Учет и анализ расчетов с подотчетными лицами на примере ФКУЗ ФКУЗ "Читинская ПЧС Роспотребнадзора"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• 1. Теоретические основы учёта расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях
• 1.1 Понятие расчётов с подотчетными лицами
• 1.2 Нормативно-правовое регулирование учёта расчётов с подотчетными лицами
• 1.3 Цели и задачи анализа учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях
• 1.4 Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются
• 2. Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами на ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора»
• 2.1 Экономическая характеристика деятельности учреждения
• 2.2 Документальное оформление учёта расчётов с подотчетными лицами
• 2.3 Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчетными лицами
• 2.4 Анализ расчётов с подотчетными лицами
• 3. Совершенствование учёта и анализа расчетов с подотчетными лицами
• 3.1 Выводы и предложения по анализу расчётов с подотчетными лицами
• 3.2 Совершенствование учёта расчёта с подотчетными лицами
• Заключение
• Список использованных источников
• Введение
• Стабилизация экономической ситуации в современном пост кризисном мире требует эффективного регулирования бизнес-процессов предприятий различных организационно-правовых форм, профиля и отраслевой принадлежности.
• В основу построения современной системы бухгалтерского учета положены такие задачи, как:
• - формирование информации о финансовом положении, финансовых результатах деятельности организации, полезной широкому кругу заинтересованных пользователей при принятии решений;
• - обеспечение заинтересованных пользователей информацией об общих подходах к организации и ведению бухгалтерского учета;
• - оказание помощи потребителям бухгалтерской информации в понимании данных, содержащихся в бухгалтерской отчетности;
• - сопряженность и непротиворечивость бухгалтерского учета общепризнанным в мире подходам к ведению бухгалтерского учета;
• - интегрирование системы налогообложения и системы бухгалтерского учета.
• Современные тенденции к глобализации рынков сбыта и капитала обусловливают усложнение хозяйственных операций, что сопровождается возрастанием требований к качеству формируемой в бухгалтерском учете информации. В этой связи выдвигаются повышенные требования к подготовке квалифицированных специалистов в области бухгалтерского учета.
• Специалисты должны знать: основные правила ведения бухгалтерского учета в части документирования всех хозяйственных операций и действий; принципы и цели применения Плана счетов бухгалтерского учета, разработки рабочего плана счетов с учетом специфики организации; особенности учета имущества, обязательств и капитала; способы признания доходов и расходов при формировании финансового результата от хозяйственной деятельности; методы исчисления и отражения в учете налоговых платежей.
• Подготовленные специалисты должны обладать профессиональными компетенциями и уметь: пользоваться инструкциями, положениями и другими нормативными актами по бухгалтерскому учету; организовать делопроизводство и работать с первичной документацией, исправлять первичные ошибки; формировать учетную политику организации и составлять бухгалтерские записи: учитывать особенности движения кассовых операций, внеоборотных и оборотных активов, кредитных обязательств, собственного и заемного капитала, составлять сводные ведомости, бухгалтерские регистры и бухгалтерскую отчетность в установленные сроки.
• Ведение бухгалтерского учёта в Российской Федерации осуществляется на основе Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 402-ФЗ, который пришел на смену Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ и иных нормативно-правовых актов.
• Тема моей дипломной работы «Учет и анализ расчетов с подотчетными лицами» на примере ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора»
• Расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчёт запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.
• Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчёты с подотчётными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учёта, например, операциями по кассе, расчётами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоёмкость и актуальность учёта расчётов с подотчётными лицами.
• Актуальность изучения вопроса расчетов с подотчетными лицами для каждой организации обусловлена тем, что данные об остатках расчетов отражаются в отчетности организации.
• Цель дипломной работы раскрыть теоретические основы учёта расчетов с подотчётными лицами в современных экономических условиях в бюджетных организациях.
• Для достижения сформулированной цели были поставлены и решены следующие задачи:
• - раскрыть сущность учёта расчётов с подотчетными лицами в бюджетных организациях;
• - рассмотреть нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами в современных условиях;
• - рассмотреть цели и задачи анализа учёта расчетов с подотчетными лицами;
• - дать краткую экономическую характеристику Роспотребсоюз;
• - рассмотреть документальное оформление учёта расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях;
• - рассмотреть синтетический и аналитический учёт расчетов с подотчетными лицами;
• - рассмотреть анализ учета расчетов с подотчетными лицами в Роспотребсоюз;
• - разработать практические рекомендации по совершенствованию учета и анализа расчетов с подотчетными лицами.
• Объектом исследования дипломной работы выступает ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» .
• Предметом исследования дипломной работы выступают экономические отношения, возникающие в процессе проведения учета и анализа расчетов с подотчетными лицами.
• 1. Теоретические основы учёта расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях

1.1 Понятие расчётов с подотчетными лицами

Проведение расчетных операций с использованием наличных средств является неотъемлемой частью самостоятельной деловой активности. Любая организация или предприятие периодически совершает выплаты, не относящиеся к выдаче заработной платы. Подобные расчеты обычно предписываются с условием подотчетности и могут применяться как к физическим, так и к юридическим лицам. Расчеты с подотчетными лицами зачастую измеряются довольно крупными денежными суммами, их отслеживание и фиксация - это важная функция бухгалтерского учета.

