ДСТУ 4423-1: 2005 Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення.

Одними із перших, хто звернувся до теми КДП в межах умовно "вітчизняного" досвіду, були російські дослідники В.Д. Банасюкевич і А.М. Сокова. Їм належить першість у науково-практичній апробації ідей records management. Ученим удалося привернути увагу колег до закордонного досвіду керування документацією й оволодіння інформацією, до того ж, у найрізноманітніших варіаціях його існування - records management, gestion des documents, Schriftgutverwaltung та ін., що сприяло продукуванню новітніх тематичних досліджень, автором значної частки яких був тоді Всесоюзний, а нині - Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства й архівної справи.

Про доцільність вивчення records management дослідники наголошували ще в 1970-х рр., утім активно мусуватися дослідження з оперування документальними ресурсами, якісного продукування інформації, документального забезпечення управління розпочали з 1980-х рр. Головним поясненням цієї хронологічної мітки стала підготовка нової редакції Єдиної державної системи діловодства (далі - ЄДСД, 1973). Одним із найпомітнішим і найавторитетнішим провідником розроблення проекту була А.М. Сокова. Їй належать ґрунтовні студії стосовно структури і змістового наповнення ЄДСД, варіативні пропозиції її удосконалення з урахуванням поширення автоматизованих систем управління діловодства. Започатковане відомим дослідником вивчення оптимальної схеми організації діловодних процесів, їх урегулювання у загальнодержавному масштабі вилилося в докладний аналіз можливостей пристосувати досягнення зарубіжної практики до вітчизняного діловодства й архівної справи. Пізніше затверджена наказом Головархіву СРСР "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (далі - ГСДОУ), уперше у вітчизняній практиці зафіксувала визначення керування документацією як "організація роботи з документами", а документування роз'яснювалося як створення будь-яких документів у процесі реалізації будь-яких функцій установи. Такий підхід уможливив, до певної міри, ототожнення всієї сукупності знань (теоретичних і практичних) у сфері діловодства з records management.

Отже, російські колеги раніше й активніше розпочали освоєння ідей records management, що дозволило їм уже в 1990-х рр. запропонувати науковому товариству оригінальні монографічні дослідження, як-от праці директора Всеросійського науково-дослідного інституту документознавства й архівної справи д. і. н., професора М.В. Ларіна, утворити фахові товариства промоторів ідей керування документацією (Гільдія керуючих документацією Російської Федерації), зробити відповідні теми пріоритетними для планів науково-дослідної роботи галузевих інституцій, ввести предмет "Керування документацією" як спецкурс до освітньої кваліфікованої підготовки фахівців із документознавства та документаційного забезпечення управління чи зробити його окремим розділом програм із діловодства й архівної справи.

У вітчизняному документознавстві до теми керування документаційними процесами звернулися лише наприкінці 1990-х рр. Пошуки відповідей на назрілі питання документаційного забезпечення управління, усунення розбіжностей між практикою і науково-технологічними пропозиціями часу вимагали вжиття рішучих заходів. Одним із варіантів розв'язання проблеми стало вивчення іншого досвіду і можливостей його застосування в Україні. У цьому аспекті значний інтерес представляють відомості, зібрані у 1998 р. Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України спільно з Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України (далі - УНДІАСД) під час обстеження організації роботи з документами на рівні центральних органів виконавчої влади. Опитування показало, що з досвідом організації керування документацією за кордоном тоді було ознайомлено лише 15 % керівників служб діловодства центральних органів виконавчої влади України. Здебільшого респонденти отримали інформацію про зарубіжні досягнення в цій галузі з публікацій у наукових виданнях, на семінарах чи конференціях, а також на курсах підвищення кваліфікації. І лише незначна кількість опитуваних мала змогу ознайомитися із зарубіжним досвідом під час службового відрядження у країни з високим рівнем розвитку економіки.75 % опитаних відповіли, що до цього часу не мали можливості, але дуже хотіли б ознайомитися із закордонними здобутками з організації КДП, а 10 % опитаних керівників служб діловодства не вважали, що досвід організації керування документацією за кордоном може бути корисним в умовах нашої країни. Таким чином, необхідність реалізації комплексних програм розвитку діловодства в Україні наприкінці минулого століття усвідомлювалася лише частиною керівного складу діловодних служб вищих органів влади й управління, не коментуючи розуміння важливості проведення подібних заходів керівниками нижчих управлінських ланок. Утім, інтегральний вектор зовнішньої політики України спонукав багатьох критиків до перегляду "установок" минулого століття щодо вивчення зарубіжної практики КДП.

Визначним і водночас визначальним явищем в історії records management на початку ХХІ ст. стала поява міжнародного стандарту у сфері КДП - ISO 15489 - 2001 "Information and documentation. Records management" ("Інформація та документація. Керування документацією"). Після ухвалення делегатськими зборами Міжнародної ради архівів на ХХХV Міжнародній конференції Круглого столу архівів - СІTRA (Рейк'явік, 10-13 жовтня 2001 р.) рекомендацій до впровадження й користування ISO 15489-2001 "Інформація та документація. Керування документацією", документ потрапляє до переліку міжнародних стандартів, що потребували національної гармонізації, тобто розроблення відповідної, адаптованої до умов організації діловодства на державному рівні версії, з тим, щоб міжнародний стандарт рекомендаційного характеру набув чинності як обов'язковий для виконання нормативний документ.

Хрестоматійним став факт, що оповідає про основу ISO 15489-2001 - національний стандарт Австралії AS 4390. Однією із причин розроблення останнього називають введення стандарту систем управління якістю ISO 9000¹¹. Констатація потреби "якісних документів" не супроводжувалася визначенням порядку, умов середовища їх створення та функціонування, чинників, які визначають рівень його "якості". Тому, коли на початку 1990-х рр. Австралійська професійна спілка керуючих документацією виступила із пропозицією забезпечити операційну сумісність і розробити досконалу методику керування документаційними процесами, відразу знайшлися однодумці, бажаючі підтримати проект. До організаційного комітету виконавців увійшли професійні асоціації, провідні заклади фахової освіти, урядові установи тощо. У ході роботи над стандартом їх склад розширився за рахунок залучення незалежних експертів.

Результатом кількарічного вивчення національної нормативно-правової бази і міжнародного досвіду у сфері керування документаційними процесами стала поява документа AS 4390. "Загальні положення" - "Обов'язки" - "Стратегія" - "Контроль" - "Експертиза цінності і розміщення документів" - "Зберігання" - такі складові частини стандарту, що унормовувалися актом на національному рівні. Загальне описання кожного напряму КДП, операційні обов'язки персоналу різного рангу у розробленні й реалізації політики в сфері діловодства, достовірне документування діяльності установ, аналіз забезпечення повноти реалізації функцій і напрямів діяльності організацій, проведення експертизи цінності документів, упорядковане зберігання документів із метою користування ними у подальшому - ці та інші концепти наповнили зміст стандарту, вигідно вирізнивши його з-поміж інших, і запропонували модель керування документаційними процесами у визначених межах.

Його прогресивність була відзначена Міжнародною радою зі стандартизації, що підтверджувалося бажанням поважної інституції уподібнити модифікований варіант AS 4390 на міжнародному рівні. Наступним кроком розроблення міжнародного стандарту з КДП із посиланням на досвід австралійських колег було заснування спеціального підкомітету Технічного комітету (далі - ТК) 46/ПК 11 ISO, котрий мав узгодити дискусійні моменти, пов'язані з упровадженням стандарту, зокрема питання меж сфери застосування, термінології, користувачів, структури тощо. У результаті тривалих консультацій учасники ТК 46/ПК 11 ISO ухвалили такі:

1) відсутність архівної ланки у схемі КДП;

2) рекомендаційний характер стандарту у зв'язку із відсутністю механізмів його провадження;

3) укрупнення структурних одиниць. Підкомітет розробив також методичні вказівки, які давали відповідь на питання: "Яким чином здійснювати керування документаційними процесами?". Особливу увагу автори приділили докладному технологічному опису розроблення і впровадження систем ведення документації, інструментарію здійснення класифікування діяльності установи, укладання переліків документів зі строками зберігання, класифікації забезпечення збереженості та доступу, словниковому контролю, а також засобам, методам відбирання, реєстрування, класифікації документів, визначення рівнів доступу і забезпечення збереженості, передавання документів на зберігання, проведення експертизи цінності документів, їх пошуку та користування ними.

Обговорення проекту майбутнього стандарту викликало низку цікавих пропозицій від країн-учасниць розробки. Деякі із них, з огляду на доцільність і універсальність зауваження і побажання, були втілені у форму і відбилися у змістові документа. Отже, акумулювавши передовий практичний досвід ряду країн у галузі керування документацією, ISO 15489-2001 "Information and documentation. Records management" (чинний від 15 вересня 2001 р.) регламентував керування документами будь-якого формату і на будь-яких носіях, створюваних і одержуваних державними і недержавними установами у процесі їх діяльності, а також приватними особами, які зобов'язані документувати інформацію та користуватися документами. Керування документацією в міжнародному стандарті розглядається як частина системи керування якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001.

Структурно ISO 15489-2001 складається з двох частин: частина перша - Загальні положення (керування документаційними процесами), частина друга - Практичне керівництво (з КДП). Частина перша стандарту призначена для користування менеджерами в установах, спеціалістами з керування документацією, інформацією і технологіями, всіма іншими працівниками організацій і приватних осіб, зобов'язаних створювати і користуватися в своїй діяльності документами. Частина друга стандарту забезпечує єдину методологію застосування попередньої частини стандарту. У першій частині стандарту "Загальні положення" містяться основні принципи з керування документацією в державних і недержавних установах, які створюють документи. Тут же обґрунтовано необхідність керування документацією, схарактеризовано середовище, в якому здійснюється це керування, визначено загальні принципи державної, корпоративної політики щодо організації документообігу (у т. ч. й електронного), головні умови та вимоги її реалізації, процеси формування та функціонування системи КДП, перспективи їх розвитку, викладено вимоги до документування процесів КДП, їх моніторингу та поопераційного перевіряння, а також змісту основних положень щодо організації навчання фахівців із КДП. Також визначається відповідальність установ за створювані документи та раціональну роботу з ними. У другій частині стандарту в узагальнюючому вигляді представлено технологію практичної реалізації процедур (реєстрація, контроль, класифікація, зберігання документів і т.д.), зазначених у першій частині стандарту, з їх описом, що допомагають забезпечувати керування документацією.

Творення ISO 15489-2001 - яскравий приклад узагальнення часткового випадку, ґрунтованого на серйозних залежностях один від одного - досвіду однієї країни у сфері роботи з документами і здобутків світової спільноти. Організація технологічних циклів КДП у різних країнах має специфіку, що зумовлено історичними умовами розвитку держави і суспільства. Це викликало загальний характер рубрикації та формульованих норм ISO. Проте, маємо визнати, що завдяки попереднім зусиллям низки міжнародних організацій (Міжнародна рада архівів, ЮНЕСКО (програма RAMP), Міжнародна рада з керування документацією, Міжнародна федерація з керування документацією, Міжнародна організація зі стандартизації тощо) керуванню документаційними процесами упродовж другої половини ХХ ст. надано загальні риси, що сприяло швидшому просуванню проекту ISO.

Хоча основною сферою застосування стандарту є робота з документами у різних галузях економіки, проте, він може мати місце, наприклад, у роботі з науково-технічною документацією. Стандарт не торкається питань, пов'язаних із керуванням архівними документами в архівних закладах, незважаючи на те, що в деяких країнах поняття "керування документаційними процесами" охоплює й керування архівними документаційними процесами. З огляду на зміст стандарту, під "керуванням документаційними процесами" розуміють:

керування континуумом документів (континуум документів (record continuum)) - графічною і теоретичною моделлю, що охоплює послідовний і взаємо-пов'язаний режим роботи з документацією від моменту проектування системи роботи з документацією, її створення і до зберігання та користування документами в архіві. Режимом роботи з документацією (recordkeeping regime) називається система правил створення і зберігання документів певної сфери, починаючи від проектування системи роботи з документацією і до передачі в архів чи знищення документа;

забезпечення послуг у галузі керування та користування документами для задоволення потреб і захисту інтересів установи та її клієнтів;

створення повної, точної, достовірної, придатної для користування документації, що відображає діяльність установи;

керування документаційними процесами як цінним майном і інформаційними ресурсами;

5) підвищення ефективності, раціоналізація керування документацією, діяльності установи шляхом правильного окреслення практичної роботи з документацією.

Після набуття чинності ISO 15489-2001 у багатьох країнах Європи, Азії, Америки до групи нормативних документів з інформації та документації ввійшли національні аналоги міжнародного узагальнюючого нормативного документа у сфері керування документацією ISO 15489-2001. Випадки копіткої адаптації загальних інтернаціональних положень у сфері КДП до конкретних національних умов його застосування, зокрема щодо технологій реалізації, засвідчили зворотній напрям дій фахівців на державному рівні: від міжнародного до національного. Так, упродовж 2000-х рр. задля вищої ефективності функціонування стандарту уповноважений орган із питань стандартизації Великої Британії - British Standard Institution підготував серію посібників, присвячених тлумаченню й деталізації окремих його положень. З метою пристосування спеціальної термінології ISO 15489-2001 до традицій уживання понятійно-категоріального апарату КДП провідні галузеві інституції різних країн розробили спеціальні термінологічні словники чи доповнили текст документа додатковими супутніми роз'ясненнями, як це трапилося, наприклад, у Латвії.

Стрімка реорганізація діловодства в Україні останнього десятиліття, викликана процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, змусила уважніше вивчати міжнародний досвід із керування документацією. Закономірним і неминучим кроком у цьому напрямі стало студіювання ISO 15489-2001 "Information and documentation. Records management", з'ясування можливостей його застосування, шляхів упровадження. Систематична робота групи розробників над проектом модифікованої версії ISO 15489-2001 відбилася на тому, що вперше в історії вітчизняних термінологічних стандартів у тезаурус ДСТУ 2732: 2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" увійшло поняття "керування документацією". Згідно зі стандартом керування документацією тлумачиться як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання та функціонування службових документів.

Із моменту затвердження ISO 15489-2001 на рівні національної системи стандартизації України активно взялися за втілення ідеї розроблення модифікованої версії. Серед чинників необхідності якнайшвидшого його впровадження називалися:

1) глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів, що зумовлюють необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних рухів;

2) поширення прогресивних інформаційних технологій;

3) необхідність ефективної організації керування документаційними процесами у внутрішньому та зовнішньому напрямах;

4) врегулювання засадничих положень КДП на нормативно-правовому рівні. До того ж, укоріненню ідеї розроблення норм міжнародного стандарту ISO 15489-2001 сприяла офіційна державна політика, спрямована на входження України до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору. Утім, вирішальною і надвагомою шалькою на терезах прибічників ISO 15489-2001 в Україні, на думку І. Є. Антоненко, була відсутність нормативного документа, що регламентував би організацію роботи з усіма документами, особливо у приватному секторі.

Головним виконавцем проекту став УНДІАСД. Він, як член ТС "Інформація і документація" (ТС-144), у 2003 р. виступив із ініціативою включити даний стандарт до плану розроблення ДСТУ, гармонізованого з ISO 15489. Відповіддю на цю пропозицію стало замовлення від Державного підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" до УНДІАСД на підготовку ДСТУ, котрий став би відповідником зазначеного ISO. До групи розробників увійшли провідні галузеві фахівці: к. і. н.І. Є. Антоненко, к. і. н.О.М. Загорецька, д. і. н., професор С.Г. Кулешов (керівник групи).

Як зазначає І. Є. Антоненко, розроблення національного аналога зробило можливим поширити досконалу методику, деталізувавши її згідно з вітчизняними традиціями організації діловодства. Свідомо дотримуючись положень нормативно-правових актів, що регулюють діловодство, а саме:

1) законів, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та справочинст-ва;

2) документів міжвідомчого характеру ("Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", "Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації") і стандартів (ДСТУ 2732: 2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять, ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок та ін.);

3) типових і примірних інструкцій із діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування;

4) нормативних документів, що упорядковують спеціальне діловодство, авторам модифікованої версії вдалося уникнути принципових відмінностей і суперечностей між ними й ISO 15489-2001.

Творення національної версії ISO 15489-2001 увиразнило поточні й перспективні проблеми керування документаційними процесами в Україні, зокрема, необхідність оновлення словника ДСТУ 2732: 2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять", значення термінів; зміцнення позицій систем управління якістю загалом і у частковому випадку - керуванні документацією; підвищення рівня професійної підготовки учасників КДП; серйозне наукове студіювання теорії управлінського документознавства, архівознавства, інших споріднених і суміжних дисциплін.

Діяльність групи розробників супроводжувалася багаторазовим обговоренням у фаховій періодиці основоположних принципів створення адаптаційного варіанту, консультативних нарад, зборів на рівні Держкомархіву України, різномасштабних наукових конференціях. Керування документацією чи документаційними процесами потрапляє до переліку дисертаційних тем, і 2005 р. уперше у вітчизняній історіографії з'явилося спеціальне таке дослідження на здобуття наукового ступеня кандидата наук у виконанні одного із активних розробників національної версії ISO 15489-2001 - І. Є. Антоненко. Актуалізація зарубіжного досвіду і вивчення проблеми можливого його застосування зміцнюється за рахунок новітніх студій, проваджених ширшим колом дослідників (Д.Ю. Мєшков, В.В. Рудюк та ін.). Позитивним моментом стало входження спочатку теми КДП у навчальні посібники за напрямом підготовки "Документознавство та інформаційна діяльність", а пізніше - введення спеціальних навчальних дисциплін із однойменною назвою у вищих навчальних закладах (наприклад, у Київському національному університеті культури і мистецтв, Державній академії керівних кадрів культури і мистецтв).

Результатом тривалої розумової праці й інтелектуальних дебатів стало набуття чинності від 1 квітня 2007 р. Національного стандарту України ДСТУ 4423: 2005 "Інформація та документація. Керування документаційними процесами" (у 2-х ч.). Як зазначено у передмові, стандарт є перекладом ISO 15489-2001 "Information and documentation. Records management" з окремими технічними, редакційними змінами, гармонізований згідно з правовими та іншими нормативними вимогами до організації діловодства й архівної справи в Україні. З огляду на сферу застосування - керування документаційними процесами (окрім архівних) в установах різної форми власності, для внутрішніх і зовнішніх користувачів, головним призначенням стандарту є уніфікація усіх процесів роботи з документами, з урахуванням міжнародної нормативної бази, що регламентує відповідні дії. Застереження щодо міри чинності тієї чи іншої вимоги стандарту у вигляді показових дієслів (і дієслівних словосполучень)" (не) стосується", "надає рекомендації", "забезпечує" і т.д., які зустрічаються в ДСТУ 4423: 2005, демонструють ставлення його розробників до перспективності адаптації усталених вітчизняних науково-технологічних засад до зарубіжного досвіду. Градуювання можливих дій - від повного прийняття до обмеженого застосування, або ж, залежно від обставин реалізації, вказує на неможливість некритичного впровадження стандарту у вітчизняних умовах.

Позитивним моментом введення стандарту є прагнення вирішити загальні проблеми прикладної сфери вітчизняного діловодства, пов'язані з термінологією, класифікацією, функційністю документів, уніфікації процесів роботи з документами, участі установ у глобальній мережі інформаційних комунікацій, специфіки підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників відповідних служб.

4. Сфера застосування

Перша частина складається з національного вступу, одинадцяти розділів та чотирьох додатків.

У національному вступі подано основні відомості про стандарт.

У розділі “Сфера застосування” вказано, що стандарт поширюється на сферу керування документаційними процесами. Відзначено, що він стосується керування службовими документами всіх видів на всіх носіях, створених у процесі трудової діяльності. Стандарт призначений для використання організаціями, фахівцями та іншими особами, що зобов'язані працювати з документами.

Другий розділ “Нормативні посилання" містить базові положення цього стандарту, на яких є посилання в тексті. В ньому відображаються чинні на 2004 р. міжнародні стандарти.

Третій розділ “Терміни та визначення понять” присвячений термінам та визначенням понять українською та англійською мовами. В цьому розділі приводиться український термін, його англійський аналог і розкриття змісту терміна. Наприклад, термін керування документаційними процесами (records management) визначається як “галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність”.

У четвертому розділі “Переваги керування документаційними процесами" вказуються ці переваги, що охоплюють:

упровадження політики і застосування стандартів;

визначення обов'язків і повноважень;

визначення процедур, інструкцій та ознайомлення з ними персоналу;

d) забезпечення низки послуг, пов'язаних із питаннями керування службовими документами та користування ними;

e) розробку, реалізацію та керування спеціалізованими системами для керування документаційними процесами;

f) інтеграція керування документаційними процесами в ділові системи та процеси.

У п'ятому розділі “Регуляторне середовище” подано вимоги до регуляторного середовища, що визначають правове поле для керування документаційними процесами в організації.

Найважливішими з цих вимог є:

a) статутне і прецендентне право та правила, якими керуються у специфічному для певної галузі та загальному середовищі діяльності, охоплюючи закони та інструкції, які безпосередньо стосуються службових документів, архівів, доступу, права на приватну таємницю, свідчень, електронної комерції, захисту даних та інформації;

обов'язкові норми практичної діяльності;

добровільні кодекси усталеної практики;

добровільні кодекси поведінки й етики;

очікування суспільством належної діяльності у певній галузі або організації.

У шостому розділі “Політика та обов'язки” висвітлено загальні принципи запровадження і дотримання політики в організації, що стосується процедур керування документаційнимипроцесами. Зокрема організаціям пропонується: запровадити, задокументувати та визначити ті ділянки, де законодавство, інструкції та інші методики найбільше застосовуються при створенні службових документів, що стосується діяльності організації.

У сьомому розділі “Вимоги до керування документаційними процесами" розглянуто ці вимоги, розкрито принципи програм керування документаційними процесами. Зокрема подано характеристику структури службового документа, що стосується автентичності, достовірності, цілісності та придатності для користування. Службовий документ повинен бути захищеним від несанкціонованих змін, будь-яке санкціоноване доповнення має бути задокументовано та проконтрольовано.

Восьмий розділ “Розробляння та впроваджування документаційних систем” має кілька підрозділів. У них розглядаються як загальні положення, що стосуються стратегії та запроваджування політики, процедур і методики, так і характеристика документаційних систем, що має відповідати достовірності інформації, цілісності, відповідності, всебічності, систематичності. Також розглядається розробка та впровадження документаційних систем, що передусім мають бути функціональними та охоплювати процеси, пов'язані з певними службовими документами. Приділяється увага фізичному зберіганню носіїв інформації та їхньому захисту, що можуть виникнути під час надзвичайних ситуацій. При роботі з документаційними системами можуть виникнути будь-які зміни, тому потрібно обов'язково контролювати і документально оформляти, особливо це стосується системи електронної документації. Слід забезпечити, щоб службові документи залишались автентичними, достовірними та придатними для користування протягом усього періоду їхнього зберігання. Обов'язковим є контроль за доступом, для забезпечення цілісності службових документів, та захисту їх від несанкціонованого користування. Слід також контролювати передачу документів до архіву або вилучення їх для знищення за допомогою контрольного журналу, або інших методів контролю. В цьому розділі досить детально розглядається методика розробки та впровадження документарних систем, що передбачають:

попереднє дослідження;

аналіз ділової діяльності;

встановлення вимог до службових документів;

оцінка наявних систем;

визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документів;

розробка документаційної системи; h) аналіз упровадження системи.

Припинення функціонування документаційних систем запропоновано обов'язково документально оформляти, тому що службові документи до системи більше не додаються, а доступ до неї залишається відкритим.

У дев'ятому розділі “Документаційні процеси та їхнє контролювання" розглянуто визначення службових документів, які підлягають долученню до документаційної системи, та строки їхнього зберігання, а також долучання службових документів до документаційних систем, що включає перелік різних методів, таких як класифікування та індексування, систематизування у логічній послідовності, незалежно від виду носія, реєстрація. Функціонування системи в процесі ділової діяльності має:

забезпечити створення метаданих, що описують діловий контекст;

засвідчувати місцезнаходження службового документа;

виявляти, яка дія не виконана;

виявляти, хто має доступ до службового документа;

виявляти, коли цей доступ мав місце;

забезпечувати свідчення дій, що здійснювалися зі службовим документом. Реєстрація документів засвідчує факт їхнього створення та долучення до документаційної системи і полегшує їхній пошук.

Велика увага приділяється класифікуванню напрямів службової діяльності, а також системам класифікації, які можна використовувати для операцій керування документаційними процесами.

У десятому розділі “Відстежування та здійснювання перевірення" наголошується на тому, що для того, щоб перевірити рівень задоволеності користувачів системою та ефективність її функціонування, потрібно регулярно проводити відстежування відповідності до політики та вимог організацій. У разі непридатності чи неефективності такої системи її модифікують.

В одинадцятому розділі “Навчання" вказується, що весь керівний склад та весь допоміжний персонал і всі працівники, які мають відношення, чи працюють з документаційними системами, повинні обов`язково навчатися, та мати програму навчання роботи зі службовими документами.

До першої частини стандарту розроблено покажчик, що полегшує роботу зі стандартом.

Також у першій частині стандарту є додатки, які носять довідковий характер:

Додаток НА містить перелік стандартів України, на які є посилання в цьому стандарті.

Додаток НБ містить порівняльну таблицю визначення понять, згідно зі стандартом ДСТУ 2732: 2004 та згідно з цим стандартом.

Додаток НВ містить перелік національних відхилів, що є в цьому стандарті та їхнє пояснення.

Додаток НГ містить абетковий покажчик українських термінів, що значно полегшує роботу зі стандартом, а безпосередньо - з його першою частиною.

Друга частина стандарту складається з національного вступу, шести розділів, чотирьох додатків, покажчика і бібліографії.

У національному вступі йде про те, що цей стандарт є переклад міжнародного стандарту ISO/TR 15489-2: 2001, також до стандарту внесено зміни, які зумовлені вимогами до організації діловодства й архівної справи в Україні, а також внесені відповідні редакційні зміни.

У першому розділі другої частини стандарту, який має назву “Сфера застосування”, вказується, що це настанови, які полегшать упровадження ISO 15489-1, і мають застосовуватися фахівцями з керування документаційними процесами та організаціями, що керують службовими документами. Другий розділ “Політика та обов язки” складається з кількох підрозділів. Друга частина стандарту “Настанови” має більш практичний характер. Якщо в першій частині “Основні положення" було подано у загальній формі, то в другій частині надаються додаткові рекомендації щодо політики керування документаційними процесами та їхнього впровадження. Зокрема організації зобов`язані розробити, задокументувати та забезпечити впровадження та дотримання політики керування документаційними процесами. Виклад цієї політики визначає, хто відповідатиме та здійснюватиме контроль за використанням програм і політики керування документаційними процесами. Формування політики має бути забезпечене відповідними інструкціями та номенклатурою справ. Політика керування документаційними процесами повинна зобов`язувати всіх працівників створювати та зберігати всі відповідні документи, що належним чином документують діяльність організації.

Політика визначає повноваження та обов`язки всіх категорій працівників, що беруть участь у керуванні документаційними процесами. Відповідно на вище керівництво покладено найвищий рівень відповідальності. Зокрема фахівці з керування документаційними процесами розробляють загальну політику, процедури та стандарти для організації і несуть основну відповідальність за впровадження ISO 15489-1.

У третьому розділі “Стратегія. Розробляння та впроваджування” наведено рекомендації, що стосуються розробляння та впроваджування системи керування документаційними процесами, які розписані поетапно. Охарактеризовано мету кожного етапу та здійснено його детальний опис. R

Етап А. Попереднє дослідження допоможе визначити, які службові документи треба долучати до документаційної системи та як довго зберігати, а також визначити сильні та слабкі сторони організації у сфері керування документаційними процесами, визначити головні чинники та потреби у створенні і зберіганні службових документів.

Етап В. Аналізування ділової діяльності забезпечить розуміння зв`язку службового документа з діяльністю організації та процесами цієї діяльності, допоможе розробити модель напрямів роботи організації та процедури її виконання.

Етап С Встановлення вимог до службових документів. Цей етап забезпечує засади створення, зберігання та передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення, а також визначення вимог організації до створення, одержування та зберігання службових документів.

Етап О. Оцінювання наявних систем дає змогу визначити будь-які розбіжності між вимогами, їхнім виконанням і можливостями наявних систем, щоб оцінити рівень їхньої ефективності.

Етап Е. Визначення стратегії виконання вимог до службових документів полягає у визначенні організацією політики, процедур, стандартів, засобів та методів, які потрібно запровадити для створення і зберігання службових документів, необхідних для її діяльності. Пропонується брати до уваги історію, вид діяльності, технологічне забезпечення, зовнішні умови та інші чинники, які впливають на функціонування організації.

Етап F. Розробляння документаційної системи. Показано зв`язок усіх етапів на певному рівні їхнього запровадження. На цьому етапі відбувається залучення експертів та інших фахівців із керування документаційними процесами, до розробки інструкцій, які відповідають вимогам до документації.

Етап G. Впроваджування документаційної системи. На цьому етапі потрібно розробити стратегію шляхом системного дослідження, щоб упровадити план, який забезпечує загальний огляд, як діють разом різні складники системи.

Етап Н. Аналізування після впровадження системи охоплює аналіз процесу розвитку системи, та оцінку її ефективності для того, щоб усунути недоліки.

Четвертий розділ “Документаційні процеси та їхнє контролювання" містить вступ та кілька підрозділів, у яких розкрито певним чином операції з керування документаційними процесами, що стосуються документів, де інформація записана на паперовому носієві, та електронної документації. У цьому розділі приділяється увага основним засобам, які використовуються під час керування документаційними процесами, та класифікуванню напрямів діяльності організації. Обов`язковим є словниковий контроль - перелік санкціонованих заголовків. Це дає змогу контролювати термінологію, що використовується для назв службових документів в організації. Відповідно також розробляється тезаурус, який застосовується в разі класифікування конкретних службових документів.

У національному відхилі, який подається до цього підрозділу, вказано, що централізовано уповноважені архівні установи повинні розробляти перелік службових документів зі строками їхнього зберігання, що затверджуються нормативно-правовими актами, відповідно до яких розробляють номенклатуру справ, та погоджують її з уповноваженою архівною установою.

Для того, щоб визначити, які службові документи потрібно долучати до документаційної системи та як довго їх зберігати, потрібно проаналізувати внутрішнє та зовнішнє середовище організації, її функції, діяльність та взаємозв`язки з цим середовищем.

Подається схема класифікації рівнів доступу та безпеки. Цей процес поширюється на визначення, які документи потрібно долучати до документаційної системи та хто може мати до них доступ, і як довго їх зберігати. Доступ до службових документів обмежується для захисту інформації від будь-якого несанкціонованого доступу, збирання, використання, вилучання, змінення, знищування тощо. Процес долучання службових документів поширюється як на документи, які були створені організацією, так і на ті, які вона отримала. Формою долучання службового документа є результат визначення, до якого класу належить конкретний службовий документ відповідно до класифікації та його розміщення у визначеній послідовності серед інших службових документів.

Реєстрація свідчить, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, що охоплює запис інформації про службовий документ, та надання йому унікального умовного позначення. Службові документи також можна реєструвати на різних рівнях. Стосовно документів на паперових носіях, таке реєстрування може здійснюватися на рівні справи та на рівні документа або аркуша (аркуш бухгалтерської книги). У комп`ютеризованих системах пропонується розробити реєстрацію документів таким чином, щоб вони реєструвались автоматично без втручання фахівця з керування документаційними системами, відповідно процес реєстрації в електронних документаційних системах може містити класифікацію і визначення статусу доступу.