Облік розрахунків з підзвітними особами

До авансового звіту додається документи, що підтверджують суму фактичних витрат, пов'язаних з відрядженням (Додаток Е).

Підчистки, помарки, необумовлені виправлення, перекручення дат авансовому звіті не допускаються. Звіт обов'язково підписується підзвітною особою[17].

Після складання звіту про використання коштів визначається різниця між сумою отриманого авансу та фактичними витратами. Якщо працівник здійснив перевитрату авансової суми, то кошти повинні бути відшкодовані йому з каси підприємства без його заяви. Винятки складають випадки, коли перевитрати були здійснені на цілі, не передбачені наказом. У такому випадку можливі наступні варіанти:

суму перевитрат за авансовим звітом не відшкодовують і на авансовому звіті пишуть тільки суму, затверджену керівником;

суму перевитрат відшкодовують за рішенням керівника з наступним приєднанням цієї суми до сукупного оподатковуваного доходу працівника.

Обов'язковим реквізитом звіту є резолюція керівника підприємства або уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.

5) Бухгалтерія перевіряє звіт і подає на затвердження керівнику підприємства;

Якщо підзвітна особа не надала звіти та необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість із нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовується лише щодо сум авансів, виданих у національній грошовій одиниці України на господарські потреби або витрати на відрядження.

6) Після затвердження звіту бухгалтерія організовує остаточний розрахунок з підзвітною особою: визначає суми, які потрібно доплатити із каси чи повернути до каси, оформляє прибутковий чи видатковий касовий ордер і розраховується через касу з підзвітною особою.

Виданні під звіт гроші витрачаються суворо за цільовим призначенням. Передача підзвітних сум однією особою іншій забороняється[28].

2.2 Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами

Відповідно до Плану рахунків для відображення розрахунків з підзвітними особами визначено субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами» рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Вибір рахунку для відображення розрахунків з підзвітними особами не випадковий, оскільки підзвітні особи, як правило, стосовно підприємства є дебіторами. І це не дивно, адже, як вже з'ясовано, розрахунки з конкретними підзвітними особами починаються з видачі їм коштів під звіт на відрядні витрати або на придбання активів, робіт або послуг для підприємства та виникнення у зв'язку з цим дебіторської заборгованості таких підзвітних осіб. Все сказане зовсім не означає, що з розрахунками з підзвітними особами не може утворитися кредитове сальдо. Таке можливо, але це можна розглядати лише як виняток з правил [11].

При значному обсязі операцій з підзвітними особами для обліку коштів, виданих під звіт з певною метою, у бухгалтерському обліку доцільно відкрити додаткові аналітичні рахунки третього або четвертого порядку, наприклад:

3721 "Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті за службовими відрядженнями";

3722 "Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті за сумами, виданими на господарські потреби";

3723 "Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті за сумами, виданими на придбання сільськогосподарської продукції, заготівлю вторинної сировини й металобрухту";

37241 "Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті (доларах США) за службовими відрядженнями";

37242 "Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті (російських рублях) за службовими відрядженнями".

Щодо Плану розрахунків:

«На субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться облік розрахунків з підзвітними особами. Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - в складі оборотних активів, кредитове сальдо - в складі зобов'язань балансу підприємства»

Іншу будь-яку додаткову інформацію План розрахунків не містить. Можна тільки додати загальну вимогу Плану рахунків до рахунку 37, що повною мірою стосується і субрахунку 372:

«Аналітичний облік ведеться за кожним дебітором, за видами заборгованості, термінами її виникнення і погашення».

Аналітичний облік розрахунків з кожною з підзвітних осіб ведеться в «Відомості 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами (до рахунку 37)» Журналу №3. Як правило, для здійснення такого аналітичного обліку оформляється окрема «Відомість 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами (до рахунку 37)» за субрахунком 372. (Додаток Є )

Щодо відображення за дебетом і кредитом субрахунку 372 окремих операцій з підзвітними особами. За дебетом субрахунку 372 відображаються суми, видані під звіт, а по кредиту -- суми, списані з підзвіту підзвітних осіб на підставі наданого ними і затвердженого керівником підприємства Звіту, а також повернення підзвітними особами залишку невикористаних або зайво витрачених підзвітних коштів до каси або на поточний рахунок підприємства або утримання невикористаних або зайво витрачених підзвітних коштів із заробітної плати підзвітної особи (таблиця 2.1).

