1) Принцип лаконичности. Графическое изображение должно содержать лишь те элементы, которые необходимы для сообщения существенной информации, точного понимания и значения или принятия не ниже некоторой допустимой величины оптимального решения. Это основной принцип компоновки графиков.

2) Принцип обобщения и унификации. Не следует дробить информацию. Графическое изображение должно быть рационально обобщенным. В пределах всего комплекса графических средств представления информации символы, обозначающие одни и те же объекты или явления, должны быть обязательно унифицированы, то есть иметь единое графическое решение.

3) Принцип акцента на основных смысловых элементах. Наиболее существенные с точки зрения восприятия наблюдателем информации элементы следует выделять размерами, формой, цветом.

4) Принцип автономности. Части графического изображения, передающие относительно автономные (самостоятельные) сообщения, необходимо обособлять и четко отграничивать от других частей. Разбиение сложной графической информации на отдельные простые изображения значительно облегчает ее восприятие и понимание.

5) Принцип структурности. Каждая автономная часть графического изображения, занимающая в общем изложении центральное, узловое положение, должна иметь четкую, легко запоминающуюся и отличающуюся от других форму.

6) Принцип стадийности. В зависимости от стадий - последовательных разделов изложения информации - должен выбираться состав сообщений в целях освобождения от лишней в данном случае информации путем пространственного разделения всей информации и ее последовательного восприятия.

7) Принцип использования привычных ассоциаций и стереотипов, который требует учитывать устойчивые, привычные ассоциации между символами и обозначенными ими объектами и явлениями, а также стереотипные реакции на определенные символы и сигналы.

При соблюдении указанных принципов построения графические модели организаций будут иметь преимущества перед текстовыми описаниями.

Другим типом модели являются матричные модели.

Матрица - это система элементов, расположенных в виде прямоугольной схемы, над которыми можно производить алгебраические действия. В качестве элементов матрицы могут выступать числа, функции и другие величины. Когда число строк в матрице равно числу столбцов, матрица называется квадратной. Квадратные матрицы наиболее употребительны, над ними можно производить большее количество действий: сложение, умножение.

На основании предварительного перечня документов, необходимых для решения основных функциональных задач, разрабатываются макеты форм рабочих документов. Для разработки форм документов, состава и содержания реквизитов и показателей, содержащихся в документах, предлагается использовать метод матричного проектирования.

Суть этого метода заключается в использовании системы матриц (табл. 1), отражающих функциональные взаимосвязи как самих документов (матрицы «Документ - Документ», «Документ - Реквизит», «Документ - Показатель»), так и показателей и реквизитов, в них содержащихся (матрицы «Реквизит - Реквизит», «Реквизит - Показатель», «Показатель - Показатель»).

Таблица 2.

Система матриц, необходимых для проектирования информационного документационного обеспечения системы управления

Соответственно, в матрице «Документ - Документ» отражаются взаимосвязи документов. Это своего рода схема документооборота, если в матрице показать последовательность составления документов.

В матрице «Документ - Реквизит» отражаются взаимосвязи всех документов по источникам их разработки и использования, а также временная (календарная) структура документационного обеспечения.

В матрице «Документ - Показатель» отражается распределение всех технико-экономических показателей по документам.

В матрице «Реквизит - Реквизит» отражаются взаимосвязи реквизитов всех подразделений и управленческого персонала в разрезе календарного времени.

В матрице «Реквизит - Показатель» отражаются взаимосвязи технико-экономических показателей с реквизитами разработчиков и потребителей документов.

В матрице «Показатель - Показатель» отражаются функциональные формализованные взаимосвязи всех выходных, промежуточных и исходных показателей.

Использование подобного метода позволяет сократить или полностью исключить дублирование информации (за исключением показателей строгой статистической и бухгалтерской отчетности) и тем самым существенно сократить трудоемкость управленческой деятельности и, соответственно, численность управленческого персонала, повысить эффективность управленческих связей за счет оптимизации информационных и документальных потоков. Для этого все матрицы размещают в наиболее экономичной форме матричных взаимосвязей, позволяющей осуществлять итеративные операции по проектированию информационного документированного обеспечения функциональной управленческой деятельности.

Матричная информационная модель отражает процесс преобразования информации в управлении. Она состоит, как правило, из четырех квадратов и вспомогательных подразделов, содержащих основные и дополнительные характеристики объекта. Матрицы, используемые в оргпроектных работах, могут включать меньшее количество квадратов или могут использовать только сам принцип построения матрицы (рис. 1).

Создание матриц - процесс трудоемкий и сложный. Однако это оправдано, когда необходимо отразить объект во всем многообразии его характеристик и взаимосвязей, поскольку матрица наглядно позволяет проследить отношения, выраженные в документах, между отдельными элементами структуры организации. Большим преимуществом матриц является также возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники. Использование матриц совместно с графическими моделями дает прекрасный практический результат.

Рис. 1. Матричная информационная модель (принципиальная схема)

Рациональная структура организации как системы, соподчиненность ее органов, гибкость этой системы, надежность связи и взаимодействия между объектами и субъектами управления, простота и ясность - все это определяет устойчивость всей системы управления. Эта устойчивость достигается совершенствованием информационных связей между элементами системы и выбором оптимальной структуры управления. Работа по проектированию структуры требует умения видеть всю систему и каждый ее элемент, их взаимосвязь, влияние отдельных структурных элементов на систему и влияние системы на каждый элемент.

Модель организационной структуры должна отражать: сколько структурных подразделений и какие из них включает обследуемая или проектируемая организация; иерархию структурных подразделений; наличие и характер связей между отдельными элементами структуры. По методу изображения можно выделить следующие типы графических изображений оргструктуры: вертикальные, горизонтальные, радиальные, плоскостные, матричные.

На практике чаще всего используется вертикальный принцип построения организационных схем. Графические модели, построенные таким образом, обладают большей информативностью и легче воспринимаются читающим. Для описания небольших организаций бывает достаточно одной структурной схемы. Графическая модель крупной управленческой иерархии может включать в себя несколько взаимосвязанных графиков. Общая графическая схема дает представление о составе, принципах построения, основных связях соподчинения в системе, а частные схемы - об организации отдельных структурных частей, характере связей внутри крупных структурных подразделений.

В последнее время находит распространение проектный тип организационной структуры. Этот тип структуры отражает графическая модель, получившая название матричной. Она представляет собой две организационно-структурные схемы, расположенные перекрестно: горизонтальную и вертикальную.

Пересечение схем образует матрицу, каждая клетка которой характеризуется двумя признаками подчинения; каждый элемент структуры может быть охарактеризован с помощью условных обозначений или еще по каким-либо признакам (рис. 2).

Рис. 2. Матричная организационно-структурная схема

Для расширения информационных возможностей графиков оргструктуры в них вводят дополнительные обозначения. В блоках оргсхемы можно указывать с помощью знаков, штриховки количественный и качественный состав обозначаемых структурных подразделений. Удобным средством является введение масштабов и числовых шкал. Но при этом необходимо помнить, что схема оргструктуры должна быть предельно лаконична.

Еще одним приемом анализа структуры организации является таблица взаимосвязи подразделений. Основой графика служит таблица, в головке и боковике которой указаны наименования одних и тех же структурных подразделений. Взаимоотношения структурных подразделений характеризуются с помощью условных знаков в поле графика. Наиболее сложным участком работы при изучении и проектировании организационно-функциональной структуры аппарата управления является моделирование функциональной структуры. Функции управления представляют собой специфический вид работ, характеризующийся соответствующим назначением, необходимой однородностью и повторяемостью. Они являются совокупностью действий или процессов, объединенных общностью объекта и решаемых задач или вопросов. Анализ и перестройка функциональной структуры аппарата управления проводится с использованием таких графических моделей, как:

- функциограмма;

- график (карта) распределения ответственности.

Функциограмма дает возможность одновременно наблюдать действительное и проектируемое распределение функций между элементами организационной структуры и представляет собой графическое изображение, в центральной части которого помещается перечень выполняемых работ. С помощью соединительных линий изображается существующее или предполагаемое распределение их по исполнителям, причем существующие связи и номенклатура структурных единиц располагаются слева, а проектируемые - справа. Функциограммы особенно полезны на этапе проектирования, поскольку могут служить доказательством целесообразности намечаемого изменения штатного состава и функциональной структуры (рис. 3).

Рис. 3. Функциограмма распределения обязанностей исполнителей, работающих с оперативной документацией

Графики (карты) распределения обязанностей служат для выяснения должностных функций и степени ответственности исполнителей за выполняемый участок работы.

Карта распределения ответственности представляет собой таблицу, в подлежащем которой указывается должность сотрудника, в сказуемом - выполняемая работа. В поле таблицы с помощью условных обозначений характеризуется отношение исполнителя к указанному виду работы (контролирует, координирует, согласовывает и т. д.). Этот вид графической модели может использоваться как на этапе обследования, так и на этапе разработки проекта (рис. 4).

Для описания технологии работы аппарата управления используются следующие виды графических моделей:

- сетевые модели;

- блок-схемы;

- графики Гантта;

- оперограммы;

- организационно-технологические карты.

Рис. 4. Схема распределения обязанностей исполнителей

Наиболее распространенным и многовариантным средством изучения технологии управленческих работ является оперограмма.

Этот вид графических моделей прочно вошел в практику оргпроектных работ. По изобразительной форме оперограммы делятся на координатные и символические. Координатные представляют собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования структурных частей, а в сказуемом - операции.

Рабочий процесс фиксируется операционной цепью в поле таблицы. Каждая операция обозначается условным знаком. Последовательность операций во времени изображается стрелками, соединяющими обозначения операций. Нерегулярные операции или связи обозначаются пунктирными линиями.

В некоторых случаях на полях оперограммы записываются дополнительные замечания (рис. 6).

Символические оперограммы строятся с помощью символов и линий связи. Они предназначены для изучения взаимосвязей и взаимообусловленностей отдельных этапов операций, документов. На них можно отражать операции, выполняемые как последовательно, так и одновременно.

Оперограммы позволяют: исследовать порядок движения и обработки документов, тщательно изучить процессы документооборота и разработать рекомендации по его рационализации; наглядно представить все множество операций, выявить параллельные пути движения информации и многократно повторяющиеся однотипные операции; получить количественные характеристики операций.

Также на символических оперограммах могут быть показаны альтернативные варианты процессов работы. Кроме того, они позволяют выделить главное в этапах процесса, выделить наиболее важные участки (рис. 6) (41).

Для изучения и проектирования технологии процессов управления могут применяться так называемые блок-схемы.

