Делопроизводство в туризме

Туристическая организация, как и любая другая обязана вести учет всей документации, которая имеет хождение в организации.

Основная задача организации документооборота -- прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

Для оптимизации маршрутов движения отдельных категорий документов разрабатываются маршрутные схемы, которые включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления организацией в целом или отдельного структурного подразделения.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

-- прием входящих документов;

-- первоначальная (экспедиционная) обработка;

-- предварительное рассмотрение и распределение подразделениям и исполнителям;

-- регистрация;

-- рассмотрение документов руководством;

-- передача документов в подразделения и исполнителям;

-- исполнение резолюций руководства.

Регистрация документа определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998. [6]. Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы:

Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы по всем документам организации.

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют важнейшие внутренние документы -- приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень, утверждаемый руководителем организации.

Специализированную документацию -- учетно-финансовую, арбитражную, и в том числе кадровую -- регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Регистрацией документов в кадровой службе должен заниматься опытный специалист. Для этого надо знать делопроизводственный процесс, функции должностных лиц и структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации и своей службе, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т. д. Делопроизводство. / Под ред. Басакова М.И. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.

В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации документов -- журнальная и карточная. В настоящее время внедряется современная автоматизированная форма регистрации.

Журнальная форма применяется как для регистрации документов, так и для учета личного состава.

Для регистрации документов ведется журнал приказов (распоряжений).

При всей простоте и надежности журнальной формы более гибкой считается карточная форма регистрации. Копии регистрационных карточек могут использоваться для контроля исполнения и прохождения документов, их можно систематизировать по любому признаку (виду документа, содержанию и др.), что облегчает поиск необходимой информации.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ заносится в электронную карточку, выводящую на экран компьютера, как традиционные реквизиты, так и ряд дополнительных.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить внутреннюю опись документов, дать любую справку о состоянии движения документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют незначительные отличия. Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов приведена на рис 1 Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2004..

Рис. 1. Форма регистрационной карточки

Таким образом, мы можем увидеть, что регистрация документов имеет типовую структуру и типовую форму контроля. В карточке изначально ставится ответственное лицо, которое следит за исполнением.

Заключение