Подготовка и проведение внутренних аудитов СМК на ООО НПФ "Форус"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра управления качеством и механики

Подготовка и проведение внутренних аудитов СМК на ООО НПФ «Форус»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе по дисциплине «Аудит качества»

Иркутск 2012 г



Содержание

Введение

1. Литературный обзор

1.1 Виды аудитов

1.2 Внутренний аудит, его функции и задачи

1.3 Цели внутреннего аудита

1.4 Принципы внутреннего аудита

2. Основная часть

2.1Группа Компаний «Форус»

2.2 Программа внутреннего аудита

2.3 Описание объекта аудита

2.3.1 Назначение руководителя аудиторской группы

2.3.2 Цели, объем и критерии аудита

2.3.3 Подбор аудиторской группы

2.3.4 Подготовка плана аудита

2.3.5 Подготовка рабочих документов

2.4 Проведение аудита на местах

2.4.1 Проведение вступительного совещания

2.4.2 Сбор и обработка информации

2.4.3 Формирование наблюдений аудита

2.4.4 Подготовка заключений по результатам аудита

2.4.5 Проведение заключительного совещания

2.5Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту

2.5.1 Отчет по аудиту

2.5.2 Утверждение и рассылка отчета по аудиту

Заключение

Список сокращений

Список используемых источников

Приложение

Введение

Системы менеджмента качества должны периодически подвергаться внутренним аудитам.Внутренний аудит является одним из инструментов менеджмента для мониторинга и проверки результативности внедрения и функционирования системы.

Внедрив систему менеджмента, руководство организации должно интересоваться, как она функционирует, где происходят сбои в системе, и оценивать её результативность. Результаты внутренних аудитов предоставляют такого рода информацию для анализа со стороны руководства организации, что позволяет разработать корректирующие действия и выявить возможности улучшения, как отдельных процессов, так и системы в целом.

Курсовая работа по дисциплине «Аудит качества» предназначена для практического закрепления знаний и формирования умений при подготовке и проведении внутренних аудитов СМК в организации ООО НПФ «Форус» в соответствии с руководящими указаниями по аудиту систем менеджмента качества и/или экологического менеджмента МС ИСО 19011:2011.

Для достижения поставленной цели необходимо разработать ряд документов, таких как: программа аудита, план аудита, чек - лист, протокол несоответствий, протокол вступительного и заключительного совещания, отчет по аудиту.



1. Литературный обзор

1.1 Виды аудитов

Аудит (проверка) - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

Аудит является разновидностью оценки соответствия, под которой понимается деятельность, обеспечивающая доказательство того, что установленные требования, относящиеся к продукции, процессам, системам, персоналу или организации, выполняются.

Аудиты качества различают по проверяемой области и по назначению. В свою очередь, аудит качества по назначению разделяют на внутренний (аудит силами предприятия-изготовителя) и внешний (аудит со стороны потребителя или третьей стороны).

Аудит качества по проверяемой области разделяют на аудит систем качества (оценка системы менеджмента качества или ее отдельных элементов); аудит процессов (оценка качества владения технологией процесса); аудит продукции (оценка составляющих частей или изделия в целом).



Рисунок 1- Виды аудита

Внутренний аудит - проводится сотрудниками предприятия или от его имени.

При этом аудит осуществляют сотрудники, не несущие прямой или косвенной ответственности за работу проверяемых подразделений. По результатам внутреннего аудита определяется разница между фактическим положением дел на предприятии (организации) и заданным.

Внешний аудит- проводится внешними по отношению к предприятию организациями - заказчиком продукции или, например, органом по сертификации. Когда аудит осуществляется заказчиком продукции, он называется аудитом второй стороной. Внешний аудит, проводимый независимой от предприятия и заказчика организацией, называется аудитом третьей стороной. Такой вид аудита используется при сертификации.

На практике используются следующие формы аудита второй стороной:

полный аудит на соответствие определенному стандарту;

частичный аудит, касающийся какого-либо аспекта деятельности предприятия;

вспомогательный аудит, проводимый заказчиком при наличии нескольких претендентов на заключение контракта;

аудит соблюдения требований контракта.

Наиболее объективную степень подтверждения обеспечивает аудит третьей стороной. Это достигается его масштабностью, глубиной и более высокой квалификацией проводящих его специалистов.

Внешний аудит в отличие от внутреннего, проводится только по заявке. Предприятие, выступающее в роли заказчика внешнего аудита, само определяет цели аудита и документ, на соответствие которому аудит должен проводиться. Программа внешнего аудита отличается от внутреннего обязательным указанием языка аудита и гарантией соблюдения конфиденциальности.

1.2 Внутренний аудит, его функции и задачи

Внутренний аудит системы качества предназначен для обеспечения руководства предприятия объективной и своевременной информацией о степени соответствия деятельности в системе качества и ее результатов установленным требованием.

Координация работ по внутреннему аудиту должна возлагаться приказом руководителя предприятия на службу внутреннего аудита системы качества, созданную в виде отдельного структурного подразделения предприятия в процессе внедрения стандартов ISO. Если по каким-либо причинам создание такой службы на предприятии затруднено, аудит системы качества проводится временно сформированными группами. Обязанности аудиторов возлагаются на специалистов подразделений предприятия, имеющих отношение к разработке и функционированию системы качества (без освобождения от их основной работы). На предприятии должно быть минимум два человека, подготовленных к проведению аудита, так как при аудите своего подразделения он не может быть задействован.

Служба качества может сама подвергаться внутреннему аудиту для установления соответствия требований системы качества предприятия, предъявляемых к аудиту качества.

Внутренний аудит можно разделить на три стадии:

предварительный анализ предприятия;

проверка на месте;

подготовка отчёта.

Проведение аудита - это плановая работа. Годовой план (или другой календарный срок) на проведение внутреннего аудита разрабатывается начальником службы внутреннего аудита в различных формах. Впоследствии этот план утверждается руководителем предприятия.

Проведение внутреннего аудита преследует следующие цели:

Рисунок 2 - Цели внутреннего аудита

Объектами внутреннего аудита системы качества являются ее элементы. Под объектом аудита в данном случае понимается одно или несколько подразделений предприятия, осуществляющих деятельность в системе качества в целом или по отдельным элементам.

Область деятельности и глубина аудита устанавливается исходя из объема нужной заказчику конкретной информации.

План рассылается плановым подразделениям и аудиторам, которые будут вести проверки.

Подготовка аудита включает несколько этапов.

Первый этап - разработка главным аудитором плана аудита, который должен содержать цели и задачи аудита, наименование объекта и область аудита, сроки проведения, календарный график работ аудиторов, идентификацию членов аудиторской группы, перечень документов, на соответствие которых проводится аудит, график совещаний, требования к конфиденциальности, расчет-рассылку отчета об аудите и ожидаемую дату выпуска. Любые разногласия по пунктам плана, возникающие между главным аудитором и проверяемой организацией, должны быть устранены до начала проведения работ. По согласованию сторон допустима корректировка пунктов плана аудита в процессе его проведения. План аудита утверждается руководителем службы аудита предприятия.

На стадии подготовки главному аудитору важно:

Понять содержание порученной ему работы. Часто бывает так, что в плане написано одно, а подразумевается другое. Для достижения поставленной цели внутреннего аудита аудитор должен четко уяснить свою задачу. Поэтому необходимо правильно понять написанное.

Собрать всю необходимую информацию, имеющуюся на предприятии по данному вопросу (справки, отчёты и др.).

Т.к. из проведённого предварительного анализа аудитор получает ответы только на некоторые вопросы необходимо записать не решенные вопросы (они потребуются на следующей стадии).

Решить сможет ли он один провести проверку или ему нужны помощники. Помощники - это квалифицированные специалисты по конкретным направлениям деятельности. Они, как правило, не знакомы с техникой аудита, но являются специалистами в проверяемой отрасли. Если помощники нужны, аудитор должен договориться с руководством предприятия об их участии.

Второй этап - распределение обязанностей между членами групп экспертов-аудиторов. Каждому эксперту-аудитору для оценки главным аудитором выделяются конкретные элементы системы качества или конкретные функциональные подразделения проверяемого предприятия.

Третий этап - подготовка рабочих документов.

Члены аудиторской группы должны быть обеспечены необходимыми документами: рабочие документы системы качества (руководства по качеству, стандарты предприятия) на соответствие требованиям которых проводится аудит; облегчающие работу аудитора (опросные листы, вопросники, бланки для записей); формы для документирования вспомогательных доказательств, подтверждающих выводы экспертов аудиторов.

Функции внутреннего аудитаопределяются руководством или владельцем предприятия в зависимости от содержания и специфики его деятельности, объемов, показателей, системы управления. Однако можно выделить ряд типичных функций, присущих внутреннему аудиту и отличных от внешнего аудита, независимо от особенностей деятельности предприятия, на котором он проводится, в частности:

Уменьшение рисков в проведении операций, связанных с эффективным использованием ресурсов;

Изучение состояния бухгалтерского учета и внутреннего контроля, их мониторинг и разработка рекомендаций по совершенствованию этих систем;

Исследование бухгалтерской и оперативной информации, включая экспертизу средств и способов, используемых для определения, оценки, классификации такой информации и составления на ее основе отчетности, а также специальное изучение отдельных статей отчетности.

Наполнение функций внутреннего аудита конкретным содержанием зависит от особенностей деятельности предприятия и должна осуществляться тем органом управления, которому подчиняется служба внутреннего аудита.

Задачи конкретной службы могут быть разными в зависимости от специфики работы предприятия, от особенностей его организационной структуры и от задач, которые ставит перед собой администрация в данный момент.

По объему работы внутренний аудит подразделяется на общий и локальный - по отдельным направлениям аудита (технологии, бухгалтерского учета).

Согласно международным нормативом "Использование результатов работы внутреннего аудитора" внутренний аудит осуществляется по следующим направлениям:

анализ системы учета и внутреннего контроля;

изучение бухгалтерской (финансовой) и операционной информации (по отдельным статьям затрат, остатков на бухгалтерских счетах и др.);

изучение экономичности и эффективности управленческих решений на разных уровнях хозяйствования;

анализ адекватности политики в сфере менеджмента;

оценка качества информации;

разработка проектов управленческих решений;

проведение стратегического анализа;

разработка финансовых прогнозов.

1.3 Цели внутреннего аудита

Во внутреннем аудите Системы менеджмента качества можно выделить 4 группы преследуемых целей:

система предупреждения несоответствий при проведении внешних аудитов СМК;

система предупреждения несоответствий, при проведении прочих проверок;

система оценки выполнения внутренних регламентов деятельности, соблюдения "правил игры" самой организации, снижения рисков, улучшения деятельности;

система оценки поставщиков.

1.4 Принципы внутреннего аудита

Принципы проведения аудита делают его результативным и надежным инструментом при реализации политики в области качества, предоставляя информацию, на основе которой организация может улучшить деятельность.

Приверженность принципам является непременным условием для вынесения достаточных и надежных заключений по результатам аудита и для обеспечения того, что разные аудиторы, работая независимо друг от друга в

аналогичных ситуациях придут к аналогичным заключениям.

Принципы, которые должны относится к аудиторам:

Рисунок 3 - Принципы аудита

Принципы, относящиеся к процессу аудита:

Независимость- основа беспристрастности аудитора и объективности заключений по результатам аудита. Аудиторы являются независимыми от проверяемой деятельности и свободными от пристрастий и конфликтов интересов.

Подход, основанный на доказательствах - рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита.

Дополнительные организационные принципы:

Принцип единообразия - каждый аудит проводится по единой официальной установленной процедуре, что обеспечивает его упорядоченность, однозначность и сопоставимость.

Принцип системности - планирование и проведение аудита по различным процессам системы осуществляются с учетом установленной их структурной взаимосвязи.

Принцип документированности - проведение каждого аудита документируется с тем, чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом состоянии объекта.

Принцип предупредительности - каждый аудит планируется, и персонал проверяемого подразделения заранее уведомляется о цели, области и методов проведения проверки с тем, чтобы обеспечить аудиторам необходимый уровень доверия и исключить возможность уклонения персонала от предоставления всех требуемых данных.

Принцип регулярности - аудиты проводятся с определенной периодичностью с тем, чтобы все процессы системы и все подразделения организации были объектом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства.

Принцип открытости - результаты каждого аудита носят открытый характер, т.е. являются доступными для ознакомления любым сотрудникам проверяемого подразделения.



2. Основная часть

2.1 Группа Компаний «Форус»

Группа компаний «Форус» основана в январе 1992 года. В настоящее время является одним из лидеров в области разработки, системной интеграции и сопровождения программного обеспечения на территории Сибири и Дальнего Востока. Входит в TOP-5 рейтинга крупнейших IT-компаний региона (РА «Эксперт Сибирь», 2008 г.). Бизнес-партнер ведущих мировых и российских фирм-разработчиков программных продуктов (1С, Microsoft, Лаборатория Касперского, СКБ Контур и др.).

Направления бизнеса:

Продажа и сопровождение программного обеспечения для автоматизации управления и учета;

Подбор и поставка программных решений для информационной безопасности;

Подключение и обслуживание клиентов в системе электронной отчетности;

Автоматизация коммерческих предприятий и бюджетных организаций;

Дистрибьюция программного обеспечения;

Обучение, бизнес-тренинги, семинары;

Подбор и оценка IT-персонала;

Аутсорсинг бухгалтерских услуг;

Удаленное консультирование по горячей линии.

Миссия

Группа компаний «Форус» помогает своим клиентам создавать устойчивые конкурентные преимущества за счет внедрения современных информационных технологий, позволяющих эффективно управлять бизнесом.

Политика в области качества

Группа компаний «Форус» имеет сертификат соответствия системы менеджмента компании требованиям Международного стандарта ISO 9001:2008. Главная цель политики Группы компаний «Форус» в области качества -- повышение эффективности бизнеса и создание возможностей для достижения максимальной удовлетворенности клиентов.

2.2 Программа внутреннего аудита

УТВЕРЖДАЮ

Директор по организационному управлению

_________________ Д. В. Мельников

“ ” __________ 2013г.

Программа № ВА 2013.1

внутреннего аудита Системы Менеджмента Компании

Цель: 1) Определение степени соответствия СМК требованиям ИСО 9001:2008; 2) Определение степени соответствия СМК требованиям:

а) внутренних документов, разработки ГК Форус, б) законодательства к деятельности, в) поставщиков-подрядчиков; 3) определение возможностей потенциальных улучшений; 4) Подготовка подразделений ГК к Внешнему аудиту DNV.

Ведущий аудитор: Директор по организационному управлению - Мельников Д.В.

Аудиторы: Менеджер по качеству - Луцкая Н. В; Чеснокова Е.В.; Директор по ИТ - Заиграев Д.Г.

№	Проверяемый процесс: проверяемое направление деятельности	Подразделения, участвующие в аудите	Критерии аудита	Даты
				12.01-24.01.13
01-13	Стратегический менеджмент Цели деятельности на год, мониторинг результативности деятельности процессов.	Генеральный Директор	Общий блок требований для всех процессов* Специфические: 4.2.1; 4.2.3; 5.1; 5.2; 5.3; 5.4; 5.4.1; 5.4.2	12.01.13
02-13	Управление компанией Организация, управление совещаниями, мониторинг исполнения поручений, анализ, результаты анализа.	Генеральный Директор	Общий блок требований для всех процессов* Специфические: 4.2.1; 4.2.3; 5.3; 5.4.1	12.01.13
03-13	Мониторинг функционирования Компании Внутренние аудиты, самооценка, совершенствование деятельности, информации для анализа, корректирующие и предупреждающие действия	Служба по Организационному Управлению	Общий блок требований для всех процессов* Специфические: 4.2.1; 4.2.3; 5.6; 5.6.1; 5.6.2; 5.6.3; 8; 8.2.1; 8.2.2; 8.2.3; 8.2.4; 8.3; 8.4; 8.5; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3	14.01.13
04-13	Управление внешними связями: маркетинг, реклама, ПР.	Служба Маркетинга	Общий блок требований для всех процессов* Специфические: DNV	13.01.13
05-13	Изучение рынка и работа с Клиентами Работа с жалобами, оценка удовлетворенности Клиентов. Изучение и реализация требований внешних организаций.	Подразделения ГК: ЦМП, СОУ	Общий блок требований для всех процессов* Специфические: 5.2; 7.2.1; 7.2.2; 7.2.3; 8.1; 8.2.1; 8.2.4	15.01-02.01.13
06-13	Проектирование бизнес процессов Проектирование и корректировка услуг, новых тарифных планов.	Подразделения ГК: ЦМП	Общий блок требований для всех процессов* Специфические: 7.3	15.01-02.01.13
07-13	Обеспечение Бизнес процессов Закупки, работа с подрядчиками	Подразделения ГК: ЦМП	Общий блок требований для всех процессов* Специфические: 7.4; 7.4.1; 7.4.2; 7.4.3	15.01-02.01.13
08-13	Бизнес процессы:	ЦМП Группы Компаний:	Общий блок требований для всех процессов* Специфические: 7; 7.1; 7.2; 7.2.1; 7.2.2; 7.2.2; 7.2.3; 7.5; 7.5.1; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 7.6; для АКП дополнительно: 7.3; 7.3.1; 7.3.2; 7.3.3; 7.3.4; 7.3.5; 7.3.6; 7.3.7; Для УМЦ дополнительно: 7.5.2	15-20.01.13
09-13	Продажа Программных продуктов	Отдел Продаж		15.01.13
10-13	Сопровождение (ЦС 1С)	Центр Сопровождения 1С		17.01.13
11-13	Контакт Центр. Консультирование, тех. поддержка клиентов	Контакт Центр		17.01.13
12-13	Учебно-Методический Центр: обучение	Учебно-Методический Центр		19.01.13
13-13	Дистрибуция	Цент Региональной Дистрибуции		18.01.13
14-13	Автоматизация предприятий	Служба Автоматизации и Проектирования		16.01.13
15-13	Обучение Партнеров (ЦОП)	Центр Обучения Партнеров		20.01.13
16-13	Управление организационными ресурсами: Структура компании, распределение функций и взаимодействие между структурными единицами, положения о подразделениях, должностные инструкции	Служба Управления Персоналом, ЦМП	Общий блок требований для всех процессов* Специфические: 5.5.1; 5.5.2;	15-21.01.13
17-13	Управление персоналом: Прием, увольнений сотрудников; планирование карьеры, повышение квалификации; мотивация, аттестация.	Служба Управления Персоналом,	Общий блок требований для всех процессов* Специфические: 5.5.1; 6.2.1; 6.2.2;	21.01.13
18-13	Управление производственным оборудованием: Компьютерная техника, программное обеспечение, общиеинформацион., информационная безопасность.	Служба Информационных Технологий	Общий блок требований для всех процессов* Специфические: 6.3, 7.6	22.01.13
19-13	Управление производственной средой	АХС, СУП	Общий блок требований для всех процессов* Специфические: 6.4	23.01.13
20-13	Управление документацией и информационными ресурсами Структура документации; стандарты, регламенты, распорядительная документация	Служба по Организационному Управлению	Общий блок требований для всех процессов* Специфические: 4.1; 4.2.1; 4.2.3; 4.2.4 5.3; 5.4.1	24.01.13

*Общий блок требований для всех процессов Разделы ISO9001:2008: 4.2.4; 5.4.1; 5.4.2; 5.5.1; 5.6.2; 5.6.3; 6; 8.2.3; 8.2.4; 8.3; 8.4; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3

Директор по организационному управлению: _____________ Д.В. Мельников

«__» __________ 2013г.

СОГЛАСОВАНО: Генеральный директор: _____________ И.Л. Шевцова

«__» __________ 2013г.

2.3 Описание объекта аудита

Учебный центр «Форус» организован 2 июня 1998 г. и более 10 лет предлагает комплексный подход к обучению, открывает для дорогу к знаниям в мире IT.

УМЦ предлагает востребованные образовательные программы для IT-специалистов и руководителей, проводит актуальные и полезные мероприятия для бухгалтеров, сотрудников кадровых служб, и гарантирует высокое качество обучения, подтвержденное многолетним опытом работы на рынке дополнительного профессионального образования и наличием лицензии на образовательную деятельность.

Услуги, предоставляемы Учебно-методическим центром:

Курсы пользователей 1С;

Курсы администраторов и программистов 1С;

Семинары и курсы повышения квалификации для бухгалтеров и сотрудников кадровых служб;

Модульное бизнес-образование для руководителе;

Семинары по электронным торгам.



2.3.1 Назначение руководителя аудиторской группы

Руководителем аудиторской группы назначен директор по организационному управлению - Д.В. Мельников, сертифицированный специалист по проведению внутренних аудитов СМК.

2.3.2 Цели, объем и критерии аудита

Цель аудита: определить степень соответствия деятельности Учебно-Методического центра требованиям:

МС ИСО 9001:2008;

внутренних документов, разработки ГК Форус;

законодательства к деятельности;

определение возможностей потенциальных улучшений.

Объем аудита: оценить соответствие деятельности подразделения УМЦ ГК «Форус» в течении 2012г.

Критерии аудита:

ИСО 9001:2008;

Листовка УМЦ-01 памятка сотруднику ИГ;

РИ 2.40.05 - Схема работы менеджера по продажам УМЦ;

СтК 2.40.05-03.1 - Критерии выбора преподавателей УМЦ;

СтК 2.40.05-03.2 - Критерии выбора помещений УМЦ;

СтК 2.40.05-03.3 - Требования к раздаточному материалу;

УМЦ - Порядок проведения экзамена 1С-Профессионал.

2.3.3 Подбор аудиторской группы

Аудиторская группа для проверки ООО НПФ «Форус» подобрана. Все аудиторы прошли обучение и имеют соответствующие сертификаты (кроме стажера на должность менеджера по качеству - базовая подготовка).

2.3.4 Подготовка плана аудита

План № 12-13

Проведение внутреннего аудита СМК

в Учебно-методическом центре

Наименование структурного подразделения: Учебно-методический центр

Основания проведения аудита: Программа внутренних аудитов на 2013г.

Цель аудита:

оценить результативность корректирующих действий по результатам предыдущего аудита;

определить степень соответствия деятельности Учебно-Методического центра требованиям: МС ИСО 9001:2008; внутренних документов, разработки ГК Форус; законодательства к деятельности; определение возможностей потенциальных улучшений.

Область аудита: разделы ИСО 9001-2008:4.2.4; 5.4.1; 5.4.2; 5.5.1; 5.6.2; 5.6.3; 6; 7.5.2; 8.2.3; 8.2.4; 8.3; 8.4; 8.5.1; 8.5.2; 8.5.3.

Сроки проведения аудита: 19января 2013 г.

Задачи аудита:

проверка наличия введенных в действие документов системы менеджмента качества;

проверка соответствия управления документации СМК установленным требованиям;

проверка актуализации документов СМК, в том числе внешней нормативной документации (международных, государственных стандартов);

проверка соответствия деятельности УМЦ и ее результатов требованиям документов СМК и ИСО 9001-2008.

Состав группы: Луцкая Н.В., Чеснокова Е.В., Мельников Д.В.

Перечень нормативных документов:

ИСО 9001-2008;

Политика в области качества;

Руководство по качеству;

Положение о подразделении;

Должностные инструкции;

Программа работ на 2013 г.;

Анализ деятельности за 2012 г.;

Листовка УМЦ-01 памятка сотруднику ИГ;

РИ 2.40.05 - Схема работы менеджера по продажам УМЦ;

СтК 2.40.05-03.1 - Критерии выбора преподавателей УМЦ;

СтК 2.40.05-03.2 - Критерии выбора помещений УМЦ;

СтК 2.40.05-03.3 - Требования к раздаточному материалу;

УМЦ - Порядок проведения экзамена 1С-Профессионал.

Дата представления отчета 28января2013 г.

Отчет печататьв 2 экз.

Рассылается: Директору УМЦ, Директору по организационному управлению.

Аудиторы_______________ __________ Н.В. Луцкая

(подпись) (дата) (И.О.Ф.)

_______________ ___________ Е.В. Чеснокова

(подпись) (дата) (И.О.Ф.)

СОГЛАСОВАНО

Руководитель

аудиторской

группы ________________ ___________ Д.В. Мельников

(подпись) (дата) (И.О.Ф.)

Руководитель

подразделения

________________ ___________ Н.В. Чайкина

(подпись) (дата) (И.О.Ф.)



2.3.5 Подготовка рабочих документов

После распределения своих обязанностей при проведении проверки, аудиторская группа из 3 человек приготовила необходимые рабочие документы, такие как: чек-лист, формы для регистрации информации, протоколы совещаний.

2.4 Проведение аудита на местах

Чек-лист для проведения внутреннего аудита СМК №12-13

В подразделении Учебно-Методический центр

№п/п	Ссылки на критерий аудита	Вопрос	Ответ/комментарии
1	СтК 1.30-01 Внутренний аудит СМК	Расскажите, какие изменения произошли в подразделении со времени проведения предыдущего внутреннего аудита?
2	ИСО 9001:2008 п. 8.2.2	Когда проходил последний внутренний аудит? Были ли выявлены какие-либо несоответствия?
3	ИСО 9001:2008 п. 8.3	Какие были предложены мероприятия по улучшению и насколько они эффективны?
4	ИСО 9001:2008 п. 4.2.3	Все документы актуализированы?
5		Присутствуют ли на местах соответствующие версии документов?
6	Программа работ на 2013г.	Какие цели определены в вашем подразделении на 2013г.?
7	Программа работ на 2013г.	Покажите план мероприятий по стратегическим целям?
8	Анализ деятельности за 2012г.	Какие показатели оценки эффективности и результативности существуют в вашем подразделении?
9		С какой периодичностью вы предоставляете данные по функционированию подразделения Ген. директору?
10	Листовка УМЦ-01 памятка сотруднику ИГ	Расскажите как распределяется между администраторами ИГ база клиентов для совершения звонков?
11	СтК 2.40.05-03.2 - Критерии выбора помещений УМЦ	Как часто проходит анализ помещений для проведения мероприятий? Кто ответственный? Есть ли замещающие сотрудники?
12		Покажите реестр, достаточно ли полей для осуществления детальной проработки помещений?
13	РИ 2.40.05 - Схема работы менеджера по продажам УМЦ	Покажите, как осуществляется согласование смет на мероприятия с финансовым менеджером?
14		Каким образом вы оповещаете участников мероприятий, если оно отменилось по уважительным причинам? Что предлагаете?
15	УМЦ - Порядок проведения экзамена 1С-Профессионал	После проведения аттестации выдача сертификата является обязательным условием? Даже если сотрудник не сдал экзамен?
16	СтК 2.40.05-03.2 - Критерии выбора помещений УМЦ	Какая загрузка учебных классов по вместимости?
17		Как Вы рассчитываете время простоя класса?
18	СтК 2.40.05-03.3 - Требования к раздаточному материалу	Где хранятся методические материалы для проведения мероприятий? Каким образом проводится планирование и есть ли резервное количество книг, методичек, рабочих тетрадей?
19	СтК 1.40-01 Реестр утвержденных формулировок о наличии сертификата ИСО 9001:2008	На листовках, памятках используются утвержденные формулировки о наличии сертификата на соответствие стандарту ИСО 9001:2008?
20	СтК 2.40.05-03.1 - Критерии выбора преподавателей УМЦ	Как часто поводится анализ базы преподавателей? Кто ответственный?
21		После каждого мероприятия вносятся изменения в реестре помещений и преподавателей?
22		Какие требования Вы предъявляете к форме представления информации преподавателем?
23	ДИ, ПП	Проверка по ПП и по ДИ конкретных функций и документов
24	ДИ	Как часто отчитываетесь перед руководителем по топ/смарт-задачам? Проводится анализ причин не выполненных работ?
25	ИСО 9001:2008 п. 6.4	Соответствует ли Рабочая среда установленным требованиям?



2.4.1 Проведение вступительного совещания

Протокол вступительного совещания проведения внутреннего аудита №12-13

Дата проведения: 19 января 2013 г.

Присутствовали:

Должность	Фамилия И.О.
Генеральный директор	Шевцова И.Л.
Директор по организационному управлению	Мельников Д.В.
Директор УМЦ	Чайкина Н.В.
Менеджер по качеству 1	Луцкая Н.В.
Менеджер по качеству 2	Чеснокова Е.В.

На вступительном совещании были изложены:

состав группы аудиторов,цель и задачи аудиторской проверки, сроки и объем аудита, был сообщен способ отчетности аудиторской проверки, участники аудиторской проверки были ознакомлены с графиком проведения аудита, к каждому аудитору назначен представитель проверяемого отдела, обговорено где, во сколько и каким образом будет проводиться проверка, результаты проверки будут доведены до всех кто присутствует на совещании, оговорены условия соблюдения техники безопасности членами аудиторской группы в ходе проверки, аудиторской группой заполнена декларация о неразглашении коммерческой тайны.

Председатель совещания _______________ И.Л. Шевцова

Руководитель аудиторской группы _______________ Д.В. Мельников

Директор УМЦ _______________ Н.В. Чайкин

2.4.2 Сбор и обработка информации

Вся необходимая и проверяемая информация регистрируется аудиторами. Методами сбора информации являются: интервью сотрудники проверяемого отдела, наблюдение за деятельностью УМЦ и анализ необходимой документации.

2.4.3 Формирование наблюдений аудита

ПРОТОКОЛ О НЕСООТВЕТСТВИИ/НАБЛЮДЕНИИ № 1 «19» января 2013 г.
ООО НПФ «Форус»	Главный аудитор
Подразделение: Учебно-методический центр	Мельников Д.В.
Руководитель: Чайкина Н.В.	Аудиторы: Луцкая Н.В., Чеснокова Е.В.
Стандарт: СтК 2.40.05-03.2 - Критерии выбора помещений УМЦ
ОПИСАНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЯ/НАБЛЮДЕНИЯ Не ведется сбор информации по уровню простоя классов УМЦ. Данный факт повышает риск неоптимального использования и простоев помещений УМЦ и, как следствие, может являться ограничителем при планировании финансовой составляющей. Руководитель структурного подразделения _____________ Н.В. Чайкина подписьрасшифровка подписи Аудитор _____________ Н.В. Луцкая подписьрасшифровка подписи
КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ: Провести анализ загрузки классов в разрезе часов/месяц менеджеру по курсам Шевчик Е. до 01.03.2013г. Принять решение о целесообразности добавления данного показателя в состав показателей KPI В случае положительного решения, отразить внесенные корректировки во всех необходимых документах. Руководитель структурного подразделения _____________ Н.В. Чайкина подписьрасшифровка подписи Главный аудитор _____________ Мельников Д.В. подписьрасшифровка подписи Представитель руководства по качеству _____________ Мельников Д.В. подписьрасшифровка подписи
ВЫПОЛНЕНИЕ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ: Руководитель структурного подразделения _____________ Н.В. Чайкина ______________ подписьрасшифровка подписи дата
Заключение аудиторов
Описание ситуации: (Несоответствия и их причины устранены/ Несоответствия выявлены повторно) Руководитель группы по аудиту _________________________ подпись, фамилияи.о., дата
ПРОТОКОЛ О НЕСООТВЕТСТВИИ/НАБЛЮДЕНИИ № 2 «19» января 2013 г.
ООО НПФ «Форус»	Главный аудитор
Подразделение: Учебно-методический центр	Мельников Д.В.
Руководитель: Чайкина Н.В.	Аудиторы: Луцкая Н.В., Чеснокова Е.В.
Стандарт: СтК 2.40.05-03.3 - Требования к раздаточному материалу
ОПИСАНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЯ/НАБЛЮДЕНИЯ Часть резервного запаса методических материалов по курсам хранится в открытом доступе, в незащищенном месте (стеллаж без дверок стоит на проходе). Руководитель структурного подразделения _____________ Н.В. Чайкина подписьрасшифровка подписи Аудитор _____________ Е.В. Чеснокова Подпись расшифровка подписи
КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ: Руководителю УМЦ совместно с менеджером по курсам принять решение о необходимости проведения изменений В случае положительного решения, провести изменения до 01.03.13г. Руководитель структурного подразделения _____________ Н.В. Чайкина подпись расшифровка подписи Главный аудитор _____________ Мельников Д.В. Подпись расшифровка подписи Представитель руководства по качеству _____________ Мельников Д.В. Подпись расшифровка подписи
ВЫПОЛНЕНИЕ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ: Руководитель структурного подразделения _____________ Н.В. Чайкина ______________ подписьрасшифровка подписи дата
Заключение аудиторов
Описание ситуации: (Несоответствия и их причины устранены/ Несоответствия выявлены повторно) Руководитель группы по аудиту _________________________ подпись, фамилияи.о., дата

ПРОТОКОЛ О НЕСООТВЕТСТВИИ/НАБЛЮДЕНИИ № 3 «19» января 2013 г.
ООО НПФ «Форус»	Главный аудитор
Подразделение: Учебно-методический центр	Мельников Д.В.
Руководитель: Чайкина Н.В.	Аудиторы: Луцкая Н.В., Чеснокова Е.В.
Стандарт: СтК 2.40.05-03.2 - Критерии выбора помещений УМЦ
ОПИСАНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЯ/НАБЛЮДЕНИЯ Для учебных классов УМЦ разной вместимости (10 и 12 рабочих мест), определен одинаковый норматив загруженности по слушателям: 8. Оценка фактической загрузки классов при таком нормативе не может считаться адекватной. Руководитель структурного подразделения _____________ Н.В. Чайкина подпись расшифровка подписи Аудитор _____________ Н.В. Луцкая Подпись расшифровка подписи
КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ: Руководителю с менеджерами принять решение необходимости изменения норматива загруженности класса № 1 (вместимость 12 человек) В случае положительного решения, отразить внесенные корректировки во всех необходимых документах. Руководитель структурного подразделения _____________ Н.В. Чайкина подпись расшифровка подписи Главный аудитор _____________ Мельников Д.В. Подпись расшифровка подписи Представитель руководства по качеству _____________ Мельников Д.В. Подпись расшифровка подписи
ВЫПОЛНЕНИЕ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ: Руководитель структурного подразделения _____________ Н.В. Чайкина ______________ подпись расшифровка подписи дата
Заключение аудиторов
Описание ситуации: (Несоответствия и их причины устранены/ Несоответствия выявлены повторно) Руководитель группы по аудиту _________________________ подпись, фамилияи.о., дата

2.4.4 Подготовка заключений по результатам аудита

После проведения внутреннего аудита группа аудиторов на внутренней планерке проанализировала все наблюдения с точки зрения целей проводимого аудита, согласовала заключение по результатам аудита и обсудила, на какие критерии следует обратить особое внимание при проведении последующего аудита в УМЦ «Форус».



2.4.5 Проведение заключительного совещания

Протокол заключительного совещания проведения внутреннего аудита №12-13

Дата проведения: 19 января 2013 г.

Присутствовали:

Должность	Фамилия И.О.
Генеральный директор	Шевцова И.Л.
Директор по организационному управлению	Мельников Д.В.
Директор УМЦ	Чайкина Н.В.
Менеджер по качеству 1	Луцкая Н.В.
Менеджер по качеству 2	Чеснокова Е.В.

На заключительном совещании были изложены:

последовательность прохождения аудита, результаты аудита, все выявленные наблюдения, переданы оригиналы протоколов о несоответствиях директору УМЦ Чайкиной Н.В.. Предложены рекомендации по улучшению деятельности. Предложено разработать план мероприятий по повышению эффективности работы подразделения. Согласованы реальные даты для контроля по результатам выполнения корректирующих (предупреждающих) действий.

Председатель совещания _______________ И.Л. Шевцова

Руководитель аудиторской группы _______________ Д.В. Мельников

Директор УМЦ _______________ Н.В. Чайкина

2.5 Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту

2.5.1 Отчет по аудиту

от 21.01.2013 № 12-13

1. Основание проверки: Программа внутренних аудитов на 2013г.

2. Проверяемое подразделение: Учебно-методический центр

3. Объекты проверки: выполнение функций менеджеров по курсам, семинарам, соответствие деятельности стандартам, разработки «Форус», стандарту ИСО 9001:2008, выполнение корректирующих действий прошлых внутренних аудитов. внутренний аудит документ

4. Время проведения проверки: 19.01.13 с 9:00 до 16:00

5. Аудиторская группа:

Руководитель аудиторской группы: Директор по организационному управлению Мельников Д.В,

Аудиторы: Менеджер по качеству 1 Луцкая Н.В.

Менеджер по качеству 2 Чеснокова Е.В.

6. Количество выявленных несоответствий:3

7. Выводы, рекомендации:

Устранить все выявленные несоответствия в соответствии с рекомендациями аудиторской группы

8. Срок представления корректирующих мероприятий: 7 дней

9. Рассылка отчета:

Директору УМЦ, Директору по организационному управлению, Генеральному директору.

Руководитель аудиторской группы __________ Д.В. Мельников

Аудиторы ____________ Н.В.Луцкая

____________ Е.В.Чеснокова

СОГЛАСОВАНО

Руководитель аудиторской группы __________ Д.В. Мельников

Ознакомлен:

Директор УМЦ___________ Н.В. Чайкина

2.5.2 Утверждение и рассылка отчета по аудиту

Отчёт по аудиту был подготовлен, утвержден руководителем аудиторской группы в согласованные сроки и разослан ген. директору, директору по организационному управлению, директору УМЦ.

Заключение

Сегодня наличие внутреннего аудита в организациях рассматривается как важный фактор эффективности вне зависимости от того, есть в организации внедренная система менеджмента качества (экологии и т.д.) или нет. Наличие системы внутреннего аудита повышает доверие инвесторов и других заинтересованных сторон, повышает их уверенность в рациональном использовании компанией ресурсов, сохранности активов, оптимизации компанией рисков деятельности, прозрачности компании, а также в соответствии организации деятельности компании лучшим практикам корпоративного управления. А в пределе мы получаем эволюцию от классического аудита СМК к объединению внутреннего аудита системы, бизнес-процессов организации с внутренним аудитом всех видов деятельности (в том числе финансовых).

В данной организации (ООО НПФ «Форус»), а именно в подразделении УМЦ по итогам очередного внутреннего аудита быловыявлено три незначительных несоответствия. Оценка результативности СМК по результатам внутреннего аудитапоказывает, что СМК функционирует результативно, выполняются требования документации СМК и высшее руководство заинтересовано в её правильном функционировании.

Внутренний аудит в Учебно-методическом центре «Форус» считается завершенным, так как все действия, установленные планом аудита, выполнены, и утвержденный отчет по аудиту разослан.



Список сокращений

МС - международный стандарт;

УМЦ - Учебно-Методический Центр;

ИГ - информационная группа;

НПФ - научно-производственная фирма;

ДИ - должностная инструкция;

ПП - положение о подразделении;

СтК - стандарт Компании;

РИ - рабочая инструкция.



Список используемых источников

Курс лекций по дисциплине «Аудит качества».

МС ИСО 19011: 2002. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента.

МС ИСО 9001: 2008. Системы менеджмента качества. Требования.

Аудит систем менеджмента: метод. Пособие/сост: Л.И. Татарникова. Иркутск: Изд-во ИрГТУ, 2011. 36с.

Требования международного стандарта ИСО 9001 к системе менеджмента качества: метод. Пособие/сост: Л.И. Татарникова. Иркутск: Изд-во ИрГТУ, 2011. 36с.

Приложение А. Организационная структура ООО НПФ «Форус»

Приложение В. Реестр процессов ООО НПФ «Форус»

№ п/п	Наименование вида деятельности или процесса
1	Деятельность по управлению
1.10.	Стратегический менеджмент
1.20.	Управление Компанией
1.30.	Мониторинг функционирования Компании
1.40.	Управление внешними связями
2	Основные процессы деятельности
2.10.	Изучение рынка и работа с Клиентами
2.20.	Проектирование Бизнес процессов
2.30.	Обеспечение Бизнес процессов
2.40.01.	ПродажаПрограммных Продуктов
2.40.02.	Сопровождение
2.40.05.	Учебно-Методический Центр: обучение
2.40.09	Обучения Партнеров
2.40.06	Дистрибуция
2.40.07	Сдача ОтчетностиЧерез Интернет
2.40.08	Автоматизация Коммерческих Предприятий
2.40.10	Аутсорсинг Бухгалтерских Услуг
3	Вспомогательные процессы
3.10.	Управление организационными ресурсами
3.20.	Управление персоналом
3.30.	Управление производственным оборудованием (компьютерная и офисная техника)
3.31.	Управление производственными помещениями
3.35.	Управление производственной средой
3.40.	Управление документацией и информационными ресурсами

Размещено на Allbest.ru