Таблиця 2.1. Бухгалтерські проводки за операціями з підзвітними особами

№	Зміст операції	Кореспонденція рахунків
		Дт	Кт
Операції з видачі коштів під звіт
1	Видача готівки з каси підприємства під звіт у національній валюті	372	301
2	Видача готівки з каси підприємства під звіт в іноземній валюті	372	302
3	Пер. коштів під звіт з поточного рахунку підприємства в нац. валюті на рахунок банківської платіжної картки	313	311
	Одержання підзвітною особою готівкової національної валюти з банківської платіжної картки	372	313
	Видача (перерахування) коштів під звіт з поточного рахунку підприємства в національній валюті на рахунок особистої банківської платіжної картки відрядженого працівника	372	311
4	Перерахування коштів з поточного рахунку підприємства в національній валюті під звіт на рахунок банківської платіжної картки в іноземній валюті: а) кошти в національній валюті перераховані банку для конвертації в іноземну валюту і зарахування іноземної валюти на рахунок банківської платіжної картки	377	311
	б) іноземна валюта перерахована банком на рахунок банківської платіжної картки	3141	377
	Одержання підзвітною особою готівкової іноземної валюти з банківської платіжної картки	372	3141
5	Перерахування коштів під звіт з валютного рахунку підприємства в іноземній валюті на банківську платіжну картку в тій же іноземній валюті	3142	3122
	Одержання підзвітною особою готівкової іноземної валюти з банківської платіжної картки	372	3142
	Видача (перерахування) коштів під звіт з валютного рахунку підприємства в іноземній валюті на особисту банківську платіжну картку в тій же іноземній валюті відрядженого працівника	372	3122
6	Перерахування коштів під звіт з поточного валютного рахунку підприємства в рублях на рахунок банківської платіжної картки в евро : а) кошти в рублях, перераховані банку для конвертації в евро, пер. на рахунок банківської платіжної картки в евро	377	3123
	б) євро перераховані банком на рахунок банківської платіжної картки в євро	3142	377
	Одержання підзвітною особою готівкової іноземної валюти з банківської платіжної картки	372	3142
7	Видані під звіт кошти підзвітній особі, що перебуває у відрядженні, шляхом поштового переказу (безготівкового) а) кошти призначені для поштового переказу підзвітній особі, яка перебуває у відрядженні, і дня оплати за поштовий переказ, перераховані поштовому відділенню зв'язку	377	311
	б) отримано повідомлення поштового відділення зв'язку про одержання підзвітною особою, яка перебуває у відрядженні, суми поштового переказу	372	371
	Не отримано повідомлення про одержання підзвітною особою, яка перебуває у відрядженні, суми поштового переказу, і сума поштового переказу повернута поштовим відділенням зв'язку на поточний рахунок підприємства	311	377
8	Видані під звіт кошти підзвітній особі, яка перебуває у відрядженні, шляхом поштового переказу (готівкою), через іншу підзвітну особу (далі -- підзвітна особа № 2): а) кошти, призначені для поштового переказу підзвітній особі, яка перебуває у відрядженні, і для оплати за поштовий переказ поштового відділення зв'язку видані з каси підзвітній особі № 2	372	301
	б) підзвітні кошти, призначені для поштового переказу підзвітній особі, що перебуває у відрядженні, переведені поштовим переказом підзвітною особою №2	377	372
	в) підзвітною особою № 2, яка здійснила поштовий переказ, оплачені послуги пошти	92	372
	г) отримано повідомлення про одержання підзвітною особою, яка перебуває у відрядженні, суми поштового переказу. Аналогічною проводкою відображається повернення поштою суми нездійсненого поштового переказу підзвітній особі № 2, яка здійснила переказ	372	377
9	Видані під звіт кошти в іноземній валюті у вигляді дорожнього чека	372	332
10	Видано зар. плату від. працівникові, який перебуває у відрядженні, шляхом поштового переказу (безготівкового): а) кошти, призначені для поштового переказу підзвітній особі, яка перебуває у відрядженні, і для оплати за поштовий переказ, перераховані поштовому відділенню зв'язку	377	311
	б) отримано пов. про одержання підзвітною особою, яка пер. у від., суми поштового переказу (заробітної плати)	661	377
	Не отримано повідомлення про одержання підзвітною особою, яка перебуває у відрядженні, суми поштового переказу і сума поштового переказу повернута поштовим від діленням зв'язку на поточний рахунок підприємства	311	377
11	Видано заробітну плату відрядженому працівникові, який перебуває у відрядженні, шляхом поштового переказу (готівкового), через іншу підзвітну особу (далі -- підзвітна особа № 2): а) кошти, призначені для поштового переказу підзвітній особі (його заробітна плата), яка перебуває у відрядженні, і для оплати за поштовий переказ поштового відділення зв'язку, видані з каси підзвітній особі № 2	372	301
	б) кошти, призначені для поштового переказу підзвітній особі (його заробітна плата), яка перебуває у відрядженні, переведені поштовим переказом підзвітною особою № 2	377	312
	в) підзвітною особою № 2, яка здійснила поштовий переказ, сплачені послуги пошти	92	372
	г) отримано повідомлення про одержання підзвітною особою, яка перебуває у відрядженні, суми поштового переказу (заробітної плати)	661	377
	Не отримано повідомлення про одержання підзвітною особою, що перебуває у відрядженні, поштового переказу, і сума поштового переказу повернута поштою підзвітній особі, яка здійснила переказ	372	377
12	Відображення доходу від операційної курсової різниці з одночасним збільшенням заборгованості підзвітної особи в результаті виникнення курсової різниці з операції оплати активів робіт або послуг відрядженим працівником в іноземній валюті за допомогою корпоративної платіжної картки, коли крос-курс, установлений НБУ, вище комерційного курсу банку, який здійснює перерахування валюти карткового рахунку у валюту платежу	372	714
13	Відображення збільшення заборгованості підзвітної особи результаті зміни курсу іноземної валюти, що видана йому під звіт і підлягає поверненню до каси підприємства	372	714
Операції зі списання коштів з підзвіту
14	Підзвітною особою оплачені послуги готелів (мотелів тощо), у тому числі додаткові послуги з прання та прасування білизни, за телефонні переговори й ін.	92	372
15	Підзвітною особою оплачені квитки на проїзд пасажирським транспортом до місць призначення відрядження і назад, до місця розташування підприємства, яке його відрядило. А також витрати на проїзд громадським транспортом за місцем призначення відрядження тощо	92	372
16	З підзвітної особи списані добові витрати, в тому числі в сумі, яка перевищує норму добових, визначену ПКМУ	92	372
17	Відрядженим працівником за час відрядження здійснена оплата за перевезення багажу, аеропортних зборів, за користування постільними речами в поїздах, за послуги камери схову, за послуги вантажників і носіїв, за кор. залом очікування, за послуги довідкового бюро, за послуги міжміського телефонного зв'язку, а також за телеграфні послуги та послуги Інтернет (електронна пошта), за паркування, стоянку й охорону автомобіля, ек. збору, збору за проїзд платними автодорогами, мостами, поромами і т.д., комісійних за послуги з обміну валюти тощо	92	372
18	Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені та отримані в юридичних або фізичних осіб і здані на склад підприємства необоротні активи для підприємства	10, 11, 12, 18	372
19	Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені й отримані в юридичних або фізичних осіб і здані на склад підприємства запаси для підприємства	20, 21, 22, 28	372
20	Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені юридичним або фізичним особам, але не отримані та не здані на склад підприємства необоротні активи та запаси для підприємства. Доставка оплачених підзвітною особою необоротних активів і запасів до складу підприємства здійснюється відповідно до умов договору постачальником (продавцем), юридичною або фізичною особою	371	372
21	Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені та прийняті за актом роботи і послуги для підприємства, у тому числі послуги з ремонту і буксування автомобіля, на якому відряджений працівник виїхав у відрядження	23, 90, 91, 92, 93, 94,	372
22	Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені, але не прийняті за актом роботи і послуги для під. Прийняття за актом оплачених підзвітною особою робіт або послуг здійснюється відповідною комісією підприємства	371	372
23	Підзвітною особою відповідно до Завдання: а) оплачені з банківської платіжної картки і отримані в юридичних або фізичних осіб необоротні активи	372	313
	б) здані на склад підприємства необоротні активи для підприємства	20, 21, 22,	372
24	Підзвітною особою відповідно до Завдання: а) оплачені з банківської платіжної картки та отримані в юридичних або фізичних осіб запаси	372	313
	б) здані на склад підприємства запаси для підприємства	20, 21, 28	372
25	Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені з банківської платіжної картки юридичним або фізичним особам, але не отримані та не здані на склад підприємства необоротні активи і запаси для підприємства. Доставка оплачених підзвітною особою необоротних активів і запасів до складу підприємства здійснюється відповідно до умов договору постачальником (продавцем) юридичною або фізичною особою	372 371	313 372
26	Підзвітною особою відповідно до Завдання: а) оплачені з банківської платіжної картки роботи та послуги	372	313
	б) прийняті за актом роботи та послуги для під., вартість яких за Звітом спис. з підзвіту цієї підзвітної особи	23, 90, 91,	372
27	Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені з банківської платіжної картки, але не прийняті за актом роботи та послуги для підприємства. Прийняття за актом оплачених підзвітною особою послуг здійснюється відповідною комісією підприємства	372 371	313 372
28	Підзвітною особою відповідно до Завдання оплачені та отримані у юридичних осіб пально-мастильні матеріали й інші експлуатаційні рідини для автомобіля, на якому працівник виїхав у відрядження	203	372
29	Підзвітною особою оплачені й отримані в юридичних осіб запасні частини, необхідні для ремонту автомобіля, на якому працівник виїхав у відрядження	207	372
30	Сп. з підзвіту від. Прац. сума ПДВ, яка входить до вартості оплати проїзних документів та інших платіжних док.	641	372
31	Нараховано підзвітній особі штраф за несвоєчасне повернення до каси або на поточний рахунок підприємства невикористаних підзвітних коштів або зайво витрачених підзвітних коштів	377	641
32	Нарахований підзвітній особі податок з доходів фізичних осіб за неповернення в касу або на поточний рахунок підприємства до кінця місяця, в якому настав строк звітності за відрядженням, невикористаних підзвітних коштів або зайво витрачених підзвітних коштів	377	641
33	Відображення витрат з обміну валюти, у тому числі відображення зменшення заборгованості підзвітної особи в результаті виникнення курсової різниці з операції оплати активів робіт або послуг відрядженим працівником в іноземній валюті за допомогою корпоративної платіжної картки, коли крос-курс, установлений НБУ, нижче комерційного курсу банку, який здійснив перерахування валюти карткового рахунку у валюту платежу	945	372
34	Від. зменшення заборгованості підзвітної особи в результаті зміни курсу іноземної валюти, виданої йому під звіт	945	372

Ці проводки повинні повністю відображати всі операції з одержання коштів під звіт підзвітною особою та їхнє списання з неї на підставі такого затвердженого керівником Звіту. За кожною окремою підзвітною особою, за кожним окремим відрядженням або видачею коштів під звіт на придбання підзвітною особою активів, робіт або послуг для підприємства в Журналі № 3 «Відомості № 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами», відкритої за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами», робиться окремий запис (заповнюється окремий рядок). Навіть якщо кошти видавалися під звіт, але не були використані підзвітною особою за призначенням та повернуті нею до каси підприємства, все рівно по такій видачі та по такій підзвітній особі в «Відомості № 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами», відкритої за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» робиться окремий запис (заповнюється окремий рядок)[13].

У Відомості 3.2 наводяться такі графи:

1) реєстраційний номер запису;

2) номер і дата документа;

3) найменування дебіторів, рахунків (підзвітна особа, назва організації…)

4) дата виникнення заборгованості;

5) сальдо на початок місяця (дебет);

6) сальдо на початок місяця (кредит);

7-13) у дебет рахунка 37 з кредита рахунків (10, 11, 14, 15, 16, 19, 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 30, 31, 33, 36, 39, 50, 64, 68, 69, 70, 71, 73, 74, 75);

14) разом за дебетом;

15-21) з кредита рахунка 37 у дебет рахунків (10, 11, 12, 14, 15, 16, 20, 22, 23,

25, 26, 28, 30, 31, 33, 34, 35, 48, 50, 51, 60, 61, 62, 64, 65, 66, 67, 68, 80, 84, 85, 91, 92, 93, 94, 99);

22) разом за кредитом;

23) сальдо на кінець місяця (дебет);

24) сальдо на кінець місяця (кредит).

Підставою для заповнення журналу-ордера № 3 і відомості № 3.2 є:

- касові документи, що свідчать про видачу або повернення підзвітних сум;

- авансові звіти з доданням документів, що підтверджують цільове використання виданих коштів;

- наказ, розрахунково-платіжна відомість при утриманні з заробітної плати працівника не повернених своєчасно невикористаних коштів.

Підсумкові дані «Відомості № 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами», відкритої за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (зразок заповнення дивися нижче) у вигляді бухгалтерських проводок переносяться до Головної книги підприємства.

На основі Головної книги складається оборотна відомість.

Оборотна відомість служить для контролю за правильністю розноски операцій на рахунках обліку, виведення оборотів і сальдо на кінець періоду. Якщо збігаються суми дебетового і кредитового сальдо та оборотів, це свідчить про правильність ведення обліку лише з формального боку. Помилок логічного характеру (помилкова кореспонденція рахунків, записи не в ті регістри обліку) за допомогою оборотної відомості не можна виявити.

Оборотна відомість складається щомісячно з метою виявлення помилок, допущених при заповненні журналів. Отримання ідентичних сум дебетових і кредитових сальдо й оборотів за місяць свідчить про відсутність помилок в журналах і можливість складання балансу.

Отримані залишки (сальдо) на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» показуються розгорнуто (не згортаються), тобто з дебетового сальдо не віднімають кредитове і навпаки, ні у «Відомості № 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами», відкритій за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами», ні в Головній книзі. Залишки (сальдо) на початок і кінець облікового періоду (місяця, кварталу або року) за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» з Головної книги підприємства переносяться до Балансу підприємства. У висновку додамо, що сума нарахованого штрафу і ПДФО, утримані із заробітної плати підзвітної особи, яка несвоєчасно повернула невикористані підзвітні кошти до каси або на розрахунковий рахунок підприємства, відображається за дебетом рахунку 66 і кредитом субрахунку 641 на окремому субрахунку другого порядку, на якому підприємство відображає розрахунки за ПДФО. Якщо суму штрафу і ПДФО потрібно утримати з члена керівного органу, то таке утримання відображається за дебетом рахунку 67. [23].

3.Відображення операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами в облікових регістрах та фінансовій звітності

Форма бухгалтерського обліку, система регістрів, порядок і спосіб реєстрації та узагальнення інформації в них, обирається підприємством самостійно з додержанням єдиних засад бухгалтерського обліку. Облікові регістри ( книги, відомості, журнали, тощо) призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації про господарські операції, що містяться у прийнятих до обліку первинних документах, які складаються щомісяця, підписуються виконавцями та головним бухгалтером. Регістри бухгалтерського обліку побудовані за кореспонденцією рахунків бухгалтерського обліку, що встановлена Інструкцією «Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організа-цій» № 291. При обліку розрахунків з підзвітними особами використовують Розділ І Журналу 3 і Відомість 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами, здійснюють відповідні записи в Головній книзі, які пізніше використовують для відображення в фінансовій звітності та складання Балансу підприємства, користуючись при цьому Наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку» № 356 від 29.12.2000р.;

При журнально-ордерній формі обліку для обліку розрахунків з підзвітними особами призначений журнал № З, в якому суміщається аналітичний і синтетичний облік по субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" і рахунку 37 "Рахунки з різними дебіторами" в єдиній системі записів[26].

Облік здійснюється в розрізі фізичних осіб, які одержали грошові кошти під звіт. По кожному окремому рядку відображається сума виданого авансу, сума витрат на основі затвердженого авансового звіту, повернена сума невикористаних підзвітних сум, відшкодування перевитрат, сума підзвітних коштів, по яких не подано авансового звіту і які не повернені в касу.

Для одержання необхідних синтетичних даних по рахунку 372 суми, відображені в авансових звітах і повернення невикористаних авансів відображаються в журналі 3 і відомості 3.2 аналітична відомість розрахунків з підзвітними особами до нього в кореспонденції з дебетуючими рахунками. В кінці місяця підсумки кредитових оборотів в цілому по субрахунку 372 і по дебету кореспондуючих рахунків переносяться в Головну книгу.

При відкритті журналу 3 і відомості 3.2. до нього (в перших рядках) по кожному підзвітному працівнику вказується сума перехідного залишку з минулого місяця і дата його, залишку, виникнення. В наступних рядках вказується суми виданих під звіт грошових коштів (як правило, по кредиту рахунку 30) і дати їх видачі.

В наступному, основному, розділі відомості 3.2. який представляє кредитову частину субрахунку 372 , які відображають суми повернення і утримання невикористаних підзвітних сум і здійснених платежів за рахунок підзвітних сум. В кожному конкретному випадку вказується дата, номер авансового звіту і сума. Сума платежів відображаються в цілому і по кореспондуючих рахунках. Записи повернення і утримання невикористаних підзвітних сум проводяться на основі документів по касі і розрахунково-платіжних відомостей. Записи по витрачених сумах здійснюються на основі затверджених авансових звітів з додатками до них документів.

Суми, які віднесені в дебет рахунків 23, 91, 92 підлягає групуванню по статтях аналітичного обліку в листках -- розшифровках. По придбаним за рахунок підзвітних сум матеріальних цінностей вказується їхня облікова вартість.

Після закінчення місяця по кожній підзвітній особі визначають сальдо на кінець місяця, яке потім буде перенесено у відомість 3.2 наступного місяця, як вступне сальдо.

Після закінчення журналу 3 та відомості 3.2 до нього вказується дата завершення записів в ньому і дата переносу оборотів в Головну книгу. Все це завіряється підписами виконавців та підписом головного бухгалтера підприємства.

Для того, щоб повністю вивчити і зрозуміти облік розрахунків з підзвітними особами залишається розглянути відображення витрат в деяких формах фінансової звітності, а саме в Балансі і Звіті про фінансові результати.

Згідно Інструкції про застосування Плану рахунків сальдо субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" може бути як дебетовим, так і кредитовим. В балансі підприємства дебетове сальдо відображається в складі активів, а кредитове -- в складі зобов'язань. Дебетовий залишок (сальдо) за субрахунком 372 відображається в активі балансу в рядку 210 «Інша поточна дебіторська заборгованість», а кредитовий залишок (сальдо) за цим же субрахунком -- в пасиві Балансу в рядку 610 «Інші поточні зобов'язання»(Додаток З).

Лише після складання оборотних відомостей можна заповнювати бухгалтерський баланс методом переносу залишків за рахунками на відповідні статті балансу. Метою складання балансу є надання користувачам повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан підприємства на звітну дату.

Баланс служить для аналізу структури активів, змін окремих статей (зменшення чи збільшення за відповідний період зобов'язань підприємства (кредиторам, податковим органам, персоналу, банківським установам та ін.) і власного капіталу.

Згортання статей активів і зобов'язань у балансі не дозволяється, за винятком випадків, передбачених відповідними стандартами. Підсумок активів балансу повинен дорівнювати сумі зобов'язань і власного капіталу[18].

Узагальнити відображення операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами в облікових регістрах та фінансовій звітності можна за допомогою рис. 3.1

Рис 3.1 Схема відображення операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами в облікових регістрах та фінансовій звітності

Що стосується відображення відрядних витрат в Звіті про фінансові результати, то тут порядок відображення залежить від того, до якого виду витрат в обліку були віднесені відрядні витрати: до загальновиробничих витрат з наступним списанням на собівартість реалізації, до адміністративних витрат, витрати на збут чи до інших витрат, операційної діяльності. Виходячи з цього відповідні суми знайдуть відображення в рядках 040, 070, 080, 090 розділу І "Фінансові результати" . В розділі II "Елементи операційних витрат" відрядні витрати знайдуть відображення в рядку 270 "Інші операційні витрати" (Додаток Ж).

Висновки

Серед розрахункових операцій особливе місце займають розрахунки з підзвітними особами, які є на кожному підприємстві, незалежно від форми власності та галузі діяльності.

В даній роботі було розглянуто основні аспекти обліку розрахунків з підзвітними особами прикладі сільскогосподарського товариства з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9.

Підзвітною особою в бухгалтерській практиці називається працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу бюджетної установи.

На досліджуваному підприємстві ТОВ «Україна 2001» відділ №9 ведеться облік розрахунків з підзвітними особами за:

1) авансами виданими на господарські потреби виробництва;

2) службовими відрядженнями.

Оскільки, операції по розрахунках з підзвітними особами, відображаються і в податковому, і в фінансовому обліку, то на них необхідно звернути особливу увагу.

Щодо фінансового обліку, то тут усе просто, усі суми, які витрачені підзвітною особою і затверджені керівником включаються до витрат підприємства.

Для того, щоб віднести витрати, які понесла підзвітна особа, у податковому обліку до складу валових витрат необхідно, щоб виконувалися наступні умови :

ь згода керівника;

ь документальне підтвердження витрат;

ь зв'язок понесених витрат з основною діяльністю підприємства;

ь не перевищення граничних норм добових витрат.

Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт. Авансовим звітом буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: "доцільність витрат підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії оплатити" .Складає авансовий звіт підзвітна особа, вказує дату і підписується в ньому.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства)

В даній курсовій роботі на прикладі прикладі ТОВ «Україна 2001» відділ №9 я детально розглянула організацію документального, зведеного синтетичного та аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами.

Первинний облік ведеться на бланках типових форм. Документи заповнюються чітко, розбірливо і вчасно, згідно з документооборотом здаються в бухгалтерію господарства.

Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами" субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Сальдо субрахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються у балансі розгорнуто: дебетове сальдо - в складі оборотних активів, кредитове сальдо - в складі зобов'язань підприємства.

Аналітичний облік витрат по розрахунках з підзвітними особами ведуть окремо по кожній авансовій видачі позиційним способом. За дебетом рахунка 37 субрахунку 372 відображають суми, видані під звіт, а також відшкодування перевитрат, тобто погашення кредиторської заборгованості. За кредитом субрахунку 372 відображають списання підзвітних сум.

Розрахунки з підзвітними особами обліковують у журналі № 3, він побудований за формою оборотної відомості, в якій зазначаються вступний і кінцевий залишки. Підприємство використовує одну з найпростіших форм бухгалтерського обліку, меморіально-ордерну форму. Основними реєстрами бухгалтерського обліку є журнали ордери в яких систематизація і групування документів ведеться в хронологічному порядку по кореспондуючих рахунках. Підсумкові дані в журналах ордерах на кожному синтетичному рахунку звіряють з даним інших облікових реєстрів, в яких відображені записи по відповідних кореспондуючих рахунках.

Останнім часом, щодо операцій по обліку розрахунків з підзвітними особами, відбулися певні зміни, підставою для них стали внесені зміни на початку цього року Міністерством фінансів України до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (Наказ Мінфіну від 17.03.2011 №362, зареєстрований в Мін'юсті України 29.03.2011 за №410/19148). Даний нормативний документ вступив у дію з 01 квітня 2011р.

Основним нововведенням стало те, що скасовується посвідчення про відрядження, уточнено зв'язок відрядження з основною діяльністю підприємства, внесено доповнення про необхідність ознайомлювати відряджуваних осіб з кошторисом витрат, також змінена форма спеціального журналу, в якому підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження. Отже висновком даного дослідження розрахунків з підзвітними особами на ТОВ «Україна 2001» відділ №9 є такий : розрахунки з підзвітними особами, серед інших розрахункових операцій на підприємстві, займають своє належне і важливе місце, і жодне підприємство не зможе нормально працювати без підзвітних сум. А облік даних розрахунків є важливою ділянкою, на яку бухгалтери підприємств повинні звертати увагу.

Список використаної літератури

1. Додаток до Постанови Кабінету Міністрів України №663 від 23 квітня 1999 р. (у редакції Постанови Кабінету Міністрів України №977 від 11 липня 2002 p.). Про норми відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

2. Закон України "Про податок з доходів фізичних осіб" з останніми змінами та доповненнями, що набули чинності 01.01.2010 р

3. Інструкція "Про службові відрядження в межах України та за кордон" (наказ Мінфіну від 13.03.98 №59) затверджена в новій редакції (наказ Мінфіну від 17.03.2011 №362)

4. Наказ Міністерства фінансів України "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон" №59 від 13 березня 1998 р.

5. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку № 10 ''Дебіторська заборгованість" затверджений наказом Міністерства Фінансів України.

6. Порядок складання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт №440 від 19.09.2003 р.

7. Постанова Кабінету Міністрів „ Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів « від 2 лютого 2011 р. № 98

8. Постанова Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" №663 від 23.04.1999 р.

9. Постанова Кабінету Міністрів України "Розміри надбавок до норм добових витрат в іноземній валюті для окремих категорій працівників" №977 від 11 липня 2002 р.

10. Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних кошт» від 2 лютого 2011 р. N 98

11. Бутинець Ф.Ф. Бухгалтерський фінансовий облік: Підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності „Облік і аудит». - Житомир: ПП „Рута», 2009. - 912с.

12. Добровський В. М. Бухгалтерський фінансовий облік в Україні: навч. посіб. для студент. вищ. навч. закл. - Київ.: АСК., 2009. - 976 с.

13. Карєв В.П. Облік розрахунків з підзвітними особами: навч. посібник - К. : Інформ.-аналіт. агентство, 2008. - 544 с.

14. Коблянська О. І. Фінансовий облік: навчальний посібник.- 2-ге вид. перероб. і доповн. - К.:Знання, 2007. - 472 с.

15. Лишиленко О.В. Бухгалтерський фінансовий облік. Підручник. - Київ: Вид-во „Центр навчальної літератури», 2005 - 528 с.

16. Свірко С. В. Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах: Навч. посібник. -- К.: КНЕУ, 2003. -- 380 с.

17. Сук Л.К., Сук П.Л. Організація бухгалтерського обліку: Підручник. - К.: Каравела; Піча Ю.В., 2009. - 624 с.

18. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік, оподаткування і звітність: Підручник. - 3-тє видання - Київ: Алерта, 2008 - 902с.

19. Ворона В.І. В дорогу далеку… Відрядження за кордон - без проблем. // Дебет-Кредит (додаток до газети „Галицькі контракти»). - 2004 - №8.

20. Корольова Г. Розрахунки з підзвітними особами. //Баланс. - 2000 -№21.

21. Онищенко Т. Відрядження в межах України. // Податки та бухгалтерський облік. - 2003. - №42.

22. Онищенко Т. Відрядження за кордон. // Податки та бухгалтерський облік. - 2003. - №47.

23. Онищенко Т., Вороная Н., Свіріденко А. Службові відрядження.// Податки та бухгалтерський облік. - 2005. - №59.

24. Пантелійчук Л. Витрати на відрядження: бухгалтерський облік, оподаткування, документальне оформлення.// Бухгалтерський облік і аудит. - 2002. - №11.

25. Повіренна Т. Розрахунки з підзвітними особами.// Баланс-бюджет. - 2007.- №33

26. Рудяк Ю. Підзвітні суми: звіт і облік//Податки та бухгалтерський облік. - 2002. - №57.

27. Сук Л. Обліку розрахунків з підзвітними особами.// Бухгалтерія в сільському господарстві. - 2010. - № 21 - с 27-38

28. Сук Л. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами.// Бухгалтерія в сільському господарстві. - 2009 - №11 -с 33-40

29. Церетелі Л. Розрахунки з підзвітними особами по витратах на відрядження за кордон.// Вісник податкової служби України. - 2002 - №44.

30. Размещено на Allbest.ru