? программы, создаваемой специально для конкретного предприятия

могут отличаться и иметь другую последовательность.

Первоначальное обследование предприятия

Данный этап, как правило, проводится силами предприятия для выявления своих задач перед выбором программного средства. В случае, если программное обеспечение уже было выбрано, то данный этап сливается с этапом комплексного обследования, проводимого совместно с фирмой разработчиком или консалтинговой фирмой (если внедрение не ведется силами лишь самого предприятия) перед этапом проектирования.

Определение масштабов автоматизации

Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будут автоматизироваться учетные, плановые и аналитические службы и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы учета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Если часть бизнес процессов остается за рамками автоматизации, то важно определить необходимость передачи данных из системы или в систему для связи обособленной информации с основной частью данных. Как это будет осуществляться - должно быть определено на этапе проектирования.

Выбор программного средства.

На современном этапе развития рынок программного обеспечения, в том числе и комплексных информационных систем, обеспечивает необходимое предложение средств автоматизации, поэтому проблема выбора программного средства, особенно для крупных предприятий с большим количеством различных бизнес процессов может оказаться достаточно серьезной.

Что представляет собой программное обеспечение для учета, анализа, управления - его задачи, реальные возможности. Важно оценить сложность и стоимость внедрения, компетентность предлагаемых разработчиком консультантов по внедрению (на основе информации об успешных проектах данной системы). Для крупного предприятия характерна территориально распределенная структура (имеется много подразделений и/или дочерних компаний); многоуровневая система управления; широкий ассортимент выпускаемой продукции; большое количество клиентов с их особенностями; огромное количество поставщиков, сырья и комплектующих изделий (при этом найти изделия требуемого качества по приемлемой цене и в сжатые сроки весьма непросто), потребность в оперативной консолидированной отчетности и согласованном корпоративном планировании и т.д. Информационная система должна быть инструментом управления всей деятельностью такого предприятия, включая финансы и производство, цепочку логистики и обслуживание. Для этого она должна обеспечить сбор и накопление информации, обработку этой информации, в том числе аналитическую, представление ее в разных формах на различных уровнях управления, подготовку разнообразной отчетной, а также прогнозной информации, контроль за исполнением принятых решений. Кроме того, обычно такие системы решают и отдельные важные задачи, такие как отслеживание загрузки мощностей, контроль нормативных запасов комплектующих изделий и готовой продукции и др. Учесть все особенности конкретного предприятия ни одна готовая программа, конечно, не в состоянии. С другой стороны, имеющая значительный опыт внедрений корпоративная система несет в себе и определенные новации для предприятия - она аккумулирует различные бизнес-процессы, отчетные документы, процедуры, одним словом, бизнес-опыт. Предприятие, проанализировав возможности такой системы, может выбирать:

? изменить некоторые бизнес-процессы (что может повлиять на структуру предприятия и организацию работ), подстраивая их под то, что реализовано в системе,

? или заказать разработчикам системы доработку программы для автоматизации существующих бизнес-процессов, считая их более эффективными и более отвечающими сегодняшнему состоянию фирмы.

Формирование группы внедрения

Процесс внедрения информационной системы на предприятии обречен на неудачу при отсутствии персонала, выделенного исключительно на выполнение задач по внедрению. Для успешного достижения результата важна компетенция кадров, и, что особенно важно, полномочия руководителя группы внедрения. Внедрение связано с определенными организационными, административными мерами, зачастую меры, принимаемые при создании информационной системы не является популярными среди персонала, внедрение требует от различных служб дополнительных трудозатрат, в связи с чем административный ресурс крайне важен.

Комплексное обследование предприятия

Комплексное обследование предприятия производится в рамках подготовительной работы по этапу проектирования. Обследованию подвергаются все бизнес процессы, подлежащие включению в систему. На данном этапе выявляются и систематизируются для проектирования все требования к детализации информации, особенностям обработки данных и прочим параметрам информационной системы (см. п. Требования к аналитической информации и информационной системе).

Проектирование информационной системы.

