Учет материальных ресурсов строительной организации и методика их ревизии

2.2 Учёт поступления материальных ресурсов

Своевременное, ритмичное и комплексное снабжение филиала СМУ «Гомельэнергострой» материальными ресурсами способствует успешному выполнению им плановых заданий, повышению производительности труда, позволяет экономно расходовать материалы и, как следствие, оказывать существенное влияние на снижение себестоимости строительно-монтажных работ. Процедура закупки материальных ресурсов СМУ «Гомельэнергострой» осуществляется в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 17.11.2008 г. №618 «О государственных закупках в Республике Беларусь» с дополнением и изменениями от 21.04.2009 г. № 215 [1], действие которого однако не распространяется на закупки СМУ «Гомельэнергострой» товаров (работ, услуг) на сумму до 50 базовых величин по одной сделке. На основании плана строительно-монтажных работ по результатам материалов инженерной подготовки на квартал, месячной заявки на материалы, оборудование и комплектующие, составляемой начальниками строительных участков, группой материально-технического снабжения СМУ «Гомельэнергострой» составляется план ежемесячной закупки материалов и комплектующих изделий, необходимых для производства запланированных объемов строительно-монтажных работ. Закупки материальных ресурсов осуществляются в соответствии с Положением об организации материально-технического обеспечения в системе ОАО «Белэнергострой». Закупки таких материалов как цемент и щебень осуществляются через ОАО «Белэнергострой» согласно лимитов, выделенных ГПО «Белэнерго». Закупка металлопроката (уголок, труба стальная, труба оцинкованная, швеллер, балка, прокат круглый) производится через биржевые организации, указанные ОАО «Белэнергострой»: ОАО «Гомельхимторг», ОАО «Белметалл», УП «Управление ОРТ металлопродукцией», ОАО «Минсктелекомстрой» г. Минск; РУП «Белоруснефть» г. Гомель; ООО «Гомельавтостройдом» г.Гомель; ООО «Интерсож» г. Гомель; ООО «Центр» Россия. Все строительные материалы, изделия и конструкции приобретаются у отечественных предприятий-изготовителей на основании договоров поставок путем выбора и оценки поставщика материалов (с использованием процедуры запроса ценовых предложений). Иными словами, материальные ресурсы в филиал СМУ «Гомельэнергострой» поступают двумя способами:

а) централизовано через отдел материально технического снабжения (далее - ОМТС);

б) самостоятельные закупки у поставщиков собственной службой материально технического снабжения (далее - СМТС). Вся получаемая продукция соответствует спецификациям, чертежам, ГОСТам, что подтверждается сертификатами и паспортами, прилагаемыми к продукции. Любая операция поступления материальных ресурсов СМУ «Гомельэнергострой» сопровождается оформлением необходимых подтверждающих документов. Схема документального оформления поступления материальных ресурсов в СМУ «Гомельэнергострой» при закупках централизованным способом через ОАО «Белэнергострой» представлена на рисунке 2.1

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.1 - Документальное оформление поступления материальных ресурсов

СМУ «Гомельэнергострой» при централизованном способе закупок Из рисунка 2.3 видно, что первичным документом при таком виде закупок является заявка, которую формирует СМТС СМУ «Гомельэнергострой» для дальнейшей передачи в ОМТС ОАО «Белэнергострой». Заявка представляет собой документ, отражающий потребность в материальных ресурсах, составляется СМУ «Гомельэнергострой» ежемесячно. Затем данная заявка передаётся в отдел материально-технического снабжения ОАО «Белэнергострой». Для получения материальных ресурсов от ОМТС ОАО «Белнергострой» представителю СМТС СМУ «Гомельэнергострой» выдаётся доверенность на получение материальных (форма М-2). Доверенности по форме М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. В СМУ «Гомельэнергострой» доверенность по форме №М-2 выписывают на 15 дней. В доверенности указываются: дата выдачи, срок действия, перечень материалов, подлежащих получению. Менеджер по снабжению расписывается в получении доверенности на ее корешке и в самой доверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается директором и главным бухгалтером. Менеджер, которому выдана доверенность, не позднее следующего дня после каждого получения материальных ресурсов, независимо от того, получил он их полностью или частично, представляет в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально ответственному лицу полученных им материальных ресурсов. Неиспользованная доверенность возвращается в бухгалтерию на следующий день по истечению срока действия. Факт отгрузки ОМТС «Белэнергострой» материальных ресурсов подтверждается составлением товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1) в четырёх экземплярах: первый остаётся у СМУ «Гомельэнергострой» (грузополучателя) и служит основанием для оприходования груза; второй - остаётся у ОАО «Белэнергострой» (грузоотправителя) и служит основанием для списания материальных ресурсов; третий и четвёртый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику. Третий - служит основанием для расчёта за транспорт, и перевозчик его отправит плательщику - заказчику автотранспорта. Четвёртый экземпляр прилагается к путевому листу для учёта работы транспорта и начисления заработной платы водителю. Приемка и оприходование поступающих материальных ресурсов оформляется на складе СМУ «Гомельэнергострой» путем составления приходных ордеров (форма М-4) . Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов могут оформляться проставлением на ТТН-1 штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.