Блок-схемы - это функционально ориентированные графические модели, которые с помощью специальных символов и текста отражают связи между сравнительно крупными частями процесса (блоками). Этот график отражает логическую взаимосвязь отдельных элементов управленческого процесса, безотносительно конкретных исполнителей. С помощью блок-схем представляется функционирование всей системы в едином графическом ключе.

Одной из наиболее употребительных моделей процессов являются сетевые графики. Сетевые графики были впервые применены в США при осуществлении программ исследовательских и конструкторских работ в военной промышленности. На базе сетевых графиков сложился метод моделирования управленческих процессов и операций - сетевое планирование и управление (СПУ).

Рис. 5. Оперограмма создания и обработки приказа в министерстве

Сетевой график обладает рядом преимуществ, которые и обуславливают его широкое применение:

- он позволяет установить логические связи между работами, что дает возможность более четко проектировать весь процесс;

- дает возможность определить не только наименьшую длительность процесса, но и последовательность работ, определяющих эту длительность;

- позволяет учитывать все изменения, возникающие в ходе осуществления работ. Затягивание выполнения одной или нескольких работ вызывает лишь изменение критического пути при сетевом графировании. При ленточном плановом графике это ведет к необходимости составления нового графика;

- сетевой график позволяет еще на стадии разработки проекта или плана учесть различные варианты выполнения работ и выбирать из них оптимальные.

Рис. 6. Символическая оперограмма обработки документа в наградном отделе:

Где 1 - разбор почты; 2 - регистрация; 3 - подготавливает почту к докладу; 4 - передает почту; 5 - знакомится с содержанием писем; 6 - пишет резолюцию; 7 - переносит текст резолюции в регистрационный журнал; 8 - передача почты исполнителю; 9 - ознакомление с содержанием; 10 - подготовка ответа; 11 - согласование; 12 - внесение изменений; 13 - перепечатка; 14 - считка, правка; 15 - подпись; 16 - отметка в регистрационном журнале; 17 - подшивка копии в дело; 18 - подпись конверта; 19 - передача в экспедицию

Термин «сетевая модель» основывается на понятии ориентированного графа, то есть совокупности количества точек и множества ориентированных дуг, соединяющих эти точки. Область графа, ограниченная несколькими точками, некоторые из которых не имеют входящих дуг, носит название сети.

В основе любой сетевой модели лежат три понятия (44):

- работа - трудовой процесс, требующий затрат времени и резервов. Понятие «работа» включает также «ожидание» - процесс, не требующий затрат резервов, но занимающий время, и «зависимость», то есть логическая связь между двумя или несколькими работами, не требующая затрат времени и резервов, но показывающая, что начало одной работы зависит от результата другой;

- событие - это факт получения конечных результатов всех предшествующих работ и готовность к выполнению следующих работ;

- путь - непрерывная последовательность работ, начиная от исходного события и кончая завершающим. Путь, имеющий наибольшую продолжительность по сравнению с суммарной продолжительностью работ любого другого пути, носит название критического.

Построение сетевой модели начинается с составления списка работ и событий, которые предполагается включить в сеть. При построении сети для каждого события необходимо знать событие, непосредственно предшествующее данному. Создание сетевой модели может вестись как от начальных событий к конечным, так и наоборот.

Основным достоинством сетевых моделей по сравнению с блок-схемами является возможность расположения элементов процесса не только в логической последовательности, но и с учетом длительности каждого, а также возможность математической обработки сетевого графика.

В виде сетевой модели может быть представлена схема документооборота организации. В такой сетевой модели в качестве события будет рассматриваться факт возникновения документа, в качестве работы - действия, связанные с его созданием. Путь будет определять ход и продолжительность действий по документированию какой-либо управленческой работы. Исходным событием считается создание (получение) первичного документа, конечным - составление итогового (рис. 7).

Рис. 7. Схема документооборота

Документооборот учреждения может быть описан комплексом сетевых моделей. Сеть, характеризующая весь процесс создания документов, отражающих все или наиболее крупные функции управления, представляет комплексную сетевую модель. График, моделирующий документационное обеспечение решения отдельных управленческих задач, - частную сеть.

Как правило, сетевая модель документооборота имеет детерминированную структуру, то есть она, однозначно описывает состав и взаимосвязь работ и событий (документов). Построению модели предшествует разработка списка работ и событий, которые предполагается включить в сеть. Иногда можно ограничиться списком событий, поскольку каждое событие несет расшифровку содержания работы. Составление сетевой модели может вестись с учетом технологии документооборота как от первичных (исходных) документов к конечным, так и наоборот. В любом случае анализ модели ведется «слева направо», то есть от первичных документов к конечным.

Для комплексного изучения информационных потоков в управленческой структуре используются матрицы типа «документ на документ» и «показатель на показатель». В них содержатся сведения о документах (показателях), маршрутах их движения, а также о структурных подразделениях, которые осуществляют их подготовку и обработку. Матрица отражает информационные связи между структурными подразделениями в процессе обработки информации.

Приступая к анализу организации машинописных работ в учреждении, необходимо определить общее количество лиц, выполняющих эти виды работ и объем машинописных работ за год. Для этого сводятся данные, полученные из журнала учета машинописных работ в машбюро, цифры, собранные в других структурных подразделениях, данные ФРД делопроизводственного персонала и анкетирования специалистов учреждения. Эти данные послужат основой для расчета необходимой численности работников при централизации работ по печатанию документов.

Для расчета экономической эффективности необходимы данные стоимости работ по печати документов, выполняемых специалистами учреждения. Они исчисляются из окладов специалистов и времени, затрачиваемого ими на печатание документов.

Во многом аналогично анализируется состояние работ в копировально-множительной службе учреждения: объем и количество оттисков, учет и движение заказов, нормы выработки. Однако по этому разделу требуется уточнить годовые объемы работ, выполняемые на каждом виде оборудования. Материал анализируется с помощью таблиц.

При анализе текущего хранения документов основное внимание обращается на номенклатуру дел (структурных подразделений и сводную), правильность ее составления, единую систематизацию дел, время утверждения в архивных органах, соблюдение требований номенклатуры при формировании дел, охват номенклатурой всей документации учреждения.

Анализ дел проводится, как правило, выборочно, при этом обращается внимание на дела постоянного или длительного сроков хранения. Выясняется соответствие заголовка заведенного дела содержанию дела, последовательность расположения документов внутри дела, правильность и полнота оформления обложки. Важны сведения о том, кто формирует документы в дела (секретари или исполнители), где и как дела хранятся (централизованно или в столах у исполнителей). Эти данные можно представить по структурным подразделениям в форме таблицы. Если в организации используются автоматизированные технологии, анализируется порядок формирования и хранения электронных документов.

Анализ организации архива учреждения должен, прежде всего, дать нам количественные данные об объеме хранимой в архиве документации (можно сопоставить с количеством фактически хранящихся дел). Эти данные позволяют определить необходимую площадь помещения архива, штаты, их соответствие нормам. Анализу подвергается ежегодный график приема дел в архив структурными подразделениями, полнота приема дел от них, правильность оформления сдачи дел в архив (описи и акты). ФРД сотрудников архива позволяет сопоставить фактическую выработку с типовыми нормами времени на архивные работы.

Тщательно анализируется информационно-справочный аппарат архива и его действенность, характер использования материалов архива в научных и практических целях. Можно дать таблицу по годам, показав количество работавших исследователей, наведенных справок и выданных дел.

Па основе анализа и выводов составляется техническое задание, представляющее собой основной перечень вопросов, по которым будет проводиться проектирование рациональной организации делопроизводства в учреждении.

управление документация электронный документооборот

ГЛАВА 2. ПРедпроектное обследование документационного обеспечения управления в Открытом Акционерном Обществе «Челябинский Трубопрокатный завод»

2.1 История и современное состояние ОАО «ЧТПЗ»

Открытое акционерное общество «Челябинский трубопрокатный завод» (ЧТПЗ), основано 60 лет назад. ЧТПЗ является одним из крупнейших предприятий по производству труб в России.

ОАО «ЧТПЗ» осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом, утвержденным на общем собрании акционеров 18 апреля 2002 года. Общество зарегистрировано решением Администрации Ленинского района г. Челябинска № 624-2 от 21.10.1992 г., свидетельство о государственной регистрации № 27-31 от 21.10.1992 г.

В соответствии с Уставом Общество осуществляет следующие основные виды деятельности:

- производство и реализация труб сторонним организациям и физическим лицам,

- производство чугуна,

- производство стали в мартеновских и электропечах,

- производство флюса,

- производство сельскохозяйственной продукции,

- строительная,

- в области связи,

- торговая,

- медицинское обслуживание,

- применение химпосуды и термопар из драгоценных металлов,

- организация и деятельность ведомственной пожарной охраны.

На ЧТПЗ используются следующие виды производства труб:

- горячая прокатка на трубопрокатных пилигримовых установках;

- горячая прокатка на установке с автоматическим станом;

- холодная прокатка труб;

- электродуговая сварка прямошовных труб под слоем флюса;

- непрерывная печная сварка;

- сварка труб токами радиочастоты.

Предприятием выпускается свыше 3600 типоразмеров труб из углеродистых, низколегированных легированных, нержавеющих марок стали и различных сплавов.

Завод является единственным в Российской Федерации поставщиком горячедеформированных бесшовных труб диаметром более 325 мм и холоднодеформированных бесшовных труб диаметром более 120 мм.

Свыше 85% всех выпускаемых труб проходят неразрушающий контроль качества. (Ультразвуковой контроль бесшовных горячекатаных труб).

Челябинские трубопрокатчики выпускают не только трубы круглого сечения, но и овальные, плоскоовальные, квадратные, прямоугольные и шестигранные профили.

Потребителями продукции являются нефтегазовый и энергетический комплексы России, предприятия машиностроения, строительная индустрия, сельское хозяйство и другие отрасли промышленности. По объему производства завод является крупнейшим в России, каждая шестая труба российского производства выходит с маркой Челябинского трубопрокатного.

Высокое качество труб регламентируется международной системой качества серии ISO 9001. Завод имеет лицензии на производство труб по стандарту Американского нефтяного института (АPI) - сертификат N 5L-0288 и немецкому стандарту DIN 1629 , сертификат TUF CERT N' 144-990973.

Продукция ОАО «ЧТПЗ» экспортируется более чем в 20 стран мира, среди которых Германия, Италия, США, Турция, Египет, Сирия, Китай, Иран и другие. Стабильно высокое качество трубной продукции, передовые технологии, высокая квалификация технических и производственных кадров, внедрение в производство новейших достижений науки и техники в металлургии - отличительные черты ОАО «Челябинский трубопрокатный завод».

На предприятии разработаны совместные программы по улучшению качества поставляемой металлопродукции с такими крупнейшими предприятиями ТЭКа: РАО «Газпром», ОАО «АК Транснефть», ОАО «Сургутнефтегаз», ОАО «Тюменская нефтяная компания», ОАО «Лукойл», ОАО «Роснефть», «Юкос» и другими.

Завод располагает огромным техническим и производственным потенциалом и имеет шестидесятилетний опыт работы в трубном производстве. Челябинские трубопрокатчики намерены и впредь занимать лидирующие позиции в рейтинге российских трубных предприятий, как по объему, так и по качеству выпускаемой продукции.

Стратегия компании направлена на комплексное удовлетворение потребностей российских и мировых компаний топливно-энергетического комплекса за счет разработки и поставки передовых интегрированных решений для трубопроводного транспорта.

В целях реализации стратегии компании, повышения конкурентоспособности и качества продукции ЧТПЗ решает следующие задачи:

Задачи в краткосрочной перспективе:

- оптимизация производственного цикла и продуктового ряда в условиях двух производственных площадок - ЧТПЗ и ПНТЗ

- расширение сортамента и увеличение объемов выпуска насосно-компрессорных, обсадных и нефтепроводных труб

- диверсификация рынков сбыта, увеличение сортамента горяче- и холоднокатаных труб, используемых в машиностроении и энергетике благодаря интеграции с ПНТЗ

- реализация программы комплексной реконструкции производства

Задачи в средне-и долгосрочной перспективе:

- обеспечение собственной трубной заготовкой. Проект предусматривает строительство сталеплавильного комплекса для выпуска полуфабрикатов для бесшовных труб диаметром 150-550 мм. Планируемая мощность производства - 1 млн. т. стали в год, что полностью обеспечивает потребности двух предприятий в трубной заготовке (ЧТПЗ - на уровне 350 тыс. т., ПНТЗ - около 700 тыс. т.)

- создание современного высокоэффективного производства бесшовных труб

- изменение структуры продаж в сторону увеличения доли продукции с более высокой добавленной стоимостью

- увеличение присутствия на рынке путем развития существующих и создания новых товарных линий на производственных площадях

- снижение производственных затрат за счет эксплуатации более современного технологического оборудования

- дальнейшее развитие сервисного бизнеса (производство товаров с повышенной добавленной стоимостью: отводов, арматур и трубных узлов).

Совет директоров, исполнительная дирекция ОАО «ЧТПЗ» проводит политику в области качества и охраны окружающей среды, направленную на выпуск конкурентоспособной продукции на Российском и мировом трубных рынках и постоянное снижение техногенного воздействия на окружающую среду. Эта политика распространяется на всю компанию и дает ориентиры деятельности для каждого работника и компании в целом.

Главными целями деятельности ОАО «ЧТПЗ» являются:

- полное удовлетворение все возрастающих требований и ожиданий потребителей продукции;

- сбалансированный учет требований акционеров, интересов персонала ОАО «ЧТПЗ» и общества в целом;

- снижение техногенного воздействия на окружающую среду и предотвращение её загрязнения;

- осуществление своей деятельности в соответствии с требованиями нормативных документов и законодательных актов в области охраны окружающей среды.

Достижение поставленных целей осуществляется через внедрение и непрерывное улучшение систем менеджмента качества и охраны окружающей среды, соответствующих требованиям ISO 9001:2000; ISO 14001:1996; ГОСТ Р ИСО 9001-2001; API Q1 (7 издание),ISO TS 29001.

Потребителями продукции ОАО «ЧТПЗ» являются нефтегазовый и энергетический комплексы России, предприятия машиностроения, строительная индустрия, сельское хозяйство и другие отрасли промышленности. По объему производства завод является крупнейшим в России, каждая шестая труба российского производства выходит с маркой Челябинского трубопрокатного.

Документирование и организация работы с документами, включая их хранение, осуществляются в Обществе в соответствии с законодательством России, Уставом и утверждаемыми генеральным директором локальными нормативными актами, регламентирующими ведение делопроизводства и организацию архивного дела в Обществе. Общество несет ответственность за сохранность принадлежащих ему документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и др.).

В целях реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики Общество обязано обеспечить передачу на государственное хранение документов, имеющих научно - историческое значение, а также документов по личному составу в государственный архив Челябинской области в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.

Общество обязано хранить следующие документы:

- устав Общества, изменения и дополнения, внесенные в Устав, зарегистрированные в установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации Общества;

- документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;

- документы Общества, утверждаемые Общим собранием акционеров и иными органами управления Общества;

- положения о филиалах или представительствах Общества;

- годовые финансовые отчеты;

- проспект эмиссии акций Общества;

- документы бухгалтерского учета;

- бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в Общем собрании акционеров;

- отчеты независимых оценщиков;

- документы финансовой отчетности, представляемые в соответствующие органы;

- протоколы Общих собраний акционеров Общества, заседаний Совета директоров Общества, Ревизионной комиссии Общества;

- списки аффилированных лиц Общества с указанием количества и категории (типа) принадлежащих им акций;

- заключения Ревизионной комиссии Общества, аудитора Общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

- иные документы, предусмотренные законом «Об акционерных обществах» и другими нормативными правовыми актами законодательства России, локальными нормативными актами Общества, решениями органов управления Общества.

Общество хранит документы, по месту нахождения исполнительного органа Общества, в порядке и в течение сроков, которые установлены полномочным органом государственной власти. При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения, документы, имеющие научно-историческое значение, документы по личному составу (приказы, личные дела и карточки учета, лицевые счета и т.п.) передаются на хранение в государственный архив Челябинской области. Передача и упорядочение документов осуществляются силами и за счет средств Общества.

Начинается оргпроектная работа с разработки программы исследования.

Таблица 3

Планирование работ

№ п/п	Наименование этапа	Трудоемкость	Сроки проведения	Число исполнителей
1	Исследование	30 дней	с 01.12.10 по 30.12.10	1
2	Проектирование	15 дней	с02.01.10по 16.01.11	1

На этом этапе можно выделить три стадии предпроектного исследования:

Сбор данных / ориентировочное исследование / диагностика;

Изучение и анализ / рабочее детальное исследование, которое заканчивается составлением технического задания.

Составление рабочей программы исследования

Таблица 4

Рабочая программа исследования

№ п/п	Наименование работ	Методы сбора данных	Источник информации	Формы сбора, обобщения, представления информации	Исполнители	Сроки
						Начало	Оконча-ние
1. Ознакомление со структурой и штатом аппарата управления:
	Выявление структуры предприятия	Изучение документов	Устав, положения о подразделениях	Схема организационной структуры ОАО «ЧТПЗ» описание	Кочнева К.А.	01.12. 2010	04.12. 2010
2. Изучение документооборота ОАО «ЧТПЗ»:
2.1	Объем входящей, исхо-дящей, внутрен-ней документа-ции аппарата управления за 3 года	Изучение документов	Журналы регистрации	Таблица, диаграмма	Кочнева К.А..	03.12. 2010	09.12. 2010
2.2	Общая характе-ристика входя-щей, исходящей, внутренней документации	Изучение документов	Журналы регистрации	Описание, диаграмма	Кочнева К.А.	04.12. 2010	10.12. 2010
2.3	Наличие унифицирован-ных форм документов	Изучение документов	Инструкция по делопроизвод-ству, табель унифицирован-ных форм документов	Диаграмма	Кочнева К.А.	06.12. 2010	14.12. 2010
2.4	Изучение техно-логии работы с документами в системе электронного документооборота ОАО «ЧТПЗ»	Изучение электронных документов	Отчеты, инструкция по делопроизвод-ству	Описание	Кочнева К.А.	14.12. 2010	30.12. 2010
3. Изучение организационно-технического обеспечения:
3.1	Определение количества средств органи-зационной и компьютерной техники	Изучение документов, наблюдение	Перечень техни-ческих средств, инструкция по эксплуатации многофункцио-нального уст-ройства, осмотр служебных помещений и оборудования рабочих мест.	Описание, таблица	Кочнева К.А.	01.01. 2011	09.0 1. 2011

Рабочая программа устанавливает ожидаемый результат по каждой отдельной работе и форму его представления. Кроме того, рабочая программа служит основанием для составления детального плана-графика выполнения исследовательских работ.

2.2 Анализ документационной деятельности ОАО «ЧТПЗ»

Делопроизводство в Обществе ведется на русском языке за исключениями, установленными федеральными законами и локальными нормативными актами Общества.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело. (3)

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Оформление управленческих документов В ОАО «ЧТПЗ» осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 2003 года. ГОСТ Р 6.30. 2003 года «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов» устанавливает 30 реквизитов, которые необходимы при оформлении документов.

Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения в ОАО «ЧТПЗ», должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения.

В целом данные правила являются достаточно эффективными. Это обусловлено тем, что правила оформления всех реквизитов подробно описаны, а при оформлении документов допускается альтернативный выбор того варианта оформления, который более удобен автору. Однако, несмотря на то, что в инструкции по делопроизводству установлены и требования к тексту документа, множество документов составляются с излишними фразами и вводными частями.

Для данного предприятия можно воспользоваться ниже приведенными

рекомендациями по совершенствованию процесса оформления документа.

Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет: значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул; исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замены ее экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки).

Основные правила изложения текста изложены в разработанной ВНИИДАД «Методике унификации текстов управленческих документов». Реальным путем сокращения объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может быть и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.

Уменьшение физического размера документов - существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может, как бы унизить автора и т.п. По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращаться за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%.

Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.

Документационное обеспечение управления в ОАО «ЧТПЗ» осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется руководителю организации.

В состав службы документационного обеспечения управления (ДОУ) ЮУЖД включаются секретариат (приемная), секретариаты заместителей руководителя (заместителей руководителя ведомства), секретариат коллегии (протокольное бюро), инспекция при руководителе (руководителе ведомства), канцелярия (бюро переписки, бюро учета регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Работа службы ДОУ ОАО «ЧТПЗ» регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе Примерного положения о службе Документационного обеспечения управления. Деятельность работников службы ДОУ в ОАО «ЧТПЗ» регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную нагрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

Документационное обеспечение управления в ОАО «ЧТПЗ» осуществляется на основании инструкции по делопроизводству, которая подготовлена с учетом требований, установленных ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», положений Устава открытого акционерного общества ОАО «ЧТПЗ» и сложившейся практики делопроизводства на промышленных предприятиях в Российской Федерации.

Прием и первичную обработку поступающих в общество документов осуществляют работники службы ДОУ, на которых возложено выполнение этих работ (далее - экспедиция).