Стандартными ситуациями, при которых работник получает выплату наличными на руки, являются:

- оплата командировочных расходов: покупка билетов на транспорт, плата за место проживания, а также незапланированные траты, связанные с рабочим процессом;

- посуточные выплаты: частичная или полная оплата питания сотрудника, передвижение по городу на общественном транспорте и т.д.;

- хозяйственные затраты: приобретение офисного снаряжения, мелкого оборудования, оплата счетов и предоставленных услуг;

- представительские затраты: расходы на организацию официального приема и обеспечение комфорта для представителей других компаний/партнеров по переговорам/ участников конференций или семинаров.

Расчеты с подотчетными лицами должны быть организованы с соблюдением указания Банка России от 11 марта 2014 г. n 3210-у «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» [12].

Основные правила ведения расчетов с подотчетными лицами следующие.

1. В подотчет денежные средства можно выдавать не только работнику, работающему в организации по трудовому договору, но и, например, подрядчику для покупки материалов, необходимых для выполнения работ по гражданско-правовому договору.

2. Действующее законодательство не содержит требования об утверждении перечня (списка) должностных лиц, которым денежные средства могут быть выданы под отчет, что будет затруднительно, например, по командировочным расходам. Но тем не менее, в части хозяйственно-операционных расходов (приобретение материальных ценностей, оплата хозяйственных расходов и т. п.) утвердить такой список желательно, о чем указано в многочисленных письмах Минфина России и ФНС России. [3].

3. Выдавать деньги можно только на основании заявления, составленному в произвольной форме с обязательным указанием реквизитов:

- сумма денег под отчет;

- срок, на который выдается подотчет;

- подпись руководителя;

- дата написания заявления.

4. Работнику выдаются денежные средства под отчет при условии, что он отчитался по всем ранее выданным суммам.

5. Денежные средства под отчет можно выдавать не только наличными, но и перечислять на зарплатную карту работника с расчетного счета. При этом:

- организация должна закрепить в учетной политике и во внутренних нормативных документах пункт о том, что деньги под отчет могут быть выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на личную карту работник;

- организация должна закрепить в учетной политике свой бланк авансового отчета, в котором предусмотрена строка для выдачи денег под отчет на карту;

- в заявлении на выдачу подотчетных сумм работник должен обязательно указать реквизиты счета, на который будут перечислены подотчетные суммы;

- при перечислении на счет работника в платежном поручении в поле «Назначение платежа» необходимо указать, что перечисляемые денежные средства являются подотчетными

- работник при заполнении авансового отчета должен приложить к нему слипы по оплате банковской картой.

6. Размеры наличных денежных средств, выдаваемых под отчет и сроки, на которые они выдаются, сроки в которые подотчетные лица должны отчитаться об использовании подотчетных сумм, должны быть определены в письменном приказе руководителя организации в обязательном порядке. При этом величина подотчетных сумм и сроки представления отчета об их использовании руководителем могут определяться в каждом отдельном случае.

7. при расчетах наличными, которые производит подотчетное лицо, также необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными денежными средствами в пределах 100 тыс. руб. в рамках одного договора, заключенного между организациями, например, при направлении подотчетного лица по доверенности для приобретения у поставщика материальных ценностей [3].

При расходовании работниками подотчетных средств в связи со служебными командировками требования о соблюдении предельного размера расчетов наличными денежными средствами применяться не должны, поскольку работник производит соответствующие расходы от своего имени, а не от имени организации-работодателя [12].

8. Подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним [8].

В практической работе бухгалтера возникает много вопросов, связанных с расчетами с подотчетными лицами, в том числе:

-- кто имеет право на получение подотчетных денежных средств;

-- на какой срок они выдаются;

-- существуют ли суммовые ограничения на выдачу подотчетных средств;

-- как оформляется заявка на получение денежных средств;

-- можно ли перевести подотчетные средства на банковскую карту сотруднику и т. д.

