1.1 Организационное проектирование: значение и задачи, основные методологические принципы

Организационное проектирование (сокращенно «оргпроектирование») - научно-технический термин, используемый в современном профессиональном языке и научной литературе; означает процесс разработки и внедрения проектов рационализации (от лат. rationalis - «разумный», то есть «более целесообразный») управленческого труда на основе требований организации труда в сфере менеджмента и использования возможностей современной компьютерной и организационной техники с целью повышения эффективности труда персонала управления (9, с. 272).

Оргпроектирование направлено, прежде всего, на достижение экономии «живого» труда в системах управления, в основном за счет (12, с. 352):

- устранения потерь рабочего времени при выполнении управленческих работ (в том числе при выполнении работ по документированию и обслуживанию управленческой деятельности);

- централизации отдельных функций управления;

- концентрации управления, то есть сокращения ступеней и звеньев в структуре управляющей системы;

- улучшения структуры аппарата управления (соотношения числа руководителей, специалистов, вспомогательного (технического) персонала);

- разделения и кооперации труда в аппарате управления;

- внедрения современных технических средств и средств оргтехники в процесс управленческого труда.

Рационализация управленческого труда может осуществляться в двух основных направлениях (9, с. 272):

1) организационно-техническое совершенствование трудовых процессов как в сфере менеджмента в целом, так и в системах управления отдельных предприятий (учреждений, организаций);

2) повышение качества управления, то есть результативности трудовых затрат персонала управления в принятии управленческих решений.

Содержание процессов труда раскрывается путем последовательного установления целей, задач и функций управления, выделения обязанностей субъектов управления (персонала управления), определения состава работ.

Объектами оргпроектирования являются содержание и организация труда персонала управления на уровне служб, подразделений и рабочих мест. Обычно под выбранный объект исследования формируется временный трудовой коллектив оргпроектантов, который проводит обследование и разработку проекта рационализации системы управления при участии персонала самого предприятия (учреждения, организации). Процесс организационного развития включает три стадии: анализ, разработку и функционирование организационных решений. Существует два вида оргпроектирования: комплексное и локальное. Различие между ними определяется не объектом рационализации, а ее задачами (14, с. 456).

Комплексное оргпроектирование проводится по четырем основным направлениям:

1) рационализация или создание новой организационной и функциональной структуры управления;

2) рационализация или создание новой технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ, рациональное использование рабочего времени персонала, оптимизация численности персонала управления;

3) создание систем документации и рационализация процессов документирования и информационного обеспечения деятельности персонала управления;

4) повышение оснащенности объекта оргпроектирования, отдельных рабочих мест персонала управления современной организационной и компьютерной техникой, механизация и автоматизация управленческого труда, оптимизация условий труда персонала управления.

Локальное оргпроектирование проводится по одному из специально отобранных для рационализации участков работы персонала управления (20, с. 520).

В соответствии с этим комплексный оргпроект предусматривает разработку комплекса мероприятий по совершенствованию технологии деятельности аппарата управления или его отдельного звена, его оргструктуры и штатов, системы организации и условий труда; по сокращению и рационализации документооборота, по максимальной автоматизации труд персонала управления. Локальный оргпроект предусматривает разработку мероприятий по рационализации отдельных видов работ, выполняемых в аппарате управления или на отдельных его участках.

В настоящее время в большей степе создаются локальные оргпроекты применительно к требованиям и специфике конкретных объектов отдельных предприятий (учреждений, организаций). Разрабатываются и типовые комплексные проекты, дающие принципиально новые модели организации труда и документооборота для однотипных систем управления (аппаратов управления), сходных по функциям и объемам работ. Это так называемое индивидуальное и типовое оргпроектирование.

Оргпроектирование развивается по пути создания типовых решений отдельных элементов организации управления. Разработка типовых оргпроектов - один из путей снижения стоимости проектных работ. Типовое комплексное оргпроектирование является перспективным с точки зрения достижения оптимальных результатов разработок.

Начинается оргпроектная работа с разработки программы исследования.

Программа исследования - комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, а также предполагаемый результат (21, с. 427).

Программа разрабатывается на основе определения и осознания целей развития opганизации (фирмы), определения проблем ее развития, выделения решающих проблем, одвигающих к цели кратчайшим путем. Программа должна дать ясный ответ на вопросы: зачем проводить исследование, что исследовать и как исследовать? Она должна содержать обоснование актуальности и важности проблемы как предмета исследования, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других проблем, необходимые условия для решения проблемы (финансирование, кадровое обеспечение и пр.).

Программа, как правило, состоит из следующих разделов: цель проведения исследований; содержание проблемы, ее актуальность и важность; рабочая гипотеза решения проблемы в процессе исследования; обеспечение исследования ресурсами; методология исследования; предполагаемый результат исследования и эффективность.

Планирование работы. К составлению плана следует привлекать минимальное число наиболее опытных специалистов. Разработку плана возглавляет руководитель темы проекта. План работ включает следующие основные реквизиты (9, с. 272):

В этом документе графы 7-13 представляют сметную калькуляцию, которую можно представить на отдельном документе следующим образом:

Статьи расхода:

1. Материалы и оборудование (17% к расходам по з/п или от общей суммы договора).

2. Зарплата (40% от общей суммы договора).

3. Накладные расходы (40-50% к расходам по з/п, 30% от общей суммы договора).

4. Соцстрах (7% к расходам по з/п).

5. Командировочные расходы (2-4% от общей суммы договора).

6. Контрагенты (около 6% от общей суммы договора).

7. Прочие расходы (12% от общей стоимости).

В основе планирования лежат расчеты трудозатрат выполнения проектных работ, так как трудовые затраты составляют главную часть стоимости работ и отражаются на сроках исследования и проектирования. Расчеты трудоемкости затрудняются вследствие отсутствия нормативов на такие виды работ. Как правило, они определяются опытно-статистическим путем. Использование опытно-статистических норм и аналогов трудоемкости позволяет с достаточной степенью точности произвести необходимые расчеты трудоемкости исследовательских работ.

Принципы планирования (12, с. 352):

1. Конкретность и ясность заданий

2. Реальность (нормативность)

3. Трудоемкость (минимальная со стороны разработчиков)

4. Организационная четкость взаимодействия исполнителей

5. Интеграция работ

6. Возможная параллельность выполнения работ

7. Контролируемость и ответственность

Организационно-методическая подготовка включает создание методических материалов по ведению исследовательских и проектных работ. Одним из документов организационно-методического назначения является рабочая программа исследования, представляющая собой полный перечень вопросов, на которые требуется получить ответы в процессе исследований. Рабочая программа служит основанием для составления детального плана - графика выполнения исследовательских работ.

Рабочая программа устанавливает ожидаемый результат по каждой отдельной работе и форму его представления. В рабочую программу рекомендуется вносить следующие показатели (27, с. 160):

Соответственно может быть построено рабочее задание конкретному исполнителю.

В рабочей программе намечается последовательность работ, выполняемых при обследовании. Каждой из намеченных программой работ должна соответствовать определенная форма сбора и форма обобщения и представления результатов, которые, в свою очередь, находятся в зависимости от возможности их получения планируемыми методами сбора данных и источника информации.

Перечень и последовательность работ, намечаемых в рабочей программе исследования, определяется в соответствии с темой и целями исследования. Например, могут быть включены такие виды работ, как(21, с. 427):

- изучение оргструктуры управления предприятием (фирмой);

- изучение организации труда в аппарате управления;

- изучение технологических процессов управления;

- изучение систем документации; изучение оборудования, планировки служебных помещений и рабочих мест работников аппарата управления, условий их труда и пр.

Каждая работа, намеченная в рабочей программе, должна проводиться соответствующим методом.

В зависимости от используемых в исследовании методов можно определить источник информации:

1) при изучении документов источниками являются продукты деятельности людей - документы;

2) при наблюдении - деятельность людей;

3) при опросе - сами люди, участвующие в определенной деятельности.