Документы, полученные работниками аппарата управления общества минуя экспедицию, должны быть, переданы в экспедицию или отдел документационного обеспечения для учета и регистрации (Приложение).

При приеме корреспонденции экспедиция проверяет адрес на конверте (пакете или другой упаковке), целость конверта и печатей (пломб) на нем, наличие штемпеля отделения почтовой связи. Конверт вскрывают и проверяют наличие в нем документов, включая приложения, наличие подписи на документах, правильность их адресования, соответствие номера документа номеру, указанному на конверте.

Не подлежат вскрытию конверты с документами, адресованные совету директоров общества, ревизионной комиссии общества, подразделениям аппарата управления общества, работникам общества с пометкой «Лично», общественным организациям, и конверты с документами, бандероли или посылки, поступившие из-за границы, которые учитывают по номеру, обозначенному на конверте, бандероли, посылке.

При обнаружении повреждения документа, отсутствии в конверте документа (приложения) или подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру вложенного в конверт документа, отсутствии сопроводительного письма к документу с электронной копией следует сообщить об этом отправителю и составить при необходимости акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документа, а второй остается в экспедиции.

Конверты после проверки документов в экспедиции не уничтожают, а передают вместе с документами адресатам.

Ошибочно поступившие документы пересылают по принадлежности или возвращают отправителю с сопроводительным письмом.

Посылки и бандероли наложенным платежом по извещениям почтамта экспедиция не выкупает, а направляет извещение подразделению аппарата управления общества - адресату, которое обязано совместно с Административно-хозяйственным управлением принять в течение одних суток решение в отношении таких посылок и бандеролей.

Экспедиция учитывает, сортирует и записывает поступившие документы в разносные журналы для передачи по назначению под расписку.

Заказную корреспонденцию, извещения почтамта о почтовых отправлениях (посылках, бандеролях) экспедиция передает по назначению по реестровой описи.

Документы, адресованные совету директоров общества и ревизионной комиссии общества, передаются экспедицией в секретариаты этих органов.

Документы, адресованные президенту и вице-президентам общества, правлению общества, а также обществу без указания конкретного адресата, передаются экспедицией по мере их поступления работникам отдела документационного обеспечения, осуществляющим регистрацию входящих документов.

Поздравительные письма (телеграммы, открытки), а также соболезнования, поступающие через экспедицию, передаются экспедицией: адресованные президенту общества - в Департамент по связям с общественностью, адресованные вице-президентам общества - в секретариаты соответствующих вице-президентов общества.

Документы, адресованные подразделениям аппарата управления общества, передаются работникам служб делопроизводства подразделений (или другим работникам по указанию руководителя подразделения), которые должны получать их в экспедиции не менее двух раз в день.

Письменные обращения граждан, адресованные президенту и вице-президентам общества, а также обществу без указания конкретного адресата, передаются экспедицией в отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема службы ДОУ.

Все входящие документы должны быть рассмотрены экспедицией в день поступления. Документы с пометками "Срочно", "Вручить немедленно", а также телеграммы, поступившие по каналам телеграфной связи общего пользования, доставляются адресатам в первую очередь.

Передачу документа внутри подразделения от одного исполнителя другому осуществляют через службу делопроизводства.

Исходящие документы, подписанные президентом и вице-президентами общества, работники отдела документационного обеспечения, осуществляющие регистрацию исходящих документов, регистрируют, производят соответствующие отметки в АС «Документооборот» и передают для отправки: письма - в экспедицию, телеграммы - на Центральную станцию связи.

Визовые экземпляры писем за подписью президента и вице-президентов общества остаются в отделе документационного обеспечения для помещения в соответствующее дело текущего архива. Копия письма направляется в подразделение аппарата управления общества, подготовившее письмо, и в причастные подразделения. Если письмо подписано вице-президентом общества, то его копия направляется также в секретариат этого вице-президента.

После передачи адресату телеграмм, подписанных президентом и вице-президентами общества, подлинники этих телеграмм Центральная станция связи возвращает в отдел документационного обеспечения.

Исходящие документы, подписанные руководителями подразделений аппарата управления общества, работники службы делопроизводства подразделения регистрируют, производят соответствующие отметки в АС "Документооборот" и передают для отправки: письма - в экспедицию.

После передачи адресату телеграмм за подписью руководителей подразделений аппарата управления общества подлинники этих телеграмм Центральная станция связи возвращает работникам соответствующего подразделения для помещения в дело текущего архива.

Документы для отправки передают в экспедицию надлежаще оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.

Исходящие документы отправляют почтовой, электрической (телеграфной, факсимильной, телефонной и др.) и фельдъегерской связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми Правительством Российской Федерации, и включает их распределение по корреспондентам и видам почтовых отправлений, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание конвертов, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и передачу в отделение почтовой связи. Документы, которые направляются в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

Возможность передачи документов по каналам электрической связи, а также необходимость отправки адресату дополнительно их оригинала на бумажном носителе определяет руководитель подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ, исходя из наличия в обществе и организации - адресате функционирующих технических и программных средств.

По каналам электрической связи передаются, прежде всего, документы срочного и оперативного характера.

Документы (корреспонденцию) отправляют, как правило, простым почтовым отправлением. В случае, когда требуется доставить документ срочно или получить уведомление о его получении адресатом, исполнитель должен указать соответствующий вид отправки.

Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача их в отделение почтовой связи производятся в соответствии с правилами, установленными федеральным органом исполнительной власти в области связи.

На заказную и заказную с уведомлением корреспонденцию составляется опись в 3 экземплярах.

Корреспонденция, отправленная с нарочным, передается получателю под расписку о вручении.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника службы ДОУ.

Отправление подписанных президентом и вице-президентами общества, руководителями подразделений аппарата управления общества исходящих документов производится только после проставления регистрационных номеров.

Подготовку к отправке через экспедицию документов, подписанных президентом и вице-президентами общества, производят работники экспедиции, а документов, подписанных руководителями подразделений аппарата управления общества, - работники этих подразделений.

Работники экспедиции проверяют правильность подготовки документов к отправке, в том числе наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителям.

Исходящие документы принимаются экспедицией в рабочие дни до 15 часов (в пятницу - до 14 часов) и отправляются адресатам в день их приема. Заказные и заказные с уведомлением письма принимаются экспедицией до 12 часов и отправляются в день приема. Срочные документы отправляются в первоочередном порядке.

Отправка документов в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы производится в рабочие дни в 11 и в 15 часов (в пятницу - в 11 и в 14 часов).

Документы особой срочности, подписанные президентом и вице-президентами общества в рабочие дни после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни, отправляются через приемную президента общества. Дежурный сотрудник приемной присваивает отправляемым письмам и телеграммам исходящие номера по журналам, находящимся в приемной президента общества, оформляет конверт и выписывает реестр-расписку.

Копия отправленного документа (визовой экземпляр) с отметкой об исполнителе остается у дежурного сотрудника приемной президента общества для последующей передачи в отдел документационного обеспечения.

Порядок использования в аппарате управления общества средств факсимильной связи, а также контроль за их использованием определяются соответствующей инструкцией.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО «ЧТПЗ» разделяют следующим образом:

1. Входящие

2. Исходящие

3. Внутренние

Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции. Объем документооборота в ОАО «ЧТПЗ» представлен в таблице 5.

Данные представлены по аппарату управления ОАО «ЧТПЗ».

Таблица 5

Документооборот ОАО «ЧТПЗ»

Наименование документа	Количество документов	Абсол. изм, шт

Страница:

•  1 
•  2 
•  3 
•  4 

дипломная работа "Анализ и разработка организационного проекта по совершенствованию ДОУ" скачать

Подобные документы

• Пути решения проблемы выбора системы электронного документооборота

  Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса. Системы электронного документооборота, используемые в работе Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ. Рекомендации по его усовершенствованию.
  
  дипломная работа [89,7 K], добавлен 08.02.2015
  

• Автоматизация кадрового делопроизводства на примере ООО ИФК "Астрстройинвест"

  Основные понятия и принципы ведения кадрового делопроизводства. Структура, задачи и функции кадровой службы компании ООО ИФК "Астрстройинвест", анализ организации работы с кадровой документацией, разработка автоматизированной системы документооборота.
  
  дипломная работа [5,6 M], добавлен 12.01.2012
  

• Разработка организационного проекта функциональной подсистемы управления бухгалтерским учетом и отчетностью системы управления организации

  Анализ технико-экономических и финансовых показателей деятельности ЗАО "Элинар-бройлер". Описание системы бухгалтерского учета на предприятии и способы его совершенствования. Рассмотрение информационных технологий, используемых в финансовом учете.
  
  курсовая работа [68,5 K], добавлен 27.09.2010
  

• Правовые и организационные основы электронного документооборота

  Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота. Назначение, цели и задачи данной системы делопроизводства. Проблемы, правовое обеспечение и перспективы развития ЭД. Принципы хранения электронных документов.
  
  курсовая работа [871,3 K], добавлен 13.10.2013
  

• Система автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело"

  Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".
  
  реферат [30,7 K], добавлен 23.09.2010
  

• Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

  Современная актуальность автоматизации документооборота, сравнение его традиционного и электронного видов. Место системы электронного документооборота в информационной системе предприятия. Общая характеристика систем управления электронными документами.
  
  контрольная работа [25,3 K], добавлен 22.02.2010
  

• Организация документооборота в компании ЗАО "Жилищный капитал"

  Роль документооборота в структуре управления компанией. Этапы документооборота компании, система электронного документооборота. Проблемы и недостатки организации, а так же разработка рекомендации повышения эффективности документооборота компании.
  
  курсовая работа [1,4 M], добавлен 09.08.2010
  

• Система электронного документооборота как основа корпоративной информационной системы организации

  Определение корпоративной информационной системы, базовые элементы и состав. Определение и функции, особенности разработки системы электронного документооборота. Классификация СЭД по месту разработки и по функционалу. Основные преимущества и недостатки.
  
  презентация [1,1 M], добавлен 23.01.2017
  

• Автоматизированные системы документооборота

  Необходимость автоматизированных систем документооборота. Развитие информационного менеджмента. Требования к автоматизированным системам управления документацией. Электронный документ и электронный документооборот. Анализ эффективности внедрения СЭД.
  
  курсовая работа [49,0 K], добавлен 23.04.2008
  

• Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

  Описание основных понятий и типовых процессов в делопроизводстве. Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ. Системы автоматизации и электронного документооборота. Общая характеристика проведения основных автоматизированных процессов делопроизводства.
  
  курсовая работа [5,4 M], добавлен 25.10.2011
  

Другие документы, подобные "Анализ и разработка организационного проекта по совершенствованию ДОУ"

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам