Аудит наличных и безналичных потоков на предприятии ООО "Стройкомплект"

По результатам проведенного исследования нами было установлено, что в организации ООО «Стройкомплект» обязанности кассира выполняет работником, с которым заключен договор о полной материальной ответственности (Приложение 2).

В ООО «Стройкомплект» для расчетов наличными денежными средствами имеется одно помещение кассы, которое специально оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств. Помещение кассы представляет собой изолированную комнату, оборудованную сигнализацией, двери в кассу во время совершения кассовых операций запираются с внутренней стороны.

Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Запрещается также хранение в кассе иных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации. Поскольку обязанности кассира в ООО «Стройкомплект» выполняет главный бухгалтер, то ключи от сейфа и печать организации храниться у него.

Организация ООО «Стройкомплект» осуществляет продажу продукции (работ, услуг) непосредственно населению, при этом она использует контрольно-кассовую машину.

Работу с контрольно-кассовой машиной осуществляет кассир-операционист, с которым заключен договор о полной материальной ответственности.

Учет поступающей выручки за каждый день ведется в специальной книге кассира-операциониста.

В соответствии с законодательством, организации не могут хранить наличные денежные средства в кассе сверх установленного лимита.

В связи с тем, что местонахождение ООО «Стройкомплект» г. Самара, то обслуживающий Нижегородский филиал КМБ Банка (ЗАО) по согласованию с руководством организации ООО «Стройкомплект » установил лимит остатка наличных денежных средств в кассе в размере 200 000 руб. (Приложение 3).

Также по согласованию с обслуживающим банком организация имеет право расходовать наличную денежную выручку на выплату заработной платы и выдачу денежных средств в подотчет на хозяйственные нужды. Указание ЦБ РФ от 03.03.03. № 1256 - У «О внесении изменений и дополнений в Положение Банка России от 03.10.02 г.№ 2 -П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» / Справочная правовая система «Консультант+»:- http://www.consultant.ru.

Всю денежную наличность свыше установленного лимита организация ООО «Стройкомплект» сдает в банк посредством инкассаторской службы банка.

К формам первичной документации по учету кассовых операций в организации ООО «Стройкомплект » относятся:

ѕ Приходный кассовый ордер;

ѕ Расходный кассовый ордер;

ѕ Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

ѕ Кассовая книга.

Факт поступления денежных средств в кассу ООО «Стройкомплект» оформляется приходным кассовым ордером по форме № КО-1 ( Приложение 4).

Поступление денежных средств может быть в результате получения денег с расчетного счета, возврата неиспользованной подотчетной суммы, основная часть денежных средств поступает виде торговой выручки.

Выдача наличных денег кассиром - главным бухгалтером организации производится под отчет и на заработную плату, а также происходит сдача денежной наличности инкассаторской службе.

В ООО «Стройкомплект» выдача денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (Приложение 5) и производится при предъявлении документа, удостоверяющего личность или по доверенности, оформленной и заверенной в соответствии с требованиями законодательства.

Оформление кассовых ордеров в ООО «Стройкомплект» производится автоматизированным способом с применением программы «1С: Бухгалтерия 7.7».

Прием и выдача денег по кассовым ордерам в ООО «Стройкомплект » производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются надписью «Получено» или «Оплачено».

Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются главным бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, который построен по форме № КО-3. Стяжкина Т.А. Кассовые операции: Методическое пособие. - М.: Экзамен, 2008, с. 19.

Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров в ООО «Стройкомплект» осуществляется автоматизированным способом, так обеспечивается формирование данных для учета денежных средств организации.

Все операции по поступлению и расходования денежных средств в ООО «Стройкомплект » записываются кассиром в кассовой книге.

В ООО «Стройкомплект » кассовая книга ведется автоматизированным способом с применением программы «1С: Бухгалтерия 7.7.», при этом листы кассовой книги формируются в виде двух регистров: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» (Приложение 6), содержание которых полностью соответствует форме кассовой книги № КО-4.

Формирование кассовой книги и составление отчета кассира производится на исследуемом предприятии ежедневно на основании

приходных и расходных кассовых ордеров. Камышанов П.И., Камышанов А.П. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник. - М: Омега-А, 2008, с. 165.

При учете кассовых операций в ООО «Стройкомплект » используется счет 50, к которому открыт только один субсчет 50.01 «Касса организации», это зафиксировано в рабочем плане счетов организации.

Так как исследуемая организация использует бухгалтерскую программу «1С: Бухгалтерия 7.7.», то разрабатывается карточка счета 50.01 «Касса организации», в которой отражается движение наличных денежных средств, указываются документы, на основании которых были совершены операции, содержание операций, формируются бухгалтерские проводки, а после каждой операции исчисляется текущее сальдо.

Автоматизация данного участка учетной работы позволяет бухгалтерии ООО «Стройкомплект », также формировать: отчет «Анализ счета 50.1 «Касса организации»» (Приложение 7) , «Анализ счета 50 по датам» и «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.1 «Касса организации», которые позволяет получить детальную информацию о движении средств в кассе.

Рассмотрим бухгалтерский учет кассовых операции по данным предприятия ООО «Стройкомплект », согласно данных таблицы 2.1.

Таблица 2.1. - Корреспонденция бухгалтерских счетов по счету 50.01 «Касса» в ООО «Стройкомплект » за 17 октября 2008 г.

№	Содержание хозяйственной операции	Сумм, руб.	Корреспондирующий счет
			Дебет	Кредит
1	2	3	4	5
1	Поступила в кассу денежная наличность для выплаты заработной платы работникам предприятия за сентябрь 2008 г.	1 892 600	50.01	51.01
2	Выдана депонированная заработная плата Капустяк Т.Ю.	7 980	76.4	50.01
3	Отражено поступление наличных денежных средств от ООО «Терпикс»	54 552	50.01	62.1
4	Выдана из кассы сумма в под отчет на покупку канцелярских принадлежностей Шалехаевой Сание Талгатовне	12 300	71.01	50.01
5	Отражен возврат в кассу излишне выданных сумм (переплата) в счет оплаты труда в случае счетной ошибки.	10 000	50.01	70
6	Выдана из кассы заработная плата работникам предприятия за сентябрь 2008 г.	654 502	70	50.01
7	Отражено погашение задолженности перед поставщиками материальных ценностей	40 900	60	50.01
8	Произведена Инкассация денежных средств	65 100	57.01	50.01

По данным вышеперечисленных документов можно сделать выводы о том, что организация ООО «Стройкомплект» совершает довольно большое количество кассовых операций.

При совершении операций используются такие корреспондирующие счета, как 51.01 «Расчетные счета», 57.01 «Переводы в пути», 62.01 «Расчеты с покупателями» и 62.02 «Расчеты с покупателями - авансы полученные», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Итоговым этапом учета кассовых операций в ООО «Стройкомплект» является запись в учетном регистре по счету 50 «Касса». Вместо таких учетных регистров, как ведомость № 1 по дебету счета 50 и журнал-ордер №1 по кредиту счета 50 в организации ООО «Стройкомплект» составляется оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.01 «Касса организации».

В качестве положительных моментов в учете кассовых операций ООО «Стройкомплект» можно отметить своевременное и полное отражение хозяйственных операций, использование обновленной версии бухгалтерской программы «1С: Бухгалтерия 7.7»; все это позволяет формировать достоверные данные об имеющихся денежных средствах и контролировать их использование.

2.2 Бухгалтерский учет операций по расчетному счету

В процессе хозяйственной деятельности между организациями возникают различные расчетно-денежные отношения в связи с поставкой материалов и оплатой услуг, продажей готовой продукции, с выполнением различных финансовых обязательств (платежи в бюджет, отчисления во внебюджетные фонды, погашение ссуд банкам и т.п.).

Указанные расчеты осуществляются безналичными платежами в соответствии с Положением ЦБ РФ от 03.10.02 № 2-П «О безналичных расчетах в РФ». Указание ЦБ РФ от 03.03.03. № 1256 - У «О внесении изменений и дополнений в Положение Банка России от 03.10.02 г.№ 2 -П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» / Справочная правовая система «Консультант+»:- http://www.consultant.ru.

К тому же, все организации обязаны хранить свои свободные денежные

средства на счетах в банках. Для этих целей организация открывает банковские счета.

Организация, исходя из характера своей деятельности, может открывать несколько счетов в различных банках. Количество расчетных счетов и банки, в которых они будут открыты, выбирает сам владелец организации. Основной счет, на который зачисляется выручка от реализации продукции, работ, услуг, с которого выдаются наличные деньги, уплачиваются налоги и оплачиваются счета поставщиков, называется расчетным счетом.

Расчетный счет открывается организацией, имеющей собственные оборотные средства и самостоятельный баланс. Наличие расчетного счета у организации - признак ее самостоятельности. С расчетного счета она может осуществлять все виды кассовых, расчетных и кредитных операций.

Для открытия расчетного счета организация предоставляет в учреждение банка следующие документы:

ѕ заявление об открытии счета;

ѕ нотариально заверенную копию свидетельства о регистрации;

ѕ нотариально заверенные копии учредительных документов;

ѕ справку из налоговых органов о регистрации организации в качестве налогоплательщика;

ѕ справку о регистрации организации в качестве плательщика страховых взносов в Пенсионный фонд РФ и в другие государственные внебюджетные фонды;

ѕ два экземпляра нотариально заверенных карточек с образцами подписей распорядителей денежных средств, которые могут подписывать платежные документы (руководитель, заместитель руководителя, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера), и оттиском печати;

ѕ договор банковского счета, в котором фиксируются перечень услуг банка, тарифы комиссионных вознаграждений за услуги, сроки обработки платежных документов, условия размещения средств, права, обязанности и ответственность сторон и др. Указание ЦБ РФ от 03.03.03. № 1256 - У «О внесении изменений и дополнений в Положение Банка России от 03.10.02 г.№ 2 -П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» / Справочная правовая система «Консультант+»:- http://www.consultant.ru.

Организация в праве досрочно в одностороннем порядке расторгнуть договор банковского счета без объяснения причин, при этом составляется соответствующее заявление. Банк может досрочно расторгнуть договор только в судебном порядке.

Расчетные счета могут быть закрыты в следующих случаях:

1) по заявлению счета владельца;

2) по решению суда или арбитража;

3) при изменении характера деятельности (утрата признаков, дающих право на открытие счета);

4) когда сумма денежных средств, хранящихся на счете, окажется ниже минимального размера, предусмотренного банковскими правилами или договором, если такая сумма не будет восстановлена в течение месяца со дня предупреждения банком об этом;

5) по решению органа, создающего хозяйствующий субъект;

6) при отсутствии записей по счету длительное время.

В двух последних случаях банк за 10 дней до закрытия счета обязан письменно предупредить организацию. Остаток денежных средств на счете, который будет закрыт, выдается клиенту либо по его указанию перечисляется на другой счет не позднее семи дней после получения соответствующего письменного заявления.

Согласно Налоговому кодексу РФ налогоплательщики обязаны в десятидневный срок сообщить в налоговый орган об открытии или закрытии счетов в банковских учреждениях. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть первая от 31.07.98г. №147-ФЗ (в ред. ФЗ от 29.07.04г. №147-ФЗ) / Справочная правовая система «Консультант+»:-http: //www.consultant.ru.

Открытому счету присваивается номер, который затем указывается на всех документах, отражающих движение средств на расчетном счете. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть первая от 31.07.98г. №147-ФЗ (в ред. ФЗ от 29.07.04г. №147-ФЗ) / Справочная правовая система «Консультант+»:-http: //www.consultant.ru.

Банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет денежные средства и выполнять распоряжения его владельца о перечислении и выдачи денег со счета и проведении других операций, установленных законодательством и договором.

Банк, может использовать средства, имеющиеся на счете клиента, гарантируя право клиента беспрепятственно распоряжаться ими. При этом банк не вправе определять и контролировать направление использования денежных средств клиента и устанавливать ограничения, не предусмотренные законом или договором банковского счета.

Порядок совершения и оформления операций по расчетному счету регулируется действующим законодательством, а также правилами, инструкциями и положениями Центрального банка РФ. Указание ЦБ РФ от 03.03.03. № 1256 - У «О внесении изменений и дополнений в Положение Банка России от 03.10.02 г.№ 2 -П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» / Справочная правовая система «Консультант+»:- http://www.consultant.ru.

Операциями по расчетному счету называют зачисление и списание банком денежных средств. Содержание конкретных видов банковских операций по счету определяется нормативными актами, договором и обычаями делового оборота. Законодательство ограничивает сроки, в течение которых банк обязан проводить операции по счету.

Банк обязан зачислять поступившие на счет клиента денежные средства и выдавать или перечислять со счета клиента средства не позже дня, следующего за днем поступления в банк соответствующего платежного документа.

Списание средств со счета клиента по общему правилу возможно только по его распоряжению или при наличии его акцепта (согласия). Однако имеются исключения.

В бесспорном порядке списываются платежи, не внесенные в срок в бюджет, внебюджетные фонды, за таможенные процедуры, по исполнительным листам судебных органов. В безакцептном порядке могут оплачиваться счета за электроснабжение, теплоснабжение и другие коммунальные услуги.

Все платежи с расчетного счета организации производятся в пределах имеющегося свободного остатка денежных средств.

При недостаточности или отсутствии денежных средств на расчетном счете, предъявленные к оплате денежные документы помещаются банком в картотеку № 2 и оплачиваются по мере поступления средств на расчетный счет организации в календарной очередности, кроме определенных обязательств, которые оплачиваются в установленной законодательством очередности платежей.

Согласно ст. 855 ч. II Гражданского кодекса РФ Кондраков Н.П.Бухгалтерский учет М.:Финансы и статистика, 2008,с. 159.:

ѕ в первую очередь осуществляется списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требования о взыскании алиментов;

ѕ во вторую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате авторских вознаграждений;

ѕ в третью очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, а также по перечислениям в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ и фонды обязательного медицинского страхования;

ѕ в четвертую очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в третьей очереди;

ѕ в пятую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

ѕ в шестую очередь производится списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Если у организации возникают случаи, связанные с нехваткой денежных средств на расчетном счете, то она может включить в договор с обслуживающим банком условие об овердрафте, т.е. автоматическом предоставлении кредита при временном отсутствии средств на счете клиента. Овердрафт предоставляется немедленно, путем оплаты расчетных документов за счет средств банка в пределах установленного договором лимита.

Договором должны быть предусмотрены период кредитования, размер процентной ставки за овердрафт и максимальное число овердрафтов в течение определенного периода. Проскуряков A.M. Бухгалтерский учет на новых предприятиях.- Вологда: Анлен, - М: Зенит, 2009,с. 180.

Предоставление овердрафта отражается банком путем открытия ссудных счетов и не проводится по расчетному счету клиента. Движение денежных средств на расчетном счете оформляется банковскими платежными документами. Эти документы должны быть оформлены в соответствии с установленными стандартами и содержать: Указание ЦБ РФ от 03.03.03. № 1256 - У «О внесении изменений и дополнений в Положение Банка России от 03.10.02 г.№ 2 -П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» / Справочная правовая система «Консультант+»:- http://www.consultant.ru.

ѕ наименование расчетного документа и код формы по ОКУД;

ѕ номер расчетного документа, дату его выписки;

ѕ вид платежа;

ѕ наименование плательщика, номер его расчетного счета и ИНН;

ѕ наименование и местонахождение банка плательщика, его БИК;

ѕ наименование получателя средств, номер его расчетного счета и ИНН;

ѕ наименование и местонахождение банка получателя, его БИК и номер корреспондентского счета;

ѕ назначение платежа;

ѕ сумму платежа цифрами и прописью;

ѕ очередность платежа;

ѕ вид операции;

ѕ подписи уполномоченных лиц и оттиск печати.

К основным первичным документам, которыми оформляются операции по расчетному счету, относятся платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения, денежные чеки, объявления на взнос наличными и мемориальные (платежные) ордера банка.

Наиболее часто при осуществлении безналичных расчетов используются платежные поручения, которые представляют собой распоряжение организации обслуживающему ее банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет получателя средств.

Платежные поручения имеют единую форму для всех видов расчетов. Платежные поручения, в основном, используются при расчетах с поставщиками, при перечислении налогов и отчислений на социальные нужды; на расчетный счет организации денежные средства могут поступать по платежным поручениям от покупателей.

Платежные требования представляют собой расчетные документы, содержащие требование к плательщику об уплате организации - получателю определенной суммы через банк. Могут оплачиваться с предварительным акцептом или без акцепта плательщика. Кондраков Н.П.Бухгалтерский учет М.:Финансы и статистика, 2008,с. 165.

Инкассовые поручения - это расчетные документы, используемые при списании денежных средств со счетов организации в бесспорном порядке. Взыскание по инкассовым поручениям возможно по требованию органов, имеющих право на бесспорное взыскание, по исполнительным документам и если банку, обслуживающему организацию-плательщика, предоставлено право на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.

При операциях с наличными денежными средствами используются:

ѕ денежный чек;

ѕ объявление на взнос наличными.

Денежный чек используется организацией для получения наличных денег с расчетного счета на заработную плату, пособия, командировочные и хозяйственные расходы; он выписывается в одном экземпляре на имя кассира или другого лица, которому доверяется получение денег.

Бланк чека состоит из самого чека, корешка чека и контрольной марки. Все части имеют одинаковый номер; корешок чека остается в чековой книжке, чек отрезается и предъявляется в банк, а контрольная марка выдается банковским служащим представителю организации для получения денег в кассе банка.

Объявление на взнос наличными оформляется при внесении наличных денег в кассу банка, для последующего зачисления на расчетный счет организации. Заполняется кассиром организации или иным уполномоченным лицом при сдаче денег в банк.

Объявление на взнос наличными состоит из трех частей: самого объявления на взнос наличными, квитанции и ордера. Объявление и ордер подписывается бухгалтером и кассиром самого предприятия, а квитанцию должен подписать кассир банка, принявший наличные деньги. Банк в подтверждение приема денег выдает клиенту квитанцию.

Исправления, помарки и подчистки в платежных документах не допускаются. Платежные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение десяти дней, не считая дня их выписки.

Особенность учета операций по расчетному счету заключается в том, что первичный учет ведет не организация, а банк, поэтому организация должна контролировать обоснованность операций по своему расчетному счету.

Учреждение банка выдает владельцу счета выписку с расчетного счета об остатках и движении средств с приложенными к ней всеми первичными расчетными документами, на основании которых совершались операции по расчетному счету. Выписка представляет собой копию лицевого счета клиента, который обслуживает банк. В выписке указывается:

ѕ номер расчетного счета клиента;

ѕ входящий остаток на дату предыдущей выписки;

ѕ номера документов, на основании которых зачислены или списаны денежные средства;

ѕ даты совершенных операций;

ѕ номера расчетных счетов, с которых были получены денежные средства или перечислены на них;

ѕ корреспондирующий счет - шифр бухгалтерии банка, которым закодированы финансовые операции предприятия;

ѕ суммы по дебету и кредиту;

ѕ исходящий остаток средств на дату выписки. Указание ЦБ РФ от 03.03.03. № 1256 - У «О внесении изменений и дополнений в Положение Банка России от 03.10.02 г.№ 2 -П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» / Справочная правовая система «Консультант+»:- http://www.consultant.ru.

Записи в выписке банка по дебету означают выдачу наличных денег или списание (уменьшение) по счету по безналичным расчетам, а по кредиту - взносы наличных денег по объявлениям или зачисление (увеличение) денежных средств на счет по безналичным расчетам.

Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Именно выписка, а не первичные документы организации, служит основанием для бухгалтерского учета операций по расчетным счетам.

Таким образом, в бухгалтерском учете и отчетности отражаются не те операции, которые она осуществила, а только те из них, которые проведены банком. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом «Погашено».

Полученная из банка выписка проверяется и обрабатывается: проверяется тождество остатка денежных средств, указанного в выписке, остатку по предыдущей выписке, подбираются и проверяются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета (коды), бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Проскуряков A.M. Бухгалтерский учет на новых предприятиях.- Вологда: Анлен, - М: Зенит, 2009,с. 180.

На полях проверенной выписки на против сумм операций и в документах проставляются коды корреспондирующих счетов, а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке.

Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов.

Для учета операций по расчетному счету открывается самостоятельный активный счет 51 «Расчетные счета». По этому счету указанные в выписке банка операции записываются наоборот:

ѕ по дебету - остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца и поступления наличных денег на расчетный счет из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды и кредиты;

ѕ по кредиту этого счета отражаются денежные средства, списанные в погашение задолженности организации поставщикам продукции, подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные наличными в кассу организации.

По счету 51 «Расчетные счета» отражаются следующие операции:

1) Дт 51 Кт 62 - на расчетный счет поступил платеж от покупателей;

2) Дт 60 Кт 51 - оплата поставщику за продукцию;

3) Дт 68 Кт 51 - перечислены налоги в бюджет;

4) Дт 69 Кт 51 - перечислены отчисления на социальное страхование и обеспечение;

5) Дт 50 Кт 51 - выдача наличных денег с расчетного счета для внесения в кассу;

6) Дт 51 Кт 50 - взнос наличными на расчетный счет;

7) Дт 51 Кт 57 - зачисление денежных средств, которые были отданы инкассаторской службе;

8) Дт 76 Кт 51 - плата за банковские услуги;

9) Дт 51 Кт 66 - предоставлен кредит;

10) Дт 66 Кт 51 - погашен кредит через расчетный счет.

Для отражения оборотов по счету 51 «Расчетные счета» служит журнал-ордер №2 и ведомость №2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки с расчетного счета. Кондраков Н.П.Бухгалтерский учет М.:Финансы и статистика, 2008,с. 159.

Суммы с одинаковыми корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и ведомость итогами.

Обязательным условие для заполнения этих регистров является использование одной строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена.

Количество занятых строк журнала-ордера №2 и ведомости №2 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка. Как в журнале ордере №2, так и в ведомости №2 суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51 «Расчетные счета».

В ходе проведенного исследования нами было установлено, что организация ООО «Стройкомплект» имеет только один расчетный счет, открытый в Нижегородском филиале КМБ Банка (ЗАО).

Все операции совершаются в соответствии с действующим законодательством.

В своих расчетах ООО «Стройкомплект » использует платежные поручения (Приложение 8), денежные чеки (Приложение 9). Также при сдаче денежной наличности в банк составляется объявление на взнос наличными (Приложение 10).

По требованию организации ООО «Стройкомплект » обслуживающий ее Нижегородский филиал КМБ Банка (ЗАО) предоставляет выписку с расчетного счета об остатках и движении средств с приложенными к ней всеми первичными расчетными документами, на основании которых совершались операции по расчетному счету.

Главный бухгалтер ООО «Стройкомплект » проверяет данные указанные в выписке, и заносит их в бухгалтерскую программу «1С: Бухгалтерия 7.7.».

В организации ООО «Стройкомплект » для учета операций по расчетному счету открыт счет 51 «Расчетные счета», без субсчетов.

Рассмотрим бухгалтерский учет хозяйственных операций по расчетному счету по данным исследуемого предприятия ООО «Стройкомплект», согласно данных таблицы 2.2.

Бухгалтерский учет в ООО «Стройкомплект» ведется с помощью «1С: Бухгалтерия 7.7», это позволяет вести анализ счета 51 «Расчетные счета» (Приложение 11), Карточка по счету 51 «Расчетные счета» (Приложение 12) в которой отражается движение денежных средств, исчисляются дебетовый и кредитовый обороты, формируется текущее сальдо после совершения каждой операции, а также оборотно-сальдовая ведомость по счету 51 «Расчетные счета» (Приложение 13).

Таблица 2.2 -Корреспонденция бухгалтерских счетов по счету 51 «Расчетные счета» в ООО «Стройкомплект » за 13 ноября 2008 г.

№	Содержание хозяйственной операции	Сумма, руб.	Корреспонденция бухгалтерских счетов
			Дебет	Кредит
1	2	3	4	5
1	Поступила в кассу денежная наличность для выплаты заработной платы	1 790 300	50.01	51
2	Сданы из кассы в банк сверхлимитные суммы	185 000	51	50.01
3	Перечислена задолженность поставщикам	78 442	60.1	51
4	Поступила выручка от покупателей	1 506 132	51	62.1
5	Поступила на расчетный счет задолженность от заказчика	200 452	51	62.2
6	Произведено перечисление оплаты комиссии обслуживающему банку за предоставленные услуги	15 769	76.5	51
7	Произведено перечисление взносов на обязательное страхование и обеспечение	50 890,70	69	51
8	Перечисление НДФЛ	105 923	68	51
9	Зачислена на расчетный счет выручка от реализации прочих активов.	29 855	51	91.1

Для отражения оборотов по дебету и кредиту счета 51 «Расчетные счета» организация ООО «Стройкомплект» использует вместо журнала-ордера № 2 и ведомости № 2 оборотно-сальдовую ведомость по счету 51 «Расчетные счета» (Приложении 13).

Суммы расчетов организации ООО «Стройкомплект» с ее поставщиками и покупателями довольно большие (Приложение 13), поэтому мы бы посоветовали применять, помимо расчетов платежными поручениями, формы расчетов, которые гарантировали бы своевременное и полное поступление денежных средств от покупателей и своевременную отгрузку продукции поставщиками. Например, такие формы расчетов, как аккредитив.

Изучив учет операций по расчетному счету организации ООО «Стройкомплект », перейдем к рассмотрению вопроса по учету переводов в пути.

2.3 Бухгалтерский учет переводов в пути и порядок инкассации денежных средств

Часть денежных средств организации может сдаваться в банк или в отделения связи для зачисления их на расчетный счет или другие счета. Порядок и сроки сдачи наличных денежных средств устанавливаются кредитной организацией с учетом территориального расположения организации, режима работы и специфики деятельности. Поэтому может возникать разрыв во времени между зачислением денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, сдача денег в кассы почтовых отделений для зачисления на счет организации и т.д.).

Для учета этой часть денежных средств и контроля за их движением используется активный синтетический счет 57 «Переводы в пути». На этом счете отражаются операции по движению денежных средств, переданных инкассаторам или сданных почтовым отделениям для их перевода по назначению, но еще не зачисленных на расчетный счет организации.

При передаче денег на почту или инкассаторам банка в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

1) Дт 57 Кт 50 - деньги переданы инкассаторам (сделан денежный перевод);

2) Дт 51 Кт 57 - зачисление на расчетный счет денежных средств, принятых от инкассаторов (произведен почтовый перевод).

Все записи по счету 57 «Переводы в пути» осуществляются на основании специальных документов, подтверждающих передачу и зачисление денежных средств на расчетный счет.

Записи по дебету счета 57 осуществляются на основании документов, подтверждающих сдачу денежной наличности в соответствующие учреждения: квитанций учреждений банков и почтовых отделений, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторами банка и пр. Основанием записей по кредиту счета 57 «Переводы в пути» является выписка с расчетного счета банка о зачислении денег на счет с приложенными к ней документами.

Как правило, организации используют счет 57 «Переводы в пути» при сдаче денежной наличности инкассаторам для последующего зачисления ее на расчетный счет. Поэтому более детально рассмотрим порядок инкассации денежных средств.

Услугами инкассаторской службы, как правило, пользуются при сдаче суммы денежных средств, превышающей лимит кассы в конце рабочего дня или при сдаче торговой выручки в течение дня.

Для этого организация должна заключить договор с инкассаторской службой банка или специализированной инкассаторской службой, имеющими лицензию ЦБ РФ на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен положением ЦБ РФ 09.10.02 г № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ». Кондраков Н.П.Бухгалтерский учет М.:Финансы и статистика, 2008,с. 159.

Заключив договор, организация заказывает изготовление специального пломбира, на котором должны быть выгравированы номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак.

Образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбироваться сумки, организация представляет в подразделение инкассации. Эти образцы оттисков пломбиров заверяются руководителем подразделения инкассации.

Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр - в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов. Количество сумок, выдаваемых организации, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.

Кассир организации к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость в 3-х экземплярах:

ѕ первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку;

ѕ второй экземпляр (накладная к сумке) передается инкассатору при получении им сумки;

ѕ третий экземпляр (копия препроводительной ведомости) остается у кассира.

Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления расходного кассового ордера и для отражения в кассовой книге изъятия наличных денег из кассы организации. Сумка с денежной наличностью пломбируется таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.

Перед поучением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет кассиру организации документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Кассир организации предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор сборщик принимает сумку с ценностями с проверкой целостности упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения.

Затем инкассатор проверяет соответствие суммы, указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, сумм цифрами и прописью, номера сумку, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего на копии препроводительной ведомость расписывается, ставит печать и дату приема сумки.

Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации. Инкассатору производить записи в явочной карточке не разрешается.

Некоторые организации, как правило, торговые организации, не имеют возможность сдавать в банк всю полученную за день выручку в течение одного рабочего дня. Для таких организаций банки предусматривают сдачу выручки днем и вечером. Дневная и вечерняя инкассации осуществляются инкассаторами банка.

При дневной инкассации (до закрытия банка) сданные инкассаторам денежные средства зачисляются на расчетный счет организации в тот же рабочий день.

При вечерней инкассации (после закрытия банка) денежные средства организации доставляются в банк вечером, а утром следующего рабочего дня после их пересчета зачисляются на расчетный счет организации.

Согласно рабочему плану счетов ООО «Стройкомплект » использует счет 57 «Переводы в пути» к этому открыты следующие субсчета:

ѕ 57.01 «Переводы в пути» - используется при сдаче денежной наличности инкассаторской службе, для последующего зачисления этой наличности на расчетный счет организации;

ѕ 57.03 «Переводы в пути по банковским картам» - используется при оплате продукции покупателями с применением ими банковских карт.

Организация ООО «Стройкомплект» заключила договор с обслуживающим ее банком на совершение операций по инкассации денежных средств.

Организация полностью соблюдает порядок инкассации денежной наличности, установленный действующим законодательством. ООО «Стройкомплект» имеет соответствующий пломбир; как правило, при инкассации денежной наличности инкассаторской службой выдается одна сумка, поскольку объем сдаваемой наличности небольшой. Кассир организации к сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость в 3-х экземплярах:

ѕ первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывает в сумку;

ѕ второй экземпляр (накладная к сумке) передает инкассатору при получении им сумки;

ѕ третий экземпляр (копия препроводительной ведомости) остается у кассира.

Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления расходного кассового ордера и для отражения в кассовой книге изъятия наличных денег из кассы организации. Сумка с денежной наличностью пломбируется таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие. Полякова С.И., Емельянов Н.А. Бухгалтерский учет: Практ. пособие. М:ТЕИС, 2009, с. 118.

При пользовании услугами инкассаторской службы банк взимает с организации вознаграждение за такие услуги путем безакцептного списания с ее расчетного счета необходимой суммы. Расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, относятся к прочим расходам.

В ООО «Стройкомплект» такие расходы отражаются следующей записью: Дт 76.10 «Расчеты с банками» Кт 51 - списана комиссия за услуги банка.

Изучив порядок учета и отражения операций по переводам в пути и инкассации денежных средств, перейдем к рассмотрению вопроса, который раскрывает порядок учета расчетов с подотчетными лицами.

2.4 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

В практике хозяйственной деятельности организации часто возникает потребность в расходах, которые производятся через сотрудников организации, путем выдачи наличных денег под отчет. Эти расчеты производятся в случаях, когда оплата со счетов в банках или из кассы организации нецелесообразна или невозможна.

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на:

ѕ командировочные расходы;

ѕ административно-хозяйственные нужды;

ѕ представительские расходы.

При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами (лицами, взявшими в подотчет денежные средства).

Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации. В соответствии с приказом работник получает аванс. При выдаче денежных средств в подотчет организация обязана:

ѕ определять сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

ѕ выдавать денежные средства работнику под отчет при условии его полного отчета по ранее выданным авансам;

ѕ запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

ѕ определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства в подотчет. Кондраков Н.П.Бухгалтерский учет М.:Финансы и статистика, 2008,с. 167.

Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера/

При выдаче денежных средств в подотчет на командировочные расходы, следует понимать, что командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы:

1) приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

2) командировочное удостоверение (форма № Т-10);

3) служебное задание (форма № Т-10а).

После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прикладывают командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы, подтверждающие произведенные расходы. В состав командировочных расходов включаются следующие затраты:

ѕ по найму жилого помещения;

ѕ по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

ѕ на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

ѕ на оплату расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

ѕ на оплату разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

ѕ на провоз багажа;

ѕ суточные за время нахождения в командировке (за каждый день пребывания в командировке, а при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);

ѕ расходы на оформление заграничных паспортов и других выездных документов;

ѕ по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с работой и подтверждены соответствующими документами.

Расходы, связанные с командировкой работника организации, должны быть подтвержденные оправдательными документами, к которым относятся железнодорожные или авиабилеты, товарные чеки, кассовые чеки, счет-фактуры, накладные, квитанции, счета и т.п. Командировочные расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности и включаются в состав прочих затрат.

В соответствии с Письмом № 42-8.1-09/267-759 МФ РФ от 29 июня 2007 г. «О расходах по найму жилых помещений» утверждены следующие нормы возмещения командировочных расходов:

- Оплата суточных - не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке. Фактически организация также может возмещать работнику суточные в суммах, превышающих установленные нормы, если это прописано в коллективном договоре, однако с сумм, превышающей нормы, необходимо удерживать НЛФЛ. Полякова С.И., Емельянов Н.А. Бухгалтерский учет: Практ. пособие. М:ТЕИС, 2009, с. 125.

Если прибывший из командировки работник не предоставил документы об оплате расходов по найму жилого помещения, то НДФЛ с этих сумм не уплачивается в следующих пределах: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. То есть, применительно к неподтвержденным расходам на оплату жилья действуют те же нормы, что и по суточным, в соответствии со ст. 217 НК РФ.

Расходы по приезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

На предприятии ООО «Стройкомплект» подотчетными лицами являются только работники данного предприятия, получившие авансом наличные деньги из кассы предприятия на хозяйственные, командировочные расходы на приобретение материалов. Список должностей и лиц, имеющих право получать наличные деньги в кассе на хозяйственные и другие расходы, к сожалению, не утвержден руководителем предприятия ООО «Стройкомплект», а командировочные выдаются на основе его приказа.

В большинстве случаев подотчетные суммы на предприятии ООО «Стройкомплект» выдаются менеджеру, т.к он выезжает в командировки и начальнику хозяйственного отдела на приобретение канцтоваров, оборудования и других хозяйственных нужд.

Помимо командировочных расходов работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на административно-хозяйственные нужды и представительские расходы.

Под административно-хозяйственными нуждами понимаются расходы работников на покупку товаров, включая ГСМ, канцелярские принадлежности, хозяйственный инвентарь.

Денежные средства могут быть выданы работнику в подотчет на представительские расходы. Состав расходов утвержден законодательно, согласно этому в состав представительских расходов включаются затраты, связанные с:

ѕ проведением официального приема (завтрак, обед или другое аналогичное мероприятие) представителей (участников);

ѕ их транспортным обеспечением;

ѕ посещением культурно - зрелищных мероприятий;

ѕ буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы;

ѕ оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Административно-хозяйственные и представительские расходы относятся к прочим расходам организации.

Авансовые отчеты об административно-хозяйственных и представительских расходах также должны быть сданы в течение трех дней с приложенными документами (товарными чеками, кассовыми чеками, счетами, счет-фактурами и пр.), подтверждающими произведенные расходы; неиспользованные остатки подотчетных сумм должны возвращаться в кассу организации.

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту - расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым, и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задолженность работника перед организацией, а кредитовый - задолженность организации перед работником. При наличии в организации отдельных структурных подразделений, филиалов или отдельных видов деятельности к счету «Расчеты с подотчетными лицами» могут открываться субсчета. Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.

При выдаче денежных средств подотчетному лицу производится бухгалтерская запись:

§ Дт 71 Кт 50 - выдача денежных средств на командировочные расходы или хозяйственные нужды.

На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов суммы произведенных расходов относятся на бухгалтерские счета:

ѕ Дт 10 Кт 71 - закуплены материалы;

ѕ Дт 41 Кт 71 - закуплены товары;

ѕ Дт 26 Кт 71 - закуплены канцелярские товары и хозяйственный инвентарь, отражены суточные, плата за проживание, билеты;

ѕ и др.

Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм, отражаются записью:

Дт 19 Кт 71 - отражен НДС по приобретенным подотчетным лицом ценностям.

При возврате остатка неиспользованной подотчетной суммы на бухгалтерских счетах делается запись:

Дт 50 Кт 71 - возврат неиспользованной подотчетной суммы.

Если же подотчетное лицо произвело перерасход подотчетной суммы, и это подтверждено документально, то ему выдается та часть суммы, которая была потрачена за счет его собственных средств, при этом делается запись:

Дт 71 Кт 50 - выдан перерасход подотчетному лицу.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

Не сданные в срок суммы неиспользованной подотчетной суммы можно считать недостачей по вине подотчетного лица. К потерям можно отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя), израсходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерского учета это отражается следующим образом:

ѕ Дт 94 Кт 71 - отражена недостача или сумма, по которой подотчетное лицо не отчиталось;

ѕ Дт 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 - взыскание с виновного лица сумм недостач.

ѕ Дт 70 Кт 73.2 - удержание сумм недостачи из заработной платы работника.

ѕ Дт 50 Кт 73.2 - сумма недостачи внесена в кассу.

При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражаются в журнале-ордере № 7. Основанием для записи служит проверенный авансовый отчет, каждому отчету отводится одна строка. Суглобов А.Е. Бухгалтерский учет и аудит. - М.: КНОРУС, 2009, с. 167.

По итогам проведенного исследования было установлено, что организация ООО «Стройкомплект» выдает денежные средства в подотчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы. Для этого в организации приказом руководителя организации утвержден список работников, которым могут выдаваться денежные средства в подотчет.

Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера (Приложение 14).

В ООО «Стройкомплект» при направлении работника в командировку издается приказ, вместо командировочного удостоверения используются путевые листы. Руководитель организации ООО «Стройкомплект» установил размер суточных, которые на данный момент составляют 500 руб. за сутки пребывания работника в командировке.

Авансовые отчеты (Приложение 15) по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды предоставляются в бухгалтерию не позднее трех дней (они составляются автоматизированным способом в бухгалтерии). К авансовым отчетам прикладываются оправдательные документы.

Для учета денежных средств, выданных в подотчет организация ООО «Стройкомплект» использует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», без открытия субсчетов, с аналитическим разделением по каждому подотчетному лицу.

Поскольку организация ООО «Стройкомплект» является торговой организацией, то затраты, связанные командировкой, а также некоторые общехозяйственные расходы, относятся на счет 44 «Расходы на продажу».

Рассмотрим операции по выдаче средств в подотчет на предприятии ООО «Стройкомплект», представленные в таблице 2.3.

Таблица 2.3 - Корреспонденция бухгалтерских счетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО «Стройкомплект» за 21 февраля 2008 г.

№	Содержание хозяйственной операции	Сумма, руб.	Корреспонденция бухгалтерских счетов
			Дебет	Кредит
1	2	3	4	5
1	Выдано из кассы в подотчет менеджеру Ликай Надежде Ивановне на хозяйственные расходы.	7 500	71	50
2	Оприходованы материалы поступившие через подотчетное лицо.	6 103	10	71
3	Начислен НДС по поступившим материалам	930-96	19	71
4	Получен в кассу возврат неиспользованной подотчетной суммы Ликай Н.И.	466- 04	50	71

Учетным регистром по учету выданных подотчетных сумм в организации ООО «Стройкомплект» является оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами предприятие ООО «Стройкомплект » использует Анализ счета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Приложение 16), Карточка счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Приложение 17), Оборотно- сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приложение 18)(1С - "Бухгалтерия-7.7.").

Основанием для данного документа являются расходные кассовые ордера на выданные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

В ООО «Стройкомплект» к учету принимаются авансовые, отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденных генеральным директором предприятия.