В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Схема документального оформления децентрализованных закупок СМУ» Гомельэнергострой» представлена на рисунке 2.2. Децентрализованные закупки материальных ресурсов СМУ «Гомельэнергострой» осуществляются путём заключения прямых договоров с поставщиками, указанными ОАО «Белэнергострой».

Как видно из рисунка 2.2, первоначальным этапом такой закупки является заключение договора на поставку с поставщиком, в котором указываются перечень закупаемых материальных ресурсов, размер и условия оплаты, условия и сроки доставки, оговариваются прочие условия. Договора поставки подписываются директорами предприятий, затем на них проставляются печати обеих организаций. Образец договора на поставку материальных ресурсов, заключённый между СМУ «Гомельэнергострой» и УП «Гомельский деревообрабатывающий завод БелОСТО» приведен в приложении К.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.2 - Документальное оформление поступления материальных ресурсов СМУ «Гомельэнергострой» при децентрализованном способе закупок

При предварительной оплате за материальные ресурсы согласно договору поставщик выписывает для СМУ «Гомельэнергострой» счёт-фактуру в двух экземплярах. В счёт-фактуре указывается наименование, количество, отпускная цена, её обоснование и стоимость материальных ресурсов. Для подтверждения суммы НДС, которую СМУ «Гомельэнергострой» сможет затем принять к вычету, выписывается счёт-фактура по НДС (в двух экземплярах). Первый экземпляр счёт-фактуры вручается представителю СМУ или пересылается по факсу. На основании данного счёт-фактуры бухгалтерия СМУ «Гомельэнергострой» выписывает платёжное поручение на предоплату [приложение М]. Далее - представитель СМУ «Гомельэнергострой» с доверенностью формы М-2 [приложение Л] направляется на автотранспорте организации к поставщику. Поставщик отгружает материальные ресурсы и оформляет факт отгрузки выпиской ТТН-1 в четырёх экземплярах, три из которых вручаются представителю СМУ «Гомельэнергострой». К ТТН прилагаются товаросопроводительные документы: сертификаты, спецификации. При этом представитель расписывается в ТТН-1 в получении материальных ценностей и проставляет дату их получения. Приёмка поступающих материальных ресурсов по количеству и качеству производится в соответствии с Положением о приёмке товаров по количеству и качеству, утверждённым Постановлением Совета министров Республики Беларусь от 3 сентября 2008 г. №1290 [11]. При оприходовании материальных ресурсов на склад СМУ «Гомельэнергострой» кладовщик, используя справочник материалов, автоматически разносит данные о приходе по карточкам складского учёта и формирует приходный ордер формы М-4. Обработка первичной документации по учёту движения материальных ресурсов в СМУ «Гомельэнергострой» осуществляется в автоматизированном режиме. При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов ( форма М-7). В случае составления акта о приемке материалов приходный ордер не составляется. Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику. На складах СМУ «Гомельэнергострой» материальные ресурсы учитываются по количеству в натуральных измерителях на карточках складского учёта материалов (форма М-17). Материально-ответственное лицо ежедневно записывает в карточки складского учёта все операции по приходу и расходу материальных ресурсов, а также его остаток после каждой операции. Карточки складского учёта СМУ «Гомельэнергострой» ведутся также автоматизировано [приложение Н]. В СМУ «Гомельэнергострой» строительные материалы, конструкции и детали, поступающие в значительном количестве, часто, завозятся непосредственно на объекты строительства, минуя центральный склад. Такие партии материальных ресурсов отражаются в учете, как поступившие на склад и переданные на участок строительных работ. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах строительных участков делается пометка, о том, что материалы получены от поставщика и выданы на участки без завоза на склад (транзитом). Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно на участки, оформлены приказом директора СМУ «Гомельэнергострой». Склад передает в бухгалтерию все первичные документы по поступлению производственных запасов. После обработки первичных учетных документов (приемных актов, накладных и др.) автоматизированной бухгалтерской программой учетных работ в СМУ «Гомельэнергострой» обеспечивается формирование необходимых регистров бухгалтерского учета производственных запасов. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии СМУ «Гомельэнергострой» контролю по существу операций и правильности их оформления (в том числе - полноты проставленных в документах шифров аналитического учёта). После проверки документы комплектуются в пачки отдельно по приходу и расходу и передаются на дальнейшую обработку. Во всех первичных документах бухгалтер, ответственный за учёт материальных ресурсов, проставляет номер счёта, код статьи затрат и код аналитического учёта. Для синтетического и аналитического учёта поступления материальных ресурсов на каждом товарном документе поставщика бухгалтер, ответственный за учёт материалов, проставляет вручную корреспонденцию счетов по приходу материальных ресурсов. Затем бухгалтерские записи вводятся в ПЭВМ, и на основании этой информации формируется приход материальных ресурсов для синтетического и аналитического учёта по дебету счёта 10 «Материалы». Для каждого материала вводится номенклатурный номер, наименование, количество, цена за единицу и общая стоимость. В дальнейшем данная информация используется для формирования оборотно-сальдовой ведомости [приложения Ж,

З] и ведомостей аналитического учёта по счету 10 «Материалы» и по субсчетам. Образец оборотно-сальдовой ведомости по субсчёту 10.8 «Строительные материалы» в разрезе материально-ответственных лиц приведен в приложении П. Отдельные хозяйственные операции по приобретению СМУ «Гомельэнергострой» материальных ресурсов у поставщиков за плату (при этом доставка груза осуществлялась предприятием-продавцом) с использованием счета 10 «Материалы» и счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» за февраль 2010 года приведены в таблице 2.1. Из таблицы 2.1 видим, что на счёте 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» были отражены транспортные расходы по доставке поставщиком строительных материалов на склад СМУ «Гомельэнергострой».

