Автоматизация деятельности административно–хозяйственного отдела ОАО "Промсвязьбанк"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1. Аналитический раздел

1.1 Технико - экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика предприятия.

1.2 Анализ стратегий и целей предприятия

1.3 Организационная структура предприятия

1.4 Анализ организации документооборота на предприятии

1.5 Анализ программного, технического и телекоммуникационного обеспечения отдела расчетно-кассовых операций

1.6 Выявление проблемных ситуаций, стоящих перед предприятием

2. Постановка задачи

2.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

2.2 Общая характеристика организации решения задачи

2.3 Разработка информационной подсистемы

2.3.1 Обследование бизнес - процессов

2.3.2 Функциональная модель и ее описание

2.3.3 Информационная модель и ее описание

2.3.4 Определение сущностей модели базы данных информационной подсистемы

2.4 Даталогическое проектирование предметной области

2.5 Выбор среды разработки

2.6 Используемые классификаторы

2.7 Характеристика нормативно - справочной и входной оперативной информации

2.8 Характеристика результатной информации

2.9 Формирование окончательных требований на автоматизацию

2.9.1 Описание внедряемого программного продукта

3. Экономическая эффективность проекта

4. Безопасность и экологичность

4.1 Общая характеристика опасных, вредных факторов на рабочем месте оператора информационной подсистемы

4.2 Обеспечение безопасности на рабочем месте оператора

4.3 Расчет искусственного освещения в рабочем помещении

Заключение

Список используемых источников информации



Введение

Банковская система России в том виде, в котором она существует в настоящий момент, начала формироваться в конце 80 - х гг. ХХ в. До этого банковская система на протяжении ряда лет выступала как одноуровневая система с небольшим количеством банков и одним кредитным учреждением.

До 1989 года функционировали только три банка: Государственный банк СССР, Стройбанк СССР, Внешторгбанк СССР и система сберегательных касс.

В 1989 году начали появляться коммерческие банки. В настоящее время в России насчитывается 956 действующих кредитных организаций.

Сейчас современные банки не нуждаются в автоматизации ее деятельности, т.к. все главные функции уже автоматизировано, но не стоит забывать, что для успешной и быстрой работы необходима автоматизация всей деятельности организации.

В результате анализа деятельности организации, его структурных подразделений было выявлено, что такая операция, как сбор заказов сотрудников банка не автоматизирована, что делает предстоящую разработку актуальной.

Целью данной работы является автоматизация операции учета заказов сотрудников в административно - хозяйственном отделе банка.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- провести анализ финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Промсвязьбанк»;

- исследовать предметную область, рассмотреть организационную структуру, выявить проблемы;

- изучить вопросы сбора заказов сотрудников банка;

- проанализировать данную область в целом и изучить опыт работы конкретного коммерческого банка в этой сфере;

- разработать конкретные практические рекомендации;

- произвести расчет технико-экономического эффекта от внедрения указанных технологий.

- рассмотреть экологические параметры при использовании подсистемы. Объектом исследования выступает деятельность административно -хозяйственного отдела ОАО «Промсвязьбанк».

Предметом исследования является структура сбора заказов сотрудников банка.

Теоретическая значимость работы заключается в систематизации полученной информации и реализации её в виде готового проектного решения. Практическая значимость, состоит в том, что данные, содержащиеся в выпускной квалификационной работе, объединяют экономическую, техническую и информационную сферы и могут быть использованы банками для внедрения.

Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованной литературы.

Первая глава посвящена анализу предметной области. В данной главе представлена характеристика предприятия, в котором была пройдена практика, приведен анализ существующих разработок, а также присутствует сущность и назначение задачи.

Вторая глава посвящена автоматизации учета заказов сотрудников банка. В данной главе представлено обоснование выбора среды разработки, реализация проектного решения, описание внедряемого программного продукта, продемонстрированы конкретные результаты.

Третья глава посвящена обоснованию экономической эффективности проекта.

В четвертой главе проводится обоснование экологичности и безопасности при работе с информационной подсистемой.



1. Аналитический раздел

1.1 Технико - экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика предприятия

Полное наименование банка - Открытое акционерное общество «Промсвязьбанк». Краткое наименование банка - ОАО «Промсвязьбанк». Полное наименование банка на английском языке - Open Joint-Stock Company Promsvyazbank. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН): 1027739019142. Дата внесения записи в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ): 26 июля 2002 г. Данный банк находится в г. Москва, ул. Смирновская, д. 10, строение 22. Президентом является Констандян Артем Георгиевич.

Местом прохождение практики являлся филиал ОАО «Промсвязьбанк», расположенный в г. Ставрополе, по улице Маршала Жукова, д.23.

Промсвязьбанк - один из ведущих российских частных банков с активами 680 млрд. рублей и собственными капиталом 96 млрд рублей по состоянию на 01.04.2016 г., основан в 1995 году. По размеру активов Промсвязьбанк занимает 10-е место среди крупнейших российских банков по версии Интерфакс-ЦЭА по данным на 1 апреля 2016 года. В актуальном рейтинге журнала The Banker Промсвязьбанк входит в 500 крупнейших банков мира по размеру собственного капитала. Компании «Промсвязь Капитал Б.В.» принадлежит 88,25% в уставном капитале банка, 11,75% - Европейскому банку реконструкции и развития.

Промсвязьбанк - универсальный коммерческий банк, основными направлениями деятельности которого являются:

- банковские услуги корпоративным клиентам: в том числе кредитование, расчетные операции, факторинг, документарные операции, финансирование с участием ЭКА, проектное финансирование, управление потоками денежных средств и платежами, брокерские услуги на валютных рынках и рынках ценных бумаг, прием депозитов;

- банковское обслуживание малого и среднего бизнеса: в том числе коммерческое кредитование, прием депозитов, расчетно-кассовое обслуживание, включая выдачу векселей, денежные переводы, предоставление гарантий, а также брокерские услуги на валютных рынках и рынках ценных бумаг;

- розничные банковские услуги частным лицам: в том числе розничное кредитование и прием депозитов у физических лиц (текущие счета и срочные вклады), денежные переводы, выпуск банковских карт, расчетно-кассовое обслуживание и валютные операции;

- инвестиционно - банковские и финансовые услуги: сделки на рынках заемного капитала, в том числе их организация, андеррайтинг муниципальных и корпоративных облигаций (таких как местные рублевые облигации, Евробонды, кредитные ноты и векселя), торговля акциями и инструментами с фиксированной доходностью, услуги по корпоративному финансовому консультированию, брокерские услуги, сделки РЕПО, операции с драгоценными металлами, управление активами и частное банковское обслуживание состоятельных клиентов (private banking);

- управление активами и задолженностью: управление ликвидностью Промсвязьбанка с помощью сделок с легко обращаемыми финансовыми инструментами. В это же направление входит деятельность по накоплению и дальнейшему распространению денежных средств, привлеченных другими подразделениями Промсвязьбанка, а также управление риском изменения процентных ставок.

Клиентами банка уже стали более 93 000 российских предприятий, а количество розничных клиентов превышает 1,2 млн человек.

Региональная сеть Промсвязьбанка насчитывает 302 отделения, свыше 5300 банкоматов (включая банкоматы банков-партнеров) и 157 терминалов самообслуживания по всей России (по состоянию на 1 мая 2015 года). Продукты и услуги представлены в подавляющем большинстве регионов, охватывающих порядка 88% населения России. Филиальная сеть банка сосредоточена в Центральном федеральном округе: Москве, Белгородской, Брянской, Владимирской, Воронежской, Ивановской, Калужской, Курской, Липецкой, Московской, Нижегородской, Орловской, Тульской и Ярославской областях. В Северо-Западном Федеральном округе банк представлен в Санкт-Петербурге, Республике Карелия, Архангельской области и Ненецком автономном округе. В Приволжском федеральном округе - в Саратовской области. В Южном федеральном округе - в Краснодарском крае, Астраханской, Волгоградской и Ростовской областях, Республике Адыгея. На Северном Кавказе - в Ставропольском крае, Кабардино-Балкарии, Карачаево-Черкесии, Северной Осетии - Алании и Чеченской Республике. Промсвязьбанк также имеет офис на Кипре и представительства в Китае, Индии, Украине и Казахстане, которые, в первую очередь, осуществляют поддержку российских клиентов. Широкая сеть банков-корреспондентов в России и за рубежом позволяет проводить клиентские платежи в кратчайшие сроки с применением новейших банковских технологий.

Успехи Промсвязьбанка признаны не только в России, но и во всем мире, свидетельством чего являются многочисленные награды, врученные банку различными профессиональными организациями и сообществами.

В частности, банк является:

- обладателем Гран-При в номинации «Банк года» премии «Финансовая Элита России - 2013»;

- обладателем премии «Финансовый Олимп - 2014» в номинации «За развитие международного факторинга в России»;

- лауреатом Национальной премии в области бизнеса «Компания года» в номинации «Клиентоориентрованный банк».

ОАО «Промсвязьбанк» является одним из ведущих коммерческих банков и входит в десятку лучших банков по состоянию активов. В таблице1 представлен рейтинг банков по чистым активам на 1 июля 2015 г.

Таблица 1 - Рейтинг банков по чистым активам

№	Банк	Чистые активы на 1 июля 2015 года (млрд. руб.)	Чистые активы на 1 июля 2014 года (млрд. руб.)	Изменение (%)
1	Сбербанк	14 644.57	12 088.67	21.14
2	ВТБ	4 767.65	3 867.91	23.26
3	Газпромбанк	3 120.10	2 504.23	24.59
4	Россельхозбанк	1 767.90	1 532.33	15.37
5	ВТБ 24	1 700.21	1 256.44	35.32
6	Банк Москвы	1 589.63	1 356.13	17.22
7	Альфа-Банк	1 362.64	997.57	36.60
8	Юникредит Банк	767.96	829.94	-7.47
9	Промсвязьбанк	710.88	609.82	16.57
10	Росбанк	704.32	662.78	6.27

Также, журнал Business New Europe признал Промсвязьбанк самым инновационным банком Евразии в 2015 году.

По версии международного журнала World Finance Промсвязьбанк признан лучшим банком России (Best Banking Group in Russia) в 2011 году и лучшим банком России в области «Private Banking» (Best Private Bank in Russia) в 2012 году.

Промсвязьбанк осуществляет благотворительную деятельность по целому ряду направлений. Это и финансирование социальных программ, и помощь в сфере науки и образования, и меценатство в сфере культуры, а также поддержка духовного возрождения общества, оказание поддержки ветеранам ВОВ, уделяется большое внимание защите природной среды и минимизации вредного воздействия на нее.

1.2 Анализ стратегий и целей предприятия

Миссия банка: «Наш банк - это особый банк. Мы не просто обслуживаем клиентов. Мы помогаем людям находить самые лучшие финансовые решения для осуществления их планов. Для нас важно, чтобы каждый из наших сотрудников на своем рабочем месте находил и реализовывал решения, оптимальные для конкретного клиента и выгодные для банка. Тогда каждый из нас своей работой будет создавать новые возможности для наших клиентов и партнеров, для акционеров и инвесторов, для себя и своих коллег, а значит и для страны, в которой мы все живем и работаем. Мы способствуем процветанию России, благополучию наших сотрудников и акционеров, решая финансовые вопросы наших клиентов, инвесторов и партнеров».

Основная цель банка - обеспечить по итогам 2015 года рентабельность собственного капитала (ROE) 25% и прибыль в 1 млрд USD, занимая при этом ведущие позиции на всех рынках присутствия банка и являясь надежным партнером в решении финансовых вопросов для клиентов корпоративного, малого, среднего, розничного и инвестиционного бизнесов.

Для наглядности на рисунке 1 представлено «Дерево целей».

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Дерево целей

В рамках выбранного банком типа стратегии дальнейшее повышение качества обслуживания клиентов является приоритетом для всех бизнес - линий. Банк будет делать акцент на выстраивании более долгосрочных, проактивных и персонализированных отношений с клиентами, повышении скорости принятия решений и обслуживания в целом, кастомизации продуктовой линейки, развитии мультиканального подхода к продажам и обслуживанию за счет создания сети «легких» и технологичных офисов, инновационных электронных каналов, развития своих сотрудников.

1.3 Организационная структура предприятия

ОАО «Промсвязьбанк» является ставропольским филиалом, который имеет в своем распоряжении три дополнительных офиса. Банк насчитывает 15 отделов и 68 сотрудников. Далее на рисунке 1.3 представлена организационная структура банка.

Практика была пройдена в отделе по сопровождению расчетно - кассовых операций и валютного контроля. Данный отдел выполняет следующие функции:

- проверка комплекта документов для аутсорсинга;

- проведение конверсионных операций;

- начисление комиссий;

- контроль при оформлении денежных чеков;

- контроль над операциями межфилиальных расчетов;

- открытие и закрытие счетов;

- контроль над валютными переводами;

- контроль над операциями по начислению и списанию по корреспондентскому счету;

- оформление любых внутрибанковских операций;

- составление отчетности, описи;

- участие в инвентаризации;

- осуществление мониторинга;

- выполняет проверку постановлений судебного пристава об обращении взыскания на денежные средства должника.

Рисунок 1.3 - Организационная структура ОАО «Промсвязьбанк»

На постоянной работе в отделе по сопровождению расчетно - кассовых операций и валютного контроля числятся 2 работника:

- ведущий специалист;

- специалист.

На рисунке 1.4 показана структура отдела по сопровождению расчетно

–

кассовых операций и валютного контроля.

Управляющий ставропольским филиалом ОАО «Промсвязьбанк»
Заместитель управляющего - начальник корпоративного отдела
Главный бухгалтер

Ведущий специалист		Специалист

Рисунок 1.4 - Организационная структура отдела по сопровождению расчетно - кассовых операций и валютного контроля

Специалист и ведущий специалист выполняют одни и те же обязанности, такие как:

- проведение конверсионных операций;

- начисление комиссий;

- контроль при оформлении денежных чеков;

- контроль над операциями межфилиальных расчетов;

- открытие и закрытие счетов;

- контроль над валютными переводами;

- контроль над операциями по начислению и списанию по корреспондентскому счету;

- оформление любых внутрибанковских операций;

- участие в инвентаризации.

Кроме этих обязанностей специалист осуществляет проверку документов для аутсорсинга и составляет отчетность и описи.

Ведущий специалист, помимо указанных выше обязанностей, осуществляет мониторинга, выполняет проверку постановлений судебного пристава об обращении взыскания на денежные средства должника.

1.4 Анализ организации документооборота на предприятии

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Система документооборота повышает эффективность управленческой деятельности, ускоряет движение документов в организации и уменьшает трудоемкость обработки документов.

Документооборот организации делится на внутренний и внешний. К внешнему документообороту относятся документы, передаваемые от МРГ к другим организациям. Внутренний документооборот - документы, внутри организации.

В таблице 2 представлены входящие документы Ставропольского филиала ОАО «Промсвязьбанк».

Таблица 2 - Входящие документы

№ п.п.	Документ	Откуда поступает	Срок поступления	Способ получения
1	Постановление	Судебный пристав	Незамедлительно	Бумажный документ
2	Накладная	Клиент	Незамедлительно	Бумажный документ
3	Реестр	Клиент	Незамедлительно	Бумажный документ
4	Счет	Клиент Банк	Незамедлительно	1.Бумажный документ 2. Электронный документ
5	Личные карточки клиентов	Банк	Незамедлительно	1.Бумажный документ 2. Электронный документ
6	Распоряжение	Руководство	Незамедлительно	1.Бумажный документ 2. Электронный документ

В таблице 3 представлены исходящие документы ОАО «Промсвязьбанк».

Таблица 3 - Исходящие документы

№ п.п.	Документ	Куда поступает	Требования к срокам передачи	Способ передачи
1	Письмо	Банк	При поступлении	1.Бумажный документ 2. Электронный документ
2	Платежные поручения	Банк	При поступлении	1.Бумажный документ 2. Электронный документ
3	Ответ	Судебные приставы	При поступлении	1.Бумажный документ 2. Электронный документ
4	Отчет	Банк	При поступлении	1.Бумажный документ 2. Электронный документ
5	Документация о клиентах	Банк	При поступлении	1.Бумажный документ 2. Электронный документ

В таблице 4 представлены внутренние документы ОАО «Промсвязьбанк».



Таблица 4 - Внутренние документы

№ п.п.	Документ	Ответственный з а ведение	Способ ведения
1	Устав	Управляющий	Бумажный
			документ
2	Положения	Управляющий	Бумажный документ
3	Отчет	Заведующий отдела	Бумажный документ
4	Кодекс работника	Управляющий	Бумажный документ
5	Антикоррупционная политика	Управляющий	Бумажный документ
6	Перечень мер, направленных на предотвращение неправомерного использования служебной информации	Управляющий	Бумажный документ
7	Кодекс корпоративного управления	Управляющий	Бумажный документ

Входящие документы - это документы, которые поступают в банк из других учреждений. Входящие документы - это документы, которые данный банк отправляет в другие учреждения. Внутренние документы - это документы, которыми банк руководствуется, например, устав, политика банка и т.д., либо та документация, которая проходит между отделами данного банка. На рисунке 1.6 представлена схема документооборота входящих документов, а на рисунке 1.7 - схема внутренних и исходящих документов.

Документооборот способствует повышению качества работы банка за счет выстраивания четкой иерархии отделов и подразделений, участвующих в документообороте, экономит финансовые и трудовые ресурсы.

Технологическая операция	Началь ник	Заместитель начальника	Секретарь заместителя начальника	Руководитель структурного подразделения	Исполнитель
Приём документов и их предварительное рассмотрение
Регистрация и передача документа на рассмотрение
Рассмотрение документа
Занесение в РК резолюции
Передача документа в структурное подразделение
Доклад документа руководителю структурного подразделения, рассмотрение документа
Занесение в РК резолюции руководителя структурного подразделения
Передача документа исполнителю
Исполнение документа
Внесение в РК сведений об исполнении документа
Снятие документа с контроля
Подшивка документа в дело

Рисунок 1.6 - Схема документооборота входящих документов

Технологическая операция	Исполн итель	Заинтересован ные структурные подразделения	Администра тивно- юридическа я группа	Служба контроля	Заместители начальника	Начальник
Подготовка проекта документа

Рисунок 1.7 - Схема документооборота внутренних и исходящих документов

Что касается документооборота в данном отделе, он показан на рисунке 1.11.

Технологическая операция	Исполнитель	Заинтересованные структурные подразделения	Служба контроля	Заместители начальника	Начальник
Входящие документы

Рисунок 1.11 - Документооборот административно - хозяйственного отдела

1.5 Анализ программного, технического и телекоммуникационного обеспечения отдела расчетно - кассовых операций

В распоряжении отдела по сопровождению расчетно - кассовых операций и валютного контроля, где была пройдена практика, имеется 8 компьютеров, 3 из них являются обычными рабочими, а остальные 5 предназначены только для выполнения конкретных функций. На данных компьютерах установлены специальные программы, поддерживающие деятельность данного отдела. В таблице 5 представлены технические характеристики компьютеров.

Таблица 5 - Технические характеристики компьютеров

Тип компьютера	Кол -во	CPU	RAM	HDD	Файлов ая система	Операционна я система	Подключ ение к сети
Стационарный ПК	8	Dual - Core	2 Гб	HD161H J ATA Device 1 Гб	FAT32	Microsoft Windows XP Professional	D - Link

В таблице 6 приведены характеристики дополнительного компьютерного оборудования.

Таблица 6 - Дополнительное компьютерное оборудование

Тип	Модель	Количество
Струйный принтер	Hp laser jet 4350 PCL 6	1
Телефон	AVAYA	2

В таблице 7 приведена характеристика функционирующих в отделе специализированных программных систем.



Таблица 7 - Программные системы

Наименование	Область применения
АРМ ПУР. Контролер	Предназначена для связи с центробанком и другими филиалами, контролирует все электронные платежные документы (ЭПД).
АРМ ПУР. Протокол	Отражает приход и уход денежных средств и ЭПД.
АРМ ПУР. Оператор	Предназначена для осуществления проводок, контроля над проводками.
Far Manager 2	Осуществляет прием и отправку файлов в налоговую службу и другие организации.
Банк - клиент	Предназначен для связи с московским филиалом, для уточнения платежей клиентов. Для осуществления документооборота между банком и клиентом.
Lotus Notes 8	Внутренняя почта организации.

Все эти программы необходимы для нормального функционирования банка, они поддерживают как деятельность отдела, так и банка в целом.

1.6 Выявление проблемных ситуаций, стоящих перед предприятием

Ярко выраженных проблем в ОАО «Промсвязьбанк» не обнаружено, однако были выявлены следующие изъяны, которые представлены на рисунке 1.2:

- неполная автоматизация отдельных видов деятельности;

- плохая информированность населения;

- конкуренты.



Рисунок 1.2 - Дерево проблем

Одна из существующих проблем будет решена далее, а именно проблема автоматизации.



2. Постановка задачи

2.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Целью автоматизации учета заказов является сокращение объема ручной работы, связанной с ведением на бумажном носителе записей о необходимых административно - хозяйственных, материально - технических, социально - бытовых, программно - информационных товаров, связанных с основной деятельностью. Автоматизация данного процесса позволит сократить время обработки информации и получение оперативных данных, время поступления товаров в отделы, повысить степень целостности и достоверности информации, также сотруднику не придется, как раньше, ходить по отделам и расспрашивать чего в отделе не хватает.

Эксплуатация данной подсистемы может осуществляться несколькими сотрудниками одновременно.

При внедрении данного проекта будут автоматизированы следующие функции:

- автоматизация получения входных документов;

- автоматизация сбора необходимой информации;

- ведение файлов в базе данных;

- выполнение расчетов и выдача результатных документов;

- подготовка отчетов разных видов;

- экспорт информации в MS Office.

2.2 Общая характеристика организации решения задачи

Гибкость системы позволяет подстраиваться под работу отдела, даже если будут изменены какие либо функции сбора, обработки и выдачи информации, ее легко можно будет настроить под данные требования. Открытость системы позволяет взаимодействовать с внешними прикладными программными системами, в качестве которых могут быть использованы системы других производителей. Высокая производительность обеспечивает обработку заданных объемов информации в течение требуемого временного интервала. Надежность системы позволяет обеспечить сохранность информации, ее целостность и взаимосогласованность в любой момент времени.

Источниками поступления информации являются заказы отделов и сотрудников, которые передаются либо по электронной почте, либо на накопителе. Заказы могут поступать в любое рабочее время сотрудника или же когда этого требует сам исполняющий данную функцию.

Сотрудник, собирающий заказы должен определить перечень сотрудников или же отделов, которым будет разослан документ (или это будут все отделы), а также должен определить номенклатуру, т.е. те, товары, которые будут заказываться. Далее он делает рассылку данного документа, потом с помощью данной программы получает уже заполненные заказы и выводит отчеты, в которых четко видно, сколько и каких товаров необходимо каждому из отделов.

Результаты выводятся в виде отчетов таких как, сводный отчет по заказам, итоги по заказам и список участников сбора заказов, который помогает отследить, кто и когда осуществлял заказ. Результаты выводятся на экран, также можно их распечатать и экспортировать в MS Office. Режим решения задачи данной системы - диалоговый. Данные заказы отправляются с периодичностью примерно в 2 недели.

2.3 Разработка информационной подсистемы

2.3.1 Обследование бизнес - процессов

Основные бизнес - процессы ОАО «Промсвязьбанк»:

- банковские услуги корпоративным клиентам;

- банковское обслуживание малого и среднего бизнеса;

- розничные банковские услуги частным лицам;

- инвестиционно - банковские и финансовые услуги;

- управление активами и задолженностью.

Группировку бизнес - процессов можно представить схематически. (рисунок 2.1)



Рисунок 2.1 - Группировка бизнес - процессов Вспомогательные бизнес-процессы:

- Поддержание инфраструктуры банка.

- Инженерно-техническое обеспечение.