Проектирование - основной этап внедрения комплексной информационной системы. Внедрение без этого этапа возможно лишь при автоматизации отдельных участков работы предприятия либо для небольших предприятий. Задача данного этапа - адаптация выявленных на этапе требований пользователей и возможностей существующего программного обеспечения друг под друга. При разработке нового программного обеспечения данный этап превращается в постановку задачи для программистов по созданию нового средства автоматизации на основе выявленных требований к системе. Разработчики и консалтинговые фирмы имеют определенные методики по внедрению своих программных продуктов, принципы и нормы проектирования, подходы к обработке требований клиента. Данные методики определяются особенностями конкретных средств автоматизации, возможностями их настройки, доработки "под заказчика". В данной главе исследования предлагается ряд универсальных методик, которые могут быть применены для проектов внедрения без ориентации на какое-то конкретное программное обеспечение. В общем случае на этапе проектирования в письменном виде фиксируется конкретный порядок обработки информации всеми участвующими пользователями, позволяющий получить информацию, соответствующую всем учтенным требованиям. Также формируется перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должна выдавать автоматизированная система, и параметры информации, содержащейся в учетных регистрах, и первичных документах. Проектирование очень важно, поскольку без ясного перечня того, что надо сделать и каким условиям это должно удовлетворять, практически невозможно получить результат от автоматизации. Кроме того, если не произвести заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей программы придется заново переделывать.

Главная особенность индустрии систем автоматизации различных предприятий и учреждений, характеризующихся широкой номенклатурой входных данных с различными (и нетривиальными) маршрутами их обработки, состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций системы при относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь происходит понимание того, что будет делать будущая система, и каким образом она будет работать, чтобы удовлетворять предъявленным к ней требованиям. И именно нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные и неразрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к неуспеху всей системы в целом.

Процесс автоматизации.

Остальные процессы внедрения связаны с разработкой программного обеспечения (или доработкой существующего на основе нужд заказчика), обучением пользователей, настройкой и пуском системы. Когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров. Причем, доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности. При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это повысило эффективность работы бухгалтерии, позволило расширить и с максимально эффективно использовать методику экономического анализа, что улучшит контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, и в свою очередь повысит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

3.2 Проектирование информационной системы на предприятии

Из описанных выше этапов внедрения этап проектирования наиболее важен. Поэтому его необходимо рассмотреть более подробно. Создание информационной системы при любых объемах информации, количестве аналитических объектов требует проектирования перед процессом внедрения. Необходимо провести соответствующую детализацию аналитических данных, определить взаимосвязи между ними, сформировать информационно-логическую модель, а также утвердить определенные организационные принципы при автоматизации и реорганизации.

В рамках настоящей работы мы рассматриваем в первую очередь вопросы, связанные с расширением и углублением аналитики, обеспечением аналитических служб необходимой детализованной информацией, оставляя за рамками исследования технические вопросы автоматизации, проектирования и моделирования информационных потоков, организационные проблемы реорганизации и т.д. Также не рассматриваются подробно такие важные особенности формирования информационной системы как:

? разработка форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

? оптимизация методов учета, оценки, формирование или совершенствование порядка ведения инвентаризации имущества и обязательств;

? разработка правил документооборота и технология обработки учетной информации;

? утверждение порядка осуществления хозяйственных операций, а также принятие других решений, необходимых для организации бухгалтерского учета.

Важнейшее значение при создании системы информационного обеспечения аналитической информацией имеет оптимизация учета с целью максимальной его детализации. Это требует разработки внутри корпоративных стандартов учета и анализа, дополняющих общепринятые учетные нормы.

В этой части можно сформировать следующие основные задачи:

· сформировать корпоративные стандарты:

o финансового учета

§ план счетов

§ учетная политика

§ шифры аналитического учета

o материального учета

§ справочник-кодификатор материалов

§ стандарты учета товародвижения

§ финансовые документы

§ учетные регистры

§ сопроводительные документы

o производственного учета

§ принципы списания затрат

§ принципы калькулирования себестоимости

· на основе стандартов сформировать процедуры работы по использованию данных, их анализу.

Детализация учетных данных для анализа, увеличение уровней аналитики данных в рамках разработки информационной системы предприятия может быть осуществлено различными способами.

Ниже мы рассмотрим ряд таких возможностей как:

? вынесение дополнительной аналитики на План счетов бухгалтерского учета,

? существующие возможности кодировки объектов информационной системы (формирование кодов поставщиков, материалов, туров и т.д.)

? возможности по увеличению взаимосвязанных объектов информационной системы (анализ в разрезе групп контрагентов, типов туров, подразделений предприятия и т.д.)

План счетов.

При автоматизированном учете, дополнительная информация, необходимая для анализа может присутствовать непосредственно в системе плана счетов, поскольку число символов в коде счета может быть достаточно большим. В то же время в российской практике широко распространен стереотип, требующий ограничения количества счетов, мнение, предполагающее, что расширение плана счетов затрудняет ведение учета и снижает оперативность обработки информации. Такое мнение в основном обусловлено как недостаточным уровнем автоматизации предприятий, так и определенной инертностью в мышлении сотрудников бухгалтерских, финансовых и информационных служб предприятий, тормозящей развитие возможностей анализа и управления.

Во многих современных системах автоматизации План счетов бухгалтерского учета представляет собой не только объект интересов внешних пользователей информации (государственных органов, осуществляющих финансовый анализ кредиторов, инвесторов и т.д.), но также позволяет углублять детализацию данных для целей управления предприятием. На План счетов выносится дополнительная аналитика по различным участкам учета. В то же время для целей предоставления внешним пользователям эта дополнительная аналитика игнорируется (сворачивается). Детализация данных в отчетах (баланс, отчет о прибылях, отчет о движении денежных средств, прочая отчетность) и учетных регистрах, предоставляемых внешним пользователям (журнал хозяйственных операций, оборотная ведомость и т.д.), осуществляется только по свернутым счетам (группам счетов) в соответствии с требованиями законодательства или внешних контрагентов. Данные возможности могут быть осуществлены грамотным применением кодировок счетов, например:

20 - группа счетов производственных затрат для внешних пользователей информации, которая состоит из:

2001 - материалы,

2010 - заработная плата,

2011 - амортизация

и т.д.

Примечание:

Совсем не обязательно использовать только цифровые символы. Для кодировки той части счета, которая не регламентируется государством или другими контролирующими органами в нормативном порядке, предприятие для удобства работы может использовать буквенные значения. Они более информативны (логическая связь с терминами определений соответствующих признаков) и допускают использование большего количества символов на одной позиции (букв, как кириллицы, так и латиницы, - значительно больше чем цифр). В то же время допустимо использование на одной позиции букв кириллицы, латиницы и цифр одновременно; однако это, наверняка, увеличит вероятность путаницы и ошибок.

Таким образом, количество вышеприведенных комбинаций, возможностей детализации многократно увеличится. При этом мы рассмотрели наличие лишь трех (пусть и составных) уровней аналитики, тогда как можно добавить еще, например, статью затрат, код бюджета, тип зависимости от объема, признак прямых или косвенных затрат и т.п. Соответственно, можно обеспечить любое количество уровней детализации данных, если применяемая система автоматизации не ограничивает подобные возможности.

В стандартном случае на различных счетах может содержаться следующая информация:

? признаки внутренней поставки, импорта, экспорта,

? группы поставщиков, заказчиков,

? тип расчетов,

? тип договоров.

? валюта,

? центр затрат (центр доходов),

? процесс продажи турпакетов,

? вид затрат (доходов),

? элемент затрат,

? статья затрат (доходов),

? группа основных средств, нематериальных активов и т.д.

Код счета в системе автоматизированного счета может и должен быть многосимвольным. В зависимости от нужд анализа может быть использовано до 40 и более символов, из которых лишь по нескольким (два или больше) информация будет предоставляться внешним пользователя. На этих символах будет размещаться признак счета в соответствии с законодательно установленным Планом счетов бухгалтерского учета и, возможно, признак необходимого субсчета к этому счету, например:

60-1 - расчеты с поставщиками туров,

60-2 - расчеты с поставщиками услуг и т.п.

В результате многоуровневая детализация может быть обеспечена в структуре кода счета бухгалтерского учета, по примеру следующей (Рисунок 12):

Рисунок 12. Структура кода счета бухгалтерского учета ТОО "Бриз"

Детализация для отчетов по международным стандартам

Вышеописанные принципы кодирования Плана счетов обеспечивают также возможность одновременного ведения бухгалтерии по стандартам бухгалтерского учета Российской Федерации (или другой страны нахождения) и международным стандартам. План счетов бухгалтерского учета может состоять из нескольких сегментов, на одном из которых находится признак российского счета, на другом - признак счета в соответствии с международными стандартами. Таким образом, можно, избежав повторного ввода данных, обеспечить получение аналитических отчетов по двум (а при желании - и более) планам счетов.

Ограничения к детализации плана счетов

При создании информационной системы важно разрабатывать План счетов, учитывая нижеприведенные особенности.

Несмотря на удобство работы аналитика с отчетами по счетам бухгалтерского учета, вынесение на план счетов слишком большого количества внутренней информации, даже при должном уровне автоматизации, может существенно затруднить работу бухгалтерии и вызвать неоправданное усложнение плана счетов. Даже при автоматизированном учете возможны ошибки, а выверка слишком большого количества счетов, даже при больших возможностях в построении отчетов может стать проблематичной процедурой для учетных служб.

Поэтому принципы кодирования должны содержать также и некоторые ограничения. В первую очередь это касается той аналитической информации, которую допустимо вести вне Плана счетов. В частности, информацию связанную, с расчетами, необходимую для оперативного анализа задолженности, расчетов по оборачиваемости и т.д. вполне можно оставить за рамками Плана счетов, используя при этом кодировки других объектов информационной системы и возможности автоматизированного учета и анализа. Например, информацию о группах, странах контрагентов, характеру связи с ними и т.п. можно включать непосредственно в код контрагента или создать необходимые признаки, привязанные к коду контрагента или другим соответствующим объектам учета и анализа. То же самое в части ограничений можно сказать и о счетах учета товарно-материальных ценностей, основных средств, нематериальных активов. В то же время детализацию счетов расчетов с бюджетом и прочими подобными органами (фондами, таможней и т.д.) на плане счетов необходимо иметь в первую очередь самим учетным службам.

Таким образом, на Плане счетов целесообразно размещать дополнительную аналитику по счетам затрат, расходов и доходов, прибылей и убытков, а также по счетам расчетов по налогам и сборам. По другим группам счетов на сами счета целесообразно выносить лишь необходимую детализацию, не усложняя чрезмерно План счетов бухгалтерского учета предприятия.

В то же время важно отметить, что данные рекомендации, как и сами принципы кодирования, могут быть существенно скорректированы с учетом специфики и аналитических требований каждого конкретного предприятия.

Аналитические объекты информационной системы

Помимо счетов бухгалтерского учета информационная система всегда имеет объекты учета и анализа, которые в соответствии с требованиями аналитиков должны также иметь необходимую детализацию и взаимосвязи.

Рассмотрим данный принцип на примере операции закупки, детализацию информации по которой можно осуществить следующим образом (Рисунок 13):

При вводе операции закупки тура указываются признаки и параметры поставки, необходимые для формирования всевозможных отчетов, например, поставщик, который в системе характеризуется уже своими неизменными признаками (страна, тип, группа, отрасль и т.д.).

В результате такой детализации система может строить отчеты:

? по закупкам у одного поставщика,

? по закупкам по одному конкретному договору с поставщиком,

? по закупкам у всех поставщиков одной отрасли,

? по закупкам у поставщиков конкретной группы,

? по закупкам одного тура у поставщиков конкретной группы,

? по закупкам одного тура у поставщиков конкретной страны,

? по всем импортным закупкам

? по закупкам по группе туров и группе поставщиков,

? по закупкам конкретной службы у конкретного поставщика по конкретной группе туров,

? по закупкам, подлежащим оплате до заданной даты,

? по закупкам, просроченным к оплате,

? по закупкам, доставляемым туристов определенным транспортом, и многое другое

Рисунок 13 Детализация данных (пример - операция закупки тура)

При вводе такой операции закупки туров может быть реализована система поэтапного ввода данных, исключающая повторный ввод. Подобным образом детализация может быть обеспечена на всех участках ввода данных. Аналитические объекты, используемые при детализации информации, определяются на этапе предварительного обследования на основе требований к аналитике.

По анализу расчетов с контрагентами это могут быть:

? контрагенты (поставщики, заказчики, партнеры, дилеры, банки и т.д.),

? группы и признаки контрагентов по отрасли, направлению деятельности, стране, региону, типу взаимосвязи и др.,

? заказы,

? договора,

? службы предприятия и сотрудники, работающие с контрагентами,

? банковские счета и реквизиты,

? группы и типы операций с контрагентами (типы и группы поставок туров, расчетов, заказов, консигнаций, возвратов, взаимозачетов),

? сами операции

По анализу основных средств и нематериальных активов:

? инвентарные объекты,

? типы объектов (например: станки, автомобили, программы и т.п.),

? назначение (производственное, обслуживающее, вспомогательное),

? местонахождение (страны, гостиницы, рестораны, столовые и т.д.),

? типы зависимости (например: главное -тур по стране, зависимые первого уровня -гостиницы, в которой выгоднее остановиться, зависимые второго уровня -номера в гостинице, предприятия общественного питания и т.д.),

? правила амортизации,

? сроки тура.

Детализацию объектов аналитического учета можно реализовать двумя способами:

? детализация данных с использованием принципов кодировки (аналогично описанным для Плана счетов),

? создание новых объектов учета на основе их взаимосвязи друг с другом.

На примере детализации операции закупки, представленной на Рис 13, данные два способа можно представить следующим образом. Первый способ потребует кодировки нескольких первичных признаков операции: например, в коде поставщика, указываемом в операции закупки, будет присутствовать признак страны, отрасли, типа и т.п. Второй способ предполагает расширение древообразной структуры признаков, где в карточке поставщика, помимо кода будет указываться в отдельных полях отрасль, страна и т.д., что потребует ведения справочника стран, отраслей и т.п. Дальнейшая детализация также предполагает использование двух методов: составная кодировка стран, либо необходимость указывать в карточке страны дополнительные признаки, например, тип экономики, континент или т.п. Очевидно, что второй требует большего количества аналитических объектов (больше на один аналитический объект), чем первый. Кроме того, при большей наглядности и удобства пользователя второй способ больше зависит от возможностей средства автоматизации - у каждой операции в большинстве программных продуктов - ограниченное количество уровней вложенности и признаков детализации на каждом уровне. Обе возможности должны обеспечиваться системой автоматизации, которая допускает гибкое построение информационной системы без привязки к какой-то одной жестко закрепленной схеме бизнес процессов. В связи с тем, что на практике в настоящее время свобода действий при построении (а тем более при изменении) информационной системы может быть существенно ограничена возможностями автоматизации, данное требование очень важно учесть при выборе системы автоматизации.

Для графического представления второго способа можно привести в пример уже рассмотренный на рисунке 13. Дальнейшая детализация с использованием этого способа будет обозначать последовательное разветвление древовидной схемы аналитических признаков.

Рассмотрим принципы обеспечения необходимой детализации данных с использованием первого способа. Важно отметить, что наиболее оптимально - эффективное сочетание двух предложенных способов обеспечения детализации одновременно.

Детализация с использованием кодировки

Аналогично принципам кодирования счетов бухгалтерского учета, объекты аналитического учета, информация о которых необходима для анализа, могут и должны иметь кодировку, способную позволить операционистам и аналитикам:

? удобство ориентации в больших массивах данных (поиск значения в справочнике, нахождение нужной операции и т.д.),

? построение отчетов с необходимой степень детализации: возможности выбора необходимых данных по диапазонам, различные методы группировки и сортировки данных для анализа.

Кодировка объектов аналитического учета должна учитывать то, что с данной информацией работают не только сотрудники одной-двух служб, как это, зачастую имеет место с бухгалтерской информацией, но, возможно, сотрудники различных служб и отделений предприятия, разной степени иерархии, информационной осведомленности и т.д. Следовательно, коды данных аналитических признаков с одной стороны должны соответствовать требованиям к аналитике всех служб предприятия, связанных с этой информацией, а с другой не содержать большого количества лишней информации, затрудняющей работу с данными и их анализ. Принципы кодирования, в сущности, аналогичны тем, которые описаны для кодировки Плана счетов. В частности код поставщика может включать информацию о:

? стране или регионе поставщика,

? службе, которая ведет работу с ним (если такое разделение ведется, и поставщик всегда работает только с одной службой),

? порядковым номером поставщика (либо сквозным, либо в рамках одной страны / региона, либо в рамках службы)

? или др. (в зависимости от требований учетных и аналитических служб)(Рисунок 14).

В код наименования тура можно включить информацию о:

? группе тура по товарному классификатору (государственному, отраслевому, внутрифирменному и т.п.);

? подгруппе тура;

? различных признаках тура (например, назначение тура или способ его закупки, принцип использования и т.п.),

? специфичные признаки для конкретных наименований

Рисунок 14 Структура кода контрагента для управленческого учета расчетов (упрощенный вариант)

В зависимости от требований аналитических служб предприятия и системы автоматизации может оказаться необходимым объединить в единую кодировку не только туры, но оборудование сопутствующее туру, туруслуги, турработы и т.д. В этом случае нужно разработать такие принципы кодирования, при которых можно было бы свободно получать информацию для анализа по каждой группе наименований. Данное разделение целесообразно выносить на первые символы кода для целей первоочередной сортировки при поиске и анализе данных.

Организация информационного потока

Важной частью информационной системы является также порядок движения информации между сотрудниками и отделами предприятия.

Методы учета, обеспечивающие максимальную детализацию, предложенные в предыдущем разделе данной главы достаточно сложны и требуют серьезной реорганизации учета. Учетных работников, вводящих операции в систему необходимо обязать проставлять все требуемые аналитические признаки. В то же время можно использовать многостадийную обработку одной операции. Рассмотрим предлагаемую схему реорганизации учета на примере операции закупки:

Рисунок 15. Организация ввода данных (пример - операция закупки)

Данная система была предложена автором работы для внедрения информационных систем предприятия ТОО "Бриз". Она состоит в том, что одна и та же операция обрабатывается нескольким количеством сотрудников. При контроле оперативности ввода данных скорость ввода не должна пострадать существенно, в то же время большое количество необходимых им признаков детализации вводят сами заинтересованные пользователи. При этом один бухгалтер не может разбираться сразу и в многоуровневой классификации туров, и в кодировке поставщиков, и в особенностях договоров с ними, и в типах группировок поставок туров, что также снижает количество ошибок при обработке большого количества информации.

Таким образом, вся информация, необходимая различным заинтересованным службам, будет присутствовать в системе, и пользователи смогут получать необходимые им выборки.

Однако в большинстве случаев аналитики, пользующиеся учетной информацией, не связаны с вводом данных в принципе. При этом решения о том, как будут получать информацию из системы сотрудники аналитических служб, могут откладываться или в принципе игнорироваться на первых этапах создания системы. Причины тому - дополнительная плата за каждое рабочее место в компьютерной системе при автоматизации, организационные проблемы, плохое обследование деятельности и, как результат, незнание особенностей системы управления предприятием и т.п.

Причем под термином "аналитические службы" мы понимает не только менеджеров предприятия ТОО "Бриз", а также и сотрудников всех служб предприятия, которые не вводят данные в систему, не печатают первичные документы и не обрабатывают операции в системе. Их задача - анализ имеющихся в системе данных. Это могут быть как непосредственно руководители предприятия, так и сотрудники отдельных специализированных служб, анализирующих работу своих подразделений. Все сотрудники предприятия нуждаются в информации, которая будет циркулировать в информационной системе. Более того, именно для них, а не только для отчетности перед внешними пользователями такая система и требуется на предприятии.

С другой стороны варианты обеспечения аналитиков необходимой информацией могут быть различны.

Наиболее оптимальным, по понятным причинам, является полный доступ аналитика к базе данных предприятия (ко всей информации, или к ее части в соответствии с полномочиями сотрудника) с возможностями построения любых отчетов, возможно, без права ввода новых операций. Если система автоматизации позволяет получать отчетную информацию по всем разрезам аналитики, имеющимся в базе данных, а сотрудники учетных служб при вводе не забывают эту аналитику обеспечивать, то аналитик получает в данном варианте широкое поле деятельности. Он может при этом значительно расширить используемую им методику анализа, а также повысить качество производимых расчетов, оценок, выводов за счет значительно большего количества информации и возможностей ее представления.

Есть и другой менее эффективный (но возможно более дешевый и простой) вариант. При нем сотрудники учетных служб предприятия ведут учет с необходимой аналитикам степенью детализации информации (что все же должно решаться на этапе обследования предприятия), а аналитики получают лишь отчеты. Однако получаемые отчеты должны соответствовать всем требованиям аналитических служб как по степени детализации информации, так и по форме ее представления. Кроме того, если это позволяет система автоматизации, такие отчеты должны передаваться сотрудникам аналитических служб не только в бумажном, но и в электронном виде, желательно, в приемлемом для изменения формате (например, MS Excel или т.п.). Это очень важно для процесса анализа и, соответственно, для качества последующих управленческих решений. С данной информацией аналитик должен производить дополнительные операции в соответствии с применяемой методикой анализа - группировки, перегруппировки, составление аналитических таблиц, операции со структурой (свертывание, развертывание отдельных статей), расчеты при факторном анализе и элиминирование, расчеты коэффициентов и т.д.

Результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Это может быть пояснительные записки, справки, аналитические заключения.

Документы должны быть обоснованными, конкретными, соответствующе оформлены по стилю. Они могут содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д.

Аналитикам, формирующим выводы на основе расчетов, оценки аналитических таблиц и т.п. помимо непосредственной помощи при выполнении данных расчетов, и подготовки необходимых документов хорошо построенная система автоматизации может также облегчить и формирование самих выводов анализа, используя текстовые шаблоны при применении конкретного расчета. Аналитику необходимо будет лишь корректировать выводы, предложенные системой, при простых расчетах и оценках и проектировать более сложные аналитические схемы, не затрудняя себя монотонным повторением единообразных действий. Некоторые фирмы-разработчики программ по анализу финансового состояния предприятия ввели в программные продукты дополнительные функции, позволяющие в автоматическом режиме формулировать выводы по результатам проведенных расчетов финансовых коэффициентов, а также создавать достаточно объемные аналитические заключения. Представляется, что подобное расширение функциональных возможностей программных продуктов, способствующее более широкому применению компьютерных технологий в практике аналитической работы, можно рассматривать как положительный опыт дальнейшего их совершенствования.

Важным качеством информационной системы является возможность оперативного представления аналитической информации в графическом виде. Графики представляют собой масштабное изображение показателей, чисел с помощью геометрических знаков (линий, прямоугольников, кругов) или условно-художественных фигур. Они имеют большое иллюстративное значение. Благодаря им, обрабатываемый материал становится более доходчивым и понятным.

Велико и аналитическое значение графиков. В отличие от табличного материала график дает обобщающий рисунок положения или развития изучаемого явления, позволяет зрительно заметить те закономерности, которые содержит числовая информация. На графике более выразительно проявляются тенденции и связи изучаемых показателей.

В то же время данные свойства графической информации зачастую не используются аналитиками, если графики необходимо строить вручную или средства автоматизации не достаточно гибки и требуют времени для соответствующей обработки информации.

Важно отметить, что при должном уровне автоматизации, предприятиям не обязательно будет содержать большой штат "чистых аналитиков", поскольку руководители высшего звена, рядовые исполнители и другие пользователи, заинтересованные в аналитической информации смогут сами своевременно получать нужные данные. А число сотрудников, занятых исключительно сбором и анализом данных, будет ограничено минимумом, необходимым, в основном, для формирования общих отчетов предприятия. Методика аналитической выборки представлена в приложении 1. Примеры кодирования первого сегмента бухгалтерского счета представлены в приложении 2. Кодировка поставщиков (туроператоров) представлена в приложении 3.

Проведение анализа должно стать органической частью служебных обязанностей каждого специалиста, руководителя разных уровней хозяйства, обязанностью всех служащих, которые имеют отношение к принятию управленческих решений. Что позволяет обеспечить один важный принцип организации анализа - обоснованное распределение обязанностей по проведению анализа хозяйственной деятельности между отдельными исполнителями. От того, насколько рационально это распределение, зависит не только полнота охвата объектов анализа, но и исключается возможность многократного проведения одних и тех же исследований разными лицами. Это способствует более эффективному использованию рабочего времени специалистов и обеспечивает комплексность анализа.

Заключение

В рыночной экономике экономический анализ осуществляется в условиях неопределенности и риска, что вынуждает постоянно принимать во внимание различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность находит отражение в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию, а, при определенных обстоятельствах, может не документироваться вообще. Система бухгалтерского учета в рамках требований бухгалтерского и налогового законодательства зачастую не может удовлетворить всех требований по предоставлению информации для анализа и принятия решений по управлению предприятием, а ведение параллельного полномасштабного управленческого учета зачастую может оказаться слишком дорогостоящим. В то же время выполнение динамично изменяющихся требований внешних пользователей экономической информации (государства, инвесторов, кредиторов) в условиях реформирования законодательства и общепринятой учетной базы также остаются чрезвычайно важной и непростой задачей.