Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• 1. Структура и функции ERP-системы
• 1.1 Эффективное использование ERP-систем
• 1.1.1 Определения "ERP" и "ERP-решения" и этапы развития
• 1.1.2 Управление бизнес -процессами
• 1.1.3 Внедрение ERP-решений
• 1.2 Структура и функции ERP- системы

2. Определение структуры бизнес-процессов на ОАО "Бумажная фабрика "Коммунар"

• 2.1 Общие сведения о компании
• 2.2 Организационно - функциональная структура предприятия
• 2.3 Организация бизнес-процессов предприятия
• 2.4 Бизнес-процесс и его структура
• 2.5 Методы моделирования бизнес-процессов
• 2.6 Бизнес-процессы компании
• 2.7 Оптимизация бизнес-процесса
• 2.8 Эффективность бизнес-процесса
• 3. Выбор методов оценки эффективности бизнес-процессов на ОАО "Бумажная фабрика "Коммунар"
• 3.1 Показатели операционной эффективности бизнес-процессов
• 3.2 Анализ добавленной ценности процесса
• 3.3 Определение срока окупаемости информационной системы на предприятии
• 3.4 Источники повышения эффективности бизнес-процессов
• Выводы и предложения
• Список используемой литературы
• Приложение


Введение

Эффективное управление организацией означает достижение максимальных результатов при минимуме потерь, получаемых при управленческой деятельности. Для организации эффективного управления организацией следует добиться тесного взаимодействия между подразделениями, оперативного реагирования на изменение внешней среды, оптимизации потоков документов, информации, товаров, сырья и т.п. внутри предприятия.

Функционально-позадачная структура информационная система (ИС) отражает иерархическое распределение ответственности и отчетности за выполненную работу. В результате имеет место разобщенность отделов. Каждый отдел выполняет свою функцию, отвечает за ее выполнение и при этом не заинтересован в общих результатах работы. Каждое подразделение стремится к повышению собственной значимости путем увеличения своего бюджета.

Информационная система, состоящая из отдельных функциональных подсистем, не в состоянии обеспечить информацией менеджера целостной картиной о финансово-производственном состоянии предприятия.

Актуальность темы обусловлена тем, что бизнес-процессы предприятия - движущая сила его стратегии. Описание и моделирование процессов оказывает помощь при описании и моделировании путей реализации стратегии. Постоянное совершенствование бизнес-процессов увеличивает эффективность предприятия и определяет его конкурентоспособность

Целью данной дипломной работы является исследование возможностей оптимизации бизнес-процесса с помощью ERP-решений (Enterprise Resource Planning ) на ОАО "Бумажная фабрика "Коммунар".

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:

­ рассмотреть этапы развития ERP;

­ рассмотреть управление бизнес - процессами;

­ изучить методы определения эффективности бизнес-процессов;

­ изучить структуру и функции ERP- системы на предприятии ОАО "Бумажная Фабрика "Коммунар".

Объектом исследования является ОАО " Бумажная фабрика "Коммунар". бизнес процесс окупаемость информационный

Предметом исследования является оптимизация бизнес-процессов.

Структура дипломной работы включает введение, три главы основного текста, заключение, список литературы и приложения. В первой главе дипломной работы рассмотрены теоретические вопросы, касающиеся ERP- систем. Описаны этапы развития ERP- систем, рассмотрены достоинства и недостатки ERP- решений.

Во второй главе дипломной работы рассмотрена организационно-управленческая характеристика компании - описаны: бизнес-процессы, формализация бизнес-процессов, понятие и роль бизнес-процессов в современном управлении, методические основы моделирования бизнес-процессов в организации, оптимизация и эффективность бизнес-процессов.

В третьей главе проведена оценка окупаемости внедрения ERP-системы. В заключении сформированы выводы и подведены итоги.



1. Структура и функции ERP-системы

1.1 Эффективное использование ERP-систем

1.1.1 Определения "ERP" и "ERP-решения" и этапы развития

ERP (от английского Enterprise Resource Planning) переводится на русский язык как "Управление ресурсами предприятия". Если говорить о ERP как об инструменте автоматизации бизнеса (ERP-системе), то Enterprise Resource Planning System переводится как "Система управления ресурсами предприятия".

Словарь "Американской ассоциации по управлению запасами и производством" (APICS, American Production and Inventory Control Society) допускает два толкования понятия "ERP":

1. ERP - это автоматизированная информационная система управления (АИСУ) предприятия. В данном контексте под ERP следует понимать сложное программное обеспечение (ERP-решение, ERP-система, программное решение уровня/класса ERP), используемое для планирования и идентификации всех материальных/нематериальных ресурсов компании, необходимых для осуществления производственно-хозяйственной деятельности.

ERP-система позволяет автоматизировать бизнес-процессы:

· маркетинга и продаж;

· управления процессом производства продукции;

· технического обслуживания и ремонтов оборудования (ТОРО);

· закупок услуг и товарно-материальных ценностей;

· управления персоналом;

· управленческого, бухгалтерского и налогового учета.

ERP-решение своими функциональными возможностями способно охватить практически все основные бизнес-процессы компании и вывести их на совершенно новый качественный уровень. Единственная проблема при внедрении ERP на предприятии - это степень готовности системы управления компанией (степень зрелости менеджмента) к работе с ERP.

В большинстве случаев программный код ERP-систем строится по модульному принципу, т. е. модуль "Финансы", модуль "Производство", модуль "Ремонты" и т. д. Модули разных ERP-систем могут отличаться названиями и функциональными возможностями. Тем не менее, есть некоторый набор базовых функций, который можно считать типовым для всех программных продуктов класса ERP.

Поскольку корпоративная информационная система (КИС) строится по модульному принципу, то Заказчику на ранних стадиях разработки и развития корпоративной системы управления разумно закупать у Разработчика/Исполнителя не полный спектр модулей/лицензий, а только модули/лицензии под потребности "здесь и сейчас".

Изучение модульности определяет необходимость комплексного подхода ERP- решений к автоматизации бизнеса, т.е. при их использовании не нужно передавать данные из одной системы автоматизации в другую. Кроме этого любая информация, которой располагает организация, попав в ERP-систему, мгновенно становится доступной всем работникам предприятия (с соответствующими пользовательскими полномочиями) для ее дальнейшего использования при планировании и учете[30].

Назначение системы "Управление ресурсами предприятия" - обеспечение информационной связи между всеми автоматизированными отделами предприятия, за счет создания общего информационного хранилища данных, которое содержит всю информацию об услугах и продукции, работе служб и подразделений предприятия[15].

Аналитики BelERP.com: базовая версия ERP-системы способна "сходу" автоматизировать только 70-85% всех потребностей предприятия в информационных технологиях. Остальные 15-30% -- отраслевая специфика каждого конкретного предприятия с его уникальными и отличительными особенностями ведения бизнеса[49]. Под последними обычно принято понимать "устоявшиеся" (исторически сложившиеся) подходы к управлению предприятием, уровень зрелости менеджмента предприятия.

Отраслевые решения ERP частично помогают исправить ситуацию с недостающими "процентами". Эти версии ERP-систем специально создаются и изначально "затачиваются" под определенную отрасль хозяйствования, т. е. учитывают специфику конкретной отрасли как изнутри, так и снаружи. Но все равно остается 5-8% функции, реализации которых потребует услуг разработчиков по изменению или расширению программного кода отраслевого ERP-решения[49].

2. ERP -- это многократно выверенная на практике управленческая методология. Она позволяет эффективно планировать, вести учет и перераспределять материальные и нематериальные ресурсы предприятия, быстро адаптироваться к изменениям рыночных тенденций.

Под понятием "ERP" в разговоре и документах может подразумеваться как АИСУ/КИС предприятия, так и управленческая методология (концепция), которая реализована и поддерживается системой автоматизации бизнеса (ERP-системой).

Этапы развития ERP: концепция ERP (Enterprise Resource Planning) разработала и предложила как управленческий стандарт международная аналитическая компания Gartner Group в начале 1990-х гг. Человечество осознало необходимость упорядочения процессов управления бизнес-процессами еще в начале XX века. В настоящее время ERP является последней стадией в эволюции автоматизированных интегрированных систем управления предприятием [20].

Последовательность развития:

— MRP (Material Requirements) -- планирование потребности в материалах;

— МRР II (Manufacture Resources Planning) -- планирование производственных ресурсов;

— ERP (Enterprise Resources Planning) -планирование ресурсов предприятия;

— CSRP (Customer Synchronized Resources Planning) - планирование ресурсов предприятия в зависимости от потребностей клиента;

— ERP II (Enterprise Resources and Relationship Processing) - планирование ресурсов и внешних связей предприятия.

Целью ERP-систем является не только улучшение управления производственной деятельностью предприятия, но и уменьшение затрат и усилий на поддержку его внутренних информационных потоков. Новые системы, реализовавшие в себе означенные функции, получили название ERP. Имитационная система ERP II включает в себя три вида модулей (схема изображена на рисунке 1):

1. Основные модули управления предприятием;

2. Специализированный модуль автоматизации взаимоотношений с клиентами;

3. Специализированный модуль автоматизации взаимоотношений с поставщиками

Рисунок 1 - Имитационная система ERP II



1.1.2 Управление бизнес -процессами

Оптимизация на основе совершенствования системы управления фирмой. Если в основе IT-технологий лежат методы сокращения издержек при работе с информацией, то в основе совершенствования системы управления компанией рассматриваются подходы к процессу принятия, реализации и оценке эффективности управленческого решения. Разрабатываются и внедряются более совершенные модели управления организацией и её стратегическими бизнес-единицами [49]. Наряду с традиционным подходом к управлению по целям, стоимости, процессного подхода и мотивации сегодня в практику оптимизации широко внедряется система сбалансированных показателей (ССП). "Система целей описывает стратегию развития компании. Система бизнес-процессов призвана обеспечить оптимальную работу всех подсистем организации. Система взаимосвязанных показателей, основывающаяся на концепции максимизирования стоимости, оценивает успешность достижения поставленных целей и определяет конкретный вклад каждого в общий успех бизнеса. Установить прямую зависимость вознаграждения от результатов позволяет система мотивации" [49].

Вопросы управления бизнес-процессами остро встают в компании, когда на определенном этапе ее развития сбои во взаимодействии подразделений, менеджеров, сотрудников начинают носить регулярный характер, при этом оказывая существенное влияние на эффективность деятельности самой организации. Сбои сопровождаются не только потерей информации, дублированием функций, лишними затратами и другими негативными последствиями, но и потерей качества продуктов компании, а значит и потерей лояльности потребителей. Диагностировать причины этих проблем без детального изучения деятельности компании невозможно [31]. В основе управления бизнес-процессами лежат работы по их описанию, оптимизации и регламентации, и такого рода проекты затрагивают интересы широкого круга сотрудников, требования которых существенно различаются, в зависимости от их роли в компании. Менеджеры среднего звена хотят, прежде всего, понимать границы своей деятельности и результаты, за которые они отвечают. Наконец, исполнители хотят иметь понятные, четкие правила своей работы. При реализации проекта необходимо учитывать интересы всех этих групп сотрудников[30].

Ч. Хофер и Д. Шендель выделяют три уровня стратегий - корпоративную стратегию, бизнес-стратегии и функциональные стратегии[42]. "Корпоративная стратегия отражает специфику деятельности организации, носит наиболее общий характер и характеризует перспективы её развития в целом. Бизнес-стратегии относятся к отдельным направлениям деятельности организации и характеризуют развитие; её стратегических бизнес-единиц и (или) отдельных предприятий. Наконец, функциональные стратегии относятся к отдельным предметным областям - операциям (основной деятельности), маркетингу, финансам, НИОКР, персоналу, информационным технологиям" [42].

Зачастую, приступая к подобному рода проектам, компании пытаются остановиться лишь на верхнем уровне анализа и оптимизации, экономя тем самым время проекта и удовлетворяя интерес высшего руководства. Но нужно понимать, что верхнеуровневый анализ хорош лишь для целей бизнес-диагностики, то есть выработки решений и рекомендаций относительно того, куда продвигаться и развивать проект далее. Для того что бы улучшить деятельность, следует ориентироваться на исполнителей и их действия (схема изображена на рисунке 2).



Рисунок 2- Уровни детализации бизнес-процессов [22]

* Операция - минимальная для анализа часть деятельности отдельного сотрудника, выполняемая им "автоматически", без проведения осознанного контроля.

* Действие - несколько последовательно выполняемых операций, после реализации которых исполнитель осуществляет осознанный контроль (выделяя операции и действия, необходимо ориентироваться не на уровень начинающего работника, а на уровень профессионала).

* Процедура - несколько последовательно выполняемых действий, осуществляемых конкретным исполнителем. У процедуры должен быть результат: документ, продукт или недокументированная информация (устное сообщение, электронное письмо, факс…), в зависимости от процесса.

* Бизнес-процесс базового уровня - последовательность взаимосвязанных процедур, выполняемых различными исполнителями и приводящая к получению законченного и значимого результата для организации. Например, заключенный договор, акт сдачи-приемки, товар на складе и т.п.

* Направление деятельности - укрупненная часть деятельности организации, состоящая из одной или нескольких групп бизнес-процессов базового уровня[48] .

На следующем этапе своего развития компания переходит к регулярному менеджменту, когда начинает формироваться централизованная система управления (что очень важно для концентрации усилий и контроля ресурсов), явно формируются и приобретают смысл бизнес-процессы, т.к. на первый план выходят проблемы взаимодействия множества (а не десятка) сотрудников. Начиная с этой стадии развития, имеет смысл говорить об управлении процессами.

Второй важный момент: описанию, регламентации подлежат только те процессы, которые сформировались и устойчиво повторяются. Для компании с большой вариативностью процессов необходимо не регламентировать, а, скорее, моделировать процессы, тестировать разные варианты и выбирать оптимальный - это другие подходы и проекты.

Наконец, третий аспект - характер деятельности предприятия. Управление с помощью описания и регламентации бизнес-процессов эффективно далеко не для каждого вида деятельности. Чтобы проиллюстрировать эти различия, рассмотрим деятельность с точки зрения двух простейших факторов: "простота деятельности" и "повторяемость деятельности" [13].

Применение данной типологии дает возможность сделать вывод о том что, деятельность не однородна, т.е. в зависимости от типа деятельности применяются различные технологии управления. Если не следовать данному принципу, то применение управленческих решений, обусловленных теорией, окажутся неэффективными на практике. Самое неэффективное, чем они могут заниматься - это описывать процессы клиента. И неэффективно это не потому, что они не умеют их описывать. Проблема в том, что данная технология, - это технология управления, предназначенная для руководителей компании. То есть руководители должны получить соответствующие компетенции, знания и навыки. Кроме того, стоит вспомнить, что основанная задача таких проектов - внедрение новых правил. А практика и опыт показывают, что проще всего внедряются те решения, которые были выработаны либо самими руководителями (менеджерами процессов), либо при их очень активном участии. Дать руководителям компании необходимые знания (обучение) и навыки (помощь в практике) для реализации проекта, иными словами - передать компетенцию по технологиям описания, оптимизации и регламентации бизнес-процессов и пройти вместе с командой проекта весь путь описания бизнес-процессов хотя бы раз, на примере нескольких базовых процессов предприятия. Дальше специалисты компании работают сами, под "присмотром" консультанта. В таком случае и проект получается дешевле, и компания прирастает новыми компетенциями [15].

1.1.3 Внедрение ERP-решений

Внедрение IT-решений обеспечивает широкие возможности оптимизации процессов. К таковым можно отнести удалённый доступ к данным и знаниям, основанный на веб-технологиях, функционал ERР- систем, используемых для широкого круга компаний, систем OSS/BSS для поддержки телекоммуникационного бизнеса[38]. Важную роль в выполнении процессов играют эффективные организационные структуры и системы мотивирования персонала. В рамках этого направления можно отметить создание команд процессов, формирование их ключевых показателей и основанной на них бонусной системы, разработку соответствующей системы мотивирования команды, формирование организационной структуры компании, основанной на процессном принципе[38].

ERP-системы - это сложный программный продукт, приобретение, внедрение и программная доработка которого должны быть жестко спланированы по времени, ресурсам и проектному бюджету. При этом в процессе должны участвовать как Исполнитель, так и Заказчик. При внедрении ERP-решений необходимо применять принципы управления сложными ИТ-проектами.

По данным мировой проектной статистики, всего треть проектов внедрения информационных систем завершается успехом, т.е. достигает целей Спонсора проекта (Владельца предприятия, Директора, Совета акционеров или, если воспользоваться профессиональным жаргоном, "кошелька проекта").

Под целями проекта обычно понимают три фактора: качество, сроки и бюджет. 70% остальных проектов или затягиваются по срокам, требуют дополнительного финансирования (пересмотр бюджета проекта), или по итогу проекта предлагается ERP-решение, с которым специалисты Заказчика не хотят работать, из-за его сложности и/или "сырости" [12].

Для успешного внедрения ERP-системы нужно придерживаться следующих правил:

1. Точно знать цели проекта, т. к. 70% проектов терпит неудачу именно по этой причине.

2. Должны быть документально определены цели, бюджет и сроки проекта, назначен руководитель и сформирована проектная команда.

3. Проектная команда должна быть обеспечена всем необходимым для выполнения проекта (проектным офисом, компьютерами, принтерами, телефонами и т. д.).

4. Проект должен быть разбит на логически выверенные этапы и фазы работ, которые должны быть проверены на отсутствие "конфликтов" в последовательности и продолжительности работ.

5. Руководству проекта и его участникам нужно иметь мужество закрыть проект. Для этого проектному менеджеру нужно уметь разбивать проектные работы на "приоритетные группы", т. е. уметь отказываться от "рационализаторских" предложений со стороны Спонсоров проекта и пользователей ERP-системы [27].

1.1.4 Достоинства и недостатки ERP- решений

Среди достоинств ERP-систем обычно выделяют возможность сократить и унифицировать используемое аппаратное обеспечение, за счет технологии "клиент-сервер" и интеграции информационной системы, унификации процессов в группах компаний (после слияния или поглощения), унификации данных о кадровых ресурсах, сокращения численности персонала (занятого учётными функциями и обеспечивающего поддержку информационной системы) [14].

ERP-системы обеспечивают однократный сбор расширенных данных, исключающий дублирование. Он осуществляется в разрезе процессов, а не функций, что позволяет в любое время оценить состояние интересующего процесса. Общность представления данных, обеспечиваемая при внедрении интегрированных систем управления, представляет менеджменту предприятия расширенные возможности по подготовке стандартных и специализированных отчётов. Хранение всех данных в единой базе компании гарантирует высокий уровень доступности информации, а также единую точку зрения на отчётную информацию.

Основные недостатки ERP-систем:

- высокая сложность внедрения. Нужно предъявлять самые высокие требования к проектной команде, как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика. Отбор участников проекта должен проводиться не менее жестко, чем выбор системы автоматизации с помощью тендера.

Следует оценить не только знание внедряемой системы, но и глубокое знание предметной области применения системы, знание специфики отрасли Заказчика, а также умение управлять такими сложными проектами:

- при перестройке бизнес-процессов предприятия и внедрении ERP-решения в большинстве случаев возникают большие риски и затраты, которые могут привести к значительному снижению производительности и, как следствие, уменьшению рентабельности бизнеса;

- высокая и стоимость внедрения, т. к. значительная доля затрат на внедрение ERP приходится не на стоимость системы, а на работы по ее внедрению;

- высокая стоимость владения ERP-системой (ежегодные затраты);

- долгая окупаемость системы - 2-3 года после ее внедрения [14].



1.2 Структура и функции ERP- системы

В практике управления широкое распространение получили следующие программные системы, интегрируемые в рамках ИС в одно целое:

· SCM (Supply Chain Management) -- управление цепочками снабжения;

· CRM (Customer Relationship Management) -- управление взаимоотношениями с клиентами;

CRP (Capacity Requirements Planning) -- планирование потребности в производственных мощностях (схема изображена на рисунке 3) [28].

Рисунок 3- Типовой состав интегрированной информационной системы.

Перечисленный минимальный набор программных систем интегрируется в одно целое, обеспечивая информационную поддержку процессов управления на всех этапах создания и реализации продукции.

Центральное место в ней занимает СRР-система, основная задача, которой состоит в расчетах загрузки оборудования по производственным технологическим маршрутам с учетом времени на его переналадку, простои, корректировку планов производства и т.д.

Система планирования процессов снабжения (SСМ-система) обеспечивает координацию и контроль всех участников цепочки снабжения[28].

Типовые функции SCM-систем состоят в следующем:

· закупки и снабжение производства (организация взаимодействия с поставщиками, оформление заказов, осуществление расчетов и т.д.);

· управление складами (отслеживание и размещение товаров на складах, прием на хранение, отпуск со склада и т.д.);

· управление транспортом (расчеты стоимости перевозки, таможенные затраты, стоимость разгрузочно-погрузочных работ и т.д.).

Помимо организации работы с поставщиками в бизнес-процессах важное место занимает работа с клиентами.

Для этого создаются СRМ-системы, обеспечивающие полный цикл сопровождения клиентов от маркетинга и продаж до послепродажного обслуживания.

В основе такого рода систем лежит единая база данных о потенциальных и реальных покупателях.

С помощью SСМ-систем осуществляются:

· поиск и анализ информации о клиентах (сбор и передача информации о клиентах для определения их специфических характеристик);

· планирование рынка (для групп клиентов разрабатываются предложения, учитывающие их специфические характеристики, определяются каналы продажи и т.д.);

· взаимодействие клиентов (собственно обслуживание клиентов).

Современные системы класса ERP уже содержат необходимые компоненты, позволяющие организовать информационное сопровождение большинства этапов снабжения, производства и реализации продукции (схема изображена на рисунке 4).



Рисунок 4- Типовой минимальный состав ERP-системы[15].

В составе ERP-системы присутствуют SCM-, CRP- и СRM-системы, объединенные в одно целое.

Такая интеграция позволяет сократить:

· избыточность данных о клиентах и поставщиках за счет создания единой базы данных;

· задержки в получении данных обо всех этапах получения готовой продукции: от поставок сырья и материалов до продажи готовой продукции;

· затраты на всех этапах сопровождения производственного процесса [25].

Корпорация - это хозяйствующий объект, имеющий иерархическую структуру и включающий в себя предприятия различного масштаба и профиля деятельности.

Информационной поддержкой корпораций занимаются:

Корпоративная информационная система - это программно-аппаратный комплекс, способный объединять в одно целое предприятия с различной функциональной направленностью (производственные, торговые, кредитные и другие организации). Если в рамках одного предприятия интеграция реализуется с помощью локальной сети, то при объединении нескольких предприятий, находящихся на значительном расстоянии друг от друга, требуется создание корпоративной сети. Корпоративные сети, как правило, строятся на основе локальных сетей LAN (Local Area Net), предназначенных для доступа к собственным информационным ресурсам, и делового взаимодействия сотрудников с помощью региональных сетей, сетей масштаба города MAN (Metropolitan Area Network), глобальной сети (Wide Area Network), сети электронной торговой сети ETNs (Electronic Trading Networks) и автоматизированных торговых сетей ЕС N (Electronic Communication Network) [23].

Основные функции ERP-системы.

В состав ERP-системы как системы автоматизации предприятия входят следующие подсистемы:

· Маркетинг и сбыт готовой продукции и услуг

o управление маркетинговой деятельностью и спросом на производимую продукцию с последующим формирование планов продаж и планов производства.

· Производство продукции/услуг "под заказ клиента" и "на склад"

o управление конструкторскими и технологическими спецификациями, которые описывают технологический состав готовой продукции, технологические операции и их маршрутизацию, материальные и трудовые ресурсы, необходимые для производства конечной продукции;

o управление производственными мощностями, контроль доступных (работающих и не требующих ТОРО) производственных мощностей, планирование их загрузки;

· Закупки, планирование потребностей в материалах и управление запасами. Автоматический расчет потребности производства в конкретном сырье, комплектующих и материалах (в материальных ресурсах), которые нужны для исполнения производственных заданий (планов).

· Управление складскими запасами - ведение полноценного складского учета, поддержка уровня "страховых запасов" на складах, оптимизация складских остатков.

· Управление проектами - формирование проектных планов работ, планирование задач и проектных ресурсов.

Управление финансами - ведение финансового учета и оперативное управление финансовыми потоками предприятия [42].



2. Определение структуры бизнес-процессов на ОАО "Бумажная фабрика "Коммунар"

2.1 Общие сведения о компании

ОАО "Бумажная Фабрика "Коммунар" - одно из старейших предприятий целлюлозно-бумажной промышленности России. В 1845 году на берегу реки Ижоры англичанами Иваном Роджерсом и Даниилом Рейнером была основана Царскославянская писчебумажная фабрика. Бумажная фабрика "Коммунар известный в России и за рубежом производитель упаковочных и технических видов бумаг и картона плотностью от 25 до 150 г/м2, широко применяющихся в кондитерской, медицинской, пищевой, металлообрабатывающей, полиграфической и других отраслях промышленности.

В 1992 году фабрика была акционирована АООТ "Бумажная Фабрика "Коммунар". В 1999 году АООТ "Бумажная Фабрика "Коммунар" вошла в промышленную группу предприятий ЗАО "Илим Палп Энтерпрайз". В 2002 году Акционерное общество открытого типа "Бумажная фабрика "Коммунар" преобразовано в Открытое акционерное общество "Бумажная фабрика "Коммунар" (ОАО "БФ "Коммунар").

Ассортимент продукции предприятия разнообразен (см.таб.1)



Таблица 1 - Ассортимент продукции предприятия

Так же предприятием ведется постоянный прием и переработка макулатуры марки МС-5Б по ГОСТ 10700-97 [1].

Особое внимание на предприятии уделяется улучшению качества выпускаемой продукции. С ноября 2002 года успешно функционирует система по управлению качеством в соответствии с международными требованиями стандарта ISO 9001:2008.

Близость предприятия к Санкт-Петербургу и основным транспортным потокам выгодно отличает БФ "Коммунар" от других производителей аналогичной продукции.



2.2 Организационно - функциональная структура предприятия

Организационно - функциональная структура управления ОАО "БФ "Коммунар" представлена следующем образом (схема изображена в приложении 1).

Структура подразделения:

· Состав СГЭ (системы гарантированного электроснабжения) и АСУТП (Автоматизированная система управления технологическим процессом ) утверждает генеральный директор, исходя из условий и особенностей производства, а также объема работ возложенных на службу. По представлению главного энергетика изменения в структурном подразделении происходят после согласования изменений у заместителя генерального директора и утверждения изменений у генерального директора.

· В состав службы входят:

Главный энергетик, заместитель главного энергетика, начальника отдела автоматизации, начальник участка по ремонту и эксплуатации электрооборудования и АТС (автоматические телефонные станции) (начальник электрослужбы), инженер СГЭ, ведущие инженеры - электроники, инженеры - электрики, начальник АСУ, программист 1С, системный администратор, инженер- АСУ, квалифицированный электротехнический персонал, операторы теплового пункта (ТП), слесари ремонтники, дежурные слесари ремонтники.

Коммуникационная связь между подразделениями организации осуществляется через информационные потоки предприятия.

Также передо мной была поставлена задача изучения и разработки "заготовки" схемы бизнес - процессов предприятия, которая может быть использована в дальнейшей работе руководством компании.

Все работы были выполнены с помощью следующего оборудования:

· компьютер;

· принтер;

· сканер;

· факс;

· телефон;

· сеть Интернет.

Также в ходе работы мною были использованы следующие программы:

· Microsoft Office Word 2007;

· MO Excel 2007;

· MO Access 2007;

· Skype;

· Adobe Reader;

· 1С:предприятия 8.2

· Google Chrome.

Предприятие оснащено всем необходимым техническим оборудованием.

2.3 Организация бизнес-процессов предприятия

Описание бизнес-процессов (Business Process Description) - для описания процесса с качественно-количественной, пространственно-организационной и технически-технологической точек зрения используются характеристики (параметры) [36]. К таким параметрам относятся:

· Цели процесса.

· Объект воздействия (вид, количество, размеры,…)

· Место воздействия (организационная единица, рабочая система).

· Вид и последовательность событий, структура.

· Применяемые средства производства (вид, количество, производительность, …).

· Ход процесса (горизонтальный, вертикальный; пространственно-временной).

· Участие персонала (количество, квалификация, …).

· Затраты времени на события и общий процесс (длительность процесса).

· Рабочие условия, требования и задания.

· Применяемые технологии, режимы работы.

· Результаты.

· Неопределенные состояния и события.

Например, схема бизнес-процесса "Управление производством" (схема изображена на рис.5)

Рисунок 5-Бизнес-процесс "Управление производством"

Процесс управления производством реализуется совместно Начальником производства и сотрудниками Планово-Экономического Отдела. Основываясь на задачах, поставленных в стратегическом бизнес-плане, руководство производственного отдела принимает решения по следующим вопросам:

· Количество изделий в каждой группе, которое требуется произвести в каждый период времени;

· Желательный уровень материально-производственных запасов;

· Оборудование, трудовые ресурсы и материалы, необходимые в каждый период времени.

Затем эта информация уточняется в Ответственных подразделениях отсюда выводятся контрольные цифры, которых придерживаются организация в течение всего производственного процесса.

Описание процессов требует определения соответствующей области рассмотрения, т.е. выбора стартовой и конечной точки, ограничивающих интересующую область.

Формирование и структурирование предполагает рассмотрение не только типологии, но и учет уровня процесса (см. Таб.2).

Таблица 2 - Уровни бизнес-процессов.

Уровни процессов	Примеры
Процессы 1 уровня: Цепочка предприятий	Организация внешних процессов. Пример: процесс логистики поставок по предприятиям производственной сети
Процессы 2 уровня: Предприятие	Организация прохождения заказа на предприятии. Пример: процесс закупок на предприятии
Процессы 3 уровня: Структурное подразделение	Организация прохождения заказа в структурном подразделении: Пример: разработка заказа в отделе закупок
Процессы 4 уровня: Рабочая система	Организация прохождения заказа в отдельной рабочей системе: Пример: согласование сроков поставки заказа сотрудником N.

2.4 Бизнес-процесс и его структура

Процесс - это любая операционная или административная система, которая преобразует ресурсы в желательные результаты. Процессом является завершенная, с точки зрения содержания, временной и логической очередности, последовательность операций, то есть элементарных действий, необходимых для обработки экономически значимого объекта.

Понятие бизнес-процесса как особого процесса, который служит осуществлению основных целей предприятия (бизнес-целей) и описывает центральную сферу его деятельности, представил в своих работах Нордсик - один из первых авторов идеи переориентации структуры предприятия на процессы. Бизнес-процесс - это один, несколько или множество вложенных процессов (внутренних шагов деятельности), которые заканчивается созданием продукта, необходимого клиенту. Эти действия упорядочены и направлены на преобразование некоторых входных информационно-материальных потоков с целью получения определенных результатов [8].

Характеристики бизнес-процесса:

1. Стоимость. Должна стремиться к минимальному значению.

2. Длительность. Желательно стремиться к максимальной скорости реализации.

3. Степень качества продукта (удовлетворенность клиента) [46].

Существуют основные и вспомогательные бизнес-процессы.

Каждый бизнес-процесс имеет:

- владельца, наделенного соответствующими правами;

- поставщика, предоставляющего ресурсы для бизнес-процесса;

- потребителя, получающего выходную продукцию бизнес-процесса.

При этом поставщик и потребитель могут быть как внутренними по отношению к компании, так и внешними [46].

Термин, который предложил М. Хаммер - автор концепции реинжиниринга бизнес-процессов, звучит следующим образом: бизнес-процесс это организованный комплекс взаимосвязанных действий, которые в совокупности дают ценный для клиента результат. Здесь предполагается что процесс - это комплекс действий, а не одно действие.

Определение процесса будет более полным, если его дополнить рядом уточняющих понятий:

* вход процесса - ресурс (комплектация и поставки),

* выход процесса - результат (информация, услуги или товары),

* границы процесса - начальные и конечные точки фиксации процесса,

* граница входа процесса - предшествует первому шагу процесса,

* граница выхода процесса - располагается за последним шагом процесса,

* первичный вход процесса - основной ресурс,

* вторичный вход процесса - поддерживающий ресурс,

* первичный выход процесса - основной результат процесса,

* вторичный выход процесса - побочный результат процесса[36].

Выделение и увязка бизнес-процессов позволяют получить единую многоуровневую бизнес-модель предприятия.

Структура бизнес процесса, после его инициирования, проходит в несколько стадий. Она включает:

* подготовительную стадию;

* собственно разработку бизнес-плана;

* продвижение бизнес-плана на рынок интеллектуальной собственности;

* реализацию бизнес-плана.

Каждая стадия может состоять из нескольких элементов. Так, подготовительная стадия должна включать этапы выработки предпринимательской идеи, формирования миссии и целей деятельности, вариантов бизнес-плана, их оценки принятия решения, относительно выбираемого варианта. В отличие от классического процесс бизнес-планирования по своей природе многошаговый, итерационный, поскольку отражает поиск лучшего, наилучшего либо приемлемого варианта из числа возможных. Многовариантный подход может быть применен как при выборе предпринимательской идеи, так и при формулировке миссии, целей и, наконец, при рассмотрении вариантов. Решение о выборе применяется на каждом этапе данной стадии, а также на любом последующем этапе с возвратом на 2-3 шага назад[38].

2.5 Методы моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес процессов является одним из методов улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этого метода лежит описание процесса через различные элементы (действия, данные, события, материалы и пр.) присущие процессу. Как правило, моделирование бизнес процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. В более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации процессы или системы[32].

Моделирование бизнес процессов позволяет понять работу и провести анализ организации. Это достигается за счет того, что модели могут быть составлены по различным аспектам и уровням управления. В больших организациях моделирование бизнес процессов выполняется более подробно и многограннее, чем в малых, что связано с большим количеством кросс-функциональных связей[14].

Конечная цель моделирования бизнес процессов заключается в том, чтобы добиться улучшения работы. Для этого в ходе анализа основное внимание уделяется повышению ценности результатов процесса и снижению стоимости и времени выполнения действий.

Собственно моделирование бизнес процессов преследует несколько целей:

· во-первых, это цель описания процессов. За счет моделирования можно проследить, что происходит в процессах от начала, до завершения. Моделирование позволяет получить "внешний" взгляд на процессы и определить улучшения, которые повысят их эффективность.

· во-вторых, нормирование процессов. Моделирование бизнес процессов задает правила выполнения процессов, т.е. то, каким образом они должны быть выполнены. Если следовать установленным в моделях правилам, руководящим указаниям или требованиям, то можно достичь желаемой производительности процессов.

· в третьих, установление взаимосвязей в процессах. Моделирование бизнес процессов устанавливает четкую связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.

Моделирование бизнес процессов, как правило, включает в себя выполнение нескольких последовательных стадий. Т.к. конечной целью моделирования является улучшение процессов, то оно охватывает и "проектную" часть работы, и работы по внедрению моделей процессов.

Состав стадий, которые включает в себя моделирование бизнес процессов следующий:

· выявление процессов и построение исходной модели "как есть". Для того чтобы улучшить процесс, необходимо понимать, как он работает в данный момент. На этой стадии определяются границы процесса, выявляются его ключевые элементы, собираются данные о работе процесса. В результате создается исходная модель процесса "как есть". Эта модель не всегда адекватно отражает работу процесса, поэтому модель этой стадии можно назвать "первым драфтом" или исходной моделью "как есть".

· пересмотр, анализ и уточнение исходной модели. На этой стадии выявляются противоречия и дублирование действий в процессе, определяются ограничения процесса, взаимосвязи процесса, устанавливается необходимость изменения процесса. В результате формируется окончательный вариант модели "как есть".

· разработка модели "как должно быть". После анализа существующей ситуации, необходимо определить желаемое состояние процесса. Это желаемое состояние представляется в модели "как должно быть". Такая модель показывает, как процесс

· должен выглядеть в будущем, включая все необходимые улучшения. В ходе этой стадии моделирования бизнес процессов и разрабатываются такие модели.

· тестирование и применение модели "как должно быть". Эта стадия моделирования связана с внедрением разработанной модели в практику деятельности организации. Модель бизнес процесса проходит апробацию, и в нее вносятся необходимые изменения [15].

Моделирование бизнес процессов может иметь различную направленность. Это зависит от того, какие проблемы предполагается решить с его помощью. Учет абсолютно всех воздействий на процесс может значительно усложнить модель и привести к избыточности описания процесса. Чтобы этого избежать, моделирование бизнес процессов разделяют по видам. Вид моделирования выбирается в зависимости от исследуемых характеристик процесса.

Наиболее часто, для целей совершенствования процесса применяют следующие виды моделирования:

· Функциональное моделирование. Этот вид моделирования подразумевает описание процессов в виде взаимосвязанных, четко структурированных функций. При этом строгая временная последовательность функций, в том виде, как она существует в реальных процессах, не обязательна.

· Объектное моделирование - подразумевает описание процессов, как набора взаимодействующих объектов - т.е. производственных единиц. Объектом является какой-либо предмет, преобразуемый в ходе выполнения процессов.

· Имитационное моделирование - при таком виде моделирования бизнес-процессов подразумевается моделирование поведения процессов в различных внешних и внутренних условиях с анализом динамических характеристик процессов и с анализом распределения ресурсов[38].

Так же моделирование бизнес процессов основывается на ряде принципов, которые дают возможность создать адекватные модели процессов. Их соблюдение позволяет описать множество параметров состояния процессов таким образом, чтобы внутри одной модели компоненты были тесно взаимосвязаны, в то время как отдельные модели оставались в достаточной степени независимыми друг от друга.

Главными принципами моделирования бизнес процессов являются следующие:

· Принцип декомпозиции - каждый процесс может быть представлен набором иерархически выстроенных элементов. В соответствии с этим принципом процесс необходимо детализировать на составляющие элементы.

· Принцип сфокусированности - для разработки модели необходимо абстрагироваться от множества параметров процесса и сфокусироваться на ключевых аспектах. Для каждой модели эти аспекты могут быть свои.

· Принцип документирования - элементы, входящие в процесс, должны быть формализованы и зафиксированы в модели. Для различных элементов процесса необходимо использовать различающиеся обозначения. Фиксация элементов в модели зависит от вида моделирования и выбранных методов.

· Принцип непротиворечивости - все элементы, входящие в модель процесса должны иметь однозначное толкование и не противоречить друг другу.

· Принцип полноты и достаточности - прежде чем включать в модель тот или иной элемент, необходимо оценить его влияние на процесс. Если элемент не существенный для выполнения процесса, то его включение в модель не целесообразно, т.к. он может только усложнить модель бизнес-процесса[16].

На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов моделирования бизнес процессов. Эти методы относятся к разным видам моделирования и позволяют сфокусировать внимание на различных аспектах. Они содержат как графические, так и текстовые средства, за счет которых можно наглядно представить основные компоненты процесса и дать точные определения параметров и связей элементов. Наиболее часто в менеджменте качества моделирование бизнес-процессов выполняют с помощью следующих методов:

Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ) - это графический метод представления процесса в котором операции, данные, оборудование процесса и пр. изображаются специальными символами. Метод применяется для отображения логической последовательности действий процесса. Главным достоинством метода является его гибкость. Процесс может быть представлен множеством способов[14].

Data Flow Diagram (диаграмма потока данных). Диаграмма потока данных или DFD применяется для отображения передачи информации (данных) от одной операции процесса к другой. DFD описывает взаимосвязь операций за счет информации и данных. Этот метод является основой структурного анализа процессов, т.к. позволяет разложить процесс на логические уровни. Каждый процесс может быть разбит на подпроцессы с более высоким уровнем детализации. Применение DFD позволяет отразить только поток информации, но не поток материалов. Диаграмма потока данных показывает, как информация входит и выходит из процесса, какие действия изменяют информацию, где информация хранится в процессе и пр.

Role Activity Diagram (диаграмма ролей). Она применяется для моделирования процесса с точки зрения отдельных ролей, групп ролей и взаимодействия ролей в процессе. Роль представляет собой абстрактный элемент процесса, выполняющий какую-либо организационную функцию.

Диаграмма ролей показывает степень "ответственности" за процесс и его операции, а также взаимодействие ролей. Большинство из указанных методов реализованы в виде программного обеспечения. Оно позволяет осуществлять поддержку бизнес-процессов или проводить их анализ. Нотация Value-added Chain Diagram (VAD)- Диаграмма цепочки процесса, добавляющего стоимость, используется при описании бизнес-процессов организации на верхнем уровне. Как правило, консультанты, использующие ARIS, рекомендуют выделять шесть-восемь бизнес-процессов верхнего уровня и описывать их в нотации VAD. Затем проводится декомпозиция полученных процессов верхнего уровня, при этом используется либо нотация VAD, либо eEPC. Фактически это процесс или группа функций организации, которые служат для получения добавленной стоимости. Объекты соединяются между собой пунктирной стрелкой, имеющей тип is predecessor of ("является предшественником"). Этот тип связи показывает, что один процесс предшественник другого. Очевидно, однако, что на практике все основные процессы цикличны. Кроме того, они имеют обратные связи. Поэтому термин is predecessor of, на наш взгляд, неудачный. Между процессами, могут быть отображены потоки материальных ресурсов и информации. Для их описания можно воспользоваться объектами типа Cluster (для описания информации) и Technical Term (для описания материальных потоков). Для описания инфраструктуры, необходимой для выполнения процесса выбраны типы объектов Product/Service и Information Service. Выбор типов объектов для отображения реальных потоков в достаточной степени условный. Очень важно в начале работ по моделированию процессов определить, какие именно типы объектов будут использованы, и какие объекты реального мира они будут отображать [25]. Объекты связываются между собой при помощи связей определенного типа. Принципы построения диаграммы процесса верхнего уровня в VAD существенно отличаются от IDEF0: в VAD стрелки могут входить в любую сторону объекта Value added Сhain. указанная нотация в большей степени носит иллюстративный характер и не предназначена для создания комплексных моделей процессов верхнего уровня организации.

2.6 Бизнес-процессы компании

В любой компании можно найти недостатки в определенных подразделениях или структурах. Нужно учитывать влияние технического прогресса и инноваций на нашу жизнь и экономические отношения, это также заставляет задуматься о модернизации производственных процессов и схем управления на предприятии. Научный прогресс непрерывен, поэтому надо постоянно поддерживать необходимый для нормального функционирования фирмы уровень технологий и соответствующие принципы управления ими и персоналом [3].

Процессы связывают воедино деятельность нескольких структурных подразделений, предназначенных для производства конкретного конечного продукта или услуги. Весь путь от поставщиков сырья и материалов до потребителя готовой продукции можно представить в виде следующей цепочки (схема изображена на рисунке 6):

Рисунок 6 - Путь от поставщиков сырья и материалов до потребителя готовой продукции [28].

Взаимодействие с потребителем начинается с разработки продукта (товара или услуги), конкурентные преимущества которого должны опираться на стратегические факторы успеха, те явления, которые могут рассматриваться как благоприятствующие конкурентоспособности предприятию и его продуктам и стабильные в стратегической перспективе. Это различные системы обратной связи (анкетирование, телефонный опрос о качестве товара или услуги) и стимулирования повторного приобретения продукта или нового товара или услуги предприятия (предложение скидок и бонусных программ для постоянных клиентов, розничных акций) [8].

Бизнес-процесс всегда направлен на достижение производственной или непроизводственной цели. На его выходе появляется продукт, имеющий ценность для потребителя. Важнейшим шагом при создании информационных систем данной ориентации является выделение одного или нескольких бизнес-процессов.

Типовые бизнес-процессы:

1. Производственные процессы, включающие планирование производства, управление запасами, планирование потребностей в материалах, планирование производственных мощностей, управление поставками;

2. Бухгалтерские и финансовые процессы, включающие управление наличными средствами, учет дебиторов и кредиторов и прочие операции;

3. Процессы продажи и маркетинга, включающие обработку заказов, ценообразование, поставки, выписку счетов, планирование продаж и т.д.;

4. Процессы управления кадрами, включающие учет рабочего времени и заработной платы, прибылей, отчеты о командировках и т.д.

Бизнес-процессы классифицировать можно как основные и как вспомогательные [8]. Основные бизнес-процессы -- это процессы, которые создают то главное, ради чего и существует предприятие (конечный товар или услугу). Вспомогательные бизнес-процессы, как правило, соответствуют управленческой деятельности: