Постановою Правління Національного банку України від 9 лютого 2005 р. № 32 встановлена гранична сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами у розмірі 10000 гривень [15]. Платежі понад зазначену граничну суму проводяться виключно в безготівковій формі. Кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується.

Розрахунки готівкою підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами проводяться із застосуванням прибуткових та видаткових касових ордерів, касових і товарних чеків, розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, а також рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо.

Під час здійснення готівкових розрахунків підприємства (індивідуальні підприємці) - отримувачі готівкового платежу зобов'язані надати підприємствам (індивідуальним підприємцям) - платникам обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок-фактуру, касовий і товарний чеки, акт виконаних робіт, наданих послуг, квитанцію до прибуткового касового ордера, закупівельний акт), який би підтверджував здійснені платниками витрати готівки.

Розрахунки готівкою підприємств усіх форм власності, а також індивідуальних підприємців з громадянами мають проводитися з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, договору купівлі-продажу, актів закупівлі, виконання робіт (надання послуг) або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання роботи, надання послуги.

У банк на поточний рахунок здається виручка від реалізації готової продукції, виконання робіт, послуг, неодержана у встановлений термін заробітна плата та інші грошові кошти. Здача готівки на поточний рахунок оформляється заявою на переказ готівки. Вона складається з двох частин: верхня частина (заява) залишається в банку, а нижня частина (квитанція) з печаткою банку і підписами касира та інших працівників банку передається особі, яка здала гроші.

Установи банків на підставі спеціальних заяв видають власникам рахунків чекові книжки. Вони є документами суворої звітності. Чеки для одержання готівки у банку називаються грошовими, а для перерахувань - розрахунковими. Для одержання грошей з рахунку виписують грошовий чек, котрий підписують керівник підприємства і головний бухгалтер, зразки підписів яких є у банку, а також особа, що одержує готівку. Чек завіряється печаткою. На звороті чека вказується призначення одержуваної суми. Ніяких виправлень в чеках не допускається. Реквізити в чеку заповнюють чорнилом. Не можна видавати касиру оформлені підписами і печаткою чисті бланки чеків для заповнення їх в установі банку. На підприємстві залишається корінець чека, який служить для контролю за виписаними чеками. Неправильно виписаний чек банк не приймає. За необхідності в банку надають зразок заповнення чека.

Приймання грошей в касу оформляють прибутковим касовим ордером, який підписують головний бухгалтер, касир та особа, яка здає гроші. За приймання грошей видають квитанцію (відривають від касового ордера), яку підписує головний бухгалтер, касир завіряє печаткою або відтиском касового апарата. Якщо розрахунки проводяться з використанням реєстраторів розрахункових операцій, то виручка оприбутковується у книзі обліку розрахункових операцій на підставі фіскальних звітних чеків реєстратора. Неоприбуткування готівки у касі є підставою для застосування штрафу у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми. При прийманні грошей в касу касир зобов'язаний керуватися правилами визначення платіжності та обміну банкнот і монет Національного банку України. Гроші не повинні викликати сумніву у своїй справжності.

Касові операції, що оформлюються прибутковим касовим ордером наведені в табл.1.1

Таблиця 1.1 - Касові операції, що оформляються прибутковим касовим ордером

Видачу з каси готівки здійснюють за видатковими касовими ордерами або відповідно до оформлених відомостей на виплату грошей з накладенням на ці документи штампа з реквізитами видаткового касового ордера. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства, а також касиром і особою, яка одержала гроші.

Якщо на документах, що прикладені до касових ордерів, є дозволяючий напис керівника підприємства, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Касові операції, які оформлюють видатковим касовим ордером наведені в табл.1.4

Таблиця 1.2 - Касові операції, що оформляються видатковим касовим ордером

У разі видачі грошей за видатковим касовим ордером або документом, що його замінює, окремій особі касир вимагає пред'явлення документа, який засвідчує особу одержувача, записує в ордері назву та номер документа, ким і коли він виданий. За одержані гроші особа підписується у видатковому касовому ордері.

Заробітну плату (оплату праці), допомогу з тимчасової непрацездатності, стипендії, пенсії і премії видають за відомостями на виплату грошей без складання видаткового касового ордера на кожного одержувача. На титульному листку платіжної відомості робиться дозволяючий надпис про видачу грошей за підписом керівника і головного бухгалтера підприємства із зазначенням строків видачі грошей і суми літерами. В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей на заробітну плату (оплату праці), депонованих сум, грошей під звіт на службові відрядження кільком особам.

Після закінчення встановлених строків виплати заробітної плати касир повинен:

у платіжній відомості напроти прізвищ осіб, які не одержали заробітної плати, поставити штамп або зробити відмітку від руки "Депоновано";

скласти реєстр депонованих сум;

в кінці відомості зробити напис про фактично виплачену суму та неодержану суму заробітної плати (оплати праці), звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і підписатися;

виписати видатковий касовий ордер на фактично виплачену суму, зареєструвати його і записати в касову книгу.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери і замінюючі їх документи мають бути заповненні бухгалтерією чітко і зрозуміло чорнилом або настою кулькових ручок або виписані на друкарській чи обчислювальній машині. Ніяких підчисток, помарок або виправлень, навіть і обумовлених, в цих документах не допускається. Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

Прибуткові та видаткові касові документи (прибуткові касові ордери, видаткові касові ордери, платіжні відомості) до їх передачі в касу реєструються в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Якщо реєстрація касових ордерів здійснюється за допомогою комп'ютера, то необхідно формувати і роздруковувати за відповідний день "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів".

Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних відомостях на виплату заробітної плати (оплати праці), реєструють після її видачі.

Касові документи після складання звіту касира та його оброблення в бухгалтерії комплектуються у хронологічному порядку, нумеруються і переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців по закінченні календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, які передаються під охорону.

Облік наявності та руху готівки в касі ведуть в касовій книзі за встановленою формою. На підприємстві відкривається одна книга для обліку готівки в національній валюті, яка має бути пронумерована, прошнурована та опечатана сургучевою (або мастиковою) печаткою. Кількість листів у касовій книзі завіряється підписами керівника і головного бухгалтера підприємства. У касовій книзі ведуть аналітичний облік касових операцій.

У касовій книзі записи ведуть у двох примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою або чорнилом темного кольору. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі примірники аркушів відривні і служать звітом касира. Підчистки і необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряють підписами касир і головний бухгалтер підприємства.

Записи в касову книгу здійснюються касиром після одержання або видачі грошей за кожним касовим ордером або іншим документом, що його замінює, у день їх надходження або видачі. У кінці кожного робочого дня касир підраховує підсумки операцій за день, вираховує залишок грошей в касі на кінець дня і передає в бухгалтерію другий відривний аркуш з прибутковими і видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі. Це - звіт касира.

За погодженням касира та за умови забезпечення повного збереження касових документів касову книгу можна вести в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги ("Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира"), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі.

Контроль за правильністю ведення касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства.

Синтетичний облік касових операцій ведуть на рахунку 30 "Каса". Це активний грошовий рахунок, за дебетом якого відображають надходження грошей в касу, а за кредитом - їх вибуття з каси. Основні бухгалтерські проведення за рахунком 30 "Каса" (Додаток В).

Облік готівкових операцій в іноземній валюті ведуть в окремій касовій книзі. Операції записують в іноземній валюті та в гривнях за курсом Національного банку України.

У касі підприємства можуть бути не тільки готівка в національній та іноземній валютах, а й інші цінності - цінні папери, акції, облігації, чеки, векселі, депозитні сертифікати, акредитиви, бланки суворого обліку, марки, дорожні чеки, проїзні документи, золото, інші дорогоцінні метали у вигляді зливків, пластин та монет. За наявності в касі підприємства бланків цінних паперів, бланків суворого обліку, кожний з них має обліковуватися. Для цього використовують форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 11 березня 1996 р. № 67 "Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності", а саме:

Прибутково-видаткова накладна на бланки суворої звітності (форма № СЗ-1);

Прибутково-видаткова книга з обліку бланків суворої звітності (форма № СЗ-2);

Акт на списання використаних бланків суворої звітності (форма № СЗ-3);

Акт перевірки наявності бланків суворої звітності (форма № СЗ-4);

Картка-довідка по виданих і використаних бланках суворої звітності (форма № СЗ-5).