- Информационное обеспечение.

- Документооборот.

- Управление персоналом.

2.3.2 Функциональная модель и ее описание

Функциональную модель можно построить с помощью методологии IDEF0.

IDEF0 -- методология и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматривается логические отношения между работами, а не их временная последовательность. Далее на рисунке 2.2 представлен бизнес - процессы административно - хозяйственного отдела.

Основными целями данного отдела является:

- организация административно - хозяйственного, материально - технического, социально - бытового, программно - информационного обеспечения деятельности управления с целью качественного и своевременного выполнения ими задач, связанных с основной деятельностью;

- содержание в надлежащем состоянии автотранспортных средств, оргтехники и иного оборудования, зданий и помещений организации, прилегающей территории;

- создание условий для труда и отдыха должностных лиц.

В данном отделе будет автоматизирована задача организации административно - хозяйственного, материально - технического, социально

– бытового, программно - информационного обеспечения деятельности управления с целью качественного и своевременного выполнения ими задач, связанных с основной деятельностью.

Рисунок 2.2 - Бизнес - процесс административно - хозяйственного отдела

На рисунке 2.3 представлена диаграмма декомпозиция первого уровня

Рисунок 2.3 - Диаграмма декомпозиция первого уровня

Далее на рисунке 2.4 представлена детализация данной задачи.

Рисунок 2.4 - Детализация задачи автоматизации

Рассмотренная выше, технология работы данного отдела имеет следующие недостатки:

- много времени затрачивается на сбор и обработку заявок;

- задержка поступления товаров в отделы;

- низкая оперативность;

- невысокая достоверность результатов;

- несовершенство организации сбора информации;

- несовершенство защиты целостности информации.

Все эти недостатки будут преодолены с помощью автоматизации данной области отдела, т.е. будет разработана система «Учет заказов», которая полностью заменит ручной труд работников.

2.3.3 Информационная модель и ее описание

Одной из главных задач административно - хозяйственного отдела банка - обеспечивать необходимыми принадлежностями всех сотрудников банка для осуществления своей деятельности. Начальнику поступают в устной форме заявки на тот или иной предмет пользования, либо в определенные сроки начальник данного отдела сам обходит все отделы и делает записи о том, что именно необходимо данному отделу. После того, как все записи сделаны, он считает, сколько всего требуется данного вида товара всему банку и каждому отделу в частности. После этого отчет по данному заказу отправляется в бухгалтерию. На рисунке 2.5 показана информационная модель данного процесса.

Рисунок 2.5 - Информационная модель

Этот процесс занимает очень много времени, т.к. происходит вручную. Также требуется много времени на обход всех отделов, на подсчет товаров по отделам и составление отчета. Автоматизация учета заказов сотрудников банка поможет уменьшить нагрузку ответственного за данной функцией. Сотрудник, выполняющий функцию сбора, с помощью подсистемы, формирует документ с перечнем товаров, который выгружается в Microsoft Office Excel. После выгрузки сотрудник заполняет этот документ и отправляет обратно. На основе входной информации, которой являются заявки сотрудников, с помощью данной подсистемы, формируются отчеты, в которых показано в каком количестве, какой именно товар необходим каждому из отделов. Сформированные отчеты отправляются в бухгалтерию. Также подсистема учета заказов позволяет отследить, когда и кому была отправлена заявка.

2.3.4 Определение сущностей модели базы данных информационной подсистемы

Инфологическая модель БД - описание семантики предметной области в модели БД без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства. Разработку инфологической модели можно начать с выделения основных сущностей, моделирующих классы однотипных объектов и присутствующих в БД. Сущность (объектное множество, таблица)

– это собирательное понятие, абстракция реально существующего процесса, объекта или явления, о котором необходимо хранить информацию [9].

Атрибут (реквизит) - именованная характеристика сущности. Он представляет собой логически неделимый элемент структурной единицы информации, отражающий определенное свойство объекта или процесса. Атрибут идентифицирует экземпляры сущности [10].

Таблица 2.1 - Описание атрибутов сущностей модели базы данных информационной подсистемы

Наименование сущности	Описание сущности
sp_nastr	сведения об организации
sp_grupp_tovar	справочник, в котором содержатся группы товаров, реализуемых предприятием (классификация товаров)
sp_tovar	справочник,	в	котором	содержится	перечень
sp_otdel	справочник, содержащий информацию об отделах банка
sp_empl	справочник, содержащий информацию о сотрудниках каждого отдела банка
out_zakaz	форма отправки заказа сотрудникам
zakupki	содержит перечень закупок, которые либо уже исполнени, либо стоят на очереди

Далее необходимо определить связь между данными сущностями. Модель «сущность-связь» называют также методом ER -- диаграмм. Эта модель основана на использовании 3-х основных элементов [11]:

- сущность;

- атрибут;

- связь.

Взаимосвязи между таблицами БД могут быть типизированы по следующим основным видам [11]:

- отношение «один к одному» (1:1) означает, что каждая запись одной таблицы соответствует только одной записи в другой таблице;

- отношение «один ко многим» (1:М) возникает, когда одна запись одной таблицы взаимосвязана со многими записями другой таблицы;

- отношение «многие к одному» означает, что многие записи таблиц связаны с одной записью в другой таблице (М:1);

- отношение «многие ко многим» (M:N) возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда:

- одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы;

- одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы.

В таблице 2.2 описаны связи между сущностями.

Таблица 2.2 - Связи между сущностями

Номер связи	Родительская таблица	Дочерняя таблица	Тип связи
1	sp_grupp_tovar	sp_tovar	1:М
2	sp_otdel	sp_empl	1:М
3	sp_nastr	sp_otdel	1:М
4	Zakupki	out_zakaz	1:М
5	sp_empl	out_zakaz	1:М
6	sp_tovar	out_zakaz	1:М

На рисунке 2.6. представлена схема инфологической модели

Рисунок 2.6 - Схема инфологической модели

На схеме изображены следующие связи:

- sp_grupp_tovar - sp_tovar, тип связи 1:М (в одну группу входят много товаров);

- sp_otdel - sp_empl, тип связи 1:М (в одном отделе числяться несколько сотрудников);

- sp_nastr - sp_otdel, тип связи 1:М (в распоряжении организации много отделов);

- zakupki - out_zakaz, тип связи 1:М (в одной закупке хранится несколько заказов);

- sp_empl - out_zakaz, тип связи 1:М (один сотрудник может оформить несколько заказов);

- sp_tovar - out_zakaz, тип связи 1:М (один товар может быть включен в несколько заказов).

2.4 Даталогическое проектирование предметной области

база данные программный кассовый

На основе сущностей были разработаны соответствующие им таблицы в базе данных с соответствующими атрибутами (таблица 2.3).

Таблица 2.3 - Перечень таблиц и атрибутов в базе данных

Название таблицы	Название атрибута	Тип данных	Краткое описание атрибута
sp_grupp_tovar	id_grupp	int	Идентификатор группы
	name_grupp	nvarhcar(255)	Наименование группы
	pom_flag_g	bit	Флаг пометки
sp_tovar	id_tovar	int	Идентификатор товара
	id_grupp	int	Идентификатор группы
	name_tovar	nvarhcar(255)	Наименование товара
	ed_izm	nvarhcar(50)	Еденица измерения
	prim_tovar	nvarhcar(255)	Примечание
	pom_flag_t	bit	Флаг пометки
sp_otdel	id_otdel	int	Идентификатор отдела
	id_org	int	Идентификатор организации
	name_otd	nvarhcar(255)	Наименование отдела
sp_empl	id_empl	int	Идентификатор сотрудника
	id_otd	int	Идентификатор отдела
	fio	nvarhcar(255)	Фамилия, имя, отчество
	dolgnost	nvarhcar(255)	Должность
sp_nastr	id_nastr	int	Идентификатор организации
	name_org	nvarhcar(255)	Наименование организации
	n_org	nvarhcar(255)	Сокращенное наименование
	prim	nvarhcar(255)	Примечание
	id_zakaz	int	Идентификатор заказа
out_zakaz	id_zakupka	int	Идентификатор закупки
	data_zak	datetime	Дата заказа
	flag_otdal	bit	Пометка об отправке файла
	flag_prinayl	bit	Пометка о принятии файла
	flag_pom	bit	Флаг пометки
	id_empl	int	Идентификатор сотрудника
	id_tovar	int	Идентификатор товара
	kol_vo	float	Количество
	prim_tovar	nchar(255)	Примечание
	kod_zakaz	int	Код заказа
zakupki	id_zakup	int	Идентификатор закупки
	name_zakupki	nvarhcar(255)	Наименование закупки
	data_z	datetime	Дата создания закупки
	flag_ispolneno	bit	Пометка об исполнении закупки
	flag_pom	bit	Флаг пометки

2.5 Выбор среды разработки

Данная подсистема учета заказов была разработана с помощью CodeGear RAD Studio 2007 Delphi, диалект Object Pascal. Так как разработка предназначена для решения только одной задачи, данная программа подходит для ее решения. Также, выбору этой программе поспособствовало наличие ее на предприятии и просьба заказчика, т.к. в дальнейшем для изменения кода программы потребуется установка этой программы, что повлечет за собой денежные растраты. Программа CodeGear RAD Studio 2007 Delphi более удобна для восприятия и написания, работа в данной программе не вызывает трудностей, программа понятна и удобна, язык программирования Pascal был изучен мною ранее, что поспособствовало быстрой и качественной разработке.

CodeGear RAD Studio 2007 Delphi позволяет:

- создавать высокопроизводительные приложения для различных платформ;

- быстро разрабатывать приложения с развитым интерфейсом;

- обеспечивать эффективное взаимодействие с базами данных любой из основных платформ СУБД.

Для создания базы использовалась сетевая СУБД Microsoft SQL Server 2008 R2. Она есть в банке, поэтому покупка и установка не требовалась. MicrosoftSQLServer 2008 - комплексная платформа баз данных, обеспечивающая управление данными в масштабе предприятия и оснащенная интегрированными средствами управления интеллектуальными ресурсами предприятия (BI). Ядро СУБД SQL Server 2008 обеспечивает безопасное и надежное хранение реляционных и структурированных данных, позволяя создавать и обслуживать высокопроизводительные приложения обработки данных класса предприятия.

Microsoft SQL Server 2008 также включает лучшие разработки в области анализа, подготовки отчетов, интеграции и рассылки уведомлений. Это позволяет создавать и развертывать экономически эффективные решения BI, которые позволят сотрудникам компании доставлять данные в любое место предприятия при помощи показателей, цифровых панелей, веб-служб и мобильных устройств.

Преимущества SQL Server:

Повышение эффективности используемых данных: помимо предоставления защищенной и надежной системы управления базами данных для приложений корпоративного класса, SQL Server предоставляет интегрированные службы отчетов, анализа данных, в том числе интеллектуального - data mining.

Повышение продуктивности сотрудников: за счет развитых возможностей бизнес-анализа и интеграции со знакомыми инструментами (например, Microsoft Visual Studio), SQL Server позволяет оперативно обеспечивать сотрудников оперативной информацией, в представлении, оптимизированном под их потребности.

Снижение затрат на информационные технологии: SQL Server позволяет упростить разработку, развертывание и сопровождение бизнес- приложений, предоставляя гибкую среду разработки для разработчиков приложений и интегрированного набора инструментов управления для администраторов баз данных.

2.6 Используемые классификаторы

В качестве классификаторов информации в создаваемой подсистеме выступают справочники: группы товаров и отделы.

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из пункта меню «Справочники» (рис.2.7).

Рисунок 2.7 - Вызов справочников

В справочник группы товаров нужно занести наименование товаров, подлежащих закупке, которые формируются в виде справочника. Это могут быть такие группы, как: канцелярские товары - карандаши, ручки, маркеры, скрепки и т.п.; организационная техника - клавиатура, мышка, системный блок и т.д. В справочник отделы указываются все сотрудники по отделам, которые также формируются в справочник.

Для товаров прописывается наименование, единицы измерения, примечания (рис.2.8).



Рисунок 2.8 - Справочник «Канцелярские товары» Далее на рисунке 2.9 показан справочник «Сотрудники».

Рисунок 2.9 - Справочник «Сотрудники»

Для сотрудников прописывается фамилия, имя, отчество и должность.

2.7 Характеристика нормативно - справочной и входной оперативной информации

Так как подсистема учета заказов сотрудников предприятия решает небольшую проблему, то входящими документами для данной системы будут только заявки. Заявки формируются в Microsoft Office Excel. На рисунке 2.8 показан файл входной информации.

Документ поступает либо через почту, либо через информационный носитель от сотрудников банка каждый день или через день, поэтому объем актуализации будет равен приблизительно 100%. Как видно из рисунка 2.10 в документе указывается код заказа, код товара, дата закупки, код закупки, код сотрудника, группа товара, наименование, единица измерения, количество и примечание.

Рисунок 2.10 - Файл входной информации

Сотрудник, который отправляет этот файл на обработку, заполняет только столбик количество, все остальное заполняет ответственный за данный процесс при формировании заявки с помощью данной программы. Если же товар, который необходим, отсутствует в перечне документа входной информации, то он может его вписать вручную.

База данных создавалась с помощью сетевой СУБД Microsoft SQL Server 2008 R2.

При открытии данной СУБД всплывает окно, показанное на рисунке 2.11.

Рисунок 2.11 - Окно соединения с сервером

В данном окне необходимо нажать на кнопку «Соединить». После этого откроется SQL Server для создания базы данных.

Для создания базы необходимо в списке, находящемся слева, нажать правой кнопкой мышки на «Базы данных/Создать базу данных» (рис.2.12).

Рисунок 2.12 - Создание базы данных

После выполнения, описанного выше действия, всплывает окно создания базы данных (рис.2.13).

Рисунок 2.13 - Окно создания базы данных

Далее создаются таблицы. В итоге в базе данных содержится 7 таблиц.

На рисунке 2.14 показана таблица zakupki.

Данная таблица имеет следующие столбцы: код закупки, наименование закупки, дата заказа и пометка исполнения. Ключевым является поле - код закупки.

Рисунок 2.14 - Структура и листинг таблицы zakupki

На рисунке 2.15 показана таблица out_zakaz. Данная таблица имеет следующие столбцы: код заказа, код закупки, дата заказа, код сотрудника, пометка об отправки, пометка о принятии, код товара, количество, примечание. Ключевым является поле - код заказа.

В итоге было создано 8 таблиц. А именно:

- sp_emple, имеющая следующие столбцы: код сотрудника, код отдела, ФИО сотрудника и должность. Ключевым является поле - код сотрудника;

Рисунок 2.15 - Структура и листинг таблицы out_zakaz

- sp_grupp_tovar, имеющая следующие столбцы: код группы, наименование группы и пометку. Ключевым является поле - код группы;

- sp_nastr, имеющая следующие столбцы: наименование организации, сокращенное наименование, примечание и код настроек. Ключевым является поле - код настроек;

- sp_otdel, имеющая следующие столбцы: код отдела, код организации и наименование отдела. Ключевым является поле - код отдела;

- sp_tovar, имеющая следующие столбцы: код товара, код группы, наименование товара, единица измерения, примечание и пометка. Ключевым является поле - код товара.

Для нормального функционирования программы «Учет заказов», необходимо проверить соединение нашей программы с базой данных в окне свойств канала передачи данных (рис.2.16).

Данное окно можно открыть с помощью вкладки «Сервис» подсистемы «Учет заказов».

Рисунок 2.16 - Окно свойств канала передачи данных

Если все данные введены правильно и проверка прошла успешно, на экран будет выведено следующее сообщение (рис.2.17).

Рисунок 2.17 - Окно сообщения о проверке соединения

Для успешной работы программы необходимо сделать связи между таблицами базы данных.

Для этого необходимо правой кнопкой мышки нажать на «Диаграммы баз данных/Создать диаграмму базы данных».

Для наглядности данное действие показано ниже на рисунке 2.18.

Рисунок 2.18 - Создание диаграммы базы данных На рисунке 2.19 показана готовая диаграмма.

Из рисунка 2.19 видно, что таблица sp_tovar связана с таблицей sp_grupp_tovar, таблица sp_otdel связана с таблицей sp_emple, а таблица zakaz связана с таблицей zakupki и таблицей input_zakaz.

Рисунок 2.19 - Диаграмма базы данных

Для подключения информационной подсистемы с базой данных необходимо создать такой объект, как Data Module (рис 2.20).

Рисунок 2.20 - Создание Data Module

Затем подключаем дата модуль к модулю главной формы. Пишем в модуле unit1 следующий код «uses unit2;»

Далее размещаем компоненты для подключения к базе данных - ADOConnection1. (рис. 2.21).

Рисунок 2.21 - Размещение компонентов для подключения к базе данных



Следующим шагом будет настройка связи подключения, который представлен на рисунке 2.22.

Рисунок 2.22 - Настройка связи подключения

В окне свойств канала передачи данных необходимо выбрать имя сервера, имя базы данных и ввести имя пользователя и пароль.

Затем в окне свойств, прописать соединение с конкретной базой данных (рис. 2.23).



Рисунок 2.23 - Окно свойств

Далее размещаем виртуальные объекты таблиц и запросов, а также устанавливаем связи между ними.

2.8 Характеристика результатной информации

Результатная информация, в данной подсистеме, представлена в виде отчетов, а именно: сводный отчет по заказам, итоги по заказам и список участников сбора заказов.

Все отчеты вызываются из пункта меню «Отчеты».

Сводный отчет по заказам отображает товары в разрезе каждого отдела, т.е. показывает какое количество данного товара необходимо каждому из отделов. Также подсчитывается количество товаров по группам товаров.

Отчет «Итоги по заказам», отображает только количество товаров, которое необходимо приобрести, по каждой группы товаров.

Приведенные выше отчеты - сводный отчет и итоги по заказам, являются итоговыми документами, с помощью которых происходит закупка товаров. С помощью итогового отчета легче производить покупки, т.к. нет лишних строк, а только наименование и количество. В дальнейшем, с помощью сводного отчета, в каждый отдел, без затруднений передается необходимое количество закупок. Данные отчеты формируются на основе заявок.

Отчет «Список участников сбора заказов отображает список сотрудников, получивших заявку. Также в данном отчете имеются пометки передачи и получения файла, дата формирования заявки. Отчет помогает отследить адресатов отправки заявки.

Вышеперечисленные отчеты могут быть экспортированы в Microsoft Office Excel, имеют возможность поиска по ключевому слову, отчеты можно увеличить или уменьшить в размере, а также подлежат распечатке.

2.9 Формирование окончательных требований на автоматизацию

Ручной труд - это всегда неудобно и продолжительно долго, поэтому требовалось автоматизировать процесс сбора заявок. Для решения данной проблемы была разработана информационная подсистема учета заказов сотрудников для административно - хозяйственного отдела ОАО

«Промсвязьбанк». Разработка данной подсистемы не ограничивалась временными рамками, но подсистема должна была начать функционировать до конца февраля.

Подсистема учета заказов предназначена для повышения оперативности и качества сбора и обработки заявок.

Подсистема создается с целью:

- снижения трудоемкости обработки информации;

- повышения достоверности результатов;

- совершенствования организации сбора информации;

- повышения защиты целостности информации.

Система должна быть легкой, понятной и не должна иметь лишних, отвлекающих пунктов меню, не должно быть ярких надписей, приемлемый размер и шрифт текста, текст русский, при возникновении ошибок в работе подсистемы должны на экран выводиться сообщения с наименованием ошибки, при принятии файла также должно выдаваться сообщение на экран.

Система должна выполнять следующие функции:

- сбор, обработка и загрузка данных;

- хранение данных;

- формирование отчетности.

Подсистема должна предоставлять возможность редактирования и удаления записей, отчеты должны подлежать экспорту и распечатке, установка данной подсистемы не должна сопровождаться загрузочным файлом, т.е. установка не требует длительных операций.

Разработка данной подсистемы должна осуществляться с помощью программных продуктов, которые установлены на данном предприятии, что не потребует денежных затрат и в дальнейшем можно было бы ее быстро адаптировать под изменяющиеся условия.

Разрабатываемая подсистема не должна требовать от персонала глубоких знаний, персонал должен знать только ход работы в области решаемой задачи. Сбой в электроснабжении не должен влиять на работу данной подсистемы.

Работа в данной подсистеме не должна ограничиваться временными рамками.

2.9.1 Описание внедряемого программного продукта

Данная подсистема имеет четыре вкладки: заказы, отчеты, справочники и сервис. С помощью вкладки «Заказы» можно отправлять и принимать заказы. Вкладка «Отчеты» позволяет формировать отчеты. Вкладка

«Справочники» предназначена для редактирования справочников и учреждения. А вкладка «Сервис» помогает настроить соединение программы с базой данных. Для того чтобы оформить заявку необходимо открыть вкладку «Заказы/Отправка заказов».

Следующим шагом будет создание нового сбора заказов.

После нажатия на кнопку «Создать новый сбор заказов» откроется окно, которое необходимо будет заполнить.

Затем необходимо сохранить внесенные данные. После сохранения данный заказ отобразиться на вкладке «Отправка заказов», далее необходимо перейти на шаг 2, нажав на кнопку «Далее».

В открывшемся окне необходимо указать адресатов нажатием на кнопку «Добавить участников».

Затем, нажав на кнопку «Далее», необходимо перейти на шаг 3. На данном шаге формируются списки товаров. Галочкой, сотрудник, оформляющий данную заявку, отмечается галочкой те товары, которые подлежат закупке.

После надо нажать на кнопку «Создать файл для отправки участнику»

Файл отправляется сотрудникам по внутренней почте с помощью программы Lotus Notes 8. После отправки файла сотрудникам, в столбце

«Отдал» напротив сотрудника, отправившему данный документ ставится автоматически галочка о том, что сотруднику был отправлен данный файл.

После заполнения полученного файла, в котором сотрудники заполняют только столбец «Количество», они отправляют его обратно, также по внутренней почте. После этого осуществляется прием файлов с помощью программы.

После нажатия на кнопку «Прием заказов» откроется окно, где следует нажать на кнопку «Загрузить файл».

После нажатия на кнопку «Загрузить файл» откроется окно. В данном окне необходимо будет выбрать интересующий файл, данные которого будут приняты данной подсистемой. И так будет необходимо проделать с каждым файлом.

Далее, после выбора файла данные будут приняты, и появится окно, подтверждающее успешное принятие данных.

Если же сотрудник, по ошибки начал принимать файл, данные котрого были приняты ранее, то выводится сообщение: «Внимание! Данные были приняты ранее».

После принятия файлов, подсистема автоматически ставит галочки напротив сотрудников, от которых были приняты заявки.

Далее составляются отчеты. Для этого необходимо открыть вкладку «Отчеты» и выбрать интересующий отчет.

Это может быть сводный отчет по заказам отображает товары в разрезе каждого отдела, т.е. показывает какое количество данного товара необходимо каждому из отделов. Также подсчитывается количество товаров по группам товаров. Может быть отчет «Итоги по заказам», отображает только количество товаров, которое необходимо приобрести, по каждой группы товаров. Или же отчет «Список участников сбора заказов». Данный отчет отображает список сотрудников, получивших заявку. Также в данном отчете имеются пометки передачи и получения файла, дата формирования заявки. Отчет помогает отследить адресатов отправки заявки.



3. Экономическая эффективность проекта

Внедрение любого программного продукта, как и отдельного модуля, усовершенствование операций автоматизации всегда связано с материальными затратами на разработку проекта, а также на внедрение и дальнейшее сопровождение программного продукта. Поэтому важнейшей задачей является анализ и оценка экономической эффективности внедряемого продукта. Своевременное решение этой задачи позволяет сравнивать различные варианты реализации проекта, выбирать наиболее оптимальный, подходящий для конкретной ситуации проект и оценивать его влияние на изменение показателей деятельности организации.

К основным показателям экономической эффективности относятся: экономический эффект, коэффициент экономической эффективности капитальных вложений, срок окупаемости капитальных вложений.