Бухгалтерское дело

Бухгалтер-ревизор должен знать:

­ законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета и составлению отчетности;

­ формы, методы бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности организации;

­ порядок проведения документальных ревизий и порядок правильности ведения бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций;

­ организацию документооборота и порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением имущества и источников;

­ План счетов и корреспонденцию счетов;

­ финансовое и хозяйственное законодательство;

­ экономику, организацию производства, труда и управления;

­ рыночные методы хозяйствования;

­ правила эксплуатации вычислительной техники;

­ законодательство о труде;

­ правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации.

Бухгалтер-ревизор I категории:

­ высшее профессиональное (экономическое) образование;

­ стаж работы в деятельности бухгалтера-ревизора II категории не менее 3-х лет.

Бухгалтер-ревизор II категории:

­ высшее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы;

или

­ среднее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в деятельности бухгалтера-ревизора не менее 3-х лет.

­ Бухгалтер-ревизор:

­ среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы;

или

­ специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 3-х лет.

5. Организация бухгалтерского дела и архива

Любое дело для успешного функционирования нуждается в организации его осуществления. Это непосредственно касается и бухгалтерского дела. Бухгалтерское дело отличается сложной и неоднородной структурой, разным по содержанию и срокам выполнения перечнем выполняемых работ, необходимостью их гармоничного сочетания для обеспечения единства системы, совмещением учетных функций с контрольными, необходимостью выхода в единую отчетность.

В соответствии со структурой Плана счетов, особенностями производственно-хозяйственной деятельности предприятии, составом и содержанием учетных работ бухгалтерия подразделяется на отделы, секторы, учетно-контрольные группы. При наиболее полном делении в крупных организациях с централизованной системой учета обособляются отделы учета производственных запасов, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы (расчетный), производственный (сектор), отделы учета готовой продукции и ее реализации, финансовых операций и расчетов, учета капитальных вложений, непромышленной деятельности и др.

Единых правил для определения количественного состава работников в каждом из подразделений бухгалтерии и распределения обязанностей между ними не существует.

Общая численность бухгалтерского персонала обычно определяется исходя из трудоемкости учетных работ или априорно и также устанавливается по отделам, секторам и учетным группам.

Обязанности между бухгалтерами внутри подразделений распределяются с ориентацией на объект учета или место осуществления хозяйственных операций. Так в материальном отделе за каждым бухгалтером закрепляют определенные склады или виды материальных ценностей, в расчетной части и в производственном секторе - цехи, отделы и службы, в финансовой группе - виды операций и т.п.

Весьма важно при распределении обязанностей внутри бухгалтерии учесть психологические особенности характера того или иного работника. Так, некоммуникабельный бухгалтер может быть прекрасным специалистом в производственном секторе или в отделе учета основных средств и нематериальных активов, но в расчетной части у него могут быть серьезные проблемы во взаимоотношениях с персоналом.

Для обобщения различных видов учетных работ в единое целое, обеспечения равномерности их выполнения в течение отчетного периода составляется специальный график, в котором для подразделений бухгалтерии и отдельных ее работников указывается время представления первичных документов, машинограмм, других учетных регистров, а также форм внешней и внутренней отчетности.

Для четкой и оперативной работы бухгалтерской службы в условиях сложных взаимосвязей ее со всеми сторонами и аспектами функционирования организации важное значение имеет внутренняя регламентация ее деятельности. Для этого рекомендуется разработать и утвердить руководителем предприятия Положение о бухгалтерии. В нем определяется роль и место бухгалтерской службы в организационной структуре аппарата управления, ее подчиненность, основные задачи и функции бухгалтерии, ее права, обязанности и ответственность, внутренняя организационная структура, показатели оценки работы и формы стимулирования.

Важной задачей организации бухгалтерского дела является обеспечение благоприятных условий для нормальной деятельности учетного персонала. Работа сотрудников бухгалтерии состоит из комплекса творческих, логических и вспомогательно-технических операций. Это главным образом интеллектуальная деятельность, требующая сосредоточенности, внимания, пунктуальности и аккуратности. Условия работы влияют на производительность труда, качество выполнения бухгалтерами своих обязанностей, степень утомляемости, удовлетворенность трудом.

Для бухгалтерии необходимо помещение в одном здании с дирекцией предприятия, расположенном вблизи от основного производства. Все ее подразделения обычно располагаются в одном месте в больших помещениях на нижних этажах или в отдельных комнатах на 2-3 человека. В отдельных кабинетах размещаются сотрудники, непрерывно принимающие посетителей: главный бухгалтер, начальник расчетного отдела, кассир. Наиболее приемлемыми для работы считаются прямоугольные комнаты, длина которых превышает ширину не более чем в два раза. Норма площади на одного работника в административно-конторских помещениях - не менее 3-5 квадратных метров.

Помещения для бухгалтерии должны располагаться там, где достаточно естественного света, нормальная влажность и температура, не мешает производственный шум. Нормальной считается освещенность 300 лк. Если возраст работника свыше 50 лет, эта норма должна быть повышена. Освещенность ниже нормы на 20-30 % считается неприемлемой. Наиболее благоприятной в помещении является температура 18-20° С, влажность 60-70%. Уровень шума не должен превышать 45-50 ДБ.

Перечень основных эргономических требований, обеспечивающих нормальные условия труда учетных работников, приведен в табл. 5

Таблица 5

Перечень основных требований к организации рабочего места бухгалтера

Требования	Количественные характеристики	Примечание
1. Потребная площадь на каждого работника	3,25 - 5 м2
2. Площадь кабинета гл. бухгалтера	Не менее 8 м2
3. Микроклимат:
температура воздуха	18-22 °С	В холодный и переходный периоды
относит. влажность воздуха	60-75%
скорость движения воздуха	0,2-0,5 м/с
4. Освещенность помещений	Комбинированное общее люминесцентное в зоне рабочего места 300 лк	Сочетание общего и местного освещения
5. Уровень шума	40-50 дБ
6. Цветовое оформление и аксессуары помещений (с - коэфф. отражения)
потолок	с = 0,9	Белый
стены	с = 0,6 - 0,7	Зеленый, зелено-голубой, бледно-голубой, желто-зеленый, светло-бежевый, светло-желтый
пол	с = 0,3	Голубовато-зеленый, желтый, оранжевый
мебель и оборудование	с = 0,5 - 0,65	Светло-желтые оттенки
7. Комнатные растения		На стенах и полу

Большую часть рабочего времени бухгалтер проводит за столом, который рекомендуется ставить перпендикулярно к окну или так, чтобы свет падал с левой стороны. Размещать бухгалтеров в комнате желательно в соответствии с маршрутами движения документации и регистров. Столы сотрудников, связанных одной работой, следует ставить рядом. Проходы между столами должны быть не менее 55 см.

Рекомендуемая высота стола - 3/7 роста человека, стула - 2/7 роста. Ящики в столах должны допускать возможность нахождения папок с документами в вертикальном положении.

Составной частью внутренней организации бухгалтерского дела является распорядок рабочего дня бухгалтерии. Непосредственно в бухгалтерии прием посетителей рекомендуется производить во второй половине рабочего дня и делать общие перерывы в работе минут на 10-15, один в первой половине дня и два - во второй. Обеденный перерыв желательно сочетать с активным отдыхом (прогулками на свежем отдыхе, гимнастикой). Время обеда работников бухгалтерии не должно совпадать с обеденным перерывом рабочих.

Составной частью бухгалтерского дела является организация бухгалтерского архива.

Согласно Закону «О бухгалтерском учете» все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Налоговый кодекс Российской Федерации устанавливает для хранения данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, срок в пять лет. Документы, подтверждающие убыток, переносимый на будущее, необходимо хранить в течение всего срока, пока предприятие уменьшает налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка. Документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников по расчетам заработной платы, должны сохраняться в течение 75 лет. Срок хранения любого документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом его оформления.

Обработанные бухгалтерские документы могут храниться как в самой организации, так и в специальных учреждениях - государственных и частных архивах. Вопрос о выборе места хранения решает руководство предприятия. Порядок хранения бухгалтерских документов непосредственно в организации устанавливает главный бухгалтер.

Обычно первичная документация, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы первые 2-3 года хранятся непосредственно в бухгалтерии, в специальном помещении или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Затем они передаются в архив предприятия или государственные и частные архивы.

Порядок систематизации первичных документов для хранения определяет бухгалтер, имеющий с ними дело. По документам, связанным с расчетными операциями, одни бухгалтеры комплектуют все выставленные в адрес предприятия счета с договорами, другие - с платежными документами, третьи - складывают счета в отдельные папки в разрезе учетных регистров. Чаще всего первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банков с относящимися к ним первичными документами должны быть подобраны в хронологической последовательности и переплетены. Отдельные виды первичных документов (наряды на сдельную работу, сменные рапорты, маршрутные листы) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или возможных злоупотреблений.

По некоторым видам первичной документации нормативные положения по бухгалтерскому учету и налогообложению предусматривают особый порядок систематизации и хранения. Так, счета-фактуры, полученные от поставщиков, и вторые экземпляры счетов, отправленных предприятием покупателям, следует хранить в специальных папках к журналам учета продаж и покупок. Бланки и документы строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их полную сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных положениях и руководствах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях автоматизации обработки экономической информации.

Если руководством предприятия принято решение хранить бухгалтерскую документацию в государственном или частном архивном учреждении, с ним заключается договор возмездного оказания услуг. В типовых договорах с территориальными подразделениями Росархива предусматривается необходимость периодической проверки состояния архивного дела на предприятии и их согласие на уничтожение документов по истечении срока хранения. Для частных архивных учреждений необходима лицензия на осуществление этого вида деятельности. Обычно они не только хранят, но и уничтожают документы с истекшим сроком сохранности. При ликвидации предприятия без правопреемника все документы, касающиеся личного состава (учетные карточки, лицевые счета и т.п.), и документацию, по которой еще не истек срок хранения, необходимо сдать в территориальное отделение Росархива. Туда же передаются и учредительные документы ликвидированной организации.

Ответственность за сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в бухгалтерии и архиве предприятия, за своевременную передачу их в архивное учреждение несет главный бухгалтер. Выдача этой документации из архива предприятия работникам других его структурных подразделений, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация выдается только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу предприятия. В присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты изъятия.

В случае изъятия недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью).

Действующим налоговым законодательством предусмотрена материальная ответственность за сохранность бухгалтерской документации. При их отсутствии или пропаже предприятие обязано уплатить штраф в следующих размерах:

­ 5000 руб., если нет бухгалтерских документов, относящихся к одному налоговому периоду;

­ 15 000 руб., если отсутствуют документы за несколько налоговых периодов;

­ 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.

Кроме того, согласно Административному кодексу руководитель организации может быть оштрафован за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов в размере от 2000 до 3000 руб.

Штрафные санкции не применяются, если предприятие докажет, что пропажа документов произошла по форсмажорным обстоятельствам, например, в результате стихийных бедствий. Во всех случаях пропажи или гибели бухгалтерской документации руководитель предприятия должен назначить приказом комиссию по выяснению причин утери документов. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители правоохранительных органов и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, утвержденным руководителем организации.

Причина пропажи или гибели от пожара бухгалтерской документации считается уважительной, избавляющей от штрафных санкций, если в акте будет указано, что помещение, где находились документы, было оборудовано охранной и противопожарной сигнализацией. К акту должна быть приложена справка милиции о возбуждении по факту кражи уголовного дела или справка пожарной службы о случившемся пожаре и его последствиях.

Актом созданной приказом по предприятию комиссии оформляют и уничтожение или сдачу в утиль документации с истекшим сроком годности. Остальные первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи в архив предприятия они должны храниться в бухгалтерии в специальном помещении или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или спецпомещениях, обеспечивающих сохранность. Первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой из архива предприятия.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним первичными документами должны быть переданы в хронологическом порядке и переплетены.

Документы, необходимые для использования в практических целях сроком до пяти лет, хранятся в бухгалтерском архиве объединения, предприятия, а после этого уничтожаются без разрешения архивного уничтожения. Документы, имеющие научно-историческую и практическую ценность, подлежащие постоянному хранению, передаются в государственный архив. Архивные документы обычно хранятся в папках (делах) с подразделением по названиям регистров. Внутри папки документы располагаются в порядке последовательности их записи в тот или иной регистр.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется Главным архивным управлением РФ, но не менее 5 лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны храниться не менее 5 лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

6. Законодательное оформление трудовых отношений с главным бухгалтером

Прием на работу главного бухгалтера оформляется подписанием трудового договора. С главным бухгалтером все организации имеют право заключать срочный трудовой договор продолжительностью до пяти лет (ст. 59 Трудового кодекса РФ). Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника. На практике встречаются работодатели, которые предпочитают принимать на работу главного бухгалтера всего на год, а после сдачи годового баланса не продлевают его контракт. Но и главные бухгалтеры с целью изменения условий договора в части заработной платы при его перезаключении соглашаются на заключение срочного трудового договора.

Работодатель вправе установить главному бухгалтеру испытательный срок, для того чтобы убедиться в его трудовых качествах. Продолжительность испытательного срока может достигать шести месяцев. Периоды болезни или отсутствия на работе по другим причинам в испытательный срок не включаются (ст. 70 ТК РФ).

Если работник не выдержит испытания, то его можно уволить, не выплачивая пособия, без согласия профсоюза (если он есть в организации). Работодатель обязан сообщить об этом письменно за три дня до увольнения.

Во время испытательного срока работник и сам может уволиться в любой момент, предупредив об этом администрацию организации также за три дня.

В трудовом договоре главного бухгалтера может быть предусмотрена материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба согласно ст. 243 ТК РФ.

Главного бухгалтера можно уволить, если по его вине причинен ущерб имуществу организации либо он разгласил коммерческую тайну.

Главный бухгалтер может быть уволен в случае смены собственника имущества организации новой администрацией в течение трех месяцев со дня передачи организации новому собственнику. При этом новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков.

При оформлении контракта не лишним будет поинтересоваться причиной ухода прежнего коллеги. Часто работодатель придерживается тактики приема на работу главного бухгалтера с испытательным сроком в полгода и обещанием перспективы повышения заработной платы по его завершении. За этот период сдается два баланса, новички прикладывают старания и усилия, разбираясь в специфике деятельности организации и даже в ошибках предыдущего бухгалтера, а потом их просто увольняют, экономя на будущей зарплате. Однако согласно ТК РФ работодатель обязан уведомить работника об увольнении в письменной форме, подробно изложив, что именно его не устроило в кандидатуре.

Следует отметить, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому.

При вступлении в должность важно выяснить, имеется ли лицо, у которого принимаются дела, и как это лицо настроено передавать дела новому главному бухгалтеру. Не секрет, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от порядочности уходящего бухгалтера.

Часто принимать дела просто не у кого, потому что бывший главный бухгалтер может быть уже уволен, а дела переданы руководителю организации или заместителю главного бухгалтера. В этом случае каждый должен решить для себя, следует ли ему проявлять излишнюю инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт приема-передачи, т.к. никакой передачи дел при отсутствии прежнего работника не происходит.

Если передающий дела бухгалтер еще работает, руководитель обязан издать приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера организации. При этом в течение небольшого отрезка времени фактически работают два главных бухгалтера. Поэтому на практике принимающего дела оформляют на работу в другой должности, а впоследствии назначают главным либо, наоборот, изыскивают возможность оплатить работу прежнему главному бухгалтеру.

В приказе указываются:

– фамилия, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного бухгалтера;

– сведения о характере исполнения обязанности - временный или постоянный;

– период, в течение которого организуется прием-передача дел. Срок для увольнения работника в соответствии с ТК РФ не должен превышать двух недель. Поэтому в зависимости от даты увольнения прежнего работника определяется период, в течение которого предстоит передать дела;

– персональный состав комиссии по приему-передаче (если она будет организована). К приказу также может прилагаться регламент (график) работы комиссии;

– необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской компании, вышестоящей организации и др.). Привлечение аудиторской организации является оптимальным и безболезненным вариантом при смене главного бухгалтера. Аудиторская фирма представляет отчет о состоянии учета и отчетности в организации, на основе которого составляется акт приема-передачи дел. В приказе оговаривается срок, в течение которого каждый из главных бухгалтеров должен вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать ее расчетные документы (накладные, счета, кассовые ордера, чеки, платежные поручения и другие первичные документы), а также устанавливается порядок смены банковских карточек организации.

Смена подписей может, к примеру, произойти после окончания ревизии кассы или подписания акта приема-передачи дел.

Учитывая, что главный бухгалтер как должностное лицо является членом ряда комиссий (по списанию основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.), следует указать изменения в их составе.

7. Виды ответственности главного бухгалтера

Ответственность главного бухгалтера может наступить в рамках Трудового кодекса РФ, Налогового кодекса РФ, Уголовного кодекса РФ и Административного кодекса РФ.

Согласно ст. 199 УК РФ наказание грозит бухгалтеру при уклонении от уплаты налогов путем включения в бухгалтерские документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо иным путем в крупном размере (сумма неуплаченных налогов свыше 100000 руб.). В этом случае главного бухгалтера могут лишить права занимать подобную должность на срок до пяти лет либо арестовать на срок от четырех до шести месяцев, либо лишить свободы до четырех лет. Наказуемо и причинение имущественного ущерба путем обмана (ст. 165 УК РФ), злоупотребления полномочиями (ст.201 УК РФ), халатного отношения (ст.293 УК РФ) и подделки документов (ст.327 УК РФ).

В соответствии с Административным кодексом РФ главного бухгалтера могут оштрафовать за многие нарушения, в том числе:

– за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в рамках от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ) (ст. 15.1);

– нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда - от 5 до 10 МРОТ, а ведение деятельности без постановки на учет в этих органах - от 20 до 30 МРОТ (ст.15.3);

– нарушение срока предоставления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации - от 10 до 20 МРОТ (ст.15.4);

– нарушение сроков предоставления налоговой декларации - от 3 до 5 МРОТ (ст.15.5);

– нарушение порядка предоставления статистической информации - от 30 до 50 МРОТ (ст. 13.19);

– непредоставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, - от 3 до 5 МРОТ (ст.15.6);

– грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и предоставлении бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 %, - от 20 до 30 МРОТ (ст. 15.11);

– несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и предоставления отчетности по валютным операциям, нарушение установленных сроков хранения учетных и отчетных документов - от 50 до 100 МРОТ (ст. 15.25).

Главный бухгалтер, в частности, несет ответственность в случае:

– неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего могут быть ошибки в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

– принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат действующему законодательству, нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

– несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

– нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской и кредиторской задолженностей и других потерь, несвоевременного взыскания денежных начетов с виновных лиц;

– составления недостоверной бухгалтерской отчетности, нарушения сроков предоставления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов.

8. Бухгалтерское делопроизводство

Согласно ст. 87 НК РФ налоговые органы вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года.

В соответствии со ст. 17 Федерального закона 129-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности должны храниться не менее пяти лет, и поэтому именно за этот период указанные документы должны быть в наличности.

Все учетные процессы за отчетный период должны быть завершены, т.е. выполнены все бухгалтерские записи, укомплектованы в дела документы, служащие основанием для каждой выполненной записи, сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности.

Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дело согласно номенклатуре дел, разработанной в организации. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Обязательное проведение инвентаризации установлено п.2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ, а также п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.95 № 49, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, и п.22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

– при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного организации;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

– при смене материально-ответственных лиц;

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при реорганизации или ликвидации организации;

– в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

9. Составление акта приема-передачи дел при приеме (увольнении) главного бухгалтера организации

Простейшей формой акта приема-передачи является опись дел, принимаемых главным бухгалтером. Однако, этого не вполне достаточно для дельнейшей работы главного бухгалтера, хотя выгодно уходящему бухгалтеру. Вступающий в должность многие вещи в процессе передачи дел воспринимает на слух, вследствие чего при составлении первого баланса окажется в затруднении из-за дефицита информации. Поэтому в акте рациональнее указать информацию об остатках по счетам с расшифровкой. При необходимости всю нужную информацию новичок может почерпнуть из акта и не беспокоить ушедшего сотрудника или руководителя.

За основу можно взять произвольную форму акта, в то время как составление содержательной части требует большего времени и вызывает определенные затруднения. Ниже приведен примерный перечень вопросов (разделов), которые может содержать акт приема-передачи дел. Он может уточняться, расширяться, сокращаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности организации.

1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии. Сведения об организации работы бухгалтерии. Штат, его укомплектованность, текучесть кадров и ее причины. Распределение обязанностей между сотрудниками, наличие должностных инструкций. Квалификация сотрудников и работа по ее повышению.

Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм банков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно. Обеспеченность бланками форм первичных документов и учетных регистров, отчетности.

Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций.

Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.

Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма учета (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.

2. Состояние учета денежных средств. Касса. Наличие кассира и действующего договора с ним на полную материальную ответственность. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов (марки почтовые, государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и др.). Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.

Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банков, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.

Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.

3. Состояние учета расчетных операций. Наличие выписок со счетов в банках, договоров и других документов расчетного характера, инвентаризации расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности, с указанием виновных лиц.

Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.

Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.

4. Состояние и учет амортизируемого имущества (основных средств и нематериальных активов). Дата последней инвентаризации имущества, ее полнота и качество, отражение в учете. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на основные средства. Ответственные хранители ценностей, приказ об их назначении.

5. Состояние материального учета. Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально-ответственных лиц, дата последней выверки. Дата последней инвентаризации материальных ценностей, ее результаты. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не преданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.

6. Состояние расчетов с работниками. Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета, наличие налоговых карточек по налогу на доходы физических лиц и единому социальному налогу.

7. Отчетность. Соблюдение требования к составлению месячного бухгалтерского баланса, установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.

8. Хранение документов. Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел, подшиты и пронумерованы ли документы. Правильность оформления изъятия или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения. Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.

9. Перечень бухгалтерских и первичных документов описи. Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др. Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.

10. Остатки по проверенным счетам. Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также по счетам учета иного имущества.

11. Подписи. Подписи главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии или представителя администрации.

В случае несогласия сдающего дела с какими-либо положениями акта он вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых первый представляется на утверждение руководителю учреждения, второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал или представительство организации, акт составляется в трех экземплярах, один из которых представляется в головную организацию.

О смене главного бухгалтера следует уведомить налоговые органы. Обычно они требуют сдать форму № Р14001, утвержденную постановлением Правительства РФ от 19.06.02 № 439, приказ о назначении, данные паспорта назначенного бухгалтера (ксерокопию).

В зависимости от стиля работы организации о смене главного бухгалтера сообщается постоянным партнерам и подразделениям.

ЛЕКЦИЯ 9. УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИИ

1. Понятие учетной политики. Структура учетной политики.

2. Квалификация объектов бухгалтерского учета.

3. Оценка объектов бухгалтерского учета.

4. Организация учета материально-производственных запасов.

5. Учет резервов предстоящих расходов и платежей.

6. Способы учета затрат на производство.

7. Учет готовой продукции по нормативной и фактической себестоимости.

8. Учет затрат на ремонт.

1. Понятие учетной политики. Структура учетной политики

Под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета. Согласно Приложению по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденному приказом Минфина РФ от 09.12.98 № 60н, п.2). Учетная политика любой организации должна охватывать все аспекты учетного процесса:

­ методический,

­ технический;

­ организационный.

Методический аспект отражает, какие именно способы оценки имущества и обязательств, признания доходов и расходов, начисления амортизации и т.п. используются организацией. Под методикой учета при этом понимается совокупность правил, при помощи которых определяется квалификация объекта бухгалтерского учета, оценка его стоимости, определение даты признания затрат, дохода, расхода или принятия к учету имущества, корреспонденция счетов, исчисление сумм отчислений и начислений, формирование тех или иных фондов и резервов и т.д.

Технический аспект показывает, как реализуются эти способы в документообороте, как строится аналитический и внесистемный бухгалтерский учет, формируются учетные регистры и т.п.

Организационный аспект характеризует, как осуществляются способы ведения бухгалтерского учета с точки зрения построения бухгалтерской службы, ее места в управленческой структуре и взаимодействия с другими службами организации, распределение учетных функций между персоналом бухгалтерии, фиксирует процедуры формирования внутренней и внешней бухгалтерской отчетности.

Поскольку согласно ПБУ 1/98 под учетной политикой понимается принятая совокупность способов ведения бухгалтерского учета, то надо определить, что понимается под этими способами. К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы:

­ группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности;

­ погашения стоимости активов;

­ организации документооборота;

­ инвентаризации;

­ способы применения счетов бухгалтерского учета;

­ системы регистров бухгалтерского учета;

­ обработки информации и иные соответствующие способы и приемы.

Таким образом, важнейшими вопросами учетной политики являются:

Квалификация объектов бухгалтерского учета.

Их оценка.

Порядок отражения в бухгалтерском учете.

Под квалификацией объектов учета мы будем понимать их отнесение к той или иной бухгалтерской категории. Квалификация определяет не только тот балансовый счет, на котором данные объекты должны учитываться, но и, что гораздо важнее, она определяет, каким ПБУ (а значит, какими принципами и правилами) регулируется порядок бухгалтерского учета данного объекта.

Под оценкой учета мы будем понимать определение его стоимости. Наконец, порядок отражения объекта в учете - это перечень всех бухгалтерских процедур, которые должны применяться к данному объекту: отражение на балансовых счетах путем совершения различных бухгалтерских записей, перенесение стоимости на себестоимость готовой продукции, переоценка, инвентаризация и т.д.

Поэтому в контексте приведенных выше терминов учетную политику организации можно назвать полной при условии, что для каждого объекта учета в ней содержатся правила его квалификации, оценки и порядка отражения в учете, либо ссылки на те нормативные документы, которые содержат такие правила.

2. Квалификация объектов бухгалтерского учета

Один и тот же объект в бухгалтерском учете может квалифицироваться по-разному, например, квартира будет считаться:

­ товаром (частью материально-производственных запасов) - счет 41 и учет по правилам ПБУ 5/01, если она приобретена с целью возмездного отчуждения другому собственнику по договору купли-продажи, мены, в качестве отступного и т.д.;

­ объектом доходных вложений в материальные ценности - счет 03 и учет по правилам ПБУ 6/01, если она приобретена с целью извлечения дохода от ее сдачи в аренду;

­ объектом основных средств - счет 01 и учет по правилам ПБУ 6/01, если она используется для проживания собственных сотрудников, командированных специалистов и т.д.

Важность правильной квалификации можно подтвердить следующими требованиями:

­ если квартира отнесена к категории доходных вложений или основных средств, ее стоимость подлежит переоценке, ели к категории товаров - нет;

­ для формирования первоначальной стоимости квартир, приобретенных с целью перепродажи, не может использоваться счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» и правила формирования стоимости внеобортных активов, в частности, приведенные в Инструкции по применению Плана счетов, Положении по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций (доведено письмом Минфина РФ от 30.12.93 № 160), ПБУ 6/01;

­ если квартира отнесена к категории доходных вложений или категории основных средств, ее стоимость амортизируется.

Поскольку квалификация объекта имеет такое большое значение, в учетной политике следует определить, по каким правилам объекты относятся к той или ной категории. Например, как мы будем разделять объекты доходных вложений и основных средств? Этот вопрос должен решаться еще при принятии объекта к учету. Для ответа необходимы данные о разграничении доходов (расходов) по обычным видам деятельности и прочих доходов (расходов). Если обычным видом деятельности для организации является производство продукции (работ, услуг), то основные средства, приобретаемые для эксплуатации на данном предприятии, принимаются к учету по счетам 01. Если же обычным видом деятельности является передача активов во временное пользование, то объекты, приобретенные для сдачи в аренду (в лизинг) или в прокат, принимаются к учту по счету 03.

Когда организация сдает в аренду временно простаивающие основные средства, чтобы хоть как-то окупить их простой, заключается договор с любым обратившимся к ней арендатором - такой случай нельзя квалифицировать как деятельность, а доходы - как доходы по обычным видам деятельности. В этом случае доходы следует квалифицировать как прочие доходы. Когда организация специально приобретает имущество для сдачи в аренду, выделяет специальное подразделение или должностное лицо, в обязанности которого входит поиск арендаторов, отслеживает соответствующий сегмент рынка (спрос и предложение, цены, конкуренты и т.п.), тогда это можно назвать обычной деятельностью, а прочие доходы превращаются в доходы по обычным видам деятельности.

Теперь рассмотрим ситуацию применительно к основным средствам:

­ если собственные основные средства (объекты, учтенные на счете 01) сдаются в аренду в периоды их простоя, т.е. они попеременно эксплуатируются и на данном предприятии, и у арендатора - тогда они сохраняют свой статус основных средств;

­ когда организация специально приобретает объекты для сдачи в аренду (в лизинг), они сразу рассматриваются в качестве доходных вложений в материальные ценности.

Самым спорным является случай, когда объекты, некогда эксплуатируемые предприятием, для него самого перестают быть основными средствами (по причине прекращения данного производства, перевода производства на более эффективный технологический парк и т.п.). Сдача этих объектов в аренду может быть признана более выгодной, нежели их продажа. Однако эти объекты перестают быть основными средствами и должны получать статус доходных вложений в материальные ценности, т.е. по нашему мнению, в данном случае следует сделать проводку:

Дебет сч.03 «Доходные вложения в материальные ценности»

Кредит сч.01 «Основные средства».

Данная проводка в плане счетов не поименована. Однако там предусмотрена противоположная ситуация (Дебет 01 Кредит 03) - для случая, когда объекты, приобретенные в целях сдачи в аренду, принимаются в эксплуатацию самим арендодателем. (Причем, по нашему мнению, ситуация перевода основных средств на счет 03 на практике встречается чаще, чем противоположная - перевод доходных вложений в состав основных средств). В связи с этим, а главное - исходя из экономического содержания рассматриваемых категорий, мы считаем перевод основных средств в категорию доходных вложений совершенно правомерным. Важно, что обе записи (Дебет 01 Кредит 03 и Дебет 03 Кредит 01) осуществляется при особых обстоятельствах - при изменении стратегии использования имущества, при переориентации организации на иной бизнес. Поэтому они могут осуществляться очень редко, их частое применение является ошибкой бухгалтера, поскольку постоянная смета видов деятельности организации представляется мало реальной.

Подытоживая сказанное выше, подчеркнем, что сдача в аренду объектов, рассматриваемых в качестве основных средств, чаще всего будет приносить прочие доходы, а объектов, рассматриваемых в качестве доходных вложений в материальные ценности - доходы по обычным видам деятельности.

Следующая проблема - изменение квалификации объекта.

Например, с принятием Положения по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» ПБУ 14 существенно изменились категории отнесения объектов к нематериальным активам (их квалификация): теперь это только результаты интеллектуальной деятельности, на которые организация имеет исключительные права - объекты интеллектуальной собственности и деловая репутация. Поэтому из состава нематериальных активов исключены не только квартиры, но и лицензии, тиражируемые программные продукты, организационные расходы и т.п. Отсюда возникла проблема, как поступить с поименованными объектами, приобретенными до введения ПБУ 14 в действие.

