Стандарт України ДСТУ ISO 4423 з керування документаційними процесами
Система керування документаційними процесами в Україні. Аналіз вітчизняного стандарту ДСТУ 4423-2005 "Інформація та документація. Керування документаційними процесами". Обов’язки організацій щодо службових документів і політики в сфері документування.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | украинский |
| Дата добавления | 10.02.2012 |
| Размер файла | 67,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
У цьому розділі розкриваються також загальні принципи класифікування, словниковий контроль, що передбачає визначення місцезнаходження окремих службових документів, та індексування, що розширює можливість пошуку документів за допомогою класифікування, категорій та носіїв.
Процес установлення статусу службових документів для передачі їх на зберігання до архіву або вилучення для знищення можна пов`язати із класифікуванням напрямів діяльності, або автоматизувати як окрему функцію системи, що містить такі етапи:
а) визначення операції або напрямку діяльності, які документує службовий документ;
b) визначення місця операції (дії) та службових документів у відповідній категорії документів згідно з номенклатурою справ;
c) визначення строку зберігання та встановлення порядку дій із передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення;
d) документальне оформлення в документаційній системі строків зберігання та майбутні дії з передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення;
e) визначення строку, до якого треба зберігати метадані про документи, передані до постачальника послуг зовнішнього зберігання або до архівів, або документи, які мають бути знищені.
документування службовий керування документ
Дуже важливим є вибір способу зберігання службових документів. Окрім фізичних умов зберігання, службових документів, що є особливо важливими, потрібно враховувати і вимоги до доступу та безпеки.
Вагомими чинниками, що впливають на вибір умов зберігання та можливих варіантів збереження, є:
обсяг та рівень зростання кількості службових документів;
користування документами;
вимоги, пов`язані з убезпеченням та характером інформації службових документів;
фізичні характеристики;
вимоги до пошуку з точки зору користування службовими документами;
відносна вартість варіантів зберігання службових документів;
g) потреби доступу.
Відповідно для належного зберігання та захисту службових документів потрібно сховище, яке відповідає вимогам щодо зберігання документів. Для зберігання документів в електронній формі, тут використовуються додаткові засоби та стратегії зберігання.
Користування службовими документами та контроль за їхнім обігом і виконанням - це міра безпеки, яка гарантує, що з документами працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями.
У підрозділі, що стосується передавання службових документів до архіву або вилучення для знищування, приділяється велика увага тривалому зберіганню документів, що передбачає копіювання, конвертування та переміщування документів, а також, що стосується фізичного знищення документів та передавання прав контролю за службовими документами або власності на них.
У п`ятому розділі “Відстежування та здійснювання перевіряння" є кілька підрозділів, які розкривають причини відстеження та перевіряння документаційних систем, що передбачають перевіряння відповідності організації законодавству, політиці, принципам та процедурам, а також силу доказовості, коли службові документи надають до суду як доказ. Документи відстеження та перевіряння засвідчують, що система діяла відповідно до усталеної практики діяльності організації. Відстеження продуктивності праці показує кількість та якість процедурних обов`язків та відповідного забезпечення захисту та цілісності системи і процесів.
Шостий розділ, що має назву “Навчання”, складається з кількох підрозділів у яких розкриваються вимоги до навчальних програм, а також персоналу, який потрібно навчати. У підрозділі “Навчання фахівців з керування документацій ними процесами" наголошується на розуміння саме характеру діяльності, цілі та робочі процеси організації.
Методи навчання керуванню документаційними процесами можуть бути такими:
долучання цих питань до навчальних програм для працівників організації;
навчання в аудиторії для новачків або під час замінювання системи;
навчання без відриву від роботи та інструктаж, надані як частина офіційної програми або добре обізнаними працівниками середнього керівного складу чи фахівцями того самого рівня;
d) короткі навчальні заняття або семінари з окремих питань керування документаційними процесами;
листівки та буклети з короткими інструкціями “як робити”, що описують певні аспекти політики або практики щодо організації роботи зі службовими документами;
комп'ютерні презентації, які можуть бути інтерактивними, доступними через корпоративну мережу або поширюватись на машинних носіях;
g) допоміжні тексти, надані комп'ютерною мережею;
h) навчальні курси, організовані навчальними закладами або фаховими організаціями. Вони можуть бути частиною загальної навчальної програми цих організацій і (або) бути розробленими на прохання іншої організації з урахуванням її особливих потреб.
Щодо оцінки та перегляду змісту навчання, дуже важливими є ефективність та дієвість програм навчання керуванню документаційними процесами, які дозволяють тим, хто вже пройшов навчання, одержати новітню інформацію.
Друга частина стандарту має низку додатків, спрямованих на поглиблене розкриття її змісту та порівняння національного стандарту з ISO 15489: 2.
У додатку А здійснено порівняння національного Міжнародного стандарту в частині керування документаційними процесами.
Додаток В присвячений порівнянню структурних елементів двох стандартів.
У додатку НА приводяться національні стандарти України, що згармонізовані з Міжнародними стандартами.
Додаток НБ присвячений поясненню національних відхилів від Міжнародного стандарту. На жаль, кількість таких відхилів незначна і вони не дозволяють повною мірою відобразити специфіку керування документацій ними процесами в Україні.
Даний стандарт слугує започаткуванню системи керування документацією в Україні. Як і кожний стандарт, він є підсумком наукового дослідження і узагальнення практики, і відразу після затвердження стає базою для подальших наукових досліджень.
Висновок
Набуття чинності ДСТУ 4423: 2005 стало прогресивним явищем упорядкування вітчизняних документаційних процесів, їх сумісності у випадку інтеграції у світові інформаційні процеси. Безперечно, здобутки міжнародної спільноти, колективна творчість у сфері records management буде корисним не лише у практичному значенні, але, передусім, нормативно-правовому, сприяючи узгодженню вітчизняних і міжнародних актів, так необхідних для єдиного простору проходження документаційних процесів. Вважаємо, що впровадження національного модифікованого варіанту ISO 15489-2001 стане першим кроком адаптації інших міжнародних стандартів, що стосуються керування документаційними процесами, поліпшення організації діловодства й архівної справи в Україні.
Список літератури
1. Антоненко І.Є. Засоби класифікації та словниковий контроль у керуванні документацією / І. Є. Антоненко // Наукові праці НБУВ. - Вип.14. - К., 2005. - С.537-547.
2. Антоненко І.Є. Керування документацією за кордоном: історія, законодавство, теоретичні основи та технології: автореф. дис. … к. і. н.07.00.10/І. Є. Антоненко / Держкомархів України. УНДІАСД. - К., 2005. - 20 с.
3. Антоненко І.Є. Стандартизація процесів управління документацією: досвід Австралії / І.Є. Антоненко // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: зб. матеріалів Міжнар. наук. - практ. конф., Київ, 25-26 трав. 2004 р. - К., 2004. - С.60-62.
4. Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Управление документацией (из зарубежного опыта) / А.Н. Сокова // Отеч. архивы. - 1992. - №2. - С.100-106.
5. Бездрабко В.В. Діловодство у переддень народження документознавства: особливості побутування та вплив на еволюцію науки про документ / В.В. Бездрабко // Наукові праці. Т.88. Вип.75. Історичні науки. - Миколаїв, 2008. - С.156-165.
6. Бездрабко В.В. Зародження теорії діловодства і гносеологічні ракурси формування документознавства / В.В. Бездрабко // Вісник ДАКККіМ. - 2008. - № 1. С.78-83.
7. Бездрабко В.В.К.Г. Мітяєв і становлення документознавства / В.В. Бездрабко // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2008. - № 1. - С.8-22.
8. Бездрабко В.В. Традиційне документознавство і діловодство: компаративний аналіз визначення понять /В.В. Бездрабко // Спеціальні історичні дисципліни: питання теорії і методики. Збірка наук. праць. - К., 2007. - Ч.14. - С. 190-206.
9. Бездрабко В.В. Управлінське документознавство: навч. посіб. / В.В. Бездрабко. - К., 2006. - С.119-136.
10. Бездрабко В.В. Формування Єдиної державної системи діловодства і розвиток управлінського документознавства: залежності й інвазії / В.В. Бездрабко // Вісник ДАКККіМ. - 2008. - № 2. - С.80-86.
11. Бездрабко В. Документознавство в Україні: інституалізація та сучасний розвиток: [монографія] / В. Бездрабко. - К.: Четверта хвиля, 2009. - 720 с.
12. Берк Ф.Г. Национальный архив и управление документацией в США / Ф.Г. Берк // Сов. архивы. - 1988. - №3. - С.92-101.
13. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общин требования к документам и службам документационного обеспечения / ГАУ СССР. ВНИИДАД. - М., 1991. - 99 с.
14. Загорецька О. Висвітлення проблем організації загального діловодства на сторінках журналу “Архіви України" / О. Загорецька // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: міжвід. зб. наук. праць. - К., 2002. - Вип.5. - С.348-355.
15. Загорецька О. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у 1950-1980-х роках / О. Загорецька // Студії з архів. справи та документознавства. - К., 2004. - Т.11. - С.177-182.
16. Загорецька О. Організація діяльності діловодних служб Державного сенату (1918 р.) / О. Загорецька // Студії з архів. справи та документознавства. - К., 1999. - Т.5. - С.113-115.
17. Загорецька О. Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України / О. Загорецька // Студії з архів. справи та документознавства. - К., 1998. - Т.3. - С.80-81.
18. Загорецька О. Теорія діловодства як галузь наукових знань / О. Загорецька // Студії з архів. Справи та документознавства. - К., 2002. - Т.8. - С.139-141.
19. Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації як об'єкт дослідження інформатики / С. Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. - 1996. - Т.1. - С.72-76.
20. Кулешов С. З історії організації наукових досліджень процесів діловодства в Україні у 1920-1930-х роках / С.Г. Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. - 2004. - Т.11. - С.164-167.
21. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. / С.Г. Кулешов. - К.: ДАКККіМ, 2003. - 57 с.
22. Кулешов С.Г. Документознавство: історія. Теоретичні основи / С.Г. Кулешов. - К.: ДАКККіМ, 2000. - 167 с.
23. Кулешов С.Г. Перспективні напрямки наукових досліджень у спеціальному документознавстві / С.Г. Кулешов // Студії з архів. справи та документознавства. - 2004. - Т.12. - С.115-119.
24. Леміш Н.О. Управлінське документознавство: становлення, тенденції, розвитку // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Зб. матеріалів V Міжнар. наук. - практ. конф., Київ, 20-22 травня 2008р.: тези доповіді /ДАКККіМ. - К., 2008. - С.96-99.
25. Матяш І.Б. Галузева наукова установа: до підсумку 10 років діяльності УНДІАСД / І.Б. Матяш // Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. До 10-річчя заснування (1994-2004): бібліогр. покажчик. - К., 2004. - С.10-11. - (Архівні та бібліографічні джерела української історичної думки; Вип.10).
26. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001/О.Ю. Митченко, О.И. Рысков // Делопроизводство. - 2003. - № 3. - С.62-66.
27. Національний стандарт України ДСТУ 2732: 2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять". - Чинний від 01.07.2005. - К.: Держспоживстандарт, 2005. - 32 с.
28. Національний стандарт України ДСТУ 4423-1: 2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч.1. Основні положення". - Чинний із 01.04.2005. - К.: Держспоживстандарт України, 2007. - 28 с.
29. Національний стандарт України ДСТУ 4423-2: 2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч.2. Настанови (ISO / TR 15489-2: 2001, MOD)". - Чинний із 01.04.2005. - К.: Держспоживстандарт України, 2007. - 44 с.
30. Швецова-Водка Г.М. Документознавство: навч. посіб. / Г.М. Швецова-Водка. - К.: Знання, 2007. - 398 с.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Нормативна база діловодства в Україні, необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних процесів. Вироблення міждержавного стандарту з управління документацією. Характеристика міжнародного стандарту ISO "Інформація та документація".
реферат [45,9 K], добавлен 12.11.2010Поняття дебіторської заборгованості, особливості та методи керування нею. Контроль за оборотністю коштів у розрахунках. Аналіз дебіторської заборгованості на прикладі ТОВ "Будсервіс". Рекомендації з ефективності керування дебіторською заборгованістю.
курсовая работа [45,7 K], добавлен 22.03.2011Класифікація службових документів та загальні правила їх оформлення. Вимоги до тексту службових документів, мова ділового стилю. Внутрішнє та зовнішнє узгодження службових документів. Підпис як спосіб засвідчення документу. Форма затвердження документів.
курсовая работа [27,5 K], добавлен 09.12.2010Роль службових документів в системі діловодства. Види і оформлення довідково-інформаційних документів. Особливості використання документів у Залуквянській загальноосвітній школі I-III ступенів, аналіз окремих видів довідково-інформаційних документів.
курсовая работа [59,6 K], добавлен 17.10.2012Визначення понять "документ", "система", "система документації" з куту зору різних редакцій державного стандарту України, системний підхід у документуванні. Основні типи і види систем документознавства за способом утворення, ступенем складності, розміром.
курсовая работа [40,1 K], добавлен 28.05.2010Еволюція управлінського обліку. Порівняльна характеристика калькулювання собівартості за замовленнями і процесами. Складання бюджету закупівлі сировини на третій квартал поточного року з урахуванням щомісячного зростання цін на сировину на 0,5%.
контрольная работа [87,6 K], добавлен 25.09.2014Сутність, класифікація та функції документів. Завдання діловодства, особливості документування та документообігу. Значення у бухгалтерському обліку первинних документів, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Види облікових регістрів.
курсовая работа [53,1 K], добавлен 26.11.2013Складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, відображення операцій в облікових регістрах. Порядок формування і зберігання первинних документів, облікових регістрів і звітів. Облік операцій за овердрафтом, сума дебетового залишку.
контрольная работа [151,7 K], добавлен 25.05.2010Поняття управління витратами. Розрахунок запасу міцності підприємства і графічна побудова моделі беззбитковості. Розрахунок коефіцієнтів міцності та "левериджа". Нормативний метод обліку витрат "Стандарт КОСТ" для управління витратами по відхиленням.
курсовая работа [105,6 K], добавлен 19.07.2012Аналіз статутної діяльності підприємства. Система бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю. Аналіз структури майна, платоспроможності, фінансової стійкості та організаційно-технічного розвитку підприємства. Документування господарських операцій.
отчет по практике [34,1 K], добавлен 07.01.2014