Прибутково-видаткова накладна на бланки суворої звітності (форма № СЗ-1) використовується для оприбуткування та видачі бланків суворої звітності. На підставі цих накладних ведуть Прибутково-видаткову книгу обліку бланків суворої звітності (форма № СЗ-2). Вона має бути пронумерована, прошнурована, скріплена сургучевою печаткою і завірена підписами керівника підприємства та головного бухгалтера. В книзі відображають надходження і вибуття бланків суворої звітності за їх видами, серіями та номерами.

Списання використаних бланків суворої звітності оформляють актом (форма № СЗ-3), який складає комісія. Перевірка наявності бланків суворої звітності підтверджується актом (форма № СЗ-4). Якщо при перевірці виявлені недостачі, то складають окремий акт. Аналітичний облік виданих і використаних бланків суворої звітності ведуть у картці-довідці (форма № СЗ-5).

У строки, встановлені керівником підприємства, на кожному підприємстві проводиться раптова ревізія каси з повним перерахунком грошей і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі. Для здійснення ревізії каси наказом керівника підприємства призначається комісія, яка за результатами ревізії складає акт у двох примірниках. Один із них передається в бухгалтерію підприємства, а другий - матеріально відповідальній особі. У випадку заміни касира акт складають у трьох примірниках (звільненому касиру, прийнятому касиру, бухгалтерії).

Для зберігання коштів і здійснення всіх видів банківських операцій юридичним та фізичним особам відкривають в установах банків рахунки, що регулюється Законом України "Про банки і банківську діяльність" від 7 грудня 2000 р. № 2121-ІІ [4] та "Інструкцією про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах", яка затверджена постановою Правління Національного банку України від 12 листопада 2003 р. № 492 [18].

Банк - юридична особа, яка має виняткове право на підставі ліцензії Національного банку України здійснювати у сукупності такі операції: залучення у вклади грошових коштів фізичних і юридичних осіб та розміщення зазначених коштів від свого імені, на власних умовах та на власний ризик, відкриття і ведення банківських рахунків фізичних та юридичних осіб.

Банківські рахунки - це рахунки, на яких обліковуються власні кошти, вимоги та зобов'язання банку стосовно його клієнтів і контрагентів та які дають можливість здійснювати переказ коштів за допомогою банківських платіжних інструментів.

Суб'єкт господарювання самостійно обирає банк для відкриття рахунку. Взаємовідносини між комерційними банками та їх клієнтами ґрунтуються на договірних засадах і здійснюються на платній основі. У договорі передбачаються взаємні зобов'язання щодо користування вільними коштами клієнта, здійснення розрахункових операцій, касового обслуговування, транспортного обслуговування, перевезення готівки. Плата за кожний вид розрахунково-касового обслуговування встановлюється окремо.

Банки мають право відкривати своїм клієнтам вкладні (депозитні), поточні та кореспондентські рахунки.

Вкладний (депозитний) рахунок - рахунок, що відкривається банком клієнту на договірній основі для зберігання грошей, які передаються клієнтом банку в управління на встановлений строк та під визначений процент (дохід) відповідно до умов договору.

Поточний рахунок - рахунок, що відкривається банком клієнту на договірній основі для зберігання грошей і здійснення розрахунково-касових операцій за допомогою платіжних інструментів відповідно до умов договору та вимог законодавства України.

Кореспондентський рахунок - рахунок, що відкривається одним банком іншому банку для здійснення міжбанківських переказів.

Фінансові установи відкривають рахунки платникам податків і зборів (обов'язкових платежів) лише за умови пред'явлення ними документа, що підтверджує взяття їх на облік в органі державної податкової служби.

Фінансові установи починають видаткові операції за рахунком платника податків з дати отримання фінансовою установою документально підтвердженого повідомлення органу державної податкової служби про взяття рахунку на облік в органах державної податкової служби.

Рахунки для зберігання грошових коштів і здійснення усіх видів банківських операцій відкриваються у будь-яких банках України за вибором клієнта і за згодою банків. Для відкриття поточного рахунку юридичній особі потрібно подати такі документи:

заяву про відкриття поточного рахунку. Заяву підписують керівник і головний бухгалтер юридичної особи. Якщо у штатному розписі немає посади головного бухгалтера або іншої особи, на яку покладено функцію ведення бухгалтерського обліку та звітності, то заяву підписує лише керівник;

копію свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи в органі виконавчої влади, іншому органі, уповноваженому здійснювати державну реєстрацію, засвідчену нотаріально або органом, який видав свідоцтво про державну реєстрацію. У разі відкриття поточних рахунків юридичним особам, які утримуються за рахунок бюджетів, цей документ не вимагається;

копію належним чином зареєстрованого установчого документа (статуту/ засновницького договору/установчого акта/ положення), засвідчену органом, який здійснив реєстрацію, або нотаріально;

копію довідки про внесення юридичної особи до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, засвідчену органом, що видав довідку, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;

копію документа, що підтверджує взяття юридичної особи на облік в органі державної податкової служби, засвідчену органом, що видав документ, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;

картку зі зразками підписів і відбитка печатки, засвідчену нотаріально або організацією, якій клієнт адміністративно підпорядкований, в установленому порядку. До картки включаються зразки підписів осіб, яким відповідно до законодавства України або установчих документів юридичної особи надано право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів;

копію документа, що підтверджує реєстрацію юридичної особи у відповідному органі Пенсійного фонду України, засвідчену органом, що його видав, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;

копію страхового свідоцтва, що підтверджує реєстрацію юридичної особи у Фонді соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України як платника страхових внесків, засвідчену органом, що його видав, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку.

За поточними рахунками, що відкриваються банками суб'єктам господарювання в національній валюті, здійснюються всі види розрахунково-касових операцій відповідно до умов договору та вимог законодавства України.

Поточний рахунок в іноземній валюті відкривається суб'єкту господарювання для зберігання грошей і проведення розрахунків у межах законодавства України в безготівковій та готівковій іноземній валюті для здійснення поточних операцій, визначених законодавством України, та для зарахування, використання і погашення кредитів (позик, фінансової допомоги) в іноземній валюті.

На поточний рахунок надходять гроші за продану продукцію, виконані роботи і послуги на сторону, позички банку, гроші з каси підприємства тощо. З поточного рахунку здійснюються платежі постачальникам і підрядникам за одержані матеріальні цінності, виконані роботи і послуги, за зобов'язаннями перед бюджетом, погашення банківських позик, перерахування органам соціального страхування, для видачі готівки в касу тощо.

Списання грошей з поточного рахунку і їх надходження на рахунок проводиться за такими документами: платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, заяви на акредитив, платіжні картки, чеки, меморіальні ордери та ін.

У встановлені строки (за погодженням з власниками рахунків, як правило щодня) установи банку передають клієнтам виписки (копії) особових рахунків з додатком копій документів, що послужили підставою для списання або зарахування грошей. За домовленістю з клієнтами виписки можуть висилатися поштою.

Виписки з рахунку завіряються штампом установи банку та підписом відповідального виконавця. Виписки, складені на електронних обчислювальних машинах, штампом не завіряються.

Виписки з рахунків і додатки до них видаються клієнтам, як правило, шляхом вкладення їх в абонентні ящики, які пронумеровані і закриваються на ключ. Вони встановлюються в приміщенні банку у зручному для користування місці. Працівники банку розкладають виписки разом з додатками у відповідні ящики, а представники клієнтів забирають їх у зручний для себе час. Виписки з рахунків можуть видаватися клієнтам безпосередньо працівниками банку.

У виписці вказуються номер рахунку згідно з шифром банку, дата попередньої виписки і її вхідний залишок, дата, номер документа, на підставі якого зроблено запис, номер кореспондуючого рахунку (за шифром банку). Розшифровку сум у виписці банку робить бухгалтер підприємства, ґрунтуючись на доданих документах. Це можна робити безпосередньо на виписці або на окремому аркуші.

Облік коштів на поточному рахунку ведуть у бухгалтерії господарства на рахунку 31 "Рахунки в банках". Це активний рахунок, за дебетом якого відображають наявність та надходження коштів, а за кредитом - їх вибуття. Основні бухгалтерські проведення за рахунком 31 "Рахунки в банках" (Додаток Г).

Підставою для запису за рахунком 31 служать виписки балку. Показані в них суми розшифровують використовуючи додані документи. При цьому слід пам'ятати, що коли у виписці обіг - за кредитом рахунку, то в господарстві їх відображають за дебетом рахунку 31, тобто надходження грошей, а обіг виписки за дебетом рахунку на підприємстві - за кредитом рахунку 31, тобто списання грошей. Це відбувається тому, що Рахунок 31 в господарстві активний. На ньому обліковують кошти господарства, тоді як в банку це пасивний рахунок, на якому обліковують джерела засобів. Банк звичайно складає виписку відповідно до свого балансу, тому в господарстві потрібно робити протилежні записи, тобто суми виписки за кредитом рахунку означають надходження грошей і відображаються в господарстві за дебетом рахунку 31, а суми виписки за дебетом - списання коштів.

У разі виявлення помилок у виписці бухгалтер повинен повідомити банк. Виписка банку є підставою для записів у бухгалтерських регістрах за рахунком 31 "Рахунки в банках" і є аналітичним обліком за рахунком 31.

Узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів (у національній та іноземній валюті в касах, на поточних, валютних та інших рахунках у банках), грошових документів (у національній та іноземній валюті), які знаходяться в касі підприємства (поштових марок, сплачених проїзних документів тощо) та коштів у дорозі здійснюється в Журналі 1 і відомостях до цього Журналу 1.1, 1.2, 1.3.

Журнал 1 використовується для відображення оборотів за кредитом рахунків 30 "Каса", 31 "Рахунки в банках", 33 "Інші кошти". У відомостях до Журналу 1 відображаються обороти за дебетом рахунків 30 (відомість 1.1), 31 (відомість 1.2), 33 (відомість 1.3).

Записи у Журналі 1 та відомостях здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів (звітів касира і доданих до них прибуткових та видаткових касових ордерів, виписок банку і доданих до них документів тощо) у розрізі кореспондуючих рахунків у хронологічному порядку підсумками за 2 - 3 дні. Можливо накопичення даних про операції з грошовими коштами за кожний день попередньо у допоміжній відомості у потрібному аналітичному розрізі з наступним перенесенням підсумкових оборотів за місяць до Журналу 1 і відомостей до нього.

Для відображення операцій, здійснених у іноземній валюті, використовується Журнал 1 і відомості до нього, які заповнюються у валюті здійснення операцій. Для кожної іноземної валюти, в якій здійснювалися операції, ведеться Журнал 1 і відомості до нього, які позначаються назвою валюти, в якій вони заповнюються.

Аналітичні дані про грошові кошти в іноземній валюті наводяться у гривнях і одночасно в тій валюті, в якій здійснювалась операція в іноземній валюті. Залишки на відповідних рахунках у відомостях на кінець місяця встановлюються як різниця між сумою сальдо на початок місяця і дебетових оборотів по рахунку за поточний місяць і сумою кредитових оборотів за місяць. Сальдо рахунків перевіряється з відповідними документами (звітами касира, виписками банку тощо).

Таким чином, можна зробити висновок, що правильна організація і побудова обліку грошових коштів мають велике значення, оскільки вони забезпечують швидке повернення кругообігу оборотних коштів (коштів обігу), перехід їх з товарної форми в грошову, створюють необхідні умови для безперебійної оплати придбаних товарно-матеріальних цінностей, тобто правильна побудова обліку грошових коштів дає змогу забезпечити інформацію про їх наявність, цілеспрямоване використання та контроль за зберіганням.

2. Звіт про рух грошових коштів як основа для управління рухом грошових коштів

2.1 Складання звіту про рух грошових коштів