Технические листы

Технический лист - это документ, в котором указываются комплектация, внешний вид, принадлежность, вид дефекта неисправного (некондиционного) товара и другие сведения о товаре. Прежде чем составлять технический лист на товар необходимо установить принадлежность товара.

· «Отбраковка». Составление технического листа на товар фирмы.

Перед отправкой с торговой точки неисправного (некондиционного) товара фирмы для составления технического листа надо провести операцию «Отбраковка». Для этого в программе 1С - Рарус в «Общем Журнале» нажав кнопку «Новый» из перечня документов нужно выбрать операцию «Отбраковка».

В сформированном документе заполняются все необходимые поля:

1. Отписка: установить группу некондиционного товара.

2. Номенклатура - наименование товара

3. Серийный номер - выбирается номер, по которому оборудование числится в базе 1С Рарус (№ с коробки)

4. IMEI - идентификационный номер сотового телефона

5. № производителя - записывается номер, указанный на самом оборудовании, в случае его не совпадения с номером, указанном в базе.

6. Место продажи - наименование торговой точки

7. Принадлежность - товар фирмы - заполнено по умолчанию.

8. Гарантийность - Гарантия производителя (1 или 2 года)

9. Внешний вид - необходимо указать все видимые повреждения

10. Комплектация. Например: Полная

11. Неисправность - сначала выбирается необходимая группа (энергопитание, аудио, функции и т.д.), а затем вид неисправности. В случае отбраковки оборудования на склад предпродажной подготовки автоматически отмечается строка «дефект не обнаружен».

12. Дефект видел - Да, вскрывался - Нет.

13. Сотрудник/торговая точка - заполняется в случае, если сотрудники виновны в утере товарного вида.

14. Поле комментарий заполняется обязательно. Здесь необходимо максимально точно указать причину возникновения или время выявления дефектов. Например: дефект обнаружен при приеме товара по накладной №1546546 от 16.01.09, неисправность обнаружена в процессе демонстрации товара 19.01.09.

После проведения операции «Отбраковка» (Группа А) с указанием для серийного товара состояния серии НОВ, БУ, БУ2, ПФ изменяется на НЕИ - «Неисправный товар». У товара со статусом ВЗВ состояние серии не меняется.

После проведения операции «Отбраковка» (Группа Б) состояние серии не изменяется.

При проведении операции «Отбраковка» необходимо распечатать Технический лист на товар.

В соответствии с типом брака (оборудование, аксессуары, карты) при проведении операции печатается соответствующий вид технического листа (Приложение 11, Приложение 12).

После проведения операции «Отбраковка» товар фирмы необходимо отписать с торговой точки. Для этого формируется «РАСХОДНАЯ НАКЛАДНАЯ». Поле «Подразделение» заполняется в зависимости от вида отписки:

Товар группы А - 9Р02 Про-Сервис Санкт-Петербург

Товар группы Б - 9Р02 Про-Сервис Санкт-Петербург

Товар группы В - 3042 ООО «Евросеть Опт»

Товар группы В (карты) - 3042 ООО «Евросеть Опт»

· «Прием в ремонт» клиентского оборудования. Составление технического листа на клиентский товар.

Клиентским товаром называется проданный покупателю товар. Технический лист на клиентский товар составляется при приеме товара от покупателя на ремонт или на тестирование.

«Прием в гарантийный ремонт на торговых точках»

Покупатель в праве сдать в ремонт товар на любой торговой точке «Евросеть» или обратиться в авторизованный сервисный центр ООО «Про-Сервис».

При приеме в ремонт от покупателя оборудования, которое было ему продано, в «Общем Журнале» нажав кнопку «Новый» из перечня документов выбираем «Прием в ремонт».

В сформированном документе заполняются сведения о неисправном клиентском оборудовании:

1. Номенклатура - обязательно сверить наименование в кассовом чеке.

2. Серийный номер - сверить с Гарантийным талоном и кассовым чеком.

3. Дата продажи - сверить с Гарантийным талоном и кассовым чеком.

4. Место продажи - наименование торговой точки.

5. Цена продажи.

6. Статус ремонта - РЕМОНТ или ПРОВЕРКА КАЧЕСТВА.

7. Ремонт - Гарантийный.

8. Гарантийность - Гарантия производителя - если товар находится на гарантии, Сервисное обслуживание 2 года - если гарантия производителя закончилась, но товар подлежит бесплатному сервисному обслуживанию, при приеме в ремонт уцененного оборудования указывается 6 месяцев гарантии.

9. Продавец оборудования.

10. Внешний вид.

11. Комплектация - при приеме в ремонт телефона - минимально необходимый набор комплектующих для ремонта. Обязательно принимать товар с Гарантийным талоном и указать тип гарантийного талона - Оригинальный ГТ.

12. Неисправность - сначала выбирается необходимая группа (энергопитание, аудио, функции), а затем вид неисправности.

13. Дефект видел - Да / Нет

14. Вскрывался - Да / Нет

15. Контрагент.

В окне «Контрагенты» необходимо указать покупателя, который сдает оборудование в ремонт. Если информация о данном покупателе в списке контрагентов отсутствует, необходимо создать новую позицию нажатием кнопки Insert на клавиатуре или «Новый» в открытом документе.

В открывшемся окне необходимо заполнить данные о покупателе по паспорту

Указанные сведения о контрагенте сохранить.

Затем документ следует провести.

После проведения операции «Прием в ремонт» оборудование числится в остатках на торговой точке с состоянием серии РЕМ - «ТОВАР, ПОЛУЧЕННЫЙ ОТ КЛИЕНТА».

Далее необходимо распечатать следующие документы:

1. «Технический лист» (Приложение 13) - 3 экземпляра (первый экземпляр остается на торговой точке, 2 экземпляра отправляются в технический отдел вместе с принятым в ремонт оборудованием.

2. «Квитанция» (Приложение 14) - 2 экземпляра (1 выдается покупателю, 1 остается на т/т).

Покупатель обязательно должен проверить правильность заполнения квитанции и тех. листа, после чего подписать оба документа.

После проведения операции «Прием в ремонт», оборудование необходимо отправить в Тех. отдел (9Р02 Про-Сервис Санкт-Петербург) в течение суток. Для этого нужно провести документ «Расходная накладная» и распечатать все необходимые документы для отписки товара группы А с торговой точки.

· «Приём в ремонт по договору «Гарантия +»».

В поле «Ремонт» нужно выбрать пункт «Гарантийный». После этого в поле «Гарантийность» выбираем пункт «Договор «Гарантия +». Дальнейшая процедура приёма в ремонт не изменяется.

Выдача оборудования на подмену

Подменный фонд - товар фирмы, предназначенный для временной выдачи покупателю на срок ремонта клиентского оборудования.

Если на время ремонта требуется выдать покупателю товар на подмену ремонтируемого нужно на основании ранее созданного документа «Прием в ремонт» ввести документ «Выдача на подмену». Для этого нужно найти документ «Прием в ремонт» в «Общем Журнале».

Поставив курсор на документ «Прием в ремонт», по кнопке «Ввод на осн.» вводится документ «Выдача на подмену».

Далее, в открывшемся документе заполняются необходимые поля.

Статус серии выдаваемого товара должен быть «Подменный фонд».

После проведения операции «Выдача на подмену» необходимо распечатать в двух экземплярах «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ» (Приложение 15). Акт приема-передачи подписывает покупатель, сотрудник точки и один экземпляр выдается покупателю.

Возврат с подмены

Операция «Возврата с подмены» вводится только на основании документа «Выдача на подмену». Способ ввода: найти документ «Выдача на подмену» в журнале документов, нажать кнопку «Ввод на осн.». Документ сформируется автоматически.

Документ нужно провести, нажав на кнопку «ОК». От покупателя необходимо получить Акт приема-передачи.

В случае утери подменного фонда клиентом, клиент обязан возместить стоимость утерянного подменного фонда в сумме, указанной в акте приема-передачи.

Для оформления возмещения стоимости утерянного подменного фонда необходимо в 1С-рарус выполнить следующие операции:

1. Провести «Возврат с подмены».

2. Во фронте кассира оформить продажу утерянного «подменного фонда». При выборе товара вручную с помощью кнопки «Выбор» в открывшемся окне выбрать кнопку «Продать утерянный комплект». Затем с помощью кнопки «интервал» в следующем окне необходимо выбрать операцию «Выдача на подмену».

После чего товар отобразится во фронте кассира. Необходимо пробить чек во фронте кассира и передать покупателю кассовый чек.

Выдача оборудования из ремонта

Операция «Выдача из ремонта» вводится только на основании документа «Прием в ремонт». При этом производится контроль, что по данному ремонту за покупателем не числится товара, выданного на подмену. Созданный документ «Выдача из ремонта» проводится нажатием кнопки «ОК».

Работа с фронтом кассира

Все кассовые операции на торговой точке выполнятся с использованием режима программы - фронт кассира.

Запуск фронта осуществляется через меню Сервис - ФРОНT, с помощью горячей клавиши, F12 или соответствующей иконки на панели инструментов.

При работе с фронтом пользователь использует нужные кнопки на панели фронта для регистрации тех или иных хозяйственных операций. Кнопки можно нажимать мышью, либо воспользоваться «горячими» сочетаниями клавиш на клавиатуре. Видны не все кнопки, доступ к части из них - через переключение режимов - «Сервисные операции», «Сервисный режим».

При нажатии на кнопку «Сервисный режим» становятся доступными дополнительные команды фронта. Кнопка «Сервисный режим» при этом меняет подпись на «Основной режим», для возврата к набору основных команд необходимо снова нажать эту кнопку.

При нажатии на кнопку «Сервисные операции» становятся доступными дополнительные операции фронта.

Кнопка «Сервисные операции» при этом меняет подпись на «Основные операции», для возврата к набору основных команд необходимо снова нажать эту кнопку

Подбор товаров в табличную часть чека

Возможны два способа заполнения табличной части чека: с помощью сканера штрих-кода и ручной ввод. При использовании сканера штрих-кода нужно при открытом фронте производить сканирование штрих-кода товара или серийного номера телефона. Товар будет автоматически добавлен в табличную часть чека.

Для ручного выбора номенклатуры в табличную часть чека вручную служит кнопка «Выбор» или клавиша «Insert» на клавиатуре.

Открывается справочник номенклатуры, из которого нужно выбрать товары.

В колонке «Ост.» указывается текущий остаток каждого товара, отображаемого в списке. Розничная цена товара отображается в колонке «Цена».

Если выбран серийный товар, требуется дополнительно указать серию. Серийный номер выбирается из списка серий, в котором указаны все номера, имеющиеся на текущий момент в остатке на торговой точке. В колонке «Состояние» выводится статус серийного номера. Для продажи можно выбирать только серии со статусами НОВ, БУ, БУ2.



После выбора всех продаваемых товаров (список их виден в нижней части окна подбора) следует нажать кнопку «Выбрать» (или Ctrl+Enter на клавиатуре), окно подбора товаров закрывается.

Весь перечень выбранных товаров отображается в табличной части чека, ниже выводится дополнительная информация по текущей строке. Меняя текущую строку (клавиши Вверх и Вниз на клавиатуре), можно просмотреть дополнительную информацию по всем товарам чека.

Упрощенный ручной подбор товара можно осуществлять с помощью кнопки «Поиск». После нажатия на эту кнопку в открывшемся окне можно указать полное наименование товара или часть наименования, например Motorola 113 можно найти, указав лишь часть «113». Если товар есть в остатках, то программа выдаст количество и откроется окно подбора, где автоматически будет найдена нужная позиция.

Работа с отложенными чеками

Если по каким-либо причинам после выбора товаров в табличную часть чека необходимо прервать работу с фронтом, либо оформить другую продажу, текущий чек можно отложить. Для работы с отложенными чеками служат кнопки «Отлож.» и «Вернуть». По кнопке «Отлож.» табличная часть чека сохраняется во временном документе и очищается, что позволяет продолжить работу по оформлению других операций. При последовательном нажатии на кнопку «Вернуть» в табличную часть загружаются ранее отложенные чеки, начиная с самого последнего. Загрузив чек, его можно дополнить или пробить. Если последовательными нажатиями на кнопку «Вернуть» перебрать все отложенные чеки, на экран выдается сообщение «Нет отложенных чеков!». Следующее после этого сообщение нажатие на кнопку «Вернуть» вновь загружает последний отложенный чек.

· Ввод способа оплаты

После указания всех продаваемых товаров, цен, скидок во фронте кассира отображается общая стоимость покупки. Требуется указать способ оплаты. Это может быть наличный расчет в рублях, платежная карта, покупка в кредит. Также допускается смешанная оплата (например, частично наличными, оставшаяся часть - платежной картой).

· Продажа за наличные

Стандартный способ оплаты - наличные, рубли. Этот способ установлен по умолчанию. При нажатии кнопки «Пробить чек» в программе 1С-Рарус автоматически отображается продажа и в общем журнале проводится документ «Чек». Фронт кассира очищается. При этом фискальный регистратор печатает фискальный кассовый чек «Продажа наличные». После пробития кассового чека операцию отменить нельзя.

· Продажа по кредитной карте

При продаже по кредитной карте необходимо произвести следующие действия:

1. Выбрать товар в табличную часть чека;

2. С помощью кнопки «Вид оплаты» в строке «Платежная карта» указать сумму, оплаченную по кредитной карте. Кнопка «на все» используется при указании вида оплаты на все товарные позиции.

3. Произвести авторизацию, нажав на кнопку «Кр. Карта»;

4. Выбрать название кредитной карты;

5. Внести последние четыре цифры № платежной карты;

6. Пробить чек.

После выполнения этих действий в программе 1С-Рарус автоматически отображается продажа и в общем журнале проводится документ «Чек». При этом фискальный регистратор печатает фискальный кассовый чек «Продажа платежная карта».

Если авторизация оплаты платежной картой выполнена, отменить чек можно кнопкой «Отмена». Без отмены авторизации аннулировать чек нельзя.

· Продажа в кредит

При продаже товара по кредитному договору необходимо произвести следующие действия:

1. Выбрать товар в табличную часть чека. Нажать кнопку «Вид оплаты»

2. В открывшемся окне внести сумму кредита в строке «Кредит»,

3. После указания суммы кредита нажимаем «ОК». Если в одном кредитном договоре выбрано несколько товаров, то для внесения кредитной суммы на все товары вместо кнопки «ОК» нужно нажать кнопку «На все»;

4. После указания суммы кредита на все товары чека можно производить авторизацию кредитного договора. Для этого следует нажать кнопку «Кредит»

5. После нажатия на кнопку «кредит», появляется окно «ввод параметров кредита».



Ф.И.О. покупателя заполняется способом ручного ввода. Сведения необходимо взять в кредитном договоре.

С помощью сканера штрих-кода сканируется штрих-код на кредитных договорах.

После указаний сведений о кредитном договоре нужно выбрать сотрудника, оформлявшего кредит (договор), из списка.

После нажатия на кнопку «ОК» появляется предупреждение о выполнении авторизации.

После авторизации кредитного договора в левом нижнем углу в контрольной строке оплаты отобразится сумма кредита. Если кредит с первоначальным взносом, то отобразится сумма требуемой доплаты

При оплате первоначального взноса наличными нажать кнопку «НАЛ».

Если оплата чека полностью внесена, то в контрольной строке оплаты отобразится полностью суммы кредиты и первоначального взноса:

Если суммы верны, то можно нажимать кнопу «Пробить чек».

Затем необходимо указать тип продажи в кредит: Продажа - кредитный договор заключен в день оформления продажи, Обмен - при оформлении продажи по старому кредитному договору.

Фискальный регистратор будет печатать предчек. Данный предчек необходимо передать покупателю для подписи. В предчеке должны присутствовать: номенклатура товара, проданного в кредит, его полная стоимость в базе 1:С Рарус, первоначальный взнос и кредитная часть, номер кредитного договора, Ф.И.О. покупателя, подпись покупателя, Ф.И.О. продавца, код торговой точки.

После проверки покупателем предчека и всей информации в нем, он ставит в нем свою подпись, и передает продавцу или кассиру.

Далее продавец или кассир производит продажу.

При этом в общем журнале проводится операция «Чек». По кассе пробивается чек «Продажа наличными» на сумму первоначального взноса.

Прием платежей

Для приема платежей из фронта кассира служит кнопка «Платеж» (F2). После нажатия на эту кнопку требуется выбрать трехзначный префикс номера телефона из справочника префиксов:

Префикс можно выбрать из списка мышью, или набрав 3 цифры на клавиатуре. Далее, следует в появившемся окне ввести оставшиеся цифры номера абонента. Следующее окно ввода - ввод суммы платежа. После ввода суммы на фискальном регистраторе печатается предчек (квитанция). После того, как покупатель распишется в предчеке, можно проводить платеж, ответив утвердительно на вопрос «Пробить чек?»

Продажа услуги «Гарантия +».

При внесении во Фронт кассира аппарата попадающего под акцию, Рарус предложит продать услугу «Гарантия +». В зависимости от аппарата Рарус выведет окно с одним вариантом гарантии, либо с двумя (на выбор клиента):



После выбора гарантии нажимаем кнопку «Да», либо «Enter». Рарус автоматически откроет «Соглашение о Постгарантийном обслуживании» и добавит услугу во Фронт кассира отдельной строчкой.

Соглашение нужно распечатать в единичном экземпляре, передать покупателю на ознакомление и на подписание. После того как покупатель подпишет соглашение, пробить чек.

Соглашение остаётся на руках у покупателя.

Так же можно продать услугу «Гарантия +» в течении 30 дней со дня продажи оборудования.

Для этого нужно внести нужный артикул во Фронт кассира и нажать «Пробить чек», после этого Рарус автоматически откроет окно, в котором он предложит выбрать чек. В этом окне нужно выбрать чек, в котором продавалось оборудование, на которое покупатель заключает соглашение.

После выбора чека, Рарус автоматически откроет окно в котором будут указываться товары, проданные в данном чеке.

Нужно выделить оборудование, на которое покупатель заключает соглашение «Гарантия +» и нажать кнопку «ОК». После этого откроется бланк соглашения для печати и пробьется чек.

Продажа товара по безналичному расчету

Резервирование товара

При выписке на торговой точке счета на оплату товара по безналичному расчету, товар необходимо зарезервировать. Для этого в программе 1С-Рарус необходимо сформировать операцию «Заявка покупателя».

Для этого в «Общем Журнале» нажав кнопку «Новый» из перечня документов выбрать документ «Заявка покупателя».

При заполнении «Заявки покупателя» требуется зарезервировать товар до даты действия счёта (Приложение 16) (на 3 банковских (рабочих) дня). Так же необходимо заполнить строку Контрагент (покупателем по безналу может быть только Юридическое лицо). Заполнение табличной части удобнее всего произвести по кнопке «Подбор».

Документ необходимо провести (кнопка «ОК»).

Товар, указанный в документе, нельзя будет продать, не отменив заявку.

Продажа по безналичному расчету

Продажа товара по безналичному расчету называется «Реализация». Ввод реализации возможен только на основании ранее сделанной «Заявки покупателя». Для ввода реализации на основании заявки необходимо найти заявку в журнале документов (при помощи интервала), поместить на нее курсор и нажать кнопку «Ввод на осн.», расположенную в правой части журнала.

При выполнении команды ввода на основании открывается форма нового документа «Реализация». Информация, которую можно было взять из документа-основания, автоматически заполняется в новом документе. Остается указать ответственного сотрудника, номер и дату платежного поручения.

После чего документ можно провести, нажав на ОК.

При продаже за безналичный расчет кассовый чек не пробивается.

Отмена заявки покупателя

В случае, если оплата по безналичному расчету не будет произведена, то товар необходимо снять с резерва.

Для отмены резерва по заявке в «Общем Журнале» нажав кнопку «Новый» из перечня документов выбрать операцию «Отмена заявки покупателя».

Провести документ, нажав кнопку «ОК»

Только после проведения операции «Отмена заявки покупателя» ранее зарезервированный товар можно будет продать до окончания срока резерва.

Возврат товаров от покупателя

· Возврат товаров, купленных на данной торговой точке, продажа которых оформлена в текущей базе (1С-Рарус).

В открывшемся окне выбрать чек на продажу по дате и номеру фискального чека.

Возврат товара, проданного на данной торговой точке, продажа которого оформлялась во фронте кассира (продажа за наличные, по платежной карте, в кредит) выполняется во «Фронте кассира» нажатием кнопки «ВОЗВРАТ».

На вопрос программы «Выполнить возврат товаров?», нужно ответить «Да»,

При возврате товара по причине «производственный брак» необходимо выбрать тип возврата.

При указании возврата «по решению продавца» необходимо указать ответственного сотрудника.

Если возврат производится по «заключению СЦ», то нужно обязательно указать номер заключения СЦ.

Далее необходимо указать покупателя, который возвращает товар (контрагент). Если покупатель в списке контрагентов отсутствует, следует в открывшемся справочнике «контрагенты» добавить сведения о покупателе: Ф.И.О. контрагента, адрес, телефон, паспортные данные.

После ввода всех данных следует нажать «ОК» и выбрать созданного контрагента в списке, нажав Enter.

После этого можно пробивать чек возврата (кнопка «Пробить чек» или клавиша F7).

Если возвращаемый товар был продан в кредит, то после нажатия кнопки «Пробить чек» в следующем диалоговом окне необходимо указать сумму наличных, возвращаемую покупателю.

Из кассы возвращается только первоначальный взнос.

Оставшаяся сумма возвращается на счет покупателя.

Покупатель при возврате-обмене обязан заполнить заявление

Если товар был продан по кредитной карте, то после нажатия кнопки «Пробить чек» в следующем диалоговом окне необходимо указать сумму наличных, возвращаемую покупателю.

Вернуть деньги на карту (с обязательным предупреждением покупателя, что деньги вернуться в течении 3х недель).

Вернуть всю сумму наличными, в случае если кредитная карта покупателя утеряна, если отсутствует терминальный чек возможно только с разрешения уполномоченных на это сотрудников бухгалтерии.

При возврате наличных покупателю по кассе пробивается изъятие денежных средств - чек инкассация.

В «Общем Журнале» автоматически формируется и проводится 3 операции:

1. Возврат от покупателя - приходует на точку возвращаемый товар

2. Расходный кассовый ордер - уменьшает сумму остатка наличных в программе 1С-рарус;

3. Инкассация (изъятие) - отображает в «Общем Журнале» напечатанный по фискальному регистратору чек «Инкассация» и уменьшает сумму остатка наличных в кассе (фискальный регистратор).

При проведении возврата, в 1С-Рарус автоматически печатаются документы на возврат: Заявление (Приложение 19), Акт-КМ3 (Приложение 20), Расходный Кассовый Ордер (Приложение 21). Заполненные документы вместе с чеком на продажу, чеком «инкассация» и копией паспорта покупателя отправляются в отдел бухгалтерии.

Возврат платежа. Возврат платежа выполняется во фронте кассира аналогично возврату товара.

· Обмен товара

В случае обмена товара с доплатой или на товар меньший по стоимости, в программе 1С-Рарус выполняется полностью возврат товара, в соответствии с видом возврата (оформляются все документы на возврат), а на новый товар оформляется новая продажа.

· Возврат товаров, продажа которых была оформлена на другой торговой точке.

Возврат товаров, продажа которых была оформлена в другой базе данных (товар был куплен на данной торговой точке до установки текущей базы данных или в другом салоне) выполняется по следующим правилам:

1. Возврат товара, купленного на торговой точке другого юр. лица, возможно произвести только при условии, что товар является оборудованием.

2. Возврат товара можно осуществить на оборудование, купленное в пределах той страны, где производится возврат.

3. В программе 1С-Рарус Возврат товара, проданного на другой торговой точке, оформляется в «Общем Журнале».

Для этого в «Общем Журнале» нажав кнопку «Новый» из перечня документов выбрать «Возврат от покупателя». Обязательное условие - фронт кассира должен быть полностью закрыт.

Заполнить все необходимые поля:

Оплата - указывается вид оплаты (наличные, кредит, безналичная оплата). Совместить при таком возврате разные виды оплаты - невозможно.

Контрагент - покупатель выбирается из справочника, предварительно нужно добавить его в справочник.

Дата покупки - фактическая дата покупки товара.

Причина - при возврате товара, проданного на другой торговой точке, в поле причина выбирается «Возврат тов тт другого юр. лица» или «Возврат тов тт одного юр. лица».

Номенклатура - наименование товара, выбирается из справочника

Ввод серийного номера - серийный номер необходимо записать вручную

Количество - количество возвращаемых товаров

Цена - цена возвращаемого товара, должна соответствовать цене покупки.

После указания всех сведений проводим документ, кнопка «ОК» (или Ctrl+Enter). При этом программа запросит указать наименование торговой точки, на которой была оформлена продажа.

· Возврат товара оплаченного по безналичному расчету.

Для оформления в программе 1С-Рарус возврата товара, проданного юридическому лицу по безналичному расчету необходимо в «Общем журнале» найти по дате продажи и наименованию контрагента (организации-покупателя) операцию «Реализация» и с помощью кнопки «Ввод на осн.» сформировать операцию «Возврат от покупателя»

В открывшемся документе «Возврат от покупателя» нужно заполнить поле «Причина» - Производственный брак.

Затем кнопкой «ОК» операция проводится.

Обмен товара проданного по безналу проводится как возврат проданного ранее товара и продажа нового.

Выдача денег за оборудование в ремонте

Выдача денежных средств осуществляется в случаях, если покупатель сдал купленный товар в ремонт в Сервисном центре или на любой торговой точке, и этот товар не подлежит выдаче из ремонта по причине производственного брака или истечении сроков ремонта

Прежде чем выдавать деньги нужно:

1. Получить от покупателя квитанцию на прием в ремонт

2. Удостовериться, что покупателю не выдавалось подменное оборудование

3. Получить от покупателя оставшиеся у него комплектующие от оборудования.

Выдача наличных денежных средств из кассы за оборудование, проданное на вашей торговой точке, находящееся в ремонте оформляется во «Фронте кассира» в меню «Сервисные операции» нажатием кнопки «Выдача за обор.».

В открывшемся окне необходимо подтвердить, что выполняется действительно выдача денег за оборудование в ремонте, а не возврат товара (оборудования у покупателя на руках нет).

Затем необходимо выбрать причину, по которой необходимо выдать покупателю деньги:

1. Срыв сроков ремонта/п.к. - необходимо указать штрих код квитанции

2. Заключение СЦ - необходимо указать номер заключения СЦ

В открывшемся окне выбрать чек на продажу по дате и номеру фискального чека.

Если в чеке несколько позиций, то необходимо указать, за какой товар необходимо вернуть деньги покупателю.

Далее необходимо указать паспортные данные покупателя. Для этого создаем нового или выбираем уже существующего контрагента.

Затем нужно указать перечень полученных от покупателя комплектующих от оборудования, находящегося в ремонте.

Полученные от покупателя комплектующие необходимо отправить в сервисный центр. В открывшемся окне указываем номер пломбы, которой нужно опломбировать мешок с принятыми комплектующими.

Далее программа автоматически сформирует Препроводительную ведомость - и Накладную ТОРГ_12.

Затем программа предложит распечатать стандартный комплект документов на возврат: Заявление, РКО, АКТ КМ_3.

После оформления в 1С-Рарус выдачи денег за оборудование в ремонте, в общем журнале автоматически будут проведены две операции:

1. Расходный кассовый ордер;

2. Инкассация.

Возмещение стоимости утерянного комплекта при оформлении возврата товара от покупателя или при выдаче денег за оборудование в ремонте.

При оформлении возврата неисправного товара или при получении от покупателя комплектующих, оставшихся у покупателя после отправки товара в СЦ на ремонт при выдаче клиенту денег, иногда возникает проблема - покупатель потерял одну или несколько комплектующих. В первую очередь можно посоветовать покупателю купить в нашем салоне идентичный товар (оригинальное зарядное устройство, карту памяти, USB_кабель и др.)

При невозможности доукомплектовать оборудование, покупатель возмещает на торговой точке наличными стоимость утерянных комплектующих.

Для этого в программе 1С-Рарус при оформлении возврата товара или выдачи денег за оборудование в ремонте появляется диалоговое окно:



Если необходимо возместить наличными стоимость утерянного комплекта, то на вопрос: «Товар в полной комплектации» следует ответить «НЕТ».

В этом случае открывается окно с перечнем и стоимостью комплектующих, где необходимо отметить, что клиент потерял.

После указания всех утерянных комплектующих программа предложит сформировать в 1С-Рарус поступление наличных денежных средств от покупателя.

В результате выполненных действий в общем журнале сформируется две операции:

1. Приходный кассовый ордер

2. Инкассация (Внесение)

По Фискальному регистратору пробьется чек «Подкрепление».

Необходимо распечатать документ «Приходный кассовый ордер» (Приложение 22). На правой части документа (квитанция) кассир ставит подпись, фамилию и инициалы, печать торговой точки. Квитанция передается покупателю.

Левую часть документа (корешок) кассир подписывает и вместе с чеком «Подкрепление» отправляет в офис.

Инкассация в банк

Инкассация денежных средств в банк на торговых точках проходит ежедневно. Время проведения инкассации и список инкассаторов можно узнать в информационных письмах от оперативной группы.

Для проведения инкассации торговая точка не закрывается (за исключением точек, где этого требует банк). Закрыть можно только жалюзи в районе кассы. Сбор и передача денег не должны проводиться на глазах у покупателя.

Для выполнения инкассации денежных средств в 1С-Рарус, предназначена кнопка «Изъятие», находящаяся во фронте кассира на закладке «Сервисный режим».

В открывшемся окне в верхней части указан остаток денежных средств в кассе на данный момент.

Вносится общая сумма собранных денег. Сумма изъятия никогда не должна превышать этот остаток.

Вид инкассации: Банк

Указывается сотрудник, сдающий инкассацию.

Нажимается кнопка «Выполнить»

По ФР пробьётся чек на сумму изъятия. Этот чек нужно будет прикрепить к третьему экземпляру препроводительной ведомости.

После того, как по всем кассам были пробиты чеки «Изъятия» во фронте кассира необходимо нажать кнопку «Инкас».

В открывшемся окне вносятся:

1. Покупюрно общая сумма, сдаваемая в Банк;

2. Номер сумки, в которую кладутся деньги;

3. Сотрудник, сдающий инкассацию.

Нажимается кнопка «Выполнить».

Если сумма изъятия не совпадает с той, которая внесена покупюрно, то программа предупредит об этом.

При правильном внесении суммы, программа предлагает напечатать препроводительную ведомость.

В последовательности нумерации закладок, печатаются документы.

При невозможности оформить препроводительную ведомость в электронном виде, перед вложением в сумку денежной рублевой наличности кассир-учетчик точки обязан от руки под копирку заполнить препроводительную ведомость в трех экземплярах и подписать каждый экземпляр. В препроводительных ведомостях нужно обязательно ставить не только подпись, но и фамилию и инициалы (при вложении рублевой выручки второй экземпляр препроводительной ведомости называется «Накладная»).

Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку с денежной наличностью (Приложение 23).

Второй экземпляр (накладная) препроводительной ведомости отдается инкассатору (Приложение 24).

Третий экземпляр препроводительной ведомости (Приложение 25) с печатью и подписью инкассатора остается на торговой точке, затем обязательно прикрепляется вместе с фискальным инкассационным чеком к листам продаж за текущий день и отправляется в отдел учета.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

по проведению Банковской инкассации на торговой точке

1. Перед открытием торговой точки старший продавец должен пройди инструктаж по инкассации у финансового менеджера.

2. Документы, которые дают право проводить инкассацию, должны проверяться у инкассаторов - при каждом заезде на торговую точку.

3. Инкассаторы должны иметь при себе - явочную карточку, доверенность, удостоверение банка с печатью или паспорт, которые они должны предъявлять старшему продавцу или кассиру учетчику. Перед началом проведения инкассации, старший продавец сверяет фамилию, имя, отчество инкассатора с имеющимся на точке списком инкассаторов. В случае возникновения подозрений в подлинности документов инкассатора или отсутствия фамилии в списке, связывается с Оперативным дежурным Службы безопасности или со службой инкассации для получения подтверждения информации. После получения подтверждения, приступает к проведению инкассации.

4. Инкассация проводится следующим образом:

· Перед получением ценностей инкассатор предъявляет кассиру-учетчику удостоверение инкассатора установленного образца, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку; Кассир-учетчик предъявляет образец оттиска пломбира, которым опечатана инкассаторская сумка, и два экземпляра препроводительной ведомости и передает сумку с ценностями.

· Деньги должны сдаваться по купюрам, в пачках по 100 купюр. Неполные пачки нужно собирать отдельно. Перед вложением в сумку денежной рублевой наличности кассир-учетчик точки обязан в электронном виде или от руки под копирку заполнить препроводительную ведомость в трех экземплярах и подписать каждый экземпляр (при вложении рублевой выручки второй экземпляр препроводительной ведомости называется «Накладная»).

· Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку, а сумка с выручкой опломбировывается таким образом, чтобы пломба находилась как можно ближе к замку, при этом концы шпагата от завязанного узла в пазу пломбы должны иметь длину не более двух сантиметров. Препроводительная ведомость составляется к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью.

· При приеме сумки с ценностями инкассатор проверяет: ясность оттиска пломбира и соответствие его образцу, заверенному Банком; целостность сумки с ценностями (отсутствие заплат и наружных швов, разрыва ткани, швов, шпагата или наличие узлов на шпагате); соответствие номера сумки с ценностями номеру, указанному в препроводительной ведомости и явочной карточке.

· Инкассатор проверяет правильность оформления накладной и копии препроводительной ведомости:

· соответствие суммы денежной наличности записи в накладной и копии препроводительной ведомости;

· соответствие сумм цифрами и прописью в накладной и копии препроводительной ведомости;

· подпись кассира на каждом экземпляре препроводительных документов;

· покупюрную разбивку и итоговую сумму сдаваемых денег в накладной к инкассаторской сумке с денежной наличностью.

Кассир-учетчик оформляет явочную карточку, делая следующие записи:

· время сдачи денежной наличности;

· номер инкассаторской сумки с денежной наличностью;

· сумму денег, вложенных в сумку с ценностями (цифрами);

· номер принимаемой от инкассатора порожней сумки;

· подтверждает правильность записей, сделанных в явочной карточке, личной подписью.

· Проверив сумку с денежной наличностью, документы к ней и явочную карточку, инкассатор расписывается на копии препроводительной ведомости, ставит на ней дату инкассации, печать маршрута инкассации, передает порожнюю инкассаторскую сумку кассиру-учетчику.

· Кассир-учетчик сверяет идентичность подписи инкассатора на доверенности и копии препроводительной ведомости, после этого открывает дверь кассы для выхода инкассатора.

· Если инкассаторская сумка с денежной наличностью не подготовлена для сдачи инкассатору в установленное графиком время, то кассир-учетчик отмечает в явочной карточке причину не сдачи денежной наличности, заверяет своей подписью и несет персональную ответственность за отказ от инкассации. Повторная инкассация точки может осуществляться в другое время, по согласованию финансовым менеджером. Категорически запрещается самостоятельно отказываться от проведения инкассации без согласования с финансовым менеджером, а также звонить инкассаторам и в банки. При повторном заезде инкассаторов по причине нарушения точкой графика Банк имеет право взыскать с точки штраф в двойном размере от тарифов Банка.

5. Сотрудникам, ответственным за сдачу денежной наличности в банк (старшим продавцам, кассирам-учётчикам), в обязательном порядке проверять исправность запорных устройств, петель и целостность швов, как с внешней, так и с внутренней стороны на инкассаторских сумках, которые привозят из банков инкассаторы. При обнаружении разрывов, разрезов на швах или обметочной кайме внутри сумки, наличии других ниток на швах, клеевых соединений и т.п., необходимо записать фамилию инкассатора и немедленно сообщить финансовому менеджеру и оперативному дежурному Службы безопасности.

6. Необходимо строго соблюдать следующее:

· Пломбиры хранить только в сейфе и проверять их наличие, комплектность и исправность утром, а не перед проведением инкассации. Если пломбир не исправен, необходимо немедленно сообщить финансовому менеджеру.

· Инкассаторские сумки хранить закрытыми в сейфах. Сумку с выручкой не должны собирать и сдавать стажеры.

· Расходные материалы (пломбы, шпагат) заказывать на складе самостоятельно по необходимости.

· Препроводительные ведомости в распечатанном виде обязательно иметь в папке документации салона на случай отключения электричества и т.п. для заполнения от руки и только под копирку. Проверять их наличие ежедневно - утром.

· При оформлении препроводительных ведомостей лицам, ответственным за сдачу денежной наличности, в графе - «Кассир» необходимо ставить подпись и писать фамилию и инициалы разборчиво.

· Информационные письма, касающиеся инкассации, а также списки инкассаторов, хранить только в отдельной папке в сейфе.

· Своевременно предоставлять в финансово-аналитическую группу информацию по изменениям в работе торговой точки - особенно в праздничные дни.

· Обо всех опозданиях, неприездах инкассаторов, срывах и нарушениях проведения инкассации, как со стороны инкассаторов, так и со стороны персонала торговой точки - сообщать немедленно финансовому менеджеру, а также направлять служебную записку по электронной почте или через курьеров или секретарей офиса.

7. В соответствии с договорами на инкассацию каждой торговой точке определено время заезда инкассаторов.

Фактическое время приезда инкассаторов может отклоняться «+» «-» 30 мин., то есть наиболее раннее время приезда это - время обслуживания торговой точки «-» 30 мин., наиболее позднее - время обслуживания «+» 30 мин. Если инкассаторы приехали раньше, чем время обслуживания ТТ «-» 30 мин., то выручку точка не сдает, а инкассаторы ждут указанного времени! Деньги сдаются инкассаторам только во время инкассации по графику «+» «-» 30 мин. Если инкассаторы не приехали через 30 мин. после указанного в графике времени инкассации, торговая точка обязательно должна отзвониться финансовому менеджеру, а после 19-00 в будни и в выходные / праздничные дни оперативному дежурному Службы безопасности и сообщить о данном факте.

8. По вопросам «недовложений» или «перевложений» денежной наличности при сдаче инкассации обращаться к руководителю сектора и в Группу учета розничных продаж.

Лист Продаж

Лист продаж - итоговый отчет по всем проведенным операциям за смену. Формируется в конце дня. Это документ, который отражает всю совокупность операций, проведенных на ТТ за рабочий день, и позволяет контролировать правильность их совершения.

Прежде чем отправить Лист Продаж в офис необходимо сверить Черновик Листа Продаж с данными Х-отчета (можно распечатывать любое количество раз в день).

Х - отчёт - итоговая кассовая лента пробитий за текущую кассовую смену, снимается необходимое количество раз и служит для сверки наличности в денежном ящике и суммы пробитой за смену по ККМ.

1. Чтобы сформировать Лист Продаж необходимо в меню «ОТЧЕТЫ» выбрать отчет «Лист Продаж»

Для предварительного просмотра и проверки правильности проведенных операций служит «Черновик» (Приложение 26).

2. Для снятия X_Отчета во Фронте Кассира служит кнопка «X_Отчет».

3. Обязательно сверяются все контрольные суммы в X_отчете и в черновике Листа продаж:

- Сумма продаж за наличные.

- Сумма продаж по кредитной карте.

- Общая сумма продаж за смену.

- Остаток наличных в кассе - всегда должна совпадать с фактическим наличием денег в кассе.

- Сумма изъятий за смену (возвраты, инкассация в банк, выдача в подотчет и т.д.).

Если все операции в Листе продаж оформлены корректно, то все контрольные суммы в Листе Продаж соответствуют X_Отчету.

4. Z_Отчет (Приложение 27) - контрольная кассовая лента пробитий по ККМ за текущую кассовую смену. Снимается один раз в день после закрытия салона и по завершению всех операций с ККМ. Z_Отчет закрывает кассовую смену, при этом обнуляется итоговая сумма продаж за смену. На основании каждого Z - Отчета заполняется журнал кассира - операциониста.

Для снятия Z_Отчета во Фронте Кассира служит кнопка «ЗАКРЫТИЕ».

Итоговая сумма Z_Отчета (сумма продаж, пробитая по фискальному регистратору) отображается в Листе Продаж в стоке «ПРОБИТО ПО ККМ ФАКТ»

Только после снятия Z_отчета можно формировать оригинал Листа Продаж (Приложение 28): «Отчеты» - «Лист Продаж».

1. Выбрать кассира.

2. Нажатием на кнопку «Выгрузка и печать ЛП» сформировать «Оригинал Листа Продаж». При этом формируются электронный и печатный вариант.

3. Отправка производится по каналам связи автоматически;

4. Ежедневно в Отдел Учета предоставляется 1 печатный экземпляр Оригинала Листа Продаж и электронный вариант.

После выгрузки Листа Продаж блокируется возможность формирования всех операций в 1С-Рарус за текущий день. Повторная выгрузка на эту же дату невозможна.

Обзвон

Обзвон - это предоставление в Отдел Логистики отчета по остаткам товара на торговой точке.

Обзвон составляется и выгружается на сервер ежедневно автоматически при выгрузке листа продаж.

Плановая инвентаризация

Плановая Инвентаризация - пересчет фактического количества остатков товаров. На торговых точках проводится один раз в месяц. Салон на время проведения инвентаризации не закрывается.

«Плановая инвентаризация» за отчетный месяц проводится начиная с первого рабочего дня следующего месяца.

Продолжительность инвентаризации не более трех дней с момента ее начала.

Порядок действий при проведении плановой инвентаризации:

1. Заполняется и проводится табель смены.



8

В открывшемся окне «плановая инвентаризация», нажимается кнопка «Первый пересчет товара на ТТ»

· Кружочки зеленого цвета означают доступность данной кнопки, кружочки красного цвета означают недоступность данной кнопки.

· Если случайно была нажата кнопка «Закрыть», получить данное окно вновь можно, войдя в папку «Отчеты» и выбрав пункт «Инвентаризация на торговой точке».

2. Перед открытием документа «Первый пересчет», в базе автоматически будет проведен документ «Инвентаризация», который спишет все минусовые остатки, и спишет весь серийный товар без серийных номеров.

3. В сформировавшемся документе «Первый пересчет» в строке «по причине» должна быть - Административно-хоз. нужды. В колонку «факт» напротив каждой позиции товара вносятся фактически пересчитанное количество товара. Вносить товар можно сканером штрих кодов и вручную. В один и тот же документ можно внести информацию о товаре вручную или с помощью проводного сканера. В документ «первый пересчет» один и тот же товар можно внести только один раз.

4. Товар, который будет продаваться в течение инвентаризации, перед продажей должен быть занесен в документ «первый пересчет товара на ТТ», если он не был занесен в него ранее.

5. Товар, который будет поступать на торговую точку уже после формирования документа «Первый пересчет товара на ТТ» приходуется в обычном порядке и продается. Этот товар не должен учитываться в инвентаризации.

6. Проводятся все документы «Первый пересчет» на всех. На главном компьютере в окне «плановая инвентаризация» нажимается кнопка «пересчет разницы».

· После нажатия на кнопку «пересчет разницы» формируется и открывается документ «пересчет разницы», внешне идентичный документу «Первый пересчет». Документ «Пересчет разницы» может сформироваться только один раз на главном компьютере.

· Алгоритм действий программы таков: программа находит все ранее созданные (не более 3_х дней назад) и проведенные документы «Первый пересчет товара на тт» и производит суммирование данных которые торговая точка заносила в колонку «факт». Затем сверяет их с остатками в базе 1С Рарус. В итоге в открывшемся документе остаются видимы только те позиции, по которым программа нашла расхождения и позиции не числящиеся на остатках. Если в поле факт есть позиция с нулевым остатком, то это означает что данный товар не был внесен в документ «Первый пересчет товара на тт».

7. По выведенным позициям проводим повторный пересчет. В документе «Пересчет разницы» можно только добавлять позиции и вносить изменения как сканером, так и вручную. Удаление выведенных позиций невозможно. Если товар отсутствует, то в колонке «факт» ставится ноль. После внесения всех изменений в документ «пересчет разницы» он проводится.

8. При втором пересчете фактически пересчитанное количество может не совпадать с итогами первого пересчета. Это может произойти как вследствие продажи данной позиции в течение инвентаризации так и в результате неверного первого пересчета. Чтобы проверить в чем причина, нажимаем кнопку «выбора печатной формы» и выбираем «отчет по движению в период инвентаризации».

Отчет показывает список товаров, проданных или принятых с момента первого нажатия кнопки «первый пересчет товара на тт» до момента формирования этого отчета. Данный отчет носит информационный характер. В него попадают только те позиции из пересчета разницы, по которым были приход или расход.

9. Вносятся все необходимые корректировки в документе «пересчет разницы» и он проводится.

10. В окне «плановая инвентаризация» выбирается третья кнопка «сформировать документ инвентаризация».

· После нажатия на кнопку «сформировать документ «Инвентаризация»» формируется стандартный документ «Инвентаризация». Данный документ формируется только один раз на главном компьютере и сразу проводится. Если открыть проведенный документ «инвентаризация» то в нем уже можно увидеть колонку «учет».

· После формирования документа «инвентаризация» остатки на торговой точке, числящиеся по базе 1С Рарус, изменяются на фактически посчитанные.

11. После проведения документа «инвентаризация» в окне инвентаризации нажимаем последнюю кнопку «выгрузка листа учета».

12. В открывшемся стандартном окне для выгрузки нажимается кнопка «выгрузить».

13. При выгрузке листа учета формируется и распечатывается 2 варианта «инвентаризационной описи». Опись подписывают все сотрудники торговой точки с расшифровками фамилий, которые принимали участие в инвентаризации, на каждой странице описи старший продавец ставит свою подпись. Отдельно должна стоять подпись привлеченного сотрудника Компании и внешнего аудитора (если он входит в состав инвентаризационной комиссии) - членов инвентаризационной комиссии. Один экземпляр остается на торговой точке, а второй отправляют вместе с остальными документами в офис.

Получение сверки по инвентаризации

После выгрузки Листа Учёта и передачи оригиналов документов по инвентаризации в офис, в течение 2_х недель Отделом товарного учёта производится сверка результатов инвентаризации.

Результаты выверки выгружаются в 1С Рарус в форме документа ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.

· В столбцах НОМЕНКЛАТУРА, СЕРИЙНЫЙ НОМЕР отображается товар, по которому зафиксировано расхождение в инвентаризацию

· В столбце ФАКТ отображается фактическое количество товара на ТТ по данным Листа учёта, по которому зафиксировано расхождение

· В столбце УЧЕТ отображается количество товара после выверки Отделом учета.

По каждому выявленному расхождению нужно выбрать:

· причину расхождений;

· заполнить запрашиваемые данные.

Чтобы выбрать причину расхождения в 1С: Рарус, нужно просто двойным щелчком левой кнопки мыши нажать на нужную позицию, откроется такое меню:

Если написано «ПРИЧИНА НЕ УКАЗАНА», то в этом случае нужно нажать «ИЗМЕНИТЬ» и выбрать причину расхождения.

Все причины расхождений в документе должны быть заполнены. Если не будет заполнена хоть одна причина, то документ не проведётся.

Если по одному товару выявлено несколько причин расхождений, то одна причина выбирается из списка, а остальные причины с указанием необходимых данных вносятся вручную в поле «Комментарий».

Для того чтобы определить по каким расхождениям не заполнены причины расхождений необходимо сформировать печатную форму сверки (Сверка из SAP) (Приложение 29)

Если не заполнено поле комментарий - причина расхождения не внесена.