Проведение аудита характеризуется использованием множества принципов. Они делают аудит результативным и надежным инструментом при реализации политики и контроля управления, предоставляя информацию, основываясь на которой организация может улучшить свою деятельность. Приверженность этим принципам является непременным условием для вынесения надежных и достаточных заключений по результатам аудита и для обеспечения того, что аудиторы, работая независимо друг от друга, в аналогичных условиях придут к аналогичным заключениям.

Следующие принципы относятся к аудиторам:

Этичное поведение - основа профессионализма

При проведении аудита важно доверие, честность, конфиденциальность и тактичность.

Добросовестное изложение - обязательство правдиво и точно представлять отчет

Наблюдения аудита, заключения по результатам аудита и отчеты по аудиту правдиво и точно отражают аудиторскую деятельность. Представляется отчет о значительных трудностях, встретившихся при аудите и нерешенных разногласиях между аудиторской группой и проверяемой организации.

Должное профессиональное внимание - приложение усердия и рассудительности при проведении аудита.

Аудиторы проявляют внимание в соответствии с важностью выполняемой задачи и доверием, оказанным им заказчиком аудита и другими заинтересованными сторонами. Важным фактором является наличие необходимой компетентности.

Следующие принципы проведения аудита относятся к процессу аудита, который согласно определению является независимым и систематическим.

Независимость - основа беспристрастности аудита и объективности заключений по результатам аудита.

Аудиторы являются независимыми от проверяемой деятельности и свободными от пристрастий и конфликтов интересов. Аудиторы поддерживают объективность мышления в течение процесса аудита, тем самым способствуя, чтобы наблюдения и заключения по результатам аудита были основаны только на свидетельствах аудита.

Подход, базирующийся на доказательствах - рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита в процессе систематического аудита.

Свидетельства аудита проверяемы. Так как аудиты проводятся в течение ограниченного периода времени и с ограниченными ресурсами, они основаны на выборке имеющейся информации. Объем выборки тесно связан с надежностью заключения по результатам аудита.

Руководящие указания, содержащиеся в последующих параграфах настоящего международного стандарта, основаны на изложенных выше принципах.

9.5 Менеджмент программы аудита

Примеры программ аудита включают в себя следующее:

а) серию внутренних аудитов системы управления качеством всей организации на текущий год;

б) аудиты системы управления потенциальных поставщиков критической продукции, проводимые второй стороной в течение шести месяцев;

в) аудиты по линии сертификации/регистрации и надзора, проводимые третьей стороной (органом по сертификации/регистрации систем управления окружающей средой) в течение периода времени, согласованного контрактом между органом по сертификации и заказчиком аудита.

Управление программой аудита включает в себя соответствующее планирование, предоставление ресурсов и установление процедур для проведения аудитов в соответствии с программой.

9.5.2 Цели и объем программы аудита

9.5.2.1 Цели программы аудита

Для руководства планированием и проведением аудитов должны быть установлены цели программы аудита. Эти цели могут основываться на рассмотрении:

а) приоритетов управления;

б) коммерческих намерений;

в) требований систем управления;

г) регламентирующих, законодательных и контрактных требований;

д) необходимости оценки поставщиков;

е) требований потребителей;

ж) потребностей других заинтересованных сторон;

з) рисков для организации.

Практические советы

Примеры целей программы аудита включают следующее:

а) соответствовать требованиям стандарта для сертификации системы управления;

б) проверить соответствие контрактным требованиям;

в) достичь и поддерживать доверие к возможностям поставщика;

г) содействовать улучшению системы управления.

9.5.2.2 Объем программы аудита

Объем программы аудита может изменяться в зависимости от размера, типа и сложности проверяемой организации, а также от следующего:

а) объема, цели и продолжительности каждого проводимого аудита;

б) периодичности проводимых аудитов;

в) количества, важности, сложности, сходства и расположения видов деятельности, подлежащих проверке;

г) стандартов, регламентирующих, законодательных и контрактных требований и других критериев аудита;

д) требований аккредитации или регистрации/сертификации;

е) заключений по результатам предыдущих аудитов или результатов анализа программы предыдущего аудита;

ж) любых языковых, культурных и социальных аспектов;

з) потребностей заинтересованных сторон;

и) существенных изменений в структуре или деятельности организации.

9.5.3 Ответственность, ресурсы и процедуры программы аудита

9.5.3.1 Ответственность за программу аудита

Ответственность за руководство программой аудита должны нести одно или несколько лиц, имеющих общее представление о принципах аудита, компетентности аудиторов и применении методов аудита. Эти лица должны иметь опыт руководства, а также техническое и деловое понимание проверяемой деятельности.

Лица, назначенные ответственными за руководство программой аудита, должны:

а) определять цели и объем программы аудита;

б) определять процедуры и ответственность и обеспечивать предоставление ресурсов;

в) обеспечивать реализацию программы аудита;

г) обеспечивать ведение соответствующих записей по программе аудита;

д) проводить мониторинг, анализировать и улучшать программу аудита.

9.5.3.2 Ресурсы по программе аудита

При определении ресурсов по программе аудита рассмотрению подлежат:

а) финансовые ресурсы, необходимые для разработки, осуществления, руководства и улучшения деятельности по аудиту;

б) методы аудита;

в) процессы для достижения и поддержания компетентности аудиторов и улучшения их деятельности;

г) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, соответствующей конкретным целям программы аудита;

д) объем программы аудита;

е) поездки, проживание и другие потребности, связанные с проведением аудита.

9.5.3.3 Процедуры программы аудита

В процедурах программы аудита должно быть учтено следующее:

а) планирование и составление графика аудитов;

б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей аудиторской группы;

в) подбор аудиторских групп и определение их роли и ответственности;

г) проведение аудитов;

д) проведение последующего аудита (с целью проверки устранения выявленных несоответствий), если это применимо;

е) ведение записей по программе аудита;

ж) мониторинг выполнения и результативности программы аудита.

9.5.4 Реализация программы аудита

При реализации программы аудита должно быть учтено следующее:

а) доведение программы аудита до сведения заинтересованных сторон;

б) координация, составление графика аудитов и другие действия, связанные с программой аудита;

в) установление и поддержание процесса оценки аудиторов и непрерывного повышения профессионального уровня аудиторов в соответствии с 9.7.6 и 9.7.5;

г) обеспечение подбора аудиторских групп;

д) предоставление необходимых ресурсов аудиторским группам;

е) обеспечение проведения аудитов в соответствии с программой аудита;

ж) обеспечение управления записями по аудиторской деятельности;

з) обеспечение проведения анализа и утверждения отчетов по аудиту, а также обеспечение их рассылки заказчику аудита и другим указанным сторонам;

и) обеспечение проведения последующего аудита, если применимо.

9.5.5 Записи по программе аудита

Для подтверждения реализации программы аудита следует вести записи, которые должны включать в себя следующее:

а) записи, относящиеся к конкретным аудитам, например:

планы аудитов;

отчеты по аудитам;

отчеты о несоответствиях;

отчеты о корректирующих и предупреждающих действиях;

отчеты о последующих аудитах, если применимо;

б) результаты анализа программы аудита;

в) записи, относящиеся к персоналу, участвующему в аудите, и затрагивающие следующие темы:

оценка компетентности и деятельности аудитора;

подбор аудиторской группы;

поддержание и повышение компетентности аудиторов.

Вести и хранить записи следует с соблюдением соответствующих требований безопасности.

9.5.6 Мониторинг и анализ программы аудита

Для оценки достижения целей и выявления возможностей улучшения программы аудита должен проводиться мониторинг реализации и через определенные промежутки времени - анализ программы аудита. Результаты должны быть представлены высшему руководству.

Должны быть использованы индикаторы работы для мониторинга следующих характеристик:

способность аудиторских групп реализовать план аудита;

соответствие программам и графикам аудитов;

обратная связь с заказчиками аудита, проверяемыми организациями и аудиторами.

Анализ программы аудита должен учитывать:

а) результаты и тенденции, выявленные при мониторинге;

б) соответствие процедурам;

в) выявление потребностей и ожиданий заинтересованных сторон;

г) записи по программе аудита;

д) альтернативные или новые способы проведения аудита;

е) согласованность деятельности аудиторских групп в сходных ситуациях.

По результатам анализа программы аудита могут быть проведены корректирующие и предупреждающие действия, а также улучшение программы аудита.

9.6 Действия при аудите

Во многих случаях, например, при внутреннем аудите в малой организации, вступительное совещание может просто состоять из сообщения, что будет проводиться аудит, и разъяснения характера аудита.

В других случаях проведения аудита совещание должно быть официальным и должен быть составлен список присутствующих. Председательствовать на совещании должен руководитель аудиторской группы и, если применимо, должны быть рассмотрены следующие вопросы:

а) представление участников, включая изложение их ролей;

б) подтверждение целей, объема и критериев аудита;

в) подтверждение расписания аудита и других соответствующих мероприятий, связанных с аудитом, таких, как дата и время заключительного совещания, любых промежуточных совещаний с участием аудиторской группы и руководства проверяемой организации и любых последних изменений;

г) методы и процедуры, используемые при проведении аудита, включая сообщение проверяемой организации о том, что свидетельства аудита будут основываться только на выборке имеющейся информации, в связи с чем при аудите существует элемент неопределенности;

д) подтверждение официальных каналов связи между аудиторской группой и проверяемой организацией;

е) подтверждение языка, используемого при аудите;

ж) подтверждение того, что при аудите проверяемая организация будет информироваться о его ходе;

з) подтверждение наличия ресурсов и оборудования, необходимых аудиторской группе;

и) подтверждение вопросов конфиденциальности;

к) подтверждение соответствующей техники безопасности, аварийных и охранных процедур для аудиторской группы;

л) подтверждение наличия, роли и персональных данных о сопровождающих;

м) форма представления отчета, включая любую классификацию несоответствий;

н) информация об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

о) информация о системе апелляций по проведению или заключениям по результатам аудита.

9.6.5.2 Связь в процессе проведения аудита

В зависимости от объема и сложности аудита может возникнуть необходимость в официальных мероприятиях для обеспечения связи между аудиторской группой и проверяемой организацией в процессе проведения аудита.

Аудиторская группа должна периодически совещаться для обмена информацией, оценки хода аудита и при необходимости перераспределения обязанностей между аудиторами.

В процессе проведения аудита руководитель аудиторской группы должен периодически доводить до сведения проверяемой организации и заказчика аудита информацию о ходе аудита и любых проблемах, если это применимо. Свидетельства, собранные при аудите, которые предполагают немедленный и значительный риск (например, безопасность, окружающая среда или качество), должны быть немедленно доведены до сведения проверяемой организации и, если применимо, заказчика аудита. Любая проблема по вопросу, не входящему в объем аудита, должна быть отмечена и доведена до сведения руководителя аудиторской группы для возможного информирования заказчика аудита и проверяемой организации.

Если имеющееся свидетельство аудита указывает на то, что цели аудита недостижимы, то руководитель аудиторской группы должен сообщить причины заказчику аудита и проверяемой организации для определения дальнейших действий. Эти действия могут включать в себя повторное подтверждение или изменение плана аудита, либо изменение целей или объема аудита, либо прекращение аудита.

Любая необходимость изменения объема аудита, которая может стать очевидной по мере выполнения аудита на местах, должна быть проанализирована и утверждена заказчиком аудита и, если применимо, проверяемой организацией.

9.6.5.3 Роли и обязанности сопровождающих и наблюдателей

Сопровождающие и наблюдатели могут сопровождать аудиторскую группу, но они не являются ее членами. Они не должны влиять или вмешиваться в проведение аудита.

Если сопровождающие были назначены проверяемой организацией, то они должны помогать аудиторской группе и действовать по просьбе руководителя аудиторской группы. В их обязанности может входить следующее:

а) установление контактов и времени для опроса;

б) организация посещений конкретных мест на площадке или в организации;

в) обеспечение ознакомления и соблюдения членами аудиторской группы правил, касающихся техники безопасности на местах и охранных процедур;

г) выступление в качестве свидетеля по поручению проверяемой организации;

д) разъяснение или помощь в сборе информации.

9.6.5.4 Сбор и проверка информации

В процессе проведения аудита информация, относящаяся к целям, объему и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна собираться методом соответствующей выборки и должна быть проверяема. Только проверяемая информация может стать свидетельством аудита. Свидетельства аудита должны регистрироваться.

Свидетельства аудита основываются на выборке из имеющейся информации. Поэтому при проведении аудита присутствует элемент неопределенности, и лица, подготавливающие заключение по результатам аудита, должны осознавать это.

Рисунок 4 дает общее представление о процессе, начиная со сбора информации и заканчивая составлением заключения по результатам аудита.

Рисунок 4 - Процесс, начинающийся со сбора информации и заканчивающийся составлением заключения по результатам аудита

Методы сбора информации включают в себя:

опрос;

наблюдение за деятельностью;

анализ документации.

Практические советы

Выбранные источники информации могут различаться в зависимости от объема и сложности аудита и могут включать в себя следующее:

а) опрос сотрудников и других лиц;

б) наблюдение за деятельностью, производственной средой и условиями;

в) документы, такие, как политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, чертежи, контракты и заказы;

г) записи, такие, как протоколы контроля, протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по программам мониторинга и результаты измерений;

д) сводки данных, анализы, индикаторы работы;

е) информация по программам выборочного контроля проверяемой организации и процедурам выборочного контроля и измерений;

ж) данные из других источников, например, обратная связь с потребителем, другая актуальная информация от внешних сторон и оценка поставщиков;

з) компьютерные базы данных и Web-сайты.

Практические советы

Опрос является одним из важных средств сбора информации и должен проводиться с учетом ситуации и собеседника. При этом аудитор должен учитывать следующее:

а) опрос должен проводиться с лицами на соответствующих уровнях и с соответствующими функциями, которые выполняют работу или решают задачи в пределах объема аудита;

б) опрос должен проводиться в обычное рабочее время и по возможности на обычном рабочем месте собеседника;

в) должно быть сделано все возможное, чтобы как до, так и во время опроса собеседник не чувствовал себя скованно;

г) должны быть разъяснены причина проведения опроса и каждая сделанная запись;

д) опрос может начинаться с просьбы к собеседнику описать свою работу;

е) следует избегать вопросов, содержащих ответ (наводящих вопросов);

ж) результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы совместно с собеседником;

з) после опроса следует поблагодарить собеседника за участие и сотрудничество.

9.6.5.5 Формирование наблюдений аудита

Свидетельства аудита должны быть оценены с точки зрения критериев аудита для формирования наблюдений аудита. Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита. Если это было определено целями аудита, наблюдения аудита могут указывать на возможности для улучшения.

При необходимости аудиторская группа должна собираться для анализа наблюдений аудита на соответствующих стадиях в процессе аудита.

Соответствия критериям аудита должны быть обобщены и соотнесены с подразделениями, функциями и процессами, которые прошли аудит. Если это предусмотрено планом аудита, то отдельные наблюдения аудита о соответствии и подтверждающие его свидетельства также должны регистрироваться.

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны регистрироваться. Несоответствия могут быть классифицированы. Они должны быть проанализированы совместно с представителем проверяемой организации для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоответствия понятны. Должно быть сделано все возможное для преодоления любых разногласий относительно свидетельств и/или наблюдений аудита, нерешенные вопросы должны быть зарегистрированы.

9.6.5.6 Подготовка заключений по результатам аудита

До заключительного совещания аудиторская группа должна собраться, чтобы:

а) проанализировать наблюдения аудита и любую другую соответствующую информацию, собранную в процессе аудита, с точки зрения целей аудита;

б) согласовать заключения по результатам аудита с учетом элемента неопределенности, свойственного процессу аудита;

в) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;

г) обсудить последующий аудит, если это было включено в план аудита.

Практические советы

9.7.1 Общие положения

Уверенность и доверие к процессу аудита зависят от компетентности лиц, проводящих аудит. Эта компетентность должна быть продемонстрирована на основе:

личных качеств, описанных в 9.7.2;

способности применять знания и умения, описанные в 9.7.3, которые приобретаются посредством образования, опыта работы, подготовки в качестве аудиторов и опыта проведения аудитов, описанных в 9.7.4.

Некоторые знания и умения, описанные в 9.7.3, являются общими для аудиторов систем управления качеством и систем управления окружающей средой, а некоторые - специфичны для аудиторов по отдельным дисциплинам.

Аудиторы развивают, поддерживают и улучшают свою компетентность посредством постоянного повышения квалификации и регулярного участия в аудитах (см.9.7.5).

9.7.2 Личные качества

Аудиторы должны обладать личными качествами, которые давали бы им возможность действовать в соответствии с принципами аудита, описанными в 9.4.

Аудитор должен быть:

а) этичным, т.е. справедливым, правдивым, искренним, честным и тактичным;

б) широких взглядов, т.е. готовым рассмотреть альтернативные идеи или точки зрения;

в) дипломатичным, т.е. тактичным в обращении с людьми;

г) наблюдательным, т.е. живо воспринимать окружающую действительность;

д) проницательным, т.е. интуитивно осознавать и быть способными понять ситуацию;

е) гибким, т.е. способным быстро приспосабливаться к различным ситуациям;

ж) настойчивым, т.е. постоянно нацеленным на достижение целей;

з) решительным, т.е. своевременно приходить к заключениям, основанным на логичном рассуждении и анализе;

и) самостоятельным, т.е. способным действовать и работать независимо, при этом эффективно сотрудничая с другими.

9.7.3 Знания и умения

9.7.3.1 Общие знания и умения аудиторов систем управления качеством и систем управления окружающей средой

Аудиторы должны обладать знаниями и умениями в следующих областях:

а) принципы, процедуры и методы аудита, позволяющие аудитору выбирать такие, которые соответствуют различным аудитам и обеспечивают последовательное и систематичное проведение аудитов.

Аудитор должен уметь:

применять принципы, процедуры и методы аудита;

результативно планировать и организовывать работу;

проводить аудит в согласованные сроки;

расставлять приоритеты и концентрироваться на важных вопросах;

собирать информацию путем результативных опросов, наблюдений и анализа документов, включая записи и данные;

понимать применимость и последствия использования метода выборки для аудита;

проверять точность собранной информации;

подтверждать достаточность и соответствие свидетельств аудита для обоснования наблюдений и заключений по результатам аудита;

оценивать факторы, которые могут повлиять на надежность наблюдений и заключений по результатам аудита;

использовать рабочие документы для регистрации действий по аудиту;

подготавливать отчеты по аудиту;

обеспечивать конфиденциальность и безопасность информации;

результативно общаться самостоятельно, используя знание языка, или через переводчика;

б) система управления и справочные документы, позволяющие аудитору понять объем аудита и применить критерии аудита. Знания и умения в этой области должны охватывать:

применение систем управления для различных организаций;

взаимодействие между составными элементами системы управления;

стандарты на системы управления качеством или системы управления окружающей средой, применимые процедуры или другие документы системы управления, используемые как критерии аудита;

понимание различия между справочными документами и приоритетности тех или иных документов;

применение справочных документов к различным ситуациям в процессе аудита;

информационные системы и технологии утверждения, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями;

в) организационные ситуации, позволяющие аудитору понимать производственную ситуацию в организации. Знания и умения в этой области должны охватывать:

размер, структуру, функции и взаимоотношения в организации;

общие бизнес-процессы и относящуюся к ним терминологию;

культурные и социальные традиции проверяемой организации;

г) применимые законы, правила и другие требования, относящиеся к соответствующей дисциплине, позволяющие аудитору работать с учетом и пониманием требований, которые применимы к проверяемой организации. Знания и умения в этой области должны охватывать:

местные, региональные и национальные кодексы, законы и правила;

контракты и соглашения;

международные договора и конвенции;

другие требования, с которыми согласилась организация.

9.7.3.2 Общие знания и умения руководителей аудиторских групп

Руководители аудиторских групп должны обладать дополнительными знаниями и умениями в руководстве аудитом для обеспечения его результативности и эффективности. Руководитель аудиторской группы должен быть способен:

планировать аудит и результативно использовать ресурсы в процессе аудита;

представлять аудиторскую группу при контактах с заказчиком аудита и проверяемой организацией;

организовывать и руководить членами аудиторской группы;

обеспечивать руководство и контроль аудиторов-стажеров;

руководить аудиторской группой при вынесении заключений по результатам аудита;

предупреждать и разрешать конфликты;

подготавливать и составлять отчет по аудиту.

9.7.3.3 Специфические знания и умения аудиторов систем менеджмента качества

Аудиторы систем управления качеством должны обладать знаниями и умениями в следующих областях:

а) способы и методы, связанные с качеством, позволяющие аудитору оценивать системы управления качеством и формировать соответствующие наблюдения и заключения по результатам аудита. Знания и умения в этой области должны охватывать:

терминологию в области качества;

принципы менеджмента качества и их применение;

инструменты управления качеством и их применение (например, статистическое управление процессами, виды отказов и анализ последствий, т.д.);

б) процессы и продукция, включая услуги, позволяющие аудитору понимать производственную ситуацию, в которой проходит аудит. Знания и умения в этой области должны охватывать:

терминологию, специфичную для данного сектора экономики;

технические характеристики процессов и продукции, включая услуги;

процессы и практику работы, специфичную для данного сектора экономики.

9.7.3.4 Специфические знания и умения аудиторов систем управления окружающей средой

Аудиторы систем управления окружающей средой должны обладать знаниями и умениями в следующих областях:

а) способы и методы управления окружающей средой, позволяющие аудитору оценивать системы управления окружающей средой и формировать соответствующие наблюдения и заключения по результатам аудита. Знания и умения в этой области должны охватывать:

терминологию, связанную с окружающей средой;

принципы управления окружающей средой и их применение;

инструменты систем управления окружающей средой (такие, как оценка экологических воздействий/аспектов, оценка жизненного цикла, оценка показателей экологической деятельности и т.д.);