Организация деятельности служб управления строительным производством

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

ГОУ ВПО «Санкт-Петербургский государственный экономический университет»

Филиал г. Чебоксары

Кафедра: экономики и менеджмента в производственной сфере

Курсовая работа по дисциплине:

«Менеджмент в строительстве»

на тему:

«Организация деятельности служб управления строительным производством»

Выполнила: студент гр.41-09

Проверил: к.э.н. Щеголев А. Е.

Чебоксары 2013 г.



Содержание

Задание и исходные данные курсовой работы

Введение

Раздел I. Разработка процесса решения функциональных задач группы управления производством

1.1 Определение состава функциональных задач, решаемых группой управления производства

1.2 Определение внутренних и внешних связей

1.3 Организационно-распорядительные документы предприятия и документы отдела производства

Раздел II. Определение численности работников отдела управления производством

2.1 Определение рекомендуемой численности работников отдела управления производством

2.2 Определение трудоемкости выполнения функциональных задач

2.3 Определение численности работников и их квалификации по трудоемкости выполнения функциональных задач. Рекомендации отделу кадров по подбору работников в отдел управления производством.

Раздел III. Разработка документов, регламентирующих работу службы управления

3.1 Разработка Положения об отделе производства предприятия

3.2 Разработка должностных инструкций работников службы управления

3.3 Разработка рекомендаций по совершенствованию организационной структуры управления

Заключение

Список использованной литературы



Задание и исходные данные курсовой работы

Производственная ситуация 4.

Характеристика строительной продукции: косметический ремонт квартир, офис, других непроизводственных помещений.

Заказы: нестабильны

Рентабельность: высокая

Текучесть кадров: высокая

Заработная плата: высокая

Организационно-правовая форма: Частное предприятие

Работы ведутся на территории: Чувашской республики

Производственная ситуация частного предприятия стабильна, рентабельность высокая, но при этом заказы на предприятии не стабильны. Необходимо улучшить работу. Для этого на предприятии необходимо разработать план маркетинга. Мероприятия в плане маркетинга можно подразделить на следующие основные блоки:

-меры по активизации сбыта продукции;

-меры по ориентации предприятия на потребителя;

-мероприятия по сбору коммерческой информации;

-мероприятия по подготовке аналитических материалов по анализу наиболее перспективных сегментов рынка;

-предложения по ценообразованию;

-предложения по ассортименту выпускаемой продукции;

- предложения по рекламе и отношениям с общественностью.

Эффективность функционирования отдела маркетинга определяется квалификацией кадров. На предприятии необходимо обеспечить последовательное обучение сотрудников и непрерывное повышение их квалификации. Обучение должно быть планомерным, систематическим и всесторонним, поскольку от его успеха зависит практический результат.



Таблица 1

Факторы, влияющие на численность служащих аппарата управления предприятия

Наименование показателя	Обозначение	Количество
Годовой объем работ	Qc	15.3
Годовой объем работ по субподряду	Qcn	0
Число строительных подразделений предприятия	Ncv	3
Годовое количество строящихся объектов	O	15
Численность работающих в строительстве	P	53
Число заказчиков	NЗ	15
Стоимость активной части ОПФ	Фа	3.1



Организационные структуры управления



Введение

Курсовая работа имеет целью получение навыков в самостоятельном технико-экономическом решении вопросов, стоящих перед менеджером строительного предприятия. Результатом выполнения курсовой работы является организация деятельности одной из служб управления строительной организации - группа управления производством.

При выполнении работы решаются следующие задачи:

1. определение функциональных задач, решаемых службой;

2. определение внутренних и внешних связей;

3. разработка внутренней и внешней документации;

4. определение требуемой численности работников;

5. разработка документов, регламентирующих работу службы управления.

Оптимизация работы управления производством увеличит эффективность работы предприятия, в нужное время в необходимом качестве обеспечит предприятие производством. В курсовой работе также приведены разработка рекомендаций по совершенствованию организационной структуры.



Раздел I. Разработка процесса решения функциональных задач группы управления производством

1.1 Определение состава функциональных задач, решаемых группой управления производство

При управлении производством решаются задачи экономики производства (издержки, цены) и планирования производства продукции. К задачам планирования производства относят:

- выбор технологического процесса;

- планирование программы производства;

- планирование последовательности производства (оперативное планирование);

- формирование производственных систем (систем оборудования);

- содержание и эксплуатация оборудования;

- организация материально-технического снабжения.

Материально-техническое снабжение -- обеспечение предприятия всеми видами средств производства на основе народнохозяйственного плана. Материально-техническое снабжение призвано обеспечить нормальную производственно-хозяйственную деятельность предприятий для выполнения и перевыполнения заданной ему производственной программы.

Развитие производственной системы осуществляется непрерывно, но скорость этого развития неодинакова. Вновь созданная система вначале развивается медленно -- для ее ускоренного развития еще не созрели предпосылки. Медленное развитие системы приводит к накоплению причин, способствующих изменению системы. В определенный момент времени становится очевидной целесообразность реконструкции производственной системы -- наступает период ее ускоренного развития.

Производственная программа определяет необходимый объем производства продукции в плановом периоде, соответствующий по номенклатуре, ассортименту и качеству требованиям плана продаж и потребностям рынка. Она обусловливает задания по вводу в действие новых производственных мощностей, потребность в материально-сырьевых ресурсах, численности персонала, транспорте.

Оперативные планы являются последовательным выполнением тактических планов. Это обычная, ежедневная деятельность, которая позволяет выполнить тактические, а со временем, и стратегические задачи организации.

Основная задача оперативных планов -- это организация ежедневной деятельности сотрудников, направление её в приоритетное русло целей и задач. Особенно важно оперативное планирование на начальном этапе бизнеса: во время быстрого развития или работе над новым направлением деятельности. Когда бизнес-процессы не достаточно отлажены и персонал неорганизован, то, скорее всего, он выставит свои приоритеты.

Оперативное планирование повышает контроль над работой персонала, результатами и повышает эффективность работы в целом. Вы сможете видеть, насколько быстро и результативно справляется тот или иной сотрудник, выдерживает ли качество, стандарты работы (при производстве, обслуживании клиентов). Также важно видеть, насколько отдаётся сотрудник работе, какие у него достижения. Поэтому оперативные планы влияют и на мотивацию.

Взаимосвязь показателей производственного менеджмента реализуется функциональными подсистемами, блоками и комплексами функциональных задач. В связи с разнообразием обрабатываемой информации и степенью ее важности для принятия решения функциональные подсистемы формируются с учетом управления в целом, блоки -- по отдельным функциям управления, а комплексы задач по элементам производственного процесса (средства труда, труд, предметы труда, продукты труда). Реальный состав функциональных подсистем, блоков и комплексов задач исторически складывался под влиянием субъективных и объективных факторов управления производственным процессом.

На предприятиях в условиях функционирования ИС рассматриваются следующие функциональные подсистемы организационного управления: управление технической подготовкой производства (управление конструкторской подготовкой производства и управление технологической подготовкой производства), технико-экономическое управление, оперативное управление основным производством, управление материальными ресурсами (материально-техническим снабжением), управление сбытом, управление персоналом, управление вспомогательным производством (инструментальным, энергетическим, ремонтным, складским хозяйством) и управление качеством.

1.2 Определение внутренних и внешних связей

Взаимодействие групп управления кадрами:

Для выполнения функций и реализации прав отдел технической подготовки производства взаимодействует:

1. С отделом главного технолога по вопросам:

1.1. Получения:

- заявок на оборудование;

- предложений по рациональному размещению оборудования;

1.2. Предоставления:

- планов размещения нового оборудования;

- предложений по изменению мощностей производства на отдельных участках;

2. С отделом главного конструктора по вопросам:

2.1. Получения:

- чертежей изделий;

- технической документации на согласование;

- спецификаций деталей;

- технических условий;

- информации о соблюдении конструкторской дисциплины;

- иной технической документации, необходимой для определения технической политики предприятия;

2.2. Предоставления:

- согласования отдельных профилактических операций;

- предложений по технологическим вопросам;

- указаний по ужесточению конструкторской дисциплины на отдельных участках производства;

3. С производственно-диспетчерским отделом:

3.1. Получения:

- информации об объемах производства;

3.2. Предоставления:

- графиков выполнения работ по технической подготовке производства;

- планов выпуска новой продукции;

4. С цехами основного производства по вопросам:

4.1. Получения:

- отчетов об установке нового оборудования;

- предложений по совершенствованию технологии производства;

4.2. Представления:

- указаний о внесении изменений в технологию производства;

- чертежей, спецификаций;

5. С отделом стандартизации по вопросам:

5.1. Получения:

- стандартов;

- инструкций;

- технических условий;

- заключений по технической документации на предмет соблюдения действующего законодательства о стандартизации;

- планов работ по стандартизации, нормализации, унификации;

- информации о переводе предприятия на новые стандарты;

- извещений об изменениях и дополнениях стандартов и ТУ;

5.2. Предоставления:

- документации по обслуживанию и ремонту оборудования;

- предложений по проведению работ по стандартизации;

- предложений по переводу предприятия на новые стандарты;

- информации о нарушении стандартов и технических условий;

6. С отделом контроля качества по вопросам:

6.1. Получения:

- указаний ОКК о внесении технологических изменений в представленные технологические проекты производства новой продукции;

- обобщенного анализа качества опытных образцов продукции;

- консультаций по улучшению качества продукции;

6.2. Предоставления:

- технологической документации для контроля;

- отчетов о выполнении указаний ОКК;

7. С отделом патентной и изобретательской работы по вопросам:

7.1. Получения:

- заявок на экспертную оценку рационализаторских предложений и изобретений (о целесообразности их внедрения);

- планов по внедрению рационализаторских предложений и изобретений;

7.2. Предоставления:

- заключений по рационализаторским предложениям и изобретениям;

- помощи в технологическом решении отдельных вопросов;

- помощи в выполнении чертежей, изготовлении моделей;

- возможности опытной проверки изобретений;

8. С отделом охраны труда по вопросам:

8.1. Получения:

- информации о требованиях законодательства об охране труда;

- заключений по планам размещения оборудования, необходимого для производства новых видов продукции;

- заключений о соответствии требованиям охраны труда и техники безопасности проектов оборудования новых рабочих мест;

8.2. Предоставления:

- информации о соблюдении законодательства об охране труда;

- заявок на заключения по планам размещения оборудования на предмет выполнения правил техники безопасности;

- проектов оборудования новых рабочих мест;

9. С отделом технической информации по вопросам:

9.1. Получения:

- технической документации по отдельным вопросам;

- технической литературы;

- заявок на копии технической документации отдела;

- консультаций по смежным проблемам;

9.2. Предоставления:

- копий технической документации отдела;

- оригинальных документов для регистрации, учета и хранения;

- заявок на оформление, размножение и рассылку документации;

- заявок на техническую литературу;

10. С отделом материально-технического снабжения по вопросам:

10.1. Получения:

- консультаций по материально-техническим ресурсам;

- согласований технологических условий использования специальных расходных материалов;

10.2. Предоставления:

- норм расхода материально-технических ресурсов для планирования объемов поставок;

11. С отделом организации и оплаты труда по вопросам:

11.1. Получения:

- консультаций по трудовому законодательству;

- утвержденного штатного расписания;

- утвержденных расчетов трудоемкости продукции;

11.2. Предоставления:

- проекта штатного расписания;

- расчетов трудоемкости продукции;

- предложений по наиболее рациональной расстановке рабочих на новом оборудовании;

12. С планово-экономическим отделом по вопросам:

12.1. Получения:

- планов производства продукции по номенклатуре;

- утвержденных изменений номенклатуры;

- согласованных сроков выпуска новых изделий;

12.2. Предоставления:

- планов внедрения новых технологий производства новых видов продукции;

- сведений, необходимых для определения экономической эффективности производства новых изделий;

- иных материалов по запросам планово-экономического отдела;

Организацию характеризуют определенная организационная культура и возможность, в необходимых пределах, осуществлять саморегулирование своей деятельности, считаю необходимым отметить внутренние переменные организации и ее отношения с внешним окружением. Изменения внутреннего содержания ее происходят под влиянием времени и в результате управленческих действий людей. К основным внутренним переменным относятся сами цели и задачи, структура, кадры, техника и технология и другие составляющие организации.

1.3.Организационно-распорядительные документы предприятия и документы отдела производства

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Можно выделить следующие основные группы документов:

1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);

4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

5) коммерческие документы (контракты, договоры);

Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением, в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.

Инструкция - нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. Разновидностью инструкции является должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. Наиболее удобной формой утверждения инструкций является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.

Приказ - это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу). По основной деятельности приказы издаются при:

* создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;

* утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

* введение новых стандартов;

* изменении графика работы предприятия и т. д.;

Текст приказа состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения. Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ, может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

Распоряжение - документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов. Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т. е. располагать ее непосредственно за констатирующей частью после двоеточия.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации его заместителями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. Указание оформляется на общем бланке. Указания подписываются руководителем и его первым заместителем, другие заместители имеют право подписи по курируемым ими направлениям деятельности предприятия, если это право оговорено в каком-либо нормативном акте данного органа. Если в этих документах даются указания по вопросам, которые курируются несколькими заместителями, то они подписываются руководителем предприятия или его первым заместителем. Подписанные указания регистрируются и формируются отдельно от приказов. Регистрационный номер указания состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года и буквенного индекса «р». Буквенный индекс «и» проставляется в том случае, если указание приобрело форму информационного письма.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами. Оформляются решения в том же порядке, как и постановления, но ключевыми словами в них являются: «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ». Текст решения состоит из вводной и распорядительной частей. В вводной части указываются причины издания решения и его цели, а в распорядительной - исполнитель - организация, структурное подразделение, должностное лицо, действие и срок исполнения документа.

Штатное расписание - правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия. Работники предприятия обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений - нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными (нормативно-правовыми) актами, а также локальными актами предприятия. Вспомогательное функциональное назначение должностной инструкции заключается, во-первых, в обучении вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности (рабочие места) (обучающая, или тренинговая, функция). Во-вторых, должностная инструкция, как правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из документов проверки имеющихся у соискателей (кандидатов на должность) знаний (контрольная функция). Наконец, в-третьих, имеющиеся в распоряжении предприятия должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения (например, при изменении содержания работы того или иного должностного лица), а также для разработки новых должностных инструкций, в том числе для работников предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями (информационно-методическая функция).

управление функциональный распорядительный квалификация



Раздел II. Определение численности работников отдела управления производством

2.1 Определение рекомендуемой численности работников отдела управления производством

1)Организация процессов управления:

Hk1=1,43+0,015ЧQc+0,005ЧQcn+0,53ЧNcy=1,43+0,015Ч15.3+0,005Ч0+ +0,53Ч3=1,43+2,29+0+1.59=5.31

2) Cтратегическое планирование :

Hk2=2,83+0,015ЧQc+0,22ЧNcy=2,83+0,015Ч15.3+0,22Ч3=5.78

3) Управление маркетингом и сбытом:

Hк3=0,54+0,0058ЧQc+0,061ЧNсy=0,54+0,0058Ч15.3+0,061Ч3=0,8

4) Управление инновациями:

Hk4= -1,71+0,0038ЧQc+0,0028ЧQcn+0,042ЧNз=

=-1,71+0,0038Ч15.3+0,0028Ч0+0,042Ч15=-1,02

5) Управление материальными ресурсами и организация материально-технического снабжения:

Hk5=-0,61+0,012ЧQc+0,0052ЧO=-0,61+0,012Ч15.3+0,0052Ч15=0.35

6) Охрана труда и техники безопасности:

Hk6=0,34+0,00021ЧР+0,19ЧNсy=0,34+0,00021Ч53+0,19Ч3=0,92

7) Управление кадрами:

Hk7=1,31+0,0017ЧР=1,31+0,0017Ч53=1,4

8)Организация труда и заработной платы:

Hk8=0,38+0,0017ЧР1+0,0045ЧO=0,38+0,0017Ч42+0,0045Ч15=0,51

9) Управление техническими ресурсами:

Hk9=1,56+0,014ЧФа=1,56+0,014Ч3.1=1,6

10) Управление финансовыми ресурсами:

Hk10=3,04+0,0018ЧР+0,0041ЧО=3,04+0,0018Ч53+0,0041Ч15=3.19

2.2 Определение трудоемкости выполнения функциональных задач

Таблица 2

Функции управления	Кол-во исполнителей, чел.	Периодичность выполнения, кол-во раз в месяц	Время на выполение, час.	Трудоемкость в месяц, чел.-час.	Трудоемкость в месяц, чел.-час/мес.
1	2	3	4	5	6
Оформление документов при приеме на работу рабочих	2	4	8	16	64
Оформление документов при увольнении рабочих	2	4	8	16	64
Оформление документов работников,уходящих на пенсию	1	1	4	4	4
Оформление документов на работников-юбиляров и на поощрение уходящих на пенсию	2	2	2	4	8
Снятие копии трудовой книжки	1	1	1	1	1
Оформление отпусков работников	2	186	1	2	372
Оформление взысканий	2	2	2	4	8
Заполнение и выдача справки с места работы	1	2	2	2	4
Оформление листа нетрудоспособности	1	3	2	2	6
Оформление трудового договора	2	4	4	8	32
Подбор резерва на выдвижение	2	1	2	4	4
Оформление характеристик с места работы	2	3	5	10	30
Проверка табелей	1	1	1	1	1
Отчеты по кадрам	2	1	4	8	8
Обновление личных карточек	2	1	2	4	4
Работа по подтверждению стажа работников	1	1	2	2	2
1	2	3	4	5	6
Подготовка документов для архива	2	1	2	4	4
Оформление пропусков работникам	2	4	4	8	32
Работа в военно-учетном столе	1	1	5	5	5
Разработка и переработка должностных инструкций	2	2	3	6	12
Разработка положений об отделах предприятия	2	1	3	6	6
Подготовка приказов по личному составу	2	10	2	4	40
Подготовка приказов по основной деятельности	2	10	2	4	40
Подготовка документов на повышение квалификации работников предприятия	2	1	1	2	2
Оформление протокола собраний отдела кадров	1	1	1	1	1
Итого:					754

2.3 Определение численности работников и их квалификации по трудоемкости выполнения функциональных задач. Рекомендации отделу кадров по подбору работников в отдел управления производством

Численность работников службы управления определяется по формуле:

Чс=Те /20 дн Ч 8 часов,

где Те- трудоемкость выполнения функциональных задач;

20 дн -количество рабочих дней в месяце;

8 часов- продолжительность рабочего дня.

Чс=754/160=5 чел.

Для увеличения эффективности работы отдела управления производством можно предложить следующие рекомендации. Работник отдела управления производством должен знать: постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы, определяющие деятельность строительной организации (треста); систему инженерной подготовки строительного производства; порядок разработки и согласования проектной документации и проектов производства работ; методы расчета строительных конструкций; основы экономики, организации производства, труда и управления; технологию строительного производства; передовой опыт в области инженерной подготовки строительного производства; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Должностные обязанности. Обеспечивает разработку проектно-технологической документации в системе инженерной подготовки строительного производства. Организует разработку сводных календарных (сетевых и линейных) графиков производства работ, проектов производства работ и технологических карт с учетом лучшего использования материально-технических и трудовых ресурсов. Оказывает методическую помощь строительным подразделениям в разработке проектно-технологической документации. Следит за осуществлением проектов производства работ и в необходимых случаях производит их корректировку. Обеспечивает разработку рабочих чертежей временных зданий и сооружений, технологической оснастки, инвентаря и приспособлений. Участвует в рассмотрении и согласовании проектов организации строительства. Участвует в приемке проектов производства работ. Осуществляет контроль за готовностью строительных площадок к началу работ, участвует в разработке мероприятий по подготовке объектов для работы в осенне-зимних условиях. Рассматривает и готовит для согласования проекты производства работ, разрабатываемые субподрядными организациями. Организует выполнение проектных разработок и рабочих чертежей по рационализаторским предложениям, направленным на совершенствование технологии строительного производства. Участвует в разработке коллективного договора и выполнении его мероприятий. Руководит работниками отдела.

Способы подбора персонала на необходимые должности должны включать:

1. Поиск внутри организации. Прежде чем выйти на рынок труда с целью подбора персонала есть смысл поискать кандидатов в "собственном доме". Наиболее распространенными методами внутреннего подбора персонала являются объявления о вакантном месте во внутренних средствах информации: газетах предприятия, стенных газетах, специально изданных информационных листках, а также обращение к руководителям подразделений с просьбой выдвинуть кандидатов и анализ личных дел с целью подбора персонала с требуемыми характеристиками. Поиск внутри организации, как правило, не требует значительных финансовых затрат, способствует укреплению авторитета руководства в глазах сотрудников. В то же время, внутренний поиск часто наталкивается на сопротивление со стороны руководителей подразделений, стремящихся "скрыть" лучших сотрудников и сохранить их "для себя". Кроме того, при подборе персонала внутри организации возможности выбора ограничены числом ее сотрудников, среди которых может не оказаться необходимых людей.

2. Подбор с помощью сотрудников. В качестве одного из методов подбора персонала можно использовать и такую возможность - обратиться к персоналу организации с просьбой оказать помощь и заняться неформальным поиском кандидатов среди своих родственников и знакомых. Этот метод привлекателен, во-первых, низкими издержками, а, во-вторых, достижением довольно высокой степени совместимости кандидатов с организацией за счет их тесных контактов с представителями организации. Его недостатки связаны с "не формальностью" - рядовые сотрудники не являются профессионалами в области подбора персонала, не всегда владеют достаточной информацией о рабочем месте, вознаграждении и т.д., часто не объективны в отношении потенциала близких им людей.

3. Самопроявившиеся кандидаты. Практически любая организация получает письма, телефонные звонки и другие обращения от людей, занятых поисками работы. Даже не имея потребности в их труде в настоящий момент, не стоит просто отказываться от их предложения - необходимо поддерживать базу данных на этих людей; из знания и квалификация могут пригодиться в дальнейшем при подборе персонала на вновь открывшуюся вакансию. Поддерживание таких баз данных обходится недорого и позволяет иметь под рукой представительный резерв кандидатов.

4. Объявления в средствах массовой информации - на телевидении, радио, в прессе. Основное преимущество данного метода подбора персонала - широкий охват населения при относительно низких издержках. Недостатки являются обратной стороной преимуществ - объявления в средствах массовой информации могут привести к огромному наплыву кандидатов, большинство из которых не будут обладать требуемыми характеристиками. Данный метод подбора персонала с успехом можно использовать для подбора персонала массовых профессий. Для привлечения специалистов объявления помещаются в специальной литературе (например, финансовые или бухгалтерские издания). Такая сфокуксированность подбора персонала ограничивает число потенциальных кандидатов, обеспечивает более высокий уровень их профессионализма и значительно облегчает последующий отбор в процессе подбора персонала.

5. Выезд в институты и другие учебные заведения. Целесообразно использовать этот метод подбора персонала для привлечения молодых специалистов. Выезжая в учебные заведения, можно провести презентацию компании, организуя выступления руководства, демонстрацию продукции, видеофильмов организации, отвечая на вопросы заинтересовавшихся студентов и проводя собеседования с будущими выпускниками. Этот метод подбора персонала является очень результативным для привлечения определенного типа кандидатов - молодых специалистов. В то же время область применения данного метода ограничена (например, искать генерального директора в институт отправляться смысла не имеет).

6. Государственные агентства занятости. Каждое бюро по трудоустройству (центр занятости населения) имеет базу данных. Использование государственных агентств при подборе персонала дает возможность провести сфокусированный поиск кандидатов при незначительных издержках. Однако данный метод подбора персонала редко обеспечивает широкий охват потенциальных кандидатов.
7. Частные агентства по подбору персонала. Каждое агентство имеет свою базу данных, а также осуществляет специальный поиск кандидатов в соответствии с требованиями клиента. Частные агентства обеспечивают достаточно высокое качество подбора персонала, их соответствие требованиям клиента и, тем самым, значительно облегчают дальнейший процесс отбора. Высокие издержки являются фактором, ограничивающим широкое применение данного метода подбора персонала, который используется в случаях поиска руководителей и специалистов, оказывающих значительное влияние на функционирование организации.

Для успешной организации подбора персонала следует руководствоваться двумя основными правилами:

· всегда проводить подбор персонала внутри организации;

· использовать, по меньшей мере, два метода подбора персонала со стороны.



Раздел III. Разработка документов, регламентирующих работу службы управления

3.1 Разработка Положения об отделе производства предприятия

Положение о подразделении (положение об отделе) - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Типовое положение об отделе может включать следующие разделы:

· общие положения

· основные задачи

· функции

· права

· ответственность

· взаимоотношения

В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел "Основные задачи" - это перечень крупных задач, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе "Права" перечисляются права, которыми должен обладать руководитель для эффективной деятельности.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Типовое положение должно выглядеть следующим образом:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Производственный отдел является структурным подразделением предприятия.

1.2. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения Генерального директора по представлению Начальника отдела.

1.4. Отдел в своей работе руководствуется:

- федеральными законами Российской Федерации;

- указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;

- постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;

- уставом предприятия;

- настоящим положением.

1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:

- методические материалы по вопросам производственного планирования и оперативного управления производством;

- перспективы развития предприятия; производственные мощности предприятия и его производственной базы;

- специализация подразделений предприятия и производственные связи между ними;

- номенклатура выпускаемой продукции, виды выполняемых работ (услуг); основы технологии производства;

- организация производственного планирования на предприятии;

- порядок разработки производственных программ и календарных графиков выпуска продукции;

- организация оперативного учета хода производства;

- организация складского хозяйства, транспортных и погрузочно-разгрузочных работ на предприятии;

- единая государственная система делопроизводства;

- методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА

2.1. Структуру и штаты отдела утверждает Генеральный директор предприятия.

2.2. Руководство отделом осуществляет Начальник отдела.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

3.1. Оперативное регулирование хода производства на предприятии.

3.2. Контроль за ходом производства.

3.3. Ежедневный оперативный учет хода производства.

3.4. Координация работы подразделений предприятия.

3.5. Совершенствование оперативного планирования, текущего учета производства.

4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:

4.1. Работу по оперативному регулированию с использованием средств вычислительной техники коммуникаций и связи, хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции в соответствии с планом производства и договорами поставок.

4.2. Разработку производственных программ и календарных графиков выпуска продукции по предприятию и его подразделениям, их корректировку в течение планируемого периода, разработку и внедрение нормативов для оперативно-производственного планирования.

4.3. Оперативный контроль за ходом производства, за обеспечением производства технической документацией, оборудованием, инструментом, материалами, комплектующими изделиями, транспортом, погрузочно-разгрузочными средствами и т.п., а также за осуществлением подготовки производства новых видов изделий.

4.4. Ежедневный оперативный учет хода производства, выполнения суточных заданий выпуска готовой продукции по количеству и номенклатуре изделий, контроль за состоянием и комплектностью незавершенного производства, соблюдением установленных норм заделов на складах и рабочих местах, за рациональностью использования транспортных средств и своевременностью выполнения погрузочно-разгрузочных работ.

4.5. Принятие мер по обеспечению ритмичности выполнения календарных планов производства, предупреждению и устранению нарушений хода производственного процесса.

4.6. Своевременное оформление, учет и регулирование выполнения заказов по кооперации и межцеховых услуг.

4.7. Контроль выполнения взаимных требований и претензий подразделений предприятия, анализ результатов их деятельности за предыдущий плановый период с целью выявления возможностей более полной и равномерной загрузки мощностей, оборудования и производственных площадей, сокращения цикла изготовления продукции.

4.8. Выявление и освоение технических новшеств, научных открытий и изобретений, передового опыта, способствующих улучшению технологии, организации производства и росту производительности труда.

4.9. Подготовку тематических обзоров о состоянии и тенденциях развития производства, по сопоставлению достигнутых результатов с результатами деятельности и практикой аналогичных отечественных и зарубежных предприятий.

4.10. Проведение инвентаризации незавершенного производства.

4.11. Разработку мероприятий по совершенствованию оперативного планирования, текущего учета производства и механизации диспетчерской службы, внедрение современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

4.12. Осуществление методического руководства деятельностью других структурных подразделений по производственным вопросам.

4.13. Ведение в рамках своей компетенции делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.

4.14. Организацию ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.

4.15. Обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

4.16. Осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.

Возложение на отдел функций, не относящихся к компетенции отдела, не допускается.

5. ПРАВА

Производственный отдел для решения возложенных на него задач имеет право:

5.1. Запрашивать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия информацию (материалы) по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.2. Создавать экспертные и рабочие группы по вопросам улучшения и контроля производства на предприятии.

5.3. Проводить в пределах своей компетенции в установленном порядке переговоры со сторонними организациями, подписывать договоры.

5.4. Использовать средства, выделяемые на финансирование производственных программ.

5.5. Организовывать проведение при необходимости экспертизы производственных программ и проектов.

5.6. Вносить предложения по вопросам, входящим в компетенцию отдела, в виде проектов.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет Начальник отдела.

7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.

8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.

3.2 Разработка должностных инструкций работников службы управления

Должностная инструкция начальника отдела производством

I. Общие положения

1.1. Начальник производственного отдела относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия.

1.2. На должность начальника производственного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по оперативному управлению производством на инженерно-технических и руководящих должностях не менее _________ лет.

1.3. Начальник производственного отдела подчиняется непосредственно __________________________________________________.

1.4. На время отсутствия начальника производственного отдела (болезнь, отпуск, командировка и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.5. Начальник производственного отдела должен знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам производственного планирования и оперативного управления производством;

- производственные мощности предприятия и его производственной базы;

- перспективы развития предприятия;

- специализацию подразделений предприятия и производственные связи между ними;

- номенклатуру выпускаемой продукции, виды выполняемых работ (услуг);

- порядок разработки производственных программ и календарных графиков выпуска продукции, организацию оперативного учета хода производства;

- основы технологии производства;

- организацию производственного планирования на предприятии;

- организацию складского хозяйства, транспортных и погрузочно-разгрузочных работ на предприятии.

- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

- экономику, организацию производства, труда и управления;

- трудовое законодательство Российской Федерации;

- правила и нормы охраны труда.

II. Должностные обязанности

Начальник производственного отдела:

2.1. Руководит работой по оперативному регулированию, с использованием средств вычислительной техники, коммуникаций и связи, хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции в соответствии с планом производства и договорами поставок.

2.2. Руководит разработкой производственных программ и календарных графиков выпуска продукции в соответствии с планом производства и договорами поставок.

2.3. Осуществляет руководство разработкой производственных программ и календарных графиков выпуска продукции по предприятию и его подразделениям, их корректировкой в течение планируемого периода, разработкой и внедрением нормативов для оперативно-производственного планирования.

2.4. Организует оперативный контроль за ходом производства, за обеспечением производства технической документацией, оборудованием, инструментов, материалами, комплектующими изделиями, транспортом, погрузочно-разгрузочными средствами и т.п., а также за осуществлением подготовки производства новых видов изделий.

2.5. Обеспечивает ежедневный оперативный учет хода производства, выполнения суточных заданий выпуска готовой продукции по количеству и номенклатуре изделий, контроль за состоянием и комплектность незавершенного производства, соблюдением установленных норм заделов на складах и рабочих местах, за рациональностью использования транспортных средств и своевременностью выполнения погрузочно-разгрузочных работ.

2.6. Контролирует выполнение взаимных требований и претензий подразделений предприятия, анализирует результаты их деятельности за предыдущий плановый период с целью выявления возможностей более полной и равномерной загрузки мощностей, оборудования и производственных площадей, сокращения цикла изготовления продукции.

2.7. Координирует работу подразделений предприятия, принимает меры по обеспечению ритмичности выполнения календарных планов производства, предупреждению и устранению нарушений хода производственного процесса.

2.8. Обеспечивает своевременное оформление, учет и регулирование выполнения заказов по кооперации и межцеховых услуг.

2.9. Проводит работу по выявлению и освоению технических новшеств, научных открытий и изобретений, передового опыта, способствующих улучшению технологии, организации производства и росту производительности труда.

2.10. Руководит работой производственных складов, обеспечивает участие отдела в проведении инвентаризации незавершенного производства.

2.11. Организует разработку мероприятий по совершенствованию оперативного планирования, текущего учета производства и механизации диспетчерской службы, внедрение современных средств вычислительной техники, коммуникаций связи.

2.12. Осуществляет методическое руководство работой производственно-диспетчерских подразделений предприятия, руководит работниками отдела.

2.13. _______________________________________________________.

III. Права

Начальник производственного отдела имеет право:

3.1. Действовать от имени отдела, представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия, организациями по вопросам управления производством на предприятии.

3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений предприятия и специалистов необходимую информацию.

3.3. Проверять деятельность структурных подразделений предприятия в сфере управления производством.

3.4. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с управлением производством.

3.5. В пределах своей компетенции подписывать и визировать документы; издавать за своей подписью распоряжения по предприятию по вопросам производства.

3.6. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений по вопросам производственной деятельности предприятия.

3.7. Самостоятельно вести переписку со структурными подразделениями предприятия, а также иными организациями по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.8. Вносить предложения директору предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок.

3.9. ________________________________________________________.

IV. Ответственность

Начальник производственного отдела несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

3.3 Разработка рекомендаций по совершенствованию организационной структуры управления

Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

Организационная структура направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах.

Совершенствование организационной структуры управления приобретает форму поиска альтернативного решения между централизацией и децентрализацией властных функций.

При совершенствовании организационной структуры управления ЗАО важным является правильное соотношение полномочий и ответственности, четкая регламентация деятельности руководителей и исполнителей. Необходимо постоянное внедрение инновационных технологий, в том числе и технологии современного менеджмента, результатом чего может стать:

ь создание больших объемов продукции при постоянном увеличении качества;

ь снижение или устранение потерь, увеличение эффективности использования оборудования, что подразумевает устранение всех видов деятельности, которые не приносят добавочной стоимости продукту;

ь снижение затрат;

ь в конечном итоге - повышении удовлетворенности как у заказчиков, так и у самих работников. Освободившиеся время и ресурсы используются для увеличения объемов производства.

Можно выделить следующие направления совершенствования организационной структуры управления:

1. Обеспечение гибкости организационной структуры управления, под которой понимается реакция на изменения во внешней среде с минимальными затратами, усилиями и в кратчайшие сроки. Требования гибкости определяют современную структурную композицию:

децентрализация структуры управления;

вертикальная дезинтеграция;

диверсификация производственной и сбытовой деятельности.

2. Неуклонное повышение качества услуг (повышения качества обслуживания клиентов). Организация системы тотального управления качеством (total quality management), предполагающей участие служащих в процессе принятия решений, их доступ к информации и самостоятельный анализ ситуации.

3. Развитие внутрифирменного предпринимательства, объединенного едиными информационными сетями, финансовыми системами и предпринимательской культурой.

4. Особое внимание обращается на деятельность персонала фирм в условиях компьютеризированной среды, связанной с революцией в информационных технологиях.

5. Изменение значимости приоритетов производственной деятельности в сторону увеличения сроков и объемов сервисного обслуживания. При этом показателем успеха становится максимальное удовлетворение запросов потребителей, а не рентабельность.