Для обработки полученных в ходе исследования результатов следует предусмотреть формы сбора, обобщения и представления этих результатов. Выбор их зависит от используемого метода и направления работы. Например, в ходе интервью разрабатывается вопросник (форма сбора), таблица, в которой будут сведены результаты опроса (форма обобщения); если целью интервью является выявление реальной оргструктуры учреждения, то формой представления результатов будет являться схема оргструктуры.

Исполнители и соисполнители рабочей программы назначаются руководителем темы с учетом квалификации и специализации. При определении сроков работ рабочей программы следует опираться на опытно-статистические нормы затрат рабочего времени на исследовательские и проектные работы.

Организация исследования - это система регламентов, нормативов и инструкций, определяющих порядок его проведения. Это распределение функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение работ, распределение ресурсов и комбинация их во времени, пространстве, по исполнителям и по видам работ.

Организовать исследование можно тремя способами (30, с. 310):

1. Увеличение нагрузки персонала управления дополнительными обязанностями исследовательского типа.

2. Создание специализированных групп и организация их работы (временный трудовой коллектив - ВТК).

3. Приглашение консалтинговых фирм. (Оплата их труда, предоставление организационных возможностей для проведения исследования).

В управлении исследованиями часто возникают проблемы полномочий, обеспечения условий, административного вмешательства в рабочий процесс исследуемого объекта, которое должно быть минимальным, и пр.

Эффективность исследования во многом определяется коллективной деятельностью. Не все проблемы можно решить индивидуально. Это определяется и трудоемкостью, и методологией, которая требует разнообразия интеллектов, образования, психологии исследователей.

Принципы формирования времени трудовых коллективов (ВТК) исследователей (31, с. 255):

1. Принцип неоднородности (гетерогенности). Объединение в один коллектив одинаковых по способностям и характеристикам людей не обеспечит успеха их деятельности. Но стихийное формирование коллектива также не принесет успеха. Главное - специфика задач и проблем, для исследования которых формируется коллектив. Объединение личностей, необходимое для решения проблем данного типа. Как правило, в коллективе должны быть: проблемщик (который раньше других видит проблемы), энциклопедист (быстро находящий аналоги в других областях знаний), генератор идей (системщик), оптимизатор (поиск оптимальных вариантов решений), энтузиаст, скептик, прогнозист (который просчитывает все возможные последствия принимаемых решений) и др.

2. Принцип срабатываемости предписывает привлекать в ВТК исследователей, склонных и способных работать вместе, даже с теми людьми, которые им не импонируют. Это не совместимость. Срабатываемость - это следствие умения управлять собой, своими отношениями с людьми ради определенных целей.

3. Принцип совпадения формальной структуры коллектива с его неформальной организацией на основе приоритета неформального соподчинения, которое требует, чтобы формальная организация коллектива совпадала с фактической субординацией исследователей. А это значит, что формирование коллектива должно начинаться с установления фактической структуры соподчинения исследователей, а не наоборот. Это система управления мягкого типа: изучение неформального лидерства, исследовательских интересов, способностей, научного потенциала, организационных способностей и пр.

4. Принцип перманентности (непрерывности) формирования состава ВТК. Это ротация исследователей.

5. Принцип имитации, способность обладать специальными средствами имитации, воспроизводства решений других членов коллектива.

В целях совершенствования планирования и установления четкой последовательности выполнения, научно-исследовательских и проектных работ процесс исследования условно подразделяется на ряд стадий (этапов). Под стадией (этапом) проектно-исследовательской работы понимается крупная часть работы, имеющая самостоятельное значение, являющаяся объектом планирования и финансирования, заканчивающаяся, как правило, сдачей работ заказчику. Такое организационное разделение проектно-исследовательских работ позволяет регулировать финансирование взаимоотношений между исполнителем и заказчиком, организовывать контроль за ходом выполнения работ со стороны заказчика, повышать ответственность исполнителей за результаты исследовательских и проектных работ.

Количество этапов исследовательских и проектных работ определяется сложностью объекта исследования и проектирования. В зависимости от этого исследовательские работы подразделяются на одностадийные и многостадийные. При локальном исследовании (когда решается одна проблема/задача в условиях рационализации существующей системы управления) проектно-исследовательские работы, как правило, ведутся одностадийно. В комплексном исследовании (когда решается несколько проблем) осуществляется многостадийное исследование и проектирование.

Процесс исследования и проектирования делится на следующие основные стадии (37):

1. Предпроектное исследование (анализ);

2. Разработка проекта;

3. Внедрение проекта (функционирование).

Рассмотрим содержание этапов разработки организационных проектов.

Таблица 1

План разработки организационных проектов

Таким образом, можно сделать следующие выводы, что организация исследования - это система регламентов, нормативов и инструкций, определяющих порядок его проведения. В управлении исследованиями часто возникают проблемы полномочий, обеспечения условий, административного вмешательства в рабочий процесс исследуемого объекта, которое должно быть минимальным, и пр.

Эффективность исследования во многом определяется коллективной деятельностью. Не все проблемы можно решить индивидуально. Это определяется и трудоемкостью, и методологией, которая требует разнообразия интеллектов, образования, психологии исследователей.

1.2 Организационное проектирование (стадии и методы оргпроектирования)

Оргпроектирование включает несколько стадий (18, с. 145).

Первая стадия называется предпроектным исследованием. Этот этап подразделяется, в свою очередь, на составные элементы:

- предпроектное ориентировочное исследование (экспресс-анализ) - диагностика;

- рабочее, детальное исследование;

- анализ, обобщение и выводы.

Предпроектное ориентировочное исследование является важной составной частью подготовительных работ к исследованию и проектированию системы управления. Его цель - точное определение состава, объема, стоимости, сроков исполнения предстоящих проектно-исследовательских работ и соответствующее их документирование. Общий срок проведения подготовительных работ к проектированию систем управления, как правило, занимает 30 дней. Сжатые сроки и ответственность за комплексное составление ТЗ и остальной проектной документации требуют, чтобы проведение предпроектного ориентировочного исследования поручалось наиболее квалифицированным коллективам исследователей. Работа, которую необходимо проделать при предпроектном ориентировочном исследовании, зависит и от предложений заказчика по составу проекта.

Начало предпроектного этапа работ связано с выбором объекта исследования и проектирования, его завершение - с составлением ТЗ. По отношению ко всему объему работ предпроектный этап сравнительно невелик и не должен превышать 5-10% от общей трудоемкости исследования и проектирования. Однако именно в этот период определяются основные направления исследования того или иного объекта (системы) управления.

При подготовке к комплексному исследованию и проектированию ориентировочное исследование проводится по четырем основным направлениям разработки комплексного проекта (17, с. 275).

I. Первоначальное ознакомление со структурой и штатами аппарата управления (АУ) объекта исследования включает:

- знакомство с характером основных взаимоотношений с выше- и нижестоящими организациями;

- количество и общую характеристику объектов управления, подчиненных данному аппарату;

- количество структурных подразделений аппарата управления, их штаты и основные функции каждого подразделения;

- основные функциональные взаимосвязи между подразделениями;

- основные документы, которыми они обмениваются.

Методами работы, применяемыми исследователями для анализа и фиксации полученных сведений, являются изучение и анализ документов, опрос сотрудников, составление организационно-структурной схемы данного аппарата управления.

II. Первоначальное изучение документооборота аппарата управления включает выяснение следующих вопросов:

- объем входящей и исходящей документации аппарата управления за ряд лет;

- общую характеристику входящей и исходящей документации;

- основные и наиболее массовые документы данного аппарата управления;

- распределение документации по структурным подразделениям;

- общую характеристику документационных потоков;

- наличие унифицированных форм;

- общую характеристику постановки делопроизводства;

- уровень регламентации документационных работ и т.д.

Источниками сведений являются:

- данные учетно-справочного аппарата канцелярии и структурных подразделений;

- инструкция по делопроизводству;

- опрос компетентных сотрудников аппарата;

- составление схемы документационных потоков аппарата управления.

Основные методы исследования: изучение документов, выборочные наблюдения, опрос.

III. Первичное изучение организационно-технического обеспечения аппарата управления включает:

- определение количества средств организационной и компьютерной техники, имеющихся в аппарате управления;

- характер их использования;

- наличие централизованных служб технического обслуживания;

- существующую потребность в технических средствах.

Источниками сведений служат: перечень имеющихся технических средств, осмотр служебных помещений и оборудования рабочих мест, опрос компетентных специалистов.

Методы: выборочные наблюдения, опрос, изучение документов.

IV. Первичное ознакомление с организацией труда персонала управления включает:

- выявление общей характеристики и структуры штатов аппарата управления, являющегося объектом рационализации, по категориям и по количеству;

- общую характеристику основных видов работ и способов их выполнения;

- общую характеристику планировки помещений;

- организацию рабочих мест и условий труда;

- наличие потерь рабочего времени.

Источниками сведений служат: штатное расписание аппарата управления, опрос руководителей структурных подразделений, наблюдения.

Методы: опрос, наблюдения.

Заканчивается 1-я стадия разработкой технического задания (ТЗ) на проведение проектных работ (6).

Техническое задание (ТЗ) - документ, отражающий результат первой (предпроектной) стадии работ, - является важным организационно-методическим и научно-техническим документом. Как правило, проект ТЗ составляется проектной организацией или коллективом исследователей и входит в состав проектной документации.

Техническое задание должно содержать ряд обязательных разделов:

- основание для разработки и проведения исследовательских и проектных работ (постановление вышестоящих органов, приказ министерства, хоздоговор и пр.);

- цели и задачи исследования и проектирования системы управления;

- исходные данные (краткая характеристика объекта исследования и проектирования);

- состав проекта и основные направления исследования и проектирования (перечень основных этапов проекта);

- особые условия (специальные требования заказчика);

- ориентировочные показатели экономической эффективности проекта (экономический эффект, срок окупаемости).

К техническому заданию прилагаются:

- отчет о выполнении работ по предпроектному обследованию;

- предварительный перечень технических средств, необходимых для проведения исследования и проектирования;

- сметно-финансовый расчет затрат на исследование и проектирование и внедрение проекта;

- документ об обеспечении финансирования работ по исследованию и проектированию (гарантийное письмо).

Оформление ТЗ производится в соответствии с правилами оформления технической (проектно-конструкторской) документации. ТЗ обсуждается на научно-технических советах у заказчика, согласовывается и утверждается заказчиком, а иногда и вышестоящей организацией. Разработка проекта ведется в строгом соответствии с утвержденным ТЗ, отступления от ТЗ допускаются в исключительных случаях по согласованию с заказчиком.

Вторая стадия исследовательских и проектных работ является органическим продолжением первой. Она заканчивается составлением технического проекта, отчего называется этапом технического проектирования - ТП. Начало этапа связано с детальным исследованием объекта (системы) управления. При проектировании отдельных, очень сложных по своему характеру объектов допускается выделение в качестве самостоятельного этапа - этапа исследования (или детального исследования). Техническое проектирование занимает примерно 30% (третью часть) общей трудоемкости исследования и проектирования объекта. На особо важных и сложных объектах проектирования допускается деление этапа последовательно на аванпроект и экзисный проект. При разработке проектов системы управления (одновременно с проектированием новых зданий и помещений или реконструкций) технический проект включается в проектное здание.

Следующий, третий этап (стадия) исследований и проектирования носит название рабочего проекта - РП. На стадии рабочего проектирования детализируются организационные, технические и технологические идеи и решения, содержащиеся в техническом проекте. Этот этап по трудоемкости занимает главное место - до 50%.

На практике часто возникает необходимость объединения технического и рабочего проектирования в одну стадию (или этап) - технорабочего проекта, в котором отдельные идеи и решения могут быть детальными, доведенными до рабочего проекта, а другие ограничены изложением в виде технических предложений по совершенствованию системы управления.

Этот этап наиболее ответственный в проектировании. В процессе проектирования разрабатывается оптимальный вариант системы управления и организации аппарата управления, его деятельности по выполнению возложенных на него функций с минимальной затратой трудовых, материальных и финансовых средств. При локальном исследовании и проектировании проектные предложения, как правило, не выходят за рамки ТЗ. При комплексном - состав проектных предложений охватывает все возможные пути ликвидации недостатков, выявленных в ходе детального исследования. Работы, выполняемые в ходе комплексного проектирования, по проблеме совершенствования аппарата управления могут быть следующими.

Работы, выполняемые входе разработки комплексного проекта рационализации службы ДОУ (27, с. 160):

- установление перечня и последовательности необходимых операций и процедур в технологии обработки документов;

- определение приемов выполнения отдельных операций, то есть технологии операций;

- подбор средств оргтехники, компьютерной техники, необходимых для реализации отдельных операций;

- разработка общей технологии документационного обеспечения управления;

- нормирование отдельных операций;

- расчет трудоемкости выполнения отдельных процедур (видов работ), расчет необходимых затрат времени на организацию делопроизводственного обслуживания;

- расчет необходимого штата делопроизводственного персонала;

- распределение обязанностей между сотрудниками службы ДОУ;

- построение оргструктуры службы ДОУ;

- проектирование рабочих мест сотрудников службы ДОУ;

- планировка служебных помещений персонала службы ДОУ;

- разработка маршрутов доставки корреспонденции;

- проектирование условий труда сотрудников службы ДОУ, организация рабочих мест;

- подготовка сметы на проектируемое оборудование;

- разработка положения о службе ДОУ, разработка должностных инструкций, подготовка режимов рабочего времени, инструкции по делопроизводству;

- расчет показателей проекта, расчет стоимости проектных работ, расчет экономической эффективности проекта ДОУ (7, с. 124).

Проектирование - это наиболее творческая часть деятельности исследователей и проектантов. Она предполагает применение различных методических и организационно-технических приемов и средств, разработанных наукой и практикой на сегодняшний день в их сочетании.

Завершающей стадией работ по исследованию и проектированию является этап внедрения проекта. Внедрение проекта представляется как поэтапный процесс, предусматривающий последовательное осуществление комплекса организационно-технических мероприятий по совершенствованию системы управления, структуры аппарата управления, унификации систем документации, внедрению новых, современных технических средств, обучению работников новым приемам работы и т.д.

В общей сложности трудоемкость стадии внедрения проекта составляет от 10 до 30% трудоемкости разработки всего проекта.

По своему характеру проектные решения, подлежащие внедрению, могут быть:

- технические (процесс организации и использования существующей техники отраслью, в которой она применяется);

- научные (перенос и утверждение достижений одной науки в другую или же формирование нового научного направления);

- научно-технические (преобразование новой идеи или изобретения в социально и экономически значимую производственную продукцию, обладающую новыми технико-экономическими показателями);

- организационно-управленческие (целенаправленное, запланированное и приносящее результаты изменение в системе управления, структуре организации, кадрах, технике, методах и процедурах управленческой деятельности).

Внедрение проекта может производиться силами (27, с. 160):

- организации-разработчика;

- специализированной внедренческой организации;

- разработчика или специализированной внедренческой организации совместно с коллективом или коллективом организации (пользователя).

Процесс внедрения управленческих нововведений может принимать различные формы:

- одноразовое применение процесса или перевод определенных подразделений аппарата управления на новую систему работы;

- проведение эксперимента и, при удачном исходе, полное осуществление рационализации системы управления;

- поэтапное внедрение проекта рационализации.

Процесс внедрения проходит в своем развитии несколько фаз:

- эксперимент - мотивация (формируется готовность коллектива к сознательной активной деятельности по внедрению нововведений);

- подготовка кадров (обеспечивает взаимопонимание и согласованность действий по горизонтали и вертикали);

- управленческое воздействие (введение изменения);

- становление (в ходе которого происходит стабилизация и упорядочение работы, система входит в стадию саморегуляции);

- контроль (оценивается как весь ход процесса, конечные результаты, расходы и возможное использование достигнутых результатов для последующих процессов совершенствования системы).

В процессе внедрения проекта можно выделить основные этапы.

Процесс внедрения должен начинаться с разработки плана внедрения (определяются основные этапы и сроки их проведения, устанавливаются подразделения и исполнители, отвечающие за организацию внедрения и осуществляющие контроль за внедрением, их обязанности и ответственность). В соответствии с планом составляется сетевой график процесса внедрения.

Одним из важных моментов внедрения является создание рабочей группы внедрения. В задачи этой группы входят: осуществление связи между разработчиком проекта и руководством организации-заказчика; координация работ по внедрению проекта при участии нескольких организаций-разработчиков; контроль (авторский надзор) за ходом внедрения и сбор необходимых данных для проектировщиков в целях устранения недостатков проекта; оснащение рабочих мест оборудованием, предусмотренным проектом; организация обучения кадров на новом оборудовании по новой технологии; осуществление различных мероприятий, необходимых для успешной реализации проекта. Состав группы не должен превышать 5-6 человек. Этап планирования заканчивается утверждением плана работы руководством заказчика и разработчика и изданием приказа.

Следующий - подготовительный этап. Основными направлениями на этом этапе являются:

- обучение рабочей группы;

- ознакомление сотрудников организации-заказчика с новой технологией работы;

- закупка, установка и наладка нового оборудования согласно проекту;

- разработка комплекса мер по стимулированию сотрудников;

- создание форм документов, необходимых для контроля и фиксации хода внедрения проекта.

Третий этап - управление внедрением. Это непосредственное проведение в жизнь всех мероприятий, предусмотренных проектом. На этом этапе проводятся следующие работы:

- контроль за правильностью использования установленного оборудования, соблюдение технологии работ, предусмотренной проектом;

- контроль за соблюдением сроков внедрения, установленных планом внедрения и планами-графиками работ сотрудников;

- устранение конфликтных ситуаций, вызванных недостатками проекта и сложностью перестройки психологии работников;

- доведение до проектировщиков и принятие мер по своевременному устранению недостатков проекта, выявленных в ходе внедрения;

- ведение документов, контролирующих и оформляющих ход внедрения проекта;

- постоянное консультирование сотрудников, работающих по новой технологии, по всем вопросам, возникающим в процессе работы.

Завершается процесс внедрения расчетом реального экономического эффекта, полученного от внедрения нового оборудования и новой технологии, составлением отчета о проделанной работе, подписанием акта о завершении работ по внедрению новой системы управления.

Объекты исследования могут быть условно разделены на статические (относительно неизменяемые) и динамические (подвижные).

В основе исследования динамических объектов - технологических процессов - лежит их формализация (упрощенное представление).

Технологические процессы управления расчленяются на процедуры и операции.

Под процедурой понимается объединение нескольких последовательных операций, направленных на выполнение аппаратом управления своих функций. Например, экспедиционная обработка корреспонденции, контроль исполнения документов, принятие решений.

Операцию принято считать наименьшей законченной частью действия (работы), выполняемого на одном рабочем месте. При необходимости (при микроэлементном нормировании) могут быть выделены «элементы» операции, ее составные части.

В технологическом процессе выделяются творческие, формально-логические и технические операции. Например: операции «хранение», «машинописные работы» - технические; операции «контроль исполнения», «регистрация и учет» - формально-логические.

В исследовании систем управления используется и более детализированное разделение операций трудовых процессов на следующие типы:

- ручные операции (выполняемые без механизмов, технических средств);

- ручные механизированные (выполняемые с помощью механизмов, технических средств);

- машинные (выполняемые машинами/техническими средствами, управляемыми работниками);

- машинно-ручные (выполняемые при помощи машин/технических средств с ручным управлением);

- автоматизированные (выполняемые машинами без непосредственного участия человека);

- автоматические (выполняемые полностью машинами, техническими средствами).

Членение технологических процессов управления служит базой для различных методов исследования.

В соответствии с этапами проведения исследования методы могут быть подразделены на три группы:

- методы исследования объектов (сбора исходных данных);

- методы количественного и качественного анализа и синтеза;

- методы проектирования.

Применение научно-исследовательских методов находится в прямой зависимости от целей и задач исследования на конкретном объекте. Многообразие методов приводит к необходимости их группировки по ряду признаков:

- по полноте охвата исследованиями: полные (сплошные), выборочные;

- по степени участия проектантов в обследовании объектов: непосредственные и апосредственные;

- по времени исследования: непрерывные, периодические, разовые;

- по отображению исследуемых объектов: описательные (логические, качественные), математико-статистические, матричные, графические.

Таким образом, можно сделать вывод, что на практике перечисленные методы используются в совокупности, так как только с помощью одного из методов не всегда удается осуществить глубокий анализ и вскрыть истинные причины недостатков в организации трудовых процессов.

1.3 Исследование и проектирование системы управления документацией в организации

Модель - это идеально выраженная система, так отражающая реальный предмет, что ее изучение дает сведения о реальном предмете. Из этого определения вытекают важнейшие свойства модели: во-первых, модель отражает реальный объект или процесс; во-вторых, она является его заместителем в процессе познания реальной действительности (34).

Модель выступает как средство выделения объективно действующей системы основных закономерностей, связей и отношений, присущих изучаемой реальной действительности. Это упрощенное представление существенно важных характеристик рассматриваемого объекта или процесса.

Именно это обстоятельство и привело к тому, что моделирование из специального приема исследования в области точных дисциплин превратилось в один из основных методов познания в отраслях знаний, достаточно далеких от математики и физики, в частности в организационном проектировании.

В зависимости от целей, которые ставит перед собой разработчик модели, она выступает в качестве:

- средства осмысления действительности;

- средства общения;

- средства обучения и тренажа;

- инструмента прогнозирования;

- средства постановки экспериментов.

На различных этапах проведения оргпроектных работ функциональная нагрузка модели может изменяться. На этапе обследования это средство осмысления действительности, на этапе проектирования модель дает возможность прогнозирования состояния проектируемого объекта и т. п.

Процесс построения модели организации в общем виде включает следующие этапы (42):

- постановка задачи (точная формулировка цели работы, какие характеристики организации должны быть изучены (спроектированы), какова должна быть степень детализации описания моделируемого объекта или процесса);

- выбор критериев формализации (упрощения, отбрасывания менее существенных характеристик для выделения более важных; ошибка на этом этапе может привести к потере существенной информации);

- создание (выбор) модели (изучение объекта моделирования, его основных характеристик и описание изучаемой системы с заданной степенью формализации);

- проверка правильности модели и анализ представляемого ею объекта.

Одним из самых распространенных является графический метод моделирования организаций. Этот метод представляет собой совокупность способов условного (графического) изображения какого-либо организационного или технологического явления. Он имеет глубокие исторические корни.

Графическая модель состоит из графического образа и трех видов пояснений (экспликаций). Графический образ - это целесообразно построенная совокупность изобразительных элементов, имеющих условное значение. Графический образ включает пять элементов: точки, линии, фигуры, цвета, текстуры (штриховки).

Графический образ дополняется экспликацией. Идеографическая экспликация - это расшифровка условных обозначений графика. Геометрическая экспликация представляет собой совокупность системы координат, масштаба и других вспомогательных геометрических построений, обеспечивающих содержательность графического образа или облегчающих его восприятие. Индивидуальной экспликацией называется словесное положение, необходимое для понимания и идентификации графика. Это может быть название объекта, данные об исполнителе, дата и т. п.

Процесс составления графика включает три этапа:

- определение композиции графика, то есть той графической формы, которая будет в наибольшей степени отвечать содержанию моделируемого объекта;

- составление графика - заполнение намеченной формы конкретными данными;

- вычерчивание графика.

Графические модели должны отвечать следующим требованиям:

- график должен нести большую информационную нагрузку;

- сведения, представленные на графике, должны быть точными;

- форма графика должна соответствовать его назначению;

- график должен быть прост, ясен и понятен;

- количество линий и фигур на графике должно быть минимально;

- исполнение графика должно благоприятствовать его восприятию.

Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться при разработке графических моделей (48).