Облік розрахунків з підзвітними особами

Размещено на http://www.allbest.ru/

110

Вступ

підзвітний особа облік

Удосконалення ринкових відносин і збільшення обсягів українського ринку, вихід українських суб'єктів господарювання на ринки іноземних держав, розширення спектра бізнес-процесів та елементарних господарських операцій, поява нових технологій, які супроводжують процеси здійснення платежів, у тому числі безготівковій формі, та інші прояви динамічного процесу розвитку України не тільки не зменшили, а навпаки, збільшили значення прямих контактів посадових осіб і відповідальних працівників різних суб'єктів господарювання, у тому числі іноземних, між собою, а також можливості оперативного придбання товарів (робіт або послуг) за готівковий та безготівковий розрахунок на ринку посадовими особами і відповідальними працівниками підприємства. Все це вплинуло не тільки на збільшення обсягів розрахунків із підзвітними особами окремих суб'єктів господарювання, але і значно їх ускладнило.

У процесі фінансово-господарської діяльності у підприємства виникає потреба використовувати готівку грошові кошти для розрахунків з працівниками по відрядженнях, видачі їм коштів на представницькі цілі, для купівлі за готівковий розрахунок товарів в інших організаціях або у фізичних осіб, для оплати виконаних робіт, надання послуг, а також на інші господарсько-операційні цілі.

Тема розрахунків підприємств з співробітниками, що виїжджають у службові відрядження, як по Україні, так і в інші країни, досить добре вивчена і висвітлена в економічній пресі і спеціальних виданнях. До того ж витрати на відрядження відносяться до категорії витрат підприємства, які постійно перебувають під пильною увагою перевіряючих органів. На цьому об'єкті обліку замикається комплекс питань, пов'язаних з відображенням у бухгалтерському обліку та оподаткуванні. Але в той же час слід відмітити, що більшість публікацій на цю тему зводиться, як правило, до розгляду застарілих нормативних документів. Що стосується нововведень, то вони розглядаються не в повній мірі. Це є дуже негативним явищем, так як нормативно правова база змінюється з частою періодичністю, а це все не відображено.

У процесі своєї діяльності практично кожний бухгалтер стикається з проблемою правильного обліку та оподаткування витрат на відрядження. При цьому часто виникають питання, зокрема, що вважати службовим відрядженням; який порядок відрядження співробітників підприємства, що працюють за сумісництвом або виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру; якими нормативними документами, що зачіпають питання витрат на відрядження, необхідно керуватися в даний час.

Велика роль при цьому відводиться бухгалтерському обліку, за допомогою якого суцільним чином, безперервно і взаємопов'язане відбиваються всі документально підтверджені господарські операції, чим забезпечується достовірність, своєчасність і точність інформації. Правильна організація обліку розрахунків з підзвітними особами, з одного боку, забезпечує дієвий контроль за використанням на підприємстві грошових коштів і, з іншого боку, дозволяє підприємству уникнути конфліктних ситуацій у відносинах з податковою службою.Начало формы

Актуальність теми полягає в тому, що кожне підприємство незалежно від організаційно-правової форми та виду діяльності видає своїм працівникам готівку під звіт. Перш за все, готівкові грошові кошти використовуються для оплати витрат на відрядження. А саме: для покупки квитків, оплати проживання та ін. Працівникам, які направляються у службові відрядження, видаються також добові - гроші на харчування. Крім того, працівникам можуть знадобитися готівкові кошти для купівлі канцелярських товарів та інших матеріальних цінностей, для оплати господарсько-операційних витрат, виконаних робіт, наданих послуг.

Мета курсової роботи - вивчити порядок організації обліку розрахунків з підзвітними особами на підприємстві та їх відображення в облікових регістрах та фінансовій звітності на прикладі сільскогосподарського товариства з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9 .

Для написання роботи було поставлено наступні завдання:

- визначити економічну сутність розрахунків з підзвітними особами;

- розглянути нормативно-правову базу регулювання розрахунків з підзвітними особами;

- розглянути організацію обліку розрахунків з підзвітними особами;

- визначити особливості обліку розрахунків з підзвітними особами на прикладі сільскогосподарського товариства з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9;

- дати економічну характеристику сільскогосподарського товариства з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9 .

- дослідити організацію проведення розрахунків з підзвітними особами

Обєктом дослідження є сільскогосподарське товариство з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9.

1.Теоретичні основи обліку розрахунків з підзвітними особами

1.1 Сутність розрахунків з підзвітними особами та завдання їх обліку

У процесі господарської діяльності у підприємств виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У цьому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

Підзвітні особи - це працівники цього підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. На підприємстві повинен бути складений і затверджений наказом керівника список осіб, які мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби [11, ст. 304].

Розрахунки з підзвітними особами охоплюють широке коло операцій з готівковими коштами, розрахунками, придбанням матеріальних цінностей, оподаткуванням тощо. Тому цей аспект облікової роботи вимагає чіткого дотримання чинних нормативних актів та оформлення відповідних документів.

В бухгалтерському обліку повинна фіксуватися інформація про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов'язання підприємства перед нею.

Гроші під звіт видають на витрати на відрядження, придбання різних матеріалів, дрібні господарські, поштові та інші витрати. При цьому потрібно дотримуватися діючих норм з регулювання готівкового обігу. Аванс підзвітній особі видається в сумі, необхідній для виконання намічених заходів, і лише в тому випадку, коли підзвітна особа не має заборгованості по раніше виданих сумах. Аванс видається на підставі видаткового касового ордера або платіжної відомості, якщо видають гроші одночасно декільком особам. Підзвітна особа має право витрачати аванс лише на ті цілі, для яких він виданий[14]

Розрахунки за відрядженнями в межах України.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Документами, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно): запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника[3].

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом (розпорядженням) про спрямування у відрядження з указівкою: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджено працівника, терміну і цілей відрядження [3].

Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження. Підприємство самостійно встановлює порядок ознайомлення працівника, який направляється у відрядження за кордон, з його фінансовими зобов'язаннями, що регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 N 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (Постанова N 98) та Інструкцією №59.

Перед від'їздом у відрядження працівнику видається аванс. Розрахунок авансу на відрядження проводиться бухгалтерією, виходячи з видів витрат, які, як очікується, понесе працівник.

Не дозволяється направляти у відрядження або давати аванс працівнику, що не відзвітувався за кошти, витрачені у попередньому відрядженні.

За кожен день перебування у відрядженні на території України виплачуються добові в межах установлених норм (на сьогоднішній день - 30 грн.). При визначенні кількості днів для виплати добових день вибуття і день прибуття зараховуються як два дні. При відрядженні терміном на один день добові відшкодовуються як за повну добу.

Підприємство за наявності підтверджувальних документів відшкодовує витрати:

· на проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження;

· на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання;

· на бронювання місць у готелях у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу;

· на користування постільними речами в поїздах.

Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводиться в розмірах, погоджених з керівником.

Витрати на проїзд міським транспортом (крім таксі) по місцю відрядження відшкодовується на підставі підтверджувальних документів відповідно до маршруту, погодженого з керівником.

Витрати можуть бути відшкодовані тільки за наявності оригіналів документів у вигляді рахунків готелів, транспортних квитків, багажних квитанцій, страхових полісів тощо.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, про виконання службового доручення та понесені у зв'язку з цим витрати. У цей же термін має бути повернута в касу невитрачена сума. Залишок невикористаних коштів при відрядженні за кордон підлягає поверненню в касу в тій валюті, в якій було отримано аванс. У разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем повернення невикористаних платіжних коштів здійснюється не пізніше 10 робочих днів, а за поважної причини з дозволу керівника -- 20 робочих днів[3].

До звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, додаються оригінали документів, що підтверджують понесені витрати (зокрема, на проїзд і проживання). Витрати, не підтверджені документами, не відшкодовуються. Витрати у зв'язку з поверненням квитків відшкодовуються з дозволу керівника тільки з поважної причини (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження і т. д.) за наявності документа, що підтверджує витрати.

Витрати на наймання житлового приміщення під час відрядження відшкодовуються у разі надання оригіналів підтвердних документів.

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових [23].

Розрахунки за відрядженнями за кордон.

Термін відрядження за кордон не може перевищувати 60 календарних днів. Термін відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, не повинен перевищувати одного року [3].

Фактичний час перебування у відрядженні визначається:

а) у разі відрядження з України до держав, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відмітками про перетинання державного кордону України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, що його замінює), що проставляються уповноваженою службовою особою Державної прикордонної служби України, яка здійснює прикордонний контроль, за особистим зверненням відрядженої особи щодо проставлення такої відмітки;

б) у разі відрядження з України до держав, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

в) у разі відсутності наказу та відміток відповідно до підпункту "а" цього пункту добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.

При відрядженні працівника строком на один день добові витрати відшкодовуються як за повну добу.

Підприємство, направляючи працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами у валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати з дотриманням вимог Нацбанку України щодо вивозу інвалюти за кордон. Працівника необхідно ознайомити з розрахунком на виданий йому аванс і з діючими положеннями про звіт за його використання.

Добові за час перебування у відрядженні за кордоном відшкодовуються за кожен день відрядження, включаючи день виїзду і приїзду. Якщо дата виїзду у відрядження в країни, з якими встановлено повний прикордонний контроль, або дата повернення з них не збігається з датою за відмітками у закордонному паспорті, то добові витрати за час проїзду по території України відшкодовуються за нормами, передбаченими для відряджень у межах України. Якщо відряджений, перебуваючи на шляху в країну, з якою не встановлено або спрощено прикордонний контроль, або повертаючись із неї, має транзитну зупинку на території України, то відшкодування витрат на період проїзду по Україні здійснюється в порядку, передбаченому для відряджень у межах України.

За час перебування в закордонному відрядженні працівнику відшкодовуються витрати (Таблиця 1.1.).

Таблиця 1.1. Перелік витрат на відрядження за кордон

Витрати, що компенсуються на відрядження за кордон
Добові	Проживання	Витрати на проїзд	Інші
Виплачуються за кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками)	Відповідно до розділу І Інструкції №59, до таких витрат включають фактичний розмір оплати за готель, мотель чи інший вид житла, з урахуванням побутових послуг, що надаються в них (прання, чищення, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором	ь До місця відрядження і назад. ь Транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений. ь Міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження від. до маршруту, узгодженого з керівником	Телефонні розмови. Оф. закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз). Прид. ін. валюти. 4)Витрати на обов'язкове страхування. 5) Інші витрати, пон. при дот. Пр. в'їзду і пер. в місці відрядження.
Не потребують спеціального докум. підтвердження. Виплачуються в межах граничних норм, встан. Постановою №663	Потребують спеціального документального підтвердження. Підтвердними документами можуть бути:
	Рахунки з готелів, мотелів або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи тощо	Транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції, проїзні документи)	Рахунки за телефонні розмови, за оформлення закордонних паспортів, страхові поліси тощо

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу і затвердженого маршруту. Відшкодовуються також витрати, пов'язані з техобслуговуванням, паркуванням і стоянкою службового автомобіля[22].

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у грошових одиницях, в яких було надано аванс, у встановленому законодавством порядку.

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи).

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами)[8].

Разом із звітом подаються документи (в оригіналі), що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

У разі відрядження до держав, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), до звіту також додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону України і візою держави відрядження.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження потрібно виплатити додаткові кошти, то виплата здійснюється виключно в національній валюті України, незалежно від того, чи було службове відрядження в межах України або за кордон, а також в якій валюті понесені витрати.

У разі коли працівники, відряджені за кордон, за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження (в дорозі), або коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, установи та організації, які відряджають працівників, за умовами запрошення забезпечуються організаторами таких заходів безкоштовним харчуванням, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках норм добових витрат для даної країни(Додаток А), зокрема 80 відсотків при одноразовому, 55 відсотків - дворазовому, 35 відсотків - триразовому харчуванні.

У разі коли сторона, яка приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат, сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка направляє, виплату добових витрат зазначеним особам не проводить [3].

У процесі господарської діяльності у підприємств виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати. На підприємстві повинен бути складений і затверджений наказом керівника список осіб, які мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби.

Гроші під звіт видають на придбання різних матеріалів, дрібні господарські, поштові та інші витрати. При цьому потрібно дотримуватися діючих норм з регулювання готівкового обігу. Аванс підзвітній особі видається в сумі, необхідній для виконання намічених заходів, і лише в тому випадку, коли підзвітна особа не має заборгованості по раніше виданих сумах. Аванс видається на підставі видаткового касового ордера або платіжної відомості, якщо видають гроші одночасно декільком особам. Підзвітна особа має право витрачати аванс лише на ті цілі, для яких він виданий.

Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:

на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту -- протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

на всі інші виробничі (господарські) потреби -- наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо з каси підприємства підзвітній особі одночасно видано готівку на відрядження та для вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі й для закупівлі в населення сільгосппродукції та заготівлі вторинної сировини), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії підприємства повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (господарських) питань і безпосередньо на відрядження[3].

Сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) не повинна перевищувати три тисячі гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Платежі понад установлену граничну суму проводяться виключно в безготівковому порядку. Кількість підприємств (підприємців), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується.

Зазначені обмеження стосуються також розрахунків готівкою підприємств в оплату за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпоративними картками.

Зазначені обмеження не стосуються розрахунків підприємств (підприємців) з фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами, малих і середніх підприємств при використанні готівкових коштів, що одержані ними за рахунок кредитної лінії Європейського банку реконструкції та розвитку для розвитку малих і середніх підприємств. Обмеження також не поширюються на добровільні пожертвування, благодійну допомогу, вилучену органами державної податкової служби готівку, на розрахунки за спожиту електроенергію, а також у разі використання коштів, виданих на відрядження.

Видані під звіт суми повинні витрачатися тільки за призначенням. Передача їх однією особою іншій забороняється.

Якщо платник податку не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін, то така сума підлягає оподаткуванню (відповідно до законодавства про оподаткування доходів фізичних осіб) за рахунок будь-якого оподаткованого доходу (після його оподаткування) платника податку та нарахуванню штрафу у розмірі 15 відсотків суми таких надміру витрачених коштів.

Якщо у майбутніх податкових періодах платник податку повертає суму надміру витрачених коштів або вона стягується з такого платника податку за рішенням суду, перерахунок податкових зобов'язань такого платника податку не здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується.

І штраф, і податок з доходів фізичних осіб утримується підприємством за рахунок доходу працівника, який підлягає оподаткуванню, після його оподаткування. Якщо суми такого доходу не вистачає на покриття, то погашення повинне здійснюватися за рахунок доходу платника податку наступних місяців[18].

Таким чином, основними завданнями бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами є:

1. своєчасне, повне і достовірне відображення на рахунках бухгалтерського обліку фактичних витрат на відрядження;

2. документальна обґрунтованість використання підзвітних сум і обґрунтованість включення до складу витрат;

3. контроль за економним та раціональним використанням грошових коштів на господарсько-операційні цілі[12].

1.2 Нормативно-правове регулювання обліку розрахунків з підзвітними особами

Працюючи над обліком підзвітних коштів та розрахунків з підзвітними особами, необхідно звернути увагу на те, що згідно діючого на момент написання роботи законодавства відрядження регламентуються наступною нормативно-правовою базою:

ь Кодекс Законів про працю України від 10.12.1971 р

ь Закон України "Про податок з доходів фізичних осіб" з останніми змінами та доповненнями, що набули чинності 01.01.2010 р.

ь Постанова Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодування витратна відрядження в межах України та за кордон" №663 від 23.04.1999 р.

ь Інструкція "Про службові відрядження в межах України та за кордон" №59 від 13.03.1998 р.

ь Наказ Міністерства фінансів України "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон" №59 від 13 березня 1998 р.

ь Постанова Кабінету Міністрів України "Розміри надбавок до норм добових витрат в іноземній валюті для окремих категорій працівників" №977 від 11 липня 2002 р.

ь Порядок складання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт №440 від 19.09.2003 р.

ь Додаток до Постанови Кабінету Міністрів України №663 від 23 квітня 1999 р. (у редакції Постанови Кабінету Міністрів України №977 від 11 липня 2002 p.). Про норми відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

ь Постанова КМУ «Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон» від 11.12.1992 р. №698

ь Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних кошт» від 2 лютого 2011 р. N 98

Інструкція №59 є основним нормативним документом, що визначає порядок здійснення службових відряджень працівниками всіх суб'єктів господарювання (підприємств, установ і організацій) України.

Складається ця інструкція з трьох частин:

· Частина 1 - «Загальні положення»

· Частина 2 - розділ 1»Порядок відрядження в межах України»

· Частина 3 - розділ 2 «Порядок відрядження за кордон»[13].

Варто зазначити, що Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон (наказ Мінфіну від 13.03.98 р №59) було затверджено в новій редакції (наказ Мінфіну від 17.03.2011 р. №362).

Положення Інструкції приведені у відповідність до:

- пп. 140.1.7 ст. 140 розділу III та п. 170.9 ст. 170 розділу IV Податкового кодексу України;

- постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. №98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів».

Було уточнено терміни та окремі положення Інструкції щодо порядку відшкодування витрат при службових відрядженнях.

Зокрема:

1. До Інструкції внесено доповнення про необхідність ознайомлювати відряджуваних осіб з кошторисом витрат або з довідкою-розрахунком щодо виданого авансу, а також з вимогами нормативно-правових актів зі звітування про використання коштів, виданих на відрядження.

Таких заходів необхідно вживати з метою ознайомлення відряджуваного працівника з інформацією про те, які витрати, пов'язані з перебуванням у службовому відрядженні, відшкодовуються; про підтвердні документи, на підставі яких це здійснюється, а також про наслідки порушення порядку та термінів звітування.

2. До Інструкції включено узгоджене з МЗС України роз'яснення про те, що службові поїздки тривалістю менше доби працівників дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довгостроковому відрядженні, пов'язані із супроводженням українських делегацій та посадових осіб, отриманням та відправкою багажів, кур'єрської та командирської пошти в аеропортах, морських та річкових портах, на вокзалах, не вважаються відрядженнями.

3. В Інструкції надано роз'яснення про порядок проставляння відмітки уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України у закордонному паспорті або документі, що його замінює, у разі відрядження за кордон.

Податковим кодексом (пп. 140.1.7 ст. 140 розділу III) встановлено, що без відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України у паспорті або документі, що його замінює, сума добових витрат не включається до складу витрат платника податку. Водночас Законом України «Про прикордонний контроль» (ст. 12) передбачено, що відмітки про перетин державного кордону не ставляться у паспортних документах громадян України, крім випадків їх особистого звернення з такою метою.

4. Інструкцію доповнено переліком документів, які мають додаватися до звіту про використання коштів, наданих на відрядження, для підтвердження витрат на придбання та використання електронного квитка.

5. З метою врегулювання питання відшкодування витрат на придбання авіаквитка, якщо авіаквиток є нероздільним та частково використаним і повертається авіакомпанії (у зв'язку зі скасуванням відрядження, зміною маршруту за згодою керівника підприємства або у разі інших непередбачених обставин), в Інструкції надано роз'яснення щодо підтвердних документів, які мають додаватися до авансового звіту для відшкодування витрат на придбання та використання такого авіаквитка.

6. Змінено форму спеціального журналу, в якому підприємство, що відряджає працівника, реєструє особу, яка вибуває у відрядження.

Згідно з Податковим кодексом України (пп. 140.1.7 ст. 140 розділу ІІІ «Податок на прибуток підприємств») у разі відрядження у межах України та до держав, на територію яких в'їзд громадян України не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), сума добових витрат визначається за наказом про відрядження та відповідними первинними документами (п. 4 розділу ІІ та пп. «б» пп. 16.1 п. 16 розділу ІІІ Інструкції).

Первинні документи для визначення суми добових у разі відрядження у межах України та до держав, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), - це документи, що підтверджують (засвідчують) вартість понесених у зв'язку із відрядженням витрат (на підставі яких відшкодовуватимуться витрати на відрядження).

Інструкція може бути застосована при направленні у відрядження працівників підприємств усіх форм власності (крім працівників підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за бюджетні кошти, для яких положення цієї Інструкції обов'язкові).

1.3 Економічна характеристика підприємства та його облікової політики щодо обліку розрахунків з підзвітними особами.

Сільскогосподарське товариство з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9 знаходиться у селі Воронівці Теофіпольского району Хмельницької області. До складу підприємства входять такі села як Воронівці та Немиренці. Центральна садиба господарства знаходиться в селі Воронівці, на відстані 20 км від райцентру смт Теофіполь, до обласного центру міста Хмальницький - 82 км.

Показниками, що характеризують розмір підприємства є наступні: вартість валової та товарної продукції, середньорічна вартість основних та оборотніх фондів, чисельність робітників, умовне поголів'я худоби, загальна земельна площа, площа сільськогосподарських угідь. Інформація про розміри ТОВ «Україна 2001» відділ №9 наведені у таблиці 1.2

Таблиця 1.2. Розміри ТОВ «Україна 2001» відділ №9

Показники	2008	2009	2010	Сусіднє підприємство	2010 в % до
					2009 р.	Сусіднього підприємства
Валова продукція у співставних цінах, тис. грн.	2018	2363	2341	4492	116,0	52,0
Товарна продукція, тис. грн.	1769	1780	1612	3760	91,12	43,0
Середньорічна вартість основних фондів, тис. грн.	1309	1256	1902	3120	145,3	61,0
Середньорічна вартість оборотних фондів, тис. грн.	631	838	988	1050	156,58	94,0
Умовне поголів'я худоби, ум. гол.	546	624	626	751	114,6	83,3
Загальна земельна площа, га	1697,7	1697,7	1701,0	3050	100,19	55,8
Площа сільськогосподарських угідь, га	1476,5	1469,4	1416,4	2859	93,93	50,1
Чисельність середньорічних працівників, чоловік	260	260	232	321	89,23	72,3

Аналіз даних таблиці показує, що в 2010 році в порівнянні з 2009 роком і в порівнянні з сусіднім підприємством сталися наступні зміни: валова продукція зросла на 16%, а саме 323 тис. грн., а порівнюючи з сусіднім підприємством нижча на 18% (2151 тис грн.); товарна продукція зменшилась на 8,88%, тобто 157 тис. грн, і в порівнянні з сусіднім на 57% (157 тис. грн,); вартість основних фондів зросла на 45,3%, а саме на 593 тис. грн, а в порівнянні з сусіднім господарством знизилась на 39% (1218 тис. грн); вартість оборотних зросла на 56,58% (357 тис. грн), а впорівнянні з сусіднім зменшилась на 6% (62 тис. грн); умовне поголів'я худоби зросло на 14,6%, а саме на 80 ум гол, а в порівнянні з сусіднім знизилась на 16, 7%; площа сільськогосподарських угідь зменшилась на 4,17%, тобто на 60,1 га, а в порівнянні з сусіднім - на 49,9%; чисельність працівників знизилась на 18,77%(28 чол), а в порівняні з сусіднім - на 27,7%(89 чоловік).

Частину виробленої продукції ТОВ «Україна 2001» відділ №9 реалізує на внутрішньому ринку України. Товарна продукція - частина валової продукції, яка реалізується на сторону. До її складу включають продукцію, реалізовану державним, кооперативним, заготівельним, торгівельним та іншим організаціям, на ринку, а також продукцію, реалізовану в рахунок оплати праці. Основою збільшення виробництва сільськогосподарської продукції та підвищення матеріального добробуту населення є раціональне використання трудових ресурсів. Забезпеченість господарства трудовими ресурсами розглянемо в таблиці 1.3

Таблиця 1.3. Забезпеченість ТОВ «Україна 2001» відділ №9 робочою силою, рівень її використання

Показники	2008	2009	2010	2010 у % до 2009р.
Чисельність середньорічних працівників, чол.	260	260	232	89,23
Затрата праці, тис. люд-год	454,825	447,468	355,656	78,2
Відпрацьовано люд-год на одного працівника	250	246	219	87,6
Коефіцієнт використання річного фонду роб. часу	0,9	0,8	0,8	88,89

Виробничі основні засоби - матеріально-речові цінності, які протягом тривалого часу беруть участь у процесі виробництва. Основні фонди - грошове вираження основних засобів. Склад основних фондів ТОВ «Україна 2001» відділ №9 розглянемо у таблиці 1.4

Таблиця 1.4. Забезпечення основними фондами та ефективність їх використання у ТОВ «Україна 2001» відділ №9

Показники	2008	2009	2010	2010 у % до 2009р.
Основні виробничі фонди, тис грн.	1309	1256	1902	145,3
Вартість валової продукції, тис грн	2018	2363	2341	116
Фондозабезпеченість, грн	886,56	854,77	1342,84	115,47
Фондоозброєність праці, грн	5034,6	4830,8	8198,3	162,84
Фондовіддача основних засобів, грн	0,75	0,79	0,55	73,33
Фондомісткість продукції, грн	1,33	1,26	1,8	135,34

Оборотні засоби - грошові засоби авансовані в оборотні виробничі фонди та фонди обігу. Економічна роль оборотних засобів полягає в забезпеченні процесу відтворення. Вони існують тільки в одному виробничому циклі. Про наявність оборотних засобів ТОВ «Україна 2001» відділ №9 дізнаємося з таблиці 1.5

Таблиця 1.5 Забезпеченість і ефективність використання оборотних фондів ТОВ «Україна 2001» відділ №9

Показники	2008	2009	2010	2010 у % до 2009р.
Оборотні фонди, тис грн	631	838	988	156,58
Виручка від реалізації, тис грн	1769	1780	1612	91,12
Припадає оборотніх фондів на 1 грн основних	0,48	0,67	0,52	108,33
Коефіцієнт оборотності	2,8	2,1	1,5	53,57
Тривалість обороту, днів	130	174	243	189,92

Облікова політика ТОВ «Україна 2001» відділ №9 здійснюється на таких засадах:

- Забезпечується дотримання єдиних методологічних принципів бухгалтерського обліку складання та надання користувачам у установленні строки фінансової звітності;

- Облік на підприємстві здійснюється за змішаною формою обліку, в основу якої покладено журнально-ордерну форму обліку і доповнено елементами автоматизації, зокрема автоматизовано нарахування оплати праці та встановлено систему клієнт-банк;

- Підставою для проведення будь-якого бухгалтерського запису є первинний або складений на основі первинних документів зведений документ, який підтверджує здійснення господарської операції

- Підприємство використовує уніфіковані, типові галузеві форми первинних документів, які містять всі обов'язкові реквізити.

Що стосується облікової політики підприємства щодо розрахунків з підзвітними особами, яка є частиною дебіторської заборгованості в наказі №1 про облікову політику вказується:

1. Дебіторську заборгованість визнавати активом, якщо існує ймовірність отримання підприємством майбутніх економічних вигод і її можливо достовірно визначити. В балансі дебіторську заборгованість за товари, роботи, послуги, визнавати по чистій вартості, що дорівнює сумі дебіторської заборгованості за вирахуванням резерву сумнівних боргів.

2. Величина сумнівних боргів визначається, виходячи з платоспроможності окремих дебіторів, питомої ваги безнадійних боргів у чистому доході від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг на умовах наступної оплати або на основі класифікації дебіторської заборгованості.

3. Визначена на основі класифікації дебіторської заборгованості величина сумнівних боргів на дату балансу становить залишок резерву сумнівних боргів на ту саму дату.

4. Залишок резерву сумнівних боргів на дату балансу не може бути більшим, ніж сума дебіторської заборгованості на ту саму дату.

5. Класифікація дебіторської заборгованості здійснюється групуванням дебіторської заборгованості за строками її непогашення із встановленням коефіцієнта сумнівності для кожної групи. Коефіцієнт сумнівності встановлюється підприємством, виходячи з фактичної суми безнадійної дебіторської заборгованості за попередні звітні періоди. Коефіцієнт сумнівності, як правило, зростає зі збільшенням строків непогашення дебіторської заборгованості. Величина резерву сумнівних боргів визначається як сума добутків поточної дебіторської заборгованості відповідної групи та коефіцієнта сумнівності відповідної групи.

6. Нарахування суми резерву сумнівних боргів за звітний період відображається у звіті про фінансові результати у складі інших операційних витрат.

7. Виключення безнадійної дебіторської заборгованості з активів здійснюється з одночасним зменшенням величини резерву сумнівних боргів. У разі недостатності суми нарахованого резерву сумнівних боргів безнадійна дебіторська заборгованість списується з активів на інші операційні витрати. Сума відшкодування раніше списаної безнадійної дебіторської заборгованості включається до складу інших операційних доходів.

8. Поточна дебіторська заборгованість, щодо якої створення резерву сумнівних боргів не передбачено, у разі визнання її безнадійною списується з балансу з відображенням у складі інших операційних витрат.

9.Частина довгострокової дебіторської заборгованості, яка підлягає погашенню протягом дванадцяти місяців з дати балансу, відображається на ту саму дату в складі поточної дебіторської заборгованості.

10. Довгострокова дебіторська заборгованість, на яку нараховуються проценти, відображається в балансі за їхньою теперішньою вартістю. Визначення теперішньої вартості залежить від виду заборгованості та умов її погашення.

2.Організація обліку розрахунків з підзвітними особами

Організація обліку розрахунків з підзвітними особами передбачає виконання таких завдань:

Ш визначення кола штатних посад, які мають право отримувати кошти під звіт;

Ш встановлення ліміту підзвітних сум до отримання щодо кожного структурного підрозділу установи;

Ш організація розрахунку підзвітної суми;

Ш визначення механізму видачі грошей під звіт та порядку звітування за витраченими підзвітними коштами [25].

Установлення переліку посад, які мають право отримувати кошти під звіт, здійснюється на основі розгляду штатного розкладу з урахуванням мети витрачання та запланованих заходів на рік. До напрямів витрачання підзвітних коштів належать господарські видатки, видатки на відрядження та видатки на наукові експедиції. Заходи, що враховуються як потенційне першоджерело утворення зазначених видатків, включають конференції різного рівня (міжнародні та всеукраїнські), наукові експедиції за планами робіт науково-дослідних установ, стажування за кордоном, вивчення досвіду організації роботи установ аналогічного профілю за кордоном, участь у семінарах, нарадах тощо. Розглядаючи процедуру визначення переліку посад в контексті даних положень, варто звернути увагу на пріоритетність вищого рівня кваліфікаційних характеристик та можливість підвищення останньої в результаті участі умовної посадової особи у вищевказаних заходах. Відповідно до вказаного потенційними до включення у перелік посадами виступають:

ь керівник установи та його заступники (службові відрядження для участі у нарадах вищого рівня; вивчення досвіду управління та організації роботи установ аналітичного профілю тощо)

ь головний бухгалтер та його заступники (службові відрядження з метою участі в семінарських заняттях; надання звітності головними розпорядниками коштів тощо)

ь провідні спеціалісти установи за профілем (наукові відрядження для участі в конференціях, наукових експедиціях; стажування за кордоном)

ь заступники керівників структурних підрозділів з господарських питань, експедитори (для здійснення закупівель окремих матеріальних запасів; службові відрядження з доставки товарно-матеріальних цінностей в установу).

Визначення ліміту підзвітних сум до отримання в розрізі структурних підрозділів передбачає вивчення потреб в останніх з урахуванням запланованих заходів щодо кожного структурного підрозділу. Ліміт підзвітних сум встановлюється на певний період, як правило, на квартал. За основу розрахунку беруться умовно відомі суми за відрядженнями, кількість відряджень та осіб, обсяг необоротних матеріальних запасів, що будуть придбані через підзвітних осіб.

Організація розрахунку авансової суми передбачає організацію роботи бухгалтера, що здійснює дану операцію в частині:

§ забезпечення інструктивними матеріалами, головним з яких є Наказ Міністерства фінансів України від 17.03.2011 р. №362 «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон»;

§ розробки робочої інструкції на основі вказаного нормативного документа;

§ забезпечення інформацією щодо вартості квитків на транспорті за маршрутом до місця прибуття та найму житла;

§ забезпечення інформацією про цінові межі на відповідну категорію матеріальних запасів, що плануються до придбання.

Механізм видачі грошей під звіт та звітування за результатом їх витрачання регулюється в цілому Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні. Відповідно до зазначеного документа видача готівки із каси установи під звіт здійснюється за умов повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше отриманими нею підзвітними сумами. Видача підзвітних сум проводиться касиром на основі виписаного бухгалтерією видаткового ордера, який, в свою чергу, складається на підставі наказів про відрядження чи розпоряджень за результатами проведених видатків по звітним коштам. Відповідна особа подає до бухгалтерії авансовий звіт за витраченими сумами з доданням оригіналів усіх виправдовувальних документів (рахунків, проїзних квитків, квитанцій, тощо). Звіт подається разом із невикористаним залишком готівки у такі терміни:

o упродовж трьох днів після повернення з відрядження;

o упродовж наступного робочого дня після отримання готівкових коштів під звіт на господарські потреби.

За отриманими авансовими звітами та виправдовувальними документами бухгалтер після перевірки достовірності останніх та доцільності видатків здійснює розрахунок суми до відшкодування, яка заноситься в авансовий звіт. Авансовий звіт візується керівником, після чого здійснюється кінцевий розрахунок з підзвітною особою. Нагадаємо, що відповідно до ст. 127 Кодексу законів про працю в разі несвоєчасного повернення грошового авансу підзвітною особою керівник установи має право не пізніше одного місяця з дня закінчення терміну, встановленого для повернення сум невитрачених авансів, видати наказ (розпорядження) про утримання означеної суми із зарплати працівника за умов прийняття аргументації підстав та розміру утримань останнім.

Організація розрахунків з підзвітними особами охоплює також традиційні для організації технології облікового процесу напрями:

· організацію облікових номенклатур, основними з яких виступають видача готівкових коштів під звіт; повернення сум невитрачених авансів; утримання із заробітної плати суми невикористаного авансу;

· організацію вибору носіїв облікової інформації, коло яких окреслено вищевказаними нормативними документами;

· організацію руху носіїв облікової інформації в межах загальної схеми, зображеної в рис. 2.1.

Рис. 2.1. Загальна схема руху облікової інформації за напрямом «Облік розрахунків з підзвітними особами»

2.1 Документування операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами

З метою документального оформлення відрядження здійснюють такі заходи:

ь Канцелярія одержує лист-запрошення на відрядження (може бути за ініціативою підприємства);

ь Особа, яка буде їхати у відрядження, пише заяву на ім'я керівника підприємства;

ь Керівник підприємства видає наказ про відрядження працівника, вказуючи його місце, термін і мету. Якщо відрядження здійснюють за ініціативою підприємства, то наказ про відрядження може бути виданий без відповідної заяви фізичної особи;

ь Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі 3 Відомості 3.1(Додаток Б)

ь Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження

ь бухгалтерія розраховує необхідну суму грошей на відрядження, оформляє видатковий касовий ордер і видає грошовий аванс відрядженому (Додаток В);

ь Відряджений їде у відрядження, виконує там завдання, заради якого здійснене відрядження,;

ь Відряджений протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження складає Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує його і здає в бухгалтерію разом документами, що підтверджують витрати на проїзд, наймання житла тощо (Додаток Г);

ь Бухгалтер перевіряє поданий звіт і додані документи, визначає суму витрат, яка підлягає затвердженню;

ь Керівник підприємства затверджує звіт своїм підписом;

ь На суму, яку відрядженому потрібно виплатити, або повернути у зв'язку з тим, що був виданий зайвий аванс, бухгалтерія оформляє прибутковий або видатковий касовий ордер;

ь Відряджений робить кінцевий розрахунок за відрядження - одержує або сплачує гроші до каси;

ь За необхідності відряджений складає звіт про роботу, яку він виконав у відрядженні, і подає службовій особі підприємства.

ь Витрати, понесені у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються

На господарські та інші потреби гроші під звіт видають переважно для купівлі матеріальних цінностей. Потрібно пам'ятати, що є обмеження оплати готівкою. Так, готівкою можна оплатити в одному магазині за один день до 10 тис. грн.

Підтвердженням оплати за готівку є фіскальний чек, що друкується у магазині реєстратором розрахункових операцій і видається покупцю. На куплені цінності, за потреби, магазин виписує також товарний чек або рахунок-фактуру. Куплені цінності підзвітна особа передає на склад за накладною. Рахунок-фактура і товарний чек не підтверджують факту покупки цінностей. До них потрібний ще документ про фактичну сплату грошей, яким може бути фіскальний чек[27].

Інколи доводиться робити закупки у фізичних осіб, які не мають реєстратора розрахункових операцій, а тому не можуть видати фіскального чека. У такому разі факт закупки підтверджують закупівельним актом, який складають у встановленому порядку.

Якщо гроші видають під звіт на господарські потреби, то документальне оформлення роблять так:

1) Керівник підприємства або інші службові особи визначають мету і необхідну суму видання грошей під звіт - покупка матеріальних цінностей, здійснення платежів тощо;

2) Бухгалтерія складає і оформляє видатковий касовий ордер для видання грошей з каси;

3) Працівник одержує в касі гроші під звіт, придбані цінності здає на склад за накладною, товарним або фіскальним чеком;

4) Після виконання доручення, але не пізніше наступного дня після одержання грошей, працівник складає Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує його і разом з документами, що підтверджують суму проведених витрат, подає в бухгалтерію(Додаток Д);