Рассмотрим подробно данные вопросы с учетом позиций Банка России, а также финансового и налогового ведомств.

Выдача сотрудникам наличных денег под отчет из кассы предусмотрена п. 4.4 положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее -- Положение № 373-П).

Кроме того, уполномоченные сотрудники учреждений также могут оплачивать товары (работы, услуги) непосредственно самой расчетной (дебетовой) картой (через электронный терминал и другие устройства). Операции с использованием банковских карт проводятся без взимания комиссии (п. 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31.12.2010 № 199н «Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства»).

В момент выдачи наличных денег под отчет в бухгалтерском учете бюджетных учреждений отражается следующая запись:

Д-т сч. 20821560 (20834560, 20822560, 20825560) К-т сч. 20134610 -- выданы сотруднику деньги под отчет из кассы учреждения (п. 105 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» (далее -- Инструкция № 174н), Инструкция, утвержденная приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее -- Инструкция к Единому плану счетов № 157н) (сч. 20800, 20134)).

Бюджетное учреждение имеет право перечислить денежные средства под отчет на банковскую карту сотрудника. При этом представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов. Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами (см. письма Минфина России от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, Казначейства России от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554).

Перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту сотрудника бюджетного учреждения отражается следующими проводками:

Д-т сч. 20812560 (20822560, 20826560) К-т сч. 20111610 -- перечислены сотруднику деньги под отчет на зарплатную карту (на основании выпискио списании денег со счета учреждения);

К-т сч. 18 (код КОСГУ) -- отражено выбытие средств со счета учреждения (пп. 73, 105 Инструкции № 174н, Инструкция к Единому плану счетов № 157н (сч. 20101, 20800, забалансовый сч. 18).

В свою очередь перечисление подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) карту отражается проводками:

Д-т сч. 21003560 К-т сч. 20111610 -- перечислены денежные средства на расчетную (дебетовую) карту;

К-т сч. 18 (код КОСГУ) -- отражено выбытие средств со счета учреждения;

Д-т сч. 20821560 (20824560, 20825560) К-т сч. 21003660 -- отражено расходование (снятие наличных) средств подотчетным лицом с расчетной (дебетовой) карты.

Также следует отметить, что п. 4.4 Положения № 373-П предусматривает возможность выдачи подотчетных денег только наличными из кассы.

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление.

Типовая форма заявления не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. В заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать: назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса, а также срок, на который выдается аванс (п. 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководителем учреждения делается на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению (п. 4.4 Положения № 373-П).

Если срок возврата подотчетных сумм установлен, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 4.4 Положения № 373-П).

При командировках такой срок начинается с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки (п. 26 Положения № 749).

Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Положении № 373-П не прописан. По мнению ФНС России, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (см. письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704). В связи с неоднозначностью вопроса, по мнению автора, учреждению лучше установить в приказе срок, на который выдаются подотчетные суммы. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то эти деньги следует удержать из его заработной платы. Для этого руководитель учреждения должен издать приказ о взыскании в произвольной форме. Оформить приказ нужно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основания и размера удержаний. Для этого необходимо получить его письменное согласие, что он не возражает против удержаний. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

1.2 Нормативно-правовое регулирование учёта расчётов с подотчетными лицами

В процессе осуществления своей деятельности предприятия зачастую сталкиваются с необходимостью оплаты материальных ценностей или различного рода работ, услуг наличными денежными средствами, т.е. через подотчетные суммы.

Несмотря на то, что в бухгалтерском учете отражение данных операций не представляет сложности с точки зрения проводок, в то же время постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям [11].

Рассмотрим нормативно-правовую базу в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами (таблица 1).

Таблица 1 - Нормативная база в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Нормативно-правовой акт	Сфера регулирования
1	Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06 декабря 2011 г.	Регулирует правила отражения операций по учету расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете предприятий
2	Гражданский кодекс РФ	1) Регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, или с их участием.
3	Налоговый кодекс РФ	2) Определяет отношения по установлению, введению и взиманию налогов и сборов [13]
4	Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций от 31 октября 2000 г. N 94н	Устанавливает единые подходы к применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета
5	Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации №318-П от 24.04.2008	Регулирует порядок ведения кассовых операций
6	Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210- У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"	Регулирует порядок ведения кассовых операций

В практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер. Практика показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно на этом участке учета вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля над расчетами с работниками по подотчетным суммам [11].

Наиболее типичные ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами вызваны как несоблюдением требований законодательства, так и нарушениями, связанными с особенностями учета тех или иных видов расходов.

К нарушениям, связанным с несоблюдением требований законодательства относятся: выдача наличных денежных средств под отчет сотрудникам, не отчитавшимся по полученному авансу; нарушение подотчетным лицом сроков возврата ранее выданных подотчетных сумм; нарушение требований к оформлению авансовых отчетов.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, как и отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) означают несоответствие авансового отчета требования российских стандартов учета. Следовательно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как оформленная надлежащим образом.

Нарушения в учете командировочных расходов выражаются в отсутствии оправдательных документов, несоблюдении порядка оформления командировочных расходов, нарушении методологии бухгалтерского учета операций.

Основные нарушения представительских расходов проявляются в отсутствии одного или нескольких первичных документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов:

- приказа (распоряжения) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- сметы представительских расходов; первичных документов, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчета о представительских расходах; акта об осуществлении представительских расходов, подписанного руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

В тоже время эффективность деятельности организации зависит от правильности и достоверности информации, служащей базой принятия управленческих решений руководства. Статья 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ закрепляет обязанность по осуществлению внутреннего контроля над совершаемыми фактами хозяйственной жизни со стороны экономического субъекта [1].

Через бухгалтерию проходят почти все документы организации, которые обрабатываются, принимаются к бухгалтерскому учету.

Работников бухгалтерии можно считать исполнителями и контролерами в одном лице. Для бухгалтера система внутреннего контроля в большей степени включает надзор и проверку:

- соблюдения требований законодательства;

- точности и полноты составления документов и регистров бухгалтерского учета;

- предотвращения возможных ошибок и искажений в учете и отчетности;

- исполнения приказов и распоряжений руководства;

- контроля над сохранностью финансовых и нефинансовых активов организации.

Нормативные акты по бухгалтерскому учету не содержат требования о составлении положения о расчетах с подотчетными лицами. Тем не менее, рекомендуем разработать такой документ, который позволял бы упорядочить расчеты с подотчетными лицами в рамках требований, установленных к наличному денежному обращению.

Формирование графика документооборота и Положения о расчетах с подотчетными лицами позволит не только обоснованно контролировать выполнение подотчетными лицами порядка документооборота, упорядочить расчеты с подотчетными лицами в рамках системы внутреннего контроля экономического субъекта и соблюдения российских стандартов учета [11].

Таким образом, организация учета по расчетам с подотчетными лицами регулируется определенной нормативной базой, изменения в которой необходимо оперативно отслеживать и вносить соответствующие коррективы в учет.

Таким образом, задачей организации учёта расчётов подотчётными лицами является контроль над целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также своевременного отчёта о произведённых операциях.

1.3 Цели и задачи анализа учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях

Для выполнения различных хозяйственных и других поручений организации выдают денежные суммы под отчет отдельным лицам.

Подотчетными лицами называют работников предприятия, получивших авансом денежные суммы на предстоящие административные, хозяйственные или командировочные расходы [1].

Размеры выдаваемых подотчетных сумм могут регламентироваться внутрипроизводственными нормами, определяться каждый раз индивидуально уполномоченным лицом или, как в случае с базовыми командировочными расходами, устанавливаться общегосударственными нормативными актами.

Деньги под отчет выдают на расходы по командировке, приобретение различных материалов, мелкие хозяйственные, почтовые, телеграфные и другие административно-хозяйственные расходы. Список лиц, имеющих право пользоваться подотчетными суммами, устанавливает дирекция организации.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат с подотчетными лицами;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения их в состав затрат;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели и другие.

Выдача наличных денег под отчет заключается в предварительной выдаче работнику аванса на предстоящие расходы, при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Выданные суммы могут быть израсходованы только на те, цели, на которые они были выданы.

Выдача наличных средств под отчет или на командировку осуществляется согласно законодательству РФ (в частности, согласно законодательству о командировках и нормам расходов). Денежная наличность выдается под отчет только при условии полного отчета данного работника по суммам, выданным ему ранее. Выдача подотчетных сумм оформляется приказом или распоряжением руководителя предприятия. В соответствии с таким приказом (распоряжением) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, по которому назначенное подотчетное лицо получает деньги у кассира предприятия [2].

Расходный кассовый ордер обязательно подписывается разрешающим лицом и получателем денег. По исполнении поручения (или в случае невозможности его исполнения) работник, естественно, должен отчитаться перед предприятием.

Наличные денежные средства выдаются на следующие сроки:

- не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;

- не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места расположения организации;

- до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Подотчетному лицу выдается аванс в сумме, необходимой для проведения намеченных мероприятий, но только в том случае, если оно не имеет задолженности по ранее полученным суммам.

После выполнения поручения подотчетное лицо обязано представить в трехдневный срок в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах.

К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы (счета, квитанции, копии чека, железнодорожные билеты и т.д.) подтверждающие расходы. На документах о приобретении материалов должны быть подписи лиц, принявших под свою ответственность материальные ценности, которые сдаются подотчетными лицами на склад по требованиям-накладным [4]

Представленные авансовые отчеты проверяют в бухгалтерии с точки зрения обоснованности произведенных платежей и их размеров.

Авансовые отчеты проверяются как по форме (полнота и правильность оформления отчетов, заполнения реквизитов), так и по существу (была ли необходимость в произведенных расходах и т.д.).

В случаях непредставления в установленный срок отчетов о расходовании подотчетных сумм или не возврата организации неиспользованных авансов организация вправе производить удержания из заработной платы работников задолженности по подотчетным суммам в порядке, предусмотренном действующем законодательством.

В учетной политике и в графике документооборота следует сразу четко определить перечень документов, на основании которых бухгалтерия оформляет расходные ордера на выдачу подотчетных сумм. Основным документом при ведении операций с подотчетными суммами является авансовый отчет (№ АО-1). Кроме того, используется такой документ, как доверенность [5].

Доверенность - документ, дающий право одному лицу, предъявителю, осуществлять действия, оговоренные в документе, от имени другого, выдавшего документ. Если предприятие выдает сотруднику доверенность, то он действует от имени своего предприятия, и все документы, которые он получит от других предприятий, будут оформлены на имя предприятия, которое он представляет. Он получит и накладную, и счет-фактуру, что позволит предъявить НДС к зачету.

Если сотрудник доверенности не имеет, для других предприятий он - частное лицо. Все, на что может рассчитывать этот сотрудник, - это кассовый и товарный чеки.

Доверенность выписывается в одном экземпляре, регистрируется в специальном журнале регистрации доверенностей и выдается на руки работнику, а у бухгалтера остается корешок от доверенности, в котором указываются все ее реквизиты. Поскольку работник представляет свое предприятие в другой организации, то доверенность и остается в той организации. Когда работник вернется к работодателю, бухгалтер в корешке доверенности сделает отметку о выполнении поручения. В доверенности указывается дата ее выдачи и срок действия. Если в доверенности не указан срок действия, то такая доверенность действует 1 год со дня выдачи. Если в доверенности не указана дата ее выдачи, то такая доверенность недействительна. Для получения материальных ценностей применяют форму доверенности № М-2. После выполнения поручения предприятия или возвращения из командировки сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет. Отчет должен быть заполнен самим сотрудником, а не бухгалтером.

Авансовый отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми оправдательными документами, упомянутыми в отчете [6, c. 308]. Если работник направляется в командировку, то издается приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку [6].

В финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения возникает необходимость отправлять сотрудников в командировку с определённым служебным заданием.

Командированный - это лицо, связанное с предприятием трудовым договором. В приказе указывается, кто, куда, зачем направляется и на какой срок. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, в котором указываются все эти сведения. Правда, есть исключение: если работник отправляется в зарубежную командировку, командировочное удостоверение не выписывается. Работнику должны быть выданы денежные средства на будущие расходы. Прежде всего, предприятие должно определить, как будут оплачиваться расходы на проезд и проживание сотрудника [5].

Командируемый должен получить денежные средства на период командировки, позволяющие ему добраться до места назначения, проживать там и вернуться. Эти выплаты называются командировочными расходами.

Основные принципы расчетов с подотчетными лицами установлены Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Наличные денежные средства выдаются под отчет только сотрудникам, работающим в учреждении. Работники учреждения, которые получили, наличные денежные средства из кассы авансом называются подотчетными лицами. Список подотчетных лиц, которым могут выдаваться наличные денежные средства под отчет, утверждает руководитель. Утвердить такой список руководитель может как в виде отдельного приказа, так и в качестве приложения к приказу об учетной политике. Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии отсутствия за конкретным подотчетным лицом задолженности по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денежных средств одним работником другому запрещается. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 0 208 00 000 « Расчеты с подотчетными лицами».

Под отчет денежные средства могут выдаваться на: командировочные, операционные и хозяйственные, и представительские расходы. Выдача денежных средств подотчетным лицам оформляется бухгалтерской проводкой:

Д0 208 00 560 « Расчеты с подотчетными лицами »

К 0 201 34 610 «Касса».

Основанием для выплаты работнику перерасхода по авансовому отчету или внесения в кассу неиспользованного аванса служит авансовый отчет, утвержденный руководителем.

Законодательством РФ установлено, что командировкой считается поездка сотрудника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению руководителя. В командировку может быть направлен только сотрудник, с которым заключен трудовой договор.

С 25.10.2008 вступило в действие постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.08 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». В Положении №749 определение понятия «командировка» дополнено. Командировкой также признается поездка работника, направляемого в обособленное подразделение командирующей организации, находящееся вне места постоянной работы. Поездка сотрудника, с которым заключен договор гражданско-правового характера командировкой не считается. Если данному сотруднику возмещаются расходы по той или ной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Командировочные расходы в соответствии с трудовым кодексом включают:

1. расходы по найму жилого помещения;

2. расходы по проезду к месту командировки и обратно;

3. суточные;

4. другие расходы, например оплата услуг связи или почты, произведенная с разрешения или ведома работодателя.

Направлению сотрудника в командировку предшествует оформление служебного задания, приказа о направлении сотрудника в командировку. Служебное задание в одном экземпляре заполняет сотрудник кадровой службы или работник, уполномоченный на это руководителем. Кадровая служба, на основании служебного задания готовит приказ о направлении в командировку. В приказе о командировке указывают фамилию и инициалы командируемого сотрудника, его должность, структурное подразделение, а также цель, время и место командировки. Обязательно в приказе указывают источник оплаты командировочных расходов.

Приказ о направлении в командировку служит основанием для выписки работнику командировочного удостоверения. Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале типовой формы. Отдельный журнал ведут для регистрации удостоверений сотрудников, прибывших в командировку из других организаций. В каждом пункте назначения сотрудником должны быть отметки о времени прибытия, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку. Подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Расходы по найму жилого помещения лимитируются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки; на выплаты суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения пути; по проезду к месту служебной командировки обратно к месту постоянной работы - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами и др. Лимиты командировочных расходов периодически пересматриваются Правительством РФ.

Возмещение расходов производится учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на эти цели, либо за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на эти цели, либо за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание и др. Расходы, превышающие вышеперечисленные лимиты, а также иные расходы, связанные со служебными командировками, если они произведены работником с разрешения работодателя, возмещаются учреждениями за счет экономии средств, выделенных из бюджета на их содержание, а также за счет средств полученных от деятельности, приносящий доход. Расчеты по командировкам в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету №174н, учитываются по трем субсчетам:

- 208 12 000 « Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам» - в части оплаты суточных;

- 208 22 000 « Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг» - по оплате проездных документов;

-208 26 000 « Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг» - в части оплаты проживания.

Что касается НДС при учете командировочных расходов, то здесь действует исключение относительно счетов-фактур: НДС, уплаченный за проживание и проезд, можно принять к вычету без счета-фактуры. Но при этом необходимо, чтобы в документах НДС был выделен отдельной суммой, а это не всегда бывает. Кроме указанных сумм, сотрудник во время командировки получает так называемые суточные [13].

Это сумма, установленная администрацией предприятия и представляющая собой, если так можно выразиться, ((«деньги на карманные расходы)) командированного лица. В соответствии с п. 1 2 ст. 264 НК РФ норматив суточных расходов для целей налогового учета отменен, и, таким образом размер суточных определяется приказом руководителя. Если руководство предприятия установило размер суточных 500 руб. в сутки, и работник, например, направляется в командировку на 9 дней, то ему полагается выдать 4500 руб., и при этом он не будет отчитываться в том, на что он их потратил и потратил ли он их вообще. Суточные полагаются за каждый день командировки, причем день отъезда считается целым днём, и день приезда считается целым днем независимо от того, утром или вечером отбывает или прибывает транспортное средство [13].

Следовательно, мы приходим к выводу, что учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств, безусловно являющимся важным и основным принципом ведения бюджетного учета.

документальный учет доход денежный

2. Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами на ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора»

2.1 Экономическая характеристика деятельности учреждения

Федеральное казенное учреждение здравоохранения «Читинская противочумная станция» Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека является некоммерческой организацией, созданной для оказания государственных услуг в целях обеспечения реализации полномочий Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека. Сокращенное наименование казенного учреждения ФКУЗ «Читинская ПЧС» Роспотребнадзора. Место нахождения: г. Чита, ул. Биологическая, дом 1. Функции и полномочия учредителя «Читинская ПЧС» Роспотребнадзора осуществляет Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека структуру рассмотрим на рисунке 2.1.

Рисунок 1 - Организационная структура Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека

Основные услуги оказываемые ФКУЗ «Читинская ПЧС» Роспотребнадзора.

Проведение комплексных профилактических и противоэпидемических мероприятий, направленных на обеспечение эпидемического благополучия населения по особо опасным, зоонозным и природно-очаговым инфекционным болезням

Проведение санитарно-эпидемиологических исследований, обследований, испытаний, экспертиз и иных видов оценок при осуществлении эпидемиологического надзора и мониторинга за особо опасным, зоонозными и природно-очаговыми инфекционными болезнями, контроля состояния биологической безопасности в целях обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения.

Выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по актуальным проблемам особо опасных, зоонозных и природно-очаговых инфекционных болезней, санитарной охраны территории Российской Федерации, обеспечения биологической безопасности. Осуществление патентной деятельности.

Осуществление экспертной оценки противоэпидемической готовности учреждений к проведению противоэпидемических мероприятий.

ФКУЗ «Читинская ПЧС» Роспотребнадзора имеет три филиала, которые не являются юридическими лицами:

а) Борзинское противочумное отделение Федерального казенного учреждения здравоохранении «Читинская противочумная станция» Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека местонахождения г. Борзя.

б) Забайкальское противочумное отделение Федерального казенного учреждения здравоохранении «Читинская противочумная станция» Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека местонахождения поселок городского типа Забайкальск.

в) Кяхтинское противочумное отделение Федерального казенного учреждения здравоохранении «Читинская противочумная станция» Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека местонахождения г. Кяхта.

Учреждение возглавляет директор, назначение на должность осуществляется по приказу руководителя Федеральной службы.

Полномочия директора: текущее руководство деятельностью ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора», утверждения структуры и штатного расписания учреждения, представление бухгалтерской и статистической отчетности и её утверждения. Директор обеспечивает противоэпидемические мероприятия с целью ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, проводит работы, связанные с использованием сведений составляющих государственную тайну.

Численность работников 122 чел. (вместе с работниками филиалов). Филиалы бухгалтерии не имеют.

Бухгалтерский учёт в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» осуществляется в соответствии с действующим законодательством и утвержденной учетной политикой учреждения - приказ № 1 от 14.01.2015г. «Об учетной и налоговой политике ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора». В соответствии с планом счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности учреждений, в соответствии с инструкцией по бухгалтерскому учёту в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете № 157н от 01.12.2010г.

Бухгалтерский учёт в ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» осуществляется главным бухгалтером совместно с ведущим инспектором.

Права и обязанности главного бухгалтера определены в должностной инструкции. В целях обеспечения достоверных данных бухгалтерского учёта и отчётности проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств 1 раз в год в соответствии с приказом. Для проведения инвентаризации, списание материальных запасов на хозяйственные нужды создаётся постоянно действующую комиссию в составе: Директор, - заместитель директора Члены комиссии: старший инспектор; ведущий инспектор;

Для проведения внезапной ревизии кассы, проведения сверки дубликатов ключей от кассы создаётся комиссия в составе: Директор: заместитель директора. Члены комиссии: старший инспектор, ведущий инспектор. Устанавливается периодичность проведения ревизии кассы 1 раз в месяц; проведения сверки дубликатов ключей от кассы 1 раз в квартал.

В учреждении применяется методика бухгалтерского учёта соответствующая Единому плану счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений:

Основные средства принимаются к учету по их первоначальной стоимости. Учёт основных фондов осуществляется в установленном для бюджетных учреждений порядке. Выдача основных средств в эксплуатацию до 3000 руб. и включительно производится на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения. (форма 0504210)

К материальным запасам, используемым в течение периода в процессе деятельности учреждения свыше 12 месяцев, не относящихся к основным средствам, относят предметы в соответствии с классификацией ОКОФ.

В целях обеспечения сохранности предметов, при передаче их в эксплуатацию, производится их закрепление за ответственными лицами.

Учёт материалов на хозяйственные нужды ведется с условием обеспечения их сохранности, рационального использования, контроля за их движением.

Материально-ответственные лица ежемесячно, не позднее 1 числа сдают отчёты о движении ценностей в бухгалтерию. Списание материальных запасов производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости.

Водитель до последнего рабочего числа каждого месяца сдает в бухгалтерию путевые листы, оформленные в установленном порядке.

Ответственной за своевременное представление в бухгалтерию документов для начисления заработной платы назначается ведущий инспектор.

Копии приказов о приёме, перемещении по должностям, установлении должностных окладов, надбавок и премий - в день издания приказа, но не позднее дня события; приказов о предоставлении отпуска или дня увольнения за 5 дней до начала отпуска или дня увольнения, табеля учёта рабочего времени представляет до последнего числа текущего месяца. Срок выплаты заработной платы устанавливается 05 и 20 числа каждого месяца. К нематериальным активам, используемым в хозяйственной деятельности центра занятости в течение периода, превышающего 12 месяцев, относятся права, возникающие из договоров на программы ЭВМ.

Переоценка основных фондов до рыночной цены производится на основании дополнительных приказов. Право заключать договора гражданско-правового характера от лица учреждения остается за директором центра занятости населения. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, нереальны для взыскания, списывается по каждому обязательству на основании данных, проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа директора ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» и относятся на увеличение расходов. Квартальная и годовая бухгалтерская отчётность представляется в вышестоящую организацию, государственную налоговую инспекцию, органы статистики в установленные законодательными актами сроки.

Ответственность за достоверность данных бухгалтерского учёта, составление отчётности и нарушение сроков её представления возлагается на главного бухгалтера ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора». Контроль за ведением финансово-хозяйственной деятельности и ответственность по её результатам остаётся за директором ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора».

В ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора», бухгалтерский учет осуществляется при помощи программного продукта 1С Бухгалтерия предназначен для автоматизации учета финансово-хозяйственной деятельности учреждений, состоящих на государственном бюджете и финансировании. На рисунке 1 рассмотрим формы годовой отчетности ОГКУ ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора». (собственная разработка).

Рисунок 1 - Годовая отчетность ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора»

В таблице 2.1 рассмотрим анализ отчета о финансовых результатах за 2014-2015 г.г., проанализируем основные расходы ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора». Казенные учреждения осуществляют свою деятельность в основном за счет средств бюджета и не являются получателями доходов, а несут расходы для бюджета, необходимо отметить, что в данном учреждении также оказывает платные услуги. Поэтому в отчете о финансовых результатах отражается доход от оказания платных услуг, которые незначительны. В основном ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» для бюджета несет расходы и в данном отчете финансовый результат от деятельности учреждения показывается убыток для бюджета.

Таблица 2.1 - Доходы и расходы ФКУЗ «Читинская ПЧС Роспотребнадзора» за 2014 -2015 г.г.

Показатель	2014	2015	Отклонения	Темп прироста
А	1	2	3=2-1	4=2/1
Доходы от оказания платных услуг	726000.28	246820.24	-479 180.04	-66.00
Расходы всего:	61 552 300.00	57 616 795.77	-3 935 504.23	-6.39
Оплата труда и начисления на выплаты по оплате труда	35262200	36 666 768.64	1 404 568.64	3.98
Приобретение работ, услуг (услуги связи, транспортные, коммунальные, прочие услуги.) Работы по содержанию имущества.	13867900	10 503 462.42	-3 364 437.58	-24.26
Расходы по операциям с активами (амортизация, расходование материальных запасов, чрезвычайные расходы по операциям с активами)	7165500	7 745 326.42	579 826.42	8.09
Прочие расходы	5256700	2 701 238.29	-2 555 461.71	-48.61
Финансовый результат	-60 826 299.72	-57 369 975.53	3 456 324.19	-5.68

Анализ доходов от оказания платных услуг показал, что учреждение в 2015г. получило доходов меньше на 66 % (479180,04 руб.) так как в 2015 г. сократился спрос на платные услуги:

- переоформление документа, подтверждающего наличие лицензии на деятельность в области использования источников ионизирущего излучения (генерирующих);

- переоформление документа, подтверждающего наличие лицензии на деятельность, связанную с использованием возбудителей инфекционных заболеваний;

- получение дубликата документа, подтверждающего наличие лицензии на деятельность, связанную с использованием возбудителей инфекционных заболеваний;

- получение копии документа, подтверждающего наличие лицензии на деятельность в области использования источников ионизирующего излучения (генерирующих), заверенной лицензирующим органом;

- получение лицензии на деятельность в области использования источников ионизирующего излучения (генерирующих);

- получение лицензии на деятельность, связанную с использованием возбудителей инфекционных заболеваний; Получение санитарно-эпидемиологического заключения на вид деятельности;

- получение санитарно-эпидемиологического заключения на проектную документацию.

Анализ расходов показал, что в 2014 г. расходы на оплату труда увеличились на 3,98 %, данное увеличение связано с увеличением штата сотрудников, а также в связи с индексацией заработной платы.

Наблюдается увеличение расходов по операциям с активами, на 8,09 %. Приобретение работ и услуг и работ по содержанию имущества сократилось за счет уменьшения объемов оказываемых услуг, транспортные услуги, коммунальные, также за счет увеличения тарифов и цен.

Расходование материальных запасов сократилось незначительно, за счет снижения финансирования на данную статью расходов. В целом наблюдаем уменьшение доходов на 66%, а расходов на 48,61%. Расходы федерального бюджета по данному учреждению уменьшились на 5,68%.