Поскольку такие объекты сегодня не удовлетворяют условиям их включения в состав нематериальных активов, организация не имеет права включать их в соответствующую строку отчетности - иначе это будет вводить в заблуждение пользователей такой отчетности. Поэтому организация должна выбрать один из возможных вариантов решения данной проблемы:

­ сохранить их учет на счете 04, но в отчетности отражать по отдельно вписываемой строке, расшифровывающей строку 110 «Нематериальные активы» Бухгалтерского баланса (например, в строке 114);

­ перенести их учет на соответствующие счета - 97 «Расходы будущих периодов», 01 «Основные средства», 41 «Товары» (для квартир) и т.д.

3. Оценка объектов бухгалтерского учета

Оценка объекта зависит не столько от его квалификации, сколько от причины поступления в организацию:

­ объекты, приобретенные за плату, оцениваются по сумме фактических затрат организации на их приобретение и доведение до состояния, пригодного к использованию в запланированных целях (доставку, монтаж, проверку, сертификацию и т.п.);

­ объекты, полученные в качестве вклада в уставный капитал, оцениваются по стоимости, определенной учредителями (участниками), но не выше стоимости, определенной независимым оценщиком;

­ объекты, созданные (произведенные, построенные) самой организацией, оцениваются по сумме затрат на их изготовление (здесь важно определить методику калькулирования этих затрат, необходимость и порядок включения в стоимость этих объектов части общепроизводственных и общехозяйственных расходов);

­ объекты, оплаченные не денежными средствами, оцениваются по справедливой стоимости, которая приравнивается к оценке передаваемого имущества;

­ объекты, остающиеся от списания непригодных к восстановлению и дальнейшему использованию основных средств, оцениваются по рыночной стоимости на дату списания основных средств;

­ объекты, полученные безвозмездно, оцениваются по текущей рыночной стоимости на дату принятия этого имущества к учету.

Одним из принципиальных отличий современной концепции бухгалтерского учета основных средств является отказ от учета износа в пользу учета амортизации: сегодня бухгалтерский учет уже не содержит информации об износе основных средств, а «работает» только с их амортизацией.

Различие износа и амортизации накладывает довольно сильный отпечаток на методологию бухгалтерского учета:

Во-первых, появляется возможность использовать нелинейные методы. Поскольку скорость износа практически не меняется, то его накопление осуществляется равномерно в течение всего срока службы объекта (странно предполагать, что при одинаковой интенсивности использования объект в начале эксплуатации стареет в несколько раз быстрее, чем в конце). Иное дело - накопление амортизации. Оно не зависит от физических процессов и определяется только волей бухгалтера о том, какие суммы стоимости будут включены в себестоимость продукции, поэтому возможны любые расчеты, включая нелинейные.

Во-вторых, приходуя объект, бывший в эксплуатации, мы не должны одновременно приходовать и накопленный по этому объекту износ. Напоминаем, что раньше ситуация была иная. Действительно, если в учете отражается износ, нам необходимо сохранять эти данные, не зависимо от замены собственника объекта - физическое и моральное старение от смены собственника не уменьшается. Напротив, амортизация, накопленная по объекту его предыдущим собственником, совершенно бесполезна для нового собственника - он не может воспользоваться этим амортизационным капиталом и поэтому не заинтересован хранить соответствующую информацию, для него амортизация объекта должна быть начата заново.

В-третьих, необходимость начала амортизации объекта сразу после его принятия к учету. Если раньше в учете отражался износ, то начало его начисления можно было привязать к вводу объекта в эксплуатацию, ведь неэксплуатируемый объект не изнашивается. Теперь, говоря об амортизации, нет уже никакой возможности отсрочить ее начало вплоть до начала эксплуатации объекта - мы должны начать амортизацию сразу после окончания формирования той стоимости, которая будет амортизироваться, то есть после принятия объекта к учету (проводка по дебету счета 01).

Бессмысленно говорить о политике управления износом - трением, сопротивлением материалов и иными законами природы управлять нельзя. Совсем другое дело - амортизационная политика, она является составной частью общей политики формирования собственных финансовых ресурсов и заключается в управлении ими с целью реинвестирования в производство. Поэтому довольно часто накопленные на основе амортизации собственные средства, называют амортизационным капиталом.

В настоящее время амортизации подлежат три вида объектов учета:

­ основные средства;

­ доходные вложения в материальные ценности;

­ нематериальные активы.

В этом разделе учетной политики должны быть раскрыты:

Применяемые способы начисления амортизационных отчислений по отдельным группам объектов: