Учет денежных средств

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах. Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств. Скоростью их движения во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности организации. Объемом имеющихся у нее денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется ее платежеспособность - одна из важнейших характеристик финансового положения. Денежные средства в хозяйственном процессе выполняют функции меры стоимости, средства обмена, образования сокровищ, накопления капитала. Они являются абсолютно ликвидным активом, способным легко и быстро преобразовываться в любые виды материальных ценностей. Искусство управления денежными потоками заключается в оптимизации их запасов, стремлении к такому планированию денежных потоков, чтобы к каждому очередному платежу по обязательствам организации ей было обеспечено поступление денег от покупателей или дебиторов при сохранении необходимых резервов. Важная роль денежных средств в обеспечении финансово-хозяйственной деятельности обусловливает необходимость организации непрерывного и своевременного учета денежных средств и операций по их движению; контроля наличия, сохранности и целевого использования денежных средств.

Учет денежных средств - это важнейший инструмент управления денежными потоками, эффективности использования денежных ресурсов, поддержания повседневной платежеспособности организации.

Предприятия обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В отдельных случаях предприятия участвуют в процессе налично-денежного обращения - при оплате труда штатных и нештатных сотрудников, закупке материалов, выдаче сотрудникам авансов на командировочные расходы и др. В связи с этим предприятие может располагать наличными денежными средствами. Для хранения денежных средств предназначена касса предприятия. [18, С.288]

Целью курсовой работы является раскрытие бухгалтерского учета использования наличных денег в кассе при расчетах, а также изучение правильности поступления, хранения, использования наличных денежных средств в кассе.

Для достижения поставленной цели использовались общенаучные методы исследований, специальные методы и приемы бухгалтерского учета.

Предметом и объектом изучения выступает баланс предприятия.

При написании работы были поставлены задачи:

- изучить правила организации кассы на предприятии, требования, предъявляемые к месторасположению кассы;

- рассмотреть основные виды документов, являющихся основанием для совершения кассовых операций;

- изучить порядок учета движения денежных средств в бухгалтерии предприятия;

- изучить порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе. касса учет денежный инвентаризация

При написании курсовой работы были использованы следующие виды источников информации:

- законы РБ;

- нормативно-правовые акты;

- специализированные учебные пособия "Теория бухгалтерского учета", "Бухгалтерский учет" и др.;

- периодические издания.



ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

1.1 Нормативно-правовое регулирование учета денежных средств

Учет денежных средств и наличное денежное обращение на территории Российской Федерации регулируются следующими нормативно-правовыми актами:

- Гражданский кодекс Российской Федерации. Части I-II.

- План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению. Утверждены Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.

- Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 года №14-П;

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40 (Письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 года №18 "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации").

- Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. постановлением Правительства РФ. [15, С 263]

Основные правила ведения бухгалтерского учета регламентированы Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н "Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".

Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета утверждается организацией на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утверждаемого Министерством финансов Российской Федерации.

Предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

"Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" от 05.01.1998 № 14-П (ред. от 31.10.2002) (утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997 № 47) устанавливает порядок наличного денежного обращения. Согласно данного документа организации, предприятия, учреждения независимо от организационно-правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях.

По данному положению денежная наличность сдается предприятиями непосредственно в кассы учреждений банков или через объединенные кассы при предприятиях, а также предприятиям Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации для перевода на соответствующие счета в учреждения банков. Наличные деньги могут сдаваться предприятиями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

Для определения объема, источников поступлений наличных денег в кассы учреждений банков и направлений их выдач, а также выпуска или изъятия их из обращения в областях, краях, республиках и в целом по Российской Федерации составляется прогноз кассовых оборотов на квартал. [20]

Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке" устанавливает предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей.

За несоблюдение кассовой дисциплины предусмотрены экономические санкции. Так, в соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 (в ред. Указа Президента РФ от 21.03.1995 № 291) "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" предусмотрены различные меры финансовой ответственности:

- За осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа;

- За неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы;

- За несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной наличности.

На руководителей предприятий, учреждений и организаций, допустивших указанные нарушения, налагаются штрафы в 50-кратном установленном законодательством РФ размере минимальной месячной оплаты труда

1.2 Общие положения и правила организации работы кассы

Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, а для осуществления расчетов наличными деньгами (приема, хранения и расходования), каждая организация должна иметь кассу и вести всю необходимую документацию по установленной форме.

Понятие кассы включает в себя наличные деньги, имеющиеся у предприятия, а также специально оборудованное помещение для приема, хранения и выдачи денег и других средств, хранящихся в кассе.

Касса - подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и другими наличными ценностями.

Предприятие обязано обеспечивать сохранность денег, как в помещении кассы, так и при транспортировке. Если по вине руководителя предприятия не были созданы необходимые условия безопасности, то ответственность лежит на руководителе.

Хранение и расходование денежных средств в кассе установлены "Порядком ведения кассовых операций", утвержденным Центральным Банком РФ 22 сентября 1993 г.

В соответствии с п. 3 данного Порядка, для хранения денег и осуществления кассовых операций руководители организации обязаны оборудовать кассу

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

- быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях рекомендуется окна кассового помещения оборудовать внутренними ставнями;

- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

- закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

- оборудоваться специальным окошечком для выдачи денег;

- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

- располагать исправным огнетушителем. [18, С 290]

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот (в последующем - оплата труда), закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

Выдача денег из выручки одних предприятий, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, на основе договора между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

В штате предприятия предусмотрена должность кассира. Кассир - должностное лицо, на которое возложена обязанность учета приема, хранения и выдачи денег из кассы

При назначении кассира на работу руководитель предприятия знакомит кассира с правилами ведения кассовых операций и заключает с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность денег в кассе. Кассир несет ответственность за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и из-за неосторожности. Кассиру запрещается передавать выполнение своих обязанностей другим лицам. В случае болезни и других случаев, когда кассир не может выполнять свои обязанности, исполнение обязанностей кассира по письменному распоряжению руководителя возлагается на другого работника.

Бухгалтера и другие работники, которые пользуются правом подписи финансовых документов, не могут исполнять обязанности кассира.

Кассир обязан иметь личную печать. Все наличные деньги должны храниться в помещении кассы в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира, причем эти ключи запрещается оставлять в условленных местах, передавать посторонним лицам, изготавливать их неучтенные дубликаты.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. [14, С 215]

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с пересчетом денежной наличности. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Организация со своей стороны должна создать кассиру необходимые условия для выполнения его обязанностей, связанных с высокой материальной ответственностью.

Для контроля движения наличных средств используются контрольно-кассовые машины (ККМ). Законодательством установлено применение ККМ при осуществлении денежных расчетов с юридическими и физическими лицами по товарным операциям или по оказанию бытовых услуг, так как эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. исключение составляют только те организации, которые в силу специфики используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки ККМ.



1.3 Первичная документация по поступлению и расходованию денежных средств

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц), утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"

Таблица 1.1

Основные первичные документы по учету кассовых операций

Форма документа	Порядок применения
номер	Наименование документа
КО-1	Приходный кассовый ордер	Для оформления поступления наличных денежных средств в кассу организации
КО-2	Расходный кассовый ордер	Для оформления выдачи денежных средств из кассы организации
КО-3	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов	Для регистрации Приходных кассовых ордеров и Расходных кассовых ордеров
КО-4	Кассовая книга	Для учета поступлений и выдач наличных организации в кассе
КО-5	Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств	Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу, а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по производственным операциям

Поступление наличных денег в кассу организации (индивидуального предпринимателя) оформляется приходным кассовым ордером (ПКО) по форме N КО-1 (Приложение 1), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Он состоит из двух частей: собственно самого приходного кассового ордера и отрывной квитанции к нему.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с учетом требований пп. 13 и 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются:

- по строке "Основание" - содержание хозяйственной операции;

- по строке "В том числе" - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)");

- по строке "Приложение" - перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

- в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Кассир, получив из бухгалтерии приходный ордер или заменяющий его документ, обязан проверить его, руководствуясь предписаниями п. 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Отрывная квитанция выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. А если деньги поступили из банка, то квитанцию прикладывают к банковским документам. Если организация продает товары (выполняет работы, оказывает услуги) за наличный расчет, то на всю сумму выручки составляется один Приходный кассовый ордер. Делают это в конце рабочего дня или смены. [6]

Выдача наличных оформляется расходным кассовым ордером (РКО) по форме № КО-2. Он представляет собой единый бланк без каких-либо отрывных квитанций. В целом расходный кассовый ордер похож на приходный кассовый ордер и заполняется аналогично.

В верхней части пишется наименование ИП, далее номер и дата ордера. Нумерация ордеров (приходных и расходных) осуществляется раздельно в течение года. С 1 января каждого года она начинается заново.

В табличной части пишется только сумма. Далее указываются полностью Фамилия, Имя, Отчество лица, получающего деньги, основание (номер и дата документа), сумма прописью (копейки - цифрами), прилагаемые бумаги. Ниже, после подписей руководителя и главного, в строку "Получил" получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой укажет выданную ему сумму: рублей - прописью, копеек - цифрами. Он же строкой ниже ставит дату и подпись. То есть если расходный кассовый ордер составлен на компьютере, строка с указанием выданной суммы всегда будет написана от руки. Далее в строке "По" пишутся наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денег, чаще всего это паспорт. Расходный кассовый ордер оформляется в 1 экземпляре, печать на нем не ставится. [11]

Документ на выдачу денег подписывается предпринимателем. Когда на прилагаемых к расходному кассовому ордеру бумагах (например, заявление на выдачу денег от командированного сотрудника, счет) есть разрешительная надпись коммерсанта, его подпись на ордере не обязательна. Об этом сказано в правилах заполнения бланка, утвержденных тем же приказом, что и сами формы. Тем не менее, во избежание недоразумений и разногласий с контролерами будет лучше, если индивидуальный предприниматель поставит свою подпись на расходном ордере.

Деньги выдаются только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача осуществляется по доверенности, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение.

Заработную плату, пенсию, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. [12]

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковой ручкой или выписаны на пишущей машине. подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. [17, С.172]

Пунктом 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации определено, что приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

В журнале регистрации приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные ордера регистрируют в разделе "Приходный документ", расходные -- в разделе "Расходный документ". По каждому документу отражается дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется с начала отчетного года в порядке возрастания отдельно по приходу и расходу.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (форма № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги, который является отчетом кассира (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами), под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Если же в организации есть операционные кассы для проведения наличных расчетов с покупателями или заказчиками через Контрольно-кассовую машину (ККМ), то в главную кассу сдается журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Он служит для учета контроля этих расчетов. ККМ печатает на ленте отрывные чеки, вручаемые покупателям, и фиксирует их в своей памяти. Ежедневные расчеты через ККМ оформляются в журнале, а затем из них переносятся в кассовую книгу организации. [26]

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.

При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать:

- расчетно-платежную;

- расчетную;

- платежную.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате" утверждены типовые формы:

- для расчетно-платежной ведомости форма № Т-49;

- для расчетной ведомости форма № Т-51;

- для платежной ведомости форма № Т-53.

По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер. [8]

Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма № Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет.

Организация может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.

Срок, на который организация может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом могут быть утверждены перечень хозяйственных операций; оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета. В течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, и/или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).

Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник должен отчитаться за них также в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Форма авансового отчета № АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет".

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации.

На оборотной стороне формы АО-1 авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

При получении авансового отчета организацией бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Эта часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.

Если сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир должен выписать расходный кассовый ордер.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы (ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ)). При этом следует иметь в виду ограничения, установленные в ч. 1 ст. 138 ТК РФ: "общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику".

Авансовый отчет должен храниться в организации "в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет" (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Новая выдача денежных средств под отчет работнику возможна только после полного погашения прежней задолженности. [1]



ГЛАВА 2. УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ

2.1 Организация синтетического и аналитического учета движения денежных средств

Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном, балансовом счете 50 "Касса". Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

Сальдо счета указывает на наличие свободных денежных средств в кассе организации на начало и конец месяца. По дебету счета 50 отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 отражаются выплата денежных средств и выдача денежных документов.

К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

50-1 "Касса организации"

50-2 "Операционные кассы"

50-3 "Денежные документы" и другие.

Выделение субсчетов к счету 50 объясняется необходимостью формирования информации об обороте наличных денежных средств в зависимости от специфики функционирования организации.

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости. Этот же субсчет применяется торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. [19]

Таблица 2.1

Счет 50 "Касса"

По дебету	По кредиту
№ счета	Название счета	№ счета	Название счета
50 51 52 55 57 60 62 66 67 71 73 75 76 79 80 86 90 91 98 99	Касса Расчетные счета Валютные счета Специальные счета в банках Переводы в пути Расчеты с поставщиками и подрядчиками Расчеты с покупателями и заказчиками Расчеты по краткосрочным кредитам и займам Расчеты по долгосрочным кредитам и займам Расчеты с подотчетными лицами Расчеты с персоналом по прочим операциям Расчеты с учредителями Расчеты с разными дебиторами и кредиторами Внутрихозяйственные расчеты Уставный капитал Целевое финансирование Продажи Прочие доходы и расходы Доходы будущих периодов Прибыли и убытки	50 51 52 55 57 58 60 62 66 68 69 70 71 73 75 76 79 80 81 94 99	Касса Расчетные счета Валютные счета Специальные счета в банках Переводы в пути Финансовые вложения Расчеты с поставщиками и подрядчиками Расчеты с покупателями и заказчиками Расчеты по краткосрочным кредитам и займам Расчеты по налогам и сборам Расчеты по социальному страхованию и обеспечению Расчеты с персоналом по оплате труда Расчеты с подотчетными лицами Расчеты с персоналом по прочим операциям Расчеты с учредителями Расчеты с разными дебиторами и кредиторами Внутрихозяйственные расчеты Уставный капитал Собственные акции (доли) Недостачи и потери от порчи ценностей Прибыли и убытки

Одним из основных источников поступления денежных средств в кассу организации, являются расчетные счета. В бухгалтерском учете при поступлении денежных средств с расчетного счета составляется запись:

Дебет 50-1 "Касса организации"

Кредит 51 "Расчетные счета".

Поступление денежных средств от покупателей в оплату за реализованный товар является выручкой, отражение которой в бухгалтерском учете зависит от видов торговли: розничная или оптовая. При продаже товаров через розничную сеть выручка отражается записью:

Дебет 50-1 "Касса организации"

Кредит 90-1 "Выручка".

Основанием для отражения выручки в бухгалтерском учете в оптовой торговле является предъявленный покупателю счет на продажную стоимость товара. В учете составляется запись:

Дебет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"

Кредит 90-1 "Выручка".

Поступление денежных средств от покупателей в оплату за товар в данном случае отражается как погашение задолженности покупателя за отгруженный товар:

Дебет 50-1 "Касса организации"

Кредит 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

Расчеты за отгруженный покупателям товар могут осуществляться за наличный расчет в форме предварительной оплаты. Поступления от других юридических и физических лиц в порядке предварительной оплаты продукции в соответствии с п. 3 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 г. № 32н, не признаются доходами организации.

Согласно Плану счетов сумма поступившей в кассу организации предварительной оплаты в счет предстоящей поставки продукции отражается по дебету счета 50 "Касса" в корреспонденции с кредитом счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Причем сумма предварительной оплаты учитывается обособленно, для этого организация по балансовому счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" может открыть соответствующий субсчет, например субсчет 62-1 "Расчеты по предварительной оплате".

Пример 2.1

Организация получила авансовый платеж наличными денежными средствами под предстоящую отгрузку товара на сумму 35400 руб., в том числе НДС-- 5400 руб.

В бухгалтерском учете организации отражаются записи:

Дебет 50-1 "Касса организации"

Кредит 62-1 "Расчеты по предварительной оплате" -- 35 400 руб. -- на сумму поступившего авансового платежа в кассу

организации;

Дебет 62-1 "Расчеты по предварительной оплате"

Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам" -- 5400 руб. -- на сумму НДС от поступившего авансового платежа.

Денежные средства в кассу организации могут поступать от учредителей организации в качестве вклада в уставный капитал. Вклады учредителей определяются учредительным договором и протоколом собрания учредителей.

Учет расчетов с участниками общества по денежным и имущественным вкладам в уставный капитал ведется с применением счета 75 "Расчеты с учредителями".

Подтверждением факта принятия денежного вклада от участника является квитанция к приходному кассовому ордеру, скрепленная печатью организации.

Приходный кассовый ордер служит основанием для записи операции в отчет кассира, на основе которого составляются бухгалтерские записи с их отражением в журналах-ордерах.

Сумма вклада участника, поступившая в виде наличных денежных средств в кассу, отражается записью:

Дебет 50-1 "Касса организации"

Кредит 75-1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал". [18, С 296]

Денежные средства могут поступать в кассу организации при возврате подотчетных сумм от работников организации. Остаток подотчетных сумм определяется на основании авансового отчета, его поступление оформляется приходным кассовым ордером.

Например, подотчетному лицу из кассы организации выданы денежные средства на приобретение канцелярских принадлежностей. После приобретения канцелярских принадлежностей подотчетным лицом составлен авансовый отчет, к которому приложены товарный и кассовый чеки. Остаток неиспользованных денежных средств сдан в кассу организации.

В бухгалтерском учете составляются записи:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит 50-1 "Касса организации" - выданы из кассы подотчетному лицу денежные средства для приобретения канцелярских принадлежностей;

Дебет 10-1 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - приобретены подотчетным лицом канцелярские принадлежности;

Дебет 50-1 "Касса организации"

Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" -- возвращен в кассу организации остаток неиспользованных подотчетных сумм.

Иные операции поступления денежных средств в кассу организации представлены в табл. 2.2[18, 297]

Таблица 2.2

Операции по поступлению денежных средств в кассу организации

(дебет счета 50-1 "Касса организации")

№ п/п	Основание для взноса денежных среств	Содержание операции	Корреспондирующий счет
1	2	3	4
1	Денежный чек	Осуществлен возврат неиспользованных средств в аккредитивах	55-1
2	Отчет кассира	Сданы наличные деньги из операционной в основную кассу организации	50-2
3	Справка, заявление на покупку валюты	Иностранная валюта, снятая с валютного счета, оприходована в кассу	52
4	Денежный перевод	Поступили в кассу наличные денежные средства, находящиеся в пути	57
5	Накладная, акт приемки ценностей	Внесены денежные средства поставщиком в оплату недостающих материальных ценностей	60
6	Договор займа	Погашена задолженность юридическими лицами по предоставленному долгосрочному займу и процентам за пользование заемными средствами	67
7	Справки, заявление, свидетельство о рождении ребенка	Поступили в кассу организации денежные средства от Фонда социального страхования РФ на выплату единовременного пособия на рождение ребенка.	69-1
8	Договор займа	Погашена задолженность работником организации по предоставленному займу и процентам за пользование заемными средствами	73-1
9	Акт инвентаризации, распоряжение	Погашена материально ответственным лицом недостача, выявленная при инвентаризации товаров	73-2
10	Расчет	Осуществлен возврат излишне выплаченной акционеру суммы дивидендов	75-2
11	Акт приемки ценностей, претензия	Поступили в кассу денежные средства от поставщика по предъявленной претензии по поставке товаров	76-2
12	Договор простого товарищества	Поступили в кассу организации дивиденды от участия в договоре простого товарищества	76-3
13	Книга	Осуществлен возврат излишне выданных депонированных сумм работникам организации	76-4
14	Приказ	Поступили в кассу денежные средства от филиала организации, выделенного на отдельный баланс	79-1
15	Программа, гранты	Поступили денежные средства для финансирования программы развития региональной информационной базы	86
16	Платежная ведомость	Внесена в кассу излишне выданная заработная плата работникам	70
17	Соглашение	Поступили в кассу организации безвозмездно переданные юридическим лицом денежные средства	98-2

Выбытие денежных средств из кассы организации отражается по кредиту счета 50 "Касса" в корреспонденции с разными счетами в зависимости от назначения расходов.

Одним из основных направлений выбытия денежных средств является их зачисление на расчетный счет.

Денежные средства сдаются в банк кассирами организаций или через инкассаторов. Денежные средства, выданные кассиру для сдачи в банк, оформляют расходным кассовым ордером. В банке оформляется объявление на взнос наличными. В бухгалтерском учете составляется запись:

Дебет 51 "Расчетные счета"

Кредит 50-1 "Касса организации".

Денежные суммы (преимущественно выручка от продажи товаров торговых организаций), внесенные в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный счет или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению, учитываются на счете 57 "Переводы в пути".

Основанием для принятия на учет денежных средств по счету 57 "Переводы в пути" являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

Выбытие денежных средств из кассы организации может произойти в результате осуществления организацией инвестиций наличными денежными средствами. Для учета инвестиций (в государственные ценные бумаги, акции, облигации и иные ценные бумаги других организаций, уставные (складочные) капиталы других организаций, представленные займы) в бухгалтерском учете предусмотрен счет 58 "Финансовые вложения".

Выдача денежных средств из кассы организации в виде займов может осуществляться не только юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, но и работникам организации. Для учета расчетов по предоставленным займам Планом счетов предусмотрен субсчет 73-1 "Расчеты по предоставленным займам". Займы работникам организации могут быть предоставлены для приобретения жилья, садовых домиков, на благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и т.д.

Для предоставления займов с работником заключается договор, в котором определяют сумму, срок возврата займа, а также проценты за пользование денежными средствами.

Из кассы организации денежные средства могут быть направлены и на иные цели[10]

2.2 Учет денежных документов

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д. Денежные документы должны храниться в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению. лицом, материально ответственным за хранение денежных документов, является кассир организации.

Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет о движении денежных документов. В этом отчете указывается, сколько и каких денежных документов поступило, их стоимость, а также какие денежные документы выданы, кому и на какую сумму. Сведения отчета по оприходованию и выдаче денежных документов используются для аналитического учета, в качестве регистров которого может быть книга учета движения денежных документов по отдельным их видам. Выделение этой части кассовых операций в отдельный субсчет обусловлено разнообразным составом денежных документов и их оценкой по сумме фактических затрат на приобретение.

Синтетический учет этих ценностей ведется на субсчете "Денежные документы" к счету 50 "Касса". Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов. Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории, пансионаты и пр. отражаются бухгалтерской записью: [18, С 299]

Дебет 50 "Касса", субсчет "Денежные документы"

Кредит 50 "Касса", субсчет "Касса организации" или 51 "Расчетные Счета"

При выдаче путевок работникам бесплатно или с частичной оплатой делают запись.

Дебет 50 "Касса" -- на сумму частичного платежа, сделанного работником,

Дебет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению",

91 "Прочие доходы и расходы" -- на суммы, оплаченные за счет средств социального страхования или организации (в соответствии с условиями коллективного договора)

Кредит 50 "Касса", субсчет "Денежные документы".

Таблица 2.3

Операции по приобретению и выдаче денежных документов

Первичный документ	Содержание операций	Корреспондирующие счета
		дебет	Кредит
Счет, авансовый отчет	Оприходованы в кассу денежные документы, приобретенные за наличный расчет	50-3	71
Счет (накладная)	Оприходованы в кассу денежные документы, приобретенные в безналичном порядке (оплаченные с расчетного счета)	50-3	76 (60)
Ведомость выдачи путевок, приказ руководителя организации, бухгалтерская справка-расчет	Выдана путевка работнику организации за полную стоимость или с частичной оплатой: - в части денежных средств, внесенных работником - на суммы стоимости путевки, оплачиваемой за счет организации	73 91-2	50-3 50-3
Журнал учета приема и выдачи денежных документов	Выданы проездные документы работнику, направляемому в командировку	71	50-3
Журнал учета приема и выдачи денежных документов	Выданы под отчет почтовые марки, марки государственной пошлины и др. для использования указанных документов по назначению	71	50-3
Инвентаризационная опись (форма № ИНВ-16), бухгалтерская справка	Отражена сумма выявленной недостачи при инвентаризации денежных документов	94	50-3
Инвентаризационная опись (форма № ИНВ-16), бухгалтерская справка	Отражена сумма потерь денежных документов в связи с чрезвычайными обстоятельствами	99	50-3

2.3 Особенности учета операций с наличной валютой

Нормативное регулирование валютных операций в отношении их бухгалтерского учета осуществляется Положением о бухгалтерском учете "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте", утвержденным Приказом Министерства Финансов РФ от 27 ноября 2006 года № 154н (ПБУ 3/2006)

Данное ПБУ не применяется в некоторых случаях:

- при пересчете показателей бухгалтерской отчетности, составленной в рублях, в иностранные валюты в случаях требования таких пересчетов с учредительными документами, при заключении кредитных договоров с иностранными юридическими лицами и т.п.

- при включении данных бухгалтерской отчетности дочерних (зависимых) обществ, находящихся за пределами Российской Федерации, в сводную бухгалтерскую отчетность, составляемую головной организацией

Также Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" устанавливает такое понятие, как курсовая разница. Курсовая разница - разница между рублевой оценкой актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату данного отчетного периода, и рублевой оценкой этого же актива или обязательства на дату принятия его к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату предыдущего отчетного периода. [21]

В кассе организации в соответствии с действующим законодательством может храниться иностранная валюта, использование которой предусматривается только на оплату командировочных расходов за пределами Российской Федерации. Получение валюты оформляется заявкой в уполномоченный банк, составленной на основании приказа о служебной командировке работника организации и распоряжения ее руководителя о норме суточных. При этом иностранная валюта выдается банком не ранее чем за десять рабочих дней до даты выбытия сотрудника в командировку. Получение и выдача иностранной валюты оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами, в которых указывается сумма в валюте платежа. [10, С 85]

Так, на сумму выданного аванса в долларах США составляется запись:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами",субсчет "Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте"

Кредит 50 "Касса", субсчет "Касса в долларах США". [7, С 309]

Таблица 2.4

Записи на счетах бухгалтерского учета расчетов по командировочным расходам

Дебет счета	Кредит счета	Хозяйственная операция
50-4 "Касса в иностранной валюте"	52-1 "Валютные счета"	Получены средства со специального транзитного счета для командировочных расходов (по видам валют) по курсу Центрального Банка РФ
71 "Расчеты с подотчетными лицами"	50-4 "Касса в иностранной валюте"	Выданы под отчет средства (по видам валют) по курсу Центрального Банка РФ
Счета источников возмещения (20, 26, 23, 91 и т.д.)	71 "Расчеты с подотчетными лицами"	Утвержден авансовый отчет (по видам валют) по курсу Центрального Банка РФ
71 "Расчеты с подотчетными лицами"	50-4 "Касса в иностранной валюте"	Возмещена задолженность по командировочным расходам
50-4 "Касса в иностранной валюте"	71 "Расчеты с подотчетными лицами"	Возврат неиспользованных средств (по видам валют)

Обязательным моментом при составлении бухгалтерской отчетности в соответствии с п. 7 ПБУ 3/2006 является пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, выраженных в иностранной валюте, в рубли на отчетную дату ее составления. Пересчет осуществляется по каждой валюте. Для организации аналитического учета кассовых операций и осуществления пересчета остатка по видам валют целесообразно открывать карточки аналитического учета кассовых операций. [16, С 403]

Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации каждая организация может вести только одну кассовую книгу. Поэтому для ведения операций с наличной валютой отдельная кассовая книга не открывается

Согласно ПБУ 3/2006, пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, денежных и платежных документов, выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату. По итогам этого пересчета, в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности отражается курсовая разница. Она отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность.