Синтетический учет расчетов с персоналом (состоящим и не состоящим в списочном составе предприятия) по оплате труда (по всем видам з/п, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам ТОО «НИРА» осуществляется на счете 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда». Этот счет, как правило, пассивный.

По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в предприятии, а по дебету - удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность предприятия перед рабочими и служащими по з/п и другим указанным выплатам.

Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют следующей бухгалтерской проводкой:

- Дебет счета 8110 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих);

- Дебет счета 8310 «Вспомогательные производства» (оплата труда рабочим вспомогательных производств);

- Дебет счета 8410 «Накладные расходы» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств);

- Дебет других счетов издержек (7110,7210);

- Кредит счета 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда» (на всю сумму начисленной оплаты труда).

Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, оборудования к установке и осуществлением капитальных вложений, ТОО «НИРА» отражают по дебету соответствующих счетов и кредиту счета 3350.

Начисленные суммы премий, материальной помощи, пособий, оплаты труда по работам, производимым за счет средств целевого финансирования, отражают по дебету счета «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», «Целевые финансирования и поступления» и кредиту счета 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда».

Начисление доходов работникам организации по акциям и вкладам в его имущество оформляют следующей бухгалтерской записью:

- Дебет счета «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» (за счет прибыли отчетного года или нераспределенной прибыли прошлых лет);

- Кредит счета 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда».

При недостаточности прибыли для выплаты дивидендов, а также при наличии других, не покрытых прибылью обязательств, начисление доходов осуществляют за счет резервного капитала и оформляют следующей бухгалтерской записью:

- Дебет счета 5410 «Резервный капитал»;

- Кредит счета 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда» (работникам организации);

Кредит счета «Расчеты с учредителями» (сторонним участникам).

В ТОО «НИРА» ввиду сезонности работ отпуска работникам предоставляют в течение года неравномерно. Поэтому для более правильного определения себестоимости продукции суммы, выплачиваемые работникам за отпуска, относят на издержки производства в течение года равномерными долями независимо от того, в каком месяце эти суммы будут выплачиваться. Тем самым создается резерв для оплаты отпусков работникам.

ТОО «НИРА» создает резерв на выплату вознаграждений за выслугу лет. Резервируемые суммы относят в дебет тех же счетов производственных затрат, на которые отнесена начисленная з/п работников, и в кредит счета «Резерв предстоящих расходов и платежей».

При начислении сумм ежегодных и дополнительных отпусков следует иметь в виду, что начисленные суммы отпусков включаются в фонд з/п труда отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце. В случае перехода части отпуска на следующий месяц выплаченная работникам за эти дни сумма I отпускных отражается в отчетном месяце как выданный аванс (по дебету счета 3350 и кредиту счета 1010,1030). В следующем месяце эту сумму включают в состав фонда оплаты труда и обычно отражают проводкой по начислению отпускных сумм.

Удержания из сумм начисленной оплаты труда списывают с кредита соответствующих счетов в дебет счета 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда».

Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью:

- Дебет счета «Краткосрочная задолженность по оплате труда»;

- Кредит счета 1010,1030.

Оплата труда, выплата пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, премий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег, за подписями руководителя и главного бухгалтера государственного учреждения или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи наличных денег и суммы прописью.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи наличных денег на заработную плату (при уходе в отпуск, по болезни и другим причинам), а также выдача депонированных сумм и наличных денег в подотчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи наличных денег на заработную плату отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Остатки не выданной в срок з/п (задепонированных сумм) по истечении 3 дней должны быть сданы в банк на расчетный счет. Депонированные суммы сдаются в уполномоченный банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер, служащий основанием для выписки объявления на взнос наличными с обязательным указанием 10-значного кода бюджетной классификации.

При этом составляют следующую бухгалтерскую запись:

- Дебет счета 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах»;

- Кредит счета 1010 «Денежные средства в кассе».

Порядок депонирования заработной платы в ТОО «НИРА»:

1) в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены выплаты, необходимо поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, премии, пособий по временной нетрудоспособности, подлежащих депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить своей подписью. Если наличные деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача наличных денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

4) учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной з/п заполняемой поданным реестра не выданной з/п. Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и отметки о ее выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.

Таким образом, сальдо счета 3350, как правило, кредитовое, показывает задолженность предприятия перед работниками по зарплате и другим указанным выплатам.

По окончанию отчетного периода составляется сводная расчетно-платежная ведомость, в которой проставляются бухгалтерские проводки.

На основании бухгалтерских проводок, фиксирующих финансово-хозяйственные операции, выводится остаток на отчетную дату по счету 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда», который может быть зафиксирован в балансе на эту дату.

3.3 Пути совершенствования учета затрат труда и его оплаты

В ТОО «НИРА» применяется версия «1С: Предприятие» 7.6 предлагаю им перейти на версию «1С: Предприятие» 8.0. т.к.: «В последнее время, в связи со стабилизацией экономической обстановки в стране, появляются предприятия, имеющие разветвленный штат сотрудников. Когда на предприятии работает более 20 человек, возникает потребность в автоматизации процесса управления персоналом и начисления заработной платы. Управление персоналом - новая отрасль в автоматизации, в то время как начисление заработной платы - обязательная часть ведения бухгалтерского учета любой организации.

Впервые в Казахстане представлена программа, позволяющая полностью автоматизировать работу кадровика, начиная со сбора информации по кандидатам и заканчивая приемом сотрудников в штат предприятия после прохождения испытательного срока. Ведение учета с помощью программы «1С: Предприятие» 8.0 значительно облегчает и ускоряет работу всего отдела - кадровика, расчетчика и бухгалтера.

Для Казахстана специально разработана типовая конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом». Она предлагается в качестве инструмента для реализации кадровой политики предприятий, а также автоматизации различных служб предприятия, начиная от службы управления персоналом и линейных руководителей до работников бухгалтерии по следующим направлениям:

Планирование потребностей в персонале:

обеспечение бизнеса кадрами;

управление компетенциями и аттестация работников.

Управление обучением персонала:

управление финансовой мотивацией персонала;

эффективное планирование занятости персонала;

учет кадров и анализ кадрового состава;

трудовые отношения, в том числе кадровое делопроизводство;

* расчет заработной платы персонала. Управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование:

исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

В конфигурации возможно вести управленческую и учетную деятельность от имени нескольких организаций (которые могут быть как юридическими лицами, так и частными предпринимателями). Кроме того, ведется параллельный учет двух видов - управленческого и регламентированного: управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.

Основные возможности конфигурации. Планирование потребностей в человеческих ресурсах осуществляется в кадровом плане. Исходные данные для планирования могут поступать из производственных систем. Кадровый план позволяет запланировать организационно-должностной состав, событийный план изменений организационно-должностного состава, фонд затрат на оплату труда. При помощи отчетов по состоянию кадрового плана можно получить оценку эффективности работ по набору сотрудников, количество вакантных рабочих мест и данные о планируемых затратах на персонал.

Подсистема подбора персонала предназначена для документирования и автоматизации процесса подбора и оценки кандидатов. Подсистема обеспечивает хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах; хранение материалов, появляющихся в процессе работы с кандидатом, начиная от резюме и до результатов анкетирования; подготовку встреч с кандидатами и регистрацию принятых решений вплоть до принятия на работу. Основной инструмент системы - автоматизированное рабочее место менеджера по персоналу, при помощи которого можно осуществлять все этапы работ по заполнению вакантных рабочих мест.

Подсистема управления компетенциями обеспечивает оценку персонала, включая контроль результатов и качества оценки. На основании оценки работника (аттестации) принимаются ключевые кадровые решения: прием на работу, ротации, изменение оплаты труда, потребность в обучении, увольнение.

Подсистема обучения персоналом позволяет планировать обучение персонала и контролировать эффективность учебных мероприятий.

В рамках подсистемы управления финансовой мотивацией работников могут быть разработаны и применены схемы мотивации с использованием различных показателей эффективности деятельности (KPI) как отдельного работника, так и предприятия в целом. При разработке схем мотивации может быть использовано произвольное количество видов начислений, причем предоставляется возможность конструировать алгоритм расчета начисления.

Подсистема планирования занятости позволяет планировать встречи работников предприятия, в том числе и со сторонними лицами, и проведение мероприятий. Кроме того, поддерживается планирование очередных отпусков работников предприятия с использованием системы утверждения принятых решений.

Учет персонала предприятия предполагает хранение не только личных данных о сотрудниках, но и такой служебной информации, как подразделение и должность, где работает сотрудник, служебные телефоны и прочей контактной информации. Далее, регистрируется карьера работника: прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки вплоть до увольнения.

Подсистема расчета заработной платы позволяет автоматизировать трудоемкие задачи по расчету зарплаты работникам предприятия, включая расчет регламентированных законодательством начислений и удержаний. Возможно начисление по различным графикам работы, включая сменные графики работы.

Подсистема исчисления регламентированных законодательством налогов с фонда оплаты труда обеспечивает формирование регламентированной отчетности.

Поддержка принятия управленческих решений. В конфигурации особое внимание уделяется автоматизации управленческой деятельности менеджеров по персоналу. В частности, в конфигурацию включены следующие инструменты, позволяющие решать основные задачи, с которыми сталкиваются при планировании как менеджеры по персоналу, так и руководители разных уровней:

* инструмент утверждения изменений кадрового плана, позволяющий редактировать кадровый план и просматривать текущее состояние плана;

* инструмент набора кадров, позволяющий осуществить всю процедуру подбора кадров и включающий в себя средства электронной почты;

* инструмент проведения аттестаций работников;

* инструмент по планированию отпусков работников.

При помощи отчетов по состоянию кадрового плана служба управления персоналом может оценить степень укомплектованности штатов предприятия в разрезе должностей и подразделений, плановая служба предприятия может оценить средства, необходимые для оплаты труда персонала на любой период времени.

При помощи отчетов по учету персонала служба управления персоналом имеет возможность оценить «качество» персонала, проанализировать уровень и причины текучести кадров.

В конфигурацию также включена возможность планировать использование рабочего времени работников, в частности, планирование встреч (например, совещаний) и участие работников предприятия в мероприятиях (как внутренних мероприятиях, так и во внешних). Кроме того, для успешного проведения встреч, совещаний и других внутренних мероприятий предприятия можно планировать использование помещений, в которых эти мероприятия проводятся.

Регламентированный кадровый учет. В конфигурации реализованы наиболее востребованные разделы регламентированного кадрового учета - кадровый документооборот, ведение штатного расписания организаций, составляющих предприятие, воинский учет.

Регламентированный кадровый учет реализован в соответствии с требованиями действующего законодательства:

* в рамках ведения кадрового документооборота автоматизировано формирование унифицированных форм по труду;

* в рамках воинского учета формируется отчетность для военкоматов.

Программа содержит широкий набор классификаторов, предназначенных для обеспечения всех разделов регламентированного учета:

* классификатор стран мира;

* классификатор профессий рабочих и должностей служащих;

* классификатор специальностей по образованию;

* справочник видов документов, удостоверяющих личность;

* справочник воинских званий и составов военнослужащих и т. д.

Расчет и учет заработной платы. В подсистеме расчета и учета заработной платы решаются задачи автоматизации деятельности как менеджеров, принимающих решения по зарплате персонала, так и бухгалтеров-расчетчиков зарплаты.

Подсистема обеспечивает ведение взаиморасчетов с работниками предприятия, а также учет затрат на оплату труда в составе себестоимости продукции и услуг. Подсистема позволяет автоматизировать весь комплекс расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о фактической выработке, оплаты больничных листов и отпусков, вплоть до формирования документов на выплату зарплаты и депонирование, а также отчетности в государственные органы.

В подсистеме реализованы основные формы оплаты труда, используемые на хозрасчетных предприятиях: повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок) и сдельная формы оплаты труда, а также их варианты - повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда.

В подсистему включен гибкий механизм учета использования рабочего времени, позволяющий, с одной стороны, описывать графики работы и регистрировать только отклонения от обычного режима работы, а с другой - регистрировать фактические данные об использовании рабочего времени, в том числе на основе заполняемых в подразделениях табелей.

Подсистема исчисления регламентированных законодательством налогов с фонда оплаты труда обеспечивает автоматизированный учет полученных работниками доходов для целей исчисления подоходного налога, социального налога, пенсионных взносов и социальных отчислений. По результатам учета доходов, сумм исчисленных налогов и взносов формируется регламентированная отчетность.

Гибкая подсистема учета начисленной зарплаты и налогов позволяет произвольным образом настроить порядок отражения этих сумм в затратах предприятия, получить аналитическую отчетность по итогам расчетов, а также автоматически передать эти данные в типовую конфигурацию «Бухгалтерия предприятия» для «1С: Предприятия» 8.0.

Подсистема аналитической и регламентированной отчетности. Программа позволяет формировать самые разнообразные отчеты, как по кадровому составу или по кандидатам, так и по результатам расчетов заработной платы, например:

планируемые фонды зарплаты работников предприятия;

отчеты по состоянию кадрового плана и штатного расписания организаций, в том числе «штатную расстановку»;

списки кандидатов на работу, работников предприятия и составляющих его организаций, включая отчетность для военкоматов;

отчетность по движению работников, включая анализ текучести кадров и среднесписочной численности;

отчетность по графику отпусков и фактическому использованию отпусков работниками в виде диаграмм, списков и унифицированных форм;

диаграммы планируемой занятости работников;

отчеты по результатам анкетирования и проведенным опросам;

унифицированные формы по учету труда и заработной платы;

расчетные листки и расчетные ведомости, своды начисленной зарплаты;

регламентированная отчетность;

аналитические отчеты по результатам расчетов и учету начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Многие отчеты предоставляют возможность анализа информации в различной форме: при помощи диаграмм (в графической форме), а также при помощи сводных таблиц.

Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены для дальнейшего использования.

Программа позволяет вам использовать все богатство оформительских возможностей Windows при оформлении отчетов и стандартных документов по результатам расчета. Вы можете придать индивидуальность вашим отчетам и первичным документам, используя логотип вашего предприятия, цветовое выделение, разнообразные шрифты, вставлять фотографии сотрудников и так далее».

В соответствии с Законом РК от 09.04.2010 г. «О внесении изменений и дополнений в Закон РК «О республиканском бюджете на 2010-2012 годы» с 1 апреля 2011 года установлены новые размеры минимального расчетного показателя и минимальной заработной платы: МРП - 1 296 тг, МЗП - 13 717 тг.

Изменение показателей в середине налогового года привнесло неопределенность в порядок исчисления ряда налогов: в расчет транспортного налога, который производится исходя из годового значения МРП, в расчет индивидуального подоходного налога, в котором размер дохода, не облагаемого ИПН, определяется в целом за год (для инвалидов и отдельных видов выплат), в расчет вычетов по КПН и т.д. С целью решения этой проблемы был принят Закон РК от 17.07.2010 г. № 188-IV, который установил, что для целей налогообложения применяется неизменное значение показателей МРП и МЗП.

Закон РК от 17.07.2010 г. № 188-IV был опубликован 23 августа 2010 года. Он внес изменения в Закон Республики Казахстан от 10 декабря 2008 года «О введении в действие Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс)», дополнив его статьей 34-1 следующего содержания:

«Статья 34-1. Установить, что на период до 1 января 2011 года в целях применения Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс)» и настоящего Закона месячный расчетный показатель и минимальный размер заработной платы определяются исходя из размеров, установленных законом о республиканском бюджете и действующих на начало 2010 года».

С учетом этого изменения возникла необходимость выделять:

1.МРП и МЗП, применяемые в целях налогообложения.

2. МРП и МЗП, применяемые в прочих целях.

В связи с тем, что прямое указание о том, каким образом определяется цель исчисления тех или иных показателей, отсутствует, при подготовке очередного обновления конфигурации было принято решение о том, что определяющим в данном вопросе является нормативная база, регулирующая правила расчета соответствующей доплаты, отчисления, взноса.

Например, расчет размера заработной платы, отпускных и больничных, различных доплат и надбавок регламентируются трудовым законодательством, соответственно, применяемые в этом случае МРП и МЗП используются в «неналоговых целях».

Расчет обязательных пенсионных взносов и социальных отчислений, регулируется «Правилами исчисления, удержания (начисления) и перечисления обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды» и «Правилами исчисления и перечисления социальных отчислений», а значит, также не входит в понятие «в целях налогообложения». В налоговых целях используется уже рассчитанный размер ОПВ и СО, сам порядок расчета обязательных пенсионных взносов и социальных отчислений при этом лежит вне области налогового законодательства. Поэтому исчисление ОПВ и СО в «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» производится исходя из МРП и МЗП, применяемых в прочих целях.

Индивидуальный подоходный налог и социальный налог исчисляются в налоговых целях, их расчет производится с учетом положения статьи 34-1. С момента ее ввода в действие применяются значения МРП и МЗП, установленные на 1 января 2010 года.

В версии 1.5.12 «1С: Бухгалтерия 8 для Казахстана» в регистре «Регламентированные расчетные показатели» (Меню Зарплата->Общие показатели расчета зарплаты->Регламентированные расчетные показатели) добавилась отдельная группа показателей для МРП и МЗП в целях налогообложения.

Показатели «МЗП для целей налогообложения» и «МРП для целей налогообложения» применяются для расчета:

Личного вычета, предусмотренного ст. 166 Налогового кодекса РК, по ИПН.

Минимального размера облагаемой базы при расчете социального налога для предприятий, применяющих общеустановленный режим налогообложения.

Социального налога для индивидуальных предпринимателей.

Величина размера необлагаемого дохода для инвалидов в соответствии со ст. 156 Налогового кодекса РК определяется исходя из значения соответствующих показателей регистра «Регламентированные расчетные показатели». Поскольку это ограничение связано с налогообложением и расчетом ИПН, эти показатели также должны быть установлены в соответствии с Законом РК № 188-IV.

Закон РК от 17.07.2010 г. № 188-IV опубликован 23 августа 2010 года, и для п. 70, внесшего изменения в части применения МРП и МЗП в целях налогообложения, не сделано каких-либо исключений, соответственно, указанный пункт вводится в действие через 10 дней после опубликования (начинает действовать с 3 августа 2010 года). Поскольку закон не может иметь обратной силы, если иное не оговорено порядком его ввода в действие, то оснований для его применения в июле 2010 года нет.

Таким образом, новый законодательный акт не разрешил имеющихся сложностей и внес дополнительную неопределенность. Решением вопроса могло бы быть изменение порядка ввода п. 70 Закона РК № 188-IV, позволяющее применять его с 01.07.2010 г. В этом случае для всего 2010 года могли бы применяться единые значение МРП и МЗП. В то же время подобное изменение создает риски для налогоплательщиков в части возникновения недоимки по ИПН и социальному налогу. Для минимизации возможных рисков желательно производить уплату налогов с превышением, чтобы в случае законодательного урегулирования рассматриваемого вопроса и перерасчета прошлых периодов не возникло пени.

При установке обновления 1.5.12 в «1С: Бухгалтерия 8 для Казахстана» значения новых показателей «МРП для целей налогообложения» и «МЗП для целей налогообложения» с 1 августа 2010 года автоматически заполняются значениями 18 660 тг для МЗП и 1 731 тг для МРП (значениями, которые были установлены законом о республиканском бюджете на 1 января 2013 года).

Значения, установленные «по умолчанию», в случае необходимости могут быть скорректированы бухгалтером.

Средства «1С: Бухгалтерия 8 для Казахстана» для выполнения расчета и перерасчета заработной платы

Чтобы в процессе расчета заработной платы не забыть выполнить все необходимые операции, в конфигурации существует специальный инструмент - Помощник расчета регламентированной зарплаты (меню Зарплата > Расчет регламентированной зарплаты), позволяющий в одно действие создать, заполнить и рассчитать (или пересчитать) все необходимые документы, а также формировать наиболее часто используемые отчеты в «одном окне».

Осуществление расчетов возможно как в целом по всей организации, так и по отдельным подразделениям, для этого в древе подразделений следует отметить необходимые. В процессе расчета документы создаются по каждому отмеченному подразделению.

После выполнения расчета его результаты можно проанализировать с помощью встроенных отчетов, выбрав закладку отчета и нажав кнопку «Сформировать».

В форме, открывающейся при нажатии на кнопку «Настройки» в верхней панели окна, можно отметить виды документов, которые требуется рассчитывать:

Начисление зарплаты работникам организаций.

Расчет ИПН, ОПВ и удержаний.

Расчет СН и СО.

Удержание ИПН и ОПВ по налоговому учету.

Отражение зарплаты в регл. учете. Например, если необходимо пересчитать только налоги, взносы и отчисления (без перерасчета собственно начисления зарплаты), можно снять признак обработки документа «Начисление зарплаты работникам организаций», и он не будет изменен в процессе выполнения перерасчета.

В процессе расчета анализируются существующие в информационной базе документы перечисленных видов за указанный месяц и определяются подразделения, по которым отсутствуют какие-либо из указанных документов. В случае их отсутствия недостающие документы будут созданы и заполнены. Для существующих документов будет выполнен их перерасчет.

Так как для учета возможных изменений в кадровых документах по работникам в процессе расчета всегда выполняется перезаполнение документов, следует избегать ручных корректировок документов либо отключить их автоматический расчет (кнопка Настройка).

4. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда

4.1 Цели проверки и источники информации

Цель аудита расчетов с персоналом -- проверка соблюдения действующего законодательства о труде, правильности начисления заработной платы и удержаний из нее, документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов персоналом.

Аудиторская проверка расчетов с персоналом является весьма трудоемкой для средних и крупных предприятий по причине их разнообразия и систематического характера. Данная группа расчетов помимо взаимоотношений предприятия со своими работниками по поводу оплаты труда включает также расчеты по выданным в подотчет суммам на хозяйственные, командировочные и другие расходы по прочим операциям (предоставленным ссудам, возмещению причиненного ущерба и др.).

Учет этих расчетов осуществляется на счетах: «Расчеты с персоналом по оплате труда», «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др. Аналитический учет ведется по каждому сотруднику на соответствующем счете.

Задачами аудита расчетов с персоналом являются:

-- подтверждение достоверности производимых начислений и выплат работникам по всем основаниям и отражения их в учете;

-- установление законности и полноты удержаний из заработной платы и из других выплат сотрудникам в пользу предприятия, бюджета, Пенсионного фонда, других юридических и физических лиц;

-- проверка организации аналитического учета расчетов с персоналом и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;

-- оценка мер, принимаемых администрацией по своевременному взысканию задолженности с работников (по подотчетным суммам, по фактам недостач и порчи ценностей, возврату ссуд и др.);

-- проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами по оплате труда;

-- проверка соблюдения организацией законодательства по расчетам с внебюджетными фондами, по социальному страхованию и обеспечению.

Источниками информации для проверки расчетов с персоналом являются: штатное расписание, положения, приказы, распоряжения, контракты, договоры гражданско-правового характера (подряда, возмездного оказания услуг и другие формы трудового договора), договоры на выдачу ссуд, продажу товаров в кредит и пр., личная карточка (форма № Т-2), табели учета использования рабочего времени (форма № Т-12), наряды, путевые листы, листки временной нетрудоспособности, исполнительные листы, расчетные (форма № Т-53), расчетно-платежные (форма № Т-49) и платежные ведомости, лицевые счета (форма № Т-54) и налоговые карточки работников, паспорты, маршрутные листы, наряды, авансовые отчеты с приложенными к ним первичными документами, акты инвентаризации расчетов, учетные регистры (ведомости, журналы-ордера), Главная книга, отчетность и др.

Приступив к проверке расчетов с персоналом по оплате труда и по другим операциям, аудитор выяснил, какие формы и системы оплаты труда применяются на предприятии; имеется ли внутреннее положение об оплате труда работников и коллективный трудовой договор; списочный и среднесписочный состав работников; как организован учет расчетов по оплате труда (состав и квалификация бухгалтеров, обеспеченность нормативными материалами, кто осуществляет контроль за их работой, компьютеризирован ли данный участок учета и т.д..); ограничен ли состав сотрудников, получающих наличные деньги на хозяйственные и другие расходы; осуществляется ли на предприятии выдача ссуд, продажа товаров в кредит, как оформляются эти операции показаны в таблице 3.

Таблица 3 Тесты внутреннего контроля операций по оплате труда

При проверке расчетов с персоналом по оплате труда и по другим операциям, по критериям указанных в таблице аудитор выяснил, какие формы и системы оплаты труда применяются на предприятии, имеется ли внутреннее положение об оплате, как организован учет расчетов по оплате труда.

4.2 Основные комплексы задач и вопросы для составления программы проверки

К числу основных комплексов задач, которые необходимо проверить, относятся следующие:

* соблюдение положений законодательства о труде, состояние внутреннего контроля по трудовым отношениям;

* учет и контроль выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам;

* учет и начисление повременных и прочих видов оплат;

* расчеты удержаний из заработной платы физических лиц;

* аналитический учет по работающим (по видам начислений и удержаний);

* сводные расчеты по заработной плате;

* расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда, учет налогов и платежей с ФОТ;

* расчеты по депонированной заработной плате.

Представленные комплексы задач охватывают типовые учетные задачи, а также общие принципы организации расчетов по соблюдению трудового обязательства. Для составления программы проверки и выбора процедур сбора аудиторских доказательств целесообразно составить вопросник аудитора по всем выделенным комплексам задач.

Проверка соблюдения положений законодательства о труде, состояния внутреннего учета и контроля по трудовым отношениям.

Прежде всего, целесообразно проконтролировать, как осуществляется на предприятии соблюдение трудового законодательства. В этой связи аудитор проверил, как ведется оформление сотрудников при приеме и увольнении, учет рабочего времени сотрудников, построение системы оплаты труда и др.

Правильность оформления работников (прием на работу и увольнение) проверяется по приказам, контрактам, трудовым соглашениям. Из применяемых систем оплаты труда в основном используются сдельная и повременная системы, что должно быть отмечено в соответствующих документах работников предприятия. При повышенной оплате труда аудитор проверил правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной -- правильность применения норм и расценок.

Учет рабочего времени, соблюдения установленного режима работы и начисления заработной платы работающих, состоящих на повременной оплате труда, организуется в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12). По этому документу были проверены все необходимые данные по каждому работающему (дни отпуска, время нахождения в командировке, дни болезни и др.).

Для проверки применяется метод сбора аудиторских доказательств по сопоставлению соответствующих документов (личных карточек, табелей учета рабочего времени) с приказами и распоряжениями.

Проверка организации учета и контроля выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам. Аудитор проверил, как оформлены первичные документы (наряды, маршрутные листы и др.), правильность применения норм и расценок, наличие подписей должностных лиц, заполнение соответствующих реквизитов, обращает внимание на имеющиеся исправления. Особое внимание уделил расчетам сдельного заработка при бригадной форме оплаты труда, правильности переноса итоговых сумм по работающим в расчетно-платежные ведомости. Посчитал целесообразным проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным документам (нарядам, разовым документам и др.). Если расчеты по учету сдельной заработной платы выполняются с применением ПК, то целесообразно проверить алгоритмы расчетов, нормативно-справочные данные.

При проверке применялись такие методы сбора аудиторских доказательств, как проверка документов, подготовленных на предприятии, контроль арифметических расчетов (определение сумм сдельной заработной платы).

Проверка расчетов но начислению повременных и прочих видов оплат. В этом комплексе аудитор проверил, как производились начисление повременной оплаты, расчеты по среднему заработку, расчеты за дни пребывания в отпуске, расчет премий и других видов оплат. Проверка начисленной повременной оплаты для работающих с установленным окладом ведется по формуле:

(2)

где -- сумма начисленной заработной платы,

-- оклад работающего,

-- отработанное время в месяц по графику рабочего времени (в часах),

-- месячный фонд рабочего времени (в часах).

Начисленная повременная оплата для работников с оплатой согласно установленным разряду и тарифу проверяется по формуле:

(3)

Где -- тариф I - разряда (I = 1, 2,.... 7).

При несовпадении полученных данных с бухгалтерскими записями необходимо установить причину расхождения, и, если выяснится, что бухгалтер-расчетчик неправильно произвел расчеты, то делаются соответствующие замечания в отчете аудитора. Бухгалтер-расчетчик должен произвести исправления и отразить их в соответствующих документах. При расчете начислений, которые рассчитываются с использованием среднего заработка, прежде всего, было установлено правильно ли определен средний заработок, а затем проверено правильность выполненных начислений по соответствующим видам оплат.

Аудитор также проверил правильность начислений по прочим видам оплат и доплат оплата отпусков, работы в праздничные дни, доплата за работу в ночное время и др. Методика проверки сводится к проверке алгоритмов расчетов и исходных данных. По обнаруженным ошибкам бухгалтер-расчетчик внес необходимые исправления, пересчитал начисления и удержания по работающим.

Проверка расчетов удержаний из заработной платы с физических лиц. К основным видам удержаний относятся: подоходный налог, взносы в пенсионный фонд, удержания по исполнительным листам, прочие удержания (за брак, за товары, купленные в кредит, и др.). Вначале было проверены справочные данные (льготы по подоходному налогу, размер удержаний по исполнительным листам и др.), затем установлено соответствие алгоритма законодательным документам и, наконец, проверил сами выполненные расчеты.

При проверке правильности исчисления подоходного налога аудитор руководствовался Законом о подоходном налоге. Произведено уточнение величины льгот, статуса работника, величины налогооблагаемой базы, проверил правильность расчета подоходного налога, который составляет 10% от общей суммы дохода.

Доходы, полученные физическими лицами в СКВ, для целей налогообложения подоходным налогом учитываются по курсу Центрального банка Казахстана, действующему на дату получения дохода.

Удержания по пенсионному фонду с физических лиц составляют 10% общей суммы дохода. Проверка этого не составляет трудности.

Удержания по исполнительным листам проверил, пользуясь соответствующей формулой расчета. Расчет удержаний по исполнительному листу (на детей) выполнил по формуле:

(4)

где -- сумма удержаний на содержание детей,

-- общая сумма начислений по работающему за месяц,

-- сумма подоходного налога, удержанного с начисленной за месяц суммы,

N -- процент удержаний.

Проверка других видов удержаний не представляет сложности. Так, при проверке удержаний за товары, приобретенные в кредит, устанавливают период рассрочки, суммы удержаний и сроки платежей. При проверке погашения ссуд, выданных работникам, устанавливают сроки и внесенные суммы, сумму удержанного подоходного налога за пользование ссудой.

Проверка ведения аналитического учета по работающим. Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется по физическим лицам, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе предприятия, по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам и удержаниям (налогам, платежам и др.).

Для этой цели необходимые данные накапливаются в лицевых счетах (накопительных документах), расчетно-платежной документации, а при использовании ПК могут храниться в виде отдельных файлов.

Аудитор проверил, ведется ли такой учет, и обратил внимание на сохранность этой информации и формирование на каждого работающего совокупного годового дохода, Помимо прямых начислений в совокупный доход должны быть включены: стоимость натуральной оплаты работникам, вознаграждения по результатам работы за год, стоимость проезда к месту отдыха работников предприятий, стоимость бесплатно предоставляемого питания и продуктов, единовременные вознаграждения за выслугу лет и др.

Проверка сводных расчетов по оплате труда. Сводные расчеты по заработной плате выполняют проверку данных по сч. 3350 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и корреспондирующих с ним счетов. При журнально-ордерной форме учета обороты по кредиту этого счета проверяют по данным журналов-ордеров № 10 и 10/1, а дебетовые данные по сч. 3350 (выдача заработной платы, удержания и др.) -- по данным журналов-ордеров № 1 «Касса», № 2 «Расчетный счет», № 8 -- по счетам учета расчетов с бюджетом, депонентами и др.

При автоматизированной форме учета контролю подвергаются записи в ведомостях дебетовых и кредитовых оборотов. Кроме того, сводные данные проверяют по Главной книге. Сальдо по этим счетам должны быть тождественны показателям баланса ф. № 1 по ст. «Расчеты с кредиторами по оплате труда» и «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» раздела пассива и по ст. «Расчеты с прочими дебиторами» раздела актива (в части долгов за работающими и органами страхования).

Для контроля расчетов по оплате труда использовались следующие документы: первичные документы по учету выработки и заработной платы, расчетные (расчетно-платежные) ведомости, лицевые счета работающих, платежные ведомости и др.

Прежде всего было проверено соответствие итогов в отдельных ведомостях (цехов, отделов) с общими итогами по предприятию. Далее аудитор проверил правильность производимых операций по отнесению начисленной заработной платы на соответствующие счета.

Так, выплаты из фонда оплаты труда, включенные в себестоимость продукции, относятся в дебет сч. «производственные затраты», «на расходы непромышленных производств и хозяйств», «капитального строительства».

Проверка налогооблагаемой базы, налогов и платежей в бюджет и внебюджетные фонды. Помимо контроля расчетов по оплате труда была проверена правильность расчетов по начислению налогов и платежей в бюджет и внебюджетные фонды. С этой целью аудитор уточнил базу налогообложения для определения налогов и платежей, перечисляемых в бюджет (на нужды образования) и внебюджетные фонды: по социальному страхованию, пенсионному обеспечению, медицинскому страхованию, по фонду занятости.

Для проверки правильности формирования базы налогообложения аудитор руководствовался инструкцией о составе фонда заработной платы и выплат социального характера, и инструкциями соответствующих внебюджетных фондов.

Проверка депонированных сумм по заработной плате. Аудитор проверил, как организован аналитический учет по сч. «Депонированная заработная плата». Он устанавливает, велись ли карточки в разрезе физических лиц и депонированных сумм, как производилась выдача сумм депонированной заработной платы, куда относилась депонированная заработная плата после окончания срока исковой давности (трех лет) и т.п.

Общий план аудита операций по оплате труда и расчетам с персоналом организации

Проверяемая организация ТОО «НИРА»

Период аудита с 21.12.2012 по 31.12.2010

Количество человеко-часов 240

Руководитель аудиторской группы Кужумов Д.А.

Состав аудиторской группы Ахметкереев Р.Н.

Балбаев Э.Х.

Планируемый аудиторский риск 6%

Планируемый уровень существенности 2%

Руководитель аудиторской организации Бекешев Н.А.

Руководитель аудиторской группы Кужумов Д.А.

Очень важно знание наиболее распространенных ошибок и нарушений, встречающихся при аудите расчетов по оплате труда. Наиболее характерные ошибки приведены в таблице 4.

Наряду с проверкой аналитических и синтетических данных расчетов по оплате важное значение приобретает работа по улучшению организации этого участка учета. Для этой цели аудиторская фирма может порекомендовать: автоматизировать расчеты по оплате труда, использовать унифицированные формы документов, уточнить правильность выполнения расчетов, применять наиболее рациональные системы ведения аналитического учета по работающим и др.