Ответственное хранение товаров

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Приемка товаров на складе покупателя. Контроль за количеством и качеством товара

Прием товаров на складе покупателя осуществляется материально ответственным лицом на основании товаросопроводительных документов.

Если товар доставлен поставщиком в таре на склад покупателя, кроме проверки веса брутто и количества мест, возможно вскрытие тары и проверка веса нетто, а также количества товарных единиц в каждом месте. Обычно приемка поступившего в исправной таре товара по качеству, весу нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится, как правило, на складе конечного покупателя.

Оптовые торговые предприятия, переправляющие товар в таре или упаковке первоначального отправителя (изготовителя), принимают продукцию по качеству, по весу нетто и количеству товарных единиц лишь в случаях, предусмотренных обязательными правилами или договором, при несоответствии фактического веса брутто указанному в сопроводительных документах, при получении груза в поврежденной, открытой или немаркированной таре, в таре с поврежденной пломбой или при наличии признаков порчи (течь и др.). Подлежащую переотправке продукцию следует хранить в условиях, обеспечивающих ее качество и комплектность.

Приемка товара по количеству и качеству осуществляется согласно транспортным и сопроводительным документам (техническому паспорту, сертификату, счету - фактуре, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам и др.) поставщика. При отсутствии данных документов или некоторых из них составляется акт о фактических количестве и качестве продукции с указанием недостающих документов.

Кроме того, возможна выборочная проверка количества товара с распространением ее результатов на всю партию в случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами или договором.

Качество товара определяется по техническим условиям, сертификату, стандартам, образцам, каталогам и проспектам продавца. При этом по стандартам обозначают качество достаточно простых изделий, таких как кирпич, бетон, цемент. При приеме машинно-технической продукции или товара, на который отсутствуют стандарты или к которому предъявляются специальные требования, качество определяется техническими условиями.

При приемке продовольственных товаров их качество подтверждается различными сертификатами качества, выданным компетентной государственной организацией; это могут быть ветеринарный сертификат, санитарный сертификат, выдаваемый на каждую партию товара. Кроме того, обязательной сертификации подлежат парфюмерия и косметические средства, моющие средства, шампуни, а также ясельная и детская одежда, товары народного потребления, имеющие контакт с незащищенными частями тела человека, и т. д.

Торговое предприятие по законодательству несет ответственность за качество реализуемых товаров и при отсутствии сертификата может быть подвергнуто штрафам. Торговое предприятие получает сертификат соответствия.

В случае определения качества по образцу продавец предоставляет покупателю образцы товара, которые его подтверждают, после чего образец становится эталоном.

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности применяется Акт о приемке товаров.

Если в процессе приемки будут обнаружены недостача товара, несоответствия качества, маркировки поступивших товаров, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, чертежам, образцам (эталонам), договору либо данным, указанным в сопроводительных документах, то дальнейшая приемка товара приостанавливается.

О выявленной недостаче и нарушении качества продукции составляется акт, являющийся юридическим документом для выставления претензий поставщику. При этом в сопроводительных документах производится запись об актировании. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ - 2) составляется в необходимом количестве экземпляров и только на те товары, по которым установлены расхождения. По ценностям, поступившим в полном соответствии по количеству, качеству и комплектности с сопроводительными документами поставщика, делается отметка в конце акта: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

В случае, когда в момент приемки продукции выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в транспортных или сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку.

Если при правильности веса брутто недостача продукции установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза.

Тару, упаковку вскрытых мест и продукцию, находившуюся внутри них, следует сохранить и затем предъявить их вызванному для участия в дальнейшей приемке представителю организации отправителя (поставщика). Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено (передано) ему не позднее 24 часов, а при наличии скоропортящейся продукции - немедленно после обнаружения недостачи.

В случае одногороднего отправителя (поставщика) его представителю следует явиться не позднее следующего дня после получения вызова, если в уведомлении не указан иной срок явки, а в случае приемки скоропортящейся продукции - в течение четырех часов после извещения о вызове. Представителю иногороднего отправителя (поставщика) следует прибыть не позднее трех дней после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не вытекает из других обязательных правил или договора.

Необходимо помнить, что представитель организации отправителя (поставщика) должен иметь при себе удостоверение на право участия в приемке продукции у получателя. Отправитель (поставщик) может уполномочить на участие в этой операции предприятие, находящееся в месте получения продукции. В таком случае удостоверение представителю выдает предприятие, назначившее его. При этом данное удостоверение должно содержать ссылку на документ, которым отправитель (поставщик) доверил право участия в приемке продукции данному предприятию.

Если при приемке продукции одновременно с недостачей выявились излишки продукции по сравнению с указанными в транспортных и сопроводительных документах поставщика, данные о них также указываются в акте.

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке продукции по количеству и качеству. Лицо, не согласное с содержанием акта, подписывает акт с оговоркой об этом и излагает свое мнение. До подписи лиц, участвовавших в приемке, в акте должно быть указано, что эти лица предупреждены об ответственности за подписание документа, содержащего данные, не соответствующие действительности.

Акт приемки продукции утверждает руководитель предприятия - получателя. Если по результатам приемки выявлены факты злоупотреблений или хищений продукции, руководитель предприятия - получателя обязан сообщить об этом органам МВД либо прокуратуры и направить туда соответствующие документы.

К акту должны быть приложены:

· документы изготовителя (отправителя, поставщика), удостоверяющие качество и комплектность товаров;

· упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлены ненадлежащее качество и комплектность товаров;

· пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;

· подлинный транспортный документ (накладная, коносамент), а в случае предъявления перевозчику со стороны получателя претензии, связанной с этим документом, - его копия;

· документ, удостоверяющий полномочия представителя, участвовавшего в приемке;

· акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам их анализа;

· акт о несоответствии фактического качества и комплектности товаров данным, содержащимся в документе, удостоверяющем их качество и комплектность, который был составлен до приезда представителя предприятия - изготовителя (отправителя, поставщика);

· другие документы, свидетельствующие о причинах плохого качества товаров или их некомплектности (анализы влажности продукции, имеющей соответствующие документы на влажность, сведения о льдоснабжении, акты и пр.).

Акты приемки продукции по количеству и качеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии получателя. Претензии по поводу несоответствия продукции по качеству, комплектности, таре, упаковке и маркировке стандартам, техническим условиям, чертежам, рецептурам, образцам получатель (покупатель) предъявляет изготовителю (поставщику, отправителю). Если изготовитель или его местонахождение получателю неизвестны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который после ее получения направляет один экземпляр изготовителю, известив об этом получателя. Претензия по поводу недостачи продукции или ее ненадлежащего качества должна сопровождаться актом с вышеуказанными документами. В случаях, предусмотренных договором, вместе с претензией подается акт об уничтожении скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, акт о сдаче продукции в металлолом и иные документы об использовании продукции в соответствии с фактическим качеством.

По получении претензии руководитель или заместитель главы предприятия - отправителя (поставщика) назначает проверку по материалам претензии. Данные проверки рассматривает и утверждает также руководство отправителя (поставщика, изготовителя).

В случаях, когда согласно законодательству есть основания для возложения ответственности за недостачу груза на транспортную организацию, получатель имеет право в установленном порядке предъявить ей претензию.

При приемке импортных товаров составляется Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма № ТОРГ - 3). Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в контрактах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться Инструкцией Госарбитража СССР "О порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству и направления рекламационных актов", утвержденной 15.10.90.

При приеме товара у материально ответственного лица предприятия - получателя кладовщик выписывает приходную накладную или приходный ордер. Один экземпляр этой накладной он оставляет у себя, а второй передает материально ответственному лицу, доставившему товар.

В свою очередь материально ответственное лицо составляет отчет по выданной ему доверенности, к которому прикладывает расходную накладную от предприятия - поставщика, приходную накладную со своего склада и другие документы. Все это он передает в бухгалтерию своей фирмы, где на основании отчета отражаются соответствующие операции, что фиксируется на счетах бухгалтерскими проводками.

склад учет приемка недостача

2. Учет товаров в местах хранения

Учет товара на складе оптового предприятия ведет материально ответственное лицо. Складской учет ведется в натуральных показателях по номенклатурным номерам товаров (тары). Порядок учета товара на оптовом складе может быть различен в зависимости от способа хранения товара и от некоторых факторов, как - то: частота поступлений товаров на склад, совместимость товаров по условиям хранения, их натуральные характеристики, а также объем и ассортимент товаров и т. д. Возможны партионный, сортовой или партионно-сортовой способы.

2.1 Сортовой способ учета товара

Сортовой способ учета на складах применяется в том случае, если хранение товаров организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения (вновь поступившие товары складируются и учитываются вместе со старыми). При этом материально ответственные лица на каждую номенклатуру товара заводят новую карточку складского учета или отводят несколько страниц в товарной книге кладовщика (в зависимости от объема операций по приходу и расходу товаров).

Номенклатуры в данном случае различаются не только по типу и марке товара, но и по сорту, единице измерения, цвету и т. п. (в случае, если по этим признакам необходимо вести отдельный учет). Например, если продаются автомобили, то цвет товара может иметь значение, в то время как цвет пакета молока принципиального значения не имеет и поэтому как идентифицирующий признак не рассматривается.

При сортовом способе хранения экономично используется складская площадь, возможно более оперативное управление остатками товаров, однако трудно выделять товары одного сорта, поступившие по разным ценам.

Так как при сортовом способе учета отдельный аналитический учет по ценам и (или) партиям не ведется, а в условиях свободного рынка товар одного сорта поступает по разным ценам, то выбор товара для реализации осуществляется произвольно. При этом возможно использовать для оценки товаров методы: средней цены, цены единицы запасов, ФИФО (по ценам первых закупок), ЛИФО (по ценам последних закупок). Соответствующий пример расчета учетной цены различными способами приведен в подразделе 2.4.1 "Аналитический и синтетический учет отгруженных товаров и их реализации со складов оптовых предприятий".

Записи в карточку, книгу (занесение в базу данных, если учет на складе компьютеризирован) делаются на основании любого первичного документа (каждого приходного или расходного) или накопительных ведомостей (при большом объеме записей). Карточки и страницы в товарной книге нумеруются в бухгалтерии и выдаются материально ответственным лицам под расписку в специальном журнале.

На складах с небольшим ассортиментом товаров и незначительным количеством операций материально ответственные лица могут вести учет непосредственно в товарном отчете (при этом карточки и товарные книги не ведутся).

2.2 Партионный способ учета товара

При партионном способе учета каждая партия товара на складе хранится отдельно. Под партией понимаются товары, поступившие одновременно по одному транспортному документу. В составе партии могут быть товары как различных сортов, так и наименований. Каждую партию регистрируют в журнале учета поступающих товаров. Порядковый номер регистрации является одновременно номером этой партии. Он указывается в расходных документах рядом с наименованием товара, отпущенного из данной партии.

На каждую партию товара материально ответственное лицо открывает партионную карту (или заводит отдельную запись в базу данных, если учет на складе компьютеризирован) в двух экземплярах: один - для склада, второй - для бухгалтерии. Форматы записей или формы партионных карт и порядок занесения в них информации зависят от вида товара.

Записи в приходной части партионной карты ведут на основании сопроводительного документа к поступившему товару с указанием его номера и даты, номера склада, лица, принявшего товар, поставщика, количества товара (по наименованиям, сортам и ценам), места хранения (по продовольственным товарам - общее количество мест; для непродовольственных - номер каждого товарного места в отдельности).

В расходной части партионной карты указывают дату отпуска товара, номер документа, количество отпущенного товара в натуральных показателях, итог за месяц и остатки товара на конец месяца; при этом подсчет остатков может вестись нарастающим итогом после каждого отпуска.

По непродовольственным товарам записи ведут линейно - позиционным способом по каждому тарному месту (вплоть до конкретной единицы товара, например, при учете ювелирных изделий или продукции, имеющей уникальный заводской номер, используемый в учете). Это усиливает контроль за сохранностью ценностей и предупреждает возникновение пересортицы. С этой же целью рекомендуется указывать номера партий на товарных местах (ящиках, кипах и др.), а на куски тканей выписывать и наклеивать кусковые ярлыки (партионно-кусковой учет). В случае учета по конкретной единице товара используются уникальные заводские номера или при поступлении партии товара к каждому товару прикрепляется ярлык с его индивидуальным номером, который заносится в партионную карту (лист) в момент оприходования товара на склад.

После полной реализации партии партионная карта закрывается материально ответственным лицом. Составляется акт об израсходовании товаров партии, который подписывается товароведом и заведующим складом. Форма акта зависит от вида товара и наличия отклонений от оприходованного количества. Акт с партионной картой и отчетом по товарам и таре материально ответственное лицо передает в бухгалтерию для проверки.

Если при проверке по данной партии выявляется недостача товаров в пределах норм естественной убыли, ее списывают за счет организации, а недостачи сверх норм естественной убыли взыскивают с материально ответственных лиц. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуют.

Партионный учет позволяет определить результаты реализации партии товаров без проведения инвентаризации (по существу, инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии). Одновременно данный вид учета усиливает контроль за сохранностью ценностей, способствует снижению товарных потерь. Вместе с тем при партионном способе хранения менее рационально используется складская площадь и отсутствует возможность оперативного управления товарными запасами (в результате хранения определенного вида товаров в разных местах и отражения остатков по ним в нескольких партионных картах).

2.3 Партионно-сортовой способ учета товара

При партионно - сортовом способе учета товара отдельно хранится каждая партия поступивших на склад товаров. Внутри партии товары для хранения разбираются по сортам. Данный способ применяется в условиях широкого ассортимента хранящихся товаров.

3. Отчетность материально ответственных лиц

Учет хранения товаров осуществляется материально ответственными лицами (кладовщик, заведующий складом), с которыми заключается соответствующий договор.

Материальная ответственность наступает с момента оприходования поступившего товара на склад на основании приходных товаросопроводительных документов и длится до момента выбытия, передачи товаров по расходным документам. При любом способе хранения ответственные лица ведут учет товаров в натуральном измерении на основании соответствующих приходных и расходных документов. Кроме того, возможно учитывать движение товаров одновременно и в стоимостном измерении.

Материально ответственные лица складов на основании приходных и расходных документов составляют товарные отчеты или сопроводительные реестры сдачи документов. Форма отчетности зависит от специализации оптового предприятия, ассортимента товаров, объема документооборота и организации аналитического учета товаров в бухгалтерии и способа хранения.

Там, где используется оперативный бухгалтерский (сальдовый) метод аналитического учета товаров, в условиях небольшого склада с ограниченным ассортиментом товаров при сортовом способе хранения материально ответственные лица обычно составляют товарные отчеты.

В товарных отчетах указываются поставщики, от которых получены товары за отчетный период, покупатели товаров, даты и номера документов, стоимость товаров по приходной и расходной частям отчета в отдельности по каждому документу. Остаток товаров и тары на начало отчетного периода берут из предыдущего отчета или из инвентаризационной описи. Остаток на конец периода определяется как остаток на начало периода плюс приход товара и тары за вычетом расхода за отчетный период. В конце отчета прописью указывается число приложенных документов. Отчет подписывает материально ответственное лицо.

На некоторых оптовых торговых предприятиях в товарные отчеты вводят дополнительные графы, например: номер и дату документа поставщика и склада, номер партии, стоимость товаров, общее количество товаров по документу и отчету в целом и др.

По продовольственным товарам отчеты составляют по ассортименту, наименованиям, единицам измерения, ценам и количеству товара и тары.

На предприятиях, применяющих количественно - суммовой метод учета, имеющих большой документооборот, составляются сопроводительные реестры, представляющие собой простой перечень документов с указанием их наименований, номеров и количества (отдельно по приходу и расходу).

Экспедиторы составляют отчеты о развозе товаров, полученных на оптовом складе и доставленных покупателям (магазинам). В этом отчете указываются склад, номер и дата документа, номера предприятий - получателей, наименование и количество принятых и сданных товаров, фиксируются недостачи и излишки (необходимо помнить о том, что эти суммы должны быть определены в подписанных заинтересованными сторонами актах). Отчет может быть составлен на основании непосредственно счета - фактуры (или товарно-транспортной накладной) с приложением к нему накладных на товары, переданные покупателям (магазинам).

Сроки представления отчетности в бухгалтерию устанавливаются руководителем предприятия в зависимости от размера предприятия и других конкретных условий (ежедневно, еженедельно и т. п.). Увеличение срока представления отчетности ослабляет контроль за движением товарных запасов, приводит к неравномерной загрузке аппарата бухгалтерии.

Товарные отчеты и сопроводительные реестры составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с первичными документами передается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, который остается у материально ответственного лица.

Поступившие в бухгалтерию товарные отчеты и первичные документы должны быть в тот же день проверены по форме, по существу и арифметически. При этом бухгалтер должен обращать внимание на реальность начальных остатков, аккуратность и правильность составления документов и самого отчета, наличие всех приложенных документов, своевременность и полноту оприходования товаров или списания их с учета и др. Несвоевременное отражение движения товаров искажает величину товарного остатка и позволяет некоторое время скрывать недостачи и излишки. Обнаруженные при проверке отчетов ошибки исправляются корректурным способом и заверяются подписью бухгалтера и материально ответственного лица. Проверенные и принятые к учету товарные отчеты проходят бухгалтерскую обработку. Сальдо, полученное по данным бухгалтерского учета, сверяют с остатками товаров и тары по товарному отчету.

Список источников

Бухгалтерский учет в организациях / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2011

Бухгалтерский учет в торговле: Учеб. пособие / Под ред. М.И. Баканова. - М.: Финансы и статистика, 2012

Гражданский кодекс РФ.М., 2014

Костенко М.А. Коммерческое право. Конспект лекций - Таганрог: ТТИ ЮФУ, 2011

Комментарий к Гражданскому кодексу РФ.М., 2014.

Кожинов В.Я. Бухгалтерский учет в торговле. Типовые хозяйственные операции и ситуации. - М.: "Экзамен", 2012

Николаева Г.А., Блицау Л.П. Бухгалтерский учет в торговле. - М.: "Приор-издат", 2009

Панченко Т.М. Операции с товарами: бухучет, налогообложение. - М.: Налоговый вестник, 2014

Егоров В.Ф. Организация торговли: Учебник-СПб.:Питер, 2011

Инструкция о порядке приемки продукции производственно -- технического назначения и товаров народного потребления по качеству.

Филиппова С. Ответственное хранение товара в договорной практике "ЭЖ-Юрист" №38, 2011

Размещено на Allbest.ru