Таблица 2.1- Корреспонденция счетов бухгалтерского учета приобретения материальных ресурсов за плату у поставщиков с использованием счета 10 и счета 16 за февраль 2010 г.

Итоги группировки первичных документов по приходу материальных ресурсов отражаются в СМУ «Гомельэнергострой» в ведомостях прихода материалов, которые составляются по материально-ответственным лицам. Выписка из ведомости прихода материалов за февраль 2010 г. представлена в таблице 2.2.

Таблица 2.2- Ведомость прихода материалов в СМУ «Гомельэнергострой» за февраль 2010 г.

Из таблицы 2.2 видим, что в ведомости прихода материалов СМУ «Гомельэнергострой» содержится информация о дате поступления, наименовании материала, поставщика, приходного ордера, единице измерения, цене за единицу и общей стоимости поступивших материальных ресурсов. В дальнейшем сведения из данных ведомостей используются при составлении общей ведомости движения материалов СМУ «Гомельэнергострой» за месяц. Для более чёткого анализа бухгалтерского учёта материальных ресурсов в СМУ «Гомельэнергострой» необходимо изучить также порядок учёта их выбытия.

2.3 Учет отпуска, расхода и прочего выбытия материальных ресурсов

Материальные ресурсы СМУ «Гомельэнергострой» отпускаются в строительство непосредственно для осуществления строительно-монтажных работ по нормам соответственно объемам заданий на выполнение таких работ. Отпуск материальных ресурсов сверх норм оформляется соответствующим распоряжением руководства СМУ «Гомельэнергострой». При отпуске материальные ресурсы измеряются в соответствующих единицах измерений (весовых, объемных, поштучно). Выбытие материальных ресурсов со складов СМУ «Гомельэнергострой» оформляется документами. Получать материальные ресурсы со складов могут лишь те работники СМУ «Гомельэнергострой», которым дано на это право. Это материально ответственные лица (с каждым из них заключён договор о полной материальной ответственности). Список таких лиц с образцами их подписей имеется на складах СМУ «Гомельэнергострой», список утвержден директором СМУ «Гомельэнергострой» и согласован с главным бухгалтером. Первичными документами по отпуску материальных ресурсов со складов СМУ «Гомельэнергострой» на строительные участки являются:

- лимитно-заборная карта (типовая форма М-8);

- накладная на внутреннее перемещение (типовая форма С-13).

Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материальных ресусрво, систематически потребляемых для выполнения строительно-монтажных работ. Документальное оформление отпуска материальных ресурсов в СМУ «Гомельэнергострой» лимитно-заборными картами помогает осуществлять контроль над лимитами. Отпуск материальных ресурсов на строительно-монтажные работы осуществляется складом СМУ «Гомельэнергострой» при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Лимиты на отпуск материальных ресурсов СМУ «Гомельэнергострой» устанавливаются планово-техническим отделом при составлении производственных планов. За основу лимитов принимаются утвержденные нормы расхода материалов на единицу конструктивного элемента или вида работ с учетом строительных норм и правил (СНиП), которые устанавливает Министерство архитектуры и строительства Республики Беларусь. Лимитно-заборные карты выписываются планово-техническим отделом СМУ «Гомельэнергострой» в трех экземплярах на одно наименование материала и сроком на один месяц. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца ее действия передается строительному участку - получателю материала, второй экземпляр передается складу, третий экземпляр остается в планово-техническом отделе. Кладовщик, осуществляя отпуск материала, указывает в обоих экземплярах карты:

- дату;

количество отпущенных материальных ресурсов, которые подтверждаются подписями получателя и кладовщиком. В случае отпуска материальных ресурсов сверх лимита в лимитно-заборных картах, требованиях-накладных проставляется штамп «Сверх лимита». Отпуск производственных запасов сверх лимита производится при наличии разрешения директора СМУ «Гомельэнергострой» или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материальных ресурсов. В СМУ «Гомельэнергострой» сверхлимитный отпуск материальных ресурсов происходит при дополнительном отпуске материалов, связанный с исправлением брака. Передача материальных ресурсов с одного склада СМУ «Гомельэнергострой» на другой склад, а также со склада (кладовой) одного

накладными на внутреннее перемещение производственных запасов (типовая форма С-13) [приложение Р]. На израсходованные материалы начальник участка строительного объекта, составляет материальный отчет [приложение С], в котором указывает наименование материала, их количество по каждому наименованию: приход, расход и остаток. Количество израсходованных материальных ресурсов определяется в отчёте о расходе строительных материалов в сопоставлении с нормами формы М-29, в котором указывается объём выполненных работ, норма на единицу объёма и нормативный расход. При отпуске материальных ресурсов на строительно-монтажные работы и ином выбытии согласно учетной политике СМУ «Гомельэнергострой»» их оценка проводится по фактической себестоимости каждой единицы материальных ресурсов. В зависимости от вида затрат в бухгалтерском учете СМУ «Гомельэнергострой» за февраль 2010 года, выбытие материальных ресурсов отражается следующими бухгалтерскими проводками, которые приведены в таблице 2.3. Списание отклонений в стоимости материальных ресурсов по отдельным видам или группам материальных ресурсов в СМУ «Гомельэнергострой» производится пропорционально учетной стоимости материальных ресурсов, согласно формулам 2.1, 2.2 и 2.3. Отдельные бухгалтерские проводки, сделанные бухгалтерией СМУ «Гомельэнергострой» при выбытии материальных ресурсов в феврале 2010 г. приведены в таблице 2.3.

Таблица 2.3- Бухгалтерские проводки по учёту выбытия материальных ресурсов в СМУ «Гомельэнергострой» в феврале 2010 г.

Как видно из таблицы 2.3, в феврале 2010 г. в бухгалтерии СМУ «Гомельэнергострой» было произведено списание материальных ресурсов на основанное производство, вспомогательное, общепроизводственные и общехозяйственные расходы. Списание производилось по фактической себестоимости материальных ресурсов с использованием счёта 16 «Отклонение в стоимости товарно-материальных ценностей». На основании первичных документов в бухгалтерии СМУ «Гомельэнергострой» составляется ведомость расхода материалов. Выписка из такой ведомости СМУ «Гомельэнергострой» представлена в таблице 2.4. Из таблицы 2.4 видим, что в ведомости расхода материалов СМУ «Гомельэнергострой» содержится информация о дате выбытия, наименовании материала, материально ответственных лицах, расходном ордере, единице измерения, цене за единицу и общей стоимости выбывших материальных ресурсов.

Таблица 2.4- Выписка из ведомости расхода материалов СМУ «Гомельэнергорой» за февраль 2010 г.

Итоги этих ведомостей расхода, также как и ведомости прихода, являются основанием для обобщения данных о движении материальных ресурсов в ведомости «Движение материальных ценностей в строительстве» [приложение Т]. Показатели ведомости движения материалов в СМУ «Гомельэнергострой» в отношении учетной стоимости оставшихся на конец месяца материалов по складам сверяются с остатками оборотно-сальдовой ведомости по счёту 10 «Материалы». Так контролируется соответствие данных складского и бухгалтерского учета. Далее сальдо на конец месяца по счёту 10 «Материалы» заносится в главную книгу. Таким образом, проанализировав процесс документального оформления поступления и выбытия материальных ресурсов в СМУ «Гомельэнергострой», а также отражение таких операция в бухгалтерском учёте анализируемого предприятия, следует дать комплексную оценку организации бухгалтерского учёта материальных ресурсов в СМУ «Гомельэнергострой».

2.4 Оценка действующей практики учета материальных ресурсов в СМУ «Гомельэнергострой»

Исследовав действующую практику учёта материальных ресурсов СМУ «Гомельэнергострой» можно сделать вывод о том, что учёт данного объекта ведётся в соответствии с требованиями действующей нормативно-правовой базы по учёту материальных ресурсов и учётной политики управления. На исследуемом предприятии к бухгалтерскому учету в качестве материальных ресурсов принимаются активы, используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг); Единица бухгалтерского учета материальных ресурсов выбрана организацией таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих ресурсах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. Оценка действующей практики учёта материальных ресурсов СМУ «Гомельэнергострой» приведена на рисунке 2.5. Применяемый метод оценки материалов по учётным ценам с обособленным учётом на счёте 16 отклонений фактической себестоимости от учётных цен утвержден приказом по учетной политике на 2009 год. Организация вправе установить разные методы оценки, однако, применяемая оценка более эффективная для строительной организации, получающей значительное количество материальных ресурсов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно закону «О бухгалтерском учете» оформляются оправдательными документами содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми. В случае необходимости СМУ «Гомельэнергострой» может изменять формат бланков. В частности, могут быть расширены или сужены графы и строки, включены дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Бухгалтерский учет материальных ресурсов СМУ «Гомельэнергострой» осуществляется в соответствии с Инструкцией №114. Данные складского учета материальных ресурсов, оперативного учета их движения в подразделениях организации соответствуют данным бухгалтерского учета материальных ресурсов. Материальные ресурсы приобретаются как централизованно, так и децентрализованно. Доверенность оформляется в бухгалтерии в одном экземпляре и выдается получателю под расписку. В летний период, когда увеличивается спрос на услуги организации и получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, применяют форму N М-2а и выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей. Журнал предварительно пронумерован и прошнурован.

Доверенности выдаются только лицам, работающим в данной организации на 10 дней, иным лицам выдача доверенностей не допускается. Все материальные ценности, поступающие в организацию, своевременно принимаются на учет соответствующими складами. В некоторых случаях в интересах производства материальные ценности приобретаются непосредственно производителями работ в соответствующие подразделения организации, минуя склады. Тем не менее такие материальные ценности в учете отражаются как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. В первичных приходных документах делается отметка о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую. Перечень материалов, которые могут транзитом направляться в подразделения и на участки организации, не определен и не оформлен приказом, что является недостатком в действующей практике учета на исследуемом предприятии. Материальные ценности, поступающие на склад организации, подвергаются тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика. Материалы принимаются к учету в соответствующих единицах измерения, по весу, объему, счету и так далее. По этим же единицам измерения устанавливается и учетная цена. Обработка первичной учётной документации осуществляетсяс помощью Программы «1С: Бухгалтерия 7.7», что позволяет вести учет бухгалтерских операций типа «Проводка - Главная книга - Баланс», обеспечивает оформление таких документов, как платежные поручения, реестр чеков, доверенности, счета и т.д.

Программа «1С: Бухгалтерия» имеет много достоинств, что и привлекает предприятия при ее покупке. Программа ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера (журнально-ордерную систему), при этом значительно упрощая ее, рассчитана на пользователя непрофессионала С внедрением новых информационных технологий вместо бумаги в качестве материальных носителей стали использоваться электронные носители - магнитные и оптические диски, электрические колебания, электромагнитные волны. В связи с этим происходит постепенный процесс вытеснения бумажного документа и замены его формой электронного документа. К сожалению, в отличие от информации, зафиксированной на бумажном носителе, информация на электронном носителе может быть легко изменена без желания ее автора в результате несанкционированного доступа к ней постороннего лица, причем без всяких следов такого вмешательства. Применение электронного документа вызывает свои сложности, которых можно избежать при использовании бумажных документов. Поэтому возникает вопрос о том, насколько оправданно и целесообразно применение электронного документа в практике. Иными словами, сможет ли электронный документ конкурировать с бумажным, вытеснить его, ведь при применении электронных документов неизбежны дополнительные материальные затраты. Во избежание подобных ситуаций Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» определено печать копий учётных документов, составленных на машинных носителях информации. При написании второй главы дипломной работы автор проанализировал организацию учета, движения материальных ресурсов СМУ «Гомельэнергострой», а также обеспечение сохранности материальных ресурсов на основе изучения материалов и анализа хозяйственной практики. Автором был сделан ряд выводов и предложений в сфере рассматриваемых вопросов. Учёт материальных ресурсов СМУ «Гомельэнергострой» должен быть чётко организован. Он должен оперативно обеспечивать руководителей и других заинтересованных лиц необходимой информацией для эффективного управления производственными запасами в целях оптимальных условий для изготовления высококачественной продукции и изыскания резервов снижения ее себестоимости в части рационального использования материалов. Необходимое условие деятельности предприятий - хорошо отлаженные хозяйственные связи, т.к. они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства, своевременность отгрузки и реализации. Четкая классификация материальных ресурсов по определенным признакам и выбор единицы учета необходимы для своевременной и правильной организации синтетического и аналитического учета. Учет материальных ресурсов на предприятии отвечает как условиям производственного потребления материальных ресурсов, так и требованиям организации складского хозяйства, и обеспечивает выполнение одной из основных задач учета - контроль за сохранностью материальных ресурсов во время их приемки и хранения. Вопросы обеспечения сохранности материальных ресурсов, их рационального использования имеют большое значение в управлении предприятием. Соблюдение этих вопросов устанавливается в ходе проведенной ревизии, поэтому, вопросы ревизии материальных ресурсов СМУ «Гомельэнергострой» рассмотрим подробно в главе 3.

3. Ревизия операций с материальными ресурсами

3.1 Организация ревизии операций с материальными ресурсами на предприятии

В ходе комплексной ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятия одним из участков проверки является учет материальных ресурсов. Ревизия сохранности и учета материально-производственных запасов в организациях включает комплекс вопросов и мероприятий, цель которых - предотвратить непроизводительные потери и расходы, недостачи и хищения, бесхозяйственное использование средств, подтвердить достоверность данных по наличию и движению материально-производственных запасов, а также установить соответствие применяемой в организации методики учета операций с материальными ценностями действующим в Республике Беларусь нормативным актам, приведенным в пункте 2.1 дипломной работы. В процессе проверки операций с материальными ресурсами используются следующие источники информации: договоры поставки, накладные, товарно-транспортные накладные (ф. № М-5 и М-6), счета-фактуры, книга покупок, номенклатура-ценник, доверенности, приходные ордера (ф. № М-4), акты о приемке материалов (ф. № М-7), накладные-требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. № М-П), лимитно-заборные карты (ф. № М-8 и М-9), акты-требования на замену (дополнительный отпуск) материалов (ф. № М-10), карточки складского учета материалов (ф. № М-12), реестры карточек (ф. № М-13), инвентаризационные описи МПЗ, книга продаж, договоры с материально ответственными лицами, учетные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы и др.) по счетам 10, 12. 13, 14, 15, 16, 19, 20, 23, 25, 26, 41, 60, 76 и др., Главная книга и т. д. В процессе ревизии операций с материальными ценностями решаются следующие задачи:

изучение организации материально-технического снабжения и его планирование, увязка снабжения с производственным планом, нормами расхода и запасов;

установление реальности наличия и существования материальных ценностей;

изучение их состава и выявление излишних и неиспользуемых в производстве материальных ценностей;

обследование состояния складского хозяйства и ознакомление с условиями хранения материальных запасов;

установление правильности документального оформления движения материалов, формирования их учетной стоимости, полноты оприходования материальных ценностей, обоснованности и законности отпуска и списания материальных ценностей и правильности отражения в учете данных операций;

проверка правильности учета отдельных предметов в составе оборотных средств;

оценка полноты и качества проводимых инвентаризаций материальных ценностей [21, с.182]

Руководствуясь Инструкцией по бухгалтерскому учету материалов, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.07.2007г. № 144, проверку операций по учету материально-производственных запасов рекомендуется проводить в следующей последовательности.

- документальная проверка, которая заключается в проверке соблюдения действующих форм документов, полноты и правильности заполнения реквизитов, соблюдения порядковой нумерации и наличия соответствующих подписей в документах (ТТН-1, карточки складского учёта и др.). - фактическая проверка, которая предполагает проверку фактического со- стояния, наличия и использования средств организации. Она осуществляется путём обследования объектов, обмера, взвешивания, пересчёта. Обследование объектов - это изучение организационно-производственной деятельности и проверка обеспечения сохранности материальных ресурсов; проводится в начале ревизии. Контрольные обмеры и взвешивания используются в СМУ «Гомельэнергострой»» для определения размеров поступающих в СМУ материалов (в частности - металлопроката), а также их веса (в чатсности - цемента,щебня). Также данный приём используется при изучении строительно-

монтажных работ, то есть для определения фактически выполненных работ, и применяется для проверки расходования материалов в соответствии с нормами и фактически выполненным объёмом работ.

3.2 Проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей

Для осуществления непрерывности производственного процесса СМУ «Гомельэнергострой» пополняет запасы товарно-материальных ценностей как составной части производственного процесса. Наибольшую важность представляют вопросы рационального формирования и использования указанных запасов и обеспечения их безусловной сохранности. В обеспечении сохранности и рационального использования материалов важное значение имеет правильная организация складского хозяйства, то есть наличие необходимых помещений и ёмкостей для их хранения с набором измерительных, учётных, противопожарных и охранных средств. Основные вопросы проверки складского хозяйства.

Для осуществления контроля за деятельностью ответственных лиц, связанных с учётом и хранением материальных ресурсов, со стороны СМУ «Гомельэнергострой», а также с лицами, принимаемыми на должность кладовщика, своевременно заключаются договора о полной материальной ответственности. От состояния весов и других измерительных приборов зависит отпуск матриалов со склада. Правильность показания весов и других весоизмерительных материалов проверяют путём взвешивания или перевешивания заранее подготовленной партии ценностей, взвешивания гирь или измерения объёма ёмкостей. Результат такой проверки отражается в промежуточном акте, который подписывается ревизором, материально ответственным лицом и другими лицами, участвующими в проверке. Правильность ведения учёта в местах хранения материальных ресурсов оказывает большое влияние на состояние учёта материальных ресурсов СМУ

«Гомельэнергострой», так как создаются наиболее благоприятные возможности для нарушений и злоупотреблений. Для этого необходимо ознакомиться с фактическим состоянием складского учёта. При этом нужно проверить:

- наличие в достаточном количестве инвентарных карточек складского учёта материалов;

- правильность их заполнения;

своевременность осуществления в них учётных записей и составления отчётов о движении материальных ценностей;

правильность и своевременность проведения их инвентаризаций, сличения её результатов и принятия соответствующих мер по регулированию инвентаризационных разниц. При проведении проверки склада стройматериалов СМУ «Гомельэнергострой» в январе 2010г., ревизором Боровик З.М. было обнаружено, что измерительные приборы- линейки в количестве 5-ти штук не были направлены на прохождение поверки средств измерений по состоянию на 01.01.2009года. Был составлен акт, где зафиксировано указанное нарушение. Нарушение устранено по состоянию на 01.02.2010 г. В ходе ревизии складского хозяйства СМУ «Гомельэнергострой» было установлено, в организации имеются склады - спецодежды, металла, стройматериалов, прочих материалов - с кладовыми и другими подсобными помещениями. Материальные ресурсы распределены по кладовым, каждой из которых присвоен свой порядковый номер, который затем указывается во всех расходных и приходных документах. По данному порядку в каждой кладовой сосредоточены материальные ресурсы определенных групп. В самих складах материальные ресурсы размещены по секциям, а внутри секций по группам, типам в штабелях, мешках, контейнерах, ящиках, поддонах и т.д., что обеспечивает быструю их приемку и отпуск, а также дает возможность контролировать фактическое наличие материальных ценностей и наличие по документам. В филиале СМУ «Гомельэнергострой» на основе технических характеристик материалов, топлива и других материальных ресурсов разработана номенклатура. Она позволяет легко и быстро находить нужные наименования материалов, способствует ведению учета с наименьшими затратами труда, повышению его оперативности и достоверности. Номенклатурный номер материала проставляется на всех документах на поступление и расходование материалов, а также в регистрах бухгалтерского учета. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. Однако в результате ревизии было выявлено, что в СМУ «Гомельэнергострой» не в полной мере соблюдаются правила охраны складов: в частности, по окончании рабочего дня на наружные запоры складов накладываются пломбы, а перед открытием помещения проверяется состояние замков и пломб, при этом отсутствует система охранной и пожарной сигнализации, не заключен договор на вневедомственную охрану складов. Учёт материалов ведётся на карточках складского учёта установленного образца [приложение Н], замечаний по их ведению нет. Однако непосредственно на рабочем месте кладовщика нет образцов заполнения документов (карточек складского учета, актов приемки по количеству и качеству). Прежде, чем перейти к проверке полноты и правильности оприходования покупных материальных ценностей, целесообразно убедиться в достоверности данных аналитического и синтетического учета наличия материальных ресурсов на дату проверки. Используя информацию оборотно-сальдовой ведомости на 01 января 2009 года (приложение З) и бухгалтерского баланса (форма №1) на 01 января 2009 года (приложение Б) подтвердим достоверность информации о наличии материальных ресурсов в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Ведомость проверки наличия материальных ресурсов СМУ «Гомельэнергострой» по состоянию на 01 февраля 2009 года

Таким образом, отклонений не выявлено. При осмотре складского хозяйства ревизором может проводиться выборочная инвентаризация материальных ценностей для сверки фактического их наличия с данными бухгалтерского учета. Подписанные ревизором, членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию для определения результатов инвентаризации. При обнаружении по некоторым материалам отклонений от учетных данных по ним составляются сличительные ведомости. По всем фактам недостач и излишков материально ответственные лица дают письменные объяснения. Если размеры нарушений значительны, проверяющий может дать руководителю рекомендацию провести окончательную сплошную инвентаризацию материальных ценностей в организации. Кроме этого, в ходе проведения ревизии проверяются материалы проведённой инвентаризации материальных ресурсов. Основным документом, регулирующим порядок проведения инвентаризации активов и финансовых обязательств, используемым в процессе контроля полноты и качества проведенных инвентаризаций материальных ценностей и отражения в учете их результатов в филиале СМУ «Гомельэнергострой» является Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 20.11.2007 г. № 180. Изучение материалов инвентаризации начинается с проверки наличия в бухгалтерии необходимых документов. В ходе контроля проверяющий должен: -установить, имеется ли в организации приказ, в котором определены сроки проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, а при большом объеме работ -- состав рабочих инвентаризационных комиссий; -проверить наличие инвентаризационных описей или актов, сличительных ведомостей, письменных объяснений материально-ответственных лиц по результатам инвентаризаций; протоколов, приказов и других документов по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризаций. В ходе такой документальной проверки проверяющим одновременно обращается внимание на компетентность состава инвентаризационной комиссии. Для установления качества проведенных инвентаризаций нужно проанализировать данные инвентаризационных описей и их оформление в соответствии с Инструкцией №180, т.е. описи должны содержать следующие сведения: наименование организации; место, где проводилась инвентаризация; время её проведения; перечень материальных ценностей с указанием их марки, сортности и других отличительных признаков; наличие на каждой странице описи показателя числа номеров товарно-материальных ценностей прописью и общий итог количества всех единиц по странице в натуральном выражении; подписи членов инвентаризационной комиссии и подпись материально ответственного лица. Для проверки полноты проведения инвентаризации материальных ресурсов во всех местах их хранения инвентаризационные описи сверяются с ведомостью №10 «Движение материалов в денежном выражении» по каждому материально-ответственному лицу. материальный ресурс бухгалтерский учет

Затем следует изучить сличительные ведомости и установить, соответствуют ли показанные в них фактические количественные остатки материальных ценностей остаткам, приведенным в инвентаризационных описях, учитывая при этом, что сличительные ведомости составляются по материальным ценностям, по которым установлены отклонения от учётных данных. При проверке сличительных ведомостей необходимо установить: - правильно ли выведены остатки по данным складского и бухгалтерского учёта на момент проведения инвентаризации; - все ли ценности, по которым выявлены отклонения от учётных данных, записаны в сличительной ведомости; - правильно ли проведены взаимные зачёты излишков и недостач в результате пересортицы; - правильно ли отражены количественные и суммовые результаты по сличительным ведомостям и как они отражены в бухгалтерском учёте; - правильно ли составлены расчёты потерь в пределах норм естественной убыли, имея при этом в виду, что списание потерь может быть произведено не свыше размеров выявленной недостачи по сличительной ведомости. На завершающем этапе проверки ревизор проверяет порядок отражения в учёте инвентаризационных разниц, руководствуясь при этом статьёй 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» и Инструкцией №180. Так, например, инвентаризация материалов в филиале СМУ «Гомельэнергострой» проведена в соответствии с приказом директора №162 от 30.09.2009г по состоянию на 01 октября 2009г. Для проведения инвентаризации в филиале СМУ «Гомельэнергострой» создана инвентаризационная комиссия, возглавляемая главным инженером Куприяновым С.В. Инвентаризация товарно-материальных ценностей проведена по их местонахождению и каждому материально-ответственному лицу. Инвентаризационные описи были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты. Инвентаризационная опись представлена в приложении У. Общие результаты годовой инвентаризации по предприятию утверждены инвентаризационной комиссией. В ходе проверки материалов инвентаризации филиала СМУ «Гомельэнергострой» мы выяснили, что приказом директора №162 от 30.09.2009г в состав инвентаризационной комиссии включены компетентные специалисты, хорошо знающие потребительские признаки ценностей: работники отдела маркетинга, бухгалтерии, экономисты. Инвентаризационные описи содержат сведения: наименование организации место и время проведения; перечень материальных ценностей с указанием их марки, сортности; наличие на каждой странице описи показателя числа порядковых номеров товарно-материальных ценностей прописью и общий итог количества всех единиц по странице в натуральном выражении; подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица, подтверждающая правильность проведения инвентаризации и принятия ценностей на ответственное хранение. В ходе проверки полноты проведения инвентаризации материальных ценностей установлено: инвентаризация проведена во всех местах хранения и по каждому материально-ответственному лицу, инвентаризационные описи соответствуют информации оборотно-сальдовой ведомости по счету №10 «Движение материалов в денежном выражении» по состоянию на 01 октября 2009г. На основании приложения У мы проанализировали инвентаризационные описи, сличительные ведомости, приказы по предприятию по результатам годовой инвентаризации на 01 октября 2009г по складу стройматериалов (кладовщик Смирнова Т.Л.), где выявлена недостача доски хвойной обрезной в количестве 2 м3 и установили:

-остатки по данным складского и бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации выведены правильно;

-все ценности, по которым выявлены отклонения от учетных данных, записаны в сличительной ведомости;

- количественные и суммовые результаты по сличительным ведомостям отражены правильно;

-получена объяснительная записка материально-ответственного лица Смирновой Т.Л. по факту недостачи доски хвойной обрезной в количестве 2м3.

-оценка стоимости недостающей доски хвойной обрезной произведена правильно: в розничных ценах торговли на 01 октября 2009г и составила 57500 руб., в том числе НДС 18%.

-на момент проверки не издан приказ по предприятию об удержании из зарплаты Смирновой Т.Л. за октябрь 2009 г. стоимости недостачи, соответственно недостача не погашена за счет виновного лица. Результаты, выявленные в ходе инвентаризации представим на рисунке 3.3. В процессе проверки установлено, что в филиале СМУ «Гомельэнергострой» имеются недостатки в вопросе своевременного погашения недостач за счет виновного лица.

В итоге нами отмечено, что в филиале СМУ «Гомельэнергострой» существуют недостатки в состоянии складского хозяйства и требуется проведение ряда мероприятий для обеспечения сохранности материальных ресурсов и повышения эффективности ведения хозяйства. Таким образом, проведение ревизии состояния складского хозяйства обеспечивает не только сохранность материальных ресурсов, но и эффективность ведения хозяйства.

3.3 Проверка операций по движению материальных ресурсов

Важным этапом организации систематического контроля за обоснованностью поступления, полнотой и своевременностью оприходования ценностей является предварительный и текущий контроль за указанными операциями. В ходе предварительного контроля выявляется наличие расчётов потребности, договоров и других оснований для совершения сделки по поставкам той или иной партии ценностей, соблюдений действующего законодательства. Текущий контроль осуществляется в процессе поступления и оприходования указанных товарно-материальных ценностей путём проверки ТТН-1, счетов-фактур и других сопроводительных документов, их встречной сверки с документами по оприходованию этих ценностей или фактическим осмотром и инвентаризацией их в натуре. Основные вопросы ревизии операций по поступлению материальных ресурсов приведены на рисунке 3.4. Полноту поставок по количеству, качеству и комплектности проверяют на основе договоров с поставщиками и сопроводительных документов (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, спецификации, упаковочные ярлыки, качественные удостоверения, приемные квитанции и др.). Общим способом проверки поставок на складе является сопоставление приходных документов склада с сопроводительными документами поставщиков. Объектом ревизорского исследования является оперативная и служебная информация. Например, из журнала по учету поступивших грузов можно получить данные в разрезе поставщиков об ассортименте и сроках поставки материальных ценностей. Ревизор изучает, как организован такой учет в проверяемой организации: указываются ли по каждому поставщику ассортимент и сроки поставки материалов по договору и приводится ли на основании документов фактически поступивший ассортимент материалов с указанием даты поступления. Для выяснения достоверности приведенной в оперативном учете информации ревизор сопоставляет ее с данными, отраженными в бухгалтерском учете. По записям в журнале учета поступающих грузов и карточкам учета договоров поставки ревизор, аудитор может определить, какие поставки были осуществлены за проверяемый период.