Теоретичні основи обліку та аудиту

Після вибору номенклатури обліку на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» переходять до організації вибору і розробки носіїв її інформації.

Організація носіїв облікової інформації потребує додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу формування доказів.

Перша особливість бухгалтерського обліку як процесу полягає в тому, що кожний господарський факт -- явище або процес -- має бути насамперед зафіксований на носії як доказ, тобто як документ, що його закріплено у спеціальному законодавчому акті -- Положенні про документи та документообіг у бухгалтерському обліку. Основою для записів у бухгалтерські облікові реєстри можуть бути лише оформлені згідно з цим Положенням документи.

Друга особливість -- усі господарські факти -- явища та процеси -- із первинних документів, тобто доказів про їх реальність, підлягають обов'язковому запису (реєстрації) і нагромадженню в облікових реєстрах. Це означає, що облікові реєстри після того, як у них буде зроблено записи про відповідні господарські факти та виконано потрібні математичні процедури (додавання, віднімання та визначення нового стану об'єкта обліку), стають автоматично носіями облікової інформації.

Третя особливість бухгалтерського обліку полягає у тому, що облік як процес не закінчується визначенням нового стану об'єкта в облікових реєстрах, а підсумкові дані мають бути перенесені із облікових реєстрів у звітні форми, які після заповнення їх автоматично стають носіями облікової (підсумкової, звітної) інформації та відповідно доказами.

Отже, характерні особливості бухгалтерського обліку як технологічного процесу визначають три види способів формування облікової інформації: документи (докази), облікові реєстри, звітні форми.

Зауважимо, проте, що документи формуються не лише на першому етапі, а й на етапах поточного та підсумкового обліку. Слід ураховувати також, що на етапі первинного обліку способами доказовості облікових даних і інформації є здебільшого документи, на другому -- облікові реєстри, на третьому -- звітні форми.

Як уже зазначалося, основу технології відображення і вибору носіїв облікової інформації на всіх етапах формують облікові номенклатури. Важливими факторами при цьому є вид, склад, інформації на місткість, складність тощо.

Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності технічних засобів, організаційної та обчислювальної техніки. Як відомо з курсу «Теорія бухгалтерського обліку», в умовах ручної обробки інформації матеріальними носіями даних та інформації є паперові, а в разі використання обчислювальної техніки, особливо ПК, -- технічні (відео- і машинограми, дискети та ін.). Проте завжди господарські факти -- явища та процеси -- мають бути відображені за допомогою документів, передбачених законодавчими актами.

При організації технології та вибору носіїв облікової інформації слід орієнтуватися на раціоналізацію облікового процесу. Раціональними вважають носії інформації, які орієнтовані на контрольно-аналітичні процеси, прості, не потребують складних процедур обробки.

Вибору носіїв облікової інформації сприяє те, що багато паперових носіїв розробляють централізовано: типові форми документів, облікові реєстри (наприклад, журнально-ордерної форми обліку тощо), звітні форми. Деякі форми документів визначено нормативними актами, наприклад, касові документи -- правилами ведення касових операцій [43].

Якщо типових або уніфікованих документів немає, їх розробляють на підприємствах відповідно до діючих положень, інструкцій та рекомендацій.

Як було зазначено, основним видом носіїв облікової інформації на етапі первинного обліку є документ (доказ). До бухгалтерських документів на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» ставлять такі вимоги: наявність обов'язкових спеціальних реквізитів, забезпечення контролю за господарськими фактами, виготовлення звітних даних, зручність обробки, чіткість, компактність тощо.

На вибір матеріальних носіїв документів впливають наявність технічних засобів, обчислювальних машин, методика сприйняття первинних даних (ручним, машинним, автоматичним способами тощо). До цієї роботи, крім бухгалтерів, залучають працівників інших служб -- фінансистів, постачальників, плановиків.

Вибір форм первинних документів полегшує наявність типових і уніфікованих форм, виготовлених різними центральними органами -- банками, фінансовими органами і т. ін.

Якщо типових або уніфікованих форм первинних документів немає, їх розробляють на підприємстві, погоджуючим органами Міністерства статистики України.

Основним напрямом удосконалення форм первинних документів є їх уніфікація та стандартизація. Крім того, цьому сприяють заміна разових документів накопичувальними, застосування документів багаторядкових і тривалого використання, реєстрація операцій безпосередньо у реєстрах, створення комплексних документів. Зменшення кількості документів скорочує облікову процедуру.

В умовах використання комп'ютерів, функціонування АРМ первинні дані слід формувати в основному безпосередньо на технічних носіях (терміналах, дисплеях), широко впроваджувати автоматичну фіксацію первинних даних, вилучати постійні реквізити і використовувати бази даних (БД) і розподілені бази даних (РБД).

Для того щоб на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» одержати облікову інформацію, сформувати різні показники про результати господарської діяльності, потрібні дані, зафіксовані на носіях первинної облікової інформації -- документах, які в подальшому слід зареєструвати відповідно до економічного змісту їх та вимог управління в облікові реєстри поточного обліку: відомості, журнали, журнали-ордери, машинограми тощо.

Облікові реєстри є основними, проте не єдиними способами відображення облікової інформації поточного обліку. Крім облікових реєстрів на цьому етапі облікового процесу формують реєстри розрахункового характеру, наприклад розрахунок розподілу витрат на управління, визначення транспортно-заготівельних витрат, амортизації основних засобів тощо. Тому на цьому етапі облікового процесу крім облікових реєстрів використовують нові носії -- розрахункові таблиці.

Крім облікових реєстрів та розрахункових таблиць у процесі поточного обліку складають різні бухгалтерські довідки, наприклад про виправлення помилок, відображення в обліку результатів інвентаризації, що мають індивідуальний характер.

Таким чином, на етапі поточного обліку на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» використовують три види форм відображення облікової інформації: облікові реєстри, розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки.

1).Вибір форм носіїв та технології відображення в них облікової інформації поточного обліку. Запис господарських операцій із носіїв первинного обліку -- документів -- до облікових реєстрів має здійснюватись відповідно до заздалегідь встановлених правил. Ці правила визначаються способом ведення записів, характером бухгалтерського проведення, ступенем деталізації або укрупнення об'єкта обліку тощо. Співвідношення цих ознак визначає форму облікових реєстрів, послідовність та прийом записів.

Співвідношення різних облікових реєстрів, їх структура, прийому і послідовність записів, прийоми узагальнення кінцевих результатів (показників) визначають форму поточного і власне всього бухгалтерського обліку. Тому вибір форм поточного обліку це практично вибір форм бухгалтерського обліку. У будь-яком разі форми облікової інформації поточного обліку мають забезпечати отримання необхідних даних для управління тими чи іншими об'єктами господарювання, здійснення контролю за станом рухом господарських фактів -- явищ та процесів для аналізу дія діяльності і реальної оцінки результатів роботи.

Вибір форм відображення облікової інформації для поточного обліку здійснюється у розрізі топологічних підрозділів обліку, а також видів фор (облікові реєстри, розрахункові таблиці, бухгалтерські довідки) Цей вибір полегшується тим, що з окремих форм обліку (наприклад журнально-ордерної, таблично-автоматизованої тощо) або видів розрахункових таблиць розробляють типові або уніфіковані форми.

Якщо з окремих форм не розроблені типові або уніфіковані форми або в економічній літературі немає будь-яких рекомендацій, то їх розробляють у самому господарстві відповідно до державних стандартів. У всіх випадках розроблені облікові реєстри мають повністю відповідати вимогам управління, контролю, аналізу для реальної оцінки результатів роботи.

2). Розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки. Поточний облік на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» пов'язаний з виконанням великої кількості розрахунків. Розрахункові таблиці мають індивідуальний характер. Методика і техніка розробки розрахункових таблиць така сама, як і в разі вибору первинних документів.

Значна частина розрахункових таблиць рекомендована в централізованому порядку. Разом з тим багато їх розробляють безпосередньо на підприємствах.

Значний вплив на форми поточного обліку мають показники звітності. Для того щоб з даних поточного обліку без додаткової роботи можна було безпосередньо заповнити форми звітності, при розробці форм поточного обліку попередньо вибирають показники звітності [25].

На цьому етапі готують два види носіїв: звітні форми та розрахункові таблиці.

Звітні форми фінансової звітності на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» розробляють на основі господарської діяльності. Для цього з альбомів типових форм вибирають відповідні форми звітності.

Усі форми внутрішньої звітності на підприємствах розробляють за загальною методикою, яку було розглянуто.

Відібрані форми звітності формують у робочі альбоми. При цьому окремо формують альбоми:

за видами -- первинні документи: прибутковий касовий ордер та видатковий касовий ордер, облікові реєстри: журнал 1, відомість 1.1, 1.2, 1.3, звітні форми: баланс та звіт про власний капітал;

по кожному топологічному підрозділу --облік грошових коштів.

Робочі альбоми форм мають єдину структуру: титульний лист, перелік звітних форм, самі форми, методичні вказівки щодо їх заповнення.

В умовах використання ЕОМ на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» облікові реєстри та звітні форми складають за заданою програмою і видають на технічних носіях (відео-і і машинограмах та ін.). Значна частина їх, особливо допоміжних, зовсім не видається на дисплей або друкуючий пристрій, хоча за допомогою оператора-бухгалтера вони можуть бути видані на дисплей.

Загальні питання методики та техніки складання форм звітності викладені у додатках до цих форм. Проте там не враховані специфічні особливості конкретного підприємства.

У робочих інструкціях конкретизують служби, посадові особи, строки, методику формування та деякі інші питання. Робочі інструкції сприяють поліпшенню та упорядкуванню робіт із складання звітних форм.

Значна кількість носіїв -- первинних документів і реєстрів -- типові й уніфіковані. Якщо типових або уніфікованих форм немає, розробляють власні форми. При цьому керуються загальними вимогами і методичними рекомендаціями:

а) розташовують поряд реквізити, які заповнює або обробляє одна особа, графи реквізитів, що перебувають у арифметичній та логічній залежності, графи тексту та коду тощо;

б) довідкові дані розміщують на зворотній стороні документа;

в) додержують вимог законодавчих актів.

Необхідно також визначити належність документа до топологічної структури обліку, характер, призначення, склад потрібних документів, рух у процесі обробки, осіб, які повинні взяти участь в обробці, кількість примірників.

На підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» комплекс робіт з визначенням змісту форми носіїв облікової інформації умовно можна розподілити на такі етапи:

· визначення основних характеристик майбутньої форми;

· вибір необхідних реквізитів;

· попереднє проектування зон розміщення інформації;

· вибір форми розміщення реквізитів у зони;

· компонування елементів інформації у ланки, а ланок -- у зоні;

· монтаж форми у цілому;

· креслення ескізу;

· розрахунок загальної площі та вибір формату;

· редагування;

· оформлення.

Зміст другого етапу розробки --це вибір реквізитів, які поділяють на дві групи: які обробляють (кількість, ціна тощо) та які не обробляють (назва, підпис тощо). Усі реквізити, що обробляють, поділяють на чотири підгрупи: групувальні, довідкові, кількісні, вартісні [42].

До групувальних належать номенклатурний номер, вид операції, до довідкових -- назва підприємства, номер картки, період, на який виписують документ.

Кількісні реквізити -- це позначення одиниці, ліміт і дата видавання тощо. До вартісних належать ціна за одиницю, загальна вартість.

До реквізиту, що не обробляють, відносять підпис.

Для кожної групи реквізитів на формі відводиться окрема зона.

При розміщенні реквізитів слід враховувати такі особливості:

послідовність розміщення їх має бути такою, яка передбачена для введення в комп'ютер;

логічний і арифметичний зв'язок їх;

зручність запису;

легкість для читання.

Загальну площу аркуша розраховують обчисленням його довжини (горизонтально) та висоти (вертикально). Довжина аркуша складається з розміру його бічних полів, підсумку розмірів граф (рубрик) та товщини усіх вертикальних ліній. Такий розрахунок роблять на одному із «поверхів» форми. Аналогічний розрахунок виконують за шириною аркуша.

Перед тим як остаточно викреслити форму макета документа, потрібно скоригувати розміщення окремих елементів реквізитів на аркуші.

Після визначення розміру бланка попередньо викреслюють у кожній зоні кожний елемент. Потім вибирають форму розміщення реквізитів і формат.

На підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» застосовують такі форми розміщення реквізитів:

а) анкетну (аркуш ділять на дві частини -- ліву та праву: у лівій частині розміщують реквізити, а в правій -- відповіді, записи на бланку);

б) зональну (документ розділяють на зони горизонтальними та вертикальними лініями);

в) табельну, або табличну (у кожній зоні носія утворюється таблиця з графами по вертикалі та рядками по горизонталі);

г) комбіновану.

В умовах використання ПК та функціонування АРМ бухгалтера первинний документ може бути зафіксований як на людинно-читальному, так і машинно-читальному носії, що потребує автоматизації всіх операцій процесу документування первинної облікової інформації. У першому випадку необхідно створити і машинно-читальний носій первинних даних, у другому -- обидві властивості задовольняються єдиним носієм.

В умовах використання АРМ бухгалтера закладено можливість автоматизувати косові та фінансово-розрахункові операції (рис.2.5).

Документування первинної облікової інформації в умовах використання АРМ бухгалтера -- процес функціонально неоднорідний і реалізується виконанням таких функцій:

реєстрація, тобто фіксація, первинних даних на паперовому носії з одночасним реєструванням на машинному;

передавання, тобто послідовне проходження, первинного документа (для відображення його даних) по руху реєстрації і формування;

формування, тобто послідовне агрегування (доповнення), первинного

документа необхідними реквізитами [24].

Носії первинних облікових даних повинні забезпечити можливість: фіксації первинних даних на місцях виконання їх за допомогою ПК; збереження даних носієм у вигляді, в якому їх було на ньому зареєстровано, протягом установленого строку без спеціальних засобів захисту і відновлення; сприйняття зареєстрованих даних на місцях їх використання.

Суттєвими характеристиками організації підготовки машинного носія є:

умовна реєстрація первинних даних на машинному носії;

умови передавання машинного носія;

властивості носія, використання машинно-читального носія як первинних даних;

інформаційний зміст машинного носія.

Порядок оформлення машинно-читаних первинних документів при використанні АРМ бухгалтера має забезпечувати встановлення персональної відповідальності за юридичну правомочність їх, достовірність і точність облікових даних.

Машинно-читаний первинний обліковий документ повинен містити відомості, давати змогу одночасно ідентифікувати всі його реквізити: найменування, номер, дату, місце здійснення, зареєстровані у ньому господарські операції, осіб, відповідальних за створення документа, та ін.

Найменування документа, зміст господарських операцій на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» фіксують у документі за допомогою кодів і довідкової інформації.

Допускається не фіксувати в машинно-читаному документі характеристики господарських операцій, що являють собою виробничу інформацію, яка створюється на основі нормативно-довідкової інформації або за допомогою розрахунків.

Підписи осіб, відповідальних за складання машинно-читаних первинних документів, можуть бути замінені спеціальним кодом ( паролем). Мова коду конкретної особи має бути зареєстрована в установленому порядку.

На підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» розробляють порядок створення машинно-читаних документів, регламентуючи: порядок оформлення (реєстрації) та послідовність їх проходження; склад інформації, яку реєстрації послідовність на кожному АРМ; способи автоматизації інформації документа та умови, що забезпечують правильність і достовірність авторизації.

Машинно-читані первинні облікові документи використовують на підприємствах, не їх перетворюючи у людинно-читальну форму. Разом з тим передбачають можливість створення паперових копій машиночитаного документа. При цьому на них має бути вказівка про те, що це копії машиночитаного документа. Для надання паперовій копії юридичної сили її затверджують підписом.

В разі введення даних з машиночитаних документів на екрані дисплея можуть мати місце три варіанти відображення і розміщення реквізитів:

реквізити заповнюються на зразку документа, заповнюються послідовно розміщені реквізити бухгалтерського документа;

висвічується форма (зразок) документа і внизу його реквізити; реквізити потім автоматично переносяться у форму документа [43].

Заключний етап розробки являє собою остаточне компонування всіх елементів певного документа та викреслення його на міліметровому папері у натуральну величину. Це дає змогу визначити майбутній формат документа.

До кожного документа розробляють короткі вказівки про порядок його складання, кількість примірників і напрям їх використання.

Організація забезпечення формами паперових носіїв інформації на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» здійснюється за такими каналами:

а) придбання бланків у магазинах;

б) виготовлення бланків у власній типографії.

Для того щоб не допустити зривів у роботі, потрібно заздалегідь спланувати необхідну кількість бланків на рік та своєчасно подати замовлення у відповідні організації, друкарні.

Для нормального функціонування бухгалтерії підприємство ВАТ «Херсонські комбайни» має приблизно 5-6 місячний запас бланків.

За способом зберігання носії облікової інформації поділяють на звичайні і суворої звітності.

Звичайні паперові носії облікової інформації зберігають і обліковують як канцелярські приладдя. Документи (форми) суворої звітності нумерують друкарським методом і комплектують. Наказом (розпорядженням) керівника призначається відповідальна особа.

Машиночитальні бухгалтерські документи (на дискетах) разом з описом в людиночитальній формі передають у спеціальній упаковці, яка забезпечує захист їх від пошкодження та організацію доступних до них.

2.2 Синтетичний та аналітичний облік грошових коштів

В Україні обіг грошових коштів регулюється наступними нормативними документами:

а).Порядком ведення касових операцій у національній валюті України;

б).Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України;

в).Наказом Міністерства Статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій";

г).П(С)БО 4 "Звіт про рух грошових коштів";

д).Інструкція про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті; є).Інструкція № 7 "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України".

Грошові кошти є найбільш ліквідними активами. Вони присутні на початковому та кінцевому етапах облікового циклу, який включає придбання товарів, виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг, а також їх продаж і отримання виручки.

Для здійснення розрахунків готівкою підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" має касу.

Каса - це спеціально обладнане та ізольоване приміщення, яке призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки. Під касою також розуміють всю сукупність готівки та грошових документі, що є у підприємства.

Каса охоплює всі наявні грошові кошти, які знаходяться на певний період часу на підприємстві, як в монетах, так і в паперових грошових знаках.

В касі підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" зберігає не тільки готівкові кошти, але і цінні папери, грошові документи, які є бланками суворої звітності. До них відносяться трудові книжки і вкладні листки до них, квитанції шляхових листків автотранспорту, бланки довіреностей тощо (рис. 2.6).

Посадову матеріально відповідальну особу, яка завідує касою, видачею і прийманням грошей та цінних паперів на підприємстві, називають касиром. Порядок призначення касира на роботу відображено на рисунку 2.7.

Після видання наказу про призначення відповідного працівника на посаду касира керівник підприємства під розписку ознайомити його з порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей [18].

Під час здійснення операцій двері до приміщення каси мають бути замкнуті з середини. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється.

Вся готівка на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" має зберігатись у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опломбовуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касира.

Дублікати ключів в опечатаних касиром пакетах або скриньках зберігаються у керівника підприємства.

Керівник підприємства забезпечує зберігання грошових коштів при їх транспортуванні, обладнує касу та забезпечує в ній ефективне зберігання грошей.

У випадку раптової відсутності касира на роботі (з причини хвороби тощо) цінності, що знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або у присутності комісії, призначеної керівником підприємства, про що складається відповідний акт.

Підприємство складає касові заявки, в яких повідомляє установу банку про строки виплати заробітної плати. Банк задовольняє вимоги клієнтів на одержання готівки, однак не допускає видачі грошей на виплату заробітної плати раніше встановлених строків, за винятком окремих випадків.

Підприємство має право здійснювати розрахунки як у готівковій, так і у безготівковій формах. При цьому сума платежу готівкою протягом 1-го дня не повинна перевищувати зо00 грн.

Здійснення готівкових розрахунків обов'язково має бути підтверджено відповідним обліково-розрахунковим документом (податкова накладна, рахунок-фактура, товарний чек, акт виконаних робіт тощо) [40].

Підприємства можуть мати у касі готівку тільки в межах лімітів залишку. Ліміт залишку готівки - це гранична сума грошових коштів, яка може знаходитись в касі підприємства.

Всю готівку понад суми встановлених лімітів підприємства повинні здавати для зарахування на поточний рахунок у порядку та в строки, встановлені і узгоджені з установою банку, в якому відкритий поточний рахунок.

Ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства встановлюється банками з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки.

На підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" ліміт залишку готівки у касі становить 3000 грн.

Понадлімітні залишки готівки в касі підприємства визначаються прямим розрахунком за кожен робочий день шляхом порівняння залишку готівки в касі суб'єкта господарювання на кінець дня з встановленим йому (або самостійно визначеним) обслуговуючою установою банку лімітом залишку готівки в касі, незалежно від того, здійснювались в цей день касові операції (надходження і витрачання готівки) чи ні.

У випадку, якщо підприємству ліміт залишку готівки в касі не встановлений, вся наявна в його касі на кінець дня готівка вважається понадлімітною.

Готівка, видана в підзвіт, але з об'єктивних причин не витрачена (частково або в повній сумі), має бути повернена до каси підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня після її видачі (за відрядженнями - не пізніше 3-х робочих днів після повернення з відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини і металобрухту - не пізніше 10-ти робочих днів і дня видачі її в підзвіт).

Строки і порядок здавання виручки встановлюються установами банків кожному підприємству за погодженням з його керівником, виходячи з необхідності прискорення обіговості грошей і своєчасного надходження їх до кас банків:

- для підприємств, що розташовані в місцевості, де є установи банків і виручка здається до банку (а при відсутності в місцевості установ банків на підприємства зв'язку), - щоденно в день надходження грошей до їх кас;

- для підприємств, що мають невеликі суми виручки (які за 5 днів не перевищують 10-кратного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян) і знаходяться на значній відстані від установ банків або підприємств зв'язку, не рідше одного разу на 5 днів.

Підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" виручку здають щоденно в день надходження грошей до їх каси.

Грошовими документами вважаються документи, що знаходяться в касі підприємства: оплачені путівки в санаторії, пансіонати і будинки відпочинку; поштові марки; проїзні квитки тощо.

Згідно з Порядком, встановленим Національним банком України від 25.06.93 р. № 21, бланки акцій також зберігаються в касі.

Гроші, здані до банку або інкасаторам, але не зараховані на поточний рахунок (до 24-ої години наступного дня), є грошовими коштами в дорозі.

Касові операції оформлюються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджені Мінстатом України за згодою НБУ і Мінфіном України, і які повинні застосовуватись без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності:

- КО-1 "Прибутковий касовий ордер";

- КО-2 "Видатковий касовий ордер";

- КО-3, За "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів";

- КО-4 "Касова книга";

- КО-5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей".

Касові ордери - це документ, то засвідчують законність надходження грошей до каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням.

Оприбуткування готівки в касу підприємства ВАТ "Херсонські комбайни" здійснюється на підставі прибуткового касового ордеру (ПКО), підписаного головним бухгалтером або уповноваженими на це особами. При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером та касиром. ПКО в залежності від цілей використання коштів, які надходять до каси, повинен мати юридичне обґрунтування. В прибутковому касовому ордері зазначають, від кого прийнято гроші, на якій підставі, сума (цифрами і прописом), підпис головного бухгалтера і касира.

Отримання грошей з банку здійснюється через касира або іншу уповноважену на те особу по грошовому чеку, виписаному на її ім'я.

Для одержання в банку чекової книжки необхідно заповнити заяву, в якій зазначається прізвище, ім'я, по батькові касира і зразок його підпису. Заява повинна бути завірена печаткою підприємства, підписами керівника та головного бухгалтера. За цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Зберігається чекова книжка в касі підприємства. Жодних виправлень у чеках не допускається. На корінці чеку вкачується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання готівки [12].

Витрачання готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером (ВКО). Він підписується корінником і головним бухгалтером підприємства чи особами, ними уповноваженими. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках, інших розрахункових документах присутній дозволяючий надпис керівника підприємства, то його підпис на видаткових ордерах не є обов'язковим. У випадку видачі грошей окремім особі за видатковим касовим ордером касир вимагає пред'явлення документу, який засвідчує особу отримувача і містить фотокартку то особистий підпис власника.

На операцію по здачі грошей до банку касир, крім видатковою касового ордеру, також оформлює об'яву на внесок готівкою, в якій вказує дату операції, хто здає кошти і через кого, банк та назву одержувача, суму цифрами і прописом, призначення внеску, номер власного рахунку. Об'ява складається з трьох частин. Перша частина залишається в банку, друга (квитанція) - передається касиру, третя (ордер) - повертається підприємству з випискою банку після зарахування грошей на поточний рахунок.

Оплата праці, виплата допоміг по тимчасовій непрацездатності, стипендій, премій тощо на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача. На титульному аркуші платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться надпис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера або осіб, ними уповноваженими, із зазначенням строків видачі грошей і суми прописом. В аналогічному порядку може оформлюватись і разова видача грошей на оплату праці (у випадку відпустки, хвороби тощо), а також видача в підзвіт на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями, декільком особам. По закінченні трьох робочих днів, які встановлені для виплати заробітної плати, бухгалтер виписує ВКО на загальну виплачену за платіжною відомістю суму.

Прибуткові та видаткові касові ордери чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів (форма № КО-3). Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством. Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером в касу підприємства для виконання. Видаткові касові ордери, оформлені за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі.

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі.

Касова книга - обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства.

Підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" веде тільки одну касову книгу в національній валюті, яка пронумерована, прошарована і опечатана сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів в касовій книзі підтверджується підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства або вищестоящого органу [14].

На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга. Записи в касовій книзі здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами. Приписки та необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира і головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює.

Записи в касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або по замінюючих його документах. В кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає до бухгалтерії звіт касира.

Звіт касира - це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і представляє собою відривний листок касової книги з додатком прибуткових та видаткових касових документів.

Надходження і видача грошових документів оформлюються прибутковими і видатковими касовими ордерами або накладними, що їх замінюють. Касир складає звіт про рух грошових документів.

Здача виручки інкасатору оформлюється супровідною відомістю, яка складається в трьох примірниках через копіювальний папір: перший примірник (супровідна відомість) вкладають в інкасаторську сумку, другий (накладна) - віддають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копія супровідної відомості) - залишається в касі підприємства (інкасатор розписується на цьому примірнику і ставить відповідний штамп) і служить підставою для списання коштів з касира, який підтверджує здачу грошей до каси банку. На зворотному боці першого і другого примірників вказаних документів матеріально відповідальні особи заповнюють покупюрний опис грошей, що здаються.

Підставою для прийняття сум грошових коштів в дорозі на облік є:

1) при здачі виручки - квитанція установи банку, ощадної каси, поштового відділення, копії супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку тощо;

2) по сумах, що переказані вищестоящими організаціями, - отримані під них повідомлення (авізо) із зазначеною датою, номером платіжного доручення, суми і назви установи чи поштового відділення, яке прийняло перерахування.

Загальну схему бухгалтерського обліку касових операцій підприємства ВАТ "Херсонські комбайни" відобразимо на рис. 2.8.

У відповідності до Порядку ведення касових операцій в народному господарстві України всі державні, кооперативні, акціонерні, орендні, колективні, спільні та інші підприємства, об'єднання, організації та установи, незалежно від форми власності та виду діяльності, мають поточні рахунки в банку і зобов'язані зберігати свої грошові кошти в банківських установах.

Поточний рахунок - це рахунок підприємства, відкритті в уповноваженій установі банку для - зберігання грошових коштів та проведення операцій по розрахунках підприємства.

Поточні рахунки відкриваються підприємствам усіх видів та форм власності, а також їх відокремленим підрозділам для зберігання грошових коштів та здійснення усіх видів операцій за цими рахунками відповідно до чинного законодавств України.

Поточний валютний рахунок може бути відкритий:

- юридичним особам резидентам України;

- фізичним особам (підприємцям) - резидентам України;

- представництвам юридичної особи - нерезидента;

- дипломатичним, консульським, торговельним та іншим представництвам іноземних держав;

- іноземним інвесторам (юридичним і фізичним особам);

- фізичним особам (не підприємцям) - нерезидентам України.

Обслуговуючим банком (банком, що обслуговує) називають банк, у якому відкрито рахунки підприємств, організацій, установ усіх форм власності, фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності, банків та їх установ, фізичних осіб, та який здійснює для них на договірних умовах будь-яку з операцій чи послуг, передбачених Законом України "Про банки та банківську діяльність" [16].

Клієнти банку можуть відкривати лише один рахунок для формування статутного капіталу господарського товариства (в іноземній та/ або національній валюті) і один рахунок (в іноземній та/ або національній валюті) за кожною угодою сумісної (спільної) діяльності без створення юридичної особи.

Юридичні і фізичні особи - суб'єкт підприємницької діяльності мають право відкривати необмежену кількість, рахунків за своїм вибором і згодою банків.

У випадку відкриття двох і більше поточних рахунків у національній валюті власник рахунку протягом трьох робочих днів з дня відкриття або закриття наступного рахунку визначає один з рахунків у національній валюті і як основний, на якому буде обліковуватись заборгованість, що списується (стягується) у безспірному порядку, і повідомляє номер цього рахунку податковому органу, де він зареєстрований як платник податків.

Банк може здійснювати платежі клієнта в інтересах третіх осіб у випадках, передбачених чинним законодавством. Згідно з Цивільним кодексом це можуть бути договори поруки, договори на користь третіх осіб тощо.

Для відкриття поточного рахунків підприємство подають установам банків такі документи:

1) заяву на відкриття рахунку встановленого зразку. Заяву підписують керівник та головний бухгалтер підприємства. Якщо в штаті немає посади головного бухгалтера чи іншої службової особи, на яку покладено функцію ведення бухгалтерського обліку та звітності, то заяву підписує тільки керівник;

2) копію свідоцтва про державну реєстрацію в органі державної виконавчої влади, іншому органі, уповноваженому здійснювати державну реєстрацію, засвідчену нотаріально або органом, який видав свідоцтво про державну реєстрацію;

3) копію належним чином зареєстрованого статуту (положення), засвідчену нотаріально або органом, який реєструє;

4) копію документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік, засвідчену податковим органом, нотаріально або уповноваженим працівником банку;

5) картку зі зразками підписів осіб, яким відповідно до чинного законодавства чи установчих документів підприємства надане право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів, завірену нотаріально або вищестоящою організацією в установленому порядку. У картку включається також зразок відбитка печатки підприємства;

6) довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України.

У загальному вигляді рух грошових коштів підприємства ВАТ "Херсонські комбайни" на рахунках в банку відображено на рис. 2.9.

Підприємство має право відкрити поточні та депозитні рахунки як в національній, так і в іноземній валюті. Поточний рахунок в іноземній валюті відкривається підприємству для проведення розрахунків у межах чинного законодавства України в безготівковій та готівковій іноземній валюті при здійсненні поточних операцій, визначених чинним законодавством України, та для погашення заборгованості за кредитами в іноземній валюті.

Суб'єкти підприємницької діяльності можуть використовувати чеки для розрахунків за товари, роботи, послуги. Для цього певна сума коштів вноситься, депонується на особливий рахунок - рахунок лімітованої чекової книжки. В межах цього ліміту підприємства виписують розрахункові чеки постачальникам.

Чеком визнається цінний папір, який містить нічим не обумовлене розпорядження чекодавця банку провести платіж зазначеної в ньому суми чекоотримувачу [18].

Учасниками чекового обігу виступають три особи: чекодавець, платник по чеку та чекоотримувач. Платником в чековому зобов'язанні може бути лише банк, де чекодавець має кошти, якими він може розпоряджатися шляхом видачі чеків.

Розрахунки чеками представляють собою сукупність операцій з видачі, одержання, обігу та оплати чеків.

Чек дійсний протягом 10 днів, не враховуючи дня його виписки. Розрізняють грошові та розрахункові чеки.

Однією з форм розрахунків між підприємствами є акредитив, який звичайно застосовується для підвищення гарантованості оплати покупцем своїх зобов'язань.

Акредитив - доручення банку покупця банкові постачальника провести оплату за відвантажену продукцію, товар, надані послуги на підставах, обумовлених в цьому дорученні.

Існують три форми акредитиву: безвідривний підтверджений, безвідзивний непідтверджений і відзивний.

Для здійснення операцій по поточному рахунку до банку підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" подає документи, форми яких затверджені НБУ. Документи, що надходять до банку, дійсні лише при наявності підписів, ідентичних підписам у банківській картці.

Якщо будь-який реквізит не заповнений або заповнений з порушенням вимог, то банк не має права приймати такий документ до виконання. Крім того, в розрахункових документах не допускаються різного роду виправлення (як у паперовому, так і в електронному вигляді), незалежно від того, хто вносить ці зміни - клієнт чи банк. При ньому підприємства і фізичні особи несуть повну відповідальність за правильність внесених у розрахункові документи даних.

Надані в банк документи повинні мати наступні реквізити: назву номер поточного рахунку, ідентифікаційні коди підприємства-відправника та підприємства-отримувача грошових коштів, число, місяць, рік виписки.

Банк реєструє всі здійснені операції з надходження та списання коштів з поточного рахунку в спеціальній виписці з особового рахунку з доданням виправдовуючих документів. Таким чином, виписка - це фактично другий примірник особового рахунку підприємства, відкритого банком. Виписка банку - документ, що видається банком підприємству і відображає рух грошових коштів на поточному рахунку.

В різних банках форми виписок можуть бути різними, але в кожній обов'язково передбачаються позиції для дати, номерів рахунків дебітора та кредитора, суми.

Бухгалтер при отриманні виписки проводить наступні операції, які називаються бухгалтерським терміном контировка виписки:

- виписка нумерується;

- перевіряється наявність виправдовуючих розрахункових документів, на підставі яких зараховані чи списані кошти;

- перевіряється відповідність суми у виписці сумам виправдовуючих документів на перерахування чи зарахування коштів;

- проставляється кореспонденція рахунків у відповідності з проведеними операціями.

Зберігаючи грошові кошти підприємств банк вважає себе його боржником, тобто на цю суму має кредиторську заборгованість. Тому залишки грошових коштів і надходжень на поточний рахунок підприємства банк записує по кредиту поточного рахунку, а зменшення свого боргу (списання, видачу коштів) - по дебету. Тобто за дебетом виписки відображається списання грошових коштів з поточного рахунку (зменшується заборгованість банку перед власником рахунку), а за кредитом - надходження коштів на поточний рахунок (збільшується заборгованість банку перед клієнтом банку) [40].

На полях перевіреної виписки проти сум операцій і на документах які додаються, проставляються коди кореспондуючих рахунків, а на документах вказуються ще й порядкові номери запису у виписці. Ці дані необхідні для контролю за рухом коштів, автоматизації облікових робіт, видачі довідок, перевірок і наступного збереження документів. Після цього на всіх доданих до виписки документах ставлять штамп "Погашено".

При готівкових розрахунках банківськими документами є грошові чеки та об'яви на внесок готівкою; у випадку безготівкових перерахувань - платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, розрахункові чеки, акредитиви, векселі.

При внесенні грошових коштів на рахунок банку подасться об'яви на внесок готівкою. Виправдовуючим документом при цьому є відмічена банком квитанція, яка заповнюється разом з об'явою на внесок готівкою.

Сьогодні найбільш розповсюдженими видами безготівковим розрахунків на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" є розрахунки за допомогою платіжних доручень та платіжних вимог-доручень.

Платіжне доручення є розпорядженням обслуговуючому банку про перерахування визначеної суми на рахунок іншого підприємства, оформленим на спеціальному бланку.

При розрахунках платіжними дорученнями ініціатором платежу виступає платник.

Платіжні доручення використовуються для розрахунків між підприємствами за отримані товарно-матеріальні цінності (роботи, послуги); за товарно-матеріальні цінності і послуги в порядку попередньої оплати; при авансових платежах; при платежах до бюджету, органам соціального страхування, оплаті претензій по якості і недостачі продукції, штрафів, пені; погашення кредиторської заборгованості, а також для завершення розрахунків по актах звірки взаємної заборгованості суб'єктів господарської діяльності.

За бажанням у платіжному дорученні платник може вказати дату валютування (тобто період між датою надходження доручення на списання коштів у банк і датою зарахування списаних коштів на рахунок одержувача), але тільки якщо така можливість передбачена в договорі на розрахунково-касове обслуговування з банком. Це означає, що платник може самостійно вказати дату зарахування коштів на поточний рахунок одержувача. Проте період валютування не може перевищувати 3 робочі дні.

Інструкція № 7 "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України" передбачає застосування платіжної вимоги-доручення, що виписується постачальником. Покупець акцептує вимогу-доручення і здає її до банку. Вона приймається до виконання банком покупця тільки при наявності коштів на поточному рахунку покупця і при його письмовій згоди оплатити повністю або частково платіжну вимогу-доручення, що повинно бути затверджене підписами осіб, уповноважених розпоряджатися поточним рахунком, і печаткою платника.

Платіжна вимога-доручення - не комбінований документ, який складається з двох частин: верхньої - вимоги постачальника (отримувача коштів) безпосередньо до покупця (платника) оплатити вартість відпущеній йому за договором продукції, виконаних робіт, наданих послуг; і а нижньої доручення платника своєму банку про перерахування з його рахунку визначних сум.

Платіжна вимога-доручення заповнюється постачальником і передається покупцеві разом і відвантаженою продукцією або після капання послуг. При отриманні покупцем даного документу і при наявності коштів на його поточному рахунку він вказує прописом суму, що належить до сплат, і код поточного рахунку. Після цього даний документ передається до банку на оплату. Якщо ж в момент отримання платіжної вимоги-доручення грошові кошти відсутні в потрібному обсязі, то в міру їх накопичення виписуються платіжні доручення з посиланням на номер платіжної вимоги-доручення [14].

Загальну схему порядку ведення обліку коштів на поточному рахунку підприємства ВАТ "Херсонські комбайни" відобразимо на рис. 2.10.

Синтетичний облік грошових коштів здійснюється на рахунках 30 "Каса", 31 "Рахунки в банках" та 33 "Інші кошти".

На підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" використовують рахунок зо "Каса" призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства.

Рахунок зо активний, балансовий, призначений для обліку господарських засобів підприємства, має такі субрахунки:

301 "Каса в національній валюті";

302 "Каса в іноземній валюті".

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валюти тощо), відкриваються субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті".

По дебету рахунку зо "Каса" відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, по кредиту - виплата грошових коштів з каси підприємства.

Аналітичний облік може вестись за центрами відповідальності: за кожною операційною касою чи касиром, а також за видами іноземної валюти.

Рахунок 33 "Інші кошти" на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів (поштових марок, марок гербового збору, сплачених проїзних документів, сплачених путівок до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку тощо), та про кошти в дорозі [23].

Рахунок 33 активний, балансовий, призначений для обліку господарських засобів підприємства, має такі субрахунки: 331 "Грошові документи в національній валюті"; 332 "Грошові документи в іноземній валюті"; 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті"; 334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті".

По дебету рахунку 33 "Інші кошти" відображається надходження грошових документів до каси підприємства та коштів в дорозі, по кредиту - вибуття грошових документів та списання коштів у дорозі після їх зарахування на відповідні рахунки.

На субрахунку 331 відображаються грошові документи за їх номінальною вартістю. Надходження грошових документів відображається по дебету рахунку 331, списання - по кредиту рахунку.

Аналітичний облік грошових документів ведеться за їх видами.

На субрахунках 333 та 334 обліковуються грошові кошти (переважно грошова виручка), внесені до кас банків, ощадних кас чи кас поштових відділень для зарахування на поточний рахунок підприємства, але ще не зараховані за призначенням. По дебету цих рахунків відображаються суми, що здані до банку, по кредиту - суми, зараховані на поточні рахунки. На перше число кожного місяця сальдо по субрахунках 333 та 334 повинно збігатись з розміром виручки, зданої до банківської установи в останній день місяця.

В Балансі (ф. № 1) підприємства ВАТ "Херсонські комбайни" залишки по рахунках зо, 33 відображаються разом із залишками по рахунку 31 "Рахунки в банках" та субрахунку 351 "Еквіваленти грошових коштів", рахунку 35 "Поточні фінансові інвестиції" в статтях балансу 2зо та 240 окремо в національній та в іноземній валюті. В кінці року підприємство складає Звіт про рух грошових коштів (ф. № 3), який призначений для відображення руху грошових потоків в розрізі надходжень та виплат в рамках операційної, інвестиційної та фінансової діяльності.

Операції, які використовує підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" по рахунку зо "Каса" відобразимо у вигляді табл. 2.2.

Рахунок 31 "Рахунки в банках" на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" призначено для обліку наявності та руху грошових коштів, які знаходяться на рахунках в банку, і які можуть бути використані для поточних операцій.

Цей рахунок активний, балансовий, призначений для обліку господарських засобів - грошових коштів, має такі субрахунки:

311 "Поточні рахунки в національній валюті";

312 "Поточні рахунки в іноземній валюті";

313 "Інші рахунки в банку в національній валюті";

314 "Інші рахунки в банку в іноземній валюті".

Таблиця 2.2

Схема операцій по рахунку зо "Каса"

№ оп	Зміст господарської операції	Дебет	Кредит	Сума, грн.
1	Одержано з поточного рахун-ку (прибутковий касовий ордер, чек, виписка з банку)	зо "Каса"	31 "Поточний рахунок"	1278
2	Здано в касу залишок невитраченого авансу (прибутковий касовий ордер, авансовий звіт)	зо "Каса"	372 "Розрахунки з підзвітними особами"	150
3	Внесено готівкою в рахунок внеску до статутного капіта-лу (прибутк. касовий ордер)	зо "Каса"	46 "Неоплачені капітали"	13456
4	Виявлені лишки коштів в касі (акт інвентаризації)	зо "Каса"	716 "Відшкодування раніше списаних активів"	35
5	Внесено на поточний рахунок (прибутковий касовий ордер, об'ява на внесок готівкою)	31 "Поточ-ний рахунок"	зо "Каса"	2897
6	Видано в підзвіт (видатковий касовий ордер, посвідчення про відрядження)	372 "Поточ-ний рахунок"	зо "Каса"	200
7	Видана заробітна плата (видатковий касовий ордер, платіжна відомість)	66 "Розраху-нки з оплати праці"	зо "Каса"	26785,78
8	Виявлена недостача коштів в касі (акт інвентаризації)	947 "Нестачі і втрати від псування цінностей)	зо "Каса"	135

Па субрахунку 313 обліковується рух коштів, що знаходяться в акредитивах, на особових рахунках по вантажообігу і в чекових книжках.

На кожний виставлений акредитив відкривають окремий аналітичний рахунок із зазначенням конкретного постачальника. Після відвантаження товару (продукції) постачальник надає в своє відділення банку рахунок на відвантажену продукцію, на підставі якого йому зараховують платіж з акредитиву. Списання коштів в банку платника здійснюється на підставі одержаних від банку постачальника рахунків і доданих до них товарно-транспортних документів тощо [12].